Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

hưởng tới thính giả như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu của ta là gì?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. Câu hỏi đầu tiên cần trả lời khi[r]

BÀI THUYẾT TRÌNH KINH DOANH

Hướng dẫn học

Để học tốt này,sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:

 Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn

 Đọc tài liệu:

Sách Kỹ Thuyết trình PGS.TS Dương Thị Liễu chủ biên, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, 2012

 Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Trang Web môn học

Nội dung

Bài giới thiệu kỹ mềm quan trọng cần thiết để thành công công việc: kỹ nói/trình bày trước đơng người - kỹ thuyết trình Sinh viên cần hiểu bước chuẩn bị cho thuyết trình, việc cần làm thuyết trình, kỹ cần sử dụng để thuyết trình thành cơng; đặc biệt, sinh viên cần vận dụng tốt vấn đề vào thuyết trình ý tưởng/kế hoạch/dự án kinh doanh

Bài phân tích bước chuẩn bị thuyết trình, cơng việc tiến hành thuyết trình, kỹ cần sử dụng thuyết trình, hình thức thuyết trình kinh doanh Mục tiêu

Sau học xong này, sinh viên cần thực việc sau:

 Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn;

 Biết cách xây dựng trình bày nội dung thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn;

 Biết cách phân tích, thích ứng trao đổi với thính giả;

 Biết sử dụng thục kỹ nói, kỹ phi ngơn từ thuyết trình;

Tình dẫn nhập

Bí thuyết trình Steve Jobs

Steve Jobs đến “Phù thủy cơng nghệ” mà cịn tiếng bậc thầy kỹ thuyết trình trước đám đơng Steve Jobs qua đời từ lâu bệnh ung thư tuổi 56, học vơ giá khả thuyết trình ơng cịn Hầu hết nhà diễn thuyết đơn truyền tải thông tin, riêng Jobs biết cách truyền cảm hứng cho người nghe Dưới số “bí quyết” ơng:

1. Tương tác tốt với khán giả

Khi bước sân khấu, trước tiên ông mỉm cười với khán giả lời giới thiệu trang trọng “ Chào mừng người đến với hội nghị Mac World 2008 ” Sau hoan nghênh người đến tham dự ông “khoe” với người số doanh thu thành công mà ông Apple tạo ra, tiếp sau “Tơi muốn dành một chút thời gian để nói lời cảm ơn đến bạn …”- lời cảm ơn đến khán giả cách tự nhiên Và điều làm ơng gần gũi với khán giả Các bạn nên nhớ bạn tương tác tốt với khán giả buổi trình diễn tự nhiên mà khơng cần kịch viết sẵn

2. Giúp khán giả hình dung nội dung thuyết trình

Jobs ln ln đưa bố cục thuyết trình vào ngày hơm để định hướng cho khán giả biết hơm ơng nói phần Sau bước sân khấu, chào khán giả nói vài lời cảm ơn đến khách hàng mình, ơng bắt đầu thuyết trình cách đưa bố cục buổi nói chuyện : “ tơi có bốn vấn đề mà tơi muốn chia sẻ với tất bạn hôm ” Tất nhiên Jobs khơng nói vấn đề cụ thể (và dĩ nhiên muốn biết)

3. Kể câu chuyện

Trước giới thiệu điện thoại mới, Jobs dành thời gian để tóm lược lịch sử Apple: “Năm 1984, Apple giới thiệu máy tính Macintosh Nó khơng thay đổi Apple mà thay đổi toàn cơng nghiệp máy tính Năm 2001, chúng tơi giới thiệu iPod Nó khơng thay đổi cách nghe nhạc mà thay đổi toàn cơng nghiệp âm nhạc giải trí” Hãy đặt vào vị trí người nghe, muốn nghe câu chuyện có kịch tính, cao trào lời nói sng Vì thế, cố gắng biến thuyết trình bạn thành câu chuyện có mở đầu, có cao trào kết thúc đáng nhớ

4. Tạo slides đơn giản có nhiều hình ảnh

Air, ông khiến khán giả trầm trồ thực động tác bỏ MacBook Air vào vừa vặn phong bì giấy dùng văn phịng Steve Jobs nói: “Đơn giản đỉnh cao sành điệu” 5. Nhiệt huyết thuyết trình

Chỉ vài phút sân khấu, Steve Jobs sử dụng từ là: tin được, thật đặc biệt, tuyệt vời, đáng ngạc nhiên, cách mạng hóa Tất nhiên bạn cho cách ông ta cường điệu sản phẩm hình thức PR Tuy nhiên, điều khơng thể phủ nhận Jobs nói thật lịng cảm xúc thực mình, điều nhiều làm cảm thấy hứng thú theo Jobs thích kết thúc nói điều mang đến cảm hứng Vào cuối thuyết trình iPhone, ơng nói: “Tối qua dường nhắm mắt Tôi q phấn khích hơm Có câu nói vận động viên khúc côn cầu Wayne Gretzky mà tơi thích “Tơi trượt đến nơi bóng lăn đến - khơng phải chỗ nằm” Chúng tơi nỗ lực thực điều Apple từ ngày đầu, thế"

6. Chuyên tâm chuẩn bị luyện tập

Steve Jobs dành hàng vài tuần trước buổi mắt sản phẩm để tập luyện, hình dung đầu cảnh thuyết trình, giống diễn viên tập kịch Nhìn phong cách thuyết trình “tự nhiên khơng” ơng, nghĩ kết q trình tập luyện đầy gian khổ Nếu chịu khó tìm lại đoạn phim quay thuyết trình ông cách 20 năm (hiện Youtube), bạn thấy Steve Jobs năm 1984 “cứng”, Steve Jobs năm 1997 diễn giả lịch thiệp, Steve Jobs năm 2007 thật tinh tế bậc thầy nghệ thuật thuyết trình Khơng sinh biết thuyết trình Những diễn giả thiên tài hồn thiện kỹ nhờ tập luyện

1. Anh/Chị thuyết trình trước đơng người? Nếu có, anh chị xem vận dụng kỹ nêu “bí quyết” Steve Jobs đến mức độ nào?

2. Anh/Chị gặp phải khó khăn, rào cản thuyết trình

4.1 Thuyết trình

Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người về

một vấn đề nhằm cung cấp thơng tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.

Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trị to lớn thành cơng cá nhân, đồng thời coi nghề tạo thu nhập cao Sau học kỹ thuyết trình, học

cách nói trước đám đông, học kĩ áp dụng hội thoại, phát triển kĩ giao tiếp tham gia tuyển dụng, có hội thực hành tích lũy kinh nghiệm, có thêm tự tin

Những cơng việc để thực thuyết trình bao gồm:

 Chuẩn bị thuyết trình;

 Tiến hành thuyết trình;

 Vận dụng kỹ thuyết trình

4.1.1 Chuẩn bị thuyết trình

Để buổi thuyết trình thành cơng thực hiệu quả, cần phải chuẩn bị cách kỹ lưỡng Đây điều kiện tiên cho thuyết trình Sự chuẩn bị kỹ lưỡng có kế hoạch khiến hoàn toàn tự tin, giúp kiểm sốt điều thuyết trình, đưa vấn đề cách mạch lạc có tính thuyết phục Các câu hỏi cần phải trả lời là: Thuyết trình cho ai? Ở đâu? Khi nào? Cái gì? Trong bao lâu? Như nào? Các phần đề cập đến vấn đ̉ề

Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vơ vàn việc phải làm, nhiên chia thành việc sau:

 Chọn chủ đề phân tích thính giả;

 Xây dựng nội dung thuyết trình;

 Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ hậu cần;

 Chuẩn bị tâm lý, hình thức luyện tập

4.1.1.1 Chọn chủ đề phân tích thính giả Chọn chủđề

Khi chọn chủ đề, nên chọn:

 Chủ đề thính giả muốn nghe;

 Chủ đề mang tính mới, tính thời sự;

 Chủ đề người thuyết trình biết sâu

Nguyên tắc đặt tên cho chủ đề là: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh

Người thuyết trình cần quan tâm đến ba điểm lưu ý – coi tiêu chí quan trọng giúp cho thành cơng thuyết trình – gồm:

 Hai là: Đáp ứng cao yêu cầu thông tin thính giả

 Ba là: Bài thuyết trình phải mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh vấn đề nóng bỏng sống

Xác định mục đích chung mục tiêu cụ thể của thuyết trình

Xác định mục đích chung

Mục đích chung để đưa khái quát, để giới thiệu, để tóm lược, để thảo luận để giải thích Người thuyết trình cần phải xác định rõ ràng muốn gì: Mục đích cung cấp thơng tin cho thính giả? Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì? Hay đơn giải trí? Khi mục đích chung để

thông tin, thể giáo viên giảng viên Khi mục tiêu chung để thuyết phục, thể nhà ủng hộ nhà biện hộ

Xác định mục tiêu cụ thể

Sau lựa chọn chủ đề xác định mục đích chung, tiến tới mục đích cụ thể Mục đích cụ thể việc người thuyết trình muốn thính giả sau nghe làm gì, họ nên nhớ Khi ta xác định rõ mục đích cụ thể, ta biết phải làm gì, tập trung vào điểm then chốt chọn phương pháp nào, phong cách phù hợp Khi mục đích rõ ràng thơng điệp truyền tải qua thuyết trình trở nên mạch lạc rõ ràng giúp thính giả dễ nắm bắt, dễ nhớ

Mục tiêu cụ thể thuyết trình:

 Phụ thuộc vào mục đích;

 Phụ thuộc vào phân tích;

 Phụ thuộc vào nhu cầu diễn giả;

 Đảm bảo yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hố kiểm tra được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực

Mục tiêu cụ thể khơng người thuyết trình muốn nói, mà mà diễn giả muốn thính giả biết sau nói chuyện Điều quan trọng, giúp đặt thính giả trung tâm ý lúc chuẩn bị thuyết trình

Bất bạn muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt câu hỏi

 Có thể hồn thành mục đích khoảng thời gian quy định khơng? Mục đích liệu có liên quan với người nghe khơng?

 Mục đích liệu có tầm thường người nghe khơng?

 Mục đích có địi hỏi kiến thức chuyên môn mức người nghe không?

Phân tích thính giả

Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu thính giả Người thuyết trình tốt người đặt mục tiêu thính giả trung tâm

Thu thập thơng tin thính giả

Thành viên thuộc nhóm Những yếu tố khác nghề nghiệp, địa vị kinh tế, chỗ đứng xã hội, giáo dục, trình độ học vấn, địa điểm định cư Mục đích khơng liệt kê đặc điểm thính giả mà tìm đặc điểm manh mối cách thính giả phản ứng với thuyết trình

Phân tích thính giả

Phân tích thính giả giúp phán đốn khung cảnh mơi trường thuyết trình, hình dung nội dung phải cung cấp cho thính giả Khi thuyết trình, đặt câu hỏi đầu:

 Tôi nói chuyện với ai?

 Tơi muốn họ tin, biết, làm sau tơi thuyết trình?

 Cách hiệu để phát triển trình bày nói chuyện tơi để hồn thành mục đích?

Trả lời cho câu hỏi ảnh hưởng đến định người thuyết trình suốt lúc thực hiện, lựa chọn chủ đề, xác định mục đích cụ thể, thiết lập điểm tài liệu tham khảo, tổ chức thơng điệp, cuối thuyết trình Cần lưu ý mục đích thuyết trình viên đánh vào mối quan tâm thính giả, thể cô hay biết nhiều vấn đề

Những câu hỏi cụ thể ln giúp ích cho người thuyết trình q trình chuẩn bị để có thuyết trình thành cơng

 Thính giả ai?

 Thính giả muốn biết điều

 Mức độ hiểu biết kinh nghiệm họ chủ đề thuyết trình nào?

 Liệu điều mà người thuyết trình trình bày có giúp ích cho họ hay khơng?

 Họ có kiến nào? Thái độ họ với chủ đề nói chuyện nào?

 Họ có hiểu thuật ngữ chun mơn mà người thuyết trình trình bày khơng?

 Phương pháp tiếp cận tốt họ?

 Thuyết trình đâu, vào lúc thời gian thích hợp với thính giả?

 Người thuyết trình có đặt hàng nội dung thuyết trình hay khơng?

 Số lượng thính giả người?

Nếu thính giả uể oải thờ nhìn, cần điều chỉnh bình luận Giống khía cạnh khác việc thích nghi với thính giả, điều khó khăn lúc đầu tiên, người thuyết trình thành thạo nó, sớm nhận kết

Phân tích người thuyết trình/ Diễn giả

Để chuẩn bị thuyết trình hiệu quả, cần phải phân tích thân người thuyết trình Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Thơng điệp ta muốn truyền đến thính giả gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh

hưởng tới thính nào? Điểm mạnh điểm yếu ta gì?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình

Câu hỏi cần trả lời chuẩn bị cho thuyết trình là: Động mục đích ta gì? Nếu khơng rõ động mục đích khó có đam mê nhiệt tình thuyết trình Câu hỏi cần phải trả lời là: Bản thân có am hiểu vấn đề, có đủ thơng tin để trình bày hay khơng? Mức độ gần gũi hấp dẫn thân với thính giả? Nếu ta thực gần gũi hấp dẫn thuyết trình trở nên thân thiện dễ tiếp nhận Ta cần xác định rõ địa vị quyền lực ta Nếu ta giám đốc nói chuyện với cơng nhân kiểu họ phải nghe Nhưng ta người mời đến thuyết trình chủ đề địa vị quyền lực ta mức khác Cần phải lưu ý rằng, tầm quan trọng vấn đề phải ngang tầm với người thuyết trình, khơng, người nghe thiếu tin tưởng Thông thường hiểu người khác lại hiểu Hãy dành thời gian để hiểu mối tương quan với thính giả nghe thuyết trình Đó điều kiện quan trọng để thành cơng thuyết trình

4.1.1.2 Xây dựng nội dung thuyết trình

Cấu trúc thuyết trình thơng thường có phần: Phần 1: Mở đầu; Phần 2: Thân bài; Phần 3: Kết luận Trong đó, phần có nội dung chức riêng biệt Với thuyết trình chuẩn bị chu đáo, xây dựng nội dung với cấu trúc mở đầu - thân - kết thúc cách rõ ràng, thời gian dành cho mục xây dựng có kế hoạch, với ý có dẫn chứng minh hoạ thuyết trình chắn thu hút người nghe

Ngồi ra, việc cấu trúc thuyết trình giúp cho người thuyết trình trình bày vấn đề định nói cách đầy đủ, theo trình tự hợp lý logic, cho dù chuẩn bị viết chi tiết hay phác thảo sơ

Cho dù thuyết trình có thời lượng dài cấu trúc hợp lý phân chia sau: Phần giới thiệu: thời lượng số trang nên chiếm từ 10% - 20% cấu trúc Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% cấu trúc Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% cấu trúc

Xây dựng phần mởđầu

người nghe lúc ban đầu Vì hiệu thuyết trình phụ thuộc nhiều vào phần mở đầu Cần lưu ý rằng, theo qui luật, tập trung ý cao thính giả diễn vòng 20 phút để biết người trình bày trình bày Sau đó, ý giảm xuống Vì vậy, cần biết tận dụng tập trung ý cao giây phút để dẫn dắt, dẫn nhập) người nghe vào trình bày, người thuyết trình phải mở đầu cho hấp dẫn, kích thích hứng thú người nghe làm rõ chủ đề nói Những câu nói phải lơi họ, làm cho thính giả phải quan tâm, hứng thú có cảm tình Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng phải ngắn gọn

Có hai cách mở đầu mở đầu trực tiếp mở đầu gián tiếp

 Mở đầu trực tiếp: Là việc người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề nội dung nói Hình thức thường thực với đối tượng quen, thời gian dành cho thuyết trình ngắn

 Mở đầu gián tiếp: Là việc người thuyết trình đưa luận đề (gần với chủ đề nói) dẫn dắt người nghe đến với chủ đề thuyết trình Với biện pháp này, người thuyết trình sử dụng mẩu chuyện, câu chuyện hài hước, câu nói vui mẩu tin thời nóng hổi, hình ảnh âm

cho dẫn dắt, sử dụng câu hỏi tu từ câu hỏi trực tiếp, trích dẫn dẫn nhập theo lối tương phản Cách thức có tác dụng kích thích làm tăng dần ý người nghe thực cần phải tránh sa đà, lạc nội dung Tất cách thức mở đầu gián tiếp có mục tiêu tạo ấn tượng quan tâm thính giả

Sau xác định rõ cách vào đề, bước cần chuẩn bị nội dung phần mở đầu Dưới yêu cầu bắt buộc cần phải có phần mở đầu:

 Giới thiệu làm quen;

 Thơng báo nội dung trình bày;

 Thông báo thời gian phương thức tiến hành

Xây dựng phần thân

Phần thân - phần nội dung phần quan trọng thuyết trình, phần giải vấn đề mà người thuyết trình đặt theo trình tự định Trong phần thân bài, phải đưa ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể tư tưởng người trình bày

Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý số vấn đề sau:

 Các ý phải xếp theo trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic Ngồi ra, cần ý chuyển từ ý sang ý khác

 Có thể chuẩn bị thêm câu chuyện vui, khơi hài để làm cho khơng khí buổi thuyết trình đỡ căng thẳng trì ý người nghe Tuy nhiên, khôi hài phải có giới hạn

 Lập luận phải gắn với kết luận, nội dung cần quán với lập luận khác Khi nêu lập luận cần giải thích rõ, không nên đưa lập luận mà không giải thích lập luận

Những cơng việc cụ thể xây dựng phần thân thuyết trình bao gồm:

 Phác thảo phần nội dung chính: cần lưu ý tất luận điểm trình bày phải hướng đến mục đích chung hay chủ đề nói Trong hầu hết trường hợp, nên giới hạn nội dung, nên thuyết trình phần nội dung “thời gian vàng ngọc”

 Phác thảo ý phụ: khơng nên dừng lại ý thuyết trình mà khơng có ý phụ, nhiều trường hợp, ý phụ giúp giải nghĩa, làm sáng tỏ gây hấp dẫn lớn thính giả - đặc biệt trường hợp thuyết trình vấn đề khoa học, có tính hàn lâm chuyên sâu cao

 Phác thảo số lượng: Bao nhiêu thông tin, nội dung thuyết trình? Đây việc cần phải chuẩn bị trước bạn cần phải đưa đủ thông tin để làm rõ cho ý chính, ý nên có ví dụ để chứng minh cách thuyết phục

 Sắp xếp thứ tự ý chính, ý phụ: Có số gợi ý để xếp thứ tự ý ý phụ là: Theo trật tự logic, theo thứ tự thời gian, theo thứ tự không gian, theo quan hệ nhân quả, theo tính chất thời sự, từ chung chung đến cụ thể, từ điều biết đến điều chưa biết, từ điều chấp nhận đến điều gây tranh cãi, từ nguyên nhân đến kết quả, từ vấn đề đến giải pháp… Cho dù sử dụng cách thức phần tiêu đề nên thống

 Cần rõ kết thúc ý hay ý phụ tiếp tục với ý Có thể điều văn viết thừa, lại quan trọng thuyết trình Những thuyết trình viên tiếng sử dụng cách ngắt nhịp rõ ràng, họ thay đổi đứng âm lượng, ngữ điệu, giọng nói chuyển từ phần sang phần khác, ý sang ý khác

 Hợp nhất, kết nối ý để thuyết trình người thuyết trình thống nhất, hồn chỉnh, liền mạch logic – ý liên kết ý cũ tạo thành, việc giúp thính giả theo dõi dễ dàng phần trình bày bạn

 Sử dụng từ nối: Để chuyển kết nối phần khác Nếu sử dụng nhiều câu kết nối khác kết tốt việc giúp cho thuyết trình thêm thuyết phục thêm sinh động Rõ ràng vài từ kết nối “thứ nhất…”, “đầu tiên…”, “cuối cùng…” thích hợp với vài chỗ định có vơ số biến thể sử dụng

Phần kết luận thuyết trình hầu quan trọng phần mở đầu khán thính giả thường tập trung cao vào phần Phải chắn phần kết thuyết trình thật ấn tượng để lưu lại dấu ấn lịng thính giả Đoạn kết gây xúc động người thuyết trình kêu gọi hành động, đưa dự đoán tương lai, đưa tuyên bố, nhắc lại ý phần đầu nói tóm lại mục tiêu Các bước phần kết thúc bao gồm:

 Tóm tắt điểm chính: Nhấn mạnh điểm cốt lõi nói, đưa thơng điệp quan trọng để thính giả nhớ, nhắc lại điểm chính, điểm lại cách gián tiếp việc sử dụng câu trích dẫn, phần so sánh ví dụ Khơng giảng giải dơng dài nhận định cuối

 Mô tả bước tiếp theo: Một số thuyết trình địi hỏi thính giả phải đến số định đồng ý tham gia vào hoạt động Trong trường hợp phần kết luận phải gói gọn rõ ràng Bạn nhấn mạnh lợi ích hành động biểu lộ tin tưởng vào khả thính giả hồn thành cơng việc tới

Ngay phần thuyết trình bi quan, chuẩn bị kết thúc cách tích cực, lúc, khơng dơng dài phải cảm ơn thính giả

Thu thập thơng tin, tài liệu

Muốn thuyết trình thành cơng, phải thật nghiên cứu đầy đủ giành nhiều thời gian tìm tịi tư liệu, phải nỗ lực đọc sách, báo, tra cứu internet… để thu thập thông tin tư liệu Có loại thơng tin, tư liệu cần thu thập:

 Thông tin phải biết: Những điều cần phải cung cấp để thính giả nắm rõ vấn đề đặt Người thuyết trình phải nắm vững hiểu xác thơng tin, tư liệu

 Thông tin cần biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm thuyết phục người nghe

 Thông tin nên biết: Là tư liệu, thực tế mơ hình, số liệu làm thêm phong phú Để chuẩn bị tốt cho thuyết trình nên thu thập thơng tin mới, có ý tưởng độc đáo

Tài liệu hỗ trợ: Người thuyết trình chuẩn bị thêm tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ đồ minh hoạ… giúp cho thính giả dễ hiểu

Thơng tin về điều kiện, hồn cảnh trình bày: Là thơng tin số lượng thính giả, thời gian bắt đầu thời gian trình bày; hội trường, phịng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; mơi trường, khí hậu… Người thuyết trình cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục bất lợi

Các nguồn thơng tin

Sử dụng kiến thức kinh nghiệm người thuyết trình

Nghiên cứu thư viện

Cách thức tốt để làm quen với tìm kiếm thơng tin thư viện vào thư viện Thủ thư chuyên gia lĩnh vực mình, đào tạo để sử dụng thư viện phương pháp tìm kiếm Nếu có câu hỏi, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho thủ thư Bởi họ giúp bạn tìm nguồn thơng tin, thơng tin nhỏ mà người thuyết trình cần

Tìm kiếm Internet

Internet gọi thư viện lớn giới

Trên Internet, người thuyết trình đọc phiên mềm tạp chí, báo tiếng giới Cũng tiến hành thăm quan thư viện lớn Có thể tiếp cận thơng tin phủ tập đoàn lớn Mỗi địa mạng Internet có nhiều tư liệu Chọn từ khố để tìm mạng giúp bạn tìm tư liệu tham khảo có liên quan Người thuyết trình ghi chép, in lại để tham khảo Phương pháp tốt tư liệu mạng tư liệu in thành sách

Tuy nhiên, phần lớn tài liệu Web tồn dạng điện tử Chỉ có số biên tập để đảm bảo mức độ tối thiểu tính tin cậy tài liệu in ấn Web coi “kinh nghiệm tự công bố lớn lịch sử” Bất kỳ có máy tính đường kết nối Internet chia sẻ ý kiến với nhóm, cơng bố tin điện tử, tạo trang web cá nhân Chưa câu châm ngơn cổ lại áp dụng với Internet: Hãy đừng tin vào tất bạn đọc

Phỏng vấn

Phỏng vấn nghiên cứu điều tra cách thức tiết kiệm thời gian mà cách thu thập thông tin tốt cho thuyết trình

 Trước vấn cần làm:

o Xác định mục đích vấn; o Quyết định vấn ai;

o Sắp xếp vấn;

o Quyết định liệu có sử dụng máy ghi âm hay khơng; o Chuẩn bị câu hỏi

 Trong vấn cần làm: o Ăn mặc phù hợp giờ; o Nhắc lại mục đích vấn; o Chuẩn bị máy ghi âm có;

o Giữ cho vấn tập trung vào nội dung ; o Lắng nghe chăm

4.1.1.3 Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ hậu cần Chuẩn bị tài liệu có liên quan

Khi thuyết trình, ngồi nội dung nói bạn chuẩn bị, người thuyết trình nên có tài liệu khác hỗ trợ nhằm làm cụ thể hố vấn đề trình bày, tăng thêm phần hấp dẫn ấn tượng với thính giả Tài liệu hỗ trợ nên chuẩn bị nhiều chủng loại khác cho phù hợp với nội dung thính giả

Các tài liệu hỗ trợ tóm tắt ý

thuyết trình, copy trang chiếu mà người thuyết trình trình bày, tờ rơi theo mẫu sẵn, báo hay tạp chí nhằm bổ sung thơng tin cho nói…

Nếu thuyết trình có nhiều loại tài liệu hỗ trợ khác nhau, nên rõ cho thính giả hiểu rõ nội dung mục đích loại tài liệu trước tiến hành trình bày Một điểm lưu ý chữ tài liệu liên quan nên rõ ràng, dễ đọc xem lại theo hệ thống

Chuẩn bị hệ thống máy chiếu đa phương tiện

Theo thống kê xã hội học Mỹ sức mạnh truyền đạt qua ngơn từ có 7%, qua giọng nói 38%, qua hình ảnh 55% phương tiện hỗ trợ nghe-nhìn hữu ích bạn thuyết trình Hiện nay, thuyết trình viên chủ yếu sử dụng máy chiếu từ máy tính cách có nhiều ưu điểm nhìn chun nghiệp, sử dụng hiệu ứng, hình ảnh, biểu đồ…Với cách thức này, bạn dùng phần mềm Microsoft Power Point để tạo slide chứa nội dung trình bày Khi tạo slide, bạn nên lưu tâm đến số gợi ý như:

 Mỗi trang ln có tiêu đề chọn màu, kích thước cho dễ phân biệt với nội dung

 Phần nội dung nên trình bày theo mục (1, a, b, …) nên có từ đến dịng với kích cỡ chữ nên tối thiểu từ 16 trở lên (tùy kiểu chữ to nhỏ) Nhớ nêu điểm nội dung cần nói

 Khơng nên chọn kiểu font chữ cầu kì Hãy chọn kiểu chữ chuẩn Arial, Vernada Times New Roman

 Đừng chèn nhiều hình ảnh Đặc biệt khơng nên sử dụng ảnh làm cho slide Đồng thời, nên sử dụng biểu đồ dạng cánh quạt, đồ thị dạng cột hay đồ thị thơng thường Khi bạn biểu thị hình ảnh cho khán giả, họ có đủ thời gian tiếp thu hết thông tin Khoảng dừng cho phép họ nhìn thơng tin giải thích hình ảnh quan trọng

 Khi chọn màu cho slide, nên chọn màu có độ tương phản cao Ví dụ đen với chữ màu trắng/vàng/da cam (không nên dùng đen với chữ màu xanh) Việc chọn màu nên ý để phù hợp với chủ đề nói Ví dụ bạn thuyết trình cơng ty màu slide màu hiển thị nội dung nên phù hợp với tông màu chủ đạo cơng ty

trọng là: Không để người xem phải đợi 10 giây để xem câu Không điều không "thú vị" mà cịn dẫn đến phản cảm, câu nên xuất hình sau khoảng giây nhiều

 Trong slide, hữu ích bạn cung cấp thơng tin phụ (nhỏ thôi, phải dễ thấy) slide tại/ tổng số slide Việc cung cấp thêm thông tin chủ đề slide tới hữu ích (Bạn thực với tính "Slide Master" trình đơn "View" chọn phần "Slides Master") Cuối cùng, bạn ln nhớ: Dù bạn sử dụng kiểu gì, áp dụng cho tồn tất trang Khơng nên thiết kế theo kiểu trang chữ bay vào từ bên phải, trang khác lại quay vòng vòng Điều màu sắc, kiểu chữ đề mục, màu nền, bố cục

Dưới đây một số lời khuyên thuyết trình bằng Powerpoint:  Theo

 Đánh dấu, gạch đầu dòng ý, đặc biệt điểm cần nhấn mạnh

 Nếu có nhiều thơng tin dùng thêm slide footnote phụ trợ, đừng bao giờ nhét nhiều chữ vào slide

 Mỗi dòng slide nên ngắn gọn, tối đa 10 chữ, giống tựa báo

 Mỗi slide nên có tối đa gạch đầu dòng

 Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham gia đọc dễ dàng

 Sử dụng nhiều hình ảnh “một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói”.  Màu chữ bật phông

 Lời nói bạn chủ đạo, khơng phải slide Powerpoint

 Đánh số thứ tự slide để người nghe tiện theo dõi

Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ khác:

 Máy chiếu Video: Cũng có trường hợp cần máy chiếu Video để chiếu đoạn phim minh hoạ cho thuyết trình Phương tiện hỗ trợ hữu dụng, khơng làm tăng sức thuyết phục cho nói mà cịn tác động lớn tới cảm xúc khán thính giả Nên có chuẩn bị trước phương tiện, địa điểm, hệ thống ánh sáng để phục vụ cho thước phim đạt hiệu

 Hệ thống âm thanh: Trong trường hợp thuyết trình hội trường lớn, đơng người trời, nên sử dụng hệ thống loa micro Cần phải kiểm tra trước thật cẩn thận để điều chỉnh âm lượng, độ ồn

 Khi phải sử dụng phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho thuyết trình, nên lưu ý tới điểm sau:

o Chuẩn bị phương tiện nghe nhìn: Nếu bạn khơng có thời gian, kiến thức hay sáng tạo để chuẩn bị phương tiện nghe nhìn, bạn nên tranh thủ giúp đỡ (đồng nghiệp, người thân, chuyên gia kỹ thuật…) để làm hộ bạn để chắn phương tiện nghe nhìn cơng cụ ln song hành, hỗ trợ đắc lực cho bạn

Chuẩn bị công tác hậu cần

Trước tiến hành thuyết trình, cần làm tốt cơng tác hậu cần với công việc cụ thể như:

Với phương tiện hỗ trợ nhìn:

 Chọn vị trí thích hợp đặt “Phương tiện hỗ trợ nhìn” đảm bảo người nhìn thấy Bạn nên đến sớm vài phút trước diễn thuyết trình để kiểm tra địa điểm chọn vị trí phù hợp Đối với biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ minh họa hay tranh vẽ nên trưng bày tất phương tiện hỗ trợ nhìn trước mặt khán giả dùng chúng để diễn giải thêm cho thuyết trình, không dùng tới chúng nữa, nên đưa chúng khỏi tầm nhìn người tránh gây ngắt quãng, tập trung

 Tuyệt đối không để khán giả tiếp xúc, cầm nắm “Phương tiện hỗ trợ nhìn” họ chẳng để tâm đến thuyết trình

 Với tờ rơi, phân phát chúng sau kết thúc thuyết trình để tránh gây cho họ tập trung suốt nói

 Các ý nghĩa biểu trưng phương tiện hỗ trợ nhìn phải giải thích rõ ràng xác Làm để họ hiểu ý nghĩa số, số liệu đồ, biểu mẫu, hay ý nghĩa minh họa hình vẽ, đặc tính chức đồ vật… Hãy ln nhớ

phương tiện hỗ trợ nhìn có ý nghĩa chúng kèm với lời giải thích thuyết minh đắn hợp lý

 Dành thời gian luyện tập trình bày phương tiện hỗ trợ nhìn Hãy tưởng tượng người thuyết trình buổi thuyết trình thực hành động tác trưng bày thu gọn phương tiện hỗ trợ nhìn, cử chỉ, động tác vận dụng trình diễn thuyết với hình minh họa Tất làm bạn có chuẩn bị

Với phần việc khác:

 Cần phải chắn địa điểm sử dụng để thực buổi thuyết trình phải đủ lớn để chứa hết số lượng phù hợp nhóm đối tượng thính giả, phải có ghế ngồi phải thuận lợi cho việc sử dụng phương tiện hỗ trợ

 Nếu sử dụng máy chiếu đa phương tiện có trình chiếu thước phim video, phải chuẩn bị kiểm tra lại hình cho phải đủ lớn để khán thính giả dù có ngồi hay cuối dễ dàng theo dõi

vị trí phương tiện hỗ trợ tất thính giả có khả quan sát người thuyết trình

 Trước thuyết trình đồng hồ nên tổng kiểm tra lại tất nội dung nói, kiểm tra lại thiết bị tài liệu, thiết bị hỗ trợ, phát tờ rơi Việc đến sớm để làm quen với khán giả bối cảnh - yếu tố có ảnh hướng tới hiệu buổi thuyết trình Hãy nói chuyện với vài khán giả bao quát toàn hội trường hay khán phịng Đơi khi, nhờ tìm hiểu trước thuyết trình, người thuyết trình có điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với người nghe

4.1.1.4 Chuẩn bị tâm lý, hình thức luyện tập Chuẩn bị về tâm lý, tinh thần

Thơng thường, trước buổi thuyết trình, người thuyết trình hay rơi vào tâm trạng căng thẳng, lo lắng, bồi hồi, thiếu tự tin - đặc biệt người thuyết trình Điều quan trọng phải chuẩn bị tốt tâm lý để tạo nên lĩnh tự tin Đừng lo lắng, thay bị chi phối lo lắng, biến thành nguồn lượng để trở thành người nói nhiệt huyết đầy sức sống

Để có tự tin, hãy:

 Chuẩn bị kĩ càng: Cần thời gian để chuẩn bị thuyết trình? Một kinh nghiệm nhiều diễn giả tiếng đúc kết là: phút diễn thuyết cần đến chuẩn bị! Theo chuyên gia thuyết trình, chuẩn bị hợp lí làm giảm đáng kể nỗi lo lắng Người thuyết trình phải tập nói vài lần chí trình diễn trước vài ba người bạn thân, điều giúp có tự tin

 Đừng học thuộc nói: Khi học thuộc nói, người thuyết trình phụ thuộc nhiều vào nhớ, khiến bạn khơng thể chủ động ứng biến có tình xảy ngồi dự kiến Mặt khác, lúc thuyết trình, có

một yếu tố gây nhiễu hay nhãng thân, người thuyết trình khơng thể nhớ cần nói bỏ sót ý lớn, lúc thành trò cười cho khán giả Kể nhớ hết giọng đọc người thuyết trình máy, không truyền cảm Người nghe nhanh chán với người thuyết trình đọc từ trí nhớ trao đổi; họ đặt câu hỏi thành thực người thuyết trình

 Tưởng tượng thuyết trình thành cơng: Người thuyết trình với suy nghĩ tiêu cực thân thuyết trình thường bị hạ gục nỗi lo lắng đứng trước đám đông Hãy tự tin làm Càng chuẩn bị chi tiết phong thái, giọng nói hay cách trình bày đến thành cơng, điều khiến người thuyết trình cảm thấy vững tin

cách người khác nghĩ tập trung vào nội dung Một bạn chuyên tâm vào cần nói, rụt rè bạn biến mất!

 Hình thức bên ngồi

Trong trường hợp, người có 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng tốt Nghiên cứu rằng, 93% ấn tượng tạo nên tín hiệu khơng lời cách nói, vẻ bề ngồi cách cư xử Vì thế, để tạo ấn tượng tốt, để tự tin đứng trước đám đơng thính giả, người thuyết trình cần bảo đảm vẻ bề ngồi gửi tín hiệu thích hợp nhất, tạo ấn tượng tốt

Do người thường phán xét tính tin cậy thuyết trình sở hình thức bên ngồi, nên cử chỉ, dáng điệu, nét mặt thái độ người thuyết trình cần tự nhiên nhẹ nhàng Nếu người thuyết trình đứng cách cứng nhắc, thở mạnh khơng có tạm nghỉ diễn thuyết, người dễ dàng nhận thấy thiếu tự tin họ

Một nguyên tắc ăn mặc nhà thành viên VIP nhóm Người thuyết trình nên đảm bảo hình thức bên ngồi bạn khơng trái ngược với thơng điệp trình bày Đừng đeo trang sức l loẹt hay thứ gây ý đặc biệt Nếu người thuyết trình phụ nữ thuyết trình trước nhiều nam doanh nhân, đừng mặc váy dài quấn khăn

 Hãy nhìn tổng thể vẻ ngồi

Tóc người thuyết trình tình trạng nào? Nếu khơng gọn gàng, tới hiệu cắt tóc thường cắt tin tưởng tay nghề để cải thiện kiểu tóc Màu trang phục nên hợp với màu da màu tóc, người thuyết trình có vóc người bé nhỏ trang phục sáng màu khiến bạn bật trước đám đơng thính giả

Trước lên nói, kiểm tra lại vẻ bên ngoài, bỏ hết thứ túi quần áo thứ đung đưa hay phát tiếng kêu di chuyển Đánh bóng đơi giày để hồn tất vẻ ngồi lịch Nếu đeo kính, bảo đảm khơng phải mắt kính phản quang, để tiếp xúc với khán giả ánh mắt

Luôn mang theo trang phục dự phịng, người thuyết trình gặp cố bất ngờ, chẳng hạn bạn phải nói sau bữa ăn trưa hay tối, mà bữa ăn tình cờ làm rớt chút lên cà vạt Đừng mặc đồ mà người thuyết trình định mặc lên diễn thuyết thuyết trình để qng đường dài Nó trở nên nhàu nát, khơng tệ diễn giả hay thuyết trình viên bước lên bục với đồ trông đồ ngủ

Cuối cùng, cân nhắc xem người thuyết trình phải đứng nói trước người nào, họ ăn mặc theo phong cách nào, điều giúp bạn chọn lựa trang phục thích hợp

 Trang phục

Các thuyết trình có nội dung khác tuỳ theo ngữ cảnh khác Chính vậy, người thuyết trình phải có trang phục phù hợp với khơng gian, ngữ cảnh khán giả thuyết trình Đơi nói người thuyết trình có đủ sức hấp dẫn để chiến thắng diện mạo chưa thực phù hợp, song yếu tố mang lại thành công trang phục cá nhân đắn, lịch (kết điều tra giám đốc kinh doanh hàng đầu cho thấy 84% số công ty họ không nhận ứng viên ăn mặc không nghiêm túc, lịch buổi vấn)

Hãy chọn trang phục mà người thuyết trình cảm thấy thoải mái hoàn toàn tự tin mặc chúng, tất ánh mắt thính giả tập trung vào Hãy chọn trang phục phù hợp với nội dung nói, tránh trang phục chật, khó cử động, khiến người nghe bớt ý đến người thuyết trình nói, mà ý đến vẻ không thoải mái họ Một trang phục vừa người, rộng khiến người thuyết trình trơng thoải mái

Nếu người thuyết trình có vấn đề trọng lượng, đừng làm khiến người ta ý đến Với nam giới, vest vừa người, có cài khuy cách tốt để giấu bụng to Còn với phụ nữ, nên tránh kiểu áo khoác mở nút trước Một điều nên làm, có thể, kiểm tra xem sân khấu hay bục mà người thuyết trình đứng nói có màu sắc nào, để chọn trang phục với màu sắc tương phản, màu tơn người thuyết trình lên Làm thế, bạn tránh trường hợp: màu trang phục hòa vào màu sân khấu

 Giữ gìn sức khoẻ bảo vệ giọng nói

Đây việc làm tối quan trọng, chuẩn bị vật chất tinh thần hồn tất, người thuyết trình sẵn sàng cho ngày trình bày quan điểm với hỗ trợ phương tiện đại hấp dẫn với thính giả, mà ngày hơm đó, lại bị ốm giọng Đây trường hợp không mong muốn, dễ gặp phải bạn khơng giữ gìn sức khoẻ, khơng có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, khơng có biện pháp để bảo vệ giọng nói Để bảo vệ giọng nói, người thuyết trình học hỏi ca sĩ cách thức như: uống nước giá (giá đỗ) nóng ngụm trà mạn thật đặc - biện pháp giúp bạn tỉnh táo thuyết trình

 Luyện tập để thành công

Thành công hay thất bại buổi thuyết trình phụ thuộc vào chuẩn bị diễn tập người thuyết trình Nếu chuẩn bị kỹ luyện tập thục chắn thuyết trình diễn sn sẻ tốt đẹp Đặc biệt người thuyết trình chưa có kinh nghiệm thuyết trình, bạn nên luyện tập nhiều tốt

Những vấn đề mà người thuyết trình cần tập là: Thời lượng, ngơn từ sử dụng, ngôn ngữ thể, điểm dừng chuyển ý… Do đó, thuyết trình thử nhiều lần tốt Mỗi lần luyện tập, người thuyết trình khơng nên nhìn vào trang chiếu trang tài liệu

 Luyện tập nói: Mục tiêu việc luyện tập để ghi nhớ tư liệu trình tự trình bày Đây hội tốt để người thuyết trình điều chỉnh nội dung thuyết trình bảo đảm tất điểm có ước lượng, có đánh giá Có thể bắt đầu luyện tập cách đơn giản đọc qua toàn viết, thực hành trước gương Sau đó, chuyển sang thuyết trình dùng trang giấy viết ý ý phụ thuyết trình Ngồi ra, cần luyện tập giọng nói với âm điệu phù hợp (nhất thuyết trình ngoại ngữ) Khi luyện tập, nói rõ ràng giọng thường giọng lớn Lần diễn tập, chắn khó tránh khỏi ức chế bất tiện với tư liệu Nhưng tin tưởng rằng, qua lần luyện tập, tự tin xây dựng củng cố Nhờ đó, lúc đứng trước thính giả thật mình, người thuyết trình thấy: Để bắt đầu, khơng có khó!

 Luyện tập theo nhóm: Khi sẵn sàng, nên mời vài người bạn đồng nghiệp đến nghe thuyết trình thử mời họ đưa điểm mà họ thấy chưa hoàn thiện thảo luận cách điều chỉnh nhược điểm Người thuyết trình hỏi ý kiến họ âm giọng cử điệu bộ, chia sẻ niềm vui với họ họ thấy thuyết trình hay đồng thời thừa nhận lời phê bình hay lời khun mà họ góp ý Nên hình dung đầu bối cảnh thuyết trình, đặc biệt khoảng cách người thuyết trình ghế thính giả đối diện để tạo nên tình cảm giọng nói dễ chịu, cho dù thuyết trình hội trường hay cho nhóm nhỏ phịng họp

4.1.2 Tiến hành thuyết trình

4.1.2.1 Các vấn đề tổ chức Lên kế hoạch thuyết trình

Một kế hoạch tóm tắt giúp người thuyết trình nhớ lại cách bước suốt q trình trình bày thuyết trình, nhớ ý muốn nói Trong số trường hợp, cách viết cô đọng chuẩn bị thuyết trình

Lựa chọn phương pháp trình bàythích hợp

 Loại thuyết trình mang tính chất trình bày nên sử dụng kiểu trình bày sau đây:

o Tường thuật - kể lại câu chuyện

o Mô tả - miêu tả tình hay kiện o Giải thích - sử dụng trình tự hợp lý

 Loại thuyết trình mang tính chất thuyết phục thường trình bày theo kiểu dẫn nhập

Loại nói chuyện mang tính thuyết phục sử dụng lối văn tường thuật, miêu tả giải thích Nhưng sử dụng giọng văn thuyết phục cho loại nói chuyện mang tính chất trình bày Q nhiều từ ngữ thuyết phục làm cho người nghe nghi ngờ, đặt dấu hỏi tính xác thực tư liệu nói mang tính chất trình bày

Lựa chọn phương pháp hoặc kỹ thuật đặc biệt để lôi cuốn người nghe

 Các số liệu thống kê: Nên có số liệu thống kê số liệu định hướng để hỗ trợ cho ý kiến trình bày

 Các giai thoại: Chúng mẩu chuyện ngắn, thơng thường nói cá nhân có ý nghĩa hấp dẫn người nghe tìm thấy từ sách báo từ kinh nghiệm thực tế Các câu chuyện rút từ thực tế thân người thuyết trình vấn đề trình bày, có giá trị thuyết phục

 Các lời trích dẫn: Những lời trích dẫn có tác dụng trì ý người nghe, cung cấp chứng hỗ trợ cho điểm

 Các câu nói đùa: Giúp cho đề tài nói chuyện nhàm chán thành thơng điệp đầy hấp dẫn Nếu người thuyết trình có khả lĩnh vực này, lợi Tuy nhiên, nên sử dụng chúng điều mang lại hiệu tốt cho đề tài Những lối nói đùa có hiệu hấp dẫn người nghe lời nói đùa đem thân người kể làm nhân vật Người thuyết trình phải thận trọng sử dụng câu nói đùa, xúc phạm tới người nghe khía cạnh chủng tộc, nghề nghiệp

 Các hình ảnh minh họa: Các thước phim đèn chiếu, bảng biểu, vật mẫu thường hữu hiệu cho việc minh họa nói chuyện bạn

Mặc dù mẩu chuyện, số thống kê, lối trích dẫn cơng cụ hỗ trợ khác dường yếu tố phụ, song chúng có ảnh hưởng mạnh tới hiệu buổi thuyết trình Người thuyết trình làm giàu vốn tư liệu hỗ trợ cách đọc, nghiên cứu thêm từ sách, báo phạm vi chun mơn

Phân bổ thời gian thuyết trình

Nên sử dụng dàn ý để ước lượng xem thuyết trình Các thuyết trình viên trung bình nói khoảng 125 đến 150 từ phút (hay khoảng 7.500 đến 9.000 từ giờ), tương đương với 20 đến 25 tờ giấy in cách hàng Đoạn văn trung bình dài khoảng 125 đến 150 từ, người thuyết trình nên ước lượng mức độ nói đoạn văn phút Nếu chủ đề phức tạp, hay thính giả dễ hồi nghi, cần nhiều thời gian thuyết trình Đừng trình bày vấn đề phức tạp thời gian ngắn, ngược lại đừng nhiều thời gian cho thuyết trình đơn giản

Quan tâm đến hồn cảnh mơi trường thuyết trình

trường thuyết trình: liệu người thuyết trình có hỗ trợ bảng biểu, tờ rơi, phiếu điều tra, tài liệu cho thuyết trình hay không? Liệu công cụ hỗ trợ có sẵn cho người thuyết trình sử dụng hay chưa? Người thuyết trình sử dụng thời gian để thuyết trình? Có thể sử dụng máy chiếu đa phương tiện, phần mềm powerpoint, đồ hoạ, hình vẽ… hay khơng? Có vấn đề khó khăn khác cần phải quan tâm không, chẳng hạn như: địa điểm, âm thanh, ánh sáng…? Nếu vấn đề không ý điều ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu thuyết trình

4.1.2.2 Tạo mối quan hệ, gây ấn tượng với thính giả

Những giây phút tiếp xúc giây phút then chốt, thính giả hình thành ấn tượng người thuyết trình Ấn tượng ban đầu mạnh mẽ khó thay đổi Thính giả nhận định thông qua cách mặc trang phục, cách đứng chí cách nói cười người thuyết trình Khi người thuyết trình thức bước lên bục thuyết trình thính giả nhìn với ấn tượng hình thành Vì vậy, phải cho thính giả có ấn tượng tốt quan trọng mấu chốt để thành công Do đó, người thuyết trình cần xuất trước thính giả cách tự tin tỏ hào hứng với buổi nói chuyện

Để xây dựng mối liên hệ với thính giả tạo ấn tượng tốt, cần lưu ý điểm sau:

 Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh Kiểm tra lại quần áo, đầu tóc trước xuất trước thính giả

 Tư thế: Tư thể uy quyền Phong thái tự tin người thuyết trình khiến cho cử tọa tin tất nói có ý nghĩa Cần đứng thẳng người với tư tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần Dáng đứng thẳng làm cho tiếng nói rõ ràng tinh thần minh mẫn, khiến bạn

thêm tự tin Một tư còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể mệt mỏi Tay chân lúi búi, đầu gối run run dấu hiệu lo lắng

 Sắc mặt, ánh mắt: Sắc mặt tươi tỉnh, hồng hào, nét mặt vui tươi có chút mỉm cười bình tĩnh, tự tin, khơng tái mét hay đỏ bừng xúc động; ánh mắt nhẹ nhàng, tơn trọng quan tâm Khơng nhìn xuống sàn nhà, khơng nhìn lên trần nhà; đưa mắt quan sát vịng lướt qua thính giả

 Khơng vội vàng nói vừa bước lên bục: thơng thường vài giây đầu phịng họp có ồn Người thuyết trình phải tìm thủ pháp tạo trật tự phịng, sau bắt đầu nói