Tránh trường hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán, do có sự nhầm lẫn kế toán chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, không theo dõi sát sa[r]
(1)BÀI KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ
Hướng dẫn học
Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:
Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn
Đọc tài liệu:
1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông
3 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội
4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education
5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia
6 COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org
8 www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email
Tham khảo thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Bài học phần Kiểm soát giới thiệu đặc điểm chu trình mua hàng tiêu thụ, đồng thời thủ tục kiểm soát liên quan chủ yếu áp dụng chu trình Ngồi ra, số gian lận phổ biến chu trình thủ tục kiểm sốt để ngăn chặn trình bày
Mục tiêu
Mô tả chu trình mua hàng tiêu thụ doanh nghiệp; Chức kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ;
(2)Tình dẫn nhập
Tại Cơng ty trách nhiệm hữu hạn BMC có thủ tục hoạt động mô tả sau:
Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho
Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Cơng ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Cơng ty
(3)5.1 Kiểm sốt chu trình mua hàng
5.1.1 Vai trị đặc điểm chu trình mua hàng
Mua hàng chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất thương mại Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiến tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp Ngoài ra, chu trình mua hàng cịn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi gian lận:
Hoạt động mua hàng khởi đầu qúa trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, cung cấp chủ yếu yếu tố đầu vào để tiến hành hoạt động khác Chu trình mua hàng trải qua nhiều khâu liên quan đến hầu hết chu trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền nên dễ bị chiếm dụng
Hàng hóa mua thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, vận chuyển đến nhiều địa điểm khác liên quan đến hoạt động khác như: hoạt động sản xuất, tiêu thụ Điều làm tăng sai phạm mua hàng nhiều lại liên tục nên dễ tạo điều kiện cho sai phạm xảy
Q trình mua hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản mục: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị vật tư, nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng bao gồm định trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ q trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt hàng từ người có đủ thẩm quyền phần cần hàng hóa/dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ mà nhận
Đối với doanh nghiệp sản xuất, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: cung ứng yếu tố đầu vào, sản xuất tiêu thụ Đối với doanh nghiệp thương mại, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: mua hàng bán hàng Như vậy, dù loại hình doanh nghiệp trình "mua hàng" trình cung cấp yếu tố đầu vào, định đến khả sản xuất trì sản xuất doanh nghiệp; bên cạnh đó, khả tốn khoản chi phí mua hàng đánh giá tình hình doanh nghiệp tốt hay xấu
Mặc dù doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu hàng hóa/dịch vụ khác nhau, chu trình mua hàng phải đảm bảo bước sau:
Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: thơng thường doanh nghiệp có phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch) Bộ phận có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào nhằm giúp cho trình sản xuất diễn liên tục đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
(4) Tìm lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước định mua mặt hàng phải tìm hiểu đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp Sau tìm hiểu đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp
mà có yêu cầu phù hợp Sự lựa chọn vào giá cả, chất lượng hàng hóa/dịch vụ, điều kiện ưu đãi chiết khấu thương mại, phương thức toán
Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua Tất đơn đặt hàng phải có chữ kí người có đủ thẩm quyền Các bước cơng việc cho thấy, việc lập đơn đặt hàng khởi đầu chu trình mua hàng – chứng từ hợp pháp Trong trường hợp, người mua người bán lần đầu có quan hệ giao dịch thực giao dịch lớn phức tạp địi phải phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng
Việc phê chuẩn người có đủ thẩm quyền đơn đặt hàng giúp đảm bảo hàng hóa/dịch vụ mua theo mục đích Ngồi ra, để tránh cho việc hàng hóa mua q nhiều mua q không đủ nhu cầu Hầu hết doanh nghiệp cho phép phê chuẩn chung cho việc mua để phục vụ cho nhu cầu thường xuyên
Nhận hàng hóa/dịch vụ lập phiếu nhập kho: việc nhận hàng hóa từ người bán điểm định chu trình nghiệp vụ mua hàng thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán Khi hàng hóa nhận địi hỏi phải có kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian điều kiện khác Thơng thường, doanh nghiệp có phịng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách thời gian giao hàng để ngăn ngừa mát lạm dụng Bộ phận đồng thời lập biên hay báo cáo việc nhận hàng, đồng thời gửi cho thủ kho để tiến hành nhập hàng gửi cho kế toán nhằm làm có sở tham chiếu để tốn tiền hàng
Theo dõi khoản nợ người bán: ghi nhận hàng hóa/dịch vụ nhận địi hỏi cần phải ghi sổ xác nhanh chóng Việc ghi sổ ảnh hưởng đến báo cáo tài đến khoản tốn thực tế, kế tốn phép ghi vào lần mua mà có sở hợp lý theo số tiền Khi kế tốn nhận hóa đơn từ người bán phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức chi phí vận chuyển ghi hóa đơn với thơng tin đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ)
(5)5.1.2 Chức kiểm sốt chu trình mua hàng
Thực chất, kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin hoạt động mua sắm trợ giúp họ việc định
Bảng 5.1 Chức kiểm soát chu trình mua hàng
Chức phối hợp Chức dịch vụ
Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược tác nghiệp;
Phối hợp kế hoạch hóa kiểm tra mua hàng;
Kế hoạch hóa kiểm tra ngân sách mua hàng;
Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với kế hoạch hóa phận hoạt động khác;
Kiểm tra điều kiện tiền đề
Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn bị thông tin điều kiện mua nguồn hàng;
Dự báo cầu nguyên vật liệu, thiết bị;
Phát triển, bổ sung sử dụng mơ hình kế hoạch hóa lượng đặt hàng;
Xác định giới hạn cao giá
Trong q trình kiểm sốt hoạt động mua hàng, cần phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược tác nghiệp; phối hợp kế hoạch hóa kiểm tra mua hàng Từ đó, sở liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua (chủng loại, số lượng, mẫu mã, giá cả…) thơng qua kiểm tra hàng hóa nhập kiểm tra trình lưu kho Đồng thời, qua kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp dự báo ngân sách dành cho hoạt động Trên sở đó, doanh nghiệp chuẩn bị điều kiện tiền đề cần thiết nhằm giúp mua vật tư, hàng hóa, tài sản quy cách chất lượng, nguồn, lúc, nơi, số lượng với giá hợp lý
Nhiệm vụ quan trọng kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp kế hoạch hóa lượng đặt mua sắm chiến lược tác nghiệp, với nhiệm vụ kiểm soát cần trả lời câu hỏi:
Tính hợp lí định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng
Ảnh hưởng giải pháp đầu tư chiến lược đến sách đặt hàng lưu kho tác nghiệp
Thơng qua kiểm sốt chu trình mua hàng, nhân viên kiểm sốt dự báo lượng ngun vật liệu cần thiết thông tin hoạt động mua hàng (điều kiện mua, nguồn hàng, chương trình giảm giá…) Từ đó, trợ giúp cho nhà quản trị q trình định
Để xác định lượng hàng cần mua, công thức lượng đặt hàng định hướng chi phí kinh doanh truyền thống đề cập góc độ tác nghiệp thích hợp với chiến lược Quyết định đặt hàng chiến lược giải thích định nhiều thời kì với chu kì đặt hàng cũ mơ hình hóa dịng đầu tư Tính thích hợp đạt nhờ mơ hình tác nghiệp chi phí kinh doanh sử dụng vốn dạng trả lãi vốn xác định lượng lưu kho bình quân kì
Chi phí kinh doanh đặt hàng:
TCKDĐH = FCKDđh Lđh + TCKDPhụ QNVLKH
Trong đó:
TCKDĐH: Chi phí kinh doanh đặt hàng cho loại hàng mua sắm kì
(6)Lđh: Số lần đặt hàng kì
TCKDPhụ:Chi phí kinh doanh phụ thêm cho hoạt động mua hàng
QNVLKH : Cầu nguyên vật liệu kì
5.1.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng
Cần thực đầy đủ thủ tục kiểm soát trình đưa yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng xác nhận cam kết mua hàng
Yêu cầu mua hàng: Thơng thường, phận có nhu cầu đề nghị mua hàng thơng đơn đề nghị mua hàng hóa Để tránh trường hợp đặt mua hàng không cần thiết không phù hợp với mục đích sử
dụng đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng thủ tục kiểm soát cần thiết:
Tất nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt việc kí phải từ người có đủ thẩm quyền Thủ tục nhằm đảm bảo việc mua hàng nhu cầu sử dụng thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh nghiệp xác định trách nhiệm người liên quan phát có dấu hiệu thơng đồng nhân viên đề nghị mua hàng nhà cung cấp
Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin phải người có thẩm quyền ký duyệt Tùy theo phân quyền doanh nghiệp, người có thẩm quyền phê duyệt phận khác nhau, thường người đứng đầu phận có nhu cầu sử dụng ủy quyền nhà quản trị cấp cao Giấy đề nghị mua hàng phải lập thành hai liên: liên lưu phận yêu cầu, liên chuyển cho phận mua hàng làm để đặt hàng
Phê duyệt việc mua hàng: sau nhận giấy đề nghị mua hàng từ phận có nhu cầu sử dụng, phận liên quan cần xác minh ước tính thời gian hợp lý để mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt sớm (có thể gây lãng phí chi phí lưu kho làm giảm phẩm chất hàng hóa) trễ (dẫn đến thiếu nguyên vật liệu sản xuất thiếu hàng hóa để bán), thủ tục kiểm sốt cần thiết:
Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người đặt mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt mức cần thiết
Mở sổ theo dõi mặt hàng đặt mặt hàng cần đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt nhiều không đủ chỗ chứa
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi nhận giấy phê duyệt mua hàng từ người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhằm có hàng hóa có chất lượng giá hợp lý nhất, tránh trường hợp nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp, thủ tục kiểm soát cần thiết:
(7)nhận Thông thường, mức hàng hóa đó, doanh nghiệp cần có ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập
Thực việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành quy tắc đạo đức, đó, có quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận lợi ích kinh tế từ nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt Việc nhằm tránh tình trạng có thơng đồng nhân viên mua hàng nhà cung cấp
Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thơng đồng với nhà cung cấp
Mọi thông tin bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt Chức ghi chép ban đầu nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với phận xử lý báo giá, điều nhằm tránh trường hợp nhân viên phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp
Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý danh sách nhà cung cấp cập nhập thường xuyên Thủ tục giúp doanh nghiệp đảm bảo giao dịch từ nhà cung cấp có đủ lực, điều làm hạn chế tối đa quan hệ mật thiết nhân viên mua hàng nhà cung cấp
Đặt hàng: Sau lựa chọn nhà cung cấp phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng gồm:
Đơn đặt hàng phải phê duyệt từ người có thẩm quyền Và đơn phải lập liên: liên lưu phận mua hàng, liên gửi cho nhà cung cấp, liên gửi cho phận nhận hàng, liên gửi cho phận đề nghị mua hàng liên gửi cho phận kế tốn để theo dõi cơng nợ
Chỉ có phận mua hàng (được tổ chức độc lập với phận khác) phép đặt hàng
Theo dõi lô hàng hạn giao hàng hàng chưa nhận
Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng bên bán bên mua trước hàng thực tế nhận
Nhận hàng: Sau đạt thỏa thuận bên bán bên mua, phận nhận hàng tiến hành nhận hàng Nhằm tránh việc hàng nhận không quy cách, chất lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho bị biển thủ Các thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng gồm:
Việc nhận hàng nên giao cho phận độc lập thực Bộ phận cần tách biệt với phận đặt hàng
Sau nhận hàng, cần lập báo cáo số hàng
nhận Báo cáo lập thành liên, liên gửi cho kế toán để làm chứng từ toán, liên gửi phận nhận hàng để làm cho trình nhận hàng hồn thành
(8)Kiểm sốt nợ phải trả người bán trả tiền: Việc ghi nhận nợ phải trả số tiền trả vào số kế toán thực kế toán nhận hóa đơn bán hàng nhà cung cấp Tránh trường hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để tốn, có nhầm lẫn kế toán chi trả nhiều giá trị hàng nhận, khơng theo dõi sát đơn hàng dẫn đến không đủ tiền trả cho nhà cung cấp đến hạn Các thủ tục kiểm soát cần có:
Cần có quy định luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến phịng kế tốn
Nếu có sai sót hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân xử lý sớm Ngồi ra, cần đóng dấu lên hóa đơn có ghi rõ số tham chiếu đơn đặt hàng hay hợp đồng biên nhận hàng với tên viết tắt nhân viên kiểm tra, việc giúp ích cho việc đối chiếu chứng từ Sau kiểm tra xác hóa đơn, kế tốn cơng nợ lưu hóa đơn chưa tốn vào hồ sơ theo thứ tự thời hạn toán Hàng ngày, kế toán cơng nợ vào hồ sơ hóa đơn chưa tốn để tốn khoản đến hạn Ngồi ra, khoản toán đến hạn nên chuyển khoản, hạn chế toán tiền mặt
5.1.4 Một số rủi ro thường gặp chu trình mua hàng
Nhân viên nộp chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị toán Loại gian lận thường tinh vi khó phát có thơng đồng với đơn vị từ bên
Do mục đích thu lợi ích cá nhân, nhân viên mua hàng lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa không hợp lý
Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều số thực giao, tốn nhiều lần cho lơ hàng trả tiền cho hóa đơn khơng có thực
Loại gian lận thường nhà cung cấp lợi dụng yếu nhân viên kế toán, khâu xét duyệt toán
Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên sử dụng cho mục đích riêng trình hóa đơn để tốn liên quan đến khoản mua hàng
Do thiếu kinh nghiệm, kỹ sai sót trình đọc phiếu đề nghị mua hàng Nhân viên mua hàng mua hàng không quy cách phẩm chất mô tả
5.2 Kiểm sốt chu trình tiêu thụ
5.2.1 Vai trị đặc điểm chu trình tiêu thụ
(9)hiệu toàn trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời, phản ánh khả bù đắp khoản chi phí tiếp tục đầu tư mở rộng quy mơ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Quá trình tiêu thụ trình quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn thu lợi nhuận phải qua khâu tiêu thụ thúc đẩy trình thực nhanh tốt, vốn doanh nghiệp quay vòng nhanh hơn, khả tạo lợi nhuận cao Để tiêu thụ sản phẩm, thông thường doanh nghiệp sử dụng hai hình thức bán hàng: bán bn bán lẻ
Phương thức bán buôn: việc bán hàng cho doanh nghiệp sản xuất doanh nghiệp thương mại Kết thúc trình này, hàng hóa nằm lĩnh vực lưu thơng Đặc điểm phương thức bán buôn số lượng bán lần tương đối lớn
Phương thức bán lẻ: áp dụng cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trực tiếp khách hàng Đặc điểm hình thức khách hàng mua với với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp thường khách hàng toán Hoạt động tiêu thụ phức tạp nó liên quan đến nhiều tiêu khác như: số lượng, chất lượng, giá bán, sách tín dụng, khoản giảm trừ Do tính chất phức tạp nên khả tồn rủi ro lớn Chu trình có đặc điểm cần quan tâm:
Chu trình tiêu thụ phải trải qua nhiều khâu, có liên quan đến tài sản nhạy cảm nợ phải thu, hàng hóa nên thường đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng
Nợ phải thu khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn tài sản doanh nghiệp, điều làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp
Với đặc điểm chu trình tiêu thụ, cụ thể hóa chu trình doanh nghiệp với chức sau: nhận xử lí đơn đặt hàng khách; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập giao hóa đơn bán hàng; theo dõi nợ phải thu thu tiền
Nhận xử lý đơn đặt hàng người mua: khâu chu trình Trong doanh nghiệp, phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại sau hợp đồng mua Sau nhận đơn đặt hàng, phận có liên quan đơn vị xem xét điều kiện đơn: số lượng, chủng loại, chất lượng, điều kiện giao hàng để xác định khả cung ứng hạn doanh nghiệp với yêu cầu
(10) Chuyển giao hàng hóa: vào lệnh bán hàng phê chuẩn, phận giao hàng phải lập chứng từ vận chuyển Chứng từ vận chuyển chứng giao hàng cho người mua, đồng thời sở để lập hóa đơn bán hàng
Lập giao hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng chứng từ ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa Như vậy, hóa đơn rõ cho khách hàng biết số tiền thời hạn cần toán
Thu tiền nợ phải thu khách hàng: Tùy theo sách bán hàng tình hình tài doanh nghiệp mà doanh nghiệp cho khách hàng tốn khoản tiền mua hàng theo hình thức khác
o Mua hàng toán ngay: khách hàng mới, khơng thường
xun có q trình tốn nợ khơng tốt doanh nghiệp, doanh nghiệp buộc khách hàng phải toán tiền hàng hình thức tiền mặt chuyển khoản
o Ứng tiền trước mua hàng: tình hình tài doanh nghiệp khơng
được tốt tính độc quyền sản phẩm mà doanh nghiệp bắt khách hàng ứng trước khoản để phục vụ sản xuất đảm bảo tính chắn Khi nhận hàng khách hàng toán phần tiền mua hàng cịn thiếu
o Mua hàng tín dụng: doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản tiền mua
hàng khoảng thời gian định, khoảng thời hạn khách hàng phải tốn tiền hàng cho doanh nghiệp
5.2.2 Chức kiểm soát chu trình tiêu thụ
Kiểm sốt chu trình tiêu thụ có nhiệm vụ phối hợp hoạt động quản trị nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị bán hàng, công cụ tạo lập sở thông tin để trợ giúp cho nhà quản trị định
Bảng 5.2 Nhiệm vụ kiểm sốt chu trình tiêu thụ
Chức phối hợp Chức dịch vụ
Phối hợp chiến lược tác nghiệp
Phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ với kế hoạch phận khác
Phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra
Phát triển kế hoạch tiêu thụ sở phân tích sai lệch doanh thu
Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ sở kiểm tra điều kiện tiền đề
Phát triển đưa vào áp dụng hệ thống kích thích nhân viên bán hàng
Xác lập giới hạn giá
Nghiên cứu thị trường
(11)vụ trung tâm phải phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ kiểm tra Nhiệm vụ liên quan nhiều đến chức sáng tạo thích ứng, cụ thể cần phải kiểm sốt chu trình tiêu thụ để biết sản phẩm đưa bán có phù hợp với thị trường, từ đưa giải pháp đổi sản phẩm cho trình tiêu thụ sau
Thông qua phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ sở kiểm tra điều kiện tiền đề như: tính chất cạnh tranh, sách giá cả, hệ thống hình thức tiêu thụ nhằm đảm bảo sản phẩm đưa tiêu thụ hết mang lại lợi ích tốt cho doanh nghiệp Trong khuôn khổ kiểm sốt chu trình tiêu thụ, xem xét cơng cụ truyền thơng quảng cáo, quan hệ cơng chúng, hình thức xúc tiến
phù hợp với yêu cầu chưa có khn khổ kế hoạch ngân sách khơng?
Chức dịch vụ nhằm trợ giúp cho nhà quản trị thông tin cầu thị trường cầu thân doanh nghiệp có khả sản xuất để định tối ưu Ngoài ra, qua nghiên cứu thị trường để cung cấp cho nhà quản trị hệ thống kênh phân phối phù hợp; hoạt động quảng cáo cần tiến hành để thu hút khách hàng; tổ chức công tác bán hàng hoạt động yểm trợ nhằm bán nhiều hàng hóa với chi phí kinh doanh cho hoạt động bán hàng thấp
5.2.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình tiêu thụ
Cần thực đầy đủ thủ tục kiểm soát trình tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng khách, xét duyệt bán chịu, giao hàng lập hóa đơn
Nhận xử lý đơn đặt hàng: Là bước chu trình Nội dung bước kiểm tra tính xác tính hiệu trình khách hàng đặt hàng Để tránh trường hợp đơn đặt hàng chấp nhận không cấp thẩm quyền phê duyệt, đồng ý bán hàng doanh nghiệp khơng có khả cung ứng thủ tục kiểm soát cần thiết:
Nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng lưu kho có đủ đáp ứng yêu cầu khách hay không, cách liên hệ với phận kho Nếu không đề nghị khách hàng thay sản phẩm khác có đủ điều kiện sản xuất bổ sung lượng hàng khách yêu cầu
Khi nhận đơn đặt hàng với đầy đủ thơng tin chữ kí cần phải xác minh lại chữ kí, xem có phải người ủy quyền mua hàng hóa khơng Điều nhằm hạn chế tình trạng bán hàng cho khách hàng giả mạo
Xét duyệt bán chịu: Sau tiếp nhận đơn đặt hàng, phận xét duyệt bán chịu xác minh khách hàng để duyệt hạn mức tín dụng Để tránh trường hợp bán chịu cho khách hàng khơng đủ tiêu chuẩn theo sách bán
chịu dẫn đến hàng, không thu tiền; nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách để đẩy mạnh doanh thu bán hàng làm doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro tín dụng mức thủ tục kiểm soát:
(12) Doanh nghiệp cần có quy định chặt đặc biệt với khách hàng nhỏ khách hàng giao dịch lần Sau phê chuẩn, phận xét duyệt bán chịu cần ký đánh dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho không xuất hàng cho đơn hàng khơng có phê chuẩn phận xét duyệt bán chịu
Sử dụng nhân viên có lực đạo đức phận khâu xét duyệt bán chịu có tính chất định đến việc bảo vệ tài sản doanh nghiệp
Chuyển giao hàng: Căn vào lệnh bán hàng, phận giao hàng vận chuyển hàng hóa đến cho khách hàng theo cam kết hợp đồng Trong hoạt động này, số rủi ro xảy như: giao hàng khơng chủng loại, số lượng không địa điểm; hàng bị thất q trình giao hàng thủ tục kiểm soát:
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng Nếu thấy chênh lệch, cần thông báo cho phận xử lý đơn hàng Nếu hàng thực nhận phù hợp với chứng từ, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển thành liên Một liên gửi kèm theo hàng, liên gửi cho phận lập hóa đơn liên lưu phận giao hàng Ngoài ra, chứng từ phải đánh số liên tục trước sử dụng Sau giao hàng cho khách, chứng từ vận chuyển cần phải khách hàng ký nhận để làm chứng họ nhận chấp nhận hàng thực tế
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nguyên nhân thiếu hụt hàng hóa, đồng thời giải trình trách nhiệm cách khuyến khích nhân viên trì việc ghi chép xác Thêm vào đó, việc sử dụng cơng nghệ thơng tin cung cấp xác thời điểm kiểm kê hàng hóa, điều giảm bớt hành vi trộm cắp hàng hóa
Lập hóa đơn: nhận chứng từ từ phận khác gửi đến: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ vận chuyển, phận kế toán tiến hành lập hóa đơn Mục đính việc lập hóa đơn nhằm khẳng định chắn tất khách hàng nhận hóa đơn bán hàng doanh nghiệp lập cho tất nghiệp vụ bán hàng, thơng tin hóa đơn cần phải xác Thơng thường, hoạt đơng lập hóa đơn thường có rủi ro như: lập hóa đơn sai giá trị, tên, mã số thuế, địa khách hàng, không bán
hàng lập hóa đơn bán hàng qn khơng lập hóa đơn, sai sót việc theo dõi khoản phải thu khách hàng thủ tục kiểm soát:
Khi lập hóa đơn cần vào: chứng từ vận chuyển khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đối chiếu với chứng từ vận chuyển hợp đồng giao hàng (nếu có) Hóa đơn (sau lập) cần nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại tính xác thơng tin hóa đơn
(13) Hóa đơn bán hàng cần lập hoàn tất việc giao hàng
Thu tiền nợ phải thu khách hàng: Trong quy trình thường gặp số rủi ro như: quản lý nợ phải thu khách hàng thu hồi nợ chậm, không địi nợ; khoản tốn khách hàng bị nhân viên chiếm đoạt; Xóa sổ nợ phải thu khách hàng không xét duyệt
Khuyến khích khách hàng tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng Ngồi ra, nên sử dụng máy tính tiền tự động Các máy vừa in biên lai cho khách hàng, vừa lưu trữ liệu tập tin máy Tập tin phải thiết kế cho người thu tiền tự ý sửa chữa Đồng thời, cuối ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, tổng số tiền in từ máy tính tiền
Doanh nghiệp cần ban hành sách lập dự phịng khoản phải thu khó địi sách xóa sổ nợ phải thu khó địi Chính sách cần quy định rõ tiêu chuẩn để đề nghị xóa sổ cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ nợ phải thu khó địi
Định kỳ cần kiểm tra tính xác doanh thu cách đối chiếu số liệu từ phận kế tốn với chứng từ có liên quan Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ công nợ phải thu khách hàng nhằm cung cấp liệu khoản nợ phải thu khách hàng, từ giúp doanh nghiệp xây dựng điều chỉnh sách bán chịu hợp lý
Dữ liệu tiền gửi khách hàng nên gửi đến phận phải thu khách hàng, đó, phận thu ngân đảm nhận việc toán khách Ngồi ra, số tiền nhận từ thu cơng nợ cần phải ghi chi tiết cuối tháng gửi đến cho khách hàng, qua biết xác khoản phải thu có tương ứng với khoản nợ họ trả
5.2.4 Một số rủi ro thường gặp chu trình tiêu thụ
Nhận đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện khơng xác từ khách hàng không phê duyệt
Nhân viên bán hàng bán cho khách giá thấp giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu không hay bán hàng cho khách khơng có khả tốn để đạt lợi ích cá nhân Gian lận dễ xảy doanh nghiệp khơng có sách bán hàng thiếu kiểm tra giám sát việc bán hàng
Nhận đơn đặt hàng mà doanh nghiệp khơng có khả cung ứng
Bộ phận cá nhân khơng có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng Việc xuất giao hàng nhân viên khơng có thẩm quyền thực
(14) Doanh nghiệp giao hàng không địa điểm giao cho khách hàng khơng quy cách thỏa thuận
Nhân viên lập hóa đơn quên lập hóa đơn số mặt hàng giao lập hóa đơn thành nhiều lần
(15)Tóm lược cuối
Mua hàng chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất thương mại Mặc dù doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu hàng hóa/dịch vụ khác nhau, chu trình mua hàng phải đảm bảo bước sau:
Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp;
Lập đơn yêu cầu mua hàng; Tìm lựa chọn nhà cung cấp;
Lập đơn đặt hàng;
Nhận hàng hóa/dịch vụ lập phiếu nhập kho;
Theo dõi khoản nợ người bán;
Thanh toán tiền cho người bán
Kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin hoạt động mua sắm trợ giúp họ việc định Chức kiểm sốt chu trình mua hàng:
Chức phối hợp; Chức dịch vụ
Thủ tục kiểm soát số rủi ro thường gặp phải kiểm soát chu trình mua hàng
Tiêu thụ chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình khơng đánh giá hiệu chu trình trước, mà cịn đánh giá hiệu tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Với đặc điểm chu trình tiêu thụ, cụ thể hóa chu trình doanh nghiệp với chức sau:
Nhận xử lí đơn đặt hàng khách;
Xét duyệt bán chịu;
Chuyển giao hàng hóa;
Lập giao hóa đơn bán hàng;
Theo dõi nợ phải thu thu tiền
Kiểm soát chu trình tiêu thụ có nhiệm vụ phối hợp hoạt động quản trị nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị bán hàng, công cụ tạo lập sở thông tin để trợ giúp cho nhà quản trị định Chức kiểm soát chu trình tiêu thụ:
Chức phối hợp;
Chức dịch vụ
(16)Câu hỏi ơn tập
1. Vai trị đặc điểm chu trình mua hàng
2. Nêu chức kiểm sốt chu trình mua hàng Phân tích cụ thể chức kiểm sốt
3. Hãy nêu thủ tục kiểm soát cần thiết chu trình mua hàng
4. Đưa số rủi ro gặp phải chế kiểm soát tương ứng rủi ro chu trình mua hàng
5. Vai trò đặc điểm chu trình tiêu thụ
6. Nêu chức kiểm sốt chu trình tiêu thụ Phân tích cụ thể chức kiểm soát
7. Hãy nêu thủ tục kiểm sốt cần thiết chu trình tiêu thụ