Luận văn sẽ đưa cái nhìn tổng thể, có hệ thống về hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực dưới góc độ thẩm quyền UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Làm cơ sở để hoàn thiện hơn hoạt động quản lý nhà nước đối với chứng thực nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO / BỘ NỘI VỤ ./ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN VĂN VĨ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Quang Huy, Học viện hành Quốc gia Phản biện 1: PGS TS Huỳnh Văn Thới Phản biện 2: PGS TS Nguyễn Tất Viễn Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Học viện Hành Quốc gia Phân viên thành phố Hồ Chí Minh Số: 10 – đường Ba Tháng Hai, phường 12, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh Thời gian: vào hồi 16 30 ngày 22 tháng năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia web Ban Quản lý đào tạo Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Ở nước ta, hoạt động quản lý nhà nước chứng thực trọng phát triển rõ ràng, từ sau Cách mạng tháng Tám thành cơng năm 1945, Sắc lệnh số 59/SL ban hành quy định "Thể lệ thị thực giấy tờ" pháp lý quan trọng Sau đó, từ thời điểm đổi đến nay, nhiều Nghị định Chính phủ ban hành điều chỉnh cho phù hợp với thực tế đời hoàn thành sứ mệnh, đến Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 việc cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Đây xem văn tương đối hoàn thiện quan trọng cho hoạt động chứng thực quản lý nhà nước chứng thực Theo đó, Uỷ ban nhân dân cấp huyện giao nhiệm vụ cung ứng dịch vụ chứng thực (Phòng Tư pháp) lại vừa thực quản lý nhà nước chứng thực địa bàn, rõ ràng nhiệm vụ khó quan trọng cho đơn vị hành cấp huyện Trên địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, với mật độ dân số đơng đúc (9.815 người/km2), nhiều khu cơng nghiệp, trường đại học hình thành, đồng thời cửa ngõ giao thương khu vực, nước ngồi, nơi trở thành nơi thu hút đầu tư phát triển khu công nghiệp - thương mại - dịch vụ Theo đó, hoạt động giao dịch, trao đổi diễn nhộn nhịp, điều dẫn đến hoạt động chứng thực hợp đồng giao dịch, mua bán, chứng thực giấy tờ lại nhiều Đồng thời, tình hình xã hội hoá hoạt động chứng thực trọng, việc chuyển giao số thẩm quyền cho tổ chức hành nghề công chứng đạt kết định, cần can thiệp, quản lý để kiểm soát đảm bảm thực quy định pháp luật Mặt khác, tình hình quản lý nhà nước chứng thực gặp nhiều khó khăn, bất cập thể chế chưa rõ ràng, cấu tổ chức, nhân lực mỏng, áp lực cơng việc lớn Do đó, tác giả lấy tên đề tài "Quản lý nhà nước chứng thực địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh", mà trọng tâm xuyên suốt hoạt động quản lý nhà nước chứng thực Uỷ ban nhân dân Quận 12 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Dịch vụ cơng, dịch vụ hành cơng ln nhiều tác giả ý lựa chọn nghiên cứu Trong lĩnh vực chứng thực quản lý nhà nước chứng Các cơng trình nghiên cứu tác giả như: Đề tài nghiên cứu "Quản lý nhà nước chứng thực thực trạng phương hướng đổi mới" tác giả Chu Thị Tuyết Lan năm 2012 Đề tài nghiên cứu "Quản lý nhà nước chứng thực - Qua nghiên cứu thực tiễn địa bàn thành phố Hà Nội" tác giả Ngô Sỹ Chung Đề tài nghiên cứu "Quản lý nhà nước hoạt động chứng thực huyện Hoài Đức, Thành phố Hà Nội" tác giả Nguyễn Duy Giang Đề tài nghiên cứu "Quản lý nhà nước chứng thực địa bàn thị xã Sơn Tây, Thành phố Hà Nội" tác giả Phan Thanh Hương Đề tài nghiên cứu "Nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ hành cơng hoạt động cấp phép chứng thực uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm, tỉnh Lâm Đồng" tác giả Vũ Thị Lịch năm 2013 Đặc san "Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 chủ đề pháp luật chứng thực" tác giả Vũ Thị Thảo Các đề tài tiếp cận nhiều góc độ khác nhau, làm rõ chứng thực quản lý nhà nước chứng thực lý luận lẫn thực tiễn Nhưng xét phạm vi địa bàn Quận 12 thời gian 05 năm trở lại, chưa có tên đề tài trùng lặp với Quản lý nhà nước chứng thực địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh mà tác giả tiếp cận theo góc độ Nghị định 23/2015/NĐ-CP MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 3.1 Mục đích nghiên cứu Mục đích luận văn làm rõ sở lý luận, sâu phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhà nước hoạt động chứng thực UBND Quận 12 Chỉ ưu, nhược điểm sở đưa giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước hoạt động chứng thực UBND cấp huyện nói chung UBND Quận 12 nói riêng 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Một là, phân tích tổng quan chung sở lý luận quản lý nhà nước hoạt động chứng thực UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP Hai là, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 Ba là, đề xuất giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện cho hoạt động quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Quản lý nhà nước chứng thực địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh 4.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi quy mô: Tại địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi thẩm quyền: Thẩm quyền quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 Phạm vi thời gian: Từ năm 2015 đến (12/2019) PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp luận: Luận văn sử dụng phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác - Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam pháp luật Nhà nước, chương trình cải cách hành đặc biệt cải cách thể chế hành nhà nước giai đoạn 2016-2020 Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phân tích, tổng hợp, phương pháp so sánh vấn sâu Ngoài ra, luận văn sử dụng phương pháp khảo sát phiếu thực tế nhằm làm rõ nội dung QLNN chứng thực thực tế Ý NGHĨA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Ý nghĩa lý luận: Luận văn đưa nhìn tổng thể, có hệ thống hoạt động quản lý nhà nước chứng thực góc độ thẩm quyền UBND cấp huyện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP Làm sở để hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước chứng thực nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành Ý nghĩa thực tiễn: Qua việc tìm hiểu, phân tích thuận lợi, khó khăn cơng tác quản lý nhà nước chứng thực địa bàn Quận 12, từ có giải pháp nhằm hồn thiện cách thức quản lý lĩnh vực này, bên cạnh luận văn tài liệu tham khảo cho địa phương có nhu cầu KẾT CẤU LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn kết cấu thành 03 chương Chương I: Cơ sở lý luận pháp lý quản lý nhà nước chứng thực địa bàn quận Chương II: Thực trạng quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cho hoạt động quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 1.1 Những vấn đề chung chứng thực 1.1.1 Khái niệm chứng thực Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ ngày 16/02/2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Hoạt động chứng thực cụ thể hoá thuật ngữ: - Chứng thực từ chính; - Chứng thực chữ ký; - Chứng thực hợp đồng, giao dịch; Tóm lại, trải qua thời kỳ nay, Việt Nam chưa có văn pháp luật có khái niệm rõ ràng chất hoạt động chứng thực, mà có khái niệm gắn chứng thực với việc cụ thể Tuy nhiên khái quát chứng thực sau: "Chứng thực việc quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính xác, hợp pháp giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, kiện pháp lý, thông tin cá nhân, để bảo vệ quyền lợi ích đáng cá nhân, tổ chức có liên quan quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính, " 1.1.2 Chủ thể thực hoạt động chứng thực Căn theo Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chủ thể thực hoạt động chứng thực Phòng Tư pháp UBND cấp huyện, UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng tổ chức ngoại giao Việt Nam, Tổ chức lãnh Việt Nam nước quan khác uỷ quyền thực chức lãnh Việt Nam nước 1.1.3 Nội dung, đặc điểm, phân loại chứng thực phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng a Nội dung chứng thực Chứng thực hoạt động mang tính chất hành pháp lý quan công quyền thực cấp từ sổ gốc, chứng thực y chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng giao dịch chịu trách nhiệm tính xác thực văn theo quy định pháp luật Về chất quan thực chứng thực chứng thực từ chính, từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, trạng thái lực hành vi dân sự, thời gian, địa điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Người chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp pháp văn bản, giấy tờ, điều khoản thoả thuận mà yêu cầu chứng thực b Đặc điểm chứng thực Một là, chứng thực hoạt động mang tính hành chánh pháp lý quan nhà nước có thẩm quyền thực Hai là, chứng thực xác thực giá trị pháp lý văn theo quy định pháp luật Ba là, quan nhà nước có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm tính xác thực văn chứng thực c Phân loại chứng thực: Nếu tiếp cận theo thẩm quyền thực thì: - Phòng Tư pháp UBND cấp huyện; - UBND cấp xã; - Cơ quan đại diện ngoại giao, quan lãnh Việt Nam nước tổ chức uỷ quyền Nếu tiếp cận theo nội dung thực thì: - Chứng thực từ chính; - Cấp từ sổ gốc; - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản; - Chứng thực hợp đồng, giao dịch; d Phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng: Trên thực tế nhiều trường hợp nhầm lẫn hoạt động chứng thực hoạt động công chứng, phân biệt hai hoạt động sau: + Về khái niệm + Về chất: + Về chủ thể thực hiện: + Giá trị pháp lý: 1.2 Quản lý nhà nước chứng thực 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước chứng thực Quản lý nhà nước chứng thực việc nhà nước thông qua hoạt động xây dựng, hoàn thiện pháp luật chứng thực, tổ chức thực pháp luật chứng thực, xử lý vi phạm pháp luật chứng thực, thực tác động mang tính quyền lực nhà nước lên quan hệ xã hội phát sinh lĩnh vực chứng thực nhằm định hướng cho xử chủ thể tham gia lĩnh vực chứng thực phù hợp với yêu cầu pháp luật 1.2.2 Cơ cấu tổ chức máy cung ứng dịch vụ chứng thực Một, lãnh đạo Phòng Tư pháp Hai, phận đảm nhận trực tiếp hoạt động chứng thực Phòng Tư pháp Ba, phận tiếp nhận trả kết (TN&TKQ)- trực thuộc Văn phòng UBND cấp huyện 1.2.3 Quy trình cung ứng dịch vụ Gồm 04 bước: - Tiếp nhận hồ sơ BP.TN&TKQ; - Xử lý hồ sở phận nghiệp vụ; - Trình lãnh đạo ký chứng thực; - Trả kết cho cá nhân, tổ chức 1.2.4 Nội dung quản lý nhà nước chứng thực UBND cấp huyện Tại Khoản 2, Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015, UBND cấp huyện thực quản lý nhà nước chứng thực địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Một là, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã địa bàn Hai tổ chức thực tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật chứng thực Ba cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực Bốn là, lưu trữ sổ chứng thực, văn chứng thực Năm là, kiểm tra, tra hoạt động chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu có chứng thực giấy tờ, văn thực thủ tục hành địa bàn Sáu là, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm hành liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền Bảy là, định kỳ 06 tháng năm, tổng hợp tình hình thống kê số liệu chứng thực, báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định 1.2.5 Sự cần thiết quản lý nhà nước chứng thực Một là, tạo khuôn khổ cho hoạt động chứng thực vào nề nếp, đảm bảo cho hoạt động diễn thống nhất, hợp lý, hiệu quả, thuận lợi cho người dân theo tinh thần Nhà nước Hai là, đảm bảo nghiệp vụ chứng thực diễn chuyên nghiệp đại, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC CỦA UBND QUẬN 12 2.1 Khái quát chung 2.1.1 Về đặc điểm tự nhiên Quận 12, Tp HCM với diện tích 5.274,89 ha, dân số 622.500 người, nhân thường trú 288.603 người, tạm trú 333.900 người (theo kết Tổng điều tra dân số năm 2019) Nơi cửa ngõ giao thương thành phố với khu vực nước ngoài, nơi tập trung nhiều khu công nghiệp trường đại học, nhu cầu giao dịch lớn, cơng tác chứng thực quản lý hoạt động chứng thực cần củng cố tăng cường 2.1.2 Về đặc điểm trị, kinh tế - xã hội Trong năm tới, DVHCC cần phải nâng cao chất lượng để đảm bảo sẵn sàng cho hoạt động đầu tư địa phương Đặc biệt lĩnh vực chứng thực, Quận 12 nhu cầu cá nhân tổ chức gia tăng không ngừng Thêm vào đó, cán lãnh đạo trẻ dần trở thành đặc điểm bật địa phương Với sức trẻ, trí tuệ, lĩnh nhiều giải pháp mới, táo bạo cho cải tiến thời gian qua có ghi nhận tích cực việc tạo mơi trường dịch vụ chứng thực thân thiện, hiệu quả, phần thoả mãn nhu cầu người dân 2.2 Hoạt động quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 2.2.1 Công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã địa bàn Tại UBND Quận 12, thời gian qua vấn đề nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức đẩy mạnh triển khai rộng rãi, lĩnh vực chứng thực 10 mà khối lượng hồ sơ công việc hàng ngày lớn, nhu cầu chứng thực người dân ngày đa dạng phức tạp với văn pháp luật có thay đổi nên hoạt động Phòng Tư pháp Quận 12 triển khai thường xuyên để đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc 2.2.2 Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến chứng thực quản lý nhà nước chứng thực Việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật Quận 12 trọng phổ biến đến đối tượng địa bàn quận thơng qua nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn: + Tổ chức toạ đàm văn QPPL cho đội ngũ cán bộ, công chức thực có liên quan lĩnh vực chứng thực + Công khai văn quy phạm pháp luật lên công thông tin điện tử quận + Tổ chức thi kiến thức cải cách hành tuyên truyền văn QPPL nói chung lĩnh vực chứng thực nói riêng 2.2.3 Thẩm quyền chứng thực tổ chức quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 + Về mặt thẩm quyền Hoạt động chứng thực địa bàn Quận 12 tổ chức cung ứng UBND 11 phường, tổ chức hành nghề công chứng UBND quận mà trực tiếp đảm nhận Phòng Tư pháp Song thẩm quyền lại có đa dạng khác theo quy định pháp luật Theo đó, Phịng Tư pháp có thẩm quyền việc: Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam 11 liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp chứng nhận Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản;cùng với chứng thực từ quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận Chứng thực chữ ký người dịch giấy tờ, văn từ tiếng nước sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản; Chứng thực văn thảo thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản mà di sản động sản Tuy nhiên, loại hồ sơ này, Quận 12 nói riêng TP HCM nói chung khơng thực chứng thực mà có chuyển giao thẩm quyền cho tổ chức hành nghề công chứng theo Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND ngày 20/5/2011 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh + Về mặt tổ chức Cơ cấu tổ chức để thực hoạt động cung ứng dịch vụ chứng thực UBND Quận 12 tổ chức theo ngành dọc Theo đó, quan đảm nhiệm trực tiếp công tác Phòng Tư pháp chịu đạo trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ từ Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trước Sở cung ứng dịch vụ chứng thực Tuy nhiên, phòng chịu đạo, cơng tác biên chế từ phía UBND quận, đơn vị trực tiếp giúp UBND quận công tác QLNN chứng thực theo quy định pháp luật Nhân thực hoạt động chứng thực Quận 12 phân cơng hai phận với tổng số 07 cán bộ, công chức đảm nhiệm hoạt động Cũng theo số liệu thống kê vào đến tháng 05/2019 Phịng Nội vụ Thống kê trình độ cán bộ, cơng chức phịng chun mơn UBND quận hầu hết cán bộ, công chức đảm nhận cung ứng dịch vụ chứng thực UBND Quận 12 đạt trình độ cao + Về mặt quy trình 12 Trong trình tiếp nhận yêu cầu chứng thực, phận TN&TKQ cần phải đảm bảo thủ tục, hồ sơ theo Quy trình phối hợp tiếp nhận giải hồ sơ lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch Bộ phận TN&TKQ Phòng Tư pháp 2.2.4 Công tác lưu trữ sổ chứng thực, văn chứng thực Hoạt động thiết lập sổ chứng thực Phịng Tư pháp thực hình thức lưu sổ truyền thống lưu sổ điện tử với thông tin hoạt động chứng thực lưu lại máy tính cơng chức đảm nhận trước trả kết cho người dân, việc làm góp phần tiết kiệm chi phí giảm tải kho lưu trữ Chế độ lưu trữ sổ sách chứng thực tiếp tục trì thực theo quy định, vào cuối tháng 01 hàng năm Phòng Tư pháp thực bàn giao sổ sách, hồ sơ giấy tờ chứng thực vào kho lưu trữ chung UBND quận 2.2.5 Công tác thanh, kiểm tra hoạt động chứng thực UBND 11 phường địa bàn Một là, thực công tác kiểm tra định kỳ Về thời gian kiểm tra: Công tác kiểm tra hoạt động chứng thực UBND phường thực định kỳ 02 lần năm với kiểm tra Tư pháp – Hộ tịch 06 tháng đầu năm kiểm tra, chấm điểm thi đua Tư pháp – Hộ tịch cuối năm Về nội dung kiểm tra: Công tác kiểm tra định kỳ hoạt động chứng thực UBND phường thực dựa nội dung chủ yếu sau: Sổ chứng thực - công tác lập sổ chứng thực, lưu trữ sổ chứng thực; Chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký - thẩm quyền chứng thực UBND phường, mẫu dấu chứng thực, biểu mẫu phiếu hẹn theo quy định pháp luật; hoạt động tuyên truyền, niêm yết, công khai văn bản, thủ tục hành liên quan đến chứng thực Hai là, thông qua báo cáo UBND phường 13 Báo cáo công tác 06 tháng, báo cáo công tác năm UBND phường công tác Tư pháp – Hộ tịch cơng cụ để Phịng Tư pháp Quận 12 thực kiểm tra hoạt động phường công tác chứng thực mặt đạt được, hạn chế mắc phải thuận lợi khó khăn gặp phải để nhanh chóng có biện pháp hỗ trợ, tập huấn để nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ UBND phường 2.2.6 Công tác giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm hành liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền Trong khoảng thời gian từ năm 2015-2017 UBND quận không ghi nhận trường hợp đơn thư, khiếu nại liên quan đến yêu cầu chứng thực Về cơng tác xử lý vi phạm hành chứng thực đảm bảo nội dung, thủ tục thẩm quyền xử lý theo quy định Luật xử lý vi phạm hành năm 2012, Nghị định 67/2015/NĐ-CP Trong khoảng thời gian 2015-2017, Phòng Tư pháp quận lập biên xử lý 150 trường hợp vi phạm, tịch thu 120 cấp, giấy tờ giả, chứng giả mạo loại, chuyển công an điều tra, khởi tố 04 trường hợp có dấu hiệu tội phạm hình 2.2.7 Cơng tác tổng hợp tình hình thống kê số liệu chứng thực, báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định Chế độ báo cáo thực theo quy định, sở trình bày kiến nghị, đề xuất giải pháp thiết thực đến quan có thẩm quyền để kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh, tạo thuận lợi giải công việc góp phần vào tiến trình hồn thiện quy định chứng thực 2.3 Đánh giá quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 14 2.3.1 Thứ nhất, công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực UBND cấp xã trọng hiệu chưa cao 2.3.1.1 Ưu điểm: Hoạt động hướng dẫn, đạo nghiệp vụ thực cách thường xuyên liên tục thông qua phương tiện liên lạc thuận tiện đại Luôn đảm bảo nghiệp vụ giải thực đồng bộ, hiệu phù hợp với quy định pháp luật Công tác tổ chức buổi bồi dưỡng nghiệp vụ đảm bảo mặt hình thức song chất lượng chưa đảm bảo hiệu 2.3.1.2 Hạn chế: Một số công chức trực tiếp thực cung ứng dịch vụ chứng thực UBND phường phận TN&TKQ UBND quận không tham gia công tác tập huấn cách thường xuyên, dẫn đến số sai sót thực nghiệp vụ hay chưa thực theo quy định pháp luật 2.3.2 Thứ hai, việc ban hành văn hướng dẫn tuyên truyền, phổ biến văn chứng thực có hình thức cần tăng cường chất lượng 2.3.2.1 Ưu điểm: Thẩm quyền ban hành văn QPPL UBND Quận 12 tuân thủ theo phạm vi thẩm quyền theo quy định pháp luật Phòng Tư pháp triển khai cách đầy đủ toàn diện văn pháp luật lĩnh vực chứng thực đến đối tượng có liên quan với đa dạng với nhiều hình thức mới, hiệu cơng tác tun truyền Nhiều hình thức tun truyền áp dụng công nghệ thông tin, đem đến thuận tiện cho người dân tiếp cận thông tin mang tính pháp luật 15 2.3.2.2 Hạn chế: Cịn hình thức, chưa thực sâu vào người dân, chưa xuất phát từ người học theo chế chiều 2.3.3 Thứ ba, bất cập bố trí, phân cơng nhân thực chứng thực quản lý nhà nước chứng thực 2.3.3.1 Ưu điểm: Quy trình phối hợp Phịng Tư pháp văn phòng UBND ban hành nhiều vấn đề bất cập gây số khó khăn việc thực Bộ phận TN&TKQ công tác tiếp nhận hồ sơ chứng thực chưa đảm bảo đáp ứng trình độ chun mơn việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực, dẫn đến chất lượng cung ứng dịch vụ cho người dân chưa đảm bảo 2.3.3.2 Hạn chế: Bất cập nhân phân cơng, bố trí thực cung ứng dịch vụ Nhân thực công tác chứng thực phòng chuyên viên đảm nhận Do dẫn đến thiếu linh hoạt, chủ động việc tổ chức cung ứng phòng 2.3.4 Thứ tư, lấy số, lưu trữ sổ chứng thực, văn chứng thực lạc hậu 2.3.4.1 Ưu điểm: Về công tác lập sổ chứng thực, tiến hành lưu giữ máy tính việc lưu trữ sổ chứng thực trì mức truyền thống lưu giữ kho nên chất lượng sổ chứng thực văn chứng thực không đảm bảo mặt chất lượng 2.3.4.2 Hạn chế: Về hoạt động xếp kho lưu trữ UBND quận chưa thực khoa học, chưa đảm bảo đầy đủ điều kiện, chưa kể nhiệt độ, độ ẩm an toàn cháy nổ 16 Về hoạt động tiêu huỷ văn bản, giấy tờ hết hiệu lực chưa quy trình 2.3.5 Thứ năm, kiểm tra hoạt động chứng thực UBND phường chưa thường xuyên 2.3.3.1 Ưu điểm: Trong thời gian vừa qua, kiểm tra đột xuất Phòng Tư pháp khơng có nên dẫn đến tình trạng nhiều kết kiểm tra chưa mang tính xác khách quan 2.3.3.2 Hạn chế: Cơng tác theo dõi, báo cáo tình hình thực theo hướng dẫn, đạo sau kiểm tra chưa trọng triển khai, nên dẫn đến tình trạng chưa có kiểm sốt việc khắc phục sai phạm 2.3.6 Thứ sáu, bất cập xử lý vi phạm liên quan chứng thực theo thẩm quyền 2.3.4.1 Ưu điểm: Hoạt động xử lý vi phạm trọng, thể tính nghiêm minh pháp luật 2.3.4.2 Hạn chế Về chế xử lý VPHC liên quan đến chứng thực chưa đảm bảo tính răn đe, giáo dục, mà chủ yếu thực biện pháp nhắc nhở, lập biên huỷ bỏ giấy tờ, văn giả mạo 2.3.7 Thứ bảy, bất cập tổng hợp báo cáo định kỳ 2.3.7.1 Ưu điểm: Báo cáo kịp thời, mang tính tổng quát tình hình chứng thực địa phương để thơng suốt từ cấp sở đến cấp tỉnh 2.3.7.2 Hạn chế: Công tác báo cáo chứng thực số phường thực chưa thời gian quy định, mang tính hình thức, đa số đề xuất, kiến nghị chép lặp lại phường với khơng có tính đóng góp xây dựng dẫn đến làm giảm chất lượng báo cáo, ảnh 17 hưởng đến tiến độ chất lượng công tác tổng hợp, báo cáo đến quan cấp 2.4 Nguyên nhân hạn chế 2.4.1 Hệ thống văn QPPL chứng thực chưa đầy đủ hoàn chỉnh Trong năm qua, thay đổi văn QPPL liêu quan đến chứng thực diễn liên tục, bên cạnh mặt tích cực cịn q nhiều điểm bất cập dẫn đến khó khăn công tác tổ chức cung ứng dịch vụ QLNN dịch vụ Điển hình như, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch bên cạnh nhiều điểm có đề cập quan, tổ chức yêu cầu nộp có quy định pháp luật, cịn lại dùng để đối chiếu, quy định rõ thời gian thực yêu cầu chứng thực, quy định cụ thể sổ chứng thực 2.4.2 Về cấu tổ chức cung ứng dịch vụ chứng thực QLNN chứng thực chưa có hợp lý Phòng Tư pháp quan hệ thống HCNN thực chức tham mưu QLNN song lại chủ thể trực tiếp cung ứng dịch vụ chứng thực tham mưu quản lý 2.4.3 Về đội ngũ công chức thực cung ứng dịch vụ chứng thực thiếu hạn chế tinh thần phục vụ Đội ngũ công chức trực tiếp tham gia cung ứng dịch vụ chứng thực biên chế thường (01) người đảm nhận, dẫn đến tình trạng thiếu người, thiếu linh hoạt trường hợp nghỉ Các buổi tập huấn, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ tổ chức cán bộ, công chức tham gia chưa có tinh thần trách nhiệm, chưa có chủ động, nhiệt tình Người trực tiếp thực lại 18 không tham gia mà thay vào người khác, dẫn đến việc chất lượng công tác chưa đảm bảo hay q trình tham gia cơng chức chưa có tích cực trao đổi với báo cáo viên để làm rõ vấn đề mới, nghiệp vụ nhiều sai sót 2.4.4 Việc phân cấp thẩm quyền, xác định trách nhiệm quản lý tổ chức hành nghề công chứng Sở Tư pháp Quận thiếu rõ ràng Xã hội hoá dịch vụ chứng thực nội dung quan trọng công tác QLNN chứng thực Hiện nay, hoạt động xã hội hoá diễn thông qua việc chuyển giao cho tổ chức hành nghề cơng chứng Nhưng nay, phịng Tư pháp lại khơng có thẩm quyền việc quản lý tổ chức hành nghề công chứng nên khó đảm bảo hiệu cơng tác QLNN chứng thực địa bàn 2.4.5 Sự khó khăn cơng tác phịng ngừa, phát hiện, xử lý hồ sơ giả mạo lỗ hổng quy trình thực truyền thống Thừa nhận rằng, mức độ hình thức tinh vi loại hồ sơ làm giả khó phát hiện, đồng thời quy trình thực mang tính truyền thống, nhiều khâu, mang tính thủ cơng nên dễ phát sinh vụ lợi Chính lẽ trên, thiết nghĩ nên hình thành chế chứng thực số môi trường chứng thực số phù hợp Tiểu kết chương Chương II sở để viết xây dựng hệ thống giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác QLNN chứng thực địa bàn Quận 12 19 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC CỦA UBND QUẬN 12 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 3.1.1 Định hướng cải cách hành Đảng Nhà nước Trong năm gần đây, cải cách hành Đảng Nhà nước ta xác định nhiệm vụ trọng tâm cải cách hành Quan điểm, nhiệm vụ, mục tiêu cải cách hành nước ta thể rõ văn kiện Hội nghị Trung ương khoá VII, Hội nghị Trung ương khoá VIII, nghị Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX, X XI Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI nhấn mạnh lại: “Đẩy mạnh cải cách hành chính, thủ tục hành chính; giảm mạnh bãi bỏ loại thủ tục hành gây phiền hà cho tổ chức công dân 3.1.2 Thực trạng quản lý nhà nước chứng thực Công tác QLNN chứng thực địa bàn Quận 12 bên cạnh ưu điểm đáng ghi nhận nỗ lực đơn vị việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cịn tồn đọng nhiều vấn đề hạn chế cần phải nhìn nhận đưa giải pháp hữu hiệu để sớm khắc phục 3.2 Một số giải pháp đề xuất 3.2.1 Tiếp tục hoàn thiện thể chế chứng thực Thiết nghĩ tương lại cần ban hành Luật Chứng thực để nâng giá trị pháp lý lĩnh vực nhằm tạo thơng thống phù hợp với cơng tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực 20 3.2.2 Chú trọng công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, đặc biệt cấp xã Về công tác hướng dẫn, bồi dưỡng: Các nội dung tập huấn nên có đa dạng, phong phú không dừng lại nội dung triển khai văn QPPL ban hành mà cần phải mở rộng nhiều vấn đề khác sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động; xu hướng cách thức vận hành, cung ứng số loại hình chứng thực mà cung ứng tổ chức tư nhân chứng thực chữ ký số; nghiệp vụ, kỹ thuật để phát nhanh chóng trường hợp sử dụng dấu giả, vi phạm quy định pháp luật chính; nhu cầu tốc độ phát triển xã hội liên quan đến lĩnh vực chứng thực nay;… 3.2.3 Tổ chức tốt công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, đặc biệt pháp luật chứng thực Một là, tăng cường lãnh đạo Đảng, quản lý, điều hành quyền cấp công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật Hai là, trọng xây dựng đội ngũ làm công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật - vai trò định đến chất lượng hoạt động: Ba là, đổi nội dung, hình thức phương pháp phổ biến giáo dục pháp luật 3.2.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra hoạt động chứng thực Thường xuyên, kịp thời kiểm tra, tra việc ban hành văn đạo nghiệp vụ để phát thiếu sót, sơ hở, tiêu cực từ khâu ban hành văn hướng dẫn đạo, điều hành Kiểm tra, xử lý nghiêm minh, dứt điểm đơn vị, cá nhân yếu kém, tiêu cực, vi phạm quy định pháp luật chứng thực 21 ra, dư luận phản ánh, dây dưa, chậm sửa chữa, khắc phục để làm sạch, vững mạnh lực lượng cán quan nhà nước 3.2.5 Tăng cường phân cấp phân quyền + Đối với UBND cấp huyện Kiến nghị quan cấp có thẩm quyền mạnh dạn giao cơng tác quản lý nhà nước chứng cho UBND quận quản lý trực tiếp tổ chức hành nghề công chức địa bàn Thành lập thêm Tổ chuyên trách tham mưu QLNN chứng thực thuộc UBND quận + Đối với tổ chức hành nghề công chứng Trực tiếp tiến hành nghiệp vụ báo cáo định kỳ đột xuất cho UBND quận mà trực tiếp mà Phòng Tư pháp + Đối với UBND 11 phường Cần ý lực thực công chức Tư pháp - Hộ tịch, xảy sai sót việc thực quy trình ISO, đồng thời cấp xã đơn vị chịu áp lực việc chứng thực hồ sơ doanh nghiệp nhiều, cần xem xét cân đối biên chế khối lượng công việc vị trí này, để tạo động lực giảm thiểu rủi ro 3.2.6 Lưu trữ sổ chứng thực, văn chứng thực Để lưu trữ sổ chứng thực văn chứng thực hiệu quả, trước hết sở vật chất trang bị phải đảm bảo Cán bộ, công chức chuyên trách công tác văn thư lưu trữ chuyên nghiệp Trường hợp cần thiết áp dụng thuê dịch vụ lưu trữ lên lịch sử hình thành phơng rõ ràng, bố trí xếp kho khoa học Cần bổ sung quy định chế độ lưu trữ chứng thực từ 3.2.7 Xử lý vi phạm hành nghiêm, có tính răn đe cao Vấn nạn vi phạm quy định chứng thực cần phát hiện, xử lý nghiêm Để hạn chế tình trạng lợi dụng giấy tờ, văn sai 22 quy định quan quản lý nhà nước phải vào cuộc, siết chặt việc cấp phát phôi bằng, mẫu giấy tờ, dấu hiệu đặc thù; quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ cần kiểm tra lại xem văn bằng, chứng chỉ; kiểm tra, xử lý nghiêm trường hợp dùng giấy tờ, văn giả trục lợi 3.2.8 Công tác tổng hợp tình hình thống kê số liệu chứng thực, báo cáo UBND thành phố Trên sở báo cáo chuyên đề này, UBND quận có thông tin xác thực để đề biện pháp cụ thể từ việc nhân rộng điển hình, đến việc uốn nắn sai phạm, đề chế hỗ trợ hợp lý, chuẩn bị ứng xử cho dự báo khó khăn gặp phải Công việc thực từ sớm quy trình góp phần chỉnh đốn, củng cố tạo nên lề lối hoạt động quản lý thực chứng thực quyền phường địa bàn quận Cơng tác báo cáo Phịng Tư pháp thực hàng tháng, quý, năm đồng thời với công tác kiểm tra 3.2.9 Ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước chứng thực số Xây dựng hệ thống pháp luật liên quan đến việc giao dịch, chứng thực mơi trường điện tử Chuẩn hố tiêu chuẩn liên quan biểu mẫu phù hợp, công khai thủ tục hành nói chung, thủ tục cho việc chứng thực nói riêng Tiểu kết chương Dựa theo bất cập, hạn chế trình bày chương II, viết xây dựng hệ thống giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 23 PHẦN KẾT LUẬN Hoạt động chứng thực chủ đề nghiên cứu chứng thực khơng phải mới, nhiên đối tượng cho nghiên cứu khoa học thực tế cịn nhiều bất cập chưa hồn thiện Đặc biệt giai đoạn cải cách hành nhà nước, cải cách tư pháp diễn mạnh mẽ Chứng thực dịch vụ trọng, cần nâng cao chất lượng hướng đến phục vụ người dân tốt QLNN chứng thực vậy, cần phải tạo nhiều giải pháp đột phá mới, nhiều chiến lược để tiếp tục đảm bảo trì phát triển loại hình DVHCC chuyên nghiệp đại Công tác QLNN chứng thực địa bàn Quận 12, thời gian qua ghi nhận nhiều thành tựu quan trọng tồn đọng nhiều hạn chế hoạt động ban hành văn chứng thực; hướng dẫn bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho UBND cấp xã; thực cung ứng dịch vụ; công tác lưu trữ; kiểm tra hoạt động chứng thực; xã hội hoá hoạt động cung ứng dịch vụ Những định hướng mang tính dài hạn Đảng uỷ với nỗ lực UBND quận chung tay góp sức người dân góp phần nâng cao chất lượng công tác QLNN chứng thực địa bàn Quận 12 thời gian tới Hướng đến xây dựng Quận 12 thành quận phát triển đại, văn minh, nghĩa tình tương lai 24 ... NGHIÊN CỨU 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Quản lý nhà nước chứng thực địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh 4.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi quy mô: Tại địa bàn Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi... sở lý luận pháp lý quản lý nhà nước chứng thực địa bàn quận Chương II: Thực trạng quản lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cho hoạt động quản lý nhà. .. lý nhà nước chứng thực UBND Quận 12 Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 1.1 Những vấn đề chung chứng thực 1.1.1 Khái niệm chứng thực Theo