Q TRÌ H CHUẨ HĨA CƠ G TÁC GHIỆP VỤ TẠI TRU G TÂM THÔ G TI – THƯ VIỆ ĐHQGH guyễn Văn Hành∗ Vài nét công tác chu n hóa tiêu chu n nghiệp vụ hoạt động thông tin – thư viện Việt am Các quan thông tin – thư viện Việt Nam năm gần nhận thức rõ vấn đề chuNn hóa tiêu chuNn nghiệp vụ hoạt động cấp thiết Muốn sử dụng tài nguyên thông tin quan TT-TV giới ngược lại muốn chia sẻ nguồn lực thông tin mình, quan TT-TV Việt N am phải bắt buộc tiến tới áp dụng tiêu chuNn quốc gia phù hợp với tiêu chuNn quốc tế Trong hoạt động TT-TV tiêu chuNn nghiệp vụ xử lý, lưu trữ phục vụ thông tin ưu tiên hàng đầu, điều kiện tự động hóa cơng tác TT-TV tảng cơng nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ Cho đến nay, sau nhiều lựa chọn, quan TT-TV nước ta đến đồng thuận áp dụng tiêu chuNn tiên tiến giới vào hoạt động tạo tiến đáng kể chất sản phNm dịch vụ TT-TV mình, bạn bè đánh giá cao sử dụng thơng qua mạng IN TERN ET Đó tiêu chuNn Biên mục: Khổ mẫu MARC 21; Qui tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (phần mô tả, dựa tiêu chuNn quốc tế mô tả thư mục ISBD (G)); Bảng phân loại DDC,… Đặc biệt phần mềm quản trị thư viện mà thư viện sử dụng xây dựng dựa tiêu chuNn quốc tế tin học CN TT, việc tra cứu tài liệu mạng IN TERN ET trở nên dễ dàng Bối cảnh chung tiêu chu n nghiệp vụ Trung tâm TT-TV ĐHQGH thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà N ội (sau gọi tắt Trung tâm) thành lập tháng năm 1997 sở sáp nhập Thư viện trường Đại học Tổng hợp Hà N ội (ĐHTHHN ) Thư viện trường Đại học Sư phạm N goại ngữ Hà N ội (ĐHSPN N HN ) trước Các thư viện trường ĐHTHHN , trường ĐHSPN N HN thư viện đại học lớn, có lịch sử hàng chục năm thành lập Thư viện ĐHTHHN có kho sách gần 700.000 bản, Thư viện ĐHSPN N HN có 100.000 Các thư viện tổ chức kho tài liệu theo tiêu chuNn nghiệp vụ khác mức độ tin học hóa bước đầu Kho tài liệu tổ chức chủ yếu theo hình thức kho kín Sách xếp theo số đăng kí cá biệt (ĐKCB), cấu tạo theo dấu hiệu khác Cả thư viện có đến hàng trăm kí hiệu ĐKCB khác ∗ ThS Phó Giám đốc, Trung tâm Thông tin TT-TV, ĐHQGHN Công tác biên mục mô tả tin học hóa bước đầu, sử dụng phần mềm CDS/ISIS 3.0 áp dụng qui tắc mô tả Thư viện KHKTTƯ Thư viện Quốc gia VN – qui tắc biên soạn dựa tiêu chuNn quốc tế mô tả thư mục ISBD Về phân loại, thư viện ĐHTHHN sử dụng bảng BBK với dãy chữ số Arập, thư viện ĐHSPN N dùng bảng phân loại thập tiến dùng cho thư viện KHTH TVQGVN biên soạn Đứng trước thực trạng trên, Trung tâm phải giải tốn khó vừa phải đảm bảo cơng tác phục vụ bạn đọc, vừa phải tổ chức lại kho tài liệu cho thống cho phù hợp với chế hoạt động tiến dần đến chuNn hoá hội nhập với tiêu chuNn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến khu vực giới Áp dụng tiêu chu n nghiệp vụ tiên tiến TT-TV 3.1 Tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở N gay từ thành lập, Trung tâm xác định việc tổ chức lại kho tài liệu nhiệm vụ trọng tâm công tác nghiệp vụ Do đặc điểm lịch sử để lại, Trung tâm tiếp nhận kho tài liệu tổ chức khác thư viện đại học thành viên, thêm vào điều kiện sở vật chất thời điểm 1997-1998 Trung tâm cịn khó khăn, đến cuối năm 1999 tiếp nhận sở Trên sở kho tài liệu có, điều kiện diện tích kho tàng chiến lược phát triển Trung tâm, vấn đề xây dựng tổ chức lại kho tài liệu đặt Bên cạnh loại hình kho truyền thống, kho mượn, kho đọc tổ chức theo kiểu kho kín, Trung tâm bắt đầu thí điểm tổ chức dạng kho mở, trước hết cho kho tài liệu tra cứu kho ấn phNm tiếp tục Khi đủ điều kiện tổ chức kho mở (Open stack) cho kho sách phòng đọc tiến tới thực dịch vụ cho mượn kho tài liệu tham khảo tổ chức dạng kho mở Cho đến nay, bên cạnh kho tổ chức dạng kho kín, Trung tâm có kho tài liệu tra cứu, kho có từ 2000 đến 4000 đơn vị tài liệu; kho báo tạp chí tổ chức phục vụ mở; kho tài liệu tham khảo có từ 12.000 đến 20.000 sách tổ chức kho mở phục vụ mượn đọc Trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu thư viện, có khâu quan trọng định kí hiệu đăng kí cá biệt (KHCB) định kí hiệu xếp giá kho mở (KHXGKM) Kí hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (ví dụ cho cơng tác thống kê kho theo u cầu) có tính mở để phát triển loại hình tài liệu khác cần Do kho tài liệu Trung tâm nằm khu vực địa lí khác nhau, gắn liền với đơn vị đào tạo ĐHQGHN nên cấu trúc KHCB tài liệu tính đến yếu tố Sau thời ngắn nghiên cứu rút kinh nghiệm, Trung tâm triển khai hệ thống KHCB sở dấu hiệu sau: N gôn ngữ; Khổ cỡ; Ý nghĩa sử dụng; Vị trí địa lí kho; Số thứ tự sổ/ liệu ĐKCB Ví dụ: Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng kín: VV- M1/ 01435 (Sách tiếng Việt, khổ vừa, kho mượn, phòng PVBBĐ KHT , số 01435) Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng mở: A - D0/ 15780 (sách tiếng Anh, kho đọc, phịng PVBĐ Chung, số 15780) Có thể nhận thấy, KHCB có phần, phần cố định thay đổi trước dấu vạch xiên phần biến đổi sau dấu vạch xiên, điều có thuận lợi cho việc xử lí liệu máy tính Hệ thống KHCB dùng để tạo in mã vạch, phục vụ việc tự động hố lưu thơng tài liệu Khi tổ chức kho mở, hệ thống kí hiệu xếp giá kho mở xây dựng sở dấu hiệu sau: - Kí hiệu phân loại: theo bảng DDC rút gọn - Kí hiệu theo họ tên tác giả tên tài liệu (tiêu đề mô tả tài liệu): dùng chữ đầu tiêu đề mô tả - N ăm xuất Để giảm thiểu tối đa thao tác, Trung tâm tích hợp Kí hiệu xếp giá kho mở Kí hiệu cá biệt vào nhãn sách Tuỳ theo loại hình kho xếp kho kín theo KHCB, xếp kho mở theo kí hiệu xếp giá kho mở mà khơng phải xử lí lại tài liệu 3.2 Áp dụng khổ mẫu MARC21 biên mục Trong quy trình xử lý tài liệu thư viện dù theo cơng nghệ truyền thống hay cơng nghệ đại, khâu biên mục, có biên mục mơ tả khâu quan trọng Kết biên mục tạo máy tra cứu tìm tin cho quan thông tin- thư viện Tuy nhiên chất lượng máy tra cứu lại tuỳ thuộc vào tiêu chuNn biên mục chuNn tin học mà áp dụng Khi tin học hố thư viện, người ta thường quan tâm đến chuNn tin học chuNn biên mục phần mềm có đáp ứng u cầu chuNn hố quốc tế hay khơng Bởi tiêu chuNn đảm bảo cho tính liên thơng hệ thống TT-TV mơi trường thơng tin tồn cầu Đặc biệt module biên mục, vấn đề khổ mẫu (Format) biên mục quan tâm hàng đầu Trước đây, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN sử dụng phần mềm CDS/ISIS Version 3.0 để xử lí tài liệu, xây dựng CSDL với 43.000 biểu ghi Phần mềm Trung tâm TTKH&CN QG chuyển giao cho Thư viện ĐHTHHN từ năm 1993 Việc sử dụng phần mềm góp phần to lớn cho bước ban đầu trưởng thành Trung tâm cơng tác tin học hố Đặc biệt tạo cho Trung tâm CSDL tài liệu lớn, đến sử dụng phần mềm mới, CSDL có giá trị sử dụng, chúng chuyển đổi sang cấu trúc khác mà Đến cuối năm 2001 đầu năm 2002, sau tiếp nhận Dự án Giáo dục Đại học mức A, trang bị phần mềm quản trị thư viện mới, phần mềm Libol 5.0 Cơng ty Tinh vân, Trung tâm có điều kiện để áp dụng MARC21 cách thức Sau có phần mềm Libol 5.0 Trung tâm tiến hành chuyển đổi CSDL cũ sang CSDL theo cấu trúc MARC21 Việc chuyển đổi bước đầu đáp ứng việc phục vụ tra cứu liên tục hệ thống máy tính Trung tâm Tuy nhiên, từ việc chuyển đổi này, phát sai sót CSDL cũ, nhờ cơng nghệ phần mềm Trung tâm tiến hành hiệu đính lại toàn CSDL cũ, chất lượng CSDL nâng lên bước đáng kể Khi biên mục theo MARC21, Trung tâm phối hợp với bên cung cấp phần mềm cho xây dựng phiếu nhập tin (Worksheet) mới, dựa MARC21 có tính đến đặc điểm riêng kho tài liệu Sau thời gian, cán biên mục thành thạo, Trung tâm sử dụng phiếu nhập tin cho xử lí tài liệu luận văn, luận án SĐH, đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu chuyên dạng, tài liệu khác nhập liệu trực tiếp máy tính Đây hình thức biên mục gốc mà Trung tâm áp dụng cho biên mục tài liệu không lấy biểu ghi mạng Internet Đối với tài liệu tiếng nước ngồi có số ISBN , Trung tâm thường áp dụng phương pháp biên mục chép qua mạng Khi biểu ghi tải về, thêm số trường riêng có Trung tâm, cịn lại giữ ngun biểu ghi gốc Có thể thấy số thuận lợi biên mục theo MARC21 qua thời gian áp dụng Trung tâm TT-TV ĐHQGHN Khổ mẫu MARC21 khổ mẫu tích hợp, dùng chung cho biên mục loại hình tài liệu thư viện, thiết kế mẫu nhập tin khác nhau, mà thêm bớt trường liệu đặc thù cho phù hợp; biên mục theo quy tắc mơ tả dựa ISBD, chưa áp dụng AACR2 cách thức; khả chia sẻ sử dụng biểu ghi thư mục thư viện với trở nên dễ dàng Đến có tài liệu hướng dẫn nhập liệu theo MARC21, Khổ mẫu MARC21 cho liệu thư mục tập Trung tâm TTKH&CN QG dịch MARC21 rút gọn cho liệu thư mục Trung tâm TTKH&CN QG biên soạn Đặc biệt, gần Khổ mẫu MARC21 đưa vào tiêu chuNn Việt N am, có mã hiệu TCV 7539:2005- Thơng tin tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho liệu thư mục Đây tài liệu thức để có sở cho thư viện áp dụng, tạo tiền đề cho việc thống biên mục Các sản phNm dịch vụ TT-TV Trung tâm phong phú chất lượng sau áp dụng MARC21 Do yêu cầu việc tiếp tục hoàn thiện máy tra cứu truyền thống, sau tạo lập biểu ghi, cán biên mục tiến hành in phiếu mục lục, thư mục thơng báo sách N gồi ra, để xây dựng kho mở, cịn phải in kí hiệu xếp giá cho kho lên nhãn sách Đối với máy tra cứu đại, toàn CSDL tài liệu Trung tâm, kết biên mục, đưa lên mạng LAN Trung tâm, mạng VN Unet ĐHQGHN mạng IN TERN ET cho người dùng tin ĐHQGHN sử dụng 3.3 Bước đầu áp dụng qui tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 Sau sử dụng MARC21 biên mục thấy rõ mối quan hệ gắn bó khổ mẫu với qui tắc mô tả AACR2, Trung tâm cho nghiên cứu có hướng áp dụng vào biên mục mô tả Tinh thần chung chưa thể áp dụng AACR2 cách đầy đủ, áp dụng mục rõ ràng mà áp dụng qui tắc mơ tả nước cịn gây tranh cãi N goài AACR2R (1998) tiếng Anh, có thêm AACR2R rút gọn (2002) tiếng Việt LEAF-VN , thuận lợi cho công việc Điển hình mơ tả trường liên quan đến tiêu đề mô tả/ điểm truy nhập tên cá nhân MARC21, trường 100 trường 700, việc áp dụng qui tắc AACR2 làm cho tường minh - đặc biệt, việc mô tả tên người Việt N am N gay từ năm 2004, Trung tâm vận dụng qui tắc AACR2 mô tả trường cho tên người Việt N am sau: 100 0# $a Xuân Diệu (tên bút danh - tên không gồm họ) 100 1# $a N guyễn, Minh Châu (họ tên đầy đủ - tên có họ) Dấu phảy (,) tiêu đề mô tả AACR2 làm rõ thành phần Họ cấu thành toàn tên người yếu tố tên người lấy làm dẫn tố (Entry) tiêu đề mô tả Điều phù hợp với thị trường (Indicators) trường 100 700 MARC21 Việc áp dụng qui tắc nhỏ AACR2 sau phù hợp với tài liệu hướng dẫn MARC21 Trung tâm TTKH&CN QG biên soạn (2005) TCVN 7539:2005 - Thông tin tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho liệu thư mục Quá trình áp dụng bảng phân loại DDC rút gọn N gay sau thành lập Trung tâm TT-TV ĐHQGHN sử dụng bảng phân loại để phân loại tài liệu Đó Bảng phân loại thư viện-thư mục Liên xô (BBK); Bảng phân loại tổng hợp thập tiến dùng cho thư viện khoa học tổng hợp, TVQGV biên soạn (PTB); Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC) rút gọn cấp nhóm chuyên gia biên soạn Bảng BBK dùng định kí hiệu phân loại cho tài liệu kho phòng Phục vụ bạn đọc Đại học KHXH&N V KHTN (Thư viện ĐHTHHN cũ) Bảng PTB dùng phân loại tài liệu kho Phòng phục vụ bạn đọc ĐHN N (Thư viện ĐHSPN N cũ) Còn bảng DDC rút gọn cấp, để phân loại tài liệu kho mở (chủ yếu kho tra cứu từ 1500 2000 bản) Trung tâm từ 1997 Đây kết kế thừa phát triển công tác phân loại từ thư viện đại học thành viên trước năm 1997 Chính điều phức tạp đặt vấn đề phải lựa chọn bảng phân loại thích hợp để áp dụng cho Trung tâm thời gian trước mắt lâu dài Việc lựa chọn bảng phân loại cho Trung tâm giai đoạn vừa qua dựa số tiêu chí sau: (1)Tính liên tục, khơng làm gián đoạn cơng tác phân loại tổ chức hệ thống MLPL phiếu kho tài liệu có mà thường số lượng lớn thói quen sử dụng máy tra cứu N DT; (2) Phù hợp tiện lợi cho việc tổ chức kho mở trao đổi thông tin thư mục với thư viện đại tiên tiến khu vực giới, tiến đến hội nhập với khu vực quốc tế lĩnh vực này; (3) Phù hợp với hệ thống trị điều kiện kinh tế xã hội đất nước Trung tâm tiến hành bước thích hợp để chuyển đổi sử dụng bảng phân loại cho phù hợp Sau có DDC13 rút gọn (bản tiếng Anh 1997), DDC rút gọn (bản tiếng Pháp năm 1998) số DDC tiếng Việt, Trung tâm chỉnh lí tiến hành áp dụng thí điểm Đến năm 2003, Trung tâm không sử dụng bảng PTB sử dụng bảng phân loại BBK DDC, tháng năm 2005 sử dụng bảng DDC rút gọn, biên soạn dựa DDC rút gọn tiếng Pháp Sự kiện vừa qua, Thư viện Quốc gia VN thức cơng bố DDC 14, tiếng Việt, thuận lợi cho Trung tâm công tác phân loại tài liệu Bởi Trung tâm thư viện đại học phía Bắc áp dụng bảng DDC rút gọn vào phân loại tài liệu N hững kinh nghiệm sử dụng DDC có cộng với bảng DDC thức biên dịch tạo cho công tác phân loại Trung tâm có bước phát triển tốt N hư thấy hướng Trung tâm thời gian qua lựa chọn áp dụng bảng phân loại công tác biên mục tài liệu hướng cập nhật Kết định hướng Đến 10 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN có thành công định việc thực sứ mạng đảm bảo ngày tốt thơng tin tư liệu cho nghiệp đào tạo nghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao Đại học Quốc gia Hà N ội Một nguyên nhân dẫn đến thành công Trung tâm có thực tốt chiến lược chu n hóa bước tiêu chu n nghiệp vụ thông tin - thư viện theo hướng hội nhập khu vực quốc tế Để thực chiến lược đó, Trung tâm có bước thích hợp q trình chuNn hóa khâu nghiệp vụ TT-TV để đến tiêu chuNn khu vực quốc tế Đó tổ chức kho theo hướng kho mở; áp dụng tiêu chu n tiên tiến vào biên mục mô tả, khổ mẫu MARC21 số điểm qui tắc AACR2 Trong biên mục theo nội dung, từ chỗ có tới bảng phân loại, tiến tới dùng bảng DDC rút gọn dạng thí điểm N hững tiêu chuNn nghiệp vụ áp dụng cơng tác xử lí tài liệu Trung tâm tạo sản phNm dịch vụ thơng tin chất lượng cao hơn, có khả chia sẻ với quan TT-TV khác nước Sự lựa chọn tiêu chuNn nghiệp vụ Trung tâm hướng phù hợp với hướng lựa chọn thư viện Việt N am Tuy nhiên nay, Trung tâm số tồn tại, vấn đề áp dụng từ khố có kiểm sốt hay áp dụng đề mục chủ đề? Lâu CSDL Trung tâm, nhiều từ khoá tự do, gần sử dụng Bộ từ khóa KHCN có kiểm sốt Trung tâm TTKH&CN QG Bộ từ khóa có kiểm sốt TVQGVN để xử lí tài liệu Đó vấn đề chung thư viện đại học việc áp dụng cơng cụ biên bục theo chủ đề Sắp tới, Trung tâm trọng phát triển nguồn tin điện tử, tài liệu số hoá, vấn đề nghiên cứu áp dụng tiêu chuNn liên quan đến xử lí, lưu trữ phục vụ loại tài liệu đặt Ví dụ chuNn biên mục MARC XML, chuNn biên mục siêu liệu DC (Dublin Core), chuNn liên thơng hệ thống, … N hư thấy, việc tiến tới chuNn hoá khâu nghiệp vụ quan TT-TV, vấn đề định hướng tới tiêu chuNn gì? Và bước cho thích hợp quan trọng Điều có ý nghĩa quan thông tin - thư viện phải liên tục phục vụ người dùng tin nước sớm chiều mà có cơng cụ tiêu chuNn cho hoạt động nghiệp vụ trí tạo đồng thuận điều không đơn giản./ Tài liệu tham khảo Áp dụng khung phân loại DDC vào việc tổ chức kho mở / Vũ Văn Sơn // Kỷ yếu Hội thảo khoa học thực tiễn hoạt động TT-TV Trung tâm TTTV ĐHQGHN , 2002 - tr 45-49 Áp dụng MARC21 số thư viện đại học Việt N am / N guyễn Văn Hành // Tạp chí Thơng tin Tư liệu, 2006, số - tr.20-22 Công tác xử lí tài liệu Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà N ội, thực trang giải pháp / Trần Thị Quý // Kỷ yếu Hội thảo khoa học thực tiễn hoạt động TT-TV Trung tâm TT-TV ĐHQGHN , 2002 - tr.23-28 Hoạt động tiêu chuNn hóa lĩnh vực thơng tin tư liệu: trạng định hướng phát triển / Tạ Bá Hưng, N guyễn Tiến Đức, Phan Huy Quế // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường cơng tác tiêu chuNn hóa hoạt động thông tin tư liệu Trung tâm TTKH&CN QG, 11/2006 - Tr.3-13 Một số vấn đề áp dụng bảng phân loại Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà N ội / N guyễn Văn Hành // Kỷ yếu Hội thảo khoa học thực tiễn hoạt động TT-TV Trung tâm TT-TV ĐHQGHN , 2002.- tr.20-22 Q trình chuNn hóa tiêu chuNn nghiệp vụ Trung tâm TT-TV ĐHQGHN / N guyễn Văn Hành // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường công tác tiêu chuNn hóa hoạt động thơng tin tư liệu.Trung tâm TTKH&CN QG, 11/2006.- Tr 113-119 Standards and Best Practices: Route to Vietnamese Library Globalization / Patricia G Oyler // Kỷ yếu Hội thảo quốc tế Thư viện Việt N am hội nhập phát triển Tp.HCM 28-30/8/2006 - Http://gralib.hcmuns.edu.vn Vài nét hoạt động số hoá tài liệu Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà N ội / N guyễn Huy Chương, Lâm Quang Tùng // Kỷ yếu hội thảo chuyên đề quản trị chia sẻ nguồn tin số hoá 2005 ... TT-TV Trung tâm TT-TV ĐHQGHN , 2002.- tr.20-22 Quá trình chuNn hóa tiêu chuNn nghiệp vụ Trung tâm TT-TV ĐHQGHN / N guyễn Văn Hành // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường cơng tác tiêu chuNn hóa hoạt động thông. .. chuNn nghiệp vụ áp dụng cơng tác xử lí tài liệu Trung tâm tạo sản phNm dịch vụ thông tin chất lượng cao hơn, có khả chia sẻ với quan TT-TV khác nước Sự lựa chọn tiêu chuNn nghiệp vụ Trung tâm hướng... thành cơng Trung tâm có thực tốt chiến lược chu n hóa bước tiêu chu n nghiệp vụ thông tin - thư viện theo hướng hội nhập khu vực quốc tế Để thực chiến lược đó, Trung tâm có bước thích hợp q trình