Đang tải... (xem toàn văn)
• Kiểm tra tính hợp pháp (chứng từ được lập theo mẫu quy định, ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ đó được pháp luật cho phép, có đầy đủ chữ ký của [r]
(1)CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ
4.1Chứng từ kếtoán: 4.1.1 Kháiniệm:
• TheoLuật kếtốnViệtNam:
Chứng từ kế tốn là những giấy tờ, vật mang tin phảnánhnghiệp vụkinhtếtài phát sinh và đãhồn thanh, làmcăn cứghisổ kếtốn.
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế tốn khi có các nội dung quy định theo luật kế toán và được thể hiệndưới dạng liệu điện tử đượcmã hóa mà khơng bịthay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ,cácloại thẻthanh tốn,…
6.1.2 Ýnghĩa,tácdụngvà tínhchấtpháp lýcủa chứng từ: - Ýnghĩa chứng từ:
Chứng từcó ýnghĩa rấtquantrọngtrongviệc tổ chứccơng tác kếtốn,kiểmsốtnội bộ, chứng nhậntínhchấtpháp lýcủa nghiệp vụvàcủa số liệughi chép trênsổ kếtoán
- Tácdụng chứng từ: Lập chứng từ kếtốn:
• Làkhởi điểm tổ chứccơng táckếtốn xâydựng hệ thống kiểmsốtnội đơn vị; khơng có chứng từ khơngthể thực đượccơng táckếtốn
• Nhằmghinhận nghiệp vụkinhtếtài chínhđãphát sinh thực sựhồn thành,đảm bảotínhchất hợp lệ, hợpphápcủa nghiệp vụ
• Nhằm tạoracăn để kếtốn ghisổ nghiệp vụkinhtếphát sinh
• Nhằmghinhận đơnvịvà cá nhânchịutráchnhiệm nghiệp vụphát sinh trướcphápluật
4.1.2 Ýnghĩa,tác dụngvà tính chấtpháp lýcủa chứng từ: (tt)
- Tínhchấtpháp lýcủa chứng từ kếtốn: Chứng từ kếtốn:
• Làcăn cứpháp lýchứngminh chosố liệu kếtốn
• Là để kiểmtraviệc thi hànhmệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tínhhợpphápcủa nghiệp vụ,pháthiệncác vi phạmphápluật,hành vi tham ơ, lãng phí
• Là để quantư phápgiải khiếu nại, khiếu tố
• Làcăn để thực hiệnvàkiểmtra tình hìnhnộp thuế • Làcăn cứxácđịnhcácđơn vịvà cá nhânphải chịutrách
(2)4.1.3 Phânloại chứng từ: (tt) – Tínhchấtpháp lýgồm:
• Chứng từ bắt buộc: lànhững chứng từ phảnánh quan hệ kinhtế pháp nhân có yêucầu quản lý chặt chẽmang tính chất phổ biến rộng rãi.Đối với loại chứng từnày, Nhà nướctiêuchuẩnhóavềquy cách,biểu mẫu, chỉtiêuphảnánh,mục đíchvà phươngpháplập Các chứng từnàyđượcápdụng thống nhấtcho cáclĩnh vựcvà doanhnghiệp thuộc thànhphần kinhtế nhưhóa đơngiátrịgiatăng,hóađơnbán hàng
• Chứng từhướng dẫn: lànhững chứng từ kếtoánsử dụng trongnội bộdoanhnghiệp Nhà nướchướng dẫncác tiêuđặctrưng đểcác ngành, cơsởkinhtếtrên cơsở vận dụngvàotừngtrường hợp cụ thểnhưphiếu thu, phiếuchi,phiếu nhậpkho,phiếu xuấtkho,…
4.1.3 Phânloại chứng từ: – Theo cơngdụng gồm:
• Chứng từ gốc: chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụkinhtếphát sinh, làchứng từcó giátrịpháp lý quantrọng nhưhóađơngiátrịgiatăng,hóađơnbán hàng,…Chứng từ gốc đượcchia thành hailoại:
• Chứng từ mệnh lệnhlàchứng từdùngđể truyền đạtcác lệnh sản xuất,kinh doanhhoặccông tácnhư lệnhchi,lệnh xuấtkho,…Chứng từ mệnh lệnhkhông dùng làmcăn ghisổ
• Chứng từ chấphành làchứng từ dùngđể ghinhận lệnh sản xuất kinh doanh thực phiếu thu, phiếuchi,…Chứng từ chấphành dùng làmcăn cứghisổ • Chứng từghisổlàchứng từdùngđể tập hợp số liệu
cácchứng từ gốccùngloại,cùngnghiệp vụ,trêncơ sở ghi chép vàosổ kếtốn.Chứng từghisổkhơng có giátrị pháp lýnhư chứng từ gốc
4.1.4Nộidungchứng từ kếtoán:
Luật kếtoán quyđịnh nộidungchứng từ kếtoánnhưsau: – Tên vàsố hiệu chứng từ kếtoán
– Ngày, tháng,năm lập chứng từ kếtoán
– Tên vàđịa đơn vịvà cá nhânlập chứng từ kế toán
– Tên vàđịa đơn vịvà cá nhânnhận chứng từ kế toán
– Nộidungnghiệp vụkinhtế,tài phát sinh – Số lượng, đơngiá vàsố tiền nghiệp vụkinhtế,tài
chinh ghibằng số,riêngtổng số tiền chứng từ kế toánphảighibằng chữ
(3)4.1.5 Trìnhtự lậpvàxửlýchứng từ:
Tổ chức chứng từtrongmột đơn vị kếtoángồm lập chứng từ, chỉnhlýchứng từ, kiểmtrachứng từvà lnchuyển chứng từtheocơ cấu tổ chứccơng táckếtốncủa đơn vị, lưu trữ chứng từ: 12 tháng, sauđó đưa vào khoquảnlý nhưcác tàisảnkhác doanhnghiệptrongthời hạn5 năm,riêngloại chứng từdùngđểghi sổthìphải lưu trữ trongthời hạn10năm
4.1.5 Trìnhtự lậpvàxửlýchứng từ:
Mọi nghiệp vụkinhtế,tài phát sinhtạidoanhnghiệp phải lập chứng từ kếtốn, khilập phảitnthủ quyđịnhsau:
• Cácnghiệp vụkinhtế,tài phát sinhtạidoanhnghiệp phải lập chứng từ kếtoán lập lần cho nghiệp vụkinhtế,tài phát sinhtạidoanhnghiệp • Chứng từ kếtốnphải lậprõ ràng,đầy đủ, kịp thời,
chính xác theonộidung quyđịnhtrênmẫu Trongtrường hợp chứng từ kếtốnchưacó quyđịnh mẫuthìđơn vị kế toán tự thiết kế mẫu chứng từ kếtốn phải đảm bảo chứng từcóđầy đủ nộidung theo quyđịnh
4.1.5 Trìnhtự lậpvàxửlýchứng từ: (tt)
• Nộidungnghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế tốn khơngđược viết tắt,khơng tẩyxóa,sửa chữa; khiviết phảidùng bút mực, sốvàchữ phải viếtliêntục, khơngngắtqng,chỗ trống phải gạchchéo;chứng từ bị tẩyxóa,sửa chữa đềukhơng có giátrịthanh tốn ghisổ kếtốn Khiviếtsaichứng từ cần hủy bỏ bằngcáchgạch chéo vàochứng từsai
• Chứng từ kếtoánphải lập đủ sốliên theo quyđịnh Trường hợp phải lập nhiềuliênchứng từ kếtoán chomột nghiệp vụ kinh tế, tài nội dung liên phải giốngnhau.Chứng từ kếtoán doanhnghiệp lập đểgiao dịch vớicáctổ chức,cá nhân bên ngồi doanhnghiệpthì liêngửibên ngồiphảicó dâucủadoanhnghiệp
• Người lập, người ký duyệt người ký tên chứng từ kếtoánphải chịu tráchnhiệm nộidung chứng từ kếtoán
• Chứng từ kế tốnđược lập dạng chứng từ điện tử
4.1.6Kiểmtra, hoànchỉnhvàbảo quản chứng từ
-Kiểmtrachứng từucầucácnộidung sau:
• Kiểmtra tính rõ ràng, trungthực đầy đủcácchỉtiêuphản ánh trênchứng từ
• Kiểmtra tínhhợppháp(chứng từ lậptheomẫuquy định,ghi chépđúng nộidung,bản chất nghiệp vụkinhtế phát sinh vànghiệp vụ đượcphápluậtcho phép, cóđầy đủ chữ ký người chịu trách nhiệm có dấu doanhnghiệp vềcácnghiệp vụkinhtếphát sinh) ,hợp lệ (chứng từ đượcghi chépđầy đủ, kịp thờicác yếu tố,các tiêu thức theo quy định phương pháp lập loại chứng từ) chứng từ
• Kiểmtra tính xáccủa số liệu,thơng tin trênchứng từ kếtốn
(4)- Hồnchỉnh chứng từ:
• Nếu chứng từ chưacó giáphải ghi giá vào ngaynhững chứng từnày
• Sắp xếp,phânloại chứng từtheonghiệp vụ,theo tínhchất củacác khoảnchi phí, theotừng địa điểmphát sinh phù hợp vớiucầughisổ kếtốn
• Lập định khoản kếtốn
-Bảo quản chứng từ:
• Chứng từ kếtốnđã sử dụng phải xếp,phânloại bảo quảnvàlưu trữtheochế độ lưu trữ chứng từ,tàiliệu kếtốncủaNhànước Tàiliệu kếtốnlưu trữ phảilàbản theo quyđịnh củaphápluậtchotừng loạitàiliệu kế toán.Trường hợptàiliệu kếtoánbị tạm giữ, tịch thu,bị bị hủy hoạithìphải có biênbảnkèm theo photo tàiliệu kếtốnbị tạm giữ, tịchthu,bị bị hủy hoại.Thờigianlưu trữtàiliệu kếtoán theo quyđịnh hiệnnay:
• Thờigian lưu trữ tối thiểu năm từkhi kết thúckỳ kế toán năm gồm: tài liệu kế tốn dùng cho quản lý, điều hànhthườngxuncủadoanhnghiệp,khơngsử dụng trực tiếp đểghisổ kếtốn vàlậpbáo cáo tài chínhnhư phiếu thu,phiếuchi,phiếu nhậpkho,phiếu xuấtkho Tàiliệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành doanh nghiệp, khơngsử dụng trực tiếp đểghisổ kếtốn vàlậpbáo cáo tài
• Thờigianlưu trữítnhất10năm từkhikếtthúckỳ kếtốn năm gồm:chứng từ kếtoánđược sử dụng trực tiếp đểghi sổ kếtốn vàlậpbáo cáo tài chính, cácbảngkê,bảng tổng hợpchitiết, sổ kếtóan chitiết,các sổ kếtốn tổng hợp,các báo cáo tài tháng, q,năm,biênbảnthiêu hủytàiliệu kếtốn tàiliệukhác có liên quanđến việcghisổ kếtốn vàlậpbáo cáo tài chính, trongđócó báo cáokiểmtốn báo cáokiểmtrakếtốn
• Thờigianlưu trữ vĩnh viễn: tàiliệu kếtốn có tínhsử liệu, có ýnghĩaquan trọng vềkinh t6é, an ninh quốcphịng Việcxácđịnhtàiliệu kếtốnlưu trữ vĩnh viễndongười đại diệntheo phápluật tạidoanhnghiệp định vào tínhsử liệuvà ýnghĩalâu dàicủatàiliệu, thơng tin định cho trường hợp cụ thể giao cho phận kếtoán phận khác lưu trự dướihínhthức bảng gốc hoặchìnhthứckhác.Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phảilàthời hạn lưu trữtrên 10nămchođếnkhi tàiliệu kế toánbị hủy hoại thựnhiênhoặc đượctiêuhủytheoquyết định người đại diệnphápluật củadoanhnghiệp
4.2Kiểmkê 4.2.1 Kháiniệm:
• Kiểmkê làkiểmtrathực tếthơng quaviệccân đong, đo đếm, kiểmtrađối chiếu nhằmxácnhận số lượngvà giátrị cóthật củatàisản đơn vị
• Kiểmkê cơng tácthườngxuncủa kếtốn,của kỳ quyếttốn
• Kiểmkê cơng tácbất thừơng củadoanhnghiệplúcgiải thể,chia tách, sápnhập, cổ phầnhóa hay thayđổi chủ sở hữu
(5)4.2.2 Phânloại kiểmkê - Theophạmvikiểmkêgồm:
• Kiểmkêtừng phầnlàviệc kiểmkê xảyra chotừng loại số loạitàisản ởdoanhnghiệp
• Kiểmkê tồnphầnlàviệc kiểmkêxảyra chotất cảcác loạitàisảntrong doanhnghiệp
• - Theothờigiantiếnhànhkiểmkêgồm:
• Kiểmkê định kỳlà việc kiểmkê có xác định thời gian trước để kiểmkê, tùy theo loạitài sảnmà xácđịnh thời gian khác tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày, nguyênvật liệu phải kiểmkê hàng tháng,…
• Kiểmkêbất thườnglàviệc kiểmkê khơng xácđịnh thời giantrướcmàxảyrađột xuấtkhi phát hiệncódấu hiệu saiphạm mấtmác doanhnghiệp
4.2.3Tổ chức kiểmkê:
• Lập hội đồng kiểm kê (Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng,…)
• Xâydựng kế họach kiểmkê,quyết địnhtrìnhtựcácbước kiểmkê
• Khóasổ kếtốntại thời điểm kiểmkê
• Cá nhân,tổ chức quảnlý tàisản phải tiếnhànhkiểmkêsơ
• Tiếnhànhkiểmkê chia thànhtừng tổ kiểmkê,lậpbiên kiểmkê
• Đối chiếu kết kiểmkêthực tếvà so sánhvới số liệu trênsổ sánhkếtoán, xác định thừa, thiếutìm nguyên nhân đưa phương pháp xử lý với định sau cùngcủaGiámđốc
4.2.4Thực kiểmkê:
Khi tiến hành kiểmkê tùy theo đối tượng mà có phương thức tiếnhành phùhợp:
• Đối với kiểm kê vật, nhân viên chịu trách nhiệm kiểmkêcầncân,đong, đo, đếm chỗ,cósự chứng kiến người chịutráchnhiệm quản lýhiện vật,tàisản Cần ý đến chất lượng vật, phát trường hợptàisản, vật tư bị hư hỏngkémphẩm chất,… • Đối với kiểm kê tiền mặt, nhân viên chịu trách nhiệm
kiểmkêtiếnhànhđếm trực tiếptoànbộ số tiền mặt tồn quỹ (tiền VNĐ, ngoại tệ,…) cácchứng phiếucó giá trị tiền(séc, ….)
• Đối với kiểmkêtiền gửingân hàng côngnợ,nhân viên chịutráchnhiệm kiểmkêtiếnhànhđối chiếu số liệu đơn vịmìnhvới số liệu củacác ngân hàngnơi đơn vị mở tàikhoản vớicácđơn vịcó quanhệthanh tốn
• Kết kiểm kêđược phản ánh phiếu kiểmkê có chữký củanhân viên kiểmkê nhân viênquản lý tài
4.2.5Xửlýkết kiểmkê
(6)4.2.5.1Trường hợp kiểmkê pháthiện thiếu - Tàikhoản sử dụng:
TK 138“Phảithu khác”
N TK 138 C
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
đầu kỳ
Giátrịtàisản thiếu chờ xửlý Phải thu củacá nhân, tập thể đối
vớitàisản thiếu đãxácđịnhrõ nguyên nhân có biênbản xử lý
P S
Kết chuyển giá trị tài sản thiếuvào tài khan liên quan theoquyết địnhtrong biênbản xửlý
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
cuối kỳ
Tàikhoản cóthểcó số dưbên Có:phảnánh số đãthu nhiều số phảithu
Tàikhoản cấp2:
• TK 1381 “ Tàisản thiếu chờ xửlý”phảnánh giátrịtàisản thiếu chưaxácđịnh rõ ngun nhân, cịnchờ định xửlý
• Chỉ hạch toán vào TK 1381 trường hợp chưa xác định đượcnguyên nhânvề thiếu hụt, mấtmát,hư hỏngtàisản củadoanhnghiệp phải chờ xửlý
• Trường hợptàisản thiếu đãxácđịnh đượcngun nhân có biênbản xửlý trongkỳthìhạchtốn vào tàikhoảnliên quan khơnghạchtốn vào TK 1381 • TK 1385“Phảithuvề cổ phầnhóa”
• TK 1388“Phảithu khác”
-Định khoảncácnghiệp vụkinhtếphát sinh:
• TSCĐ hữuhình dùng chohoạt động sản xuấtkinh doanh pháthiện thiếu chưarõ nguyên nhânchờ xửlý:
NợTK 138 (1381): giátrịcònlại TSCĐ NợTK 214 : giátrịhao mịn
Có TK 211: ngun giá
Đồng thờighigiảm TSCĐtrênsổ kếtốn chitiết TSCĐ • Tiền mặt tồn quỹ, vật tư,hàng hóa, pháthiện thiếu thiếu
chưarõ nguyên nhânchờ xửlý:
NợTK 138 (1381) Có TK 111
HoặcCó TK 152
HoặcCó TK 153
HoặcCó TK 155
HoặcCó TK 156
• Khi có biênbản xửlýcủa cấpcóthẩm quyền đối vớitàisản thiếu, cứvàoquyết định xửlý:
NợTK 334 :trừvàolương
NợTK 138 (1388):phần bắt bồi thường
NợTK 632 : giátrịhaohụt mấtmát sau khitrừ sốthubồi thườngtheoquyết định xửlý
Có TK 138 (1381)
• Tài sản phát thiếu xác định nguyên nhân người chịutráchnhiệm:
NợTK 334 :trừvàolương
NợTK 138 (1388):phần bắt bồi thường
NợTK 632 : giátrịhaohụt mấtmát sau khitrừ sốthubồi thườngtheoquyết định xửlý
Có TK 622 / Có TK627
HoặcCó TK 111
HoặcCó TK 152
HoặcCó TK 153
(7)4.2.5.2Trường hợp kiểmkê pháthiện thừa - Tàikhoản sử dụng:
TK 338“Phải nộpkhác”
N TK 338 C
Giá trị tài sản phát hiện thừa
cònchờ giải đầu kỳ
Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo định biên xứlý
Tài sản thừa chờ xử lý chưa xácđịnhnguyên nhân
Giátrịtàisản thừa phải trảcho cá nhân, tập thể theo định biênbản xửlýđã xácđịnh nguyên nhân
Giá trị tài sản phát hiện thừa
cònchờ giải cuối kỳ
Tài khoản có số dư bên Nợ
• TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, cịn chờ định xử
lý
• Trường hợp tài sản thừa xác định nguyên nhân có biên xử lý kỳ hạch tốn vào tài khoản liên quan khơng hạch toán vào TK 3381
-Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
• TSCĐ hữu hình phát thừa chưa xác định rõ nguyên nhân chờ định xử lý:
Nợ TK 211: nguyên giá Có TK 214: giá trị hao mịn Có TK 338 (3381): giá trị cịn lại
• Tiền mặt quỹ, vật tư, hàng hóa phát thừa qua kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 111 Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 155 Nợ TK 156
Có TK 338 (3381)
• Khi có biên xử lý cấp có thẩm quyền số tài sản thừa
Nợ TK 338 (3381)