- Trưởng các Bộ phận chức năng chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của Bộ phận [r]
(1)1 Đặt vấn đề
Ngày nay, vai trò tầm quan trọng người tổ chức người, tổ chức thừa nhận Điều khẳng định qua công tác quản lý nhân ngày đặc biệt quan tâm, coi trọng Tổ chức hình thành nên người, vận hành người, nguồn nhân lực quản lý nguồn lực khác tổ chức, người yếu tố định tồn lên, thành
bại tổ chức Tổ chức muốn đạt mục tiêu đề phải xây dựng cho đội ngũ người lao động đảm bảo đủ số lượng với mức trình độ kỹ phù hợp phải tổ chức quản lý người lao động cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân phải thực cho khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi nguồn nhân lực
Phân tích cơng việc công việc cần phải biết cần phải thực tốt PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC - GIẢI PHÁP QUAN TRỌNG GÓP
PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VIÊN CHỨC TẠI ĐẠI HỌC HUẾ
Phan Minh Tiến*, Phạm Thế Kiên** TĨM TẮT
Phân tích cơng việc hoạt động mang tính tảng quản lý nhân Để góp phần giúp nhà quản lý có nhìn tổng qt, chúng tơi tiến hành nghiên cứu thực trạng, ra bất cập phân tích cơng việc quan Đại học (ĐH) Huế đề xuất nội dung nhằm hồn thiện phân tích cơng việc, góp phần nâng cao hiệu quản lý đội ngũ viên chức tại quan ĐH Huế giai đoạn nay.
Từ khóa: Phân tích, cơng việc, cơng cụ đo lường, đánh giá, quản lý, đại học Huế JOB ANALYSIS - KEY SOLUTION TO IMPROVE STAFF MANAGEMENT EFFECTIVENESS IN HUE UNIVERSITY SUMMARY
Work analysis is a fundamental activity of personnel management In order to help administrators have a general overview, we have carried out studies on the real situation to show shortcomings in work analysis in Hue University’s functional ofices and propose measures for it better, contributing to improving staff management effect in Hue University’s functional ofices currently.
Key word: Analysis, work, measure to improve, management , Hue univesrity
(2)các nhà quản lý, hoạt động mang tính tảng quản lý nhân Phân tích cơng việc q trình thu thập, xử lý, đánh giá thơng tin cơng việc cách có hệ thống nhằm xác định, làm rõ chất công việc; đồng thời xây dựng Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản tiêu chuẩn thực công việc để giúp nhà quản lý làm tốt công tác khác quản lý nhân như: định biên, xây dựng vị trí việc làm, tuyển dụng lao động, đánh giá thực công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực,…
2 Thực trạng phân tích cơng việc Đại học Huế
Cơ quan ĐH Huế bao gồm Văn phòng Ban chức năng, phận tham mưu giúp Giám đốc ĐH Huế quản lý, điều hành, thực hoạt động ĐH Huế; đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn, đạo, giám sát chuyên môn nghiệp vụ đơn vị trực thuộc
Tính đến tháng 01/2013, quan ĐH Huế có tổng cộng 143 viên chức làm việc 16 phận gồm có Văn phịng ĐH Huế, Ban chức năng, Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phịng đồn thể
Phân tích cơng việc quan ĐH Huế triển khai thực thực chưa hoàn thiện: từ việc tổ chức thực hiện, hệ thống văn phân tích công việc việc ứng dụng kết phân tích cơng việc vào hoạt động quản lý nhân khác quan Thực tế gây cho quan khó khăn định công tác quản lý nhân
2.1 Cách thức tiến hành phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc quan ĐH Huế thực theo cách thức sau đây:
- Giám đốc ĐH Huế đạo cho Ban Tổ chức Nhân phối hợp với Bộ phận chức khác (Văn phòng, Ban chức ) quan thực phân tích cơng việc để đảm bảo phân công rõ ràng nhiệm vụ viên chức làm công việc khác nhau, để giúp cho viên chức hiểu rõ cần phải thực nhiệm vụ (mơ tả, định danh cơng việc)
- Thực đạo Giám đốc ĐH Huế, Ban Tổ chức Nhân đề nghị Trưởng Bộ phận chức thực công tác định danh công việc cho tất viên chức - Trưởng Bộ phận chức chủ yếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, hiểu biết công việc, kinh nghiệm thân lĩnh vực Bộ phận mình; phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc viên chức Bộ phận nên quan sát q trình thực cơng việc họ có trao đổi, thảo luận ngắn, khơng mang tính thức với họ để bổ sung thông tin nhiệm vụ cần thực từ Trưởng Bộ phận chức trực tiếp viết văn phân tích công việc, cụ thể phân công công việc/ nhiệm vụ
- Sau Trưởng Bộ phận chức xây dựng phân công công việc/ nhiệm vụ, văn đưa cho viên chức Bộ phận đọc đề xuất ý kiến đóng góp
- Trưởng Bộ phận chức giao phân công việc/nhiệm vụ cho Ban Tổ chức Nhân để lưu làm sở giúp Ban Tổ chức Nhân nắm tình hình để báo cáo Ban Giám đốc
Như vậy:
(3)đốc thông qua Ban Tổ chức Nhân sự, với mục đích phân tích cơng việc giúp viên chức quan nắm có nhiệm vụ gì, giúp Ban Tổ chức Nhân nắm tình hình nhân cơng việc viên chức thực
Tuy nhiên, chưa nhận thức rõ vai trị, ý nghĩa mục đích phân tích cơng việc, viên chức quản lý trực tiếp Bộ phận chức cho phân tích cơng việc cơng việc riêng Ban Tổ chức Nhân sự, họ không quan tâm đến vấn đề thường cung cấp thông tin cho Ban Tổ chức Nhân theo kiểu mô tả nhiệm vụ Bên cạnh đó, viên chức chun mơn quan, có nhiều người chưa nắm phân tích cơng việc hoạt động gì? Điều có ảnh hưởng lớn đến việc cung cấp thông tin cho phân tích cơng việc ảnh hưởng đến thái độ làm việc viên chức
- Người chịu trách nhiệm thực phân tích cơng việc Ban Tổ chức Nhân giao cho Trưởng Bộ phận chức viên chức Ban Tổ chức Nhân chuyên gia phân tích cơng việc th bên ngồi quan
Trưởng Bộ phận chức thường người có kiến thức sâu sắc chun mơn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm lĩnh vực quản lý Họ người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho viên chức Bộ phận mình, yêu cầu người viên chức thực công việc phải đạt kết sao; hàng ngày, Trưởng Bộ phận chức làm việc viên chức nên họ dễ dàng quan sát trình làm việc tiếp xúc trực tiếp với viên chức Vì Trưởng Bộ phận chức người hiểu rõ cơng việc Bộ phận
mình Đó ưu điểm việc Trưởng Bộ phận chức người thực phân tích cơng việc thơng tin văn phân tích cơng việc đảm bảo xác, đầy đủ sát thực Hơn nữa, tiết kiệm thời gian, khoảng thời gian phận khác tiến hành viết văn phân tích cơng việc cho Bộ phận
Tuy nhiên, Trưởng Bộ phận chức người có chun mơn khơng thuộc lĩnh vực nhân sự, họ khơng có hạn chế kiến thức, kỹ phân tích cơng việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin hay kỹ viết văn phân tích cơng việc Cơ quan chưa có đào tạo, Ban Tổ chức Nhân chưa có hướng dẫn cho Trưởng Bộ phận chức phân tích cơng việc Ngồi ra, Trưởng Bộ phận chức nể nang, số lượng biên chế cho phận có sẵn, nên có viên chức “chia thêm” cơng việc nhằm đảm bảo có việc để làm lại khơng thực cơng việc
- Trưởng Bộ phận chức không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin khơng có phương pháp thu thập thơng tin rõ ràng Q trình thu thập thơng tin xử lý thơng tin khơng có Trưởng Bộ phận chức viết phân công công việc/ nhiệm vụ chủ yếu dựa vào hiểu biết cơng việc, khơng có thu thập thơng tin từ viên chức, có nói chuyện, thảo luận ngắn mang tính khơng thức với viên chức
2.2 Hệ thống văn phân tích cơng việc
(4)Ban chức năng, quan xây dựng
Bản mô tả công việc cho tất viên chức Bộ phận quan Bản mô tả công việc nêu nhiệm vụ phần trách nhiệm mà viên chức vị trí việc làm xác định phải thực Tuy nhiên, Bộ phận chức thuộc quan ĐH Huế chưa xây dựng Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm Bản tiêu chuẩn thực công việc.
Đó địi hỏi cơng việc viên chức trình độ chun mơn, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, yêu cầu phẩm chất trị, đạo đức nghề nghiệp yêu cầu cụ thể khác tiêu chuẩn vị trí việc làm; hệ thống tiêu, tiêu chí mặt định lượng định tính phản ánh yêu cầu hồn thành cơng việc số lượng, chất lượng, thời gian… tiêu chuẩn thực công việc
2.3 Việc ứng dụng kết phân tích cơng việc vào số hoạt động quản lý nhân sự quan
Phân tích cơng việc tiến hành chưa đầy đủ có ảnh hưởng lớn mang tính chất khơng tích cực tới hiệu thực công tác khác quản lý nhân Việc ứng dụng kết phân tích cơng việc vào việc thực hoạt động quản lý nhân khác quan tuyển dụng, đánh giá, đào tạo chưa có
2.3.1 Với hoạt động tuyển dụng nhân sự
Hiện ĐH Huế có chủ trương giảm biên chế, chuyển đổi vị trí khối quan công tác tuyển dụng thực Thông báo tuyển dụng đăng phương tiện thông tin đại chúng
Phần quảng cáo tuyển dụng thường không mô tả cụ thể nhiệm vụ, trách nhiệm cơng việc mà trình bày tóm tắt thơng tin cơng việc, đảm bảo ngắn
gọn để thu hút người đọc tiết kiệm chi phí quảng cáo
Phần mô tả công việc thông báo tuyển dụng quan nêu ngắn gọn nhiệm vụ công việc Phần chủ yếu Bộ phận chức cần tuyển viên chức tự viết nên, họ chắt lọc từ thơng tin mô tả, định danh công việc vị trí Bộ phận
Do mô tả, định danh công việc quan chưa có phần u cầu cơng việc người thực nên quan cần tuyển dụng viên chức vị trí xây dựng u cầu tuyển dụng tiêu thức tuyển chọn vị trí Phần chủ yếu Bộ phận chức cần tuyển dựa vào kinh nghiệm, hiểu biết cơng việc cần tuyển người, kết hợp với Ban Tổ chức Nhân theo xu hướng chung thị trường tuyển dụng để xác định nên
Điều dẫn đến tình trạng phân định rõ chức năng, nhiệm vụ Bộ phận xác định rõ hệ thống công việc quan tiêu chuẩn chun mơn cho vị trí, tiêu chuẩn để đề bạt viên chức quản lý chung chung, chưa lượng hóa Ngồi ra, cơng tác tuyển chọn viên chức chưa bảo đảm mục tiêu tìm người phù hợp công việc, việc tuyển chọn viên chức thực chặt chẽ hơn, tiêu, đối tượng tiêu chuẩn chung chung, chưa thể tính chun mơn hóa, chưa thấy khác biệt cho vị trí cơng việc khác
2.3.2 Với việc đánh giá thực công việc đội ngũ viên chức
(5)chủ yếu dựa vào kiểm điểm tập thể theo tiêu chí chung cịn nặng hình thức chấp hành sách, pháp luật nhà nước; thái độ, ý thức cơng tác hồn thành nhiệm vụ giao; thời gian làm việc thực tế viên chức nên chưa phản ánh xác kết làm việc, chưa thực gắn với nhiệm vụ cụ thể mà viên chức thực Bên cạnh đó, phần lớn kết thực công việc viên chức quan khó định lượng; phân cơng công việc/nhiệm vụ chưa đầy đủ, đặc biệt chưa đưa tiêu, tiêu chí mặt định lượng định tính phản ánh u cầu hồn thành công việc số lượng, chất lượng, thời gian… nên khó để quan xây dựng hệ thống đánh giá
2.3.3 Với công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Hệ thống văn phân tích cơng việc chưa hồn chỉnh, đặc biệt chưa xây dựng Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm Bản tiêu chuẩn thực công việc nên việc xác định nhu cầu đào tạo trình độ chun mơn, kỹ nghề nghiệp… nhằm xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu nâng cao lực làm việc viên chức làm quen, thích ứng với vị trí cơng việc, việc làm tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm gặp nhiều khó khăn Cơng tác đào tạo, bồi dưỡng chưa thực vào hệ thống chức danh tiêu chuẩn nghiệp vụ vị trí Bộ phận chức quan mà chủ yếu dựa việc nâng cao trình độ đáp ứng tiêu chuẩn chung viên chức làm việc quan ĐH Huế
3 Đề xuất số nội dung hồn thiện phân tích cơng việc Đại học Huế
Để phân tích cơng việc trở thành cơng cụ đắc lực việc nâng cao hiệu công tác
quản lý nhân Đại học Huế, theo chúng tôi, cần thực tốt nội dung sau đây:
3.1 Nâng cao nhận thức tầm quan trọng phân tích cơng việc
Nhận thức yếu tố quan trọng có ý nghĩa định đến hoạt động cá nhân, có nhận thức người có hành động Mọi hoạt động người thể mối liên hệ ý thức hành động, biểu bên ngồi có khởi nguồn từ nhận thức bên
Hiệu phân tích công việc quan nâng cao ngày hoàn thiện nhận thức Thủ trưởng quan, viên chức quản lý trực tiếp viên chức thực công việc Bộ phận chức diễn đồng lúc Để thực điều này, cần phải:
* Đối với Thủ trưởng quan:
- Cần phải ý thức phân tích cơng việc tảng quản lý nhân sự, giải pháp quan trọng cần trọng triển khai cụ thể quan ĐH Huế
- Chỉ đạo Ban Tổ chức Nhân làm đầu mối lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát quy trình phân tích cơng việc tồn quan
* Đối với viên chức quản lý trực tiếp:
(6)trực tiếp khơng hiểu mà cịn giúp cho viên chức thực công việc Bộ phận thấy tầm quan trọng cần thiết phân tích cơng việc thơng qua trao đổi công việc, buổi họp Ban, họp Chi để từ cung cấp thơng tin xác đầy đủ công việc
* Đối với viên chức thực công việc tại Bộ phận chức năng:
Viên chức thực công việc Bộ phận chức người trực tiếp tham gia thực công việc tương ứng với vị trí cơng việc Thơng tin liên quan đến nội dung phân tích cơng việc chủ yếu thu thập thơng qua viên chức Vì vậy, Viên chức thực công việc Bộ phận chức nhận thức tầm quan trọng phân tích cơng việc họ cung cấp thơng tin xác đầy đủ công việc
Ban Tổ chức Nhân cần có trách nhiệm chức buổi nói chuyện với viên chức tồn quan nhằm phổ biến phân tích cơng việc nói riêng hoạt động quản trị nhân lực khác nói chung Qua buổi nói chuyện đó, viên chức hiểu thêm tầm quan trọng phân tích công việc, quyền lợi viên chức quan thực tốt cơng tác này, đồng thời nói lên nguyện vọng khó khăn cơng việc để tìm biện pháp khắc phục hiểu thêm cơng việc, từ có thống bên liên quan việc tiến hành phân tích cơng việc thuận lợi hiệu
3.2 Đào tạo, bồi dưỡng viên chức chun trách thực phân tích cơng việc
Viên chức Bộ phận chức cung cấp thơng tin đầy đủ xác công việc, không xử lý xử lý khơng tốt kết khơng tốt
Do để thu thập xử lý thơng tin, cần phải có người có đầy đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết phân tích cơng việc để đưa kết cuối phân tích cơng việc làm sở cho hoạt động khác quản lý đội ngũ viên chức
Trong việc thực phân tích cơng việc, viên chức phụ trách công tác Ban Tổ chức Nhân người trực tiếp tham gia thực Họ người nắm rõ ý nghĩa, mục đích phân tích cơng việc, người trực tiếp thu thập thông tin, thiết kế văn mẫu thiết kế phiếu thu thập thông tin, thực nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến quản trị nhân lực Điều kiện tiên để phân tích cơng việc đạt hiệu viên chức phụ trách việc thực phân tích cơng việc cần đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, kỹ cần thiết giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm Cơ quan tiến hành đào tạo viên chức chuyên trách cử học trường quy, tham gia lớp doanh nghiệp tổ chức, tham gia buổi hội thảo phân tích cơng việc mời chun gia đến nói chuyện cử nhân tham dự học hỏi kinh nghiệm
3.3 Xây dựng quy trình thực phân tích cơng việc
(7)tự nào, tránh cắt xén bước hay thực lộn xộn bước, cụ thể:
- Trước hết, phải xác định mục đích phân tích cơng việc cơng việc cần phân tích Từ xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập, mức độ chi tiết cần tìm hiểu loại thơng tin Phân tích cơng việc quan cần tiến hành phân tích theo vị trí việc làm
- Thứ hai, phải xây dựng mẫu cho văn phân tích cơng việc lựa chọn viên chức tham gia phân tích cơng việc Văn phân tích cơng việc gồm có Bản mơ tả cơng việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản tiêu chuẩn thực công việc
Nội dung Bản mô tả công việc phải có đầy đủ thơng tin tên cơng việc, công việc cần thực điều kiện làm việc;
Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm phải có đầy đủ thơng tin trình độ chun mơn, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, yêu cầu phẩm chất trị, đạo đức nghề nghiệp yêu cầu cụ thể khác tiêu chuẩn vị trí việc làm; Bản tiêu chuẩn thực cơng việc phải có đầy đủ thơng tin hệ thống tiêu, tiêu chí mặt định lượng định tính phản ánh u cầu hồn thành cơng việc số lượng, chất lượng, thời gian…
Viên chức tham gia phân tích cơng việc gồm: viên chức phân tích cơng việc Ban Tổ chức Nhân viên chức Bộ phận chức khác đóng vai trị người cung cấp thơng tin
- Thứ ba, phải lựa chọn phương pháp thu thập thông tin thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin phù hợp thực trạng quan phù hợp với đối tượng viên chức
- Thứ tư, tiến hành thu thập thông tin từ đối tượng viên chức quan Các loại
thơng tin cần thu thập Thơng tin nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, mối quan hệ công việc; Thông tin yêu cầu cơng việc với người thực hiện: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, quan điểm, tham vọng, đặc điểm cá nhân cần có thực cơng việc…; Thơng tin điều kiện làm việc, trang thiết bị…; Thông tin tiêu chuẩn mẫu tiêu chuẩn thực cơng việc
Thứ năm, kiểm tra lại tính xác độ tin cậy thơng tin thu thập với người thực cơng việc với viên chức quản lý trực tiếp Đây việc quan trọng định đến hiệu toàn việc phân tích cơng việc Đồng thời điều giúp đạt đồng tình hai bên phân tích cơng việc họ có hội xét duyệt lại cơng việc mà họ thực
Thứ sáu, tiến hành xử lý thông tin thu thập viết kết phân tích cơng việc Viên chức phân tích cơng việc tập hợp, hệ thống thông tin lại theo logic để dễ dàng xử lý Khi xử lý thông tin cần phải ý tới nguyên tắc xử lý - xử lý theo ngun tắc số đơng mức độ tin cậy cho phép
Với thông tin thu với hỗ trợ viên chức chuyên môn, viên chức quản lý, viên chức phân tích cơng việc tiến hành viết Bản mơ tả cơng việc, Bản tiêu chuẩn vị trí việc làm và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho vị trí cơng việc quan
Thứ bảy, chuẩn hóa kết phân tích công việc, đưa vào sử dụng kiểm tra xem xét theo định kỳ
4 Kết luận