VÒNG đời, CHU kỳ dự án (QUẢN lý dự án CHO kỹ sư SLIDE)

Vòng đời/chu kỳ dự án Bốn giai đoạn(phase) dự án/vòng đời dự án/chu kỳ dự án (Project life cycle) Xác định&Tổ chức (Define) Hoạch định (Plan) Thực (Execute) Kết thúc(Close up) (Ghép giai đoạn 1+2=khởi đầu DA -Innitiation) Giai đoạn liên tục nhau, phân cách bỡi điểm “ra định” PROJECT LIFE CYCLE Xác định Hoạch định Thực hiện DEFINE PLAN EXECUTE Kết thúc CLOSE OUT Khởi đầu Trien khai Kết thúc INITIATION PHASE IMPLEMENTATI ON PHASE TERMINATION PHASE PROJECT MODEL ( vs PROJECT MANAGEMENT MODEL) Chu kỳ hoạt động dự án % hoàn thành dự án Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc Project Life Cycle FIGURE 1.1 Chức quản lý dự án Ba chức quản lý dự án (Project Management functions) Định nghĩa dự án (Project definition) Hoạch định dự án (Project planning) Kiểm soát dự án (Project control) Nhà QLDA phải thực hiện:(1) xác định mục đích, mục tiêu, (2) tổng hợp chi tiết hoạt động để đạt mục tiêu, (3) đảm bảo họat động hướng mục tiêu Chức quản lý dự án  Khi dự án tiếp diễn, dù giai đoạn nào, nhà QLDA phải sử dụng thời gian hàng ngày để: định nghĩa, hoạch định, kiểm soát dự án (  lặp lại) Các chức mang tính liên hồn:  hoạch định  điều chỉnh định nghĩa  kiểm soát điều chỉnh hoạch định  điều chỉnh định nghĩa  Planning Risk Management Budgettng Scheduling Allocating Resources Kiểm soát/Điều khiển dự án (Project control) Là chức QLDA,bao gồm: Giám sát : (project monotoring): So sánh/Đo lường( progress measurement) Điều chỉnh (corrective action) Truyền thông: (Communication) Kiểm soát dự án (Project control) ) Đảm bảo họat động hướng mục tiêu, bao gồm: Đo lường tiến độ( progress measurement) Truyền thông: (Communication) Điều chỉnh (Corrective action) Kết thúc dự án Ghi chú: Đo lường tiến độ =Giám sát + So sánh Theo Eric Verzuh (Fast Forward MBA  Theo Mantel- Meredith -Shafer -Sutton:  chuc nang: Monotoring va Controlling  la mat doi dien cua: selection va planning Giới thiệu  Tại cần phải trì kiểm sóat?  Để đảm bảo tàu hướng  Cạm bẩy báo cáo lạc quan Giới thiệu (tt) Nhà Quản lý cần:  Giám sát lịch trình  Kiểm tra ngân sách  Kiểm tra chất lượng  Xử lý vấn đềề̀ người  Truyền thông giữa phận  Kiểm soát/Điều khiển dự án Kiểm soát dự án  Việc kiểm soát dự án ngày quan trọng thời điểm kết thúc gần kề? (Đ/S)  Càng gần thời điểm kết thúc, bạn khả thay đổi thời gian chi phí   cần kiểm soát từ đầu  Nhà quản lý dự án giỏi?  tìm thấy vấn đề sớm xử lý kịp thời Hoạch định:không phải kiện lần Dự án Dự án Bắt đầu Tạo dòng đươc thực hiện ngân sách chấp thuận Hoàn thành Phiên Kế hoạch ngân sách Phiên Phiên Phiên Kế hoạch Phân bổ ngân sách Kế hoạch cuối Kế hoạch Điều khiển Phiên Hoạch định tiếp tục Dự án Hoàn thành Kiểm soát dự án (Project control) Giám sát: (project monotoring):thu thập số liệu, thông tin, sử dụng kế hoạch ngân sách, kết kiểm tra chất lượng, điểm mốc để “đo lường tiến độ So sánh/Đo lường dự án ( progress measurement) : So sánh số liệu thu thập với kế hoạch Những học, kinh nghiệm Điều chỉnh (corrective action)- giải vấn đề: sửa đổi nhằm đạt đến yêu cầu đề Đánh giá dự án (Project evaluation)  Nhận định dự án cách khách quan Việc thực hiện dự án  Tính hiệu quả &hợp lý liên tục của  chiến lược  Thiết kế dự án  Tính bền vững của dự án  Bài học và kinh nghiêm (gần giống với việc kết thúc dự án) ̀  Đánh giá giữa kỳ Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ Đánh giá tiếp theo Kiểm soát Xác định Hoạch định - Mục đích - WBS - Mục tiêu - Lập kế hoạch tài chính - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - Nhân sự và tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần Thực Kết thúc - - 10 năm sau… - Các hoạt động và kết quả - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ và việc thực hiện - Khoá sổ - Bài học rút - Thanh toán - Giải quyết vấn đề - Giao tiếp - Giám sát/ kiểm tra Hình: Vịng đời dự án chức kiểm soát, đánh giá DA Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)   Các tiêu chí đánh giá (evaluation criteria) Với dự án thông thường (routine) Tính hiệu (Efficiency) (đáp ứng thời gian và chi phí  (khác với hiệu quả-Effectiveness hoặc thành quảPerformance, liên quan đến khách hàng) Sự thỏa mãn/ảnh hưởng đến khách hàng Đặc điểm kỹ thuật & vận hành Đáp ứng nhu cầu K.hàng (trừu tượng hơn.) Tính kinh doanh (Business) Dự án hướng ngoại (external): thành công thương mại, thi phần Dự án hướng nội (internal) : tăng suất, giảm thời gian Triển vọng tương lai (Future potential): có mặt thị trường, phát triển công nghệ mới Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt) Các tiêu chí đánh giá (tt)  Với dự án khơng thơng thường (nonroutine), xét thêm tiêu chí: Đóng góp của D.A cho các mục tiêu (objectives) mục đích (goals) của tổ chức.( dù mục tiêu có thể không được nêu rõ ràng) Đóng góp của D.A cho mục tiêu của thành viên D.A (Các chi tiết khác: xét điểm mạnh, điểm yếu của dự án…và số yếu tố khác sử dụng được kỹ năng, cải tiến sử dung D.A tổ chức…) Kiểm tra giám sát  Kiểm tra ngân sách Đánh giá mức độ chi tiêu vs mục tiêu  Kiểm tra chất lượng Qui trình làm việc có thích hợp?  Điểm mốc định kỳ cơng việc có theo lịch trình Nhà quản lý DA = Bộ cảm biến nhiệt độ! Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)  Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch chất lượng      Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian Tìm thêm nhân viên mới Mua hay thuê thiết bị vả phần mềm tốt Tăng kinh phí và thời gian Hợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việc Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)  Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch chất lượng(tt)       Tập chung cho các công việc đường găng Làm thêm Hạn chế nghỉ phép Khen thưởng/phê bình Đào tạo huấn luyện nhân viên Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin Các hoạt động điều chỉnh  Khi kinh phí dự án có nguy tăng      Hạ thấp yêu cầu sản phẩm Giảm nhân viên Dùng thiết bị rẻ tiền Rút bớt thời gian huấn luyện Hợp lý hoá: giảm các chi phí không cần thiết Các hoạt động điều chỉnh  Khi chất lượng công việc/sản phẩm giảm       Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm Thuê thêm tư vấn Tập trung vào những khâu quan trọng Kiểm tra chéo Huấn luyện đào tạo nhân viên Thưởng phạt Kiểm tra  Giới thiệu  Kiểm sốt (đánh giá/đo lường) chi phí theo phương pháp truyền thống  Kiểm sốt (đánh giá/đo lường) chi phí theo phương pháp giá trị thu đuợc ... MANAGEMENT MODEL) Chu kỳ hoạt động dự án % hoàn thành dự án Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc Project Life Cycle FIGURE 1.1 Chức quản lý dự án Ba chức... Chức quản lý dự án Ba chức quản lý dự án (Project Management functions) Định nghĩa dự án (Project definition) Hoạch định dự án (Project planning) Kiểm soát dự án (Project control) Nhà QLDA phải... sát/ kiểm tra Hình: Vịng đời dự án chức kiểm soát, đánh giá DA Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)   Các tiêu chí đánh giá (evaluation criteria) Với dự án thông thường (routine) Tính