1.1. Đăng nhập vào phân hệ quản lý thư viện.
1.2. Thoát khỏi phân hệ quản lý thư viện
1.1. Khai báo tham số mượn ấn phẩm
1.2. Khai báo kiểu quản lý
1.3. Khai báo năm học
Dùng để khai báo năm làm việc
1.4. Khai báo lớp học
1.5. Khai báo Hồ sơ học sinh
1.6. Khai báo hồ sơ cán bộ
2.1. Thêm mới danh mục
2.2. Sửa danh mục
Bước 1: Chọn nội dung trong loại danh mục nào cần sửa
Bước 2: Bấm chọn nút <<Sửa>>
Bước 3: Nhập chỉnh sửa các thông tin
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn thành
2.3. Xóa danh mục
Bước 1: Chọn nội dung trong danh mục nào cần xóa
Bước 2: Bấm chọn nút <<Xóa>>
Bước 3: Nhấn chọn <<Đồng ý>> để xác nhận
2.4. Tìm kiếm danh mục
2.5. Ý nghĩa của các danh mục
2.5.1. Danh mục kho ấn phẩm
2.5.2. Danh mục tác giả
2.5.3. Danh mục nhà xuất bản
2.5.4. Danh mục nguồn cung cấp
2.5.5. Danh mục tình trạng ấn phẩm
2.5.6. Danh mục lý do phạt
Mục đích: NSD thiết lập lý do phạt thẻ bạn đọc như: làm hỏng rách, làm mất, mượn sách quá hạn…
2.5.7. Danh mục ngày nghỉ, ngày lễ
2.5.8. Danh mục môn loại DDC
2.5.9. Danh mục môn loại Liên xô 19 lớp
3.1. Thẻ bạn đọc
3.1.1. Thêm mới thẻ bạn đọc
3.1.2. Sửa thẻ bạn đọc.
Mục đích: Hỗ trợ NSD cập nhật một số thay đổi của thẻ bạn đọc
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Thẻ bạn đọc
Bước 2: Chọn đến thẻ bạn đọc cần chỉnh sửa, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Chỉnh sửa các thông tin cần thiết
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thao tác
3.1.3. Gia hạn thẻ bạn đọc
Mục đích: Hỗ trợ NSD gia hạn thẻ bạn đọc cho các đối tượng
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Thẻ bạn đọc
Bước 2: Chọn đến thẻ bạn đọc cần chỉnh sửa, nhấn nút <<Gia hạn>>
Bước 3: Thay đổi ngày hết hạn của thẻ
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thao tác
3.1.4. Xóa thẻ bạn đọc
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa bỏ danh sách đối tượng không sử dụng nữa ra khỏ danh sách của hệ thống
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Thẻ bạn đọc
Bước 2: Chọn đến thẻ bạn đọc cần xóa, nhấn nút <<Xóa>>
Bước 3: Nhấn nút <<Đồng ý>> để xác nhận
3.1.5. Rút hạn thẻ bạn đọc
Mục đích: Hỗ trợ NSD rút hạn thẻ bạn đọc cho các đối tượng
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Thẻ bạn đọc
Bước 2: Chọn đến thẻ bạn đọc cần chỉnh sửa, nhấn nút <<Rút hạn>>
Bước 3: Thay đổi ngày hết hạn của thẻ
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thao tác
3.1.6. In thẻ bạn đọc
Mục đích: Hỗ trợ NSD in thẻ cứng cấp phát cho bạn đọc
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Thẻ bạn đọc
Bước 2: Tích chọn các thẻ bạn đọc cần in
Bước 3: Nhấn biểu tượng nút In , hệ thống mở ra một trang báo cáo mới.
Bước 4:
Để in thành bản cứng nhấn vào biểu tượng nút in
Để xuất ra bản mềm lưu lại, người sử dụng lựa chọn định dạng file cần lưu , sau đó nhấn biểu tượng nút để lưu lại
Để xem trang trước hoặc trang sau báo cáo nhấn vào các biểu tượng
3.1.7. Tìm kiếm thẻ bạn đọc
Mục đích: Hỗ trợ NSD tìm đến thẻ bạn đọc cần kiểm soát thông tin
3.2. Phạt độc giả do vi phạm
Mục đích: Hỗ trợ NSD quản lý được danh sách các bạn đọc vi phạm trong quá trình mượn trả ấn phẩm
3.2.1. Thêm mới phạt độc giả do vi phạm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới bạn đọc vi phạm trong quá trình mượn trả sách của thư viện
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Phạt độc giả do vi phạm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin (Thông tin nào đính kèm * không được bỏ trống)
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
3.2.2. Sửa thông tin phạt độc giả do vi phạm
Mục đích: Hỗ trợ NSD sửa đổi thông tin bạn đọc vi phạm trong quá trình mượn trả sách của thư viện
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Phạt độc giả do vi phạm
Bước 2: Chọn đến thông tin phạt độc giả cần chỉnh sửa, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Chỉnh sửa các thông cần thiết
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thao tác.
3.2.3. Xóa thông tin phạt độc giả do vi phạm
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa thông tin bạn đọc vi phạm trong quá trình mượn trả sách của thư viện
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Phạt độc giả do vi phạm
Bước 2: Chọn đến thông tin phạt độc giả cần xóa, nhấn nút <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn <<Đồng ý>>
3.2.4. In thông tin phạt độc giả do vi phạm
Mục đích: Hỗ trợ NSD in thông tin phiếu bạn đọc vi phạm trong quá trình mượn trả sách của thư viện
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Bạn đọc >> Phạt độc giả do vi phạm
Bước 2: Chọn đến thông tin phiếu cần in, nhấn biểu tượng nút
Bước 3: Thao tác các bước tương tự như phần “3.1.6. In thẻ bạn đọc”
3.2.5. Tìm kiếm thông tin phạt độc giả do vi phạm
Mục đích: Hỗ trợ NSD tìm đến phiếu bạn đọc vi phạm
Mục đích: Các chức năng trong Menu này cho phép NSD thực hiện toàn bộ quy trình nhập mới, biên mục, tạo mã cá biệt cho ấn phẩm, thanh ký, kiểm kê, hồi cố, dự toán ấn phẩm..vv. Muốn đưa ấn phẩm vào lưu thông (mượn, trả, in kết quả. ..) thì cần thực hiện theo quy trình tóm tắt dưới đây
4.1. Dự toán mua ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD lập các dự toán đề nghị mua ấn phẩm, sau khi dự toán được duyệt thì NSD chỉ cần chuyển danh sách ấn phẩm qua chứng từ ấn phẩm.
4.1.1. Thêm mới chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới phiếu dự toán mua ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Dự toán mua ấn phẩm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 3: Nhập đầy đủ phần thông tin dự toán: Ngày vào sổ(*), Nhận từ(*), Nguồn(*)
Bước 4: Thêm mới ấn phẩm vào phiếu dự toán mua ấn phẩm
Bước 4.1: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 4.2: Nhập đầy đủ thông tin: Nhan đề(*), Kho(*), Số lượng(*), Giá Vat(*)
Bước 4.3: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thêm mới 1 ấn phẩm
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác vào phiếu thực hiện thao tác tương tự
Để sửa thông tin ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Sửa>>
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.1.2. Sửa chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD sửa thông tin phiếu dự toán mua ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Dự toán mua ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu dự toán cần sửa, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Tương tự như bước 3 phần thêm mới dự toán mua ấn phẩm
Bước 4: Tương tự như bước 4 phần thêm mới dự toán mua ấn phẩm
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.1.3. Xóa chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa phiếu dự toán mua ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Dự toán mua ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu dự toán cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
4.1.4. In chứng từ <Tạm thời đang nâng cấp>
Mục đích: Hỗ trợ NSD in chứng từ dự toán mua ấn phẩm
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Dự toán mua ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến thông tin phiếu cần in, nhấn biểu tượng nút
Bước 3: Thao tác các bước tương tự như phần “3.1.6. In thẻ bạn đọc”
4.1.5. Tìm kiếm chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD tìm đến phiếu dự toán mua ấn phẩm
4.2. Chứng từ ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD quản lý các chứng từ mua mới ấn phẩm, quá trình biên mục ấn phẩm và tạo mã cá biệt cho các ấn phẩm
4.2.1. Thêm mới chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới chứng từ mua ấn phẩm vào hệ thống
Các bước thực hiện:
Giai đoạn 1: Thêm mới ấn phẩm
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Chứng từ ấn phẩm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>, sau đó lựa chọn hình thức nhập chứng từ và nhấn nút <<Đồng ý>>
Chú ý:
Nếu thêm mới chứng từ từ chứng từ dự toán đã khai báo trước trong phần “4.1. Dự toán mua ấn phẩm” thì NSD tích chọn vào <<Chọn dự toán>>, sau đó lựa chọn đến phiếu dự toán được duyệt cần chuyển sang chứng từ mua ấn phẩm
Nếu thêm mới một chứng từ mới hoàn toàn thì NSD tích chọn << Tạo chứng từ mới>>
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin đính kèm dấu (*) trong thẻ thông tin chứng từ: Số HĐ chứng từ(*), Ngày vào sổ(*), Ngày chứng từ(*), Nhận từ(*), Nguồn(*)
Chú ý:
Nếu bước 2 lựa chọn nhập chứng từ <<Chọn từ dự toán>> thì phần thông tin chứng từ đã lưu lại một số thông tin từ phiếu dự toán, nếu không có sự thay đổi NSD có thể thừa kế các thông tin đó
Nếu bước 2 lựa chọn nhập chứng từ <<Tạo chứng từ mới>> thì yêu cầu NSD phải kê khai đầy đủ các thông tin trên
Bước 4: Thêm mới ấn phẩm vào trong chứng từ mua ấn phẩm
Nếu bước 2 lựa chọn nhập chứng từ <<Chọn từ dự toán>> thì trong phần thông tin ấn phẩm đã lưu lại các đầu ấn phẩm kê khai trong phiếu dự toán mua ấn phẩm, NSD có thể bổ sung thêm, sửa, xóa ấn phẩm vào trong chứng từ mua mới ấn phẩm
Bước 4.1: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 4.2: Nhập đầy đủ thông tin: Nhan đề(*), Kho(*), Số lượng(*), Giá Vat(*).
Nếu NSD nhập mua mới ấn phẩm đã được biên mục trong kho thì để giảm tải quá trình biên mục lại, NSD tích chọn vào <<Đã biên mục>>, sau đó chọn đến ấn phẩm cần nhập
Nếu NSD nhập mua mới ấn phẩm chưa được biên mục trong kho thì không tích chọn vào <<Đã biên mục>> mà nhập tên ấn phẩm trực tiếp
Bước 4.3: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thêm mới 1 ấn phẩm
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác vào phiếu thực hiện thao tác tương tự
Để sửa thông tin ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Sửa>>
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
Giai đoạn 2: Biên mục ấn phẩm
Sau khi NSD thêm mới ấn phẩm vào trong kho, để in phích ấn phẩm yêu cầu NSD phải biên mục ấn phẩm. Các bước thực hiện biên mục ấn phẩm:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Chứng từ ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến chứng từ có ấn phẩm cần biên mục, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Chọn đến ấn phẩm cần biên mục sau đó nhấn nút <<Biên mục>>
Bước 4: Nhập thông tin biên mục ấn phẩm (Thông tin nào đính kèm dấu * yêu cầu không được bỏ trống), sau đó nhấn nút <<Lưu>>
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>>
Chú ý: Các ấn phẩm đã được biên mục được phân biệt với các ấn phẩm chưa được biên mục bằng dấu check
Giai đoạn 3: Đăng ký mã cá biệt
Để có thể sử dụng trong các nghiệp vụ: mượn, thanh lý, hồi cố, mất, hỏng ấn phẩm yêu cầu ấn phẩm phải được tạo mã các biệt
Các bước đăng ký mã cá biệt:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Chứng từ ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến ấn phẩm đã được biên mục, nhấn <<Đăng ký mã cá biệt>>
Bước 3: Nhập ngày tạo mã cá biệt cho ấn phẩm, sau đó nhấn nút <<Lưu>>
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
Chú ý: Các ấn phẩm đã được biên mục được phân biệt với các ấn phẩm chưa được biên mục bằng dấu check
4.2.2. Sửa chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD sửa thông tin chứng từ ấn phẩm trong hệ thống
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Chứng từ ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến chứng từ cần chỉnh sửa: Thay đổi thông tin chứng từ, hoặc bổ dung thêm ấn phẩm vào chứng từ ấn phẩm, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Tương tự như bước 3 phần thêm mới chứng từ ấn phẩm
Bước 4: Tương tự như bước 3 phần thêm mới chứng từ ấn phẩm
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.2.3. Xóa chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa chứng từ ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Chứng từ ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến chứng từ ấn phẩm cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
4.2.4. In chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD in chứng từ dự toán mua ấn phẩm
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Chứng từ ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến thông tin phiếu cần in, nhấn biểu tượng nút
Bước 3: Thao tác các bước tương tự như phần “3.1.6. In thẻ bạn đọc”
4.2.5. Tìm kiếm chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD tìm đến phiếu dự toán mua ấn phẩm
4.3. Quản lý biên mục ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD quản lý các đầu ấn phẩm nào đã được biên mục, và tình trạng tạo mã cá biệt của ấn phẩm.
4.3.1. Sửa biên mục
Mục đích: Hỗ trợ NSD có thể bổ sung, chỉnh sửa các thông tin biên mục liên quan đến ấn phẩm
Các bược thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Quản lý biên mục ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến ấn phẩm cần chỉnh sửa, bổ sung và nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Bổ sung các thông tin cần thiết (Chú ý các thông tin đính kèm dấu * không được bỏ trống)
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.3.2. Xóa ấn phẩm đã biên mục
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa biên mục ấn phẩm. Tuy nhiên để xóa được ấn phẩm đã biên mục, yêu cầu NSD phải xóa các chứng từ nhập liên quan đến ấn phẩm đó
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Quản lsy biên mục ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến ấn phẩm cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
4.4. Quản lý mã ĐKCB
Mục đích: Hỗ trợ NSD quản lý các mã cá biệt của ấn phẩm sau khi đã được tạo mã cá biệt. Tại cửa sổ này NSD có thể kiểm soát được mỗi đầu ấn phẩm đơn vị mình có số lượng là bao nhiêu một cách nhanh chóng và chính xác.
4.5. In phích ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD in phích ấn phẩm theo các cách khác nhau
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> In phích ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến ấn phẩm cần in, nhấn biểu tượng
Bước 3: Lựa chọn mẫu phích cần in
Bước 4: NSD có thể in cho 1 mã cá biệt hoặc nhiều mã cá biệt bằng cách tích chọn vào các mã cá biệt cần in. Sau đó nhấn chọn <<In>>
Bước 5: Thực hiện in
Để in thành bản cứng nhấn vào biểu tượng nút in
Để xuất ra bản mềm lưu lại, người sử dụng lựa chọn định dạng file cần lưu , sau đó nhấn biểu tượng nút để lưu lại
Để xem trang trước hoặc trang sau báo cáo nhấn vào các biểu tượng
4.6. In nhãn theo mã ĐKCB
Mục đích: Hỗ trợ NSD in các nhãn theo mã cá biệt
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> In nhãn theo mã ĐKCB
Bước 2: Chọn đến ấn phẩm cần in, nhấn nút biểu tượng
Bước 3: Chọn đến mã ĐKCB cần in: có thể chon một hoặc nhiều mã ĐKCB để in
Bước 4: Lựa chọn các hình thức in khác nhau
In nhãn Ấn phẩm: Xếp giá theo kho, Xếp giá theo mã ĐKCB
In nhãn gáy: Môn loại + Nhan đề, Môn loại + tác giả, Kho + Số ĐKCB
In mã vạch: Mẫu giấy thường khổ A4 + Mẫu giấy Decan chuyên dụng loại 110
4.7. Thanh lý ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thực hiện nghiệp vụ thanh lý ấn phẩm, chuyển trạng thái ấn phẩm về thanh lý và không thể thực hiện tỏng các nghiệp vụ phát sinh khác
4.7.1. Thêm mới chứng từ thanh lý ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Thanh lý ấn phẩm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin chung: Ngày lập phiếu (*), Ghi chú (Chú ý các thông tin đính kèm dấu * không được bỏ trống)
Bước 4: Thêm danh sách ấn phẩm thanh lý vào phiếu thanh lý
Bước 4.1: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 4.2: Tích chọn đến ấn phẩm cần thanh lý
Bước 4.3: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thêm mới ấn phẩm thanh lý
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác vào phiếu thực hiện thao tác tương tự
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.7.2. Sửa chứng từ thanh lý ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD sửa thông tin phiếu thanh lý ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Thanh lý ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu thanh lý cần sửa, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Tương tự như bước 3 phần thêm mới phiếu thanh lý ấn phẩm
Bước 4: Tương tự như bước 4 phần thêm mới phiếu thanh lý ấn phẩm
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.7.3. Xóa chứng từ
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa phiếu thanh lý ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Thanh lý ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu thanh lý cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
4.8. Hồi cố ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD quản lý những ấn phẩm đã khai báo mất và thanh lý trong kho. Sau một thời gian được mua bổ sung, thay vì việc phải nhập mới NSD dùng chức năng này để đưa ấn phẩm trở về trạng thái sẵn sàng trong kho để tiếp tục lưu thông
4.8.1. Thêm mới phiếu hồi cố ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới phiếu hồi cố ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Hồi cố ấn phẩm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>, hệ thống sẽ liệt kê ra tất cả các ấn phẩm đang ở trạng thái thanh lý, mất
Bước 3: NSD nhập thông tin tìm kiếm sao cho phù hợp với nhu cầu của mình: Kho ấn phẩm, Nhà xuất bản, Tác giả, Mã cá biệt, Nhan đề để hệ thống hỗ trợ lọc, giảm tải dữ liệu hiển thị cho người dùng
Bước 4: Nhập ngày hồi cố (*), tích chọn các ấn phẩm cần hồi cố
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.8.2. Xóa phiếu hồi cố ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa các phiếu hồi cố khi có sự nhầm lẫn
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Hồi cố ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu hồi cố cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
4.9. Kiểm kê thư viện
Mục đích: giúp NSD tiến hành kiểm kê ấn phẩm để biết được tình trạng các ấn phẩm có trong thư viện của đơn vị. Khi các nghiệp vụ của đơn vị được bổ sung, yêu cầu phải cập nhật lại chứng từ kiểm kê đi để đảm bảo báo cáo lên kết quả đúng.
4.9.1. Thêm mới đợt kiểm kê
Mục đích: Tạo mới các đợt kiểm kê thư viện của đơn vị nhà trường
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Kiểm kê thư viện
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>> để thêm mới đợt kiểm kê
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin đợt kiểm kê: Đợt kiểm kê(*), Từ ngày (*), Đến ngày (*), Người lập (Chú ý thông tin nào đính kèm dấu * bắt buộc không được bỏ trống)
Bước 4: Thêm mới ấn phẩm vào đợt kiểm kê
Bước 4.1: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 4.2: Nhập đầy đủ thông tin: Ngày kiểm kê (*), tích chọn các mã ĐKCB kiểm kê
Bước 4.3: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thêm mới 1 ấn phẩm
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác vào phiếu thực hiện thao tác tương tự
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu> để hoàn tất
4.9.2. Kiểm kê trong cùng đợt
Mục đích: Hỗ trợ NSD kiêm kê tiếp trong cùng một đợt kiểm kê
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Kiểm kê thư viện
Bước 2: Chọn đến đợt kiểm kê cần kiểm kê tiếp, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Thêm mới ấn phẩm vào đợt kiểm kê
Bước 3.1: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 3.2: Nhập đầy đủ thông tin: Ngày kiểm kê (*), tích chọn các mã ĐKCB kiểm kê
Bước 3.3: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thêm mới 1 ấn phẩm
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác vào phiếu thực hiện thao tác tương tự
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
4.9.3. Sửa đợt kiểm kê
Mục đích: Hỗ trợ NSD sửa đổi thông tin đợt kiểm kê
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Kiểm kê thư viện
Bước 2: Chọn đến đợt kiểm kê cần chỉnh sửa thông tin, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Nhập chỉnh sửa thông tin: Đợt kiểm kê(*), Từ ngày (*), Đến ngày (*), Người lập (Chú ý thông tin nào đính kèm dấu * bắt buộc không được bỏ trống)
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>>
4.9.4. Xóa đợt kiểm kê
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa chứng từ kiểm kê ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Kiểm kê thư viện
Bước 2: Chọn đến phiếu kiểm kê cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
4.10. Báo cáo kiểm kê ấn phẩm
Múc đích: Hỗ trợ NSD in báo cáo kiểm kê thư viện của đơn vị nhà tường
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Biên mục >> Báo cáo kiểm kê ấn phẩm
Bước 2: Chọn đợt kiểm kê, Loại báo cáo (Chú ý thông tin nào đính kèm dấu * không được bỏ trống)
Bước 3: Nhấn nút <<In báo cáo>>
Danh sách ấn phẩm đã kiểm kê
Danh sách ấn phẩm chưa kiểm kê
Tổng hợp kiểm kê
5.1. Mượn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD quản lý quá trình mượn ấn phẩm của đơn vị mình
5.1.1. Thêm mới phiếu mượn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới các phiếu mượn ấn phẩm của đơn vị
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Mượn ấn phẩm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 3: Nhập phần thông tin chung: Ngày lập phiếu(*), Loại thẻ(*), Chọn thẻ(*), Hình thức(*) (Chú ý những thông tin nào đính kèm dấu * không được bỏ trống)
Bước 4: Thêm mới ấn phẩm mượn vào trong phiếu mượn
Bước 4.1: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 4.2: Nhập đầy đủ thông tin: Ngày mượn(*), Ngàu hẹn trả(*)
Bước 4.3: Tích chọn các ấn phẩm vào trong phiếu mượn
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác vào phiếu thực hiện thao tác tương tự
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
5.1.2. Sửa phiếu mượn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD bổ sung thêm ấn phẩm vào phiếu mượn ấn phẩm sau khi đã lưu của đơn vị
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Mượn ấn phẩm
Buóc 2: Chọn đến phiếu mượn cần bổ sung, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Người sử dụng có thể thêm hoặc xóa ẩn phẩm trong phiếu mượn. Các bước thực hiện thao tác tương tự “Bước 4- Phần thêm mới mượn ấn phẩm”
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất thao tác
5.1.3. Xóa phiếu mượn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa phiếu mượn ra khỏi hệ thống khi có sự nhầm lẫn, sai sót
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lư thông >> Mượn ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu mượn cần xóa, nhấn chọn <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
5.2. Trả, gia hạn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thực hiện các nghiệp vụ trả, gia hạn, mất ấn phẩm từ các phiếu mượn ấn phẩm
5.2.1. Trả ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thực hiện nghiệp vụ trả ấn phẩm từ phiếu mượn ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Trả, gia hạn ấn phẩm
Bước 2: Chọn loại đối tượng cần thực hiện trả sách, sau đó nhấn vào nút <<Xem>> để hiển thị thông tin các ấn phẩm đang được mượn hoặc gia hạn
Bước 3: Tích chọn một hoặc nhiều ấn phẩm của các đối tượng cần trả
Bước 4: Nhấn nút <<Trả ấn phẩm>>
Bước 5: Xác nhận trả ấn phẩm nhấn nút <<Đồng ý>>
5.2.2. Gia hạn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thực hiện nghiệp vụ gia hạn ấn phẩm từ phiếu mượn ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Trả, gia hạn ấn phẩm
Bước 2: Chọn loại đối tượng cần thực hiện trả sách, sau đó nhấn vào nút <<Xem>> để hiển thị thông tin các ấn phẩm đang được mượn hoặc gia hạn
Bước 3: Tích chọn ấn phẩm của đối tượng cần gia hạn
Bước 4: Nhấn nút <<Gia hạn ấn phẩm>>
Bước 5: Nhập ngày hẹn trả mới, sau đó nhấn nút <<Lưu>>
5.2.3. Báo mất ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thực hiện nghiệp vụ mất ấn phẩm trong quá trình lưu thông ấn phẩm
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Trả, gia hạn ấn phẩm
Bước 2: Chọn loại đối tượng cần thực hiện trả sách, sau đó nhấn vào nút <<Xem>> để hiển thị thông tin các ấn phẩm đang được mượn hoặc gia hạn
Bước 3: Tích chọn một hoặc nhiều ấn phẩm của các đối tượng cần báo mất
Bước 4: Nhấn nút <<Báo mất ấn phẩm>>
Bước 5: Xác nhận báo mất nhấn nút <<Đồng ý>>
5.3. Mất ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thực hiện nghiệp vụ mất ấn phẩm trong kho khi kiểm kê ấn phẩm
5.3.1. Thêm mới phiếu mất ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới phiếu mất ấn phẩm tong quá trình ấn phẩm lưu thông hoặc kiểm kê
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Mất ấn phẩm
Bước 2: Nhấn nút <<Thêm>>
Bước 3: Nhập điều kiện hỗ trợ tiềm kiếm: Độc giả, Phiếu mượn, Kho ấn phẩm, Mã cá biệt
Bước 4: Nhập Ngày báo mất (*) và tích chọn các ấn phẩm cần được báo mất
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>>
Bước 6: Xác nhận báo mất nhấn nút <<Đồng ý>>
5.3.2. Sửa phiếu mất ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD thêm mới phiếu mất ấn phẩm tong quá trình ấn phẩm lưu thông hoặc kiểm kê
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Mất ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu báo mất cần chỉnh sửa thông tin ngày báo mất, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Nhập Ngày báo mất (*)
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>>
Bước 5: Xác nhận báo mất nhấn nút <<Đồng ý>>
5.3.3. Xóa phiếu mất ấn phẩm
5.4. Lịch sử trả ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD có cái nhìn tổng thể từ quá trình mượn cho đến khi trả hoặc gia hạn của từng độc giả trên từng đầu ấn phẩm.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Lịch sử trả ấn phẩm
Bước 2: Nhập thông lọc: Từ ngày(*), Đến ngày(*)
Bước 3: Nhấn nút <<Xem>>
5.5. Quản lý đăng ký mượn ấn phẩm
Mục đích: Hỗ trợ NSD là tài khoản quản trị thư viện duyệt các phiếu đăng ký mượn: chuyển từ trạng thái chờ duyệt sang đã duyệt (Chức năng này chỉ áp dụng với tài khoản là quản trị thư viện)
Các bước thực hiện
Bước 1: Vào Menu Lưu thông >> Đăng ký mượn ấn phẩm
Bước 2: Chọn đến phiếu đăng ký mượn cần duyệt, nhấn nút <<Tạo phiếu mượn>>
Bước 3: Thêm mới ấn phẩm mượn vào trong phiếu mượn. (Hệ thống sẽ lọc các mã ĐKCB theo nhan đề sách mà NSD đã đăng ký mượn)
Bước 3.1: Nhập đầy đủ thông tin: Ngày mượn(*), Ngày hẹn trả(*)
Bước 3.2: Tích chọn các ấn phẩm vào trong phiếu mượn
Bước 3.3: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
Chú ý:
Để thêm mới ẩn phẩm khác tiếp tục nhấn nút <<Thêm>>
Để xóa ấn phẩm trong phiếu nhấn nút <<Xóa>>
Bước 4: Nhập phần thông tin chung: Ngày lập phiếu(*), Hình thức(*)
( Chý ý những thông tin nào đính kèm dấu * không được bỏ trống)
Bước 5: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
6.1. Tra cứu
Mục đích: Hỗ trợ NSD tra cứu đầu ấn phẩm hiện có trong thư viện, để đăng ký mượn sách online (Chức năng này chỉ áp dung với cấc tài khoản là giáo viên, học sinh)
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào Menu Tra cứu >> Đăng ký mượn online
Bước 2: Nhập nội dung cần lọc, nhấn nút <<Tra cứu>>
Bước 3: Tích chọn nhan đề ấn phẩm cần đăng ký mượn, tích nút <<Đăng ký mượn>>
Bước 4: Nhập ngày hẹn mượn, sau đó nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
6.2. Lịch sử đăng ký mượn
Mục đích: Hỗ trợ NSD kiểm tra lại phiếu đăng ký mượn sách online (Chức năng này chỉ áp dung với cấc tài khoản là giáo viên, học sinh)
6.2.1. Sửa phiếu đăng ký mượn online
Mục đích: Hỗ trợ NSD sửa các phiếu đăng ký mượn online
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Tra cứu >> Lịch sử đăng ký mượn
Bước 2: Chọn đến phiếu đăng ký mượn online, nhấn nút <<Sửa>>
Bước 3: Trong thao tác này chỉ hỗ trợ NSD chỉnh sửa về số nhan đề ấn phẩm đăng ký mượn, để xóa bớt ấn phẩm đăng ký mượn, tích chọn đế ấn phẩm nhấn nút <<Xóa>>
Bước 4: Nhấn nút <<Lưu>> để hoàn tất
6.2.2. Xóa phiếu đăng ký mượn online
Mục đích: Hỗ trợ NSD xóa các phiếu đăng ký mượn online
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu Tra cứu >> Lịch sử đăng ký mượn
Bước 2: Chọn đến phiếu đăng ký mượn online cần xóa, nhấn nút <<Xóa>>
Bước 3: Xác nhận nhấn nút <<Đồng ý>>
Bước 3:
Để in thành bản cứng nhấn vào biểu tượng nút in
Để xuất ra bản mềm lưu lại, người sử dụng lựa chọn định dạng file cần lưu , sau đó nhấn biểu tượng nút để lưu lại
Để xem trang trước hoặc trang sau báo cáo nhấn vào các biểu tượng