Tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch Việt Nam: Nghiệp vụ quản lý khách sạn nhỏ - Phần 2

Phaàn naøy giuùp nhöõng nhaø quaûn lyù caùc khaùch saïn nhoû hieåu ñöôïc nhöõng khaùi nieäm chính cuûa vieäc ghi soå, kieåm soaùt vaø thöïc haønh caùc nguyeân taéc keá toaùn cô baûn.. Mu[r]

(1)

TIÊU CHUẨN KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHỎ 81

PHẦN 5: QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

Giới thiệu

Phần giúp nhà quản lý khách sạn nhỏ hiểu khái niệm việc ghi sổ, kiểm sốt thực hành nguyên tắc kế toán

Mục đích kế tốn ghi lại doanh thu chi phí phát sinh hàng ngày, hàng tháng hàng năm khách sạn bạn

Các báo cáo số liệu sở để đánh giá hoạt động kinh doanh khách sạn bạn

Cơng tác tài cần thiết để so sánh với ngân sách phê duyệt, với kết kinh doanh năm trước, với đối thủ cạnh tranh

Việc so sánh doanh thu, chi phí với tỉ lệ doanh thu chi phí có ý nghĩa quan trọng (và cách thức nhất) nhằm nâng cao hiệu hoạt động khách sạn Bởi thường nói: thực tế số liệu sở việc quản lý khách sạn

Quản lý khách sạn nhỏ nhằm mục đích đảm bảo đủ lợi nhuận và/hoặc doanh thu để trì, phát triển hoạt động khách sạn thời gian trước mắt lâu dài

Do cạnh tranh ngày khốc liệt Việt Nam nên bạn phải nâng cao hiệu công việc khách sạn bạn

Các yếu tố quan trọng kế tốn là:

P Bảng cân đối

P Báo cáo kết kinh doanh P Quản lý tiền mặt

Phần mơ tả quy trình bước để đảm bảo khách sạn bạn có hệ thống kế toán phù hợp, quán kiểm soát thường xuyên

(2)

PHẦN VIỆC 5.1: Hiểu khái niệm kế toán (Kiến thức) PHẦN VIỆC 5.2: Thực hành kế toán thuật ngữ kế toán (Kiến thức) PHẦN VIỆC 5.3: Hệ thống kiểm soát (Kiến thức)

PHẦN VIỆC 5.4: Quản lý tiền mặt (Kiến thức)

PHẦN VIỆC 5.5: Báo cáo kết kinh doanh (Kiến thức) PHẦN VIỆC 5.6: Lập dự toán ngân sách (Kiến thức) PHẦN VIỆC 5.7: Chi phí (Kiến thức)

PHẦN VIỆC 5.8: Báo cáo cuối tháng

(3)

PHẦN V:

KẾ TỐN

PHẦN VIỆC 5.1: HIỂU CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN CỦA KẾ TỐN

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN

CHUẨN MỰC

CÁC HỆ THỐNG GIÁM SÁT

LỢI NHUẬN 2

5 4

3

1

(4)

(5)

LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

CHI PHÍ

QUẢN LÝ TIỀN MẶT

CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH QUY TRÌNH KIỂM SỐT

DỰ TRÙ NGÂN SÁCH

PHẦN VIỆC 5.1:

HIỂU CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN

8 7

6

9 10 11

(6)

(7)

PHẦN 5:

QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

PHẦN VIỆC 5.1:

Hiểu khái niệm kế toán (Kiến thức)

KHÁI NIỆM

1 Quản lý tài chính

2 Lợi nhuận

3 Trách nhiệm của nhà quản lý

Quản lý tài hợp lý phần quan trọng việc điều hành doanh nghiệp thành công

Cần phải kiểm soát lợi nhuận

Nhà quản lý ngành khách sạn có trách nhiệm mặt xã hội tài sở

l Điểm mấu chốt để đo mức độ thành công lợi nhuận

l Các bước quan trọng để kinh doanh thành cơng gồm: lập kế hoạch, kiểm sốt phân tích chi phí doanh số bán hàng

l Xác lập mức giá mục tiêu lợi nhuận thực tế dựa mong đợi khách hàng đối thủ cạnh tranh tiêu chuẩn tài

l Bảo đảm dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt Việc tối đa hố lợi nhuận không làm sứ mệnh mục tiêu khách sạn

Bất kể khách sạn bạn đông khách hay tiếng

Khách cần thấy họ hưởng dịch vụ xứng đáng với đồng tiền họ bỏ

Nhà quản lý chủ khách sạn nhỏ cần phải gắn kiến thức kế tốn quản lý tài với ngun tắc cung cấp dịch vụ môi trường đáp ứng nhu cầu khách hàng, chủ nhân viên khách sạn

(8)

KHÁI NIỆM

4 Kế toán

5 Ghi chép kế toán

6 Hệ thống tài khoản kế toán chuẩn mực

Thơng tin kế tốn phải xếp trình bày theo mẫu chuẩn

Đây việc ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin tài loại sổ khác

Hệ thống tài khoản kế toán chuẩn mực xây dựng cho nghiệp vu khác ngành khách sạn

Các báo cáo tập trung vào kết kinh doanh phận buồng, nhà hàng

l Đánh giá hoạt động kinh doanh

l Duy trì hệ thống tài khoản theo chuẩn mực kế tốn chung

l Đưa thông tin chi tiết về: tài khoản, phân loại, điền mẫu, nội dung sử dụng báo cáo tài

l Cung cấp thơng tin báo cáo tài báo cáo hoạt động phận

Việc giúp trao đổi thông tin dễ dàng

Cung cấp thông tin chi tiết vấn đề thuộc lĩnh vực tài khác khách sạn

Cung cấp hệ thống thông tin đồng Cho phép bạn so sánh báo cáo với ngân sách, dự tốn phân tích điểm hồ vốn

Xem Phần việc 5.2 Thực hành kế toán thuật ngữ kế toán

Hospitality Management Accounting

Michael M Coltman, 2003

(9)

KHÁI NIỆM

7 Những vấn đề chủ yếu của quản lý tài chính đối với khách sạn nhỏ là: Hệ thống kiểm sốt

Quản lý tiền mặt

P Hệ thống kiểm soát P Quản lý tiền mặt

Bảo vệ kiểm soát nguồn tiền mặt doanh thu khách sạn

Bảo vệ kiểm sốt nguồn tiền mặt

Quản lý tiền mặt địi hỏi quản lý tốt bước

P Kiểm soát nguồn tiền mặt doanh thu hàng ngày, hàng tuần hàng tháng

l Duy trì hệ thống tốt về: - Kiểm soát tiền mặt - Kiểm soát doanh thu - Kiểm sốt chi phí

- Kiểm sốt tài sản cố định

l Duy trì hệ thống tốt về: - Tiền mặt (nhỏ) - Hóa đơn

l bước để trì hệ thống tốt:

- Tiền mặt

- Tài khoản phải thu - Bản kiểm kê - Tài khoản phải trả

Ghi chép hàng ngày khoản thu chi vào sổ nhật biên với giải cụ thể

Xem Phần việc 5.3 Hệ thống kiểm soát quản lý tiền mặt

Xem Phần việc 5.3 Hệ thống kiểm sốt

(10)

KHÁI NIỆM

8 Các báo cáo tài chính

9 Lập kế hoạch tài chính

10 Quản lý tài chính

Báo cáo tài đưa tranh phác hoạ tình hình tài doanh nghiệp vào thời điểm xác định

Báo cáo tài kết kinh doanh doanh nghiệp khoảng thời gian định kết thúc vào thời điểm xác định

Kế hoạch phải xây dựng với tiêu thực tế

Phân tích chi phí lợi nhuận

Trong khách sạn nào, dịch vụ đưa gắn liền với chi phí

l Có thể đọc hiểu Bảng cân đối

l Có thể đọc hiểu Báo cáo doanh thu báo cáo đưa nhìn tổng quan doanh thu

l Phải lập dựa số liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm Kế hoạch dài hạn với tiêu đặt cho khoảng thời gian từ đến 10 năm tới

l Doanh thu phải đạt mức doanh số bán hàng định

l Xác lập mức giá cho dịch vụ nhà hàng buồng

l Bán hàng tổng hợp

Các báo cáo tài lập để thể liệu tài cho cá nhân tổ chức có liên quan Phần lớn khách sạn sử dụng Hệ thống Tài khoản kế toán chuẩn mực

Để lường trước lập ngân sách theo nhu cầu tài khách sạn

Để tính chi phí dịch vụ, khách sạn phải tập hợp tất chi phí giống đơn vị sản xuất

John Wiley & Sons

(11)

TIEÂU CHUẨN KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHỎ 87

KHÁI NIỆM

11 Quy trình kiểm sốt

12 Dự trù ngân sách

Kiểm soát phân tích chi phí doanh số

Phân tích số liệu thống kê khách sạn

Tỷ lệ

Ngân sách thức đặt mục tiêu cụ thể giai đoạn tài định, đưa cách thức sử dụng nguồn tài hợp lý nhằm đạt mục tiêu

l Kiểm soát hàng mua

l Kiểm soát tiền mặt khoản thu khác

l Kiểm soát chi phí Đồ ăn Uống

l Kiểm sốt chi phí nhân cơng

l Thống kê báo cáo doanh thu haøng ngaøy

l Tỷ lệ chuẩn cho khách sạn để đánh giá hoạt động kinh doanh

l Kỳ hạn tài khách sạn theo ngày, theo tuần, theo tháng theo năm

l Quy trình gọi dự trù ngân sách

Bảo toàn vốn khách sạn chức quan trọng chủ/nhà quản lý

Hướng dẫn nhà quản lý đưa định quan trọng quy trình kiểm sốt

Ngân sách người quản lý dự trù, sau thẩm định, chỉnh sửa ký duyệt

John Wiley & Sons

Xem Công việc 5: Quản lý nghiệp vụ Kế toán

John Wiley & Sons

(12)

PHẦN 5:

PHẦN VIỆC 5.2:

Thực hành kế toán thuật ngữ kế tốn (Kiến thức)

KHÁI NIỆM

1 Ghi chép kế toán

2 Các yếu tố cơ bản ghi chép kế toán

Đây việc ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin tài loại sổ khác

Thơng tin tài phải tổ chức, mang tính quán trình bày theo mẫu chuẩn

Lưu hồ sơ ghi chép thay đổi bảng cân đối tài khoản

Phải sử dụng quán sổ nhật biên:

l Sổ

l Sổ nhật biên thu tiền mặt

l Sổ nhật biên chi tiền mặt

l Sổ nhật ký bán hàng

l Sổ nhật ký mua hàng

Theo chuẩn quốc tế, khách sạn thường làm việc cách sử dụng "Hệ thống Tài khoản kế toán chuẩn mực"

l Tài sản

l Nợ phải trả

l Vốn chủ sở hữu

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

(A=L+OE)

Như doanh nghiệp nào, việc ghi chép, phân loại tổng kết thơng tin tài - thường gọi "kế toán"- khách sạn cần thiết

Bookkeeping, The Easy Way rd edition W.Kravitz

Xem Phần việc 5.1 Hiểu khái niệm kế toán

(13)

KHÁI NIỆM

3 Thuật ngữ kế tốn

Tài sản

Các khoản phải thu Các khoản phải trả

Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu

Giao dịch tài chính

Tất đồ vật có giá trị sở hữu cá nhân hay doanh nghiệp

Các khoản khách hàng nợ

Các khoản nợ doanh nghiệp

Các khoản nợ

Voán doanh nghiệp

Một giao dịch tài tạo nên hai thay đổi sổ nhật biên tài khoản

l Tiền mặt quỹ

l Các tài khoản ngân hàng

l Toà nhà (sở hữu)

l Hàng tồn kho

l Thiết bị máy móc

l Các khoản phải thu

l Các khoản chi phí chưa tốn

l Các khoản vay

l Các nhà cung cấp

l Các chi phí chưa tốn

l Giá trị tài sản lại sau trả hết khoản nợ

l Phần chênh lệch vốn chủ sở hữu (CSH)

l Hai vế đẳng thức A=L+OE phải

Thể giá trị vốn đầu tư để kinh doanh

Ví dụ:

Tổng tài sản: 1000 USD Trừ

Nợ phải trả: 800 USD Vốn CSH 200 USD

(giá trị ròng)

Một giao dịch làm thay đổi tổng tài sản làm thay đổi tổng nợ phải trả tổng vốn chủ sở hữu

Hospitality Management Accounting Michael M Coltman,2003 John Wiley & Sons

(14)

KHÁI NIỆM

Tài khoản

Sổ cái

Vào sổ

Mỗi khoản cụ thể thuộc tài sản, nợ phải trả hay thuộc nguồn vốn chủ sở hữu gắn với tài khoản

Sổ gốc ghi lại giao dịch theo trình tự thời gian

Mọi giao dịch ghi lại vào sổ trước tiên

Đây nhật ký doanh nghiệp

Mỗi khoản tiền ghi Nợ hay Có sổ phải ghi vào tài khoản tương ứng sổ nhật biên

l Tài khoản tiền mặt

l Tài khoản tiền gửi ngân hàng

l Tài khoản mua hàng

l Trang có đánh số

l Hai cột (Nợ Có)

l Số tiền

l Ngày-tháng-năm

l Tên tài khoản (hay số hiệu tài khoản)

l Trình tự thời gian

l Thông tin đầy đủ giao dịch

l Vào sổ hàng ngày

l Mỗi tài khoản sổ phải đánh số

l Tách riêng trang thẻ số để phân biệt loại tài khoản

Để theo dõi thay đổi

Dễ dàng phát sai sót Khơng thời gian Vì ln ln có hai giao dịch liên quan (Nợ Có)

Để kiểm tra việc ghi chép số liệu dễ dàng để đóng sổ vào cuối tháng

(15)

KHÁI NIỆM

Sổ nhật biên thu tiền mặt

Sổ nhật biên chi tiền mặt

Nhật ký bán hàng

Ghi lại giao dịch thu tiền mặt từ sổ

Ghi lại khoản toán tiền mặt

Ghi lại giao dịch bán hàng Một nhật ký riêng dùng để ghi lại giao dịch bán hàng hoá dịch vụ

l Tiền mặt thu từ khách sạn

l Sẽ ghi nợ vào bên phải sổ nhật biên thu tiền mặt

l Số tiền tương đương ghi Nợ vào bên trái tài khoản doanh thu

l Số tiền thực trả ghi Có vào bên trái Nhật biên chi tiền mặt

l Số tiền tương đương ghi Nợ vào tài khoản chi phí

l Vào sổ hai lần

l Chuyển từ nhật ký bán hàng sang tài khoản phải thu tài khoản thu tiền mặt

l Mỗi bạn hàng có mã số riêng tài khoản phải thu khách sạn để lập hố đơn

Ví dụ: xăng xe hay toán hoá đơn giặt bên ngồi tốn cho nhà cung cấp

Giao dịch thường xuyên

(16)

KHÁI NIỆM

Nhật ký mua hàng

Bảng cân đối

Bảng cân đối tài khoản

Một nhật ký riêng dùng để ghi lại giao dịch mua hàng hoá dịch vụ

Báo cáo tài liệt kê tất tài sản sở hữu khoản đối ứng với tài sản

Tài sản

Nợ phải trả

Vốn chủ sở hữu

l Giống tài khoản chi phí, chi phí hàng hố ghi tăng bên nợ ghi giảm bên có

l Mọi nghiệp vụ liên quan đến tài khoản phải trả phải vào sổ

Tài sản Nợ phải trả

Mọi thứ Mọi khoản

có giá trị nợ

Sở hữu Giá trị ròng

l Những tài khoản xuất bên trái bảng cân đối ghi tăng bên Nợ

l Những tài khoản xuất bên phải bảng cân đối ghi tăng bên Có

l Vốn chủ sở hữu ghi tăng bên Có ghi giảm bên Nợ

Việc toán thực sau

Trong vòng 30-60 ngày

Số dư cập nhật thường xun

Thể tình trạng tài doanh nghiệp

Tài sản:

-| -Nợ Có +

-Nợ phải trả:

-| -Nợ Có

- +

Vốn chủ sở hữu:

-| -Nợ Có

- +

Book keeping easy way W.Kravitz

Hospitality Management Accounting, Michael M Coltman,2003 John Wiley & Sons

(17)

TIÊU CHUẨN KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHOÛ 93

PHẦN 5:

PHẦN VIỆC 5.3:

Hệ thống kiểm sốt (Kiến thức)

KHÁI NIỆM

1 Hệ thống kiểm soát

Những hệ thống kiểm soát quan trọng được mô tả mục này.

2 Kiểm soát tiền mặt

Mỗi doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm sốt Hệ thống bao gồm việc bảo vệ kiểm soát nguồn tiền mặt, doanh thu chi phí doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát phải tiến hành giám sát thường xuyên

l Hệ thống thực qua việc sử dụng:

ØKiểm soát tiền mặt

ØKiểm soát doanh thu

ØKiểm soát TSCĐ

ØKiểm sốt chi phí

l Có thể thực hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hàng năm

ØKiểm soát tiền mặt khoản thu khác

ØBáo cáo hoá đơn thu tiền

ØCác khoản chi lẻ

ØPhiếu thu, chi tiền mặt

Một hệ thống kiểm soát tốt bảo vệ tài sản cung cấp thơng tin hữu ích

Để xác định dao động, thay đổi khác biệt

Managerial Accounting nd Edition Schaum's outline

John Wiley & Sons

(18)

KHÁI NIỆM

3 Kiểm sốt doanh thu

Phân tích doanh thu để phát triển thêm buồng

Sử dụng số liệu thống kê nhu cầu tập hợp số liệu thống kê

Theo dõi sát số liệu thống kê về công suất sử dụng buồng, lượng khách, giá bán buồng bình quân

l Dưới số thường thống kê nhiều khách sạn nhỏ:

- Tỷ lệ sử dụng buồng - Tỷ lệ sử dụng giường - Tỷ lệ sử dụng buồng đơi - Giá trung bình

- Tận dụng doanh thu - Thời gian lưu trú bình quân

Để so sánh với ngân sách ngày hôm nay, tháng này, năm

Để so sánh với số liệu năm trước với đối thủ cạnh tranh

Việc nắm hoạt động diễn khách sạn vào mùa thấp điểm hay cao điểm du lịch, loại khách phục vụ, thói quen tiêu dùng họ… có ý nghĩa quan trọng người quản lý sử dụng thơng tin để lập kế hoạch, kiểm soát định Ví dụ, biết xác số lượng nhân viên cần thiết lịch làm việc họ…

(19)

KHÁI NIỆM

4 Kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ) I Tỷ lệ ln chuyển hàng lưu kho (TLH)

II Kỳ luân chuyển hàng lưu kho

5 Kiểm sốt chi phí

Trong ngành cơng nghiệp khách sạn, số tỷ lệ sau thường sử dụng:

Tỷ lệ thể số lần luân chuyển hàng lưu kho năm

Tỷ lệ cho biết số ngày kho có hàng

Kiểm sốt chi phí chi tiêu, đặc biệt chi phí biến đổi Việc phân tích chi phí cần thực thường xuyên Người quản lý không nên chờ đến cuối năm tính tốn để phát lạm chi

Cơng thức

Phí tổn hàng hố bán

= LTH Hàng lưu kho bình quân

Hàng lưu kho trung bình = (Hàng tồn đầu kỳ + Hàng tồn cuối kỳ)/2

365

-= số ngày TLH

l Kiểm sốt chí phí mua hàng

l Kiểm sốt chi phí nhân cơng

l Kiểm sốt chi phí đồ ăn đồ uống

Giúp đánh giá cách hiệu việc kiểm soát số tiền đầu tư vào tài sản định

Tham khảo dự tốn chi phí chi phí kỳ trước Thơng báo cho nhân viên biết để họ hiểu cần thiết phải kiểm soát chi phí Khen ngợi sáng kiến cắt giảm chi phí kêu gọi nhân viên đưa giải pháp cắt giảm chi phí

Bookkeeping.The Easy Way 3rd Edition W.Kravitz

Hospitality Industry Managerial

(20)

KHÁI NIỆM

6 Các ví dụ về kiểm soát tiền mặt:

Kiểm soát tiền mặt và khoản thu khác

Báo cáo thu tiền mặt

Các phận có thu chi tiền mặt cần thực bước để ghi chép lại giao dịch

Nhân viên bán hàng thu ngân phải xuất phiếu thu thu tiền mặt

Ghi chép số tiền mặt séc nhận ca trực

Xem ví dụ 5.8

l Mỗi điểm bán hàng cần có sổ ghi lại việc thu tiền mặt có người quản lý/chủ đọc cân đối tiền hàng Công việc cần thực kết thúc ca làm việc

l Cần hạn chế theo dõi sát tình trạng "không có doanh số bán hàng"

l Các báo cáo thu tiền mặt cần kiểm tra hàng ngày ghi vào Sổ nhật biên thu tiền mặt

l Hàng ngày khoản thu tiền mặt cần gửi vào ngân hàng

Kiểm soát tiền mặt khoản thu khác theo hệ thống phù hợp có lợi cho chủ khách sạn nhân viên, điều cho thấy người làm việc trung thực có trách nhiệm