Hệ thống quản lý mượn trả sách tại thư viện

Với mong muốn giảm bớt khó khăn trong công tác quản lý tài liệu của thư viện, giảm thiểu công việc, nâng cao năng suất lao động, việc xây dựng phần mềm “Hệ thống quản lý mượn trả tại thư viện” sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý các đầu sách của mình và giúp việc mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, đồng thời sử dụng phần mềm sẽ có được các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Việc quản lý số lượng sách, tổng hợp thông tin cũng trở nên dễ dàng hơn.

Mục lục Lời nói đầu Mục đích đề tài Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trở nên phổ biến hầu hết quan, doanh nghiệp, đặc biệt việc áp dụng giải pháp tin học công tác quản lý Với thư viện lớn, số lượng tài liệu nhiều công tác quản lý cần thiết Lý chọn đề tài: Với mong muốn giảm bớt khó khăn công tác quản lý tài liệu thư viện, giảm thiểu công việc, nâng cao suất lao động, việc xây dựng phần mềm “Hệ thống quản lý mượn trả thư viện” giúp dễ dàng việc quản lý đầu sách giúp việc mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, đồng thời sử dụng phần mềm có báo cáo theo yêu cầu người sử dụng Việc quản lý số lượng sách, tổng hợp thông tin trở nên dễ dàng Tên đề tài: “Hệ thống quản lý mượn trả thư viện” Đối tượng nghiên cứu: Công việc quản lý mượn trả sách thư viện CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.1.1 Nhiệm vụ bản: - Khi độc giả có nhu cầu mượn sách xin cấp thẻ thư viện, sau lập phiếu yêu cầu mượn sách duyệt thủ thư thơng qua hai hình thức mượn chỗ mượn nhà - Khi độc giả trả sách đem theo sách phiếu mượn song cho nhân viên thư viện đối chiếu đồng ý hoàn thành xong nhiệm vụ trả 1.1.2 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu hệ thống mượn trả sách thư viện bao gồm: Bộ phận hành phận quản lý thư viện STT Tên phận Quản lý hành Quản lý phục vụ thư viện Cách tổ chức Bộ phận bao gồm công việc: - Thực việc đưa sách quy định với phòng ban cho chức phòng ban - Quản lý tài thư viện Bộ phận bao gồm cơng việc: - Phòng đọc: nơi dành cho bạn đọc đến đọc sách thư viện Những thông tin chi tiết độc sách mà độc giả mượn lưu lại “Nhật ký mượn sách hàng ngày” nhằm tránh tình trạng sách - Phịng sách: nơi chứa toàn hệ thống sách thư viện - Thực mượn trả: + Nơi có nhiệm vụ cho độc giả mượn trả sách Độc giả mượn sách phải cung cấp thông tin để điền đầy đủ thông vào “Sổ mượn sách” theo ngày Bên cạnh nhằm tránh tình trạng độc giả mượn sách không trả, cấp thẻ thư viện cho độc giả yêu cầu độc giả nộp khoản tiền để chấp Số tiền hoàn trả cho độc giả độc giả trả lại thẻ thư viện + Nơi giúp bạn đọc tra tìm loại sách theo tên sách, tác giả, NXB, thể loại 1.1.3 Quy trình xử lý STT Tên quy trình Mua nhập loại sách Tra cứu sách Cấp thẻ bạn đọc Mượn sách Trả sách Quy trình xử lý Tại thư viện có nhu cầu đặt sách sách NXB, cơng ty phát hành sách chuyển đến theo “Đơn đặt mua sách(MB01)” thư viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng lập hóa đơn tốn(MB02) để xác định lại thơng tin số lượng, đơn giá hóa đơn Sau thông tin sách nhập số lượng sách, đơn giá sách, NXB hay công ty phát hành sách lưu lại biên nhập sách đưa lên phía ban hành kiểm tra tiến hành tốn hóa đơn Thủ thư tiến hành dán mã sách cho sách mượn, đưa sách vào sử dụng + Để độc giả tra cứu thơng tin sách cần mượn theo: tên sách, tác giả, NXB,… trước mượn thư viện cần lập Bảng tra cứu sách (MB03), để điền đầy đủ thông tin độc giả, sách cần mượn Phiếu yêu cầu mượn sách (MB04) + Cập nhật thông tin sách thực nhập sách mới, hủy sách khơng cịn sử dụng Phân loại sách theo thể loại sách khác Mỗi độc giả có nhu cầu đọc mượn sách thư viện phải làm đơn xin cấp thẻ thư viện (MB05) Trong thẻ thư viện có thông tin độc giả như: Mã thẻ, họ tên, ngày sinh, quê quán, ngày lập, Lưu trữ lại thông tin độc giả chi tiết lần mượn sách Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả cần đưa Phiếu yêu cầu mượn sách (MB04) cho nhân viên thư viện Nhân viên thư viên tiến hành kiểm tra xem độc giả mượn sách hay khơng cịn sách để đáp ứng hay không? Nếu thỏa mãn yêu cầu mượn, độc giả mượn sách nhận sách Thông tin độc giả, sách mượn lưu “Phiếu theo dõi mượn trả” (MB06) Phiếu theo dõi mượn trả bao gồm phần giống nhau, phần cuống phiếu giữ lại, phần lại độc giả giữ lại để độc giả trả sách thư viện kiểm tra Khi độc giả trả sách, nhân viên thư viện kiểm Chính sách phạt Thống kê số lượng sách tra đối chiếu phần phiếu theo dõi mượn trả độc giả giữ Nếu thơng tin xác nhân viên thư viện nhận lại sách Khi độc giả đến trả sách, có xảy sai phạm như: trả sách trễ so với ngày hẹn (được tính 5000đ/ngày), sách bị hư hỏng (50% giá trị sách), sách (100% giá trị sách)… thủ thư đưa Phiếu phạt (MB07) nhằm đảm bảo tài nguyên thư viện thực quy định thư viện Sau tháng nhân viên thư viện cần kiểm kê lại số lượng sách sách lưu bảng Báo cáo thống kê số lượng sách (MB08) 1.1.4 Mẫu biểu Đơn đặt mua sách (MB01): ĐƠN ĐẶT SÁCH NHẬP KHO Số:…………… Ngày:…/…./… Nhân viên:………… Tên sách Số lượng Giá tiền Thể loại NXB Ngày xuất Ghi Ngày……tháng…….năm…… Chữ ký nhân viên (Ký tên đóng dấu) Hóa đơn tốn sách nhập kho (MB02): HĨA ĐƠN THANH TỐN SÁCH NHẬP KHO Số phiếu:… Nhà cung cấp:…… Địa chỉ:…… SĐT:……… Fax:……… STT Tên sách Số lượng Giá tiền/quyển Thành tiền Tổng: Thuế VAT: Thành tiền: Ngày……tháng……năm.… Chữ ký nhà cung cấp Chữ ký nhân viên tiếp nhận (Ký tên đóng dấu) Tra cứu sách (MB03): BẢNG TRA CỨU SÁCH Số:…… STT Tên sách Thể loại Tác giả Phiếu mượn trả (MB04): PHIẾU MƯỢN TRẢ Số: Số thẻ:……… Mã độc giả:…… Họ tên:………… Địa chỉ:………… STT Mã sách Tên sách Tác giả Mã loại Ghi Ngày hẹn trả Ngày……tháng…….năm…… Chữ ký thủ thư (Ký tên đóng dấu) Thẻ thư viện (MB05): THẺ THƯ VIỆN Số thẻ:… Họ tên:……………… Ngày sinh:…………… Nơi sinh:…………… Địa chỉ:……………… Ngày làm thẻ:…………… Ngày hết hạn:…… Ngày……tháng…….năm…… Chữ ký thủ thư (Ký tên đóng dấu) Phiếu theo dõi mượn trả (MB06): BÁO CÁO TÌNH HÌNH MƯỢN TRẢ Số:…………… Ngày:…/…./… STT Tên sách ĐVT Số lượt mượn Tổng: Nhân viên kiểm kê Điều hành thư viện (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên đóng dấu) Phiếu phạt (MB07): PHIẾU PHẠT Số phiếu:… Tên độc giả:…… Mã thẻ:………… STT Mã sách Tên sách Mức độ sai phạm Giá tiền Tổng: Ngày……tháng…….năm…… Chữ ký thủ thư (Ký tên đóng dấu) Báo cáo thống kê số lượng sách (MB08): BÁO CÁO THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH Nhân viên:……… ………………… Số: Chức vụ:………… …… Ngày:… / / STT Tên sách Thể loại Tác giả Số lượng Nhân viên kiểm kê (Ký, ghi rõ họ tên) 1.2 MƠ HÌNH HĨA HỆ THỐNG 1.2.1 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ: Ký hiệu: - Bộ phận hệ thống: Tên phận Chức Chức … - Tác nhân tác động vào hệ thống: - Luồng thông tin: 10 3.4.2.3 Thiết kế module “Cập nhật sách” 3.4.2.4 Thiết kế module “ Mượn sách” 78 3.4.2.5 Thiết kế module “ Trả sách” 3.4.2.6 Thiết kế module “ Quản lý độc giả” 79 80 3.5 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY 3.5.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 3.5.2 Thiết kế form nhập liệu cho danh mục Giao diện “Cập nhật nhà cung cấp” o Tên giao diện: Cập nhật nhà cung cấp o Người sử dụng: nhân viên hành o Mẫu thiết kết: hình o Tiền điều kiện: Đã đăng nhập với quyền nhân viên hành o Hậu điều kiện: Trở hình o Biểu đồ trình tự hoạt động: 81   Bảng liệu: NCC Quy trình, cơng thức xử lý: o btnThem: sau kích nút này, txtTenNCC, txtSDT, txtDiaChi, txtFax có Enabled=true để người dùng thao tác nhập liệu o btnSua: sau kích nút này, thì txtTenNCC, txtSDT, txtDiaChi, txtFax có Enabled=true để người dùng thao tác nhập liệu o btnXoa:sau kích nút này, hình lên thơng báo hỏi bạn chắn muốn xóa hay khơng, chọn OK liệu chọn bị xóa o DataGridView:sau kích vào dịng DataGridView, thơng tin dịng hiển thị txtTenNCC, txtSDT, txtDiaChi, txtFax tương ứng, kích btnXoa hay btnSua để phục vụ mục đích 82 o btnLuu: kích vào sau thao tác với btnThem btnSua, liệu cập nhật vào CSDL, đồng thời txtTenNCC, txtSDT, txtDiaChi, txtFax có Enabled= false  Nhiệm vụ: Cập nhật nhà cung cấp  Định dạng kết đầu ra: o o Bảng liệu bị thay đổi: NCC Trạng thái hệ thống sau thoát giao diện: trở trạng thái trước chọn giao diện 3.5.3 Thiết kế form xử lý nghiệp vụ Giao diện “Lập hóa đơn tốn đặt sách” o Tên giao diện: Cập nhật nhà cung cấp o Người sử dụng: nhân viên hành o Mẫu thiết kết: hình o Tiền điều kiện: Đã đăng nhập với quyền nhân viên hành o Hậu điều kiện: Trở hình o Biểu đồ trình tự hoạt động: 83   Bảng liệu: HOADON_TT, CT_HOADON Quy trình, cơng thức xử lý: o BtnChonNCC: tiến hành mở combobox hiển thị nhà cung cấp để chọn o BtnThemDonDS : tiến hành mở form them đơn đặt sách chưa có o đơn đặt sách btnThemHD: sau kích nút này, txtMaHD, cbMaDonDS, txtTongTien, cbMaNCC, cbMaDauSachHD, txtSoLuong, txtGiaTien, txtGhiChu, txtThanhTien, txtThueVAT có Enabled=true để người dùng thao tác nhập liệu o btnSuaHD: sau kích nút này, cbMaDonDS, txtTongTien, cbMaNCC, cbMaDauSachHD, txtSoLuong, txtGiaTien, txtGhiChu, 84 txtThanhTien, txtThueVAT có Enabled=true để người dùng thao tác nhập liệu o btnXoaHD:sau kích nút này, hình lên thơng báo hỏi bạn chắn muốn xóa hay khơng, chọn OK liệu chọn bị xóa o DataGridView:sau kích vào dịng DataGridView, thơng tin dịng hiển thị cbMaDonDS, txtTongTien, cbMaNCC, cbMaDauSachHD, txtSoLuong, txtGiaTien, txtGhiChu, txtThanhTien, txtThueVAT tương ứng, kích btnXoa hay btnSua để phục vụ mục đích o btnLuuHD: kích vào sau thao tác với btnThem btnSua, liệu cập nhật vào CSDL, đồng thời cbMaDonDS, txtTongTien, cbMaNCC, cbMaDauSachHD, txtSoLuong, txtGiaTien, txtGhiChu, txtThanhTien, txtThueVAT c có Enabled= false  Nhiệm vụ: Lập hóa đơn tốn tiền đặt sách từ nhà cung cấp Giao diện “Mượn trả sách” o Tên giao diện: Mượn trả sách o Người sử dụng: nhân viên phục vụ o Mẫu thiết kết: hình o Tiền điều kiện: Đã đăng nhập với quyền nhân viên phục vụ o Hậu điều kiện: Trở hình o Biểu đồ trình tự hoạt động: 85   Bảng liệu: PHIEUMUONTRA Quy trình, cơng thức xử lý: o btnMuonSach: sau kích nút này, txtNgayHH,txtGhiChu, cbMaQuyenSach,cbMaDauSach có Enabled=true để người dùng thao tác nhập liệu o btnSua: sau kích nút này, thì txtNgayHH,txtGhiChu, cbMaQuyenSach,cbMaDauSach có Enabled=true để người dùng thao tác nhập liệu o btnTraSach:sau kích nút này, hình lên thơng báo hỏi bạn chắn muốn xóa sách trả hay khơng, chọn OK liệu chọn bị xóa Cịn không chọn phiếu phạt thực lập phiếu phạt 86 o DataGridView:sau kích vào dịng DataGridView, thơng tin dịng hiển thị txtNgayHH, txtGhiChu, cbMaQuyenSach, cbMaDauSach tương ứng, kích btnXoa hay btnSua để phục vụ mục đích o btnLuu: kích vào sau thao tác với btnThem btnSua, liệu cập nhật vào CSDL, đồng thời txtNgayHH, txtGhiChu, cbMaQuyenSach, cbMaDauSach có Enabled= false  Nhiệm vụ: Thực cho mượn trả sách  Định dạng kết đầu ra: o Bảng liệu bị thay đổi:PHIEUMUONTRA o Trạng thái hệ thống sau thoát giao diện: trở trạng thái trước chọn giao diện 3.5.4 Thiết kế báo cáo 3.5.4.1 Thiết kế mẫu báo cáo nghiệp vụ “Lập hóa đơn tốn nhập sách” o Tên báo cáo: Hóa đơn tốn o Người lập: Nhân viên phận phục vụ o Nhiệm vụ: gửi thông tin đơn đặt sách mà nhà cung cấp gửi đơn đặt sách sách đến để tốn o Mơi trường: Nhà cung cấp 87 o Mẫu báo cáo: HỆ THỐNG THƯ VIỆN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do- Hạnh phúc HĨA ĐƠN THANH TỐN SÁCH NHẬP KHO Số phiếu:… Nhà cung cấp:……… Địa chỉ:……… Sdt:……………Fax………… STT Tên sách Số lượng Giá tiền/quyển … Tổng cộng:…………Bằng chữ…… Thuế VAT (…%)…… Thành tiền:………… Bằng chữ:………… Ngày……tháng… năm…… 88 Thành tiền Ghi Chữ ký nhà cung cấp Chữ ký nhân viên tiếp nhận (Ký tên đóng dấu)  Bảng liệu sử dụng: HOADON_TT, CT_HOADON, NCC, DAUSACH Bảng liệu Thuộc tính sử dụng HOADON_TT MaHD,TongTien,MaDauSach NCC MaNCC,TenNCC,Sdt,DiaChi,Fax DAUSACH MaDauSach, TenSach, TheLoai, TacGia, SoLuong CT_HOADON MaDauSach, SoLuongHD, GiaTien, GhiChuHD, ThanhTien, ThueVAT, MaHD Trường liệu tính tốn: thanhtien = giatien * soluong tongtien = ∑thanhtien +thanhtien*thueVAT Thanh tốn cho NCC = tongtien o Kích cỡ: giấy A4 o Số lượng phiên bản: (1 gửi cho nhà cung cấp cho nhân viên hành o giữ lại đối chiếu 3.5.4.2 Thiết kế mẫu báo cáo thống kê “Số lượng sách hệ thống thư viện” o Tên báo cáo: Thống kê sách theo tháng o Người lập: Nhân viên thuộc phận phục vụ o Nhiệm vụ: Thống kê tháng số lượng sách sử dụng o o thư viện Môi trường: bên HTTV Mẫu báo cáo: 89 HỆ THỐNG THƯ VIỆN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do- Hạnh phúc BÁO CÁO THÔNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH Nhân viên:…………… Số:…………… Chức vụ:……………… Ngày:…./…./… STT Tên sách Thể loại Tác giả Số lượng TỔNG CỘNG: Nhân viên kiểm kê  Bảng liệu sử dụng QUYENSACH, DAUSACH Bảng liệu Thuộc tính sử dụng QUYENSACH MaQuyenSach, MaDauSach DAUSACH MaDauSach, TenSach, TheLoai, TacGia, SoLuong Trường liệu tính tốn: Tổng cộng tổng số lượng sách=∑SoLuong o Kích cỡ: giấy A4 o Số lượng phiên bản: nộp báo cáo lên ban điều hành thư viện o 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 92 ... Quản lý phục vụ thư viện 24 Nhập sách từ nhà cung cấp Quản lý hành Quản lý tài Cập nhật sách Quản lý độc giả Mượn sách Quản lý phục vụ thư viện Quản lý mượn trả thư viện Trả sách 2.1.1.3 Sơ đồ... tin mượn sách Mượn sách 15 Đọc mượn sách 19 Đưa Phiếu yêu cầu mượn sách 21 Nhận sách 20 Kiểm tra tình trạng mượn sách Kiểm tra tình trạng mượn trả 22 Lưu thơng tin mượn trả 23 Trả sách Trả sách. .. Việc quản lý số lượng sách, tổng hợp thông tin trở nên dễ dàng Tên đề tài: ? ?Hệ thống quản lý mượn trả thư viện? ?? Đối tượng nghiên cứu: Công việc quản lý mượn trả sách thư viện CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ