BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM TOÁN CHU TRÌNHMUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ (IFC)I Nhận xét và bài học kinh nghiệm thực tiễn
Trong nền kinh tế thị trường ngày nay và xu thế hội nhập kinh tế quốc tếthì Kiểm Toán đã trở thành một ngành không thể thiếu Mới ra đời và hoạtđộng chưa được bao lâu nhưng Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tếIFC đã có một vị thế nhất định trong ngành Số lượng khách hàng mà công typhục vụ rất đa dạng và rộng lớn trên rất nhiều lĩnh vực Những thành công đólà do sự nổ lực không mệt mõi của toàn thể nhân viên công ty cũng như côngty có một đội ngũ KTV với nhiều kinh nghiệm Do vậy được tìm hiểu học tậptại công ty IFC là một cơ hội tốt cho em
Công ty IFC có được những thành công nhất định đó bởi công ty đã xâydựng được cho mình một chương trình kiểm toán từ việc thiết kế lập kế hoạchđến thực hành kiểm toán là rất khoa học, hợp lý dưạ trên các nguyên tắc Kếtoán Kiểm toán cũng như các chuẩn mực đã được ban hành Cụ thể nhưchương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty IFC: Từviệc lập kế hoạch được tuân thủ theo chuẩn mực số 300, quy trình phân tíchđược lập theo chuẫn mực số 520, hu thập bằng chứng theo chuân mực số 500…
Trong quá trình hoạt động Công ty có những thuận lợi cũn như khó khănnhưng có một điều là Công ty đã biết khắc phục những khó khăn và phát huythững thế mạnh của mình.
Những thuận lợi của Công ty IFC đã có:
- Đầu tiên là công ty có một đội ngũ những KTV giàu kinh nghiệm vớilòng nhiệt huyết muốn đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất Mộtđiều đặc biệt nữa là cán bộ, nhân viên của công ty có tuổi đời rất trẻ có kiến
Trang 2thức ham học hỏi và sáng tạo đây chính là một lợi thế của Công ty IFC trongquá trình cạnh tranh khốc liệt với các Công ty khác trên lĩnh vực kiểm toán.
- Môi trường hoạt động kiểm toán ngày nay đã có nhiều bước tiến, nhiềuchính sách, chế độ, chuẫn mực cụ thể đã được ban hành tạo điều kiện pháp lývững chắc cho các hoạt động kiểm toán.
- Đã có nhiều khách hàng giữ mối quan hệ lâu dài với Công ty, xemCông ty như một đối tác tin cậy.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn tồn tại những hạn chế khókhăn nhất định:
- Trước hết đó là yếu tố thị trường : Do nghề kiểm toán ngày càng pháttriển nên kéo theo sự ra đời của hàng loạt công ty Kiểm toán tư nhân cũng nhưcác hãng Kiểm toán quốc tế vào hoạt động nên nó tạo ra sự cạnh tranh quyếtliệt Trước tình hình đó Công tchi phí IFC đã có các phương án như hạ mứcphí kiểm toán, nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán đa dạng hoá dịch vụphục vụ khách hàng.
- Môi trường pháp lý mặc dù đã có những điều tích cực nhất định nhưngvẫn tồn tại những hạn chế nhất định như: Các chuẫn mực, các chế độ chưa đầyđủ về nội dung quy trình cũng như phương pháp vận dụng, nguồn tài liệu thiếucả về số lượng tính đồng bộ, hạn chế về số lượng mang tính chất hướng dẫn.
- Về phía khách hàng, ở nước ta còn nhiều doanh nghiệp chưa nhận thứcmột cách đầy đủ về công việc kiểm toán cho nên dẫn tới một thái độ bất hợptác gây khó khăn cho các KTV làm việc điều này sẽ có ảnh hưởng tới chấtlượng của cuộc kiểm toán nhất định.
Có thể nói các quy trình kiểm tóan được xây dựng tại công ty IFC là tốtnó phù hợp với các chuẫn mực kiểm toán Việt Nam cũng như quốc tế đượcthừa nhận.Có thể nhận xét về chương trình kiểm toán của công ty như sau:
Trang 31 Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Tiếp cận với khách hàng là bước thực hiện đầu tiên trong quy trình kiểmtoán BCTC của IFC Việc thực hiện tốt ngay từ công tác tiếp cận với khách hàngsẽ đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán của IFC đạt hiệu quả cao, tạo nền tảngvững chắc cho sự thành công của cuộc kiểm toán Do đó,IFC thường cử các lãnhđạo cao cấp của mình tham gia vào giai đoạn này như trưởng phòng, Chủ nhiệmKiểm toán Thực tế cho thấy công tác tiếp cận với khách hàng được IFC tiến hànhnhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đưa ra các yêu cầu phù hợp dođó việc ký kết hợp đồng được diễn ra một cách nhanh chóng Thủ tục ký kết hợpđồng được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc theo quy định hiện hành của pháp luật vềHợp đồng kinh tế và phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 210 - Hợpđồng kiểm toán.
Công việc lập kế hoạch kiểm toán cũng đã được IFC tiến hành một cáchnhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Namsố 300 - Lập kế hoạch kiểm toán Trong bước này, KTV đã rất chú trọng thu thập,tìm hiểu các thông tin chi tiết về khách hàng thông qua việc quan sát, phỏng vấn,gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng Với các thông tin thu thập được, cóthể khẳng định rằng IFC luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 310 vềthu thập thông tin cơ sở khi tiến hành kiểm toán: “Để thực hiện kiểm toán BCTC,KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá vàphân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểmtoán ”.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán việc lập kế hoạch đã tuân thủ quacác bước:
- Chuẩn bị kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Trang 4- Thu thập thông tin cơ sở về chu trình mua hàng và thanh toán
- Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện thủ tục phântích đối với chu trình mua hành và thanh toán.
- Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán trong chu trình.
- Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình.- Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và lập chương trình kiểm toán.
Việc lập kế hoạch kiểm toán giúp cho KTV phân phối công việc một cáchhiệu quả với nhau, theo dúng chương trình kiểm toán, tạo căn cứ thích hợp cho IFCđưa ra kết luận tránh được những bất đồng với khách hàng.
2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trên cơ sở kế hoạch đã được lập, các KTV đã được thực hiện một cách toàndiện Mặc dù thời gian thực hiện cho cuộc kiểm toán là hạn chế nhưng các KTV đãvận dụng một cách linh hoạt các phương pháp kỹ thuật để thu thập bằng chứng mộtcách đầy đủ Công việc này luôn đảm bảo 3 bước:
- Thực hiện các thủ tục kiểm soát.- Thực hiện các thủ tục tuân thủ.
- Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, cácKTV của Công ty IFC luôn thực hiện đầy đủ các bước nêu trên Việc thực hiện đủcác bước cơ bản này là sự bảo đảm hạn chế tối đa rủi ro kiểm toán, do đi chệchhướng kiểm toán hay do vội vàng đưa ra kết luận mà thiếu đi các thủ tục kiểm trachi tiết cần thiết Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng vàkết quả kiểm toán chu trình này có ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc kiểm toán, cácbước kiểm toán nêu trên sẽ cho giúp cho kiểm toán viên thu thập các bằng chứngthích hợp, đầy đủ và có hiệu lực làm cơ sơ cho việc đưa ra kết luận sau này
Trong quá trình kiểm toán, các KTV của Công ty IFC đã vận dụng linh hoạtlý thuyết vào thực tế, cụ thể KTV sắp xếp thực hiện các thủ tục kiểm toán một cách
Trang 5khoa học, tối thiểu hoá sự kiểm tra chồng chéo Bên cạnh đó, KTV còn thường sửdụng triệt để kết quả của các bước kiểm tra trước trong việc thiết kế các thủ tụckiểm tra tiếp theo.
Các thủ tục phân tích, đánh giá tổng quát cũng luôn được các kiểm toán viênsử dụng trong quá trình kiểm toán bởi tính hiệu quả của nó Thực tế đã chứng minh“phân tích” là một biện pháp nhanh chóng, ít tốn kém về thời gian, công sứcnhưng bằng chứng thu được lại có tính hiệu lực cao Việc sử dụng hiệu quả các thủtục phân tích cũng làm giảm bớt công việc kiểm tra chi tiết vốn tốn nhiều thời gianvà chi phí nhờ đó đẩy nhanh tiến độ công việc và giảm thiểu chi phí kiểm toán.
Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều chu trình khác nhưchu trình Hàng tồn kho, Vốn bằng tiền,Tài sản cố định Cho nên, khi tiến hànhkiểm toán cần có sự phối hợp giữa các chu trình Điều này sẽ giúp cho kiểm toánviên tránh được sự lập lại trong các thủ tục kiểm toán, tiết kiệm được thời gian vànâng cao hiệu quả công việc Cụ thể, trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàngvà thanh toán các KTV của Công ty IFC đã liên hệ với kết quả kiểm toán các chutrình Hàng tồn kho, Vốn bằng tiền, Tài sản cố định để khẳng định tính có thật củacác nghiệp vụ mua vào cũng như các nghiệp vụ thanh toán Thêm vào đó, các thủtục kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán luôn bám sát các mục tiêuđề ra, điều này sẽ tránh cho việc thực hiện các thủ tục không có tính hiệu quả hoặchiệu quả thấp Đồng thời khi phát hiện những sai sót, gian lận, KTV luôn thậntrọng xem xét bằng chứng, trao đổi với khách hàng để tìm ra nguyên nhân củanhững sai sót đó Tất cả những biện pháp nêu trên sẽ giúp cho kiểm toán viên tíchlũy được nhiều kinh ngiệm trong việc phát hiện và xử lý các gian lận, sai sót.
Bên cạnh đó, các KTV của Công ty IFC luôn sẵn sàng đưa ra những lời tưvấn cần thiết giúp cho hệ thống KSNB với chu trình này nói riêng và với tất cả hệthống nói chung hoạt động một cách hữu hiệu nhất Chính sự nhiệt tình và hiểubiết của KTV- Công ty IFC đã tạo ra không khí làm việc thoải mái hiệu quả và
Trang 6chiếm được nhiều cảm tình của khách hàng Điều này đã được chứng minh tạicông ty ABC.
3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
- Thông qua các bằng chứng thu được Công ty IFC đã phát hành báo cáokiểm toán căn cứ chuẫn mực kiểm toán Việt Nam số 700 – Báo cáo kiểm toán vềBáo cáo tài chính Sau khi đưa ra báo cáo kiểm toán thì công ty IFC thường xemxét việc phát hành báo cáo có ảnh hưởng trọng yếu gì không Nếu phát hiện ra cáckhía cạnh trọng yếu thì công ty IFC xem xét một cách cẩn thận và thông báo cholãnh đạo công ty khách hàng Các công việc này được thực hiện để báo cáo kiểmtoán phát hành là đầy đủ và phù hợp với các chuẫn mực kiểm toán.
Chất lượng cuộc kiểm toán là một khái niệm hoàn toàn mới mẻ và là mộtvấn đề đang được bàn tán sôi động, nhất là khi hiện nay thị trường kiểm toán độclập đang ngày càng phát triển mạnh mẽ với sự cạnh tranh gay gắt của các công tykiểm toán trong nước và quốc tế như AASC, KPMG, VACO,
Với phương châm đặt chất lượng cuộc kiểm toán lên hàng đầu do đó tronggiai đoạn kết thúc kiểm toán này, IFC luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ côngviệc kiểm toán của các giai đoạn trước đó Việc soát xét này trước hết được thựchiện bởi trưởng nhóm kiểm toán (Chủ nhiệm Kiểm toán) và sau đó là Ban Giámđốc Công ty trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức Công việc này đãgiúp cho Công ty có thể phát hiện ra được các điểm mạnh cũng như điểm yếu củamình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán
Thực tế công tác kiểm toán tại IFC cho thấy, Công ty đã xây dựng được cơchế kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán như yêu cầu Chuẩn mực kiểm toán ViệtNam số 220 - Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán Công việc kiểm soát chấtlượng cuộc kiểm toán của IFC thực sự có hiệu quả cao vì có một chương trìnhkiểm toán khoa học và chi tiết Việc soát xét chất lượng này trải qua các bước rấtchặt chẻ:
Trang 7- Soát xét của một KTV cao cấp hoặc chủ nhiệm kiểm toán đối với các giấytờ làm việc của nhóm kiểm toán.
- Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán đối với toàn bộ hồ sơ kiểm toán trước khitrình Ban Giám đốc IFC soát xét lần cuối.
- Soát xét lần cuối của Ban Giám đốc IFC đối với hồ sơ kiểm toán trước khiphát hành Báo cáo kiểm toán chính thức.
Báo cáo kiểm toán do IFC phát hành luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toánViệt Nam số 700 - Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính Trong đó, các kết luậnkiểm toán được đưa ra độc lập khách quan, chính xác với thực tế, mang tính xâydựng cao và tạo được sự tin cậy của những người quan tâm.
4 Sự linh hoạt, sáng tạo của KTV trong việc lựa chọn các thủ tục kiểm toán trong chương trình kiểm toán mẫu cho từng khoản mục
Một điều nữa đó là những điều chỉnh linh hoạt của KTV trong quá trình thựchiện kiểm toán trong từng nghiệp vụ cụ thể những điều chỉnh này mang tính kinhnghiệm và nghề nghiệp cao chỉ có ở những KTV của công ty IFC.
KTV căn cứ vào từng trường hợp cụ thể của từng cuộc kiểm toán để cânnhắc, lựa chọn các thủ tục kiểm toán thích hợp từ các thủ tục có sẵn trong chươngtrìnhkiểm toán mẫu, sữa đổi các thủ tục đó nếu cần thiết.
Trưởng nhóm kiểm toán cũng có thể tự thiết kế các thủ tục bổ sung theođánh giá của nhóm kiểm toán, các thủ tục kiểm toán được đưa ra trong chươngtrình kiểm toán mẫu là chưa bao quát được hết các sai sót tiềm tàng có liên quan,hoặc chưa đủ các hướng dẫn cần thiết cho việc kiểm tra tài khoản.
Tuy nhiên cũng cần thấy vai trò của chương trình kiểm toán mẫu chỉ mangtính hổ trợ Để chương trình kiểm toán mẫu trở nên khả thi cho từng cuộc kiểmtoán ở từng công ty khác nhau thì đòi hỏi phải có sụ linh hoạt, sáng tạo của KTV
Trang 8trong việc lựa chọn và thiết kế các thủ tục phù hợp Để làm được điều này KTVphải thực sự hiểu biết về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, và đặcbiệt là chương trình mua hàng và thanh toán Việc nắm bắt được các rủi ro có thểxẩy ra với chu trình giúp KTV tập trung vào hướng kiểm tra thích hợp, lựa chọnnhững thủ tục kiểm tra hiệu quả, giảm thiểu chi phí và thời gian kiểm tra chi tiết.
Việc cập nhật và vận dụng các chuẩn mục kế toán, kiểm toán trong thực hiệncông việc là yêu cầu bắt buộc đối với các KTV của công ty IFC và cũng nhưnhững người trong nghề kiểm toán nói chung Việc nắm bắt vận dụng kịp thời cácchuẫn mực sẽ đảm bảo cho công việc kiểm toán được thực hiện theo đúng kếhoạch và yêu cầu chung.
II Những đánh giá và đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác kiểm toánchu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Chu trình mua hàng và thanh toán có vai trò quan trọng trong đối với cácdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh Kết quả của chu trình này ảnh hưởng trục tiếptới giai đoạn sản xuất và chi phí cho hoạt động mua hàng chiếm tỷ trọng lớn trongtổng chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp Dođó dưới góc độ quản lý chu trình này có một vai trò hết sức quan trọng.
Theo quan điểm của KTV chu trình mua hàng và thanh toán là đối tượng củakiểm toán khi kiểm toán báo cáo tài chính Kết quả kiểm toán của chu trình ảnhhưởng tới kết quả chung của cuộc kiểm toán Do đó đòi hỏi công tác kiểm toán chutrình mua hàng và thanh toán không chỉ dừng lại ở việc phát hiện sai sót mà phảiđưa ra được các ý kiến mang tính chất tư vấn cho Doanh nghiệp trên giác độ quảnlý Đây là mục tiêu mà các nhà quản lý mong muốn từ các KTV Với vai trò quantrọng như vạy có thể thấy việc hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàngvà thanh toán là không thể bỏ qua Chương trình kiểm toán báo cáo tài chính do
Trang 9IFC thực hiện là khá hữu hiệu, cung cấp một phương pháp làm việc hiệu quả caođây chính là một thế mạnh của Công ty.
Qua những bài học kinh nghiệm ở trên , có thể thấy rằng đây là một quytrình kiểm toán tốt mà các công ty kiểm toán khác nên tham khảo và học tập Songbên cạnh những ưu điểm đáng chú ý ở trên thì quy trình kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán tại IFC vẫn còn những điểm cần lưu ý sau:
Thứ nhất là tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chưađược kỹ càng.
Thứ hai là vấn đề KTV không kiểm tra giá thực tế của các hàng mua một cácđúng mức.
Thứ ba là việc nên áp dụng công nghệ thông tin để hổ trợ công việc kiểmtoán được tốt hơn.
1 Vấn đề tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng
Đây là một vấn đề quan trọng liên quan đến việc đánh giá rủi ro kiểm soát,lựa chọn phương pháp tiếp cận kiểm toán và thiết kế các thủ tục kiểm toán Cụ thể,khi mà kiểm toán viên thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ không có hiệu lực tứclà rủi ro kiểm soát cao thì phương pháp tiếp cận kiểm toán sẽ chủ yếu là sử dụngcác thủ tục kiểm tra chi tiết Ngược lại, khi rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp thìphương pháp tiếp cận kiểm toán là sử dụng một số lượng lớn các thủ tục kiểm soát.Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát của công ty khách hàng, cácKTV của công ty IFC thường sử dụng Bảng tường thuật và Bảng phân tích soát xéthệ thống KSNB Bảng tường thuật là một dạng văn bản mô tả về cơ cấu kiểm soátnội bộ của khách hàng Việc sử dụng bảng này đôi khi gây khó khăn cho người đọctrong việc hình dung một cách chi tiết các công đoạn và các thủ tục kiểm soát sửdụng trong các công đoạn đó Theo ý kiến của em cần có các lưu đồ kèm theotrong việc mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bởi vì việc sử dụng các lưu đồ kèm theosẽ giúp cho người xem dễ dàng hình dung hơn nếu chỉ có sự mô tả bằng từ ngữ.
Trang 10Bảng phân tích soát xét là hệ thống các câu hỏi được soạn thảo theo mẫu căn cứtheo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nôi bộ Việc sử dụng bẳng này sẽ giúpkiểm toán viên có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quantrọng nhưng nhược điểm là do thiết kế chung chung nên không phù hợp với mọiloại hình công ty do đó nên kết hợp việc sử dụng cả bảng mô tả tương thuật, bảnphân tích soát xét, lưu đồ và các biện pháp khác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
2 Kiểm tra giá trị hàng mua một cách đúng mức
Có một điều mà đối với những khách hàng như công ty ABC đó là hàngmua ngoài đặc biệt là các mặt hàng nhập khẩu thường có giá cao hơn thực tế Dẫntới một hiện tượng có sự gian lận trong công tác mua hàng: Đó là sụ thông đồngcủa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp Việc phát hiện các gian lận này không
thuộc trách nhiệm trực tiệp của KTV bởi căn cứ để KTV đưa ra kết luận là các
chứng từ gốc, KTV không chịu trách nhiệm phát hiện những gian lận nằm ngoàiphạm vi kiểm toán Tuy nhiên để bảo vệ lợi ích của khách hàng cũng như đối vớiviệc tư vấn cho khách hàng về điều này.
Để đánh giá trung thực của giá trị hàng hoá mua vào, kiểm toán viên có thểtham khảo giá cả các mặt hàng cùng loại trên thị trường hoặc nhờ các chuyên giavề lĩnh vực này xác minh.
3 Việc áp dụng công nghệ thông tin tại công ty IFC
Để thực hiện tốt hơn nữa công việc kiểm toán cũng như đẩy nhanh tiến độthời gian trong các cuộc kiểm toán thì em thiết nghĩ công ty IFC nên có một phầnmềm chuyên dụng Việc này giúp cho KTV hoàn thành tốt hơn công việc của mìnhvà cho chất lượng cuộc Kiểm Toán được tốt hơn nó còn tạo sụ cạnh tranh chocông ty với cac công ty Kiểm toán khác
Trên đây là một số kiến nghị nhằm hoàn thiện việc kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán Tuy nhiên những kiến nghị này chỉ xuất phát từ việc đánh giácông tác kiểm toán của công ty IFC tại khách hàng cụ thể la Công ty ABC nên có