TÌ H HÌ H ÁP DỤ G MARC 21 TẠI TRU G TÂM THÔ G TI -THƯ VIỆ , ĐHQGH Hoàng Thị Hoà∗ Mở đầu Từ nhiều năm nay, nhận thức tầm quan trọng tiêu chuNn chung xử lý thông tin nhằm tạo điều kiện cho việc trao đổi liệu thư mục, thư viện Việt Nam có nhiều nỗ lực việc thống lựa chọn khổ mẫu thư mục chung cho nước Cuộc Hội thảo Quốc gia "Hệ thống tiêu chuNn cho thư viện Việt Nam" (26-28/9/2001) đưa khuyến nghị lấy MARC 21 khổ mẫu chuNn Việt Nam Tiếp theo, Hội thảo "Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam" (22-23/11/2001) tổ chức Hà Nội đến kết luận quan trọng cộng đồng thư viện Việt Nam cần lựa chọn MARC 21 làm tảng để xây dựng MARC Việt Nam, đạt đồng thuận cao Từ đó, việc triển khai áp dụng MARC 21 bước thực nhiều thư viện nước MARC 21, chủ yếu khổ mẫu thư mục, thâm nhập vào Việt Nam thông qua việc áp dụng phần mềm quản trị thư viện số dự án đại hoá thư viện đem lại Trước áp dụng MARC 21, Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN ý nghiên cứu MARC nói chung MARC 21 để chuNn bị cho bước sau Từ năm 2001-2002 thụ hưởng dự án giáo dục đại học mức A, Trung tâm trang bị phần mềm thư viện tích hợp Libol, có điều kiện để áp dụng MARC 21 cách thức I THỰC TRẠ G ÁP DỤ G MARC 21 TẠI TRU G TÂM 1.1 Giai đoạn (Từ 2001-2002): Giai đoạn tiếp nhận phần mềm, làm quen với khổ mẫu mới, chủ yếu triển khai hai phân hệ bổ sung biên mục Ban đầu, cán biên mục tiếp cận với MARC 21 thông qua tập huấn chuyển giao công nghệ Công ty Tinh Vân Tuy nhiên, cán Trung tâm chưa đào tạo MARC 21, nên việc chuyển giao phần mềm đợt tập huấn ngắn ngày Công ty chưa thực đáp ứng yêu cầu hiểu biết cặn kẽ khổ mẫu biên mục Để khắc phục khó khăn, bỡ ngỡ ban đầu biên mục, Trung tâm phối hợp với công ty Tinh Vân xây dựng phiếu nhập tin (Worksheets) dựa ∗ ThS.Trưởng phòng Biên mục, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN vào trường MARC 21, chủ yếu cho tài liệu dạng giấy sách, luận án, luận văn, đề tài NCKH Phiếu nhập tin sử dụng chủ yếu 28 trường thuộc khối sau: 0XX Vùng thông tin số mã (7 trường) 1XX Vùng tiêu đề (3 trường) 2XX Vùng nhan đề, thơng tin trách nhiệm, thông tin xuất (4 trường) 3XX Vùng mô tả vật lý (1 trường) 4XX Vùng thông tin tùng thư (1 trường) 5XX Vùng phụ (1 trường) 6XX Vùng tiêu đề bổ sung chủ đề (1 trường) 7XX Vùng tiêu đề bổ sung khác (1 trường) 9XX Vùng sử dụng cục (9 trường) - Khối trường số mã: Đã sử dụng hầu hết trường thường dùng cho việc mã hố liệu - Khối trường liệu có độ dài biến động: Ngồi trường chứa thơng tin chính, sử dụng trường vùng phụ trường 520 Tóm tắt (dùng cho dạng tài liệu luận án, luận văn, đề tài NCKH, trích tạp chí) Vùng 6XX Các tiêu đề bổ sung chủ đề, sử dụng trường 653 Thuật ngữ chủ đề khơng kiểm sốt Hiện Trung tâm chưa triển khai áp dụng đề mục chủ đề (Subject Headings) Vùng tiêu đề bổ sung, sử dụng trường 700 Tiêu đề bổ sung - Tên cá nhân Vùng 9XX sử dụng cục bộ, dùng số trường phù hợp với đặc điểm riêng Trung tâm, trường 928 Số đăng ký cá biệt, có trường dành cho kho tài liệu khác Do phần mềm Libol tuân thủ chuNn MARC 21, dễ dàng tạo thêm trường cho sử dụng cục vùng nhãn trường bảo lưu 2.1 Giai đoạn 2: (Từ năm 2002 đến nay) Đây giai đoạn có bước tiến quan trọng áp dụng MARC 21, mở rộng sử dụng thêm số trường khổ mẫu, đặc biệt từ năm 2005 tài liệu "MARC 21 rút gọn cho liệu thư mục" thức ban hành Trung tâm tiếp tục hoàn thiện phiếu nhập tin cho ấn phNm định kỳ, tài liệu phi giấy, trích tạp chí, báo cáo khoa học để sử dụng cần thiết Đã dùng thêm số trường 710 Tiêu đề bổ sung - Tên tập thể Vùng trường liên kết, sử dụng trường 773 Tài liệu chủ cho mơ tả trích, trường 774 Đơn vị hợp thành Vùng sử dụng cục bộ, có thêm trường phụ luận án, số trường dành cho thông tin đặc thù đề tài NCKH, CSDL thư mục v.v Tuy nhiên vấn đề mô tả sách liên kết biểu ghi sách cần nghiên cứu kỹ để có vận dụng phù hợp với biên mục MARC 21 Từ năm 2005, cán biên mục thành thạo nên sử dụng phiếu nhập tin với luận án đề tài NCKH (có phần tóm tắt nội dung nhập vào trường 520) Các dạng tài liệu khác biên mục trực tiếp nhập thẳng vào máy Các hình thức biên mục chủ yếu theo MARC 21 - Biên mục gốc hay gọi biên mục nguyên thuỷ (Original Cataloging): Áp dụng biên mục hầu hết dạng tài liệu nhập vào Trung tâm, chủ yếu nguồn tài liệu nước Đây việc tạo lập biểu ghi xây dựng CSDL tài liệu Trung tâm Giai đoạn đầu, tài liệu xử lý phiếu nhập tin, sau nhập máy biên mục theo quy trình Phịng Bổ sung Phòng Biên mục - Biên mục qua mạng I TER ET: Đối với tài liệu nước ngoài, chủ yếu sách tiếng Anh Quỹ châu Á tài trợ, cán biên mục sử dụng chuNn Z39.50 để truy nhập tải biểu ghi từ Thư viện nước Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Úc, số thư viện đại học khác để sử dụng Hình thức biên mục có nhiều thuận lợi, xử lý phiếu nhập tin, khơng phải nhập máy, lại bảo đảm tính xác ngôn ngữ gốc liệu thư mục biểu ghi Trung tâm giữ nguyên yếu tố biểu ghi, thêm vào trường dành cho số đăng ký cá biệt (số kho), số xếp giá kho mở, từ khoá tiếng Việt yếu tố đặc thù Trung tâm Hiện sử dụng hình thức biên mục tạp chí tiếng Anh Quỹ Ford tài trợ Các sản ph m, dịch vụ thông tin thư viện biên mục MARC 21 Toàn CSDL dạng tài liệu, kết biên mục tạo mục lục điện tử, đưa lên mạng LAN Trung tâm, mạng VNUnet kết nối Internet, phục vụ người dùng tin ĐHQGHN Từ kết phân loại, biên mục tài liệu, dễ dàng tạo lập ký hiệu xếp giá in nhãn xếp giá cho kho mở, in phiếu mục lục, in thư mục thông báo sách hàng tháng giới thiệu Bản tin điện tử Trung tâm Biên mục cấu trúc MARC 21 góp phần làm thay đổi chất hoạt động xử lý, tổ chức thông tin, tạo sản phNm dịch vụ thông tin - thư viện ngày phong phú với chất lượng cao Các sản phNm dịch vụ Trung tâm có khả chia sẻ nhờ tính liên thơng phần mềm việc áp dụng tiêu chuNn chung xử lý thông tin tư liệu Song song với hình thức tra cứu tìm tin mạng, hệ thống tra cứu truyền thống mục lục phiếu tiếp tục trì số Phịng PVBĐ chưa có kho sách mở Gần đây, Trung tâm tập trung đầu tư mạnh mẽ cho sở hạ tầng thơng tin, trang bị thêm nhiều máy tính nối mạng Phòng PVBĐ khu vực, thu hẹp dần hệ thống mục lục phiếu kho tra cứu, kho mở Phòng PVBĐ Chung Mễ Trì Vấn đề sử dụng thị (Indicators) MARC 21 cho phép nhập trực tiếp thị (Indicators), mã trường (Subfields) với liệu thư mục Hiện áp dụng điền thị cho trường 100 Tiêu đề chính, 245 Nhan đề thông tin trách nhiệm 700 Tiêu đề bổ sung - tên riêng MARC 21 khổ mẫu có quan hệ chặt chẽ với AACR2, Trung tâm ý nghiên cứu bước đầu áp dụng tạo lập điểm truy nhập theo AACR2 Đối với trường khác, chưa có điều kiện nghiên cứu áp dụng cách đầy đủ hãn trường Chỉ thị Mã trường 100 1# $aNguyễn, Đình Triệu 100 0# $aXuân Diệu 700 1# $aVõ, Thành Hiệu 700 0# $aHữu Đạt 245 10 $aTổng hợp số dẫn xuất phenol 245 14 $aThe organization of information / Arlene G Taylor Trường tiêu đề chính, tiêu đề bổ sung - tên cá nhân: Theo MARC 21, sử dụng thị 1, giá trị Tên gồm Họ, lập tiêu đề mơ tả với Họ làm dẫn tố, sau Họ có dấu phảy theo Quy tắc AACR2 Nếu tên không gồm Họ, lập tiêu đề theo ghi tài liệu, nhập thị với giá trị 0, không dùng dấu phảy Trường 245 thị 10 có nghĩa báo cho máy tính lập tiêu đề bổ sung theo nhan đề khơng có ký tự cần bỏ qua xếp Chỉ thị 14 có lập tiêu đề bổ sung theo nhan đề, số ký tự bỏ qua xếp Thuận lợi mặt tồn MARC 21 khổ mẫu tích hợp gắn liền với AACR2 cho phép sử dụng quy tắc ISBD chưa thức áp dụng AACR2, tới 90% nội dung AACR2 dựa vào ISBD Từ 2005, tài liệu hướng dẫn "MARC 21 rút gọn cho liệu thư mục" thức ban hành, sở để Trung tâm tiếp tục hoàn thiện biên mục theo MARC 21 Cho đến nay, toàn tài liệu bổ sung từ nguồn nước, luận án, đề tài NCKH ĐHQGHN số tài liệu phi giấy thực biên mục gốc Trong bối cảnh chưa có kiểm sốt tính thống biên mục thư viện Việt Nam, Trung tâm vào quy tắc biên mục hành, vận dụng vào thực tế vốn tài liệu để xây dựng quy định tạm thời cho quy trình xử lý tài liệu Đây giải pháp mang tính tính nhằm đảm bảo quán cần thiết biên mục Trung tâm II HƯỚ G ÁP DỤ G MARC 21 THỜI GIA TỚI Đứng trước yêu cầu chuNn hoá hội nhập, tổ chức phục vụ thông tin vào chiều sâu, cần tiếp tục khai thác tính MARC 21 cách đầy đủ hơn, tập trung vào điểm sau: 2.1 Khối trường kiểm soát biểu ghi: sử dụng trường 008 cho tất dạng tài liệu Libol hỗ trợ việc nhập liệu cho trường MARC đặc biệt, cần thiết lập (hoặc lựa chọn) giao diện nhập liệu cho trường 008 Trường có vị trí quan trọng, cung cấp thông tin cho việc xử lý kiểm soát liệu nhập vào biểu ghi 2.2 Chú trọng áp dụng liên kết biểu ghi theo chu n MARC 21: khối trường 7XX có trường liên kết 76X-78X dành cho mô tả ấn phNm liên quan đến tài liệu biên mục 2.3 Vấn đề thị: Chỉ thị thành phần bắt buộc khổ mẫu, phảỉ nhập thị tất trường liệu theo hướng dẫn, nhập trường lập làm tiêu đề (điểm truy nhập) Lưu ý rằng, vị trí thị khơng xác định Libol sử dụng ký hiệu "#" để thể khoảng trống Nó mẫu hiển thị phần mềm mặc định, người biên mục không cần phải nhập vào Ký hiệu khoảng trống có khác phần mềm thư viện tích hợp khác Trong biểu ghi trực tuyến Thư viện Quốc hội Mỹ, ký tự dấu gạch (1_), OCLC lại sử dụng ký tự b (chữ b có gạch chéo chồng lên trên) 2.4 ghiên cứu áp dụng Khổ mẫu vốn tư liệu có đủ điều kiện Đây khổ mẫu nằm tổng thể MARC 21 (bao gồm khổ mẫu khổ mẫu thư mục (Bibliographic Format), khổ mẫu phân loại (Classification Format), khổ mẫu vốn tư liệu (Holdings Format) khổ mẫu thông tin cộng đồng (Communication Format) Tại nên áp dụng khổ mẫu vốn tư liệu? Hiện thư viện tiên tiến giới tiến đến môi trường chia sẻ biểu ghi vốn tư liệu, giống chia sẻ biểu ghi thư mục Mơi trường chia sẻ tạo nhìn tồn diện quy mơ vốn tài liệu thay đổi cách thức xem xét giải pháp cục liên quan đến công tác bổ sung, lập báo cáo ấn phNm định kỳ, việc tạo biểu ghi vốn tư liệu có Khổ mẫu vốn tư liệu MARC 21 hỗ trợ hai khả dự báo không dự báo bổ sung ấn phNm định kỳ không định kỳ Nó cho phép ứng dụng hỗ trợ xử lý liệu xác thực cơng việc thường ngày dễ dàng Khổ mẫu vốn tư liệu sử dụng cho tài liệu tập, ấn phNm định kỳ chuyên khảo nhiều tập Nó dùng cho sách phụ trương, bảng tra, tài liệu kèm, cho dù có loại hình hay khơng Khổ mẫu vốn tư liệu xây dựng cho mục đích cụ thể Một chức khổ mẫu "thơng báo", tức trao đổi thông tin vốn tài liệu hệ thống với Do đó, khổ mẫu có hai mục đích trợ giúp phân hệ mượn trả (lưu thông) hiển thị thông báo tài liệu mục lục trực tuyến Biểu ghi vốn tư liệu liên kết tới biểu ghi thư mục cần thiết Khi tài liệu mượn, số mã vạch sách chuyển thành số mã vạch biểu ghi Trạng thái tài liệu thay đổi thành "đang mượn" thành trạng thái thích hợp khác Biểu ghi ấn phNm tạm thời liên kết với biểu ghi liệu bạn đọc, người vừa mượn tài liệu Thơng qua biểu ghi vốn tư liệu, người sử dụng mục lục biết tài liệu (có bản) mà thư viện có, có người mượn (tuy nhiên, thông tin độc giả thường không hiển thị mục lục trực tuyến) Một ứng dụng quan trọng khác khổ mẫu vốn tư liệu chức hỗ trợ kiểm soát ấn phNm định kỳ, bao gồm mượn trả, khiếu nại, đóng tập, thống kê ngân sách bổ sung Hơn nữa, thông tin vốn tư liệu cịn cho biết vốn tài liệu có thư viện cụ thể tham gia vào mục lục liên hợp Đầu biểu Là trường biểu ghi vốn tư liệu, tương tự đầu biểu biểu ghi thư mục Trường 008 Trường 008 gồm số mã, cung cấp thơng tin hố đơn, tình trạng phương thức bổ sung, sách bổ sung, mức độ đầy đủ, sách cho mượn tái tài liệu Các trường ghi (583, 841, 843, 845) Thông tin hoạt động xử lý nội bộ, tu sửa, bảo quản, ghi tái ghi thuật ngữ kiểm soát sử dụng Trường 852 Địa điểm lưu giữ Việc sử dụng trường 852 cho nhiều tài liệu xếp nhiều địa điểm khác nhau, giải khó khăn lâu dài cho thư viện đa ngành dùng biểu ghi MARC Mặc dù khổ mẫu thư mục cho phép nhập nhiều ký hiệu xếp giá loại biểu ghi thư mục giống nhau, có điểm khơng rõ ràng cách thức chuNn hoá cho thấy ký hiệu xếp giá sử dụng thư viện Tên (định danh) đơn vị phân chia mẫu (kỳ) xuất (853, 854, 855) Các nhãn trường chứa thông báo tên mẫu dành cho tất đơn vị thư mục bản, phụ trương, bảng tra Số thứ tự định danh thứ tự theo thời gian (863, 864, 865) Bao gồm thông tin số thứ tự thời gian dành cho đơn vị thư mục bản, phụ trương, bảng tra Các trường sử dụng cục bộ: dùng phổ biến khổ mẫu trường 049, 590, 599, 910, 949 chưa thông tin mã vạch, ký hiệu xếp giá, mã thư viện, mã sưu tập (như Ref dành cho tài liệu tra cứu), giá tiền, số tập số khác Thuyết minh vốn tư liệu (866, 867, 868) Các trường bao gồm lời thuyết minh vốn tư liệu biểu ghi thư mục Lời thuyết minh vốn tư liệu thông tin dạng văn (so với thông tin mã hoá trường 863-865, ghi vào trường con, dùng phối hợp với trường khác cho mục đích hiển thị 2.5 Về biên mục gốc: tiếp tục nâng cao chất lượng biểu ghi CSDL thư mục thơng qua kiểm sốt tính qn biên mục Áp dụng từ khố có kiểm sốt, thức sử dụng khung phân loại DDC 14 mở rộng áp dụng AACR2 có tài liệu hướng dẫn thức Như biết, MARC 21 gắn chặt chẽ với AACR2, việc tạo lập điểm truy nhập quan tâm hàng đầu Trung tâm cần bước triển khai xây dựng hồ sơ kiểm sốt tính thống biên mục, trước mắt cần đặc biệt quan tâm xây dựng CSDL đặc thù tên cá nhân, tên quan tổ chức, có liên kết tìm kiếm đến biểu ghi thư mục Năm sinh (năm mất) tác giả kèm với tên, vừa đảm bảo tuân thủ AACR2, vừa phục vụ tra tìm thơng tin xác, yếu tố loại bỏ trùng lặp tên cá nhân tiêu đề biểu ghi thư mục 2.6 Biên mục qua mạng: triệt để tận dụng lợi Libol để tải biểu ghi về, tiết kiệm chi phí biên mục, đảm bảo tính xác biểu ghi gốc Qua năm áp dụng Trung tâm, thấy việc biên mục theo MARC 21 có nhiều ưu điểm MARC 21 khổ mẫu tích hợp, dùng chung cho loại hình tài liệu, cần thêm bớt trường liệu đặc thù cho phù hợp Những quy định chặt chẽ chi tiết khổ mẫu đảm bảo trao đổi liệu cách tốt không quy mô quốc gia mà quy mô quốc tế Do đó, MARC 21 tiếp tục đóng vai trị quan trọng trao đổi thơng tin thư mục, tảng cho cơng tác tự động hố thư viện Tài liệu tham khảo MARC 21 rút gọn cho liệu thư mục / Trung tâm TTKH&CNQG - H., 2005 - 334 tr Quan hệ khổ mẫu tổng thể MARC 21 / Vũ Văn Sơn - Tạp chí Thơng tin & Tư liệu - 2003, Số - tr 14-20 Tài liệu hướng dẫn mô tả ấn phNm : dùng cho mục lục thư viện / Thư viện Quốc gia Việt Nam - H., 1994 - 115 tr Implementing MARC 21 for Holdings / Diane Hillmann, http://www.haworthpress.com MARC Manual : understanding and using MARC records / Deborah J Byrne - 2nd ed - Colorado : Library Unlimited, 1998 - 263 p MARC 21 for everyone : a practical guide / Deborah A Fritz - Chicago : ALA, 2003 - 188 p The Organization of Information / Arlene G Taylor - Englewood, Colorado : Library Unlimited, 1999 - 417 p http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlink.html MARC 21 Concise Bibliographic: Linking Entry Fields (76X-78X) http://www.purl.org/oclc/cataloging/ ... mục thông báo sách hàng tháng giới thiệu Bản tin điện tử Trung tâm Biên mục cấu trúc MARC 21 góp phần làm thay đổi chất hoạt động xử lý, tổ chức thông tin, tạo sản phNm dịch vụ thông tin - thư viện. .. tài trợ, cán biên mục sử dụng chuNn Z39.50 để truy nhập tải biểu ghi từ Thư viện nước Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Úc, số thư viện đại học khác để sử dụng Hình thức biên mục có nhiều... đổi thơng tin thư mục, tảng cho cơng tác tự động hố thư viện Tài liệu tham khảo MARC 21 rút gọn cho liệu thư mục / Trung tâm TTKH&CNQG - H., 2005 - 334 tr Quan hệ khổ mẫu tổng thể MARC 21 / Vũ