Mục đích của luận văn nhằm phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng nhƣ nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hƣớng đến xây dựng thành công Chính phủ điện tử.
Trang 1Ch
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Trang 2BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN
ĐẮK LẮK - NĂM 2019
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng
Những kết luận trong luận văn chưa sử dụng trong bất cứ công trình nghiên cứu nào khác
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình
Đắk Lắk, ngày … tháng … năm 2019
Lê Hữu Tường
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập chương trình Thạc sỹ Quản lý công tại Phân viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên và trong cả thời gian nghiên cứu để thực hiện luận văn này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các tổ chức, cá nhân và gia đình Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện
đề tài nghiên cứu
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy, cô, Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, Phân viện khu vực Tây nguyên, Khoa Sau đại học Quý thầy, cô đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu tại Học viện
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, người đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành luận văn này
Với tình cảm chân thành, em xin được gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk và các Sở, ban , ngành cùng đồng nghiệp trong cơ quan đã tận tình giúp đỡ em để hoàn thành việc thu thập và xử lý thông tin, số liệu phục vụ quá trình hoàn thành luận văn của mình
Trang 6ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử 8
1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN
1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ
1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng 23 1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng 25
1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 25
1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25 1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Trang 71.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK
37
2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 40
2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo UBND tỉnh
2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường mạng 46
2.3CHƯƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN –ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 52
2.3.1 Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành 52 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho lãnh đạo 54 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho chuyên viên 54 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho văn thư 54
2.4ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK
Trang 83.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƯỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN
3.2GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67
3.2.1 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng
3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức 69 3.2.4 Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản 71 3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 72 3.2.8 Tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cũng như hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước 75 3.2.9 Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh 75
Trang 9MỤC LỤC HÌNH
Hình 2.1 Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành 52
Hình 2.2 Chức năng chính cho lãnh đạo 83
Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo 83
Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn bản 84
Hình 2.5 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho lãnh đạo 85
Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho lãnh đạo 85
Hình 2.7 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho lãnh đạo 86
Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn bản cho lãnh đạo 86
Hình 2.9 Màn hình chuyển văn bản dự thảo cho lãnh đạo 87
Hình 2.10 Màn hình văn bản trình thông qua cho lãnh đạo 87
Hình 2.11 Màn hình văn bản trình duyệt cho lãnh đạo 88
Hình 2.13 Chức năng chính của chuyên viên 90
Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn bản cho chuyên viên 91
Hình 2.16 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho chuyên viên 92
Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho chuyên viên 92
Hình 2.18 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho chuyên viên 93
Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn bản cho chuyên viên 93
Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn bản cho chuyên viên 94
Hình 2.21 Màn hình văn bản trình thông qua cho chuyên viên 95
Hình 2.22 Màn hình văn bản trình duyệt cho chuyên viên 95
Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thư 97
Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho văn thư 98
Hình 2.26 Màn hình nhập thông tin văn bản cho văn thư 99
Hình 2.27 Màn hình chọn cùng 01 lúc nhiều văn bản cho văn thư 99
Hình 2.28 Màn hình chọn người chuyển xử lý cho văn thư 100
Hình 2.29 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đến cho văn thư 101
Hình 2.30 Màn hình nhận văn bản đi từ phòng, ban cho văn thư 102
Trang 10Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thƣ 103 Hình 2.32 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đi cho văn thƣ 104 Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 105
Trang 11MỤC LỤC BẢNG
Bảng 2.1 Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan chuyên môn 42 Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn 45 Bảng 2.3 Thông tin phục vụ đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH 55
Trang 12Trong giai đoạn hiện nay, công cuộc cải cách hành chính tại Việt Nam đã được Nhà nước quan tâm và tập trung nhiều nguồn lực thực hiện Trong đó, nội dung hiện đại hóa hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Với bối cảnh hội nhập quốc tế và trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, việc phát triển ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước (HCNN), giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong giao dịch với
tổ chức, cá nhân cần phải được nâng cao chất lượng phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại, hướng đến một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới đất nước
Nhằm góp phần hoàn thành một trong những mục tiêu và nhiệm vụ trọng tâm của Nghị quyết 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động cải cách hành chính là nội dung cần được chú trọng
Quản lý văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác quản lý văn bản là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì công tác quản lý văn bản nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn bản là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa
Trang 132 hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ công chức; xây dựng tác phòng làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán
bộ công chức, viên chức trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn về lĩnh vực CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các chức năng, tính năng đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
Tuy nhiên, tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản như xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa được các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản
Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là thiếu sự lãnh đạo, chỉ đạo cụ thể; thiếu cơ chế thưởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống
và có sự "chống đối" từ phía người sử dụng; do thói quen sử dụng văn bản giấy và tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu; trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều cũng là những bất cập hiện nay tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk
Hiện tại em đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, là
cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về lĩnh vực CNTT và là người trực tiếp được triển khai “Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng
Trang 143 cao sự hiểu biết, cơ sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực đang công tác và đưa ra giải pháp để khắc phục những bất cập hiện nay
2 Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và các cơ quan quản lý hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị trí quan trọng và hiện vẫn được coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý Để tạo cơ sở khoa học cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn bản đến tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính lý luận hoặc khái quát thực tiễn Cụ thể như: Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng
đề tài cấp Nhà nước "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư và Lưu trữ
về “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư
vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung của đề tài đề cập khá toàn
diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện hành và chuyển giao hồ sơ hiện hành cho lưu trữ Tuy nhiên, nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và hoạt động theo chế độ cục bộ
Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT trong công
tác văn thư và lưu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư -
lưu trữ” của TS Dương Văn Khảm, do nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại
Hà Nội, năm 1994 Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản
là một nội dung nhỏ trong cuốn sách Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản cũng đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua bài viết đăng trên tạp chí Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 của
PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân "Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các
hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm
Trang 154
khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu
trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn
hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện
đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính
tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa
bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk của
Kiều Xuân Lợi (2011)
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những mức độ, phạm
vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng
và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình Tuy nhiên, chưa có công trình độc lập nào nghiên cứu trực tiếp, mang tính hệ thống về thực trạng và giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho việc quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Trang 165
3.2 Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ có hiệu quả tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; và đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk
4 Đối tượng và phạm vi
4.1 Đối tượng
Luận văn tập trung nghiên cứu đối tượng chính là ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk với những nội dung lý luận và thực tiễn cụ thể, gắn liền với đối tượng nghiên cứu
4.2 Phạm vi
- Phạm vi về không gian: Luận văn tiến hành nghiên cứu trong phạm vi các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk
- Phạm vi về thời gian: Luận văn nghiên cứu đối tượng trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2018
5 Phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phương pháp luận nghiên cứu
Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; các tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp so sánh;
- Phương pháp tổng hợp, thống kê;
Trang 176
- Phương pháp khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển giao văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk;
- Phương pháp phân tích các tư liệu có liên quan đến nội dung của đề tài;
- Phương pháp phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản” tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk
Tất cả các phương pháp nghiên cứu này giúp em thu thập thông tin có chọn lọc liên quan đến luận văn; các thông tin liên quan này đều được quan sát tỉ mỉ và điều tra thực tế từ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan chuyên môn
để có được những tư liệu, số liệu cụ thể, khách quan nhất đồng thời tổng hợp theo đúng mục đích, yêu cầu luận văn đặt ra
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp
để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng như nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hướng đến xây dựng thành công Chính phủ điện tử
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm
Trang 187 tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
Chương 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
Trang 191.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử
1.1.1.1 Khái niệm văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản
Theo giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” và giáo trình
“Hành chính văn phòng” của Học viện Hành chính có nhiều quan niệm khác nhau
về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt
động khác nhau của đời sống xã hội”;
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể
ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành
chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
Văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những
Trang 209 văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan HCNN) dùng để đưa
ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng ) không phải là văn bản quản lý HCNN
Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản QLNN chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản QLNN do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định;
Về mặt quy trình ban hành: văn bản QLNN được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định;
Về mặt mục đích: văn bản QLNN được ban hành nhàm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý HCNN giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
1.1.1.3 Khái niệm văn bản điện tử
Văn bản điện tử được định nghĩa tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành với nội dung như sau:
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa
từ văn bản giấy Như vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp
Trang 2110
1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản được quy định thực hiện thống nhất tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 01 năm 2013
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức
Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của công tác văn thư nói chung Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức Như vậy, công tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản
lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước
1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
- Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan
- Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói
chung, việc quản lý văn bản nói riêng
Trang 2211 Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư
- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã trở thành một trong những tiền đề đảm
Trang 2312 bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao Việc tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như
điều kiện cụ thể của từng địa phương
1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản
1.1.4 1 Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
b) Đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
c) Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định Việc nhân bản văn bản mật
đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
- Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và
Trang 2413 việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
d) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
- Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
e) Lưu văn bản đi
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Trang 2514 + Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
1.1.4 2 Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức
+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
Trang 2615
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
và chuyển giao ngay sau khi nhận được
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
Trang 2716 được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến
d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước
Trang 2817 + Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)
để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
1.1.4.3 Lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, cá nhân
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ Trong đó, hình thành những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn
Trang 2918
và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức
Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước
và cơ quan, hạn chế được văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm
- Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị; phản ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị; phản ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan qua các thời kỳ;
+ Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều; + Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ logic với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người;
+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác;
+ Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
- Lập hồ sơ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành
+ Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Phân định đơn vị bảo quản; Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; Biên mục hồ sơ
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
+ Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
Trang 3019
1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
1.2.1 Khái niệm
1.2.1.1 Khái niệm công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là
ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, đặc biệt trong các cơ quan tổ chức lớn
Cụ thể, CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin Vì lý do đó, những người
làm việc trong ngành này thường được gọi là các chuyên gia CNTT (IT specialist) hoặc cố vấn quy trình doanh nghiệp (Business Process Consultant) và bộ phận của
một công ty hay đại học chuyên làm việc với CNTT thường được gọi là phòng CNTT
Ở Việt Nam thì khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của chính phủ Việt Nam, như sau:
"CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội."
Trong hệ thống giáo dục Tây phương, CNTT đã được chính thức tích hợp vào chương trình học phổ thông Người ta đã nhanh chóng nhận ra rằng nội dung về CNTT đã có ích cho tất cả các môn học khác Với sự ra đời của Internet mà các kết nối băng thông rộng tới tất cả các trường học, áp dụng của kiến thức, kỹ năng và hiểu biết về CNTT trong các môn học đã trở thành hiện thực
1.2.1.2 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Hiện nay, có nhiều cách hiểu về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại
cơ quan HCNN, đối với quan điểm của em cho rằng: Ứng dụng công nghệ thông tin
Trang 3120 trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN là sử dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản ở cơ quan HCNN, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác này
1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN là một yêu cầu tất yếu có tính nguyên tắc, đồng thời là biện pháp có tính khả thi trong công tác quan lý văn bản Bởi lẽ, đó là tiền đề cho hoạt động quản lý đạt được hiệu quả cao; giảm nhẹ được sức lao động mà lại nâng cao được năng suất lao động của cán bộ văn thư; đảm bảo thông tin cho cán bộ lãnh đạo, quản lý giúp họ đưa ra được những quyết định chính xác, nhanh chóng và kịp thời; phản ánh xu hướng phát triển của thực tiễn khách quan, phù hợp với chiến lược phát triển khoa học, kỹ thuật hiện đại hóa với đường lối mà Đảng và Nhà nước đã đề ra
Thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng các phương pháp kỹ thuật hiện đại còn rất hạn chế, do còn thiếu sự quan tâm đến việc trang bị công nghệ, phương tiện
kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư, do sự thiếu hiểu biết về sử dụng các tính năng của các công nghệ, trang thiết bị hiện đại, dẫn đến việc sử dụng chúng kém hiệu quả Cũng lẽ đó, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản phải được tiến hành trên những nguyên tắc nhất định, đó là:
- Phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phương tiện kỹ thuật, tránh lãng phí;
- Phải tính đến khả năng, nhu cầu trang bị các phương tiện đồng bộ để nâng cao hiệu quả sử dụng;
- Hầu hết các công việc trong quy trình quản lý văn bản đều được áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hướng cơ khí hóa, tự động hóa Hiện nay, máy vi tính đã được sử dụng rộng rãi, nhiều tính năng của máy được áp dụng cho công tác văn thư Toàn bộ các công việc soạn thảo, chuyển văn bản đến người nhận, đăng ký văn bản đi, đến, lập hồ sơ, tra cứu, cung cấp bản sao đều có thể được tiến hành khép kín trong phòng máy vi tính
Trang 3221
1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Xuất phát từ vị trí, vai trò, tác động của CNTT đối với mọi mặt của đời sống
xã hội, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm đưa CNTT vào đời sống, cụ thể như sau:
- Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh được tầm quan trọng, là động lực của sự phát triển đối với việc ứng dụng CNTT của nước ta CNTT phát triển cùng với một số ngành công nghệ cao sẽ là sự thúc đẩy nền kinh tế, xã hội phát triển mạnh mẽ; đưa nước ta hòa nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới; nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo quốc phòng an ninh và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa trong nước
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005: Luật quy định
về thông điệp điện tử; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước; an ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phậm trong giao dịch điện tử Phạm vi điều chỉnh chủ yếu là giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006: Trong giai đoạn hiện nay của nước ta, Luật Công nghệ thông tin là cơ sở pháp lý tạo môi trường thuận lợi cho ứng dụng và phát triển CNTT Công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng phát huy hiệu quả trong công việc, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, định hướng và là hành lang pháp lý cơ bản để điều chỉnh các hoạt động ứng dụng và phát triển CNTT
- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 Việc ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính tạo ra một phương thức làm việc mới có sử dụng CNTT trong các cơ quan HCNN, nâng cao hiệu quả làm việc của lãnh đạo, công chức, viên chức
Trang 3322 nhà nước Nhiều cơ quan nhà nước đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều hành qua mạng máy tính, thiết lập được hệ thống thông tin điện tử trong
cả nước, hình thành hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, bao gồm trung tâm tích hợp dữ liệu của các Bộ, các tỉnh, mạng cục bộ của mỗi cơ quan thuộc cơ cấu bên trong của Bộ, tỉnh, mạng diện rộng liên kết các hệ thống tin học của Bộ, tỉnh Trong đó điểm hội tụ của toàn hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ là cổng thông tin điện tử Chính phủ được khai trương và đưa vào vận hành
- Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải
cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020 trong đó “Hoàn thiện và đẩy mạnh
hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet Đẩy mạnh ứng dụng CNTT - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020”; 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ
quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện
tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác
Nhận thức được vai trò quan trọng của CNTT, ngày 30/01/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định 153/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình mục tiêu Công nghệ thông tin giai đoạn 2016 - 2020 Chương trình này đặt ra mục tiêu đến năm
2020, 100% các bộ, cơ quan ngang bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có nền tảng chia sẻ, tích hợp dùng chung; 30% hồ sơ thủ tục hành chính của các địa phương được xử lý trực tuyến tại mức độ 4; 50% Cổng thông tin điện tử các tỉnh, thành phố được giám sát an toàn thông tin Đặc biệt, đưa Việt Nam ra khỏi danh sách 20 quốc gia có tỷ lệ lây nhiễm phần mềm độc hại cao nhất thế giới
Nhà nước đề ra phương hướng, đường lối để xây dựng, phát triển và ứng dụng vào mọi lĩnh vực trong đó có công tác văn thư – lưu trữ Để thống nhất cho
Trang 3423 việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 về “Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng”
- Về phạm vi, đối tượng: Hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh
tế và đơn vị vũ trang nhân dân
- Mục đích, yêu cầu của Hướng dẫn: Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008; Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng
bộ, an toàn và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức
Như vậy, Đảng và Nhà nước ta đã nhận thấy được tầm quan trọng và tính cấp thiết của ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại các cơ quan HCNN.Tất cả các khâu của công tác văn thư nếu được ứng dụng tốt CNTT sẽ nâng cao được hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nói chung Mặt khác, nếu làm tốt việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tề quan liêu, giấy tờ - một thói quen cố hữu của
bộ máy hành chính nhà nước ta; là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của cơ quan hành chính hướng tới một nền hành chính văn minh hiện đại
1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng
1.2.4.1 Quy trình quản lý văn bản đi trên môi trường mạng
- Quy trình quản lý văn bản đi trên môi trường mạng được xây dựng để quản
lý các văn bản đi trong cơ quan, bao gồm các chức năng chính như sau:
+ Soạn văn bản đi;
Trang 3524 + Xử lý văn bản đi theo quy trình đã thiết lập tại đơn vị: trình văn bản đi lên lãnh đạo, duyệt văn bản đi, chuyển phát hành…;
+ Vào sổ văn bản đi
- Là nơi cung cấp dữ liệu cho phân hệ xử lý công việc hoạt động, đồng thời cũng là nơi nhận phản hồi để phục vụ việc tra cứu của người dùng
* Mục tiêu hệ thống: Tổ chức lưu trữ và sắp xếp văn bản đi một cách có hệ thống, phục vụ cho việc tìm kiếm cập nhật văn bản dễ dàng Trợ giúp việc tạo lập
và gửi văn bản qua mạng đến các đơn vị nội bộ và các cơ quan ngoài Ngoài ra, mỗi người dùng đều có thể theo dõi được công việc cụ thể của mình dựa trên những văn bản do mình soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo
1.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng
- Quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng được xây dựng để quản lý các văn bản đến trong cơ quan, bao gồm các chức năng chính như sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến từ giấy vào hệ thống;
+ Tiếp nhận văn bản qua mạng;
+ Vào sổ văn bản đến
- Quản lý đầy đủ và chi tiết quá trình xử lý văn bản đến của cơ quan: chuyển
xử lý, trình lãnh đạo, phân công, báo cáo kết quả thực hiện…
- Là nơi cung cấp dữ liệu cho phân hệ xử lý công việc hoạt động, đồng thời cũng là nơi nhận phản hồi để phục vụ việc tra cứu của người dùng
Trang 3625
1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng
- Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng được xây dựng để phục vụ cho việc tổ chức, lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, doanh nghiệp
- Người dùng có thể tạo lập những Hồ sơ công việc mình mong muốn, sau đó thu thập, lưu trữ văn bản, tài liệu vào trong đó Đồng thời cũng có thể loại bỏ các văn bản ra khỏi Hồ sơ công việc
- Thông qua môi trường mạng, các thành viên trong tổ chức có thể chia sẻ HSCV của mình cho các thành viên khác cùng sử dụng
* Mục tiêu hệ thống: Tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử cho các cơ quan, đơn vị Giúp mỗi người sắp xếp, quản lý dữ liệu của cá nhân và đơn vị một cách đầy đủ, có
hệ thống và khoa học Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và tra tìm khi cần thiết
1.3 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Theo luật Tổ chức chính quyền địa phương được Quốc hội nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 19/6/2015 quy định Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân là Cơ quan có nhiệm vụ tham mưu giúp Ủy ban cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm
vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cùng cấp theo quy định của pháp luật, góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ sở
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra
về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cấp trên
Việc tổ chức Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo và điều kiện, tình hình phát triển kinh tế
- xã hội của từng địa phương; đảm bảo tinh gọn, hợp lý, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực từ trung ương đến cơ sở; không
Trang 3726 trùng lặp với nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp trên đặt tại địa bàn
Theo Nghị định 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định về
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thì các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh là các cơ quan HCNN cấp tỉnh mà không phải là Ban quản lý các khu công nghiệp, Khu công nghệ cao, Khu kinh tế và Ban quản lý có tên gọi khác thuộc UBND cấp tỉnh, Văn phòng HĐND cấp tỉnh, các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND cấp tỉnh và các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh bao gồm:
- Các cơ quan được tổ chức thống nhất tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sơ Công thương, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giao thông vận tải, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế, Thanh tra tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân
- Các cơ quan đặc thù được thành lập ở một số địa phương theo tiêu chí quy
định: Sở Ngoại vụ, Ban Dân tộc, Sở Quy hoạch – Kiến trúc (được thành lập ở thành
phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) và các cơ quan chuyên môn đặc thù khác
về một số lĩnh vực đặc thù khi thật cần thiết, phù hợp với đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội và đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương, như hiện nay ở một số tỉnh, thành đã thành lập Sở Du lịch
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương theo quy định của pháp luật và thao phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
1.3.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai
Trang 3827 Công đoạn đầu tiên để tổ chức ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là tạo lập hành lang pháp lý, ban hành các quy định, quy tắc thực hiện và quan trọng nhất
là lập ra kế hoạch, lộ trình thực hiện Việc tạo lập hành lang pháp lý là nhiệm vụ bắt buộc đối với cơ quan quản lý cấp cao nhất là chính phủ và được triển khai cụ thể về từng tỉnh, thành phố Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh tuy được triển khai thực hiện nhưng luôn cần có một khung pháp lý để có thể triển khai thực hiện thống nhất, xuyên suốt từ trung ương đến địa phương Các căn cứ pháp lý này bao gồm các quy định về cách thức triển khai, yêu cầu đặt ra khi thực hiện, mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hướng đến, việc phân cấp, phân quyền cho từng cá nhân, tổ chức khi tiến hành ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
Đối với cấp quốc gia, Chính phủ cần có hành lang pháp lý chung nhất để tạo điều kiện cho các tỉnh, thành triển khai thực hiện tùy thuộc điều kiện địa phương Sau đó, vai trò của UBND cấp tỉnh mang tính quyết định trong toàn bộ quá trình tổ chức ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản UBND tỉnh lúc này có hai nhiệm vụ:
- Thứ nhất, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định các nội dung
cụ thể liên quan đến toàn bộ hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, những văn bản này yêu cầu có sự kết hợp giữa quy định của cấp trên và thực tiễn tại địa phương
- Thứ hai, căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội và đặc biệt là các nguồn lực sẵn có của địa phương để xây dựng kế hoạch chi tiết quá trình tổ chức ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Kế hoạch cần thể hiện rõ lộ trình thực hiện, nguồn lực thực hiện, các mục tiêu cụ thể và phân công rõ trách nhiệm của từng cơ quan, đơn
Trang 3928
- Đối với các cơ quan, địa phương đã được trang bị hệ thống phần mềm quản
lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi thông tin: chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, quản lý văn bản đến, đi của cơ quan…từng bước ứng dụng thư điện tử công vụ và hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã tại các địa phương Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều hành công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận tiện; triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của CB,CC,VC qua mạng
- Tăng cường sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ, hệ thống quản
lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp Bên cạnh đó, phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng văn bản điện tử của CB,CC,VC trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính
Nhận thức được vai trò quan trọng của CNTT trong quản lý văn bản, lãnh đạo các cấp tại địa phương có trách nhiệm gương mẫu thực hiện việc quản lý, chỉ đạo điều hành công việc qua mạng; thường xuyên chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong
cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên bố trí nguồn lực để triển khai công tác này; chỉ đạo các cơ quan và đơn vị trực thuộc tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường điện tử, hiện đại, hiệu quả
1.3.2.2 Tuyên truyền, phổ biến
Việc tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành trong cơ quan, đơn vị Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn được quan tâm, chỉ đạo sát sao Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản được thực hiện thường xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành
Trang 4029 Tạo điều kiện cho cán bộ chuyên trách về CNTT tại các cơ quan, đơn vị được học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng CNTT trong xử lý công việc cho cán bộ, công chức, viên chức Đặt biệt là Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành được chú trọng nhằm tuyên truyền, phổ biến việc ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản
1.3.2.3 Xây dựng lộ trình đảm bảo đội ngũ
Một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nên chưa dành sự quan tâm, đầu
tư đúng như yêu cầu của công tác này Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở một bộ phận CB,CC,VC chưa thực sự đầy đủ
Để đưa công tác này đạt được những bước phát triển hơn nữa, các cơ quan, đơn vị cần tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo; đề cao trách nhiệm của người đứng đầu
cơ quan đối với công tác ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Xây dựng đảm bảo đội ngũ CB,CC,VC làm công tác quản lý văn bản có năng lực trình độ đáp ứng yêu cầu công việc Đồng thời, làm tốt công tác đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ
- Hình thức đầu tư phân tán: Các cơ quan hành chính tự trang bị và quản lý, bảo dưỡng hệ thống máy chủ và máy trạm được đặt tại trụ sở cơ quan mình Ưu điểm của hệ thống này là tính thích nghi cao khi có sự thay đổi về nhân sự hay thủ