Phương pháp tổng hợp lý thuyết được dùng để liên kết, sắp xếp các tài liệu, thông tin đã thu thập được để tạo ra một hệ thống lý thuyết đầy đủ, sâu sắc về vấn đề quản trị th[r]
(1)XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ THƠNG MINH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ HƯNG
Ngơ Thị Thu Hằng*, Nguyễn Thị Thùy Dung
Khoa Kế tốn Quản trị kinh doanh, Học viện Nơng nghiệp Việt Nam
Email*: ngohangvn@gmail.com
Ngày gửi bài: 09.10.2014 Ngày chấp nhận: 28.10.2015
TÓM TẮT
Quản trị thông minh (Business Intelligence - BI) hệ thống quản lý đại doanh nghiệp Hệ thống giúp nhà quản trị việc sử dụng liệu từ nhiều nguồn khác nhau, để thu thơng tin phân tích có ý nghĩa sản phẩm, khách hàng hay thị trường từ có tác động hiệu cho việc định Vận dụng BI việc hồn thiện cơng tác kế tốn An Phú Hưng - công ty sản xuất bánh kẹo quy mô vừa - giúp công ty giải vấn đề tồn việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân cơng giải phóng thời gian làm ngồi cho phận kế tốn Những kinh nghiệm rút từ trường hợp nghiên cứu điển hình giúp cho nhà quản lý đối tượng quan tâm có nhìn thực tế lý thuyết BI vận dụng điều hành doanh nghiệp
Từ khóa: Hệ thống thơng tin kế tốn, quản trị thơng minh
The Improvement of The Accounting Information System
under The Theory of Business Intelligence in An Phu Hung Joint Stock Company ABTRACT
Business Intelligence (BI) is one of the most modern management systems in enterprises This system helps the administrators in the use of data from many different sources to collect information and meaningful analysis of products, customers or markets , all that are important for effectiver decision making Application of BI in improving the accounting system in An Phu Hung, a SME in biscuit and candy production sector, has helped the company to solve the problems in information systems for business management, as well as reducing the labor cost, cutting the overtime issues for accountants The exprerience lessons from this case study would give the managers and others who concern about BI a pratical view of BI appication in business management
Keywords: Accounting information system, business Intelligence
1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị cung cấp liệu doanh thu chi phí để nhà quản trị có sở đưa định cần thiết Các định chiến thuật dù mang tính ngắn hạn cần dựa tính tốn bước thực có chủ đích nhằm đem lại lợi ích tối ưu ngắn hạn lâu dài Để định xác, đặc biệt cần lưu ý đánh giá yếu tố định tính việc
quyết định mà điều phụ thuộc nhiều vào số chi phí, doanh thu kế tốn cung cấp (Phạm Xuân Thanh Nguyễn Văn Tý, 2011)
(2)nhiên thực tế, hệ thống thông tin kế tốn cơng ty lại chưa thể sứ mệnh to lớn Hiện ban giám đốc doanh nghiệp gặp phải vấn đề việc định, đặc biệt thiếu các sở thơng tin tài Làm để những định sản xuất kinh doanh có được sở chắn từ nguồn thơng tin kế tốn? tốn khó cho ban giám đốc Cơng ty cổ phần An Phú Hưng
Pythis (2011) nhận định hệ thống quản trị thông minh BI cho phép doanh nghiệp/tổ chức sử dụng liệu từ nhiều nguồn khác để thu thông tin phân tích có ý nghĩa khách hàng hay nhà cung cấp…, từ góp phần nâng cao hiệu công tác quản trị Thực tiễn cho thấy nhà quản lý doanh nghiệp phải tốn nhiều nguồn lực (thời gian, kinh phí…) để thu thập thơng tin hữu ích từ tiêu tài chính, sản xuất, kinh doanh qua báo cáo đánh giá phân tích đơn vị thành viên (phịng ban, đại lý, chi nhánh, hàng…) Với BI, doanh nghiệp dễ dàng có thơng tin phân tích quản lý, nhà quản trị xác định nhanh nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp hay sản phẩm có tỉ suất lợi nhuận cao (Azma and Mostafapour, 2012) Có thể nói nhà quản lý, hệ thống phân tích hoạt động
doanh nghiệp xác toàn diện để đưa định hợp lý kịp thời
2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP
2.1 Lý thuyết Quản trị thông minh (BI) Hiện nay, khái niệm quản trị thơng minh BI Việt Nam cịn mẻ doanh nghiệp lớn Việt Nam chưa triển khai BI nhiều lý kinh phí hạn chế, địi hỏi phải thay đổi tư hệ thống quản trị cũ… Có nhiều định nghĩa khác BI (Singh and Samalia, 2014), định nghĩa nêu lên đặc trưng nổi bật BI tất đề cập đến khả năng trợ giúp định hiệu kinh doanh BI
Có thể định nghĩa BI sau: BI qui trình cơng nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho doanh nghiệp đưa các định hiệu hoạt động kinh doanh Cơng nghệ BI (BI technology) cung cấp cách nhìn tồn cảnh hoạt động doanh nghiệp từ khứ, dự đốn tương lai Mục đích BI hỗ trợ cho doanh nghiệp định tốt Hệ thống BI (BI system) bao gồm thành phần
Sơ đồ Công cụ quản trị thông minh quản lý doanh nghiệp
Deshmukh, A (2006) Digital Accounting: The Effects of the Internet and ERP on Accounting IRM Press (an imprint of Idea Group Inc.)
Thông tin hoạt
động doanh
nghiệp
Hệ thống quản lý nguồn lực Doanh nghiệp
(ERP)
Kho liệu
Khai thác dữ liệu
Công cụ quản trị thông minh (Business Intelligence Tools)
Thu thập
Phân tích xử lý trực tuyến
Lọc Cập
nhật
Báo cáo
Biểu đồ
Số liệu,…
về các thông tin cập nhật
Tạo lập
QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH
(3)chính kho liệu - kho chứa liệu tổng hợp doanh nghiệp; phân khai thác liệu
-sử dụng kỹ thuật để khai thác thông tin phân loại, phân nhóm, tổ hợp, dự đốn; hệ thơng phân tích xử lý trực tuyến Nói cách khác, hệ thống BI định nghĩa hệ thống hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa định chiến lược hoạt động kinh doanh
Sự cần thiết vận dụng BI cho hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp
Theo cách thức truyền thống, Ban lãnh đạo cần thông tin (hàng hóa, ngun vật liệu, chi phí, giá thành, doanh thu…), họ yêu cầu phận hỗ trợ (thường phịng ban tài kế tốn) cung cấp báo cáo thống kê, phân tích Tuy nhiên, công việc thường tiêu tốn nhiều thời gian, lẽ báo cáo chủ yếu lập cách thủ công với hỗ trợ cơng cụ tin học văn phịng mà chủ yếu MS Excel; số liệu họ nhận có tính chất tin cậy cách tương đối
Với BI lượng cơng việc lượng thông tin mà người bắt buộc phải xử lý trước giảm cách đáng kể Thông qua việc tổng hợp liệu suốt q trình hoạt động cơng ty, BI có kho liệu lớn kho lưu trữ thông tin số yêu cầu sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) trang bị đủ để triển khai số ứng dụng thường xuyên doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối internet, mơi trường truyền thơng văn phịng nội đối tác; người đào tạo để sử dụng hạ tầng vào số hoạt động tác nghiệp quản lý doanh nghiệp Từ hệ thống giúp doanh nghiệp có
thể dự đốn xu hướng dịch vụ, kinh doanh tương lai, phát khách hàng tiềm đề chiến lược kinh doanh phù hợp Những kỹ thuật cho phép doanh nghiệp thực báo cáo phân tích có chiều sâu dựa thơng tin chi tiết tất hoạt động qui mô tồn tổ chức Sơ đồ mơ tả số hệ thống thông tin sử dụng BI
2.2 Phương pháp nghiên cứu
Đây nghiên cứu mang tính chất triển khai mục tiêu nghiên cứu tìm khả áp dụng đại trà lý thuyết quản trị thông minh vận dụng xây dựng hoàn thiện hoạt động kế toán doanh nghiệp Do vậy, nghiên cứu thực sở áp dụng phương pháp sau:
2.2.1 Phân tích tổng hợp lý thuyết
Phương pháp phân tích lý thuyết dùng để nghiên cứu văn bản, tài liệu lý luận khác lý thuyết quản trị thông minh cách phân tích chúng thành phận, chức để hiểu chúng cách toàn diện
Phương pháp tổng hợp lý thuyết dùng để liên kết, xếp tài liệu, thông tin thu thập để tạo hệ thống lý thuyết đầy đủ, sâu sắc vấn đề quản trị thơng minh ứng dụng việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn
2.2.2 Quan sát khoa học
Phương pháp dùng để quan sát hoạt động hệ thống kế tốn Cơng ty An Phú Hưng góc độ khoa học kế tốn để tìm điểm mạnh, điểm yếu hệ thống điều kiện cần thiết
Phân tích xử lý trực tuyến Tập hợp lưu trữ thông tin Quan sát
Khai thác thông tin Quản trị thông minh Bộ phận quản lý khách hàng
Hệ thống hỗ trợ định Kiến thức quản lý Thông tin cửa hàng
(4)những nhân tố hoàn thiện theo định hướng lý thuyết quản trị thông minh
Phương pháp quan sát thực thông qua lần khảo sát thực tế phận sản xuất phận kế toán công ty ghi chép lại kết công việc tồn chưa giải hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty An Phú Hưng
2.2.3 Phân tích tổng kết kinh nghiệm
Đây phương pháp dùng để xem xét, đánh giá kết việc vận dụng lý thuyết quản trị thông minh hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Công ty An Phú Hưng Phương pháp áp dụng sau công ty áp dụng thử nghiệm đề xuất hoàn thiện đề tài Từ rút học kinh nghiệm cho doanh nghiệp khác nghiên cứu vận dụng theo quan điểm
3 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN
3.1 Những vấn đề tồn hệ thống kế toán An Phú Hưng
Công ty cổ phần An Phú Hưng tiền thân Công ty TNHH An Phú Hưng thành lập năm 2004 với lĩnh vực chủ lực sản xuất kinh doanh loại bánh mang thương hiệu MINHĐANG BAKERRY Lợi nhuận trước thuế
hàng năm công ty kê khai BCTC khoảng tỷ VNĐ Số lượng nhân công công ty 100 người, bao gồm 10% thuộc phận quản lý, 15% thuộc đội ngũ bán hàng cửa hàng siêu thị, số cịn lại cơng nhân trực tiếp sản xuất
Câu chuyện quản lý thủ công, nhà quản lý phải bỏ qua nhiều hội kinh doanh thiếu thông tin để định thực tế diễn thường xuyên An Phú Hưng Bộ phận kế toán tổ chức với người, người làm việc gần 50 tiếng tuần dường không đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị Kế tốn kiêm nhiều cơng việc khác nhau, nhân viên kế tốn đơi hỗ trợ vấn đề xếp hàng lên xe vận chuyển, chí khâu sản xuất, lương trung bình kế tốn từ - trđ/tháng Việc sử dụng nhân công khiến cho chất lượng công việc kế tốn giảm khó tập trung Chứng từ ln chuyển chưa logic làm cho thông tin bị mát, thiếu hụt, khơng rõ ràng; sổ sách có nhiều thơng tin trùng lặp làm giảm chất lượng thông tin; thông tin cửa hàng gửi chậm chưa cập nhật mang tính thủ cơng Mặt khác, báo cáo hầu hết hướng sản xuất chưa trọng việc quản lý tài cho cơng ty Việc làm báo cáo đơn việc tổng hợp số liệu xuất kho, bán hàng, tính giá thành chưa giúp nhà quản trị phân tích tình Bảng Khả cung cấp thông tin cho quản lý kế tốn
Thơng tin kế tốn
Hình thức báo cáo Độ kịp thời Độ lọc thơng tin
Miệng Văn Nhanh Chậm Bình thường Cao Thấp
Giá nguyên liệu đầu vào thời x x x
Giá thành sản phẩm x x x
So sánh giá x x x
Tình hình lao động x x x x
Sản lượng sản xuất x x x x
Đơn đặt hàng x x x x
Thuế khoản phải nộp x x x x
Hàng tồn kho x x x
Lượng tiền mặt/tiền gửi x x x
Thơng tin kế tốn kỳ trước x x
(5)hình, xu hướng phát triển thị trường Đồng thời, khả kiểm soát sai phạm thấp (đặc biệt với nguyên vật liệu, thành phẩm khó kiếm sốt mặt số lượng hao hụt không áp dụng kiểm kê thường xuyên): kết kiểm kê đối chiếu với định mức sản xuất cho thấy vật tư bị hao hụt nhiều (trứng, bột mỳ), thành phẩm bị tuồn ngoài, hàng hóa mua bán siêu thị khơng kiểm sốt được, mát khơng xác định xảy xác vào thời điểm Hệ thống phần mềm phục vụ cho kế tốn có cịn nhiều nhược điểm không kết nối hệ thống cửa hàng, việc xuất nhập hàng, lập báo cáo tài phải sử dụng excel Thông tin cung cấp chậm, thông tin mà nhà quản lý cần giá vốn kế tốn khơng cung cấp Số liệu định giá bán hồn tồn mang tính ước tính
3.2 Hồn thiện hệ thống kế tốn An Phú Hưng theo quan điểm “quản trị thông minh”
3.2.1 Tuyển dụng thêm người để “Quản trị tinh gọn”
Công việc cần làm An Phú Hưng vận dụng lý thuyết quản trị thông minh xếp lại phận nhân Theo trạng,
một người tham gia vào nhiều phần hành có cơng việc khác ngồi chun mơn kế tốn Trong đó, cơng việc kế tốn thuế quản lý tài sản cố định khơng có người đảm nhiệm, cơng ty th kế tốn thuế bên ngồi với mức chi phí 5.000.000 VNĐ/tháng
Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, rút ngắn thời gian hoạt động, đồng thời tăng khả đáp ứng cách linh hoạt yêu cầu khắt khe không ngừng biến động thị trường giúp doanh nghiệp quản trị thông minh Do vậy, đề xuất An Phú Hưng cần tuyển bổ sung thêm lao động phổ thông để thực công việc bốc xếp hàng lên xe vào kho,… Chi phí cho lao động lấy từ chi phí sử dụng th kế tốn thuế cơng việc kế tốn thuế thực kế tốn cơng ty
Theo đó, máy quản lý công ty chia thành phận riêng biệt: phận quản lý sản xuất, phận bán hàng phận kế toán Bộ phận kế toán với nhân viên ban đầu phụ trách vị trí bản: kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng - toán, kế toán kho - lương kế toán quản lý cửa hàng, thủ quỹ thủ kho Tại cửa hàng có nhân viên làm nhiệm vụ
Bảng Phân công nhiệm vụ An Phú Hưng trước
Vị trí
Phần hành kế tốn
Công việc khác Hàng
tồn kho
Tiền
Quản lý công nợ nhà cung
cấp
Tài sản cố
định
Lương
Tính giá thành
Bán hàng công nợ khách
hàng
Thuế Tổng
hợp
1.Kế toán trưởng
x x x x Theo dõi nhà
phân phối Kế toán
viên
x x x x x x Kiểm tra cân
nguyên liệu Kế toán
viên
x x x Đặt hàng nguyên
liệu Kế toán
viên
x x x Chăm sóc đơn
hàng giải khiếu nại KH Kế toán
viên
x x Sắp xếp hàng, theo
dõi nguyên nhân hàng thừa Kế toán
viên
X Phân loại hàng tồn,
(6)Sơ đồ Bộ máy quản lý máy kế toán theo đề xuất hoàn thiện
cập nhật số liệu vào máy cho quy định kiểm soát kế toán quản lý cửa hàng Kết thay đổi nhân thể sơ đồ sau:
Theo đề xuât này, tuyển thêm người chi phí nhân cơng khơng tăng thêm, số lao động cho kế toán giảm xuống (5 ngày/1 tuần giờ/ngày), chất lượng công việc kế tốn tăng lên độ tập trung công việc, đồng thời thời gian cung cấp thông tin giảm xuống, phục vụ tốt cho công tác quản lý
3.2.2 Xây dựng hệ thống thông tin kế tốn xuất phát từ nhu cầu thơng tin
Việc xác định thơng tin kế tốn tương đối đa dạng, phụ thuộc vào cách tiếp cận vấn đề đơn vị việc ứng dụng BI quan trọng phải xuất phát từ nhu cầu thơng tin Trước đây, kế tốn vào chuẩn mực, chế độ kế toán đặc điểm sản
xuất kinh doanh đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản biểu mẫu sổ sách, đến nay, theo lý thuyết quản trị thông minh, cách thiết kế xây dựng biểu mẫu chỉnh phù hợp theo quan điểm “cung đáp ứng cầu” Nói cách khác, nhu cầu thông tin nhà quản lý yếu tố quan trọng cần cân nhắc kế toán thiết kế hệ thống tài khoản sổ sách đơn vị
Trên ví dụ mẫu báo cáo tổng hợp công nợ công ty Mặc dù có nhiều thơng tin chi tiết, nhiên nhà quản lý cần thông tin quan trọng tổng dư nợ vào thời điểm tại, hạn mức tín dụng cho phép với đối tượng Như vậy, lần rà sốt lại tồn cơng nợ, kế tốn nhiều thời gian Vì thế, thiết kế biểu mẫu này, kế toán cần phải xem xét nhu cầu thông tin nhà quản lý để trình bày lọc thơng tin vào thời điểm Dưới bảng mẫu báo cáo theo hướng cải thiện
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Bộ phận sản xuất Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán
Kế toán tổng hợp Phụ trách sản xuất
Thống kê phân xưởng
Xuất hàng ca đêm
Phụ trách bán hàng
Phụ xuất hàng
ca ngày Kế toán
quản lý cửa hàng
Kế toán bán hàng –
thanh toán Kế toán
kho - lương
(7)Bảng Báo cáo t
TT Ngày Mã NCC Nội
dung
1 05/01/2013 CT_Hưng
Thịnh
Mua NVL
2 … … …
Bảng Mẫu Báo cáo t
TT Mã NCC Hạn mức tín dụng Dư đ
… … …
… … …
3.2.3 Ứng dụng công nghệ trực tuy gọn khoảng cách không gian th
Hiện nay, công nghệ thông tin diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu q trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong dự án Vision Project 2000, tổ chức AICPA ghi nhận tầm quan tr công nghệ hệ thống thơng tin, “một kế tốn viên phải có khả sử dụng thúc đẩy sử dụng cơng nghệ cách thức góp phần gia tăng giá trị cho tổ chức” (Albrecht Sack, 2000) Theo lý thuyết quản trị thông
Sơ đồ Quy trình quản lý hàng hóa siêu thị Báo cáo tổng hợp công nợ tháng 1/2013
i dung
Tiền hàng (1000 đồng)
Thu Chi
Số tiền (ng.đồng
Ngày hẹn
Số tiền
(ng đồng) Ngày h Mua
NVL 700.000 15/03/2013
… … … … … …
u Báo cáo tổng hợp công nợ điều chỉnh theo nhu cầu qu
Dư đầu kỳ Nợ tăng thêm trong kỳ Nợ toán trong kỳ cuối kỳ Dư nợ
… … … …
… … … …
c tuyến để rút ng cách không gian thời gian
Hiện nay, công nghệ thông tin diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong dự án Vision Project 2000, tổ chức AICPA ghi nhận tầm quan trọng công nghệ hệ thống thơng tin, “một kế tốn viên phải có khả sử dụng thúc đẩy sử dụng công nghệ cách thức góp phần gia tăng giá trị cho tổ chức” (Albrecht Sack, 2000) Theo lý thuyết quản trị thông
minh, việc ứng dụng công ng
trợ cho việc định cần thiết An Phú Hưng hướng đến hợp phần thông tin kế tốn sau: (1) quản lý tài thông minh; (2) quản trị cung ứng quản trị đặt hàng thông minh; (3)quản trị mua hàng theo dõi chi phí mua hàng thơng minh
Khi áp dụng hệ thống quản trị thông minh quản lý tài chính, cơng ty truy ngun khoản đầu tư toàn đơn vị; theo dõi luồng tiền, vị trí tồn mạng lưới
địa điểm thơng qua trình duyệt Web quản lý tổng thể với liệu quan trọng
Quy trình quản lý hàng hóa siêu thị
Cịn (1000 đồng)
Ghi Ngày hẹn
15/03/2013 700.000
… … …
u quản lý
Trong đó, số
nợ hạn Ghi
… …
… …
minh, việc ứng dụng công nghệ trực tuyến để hỗ trợ cho việc định cần thiết An Phú Hưng hướng đến hợp phần thơng tin kế tốn sau: (1) quản lý tài thơng minh; (2) quản trị cung ứng quản trị đặt hàng thơng minh; (3)quản trị mua hàng theo
í mua hàng thông minh