HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGPHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH“MỘT CỬA” CẤP XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HÀ NỘI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA” CẤP XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN MỤC LỤC MỤC LỤC i HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA” Xà PHƯỜNG THỊ TRẤN .1 Giới thiệu Quy trình quản lý phần mềm cấp xã phường thị trấn Đăng nhập hệ thống: Đổi mật khẩu: II – Quyền chuyên viên cửa: .3 Màn hình đăng nhập thành cơng: .3 Nhập hồ sơ mới: 3 Nhập hồ sơ chứng thực: .7 3.1 Nhập hồ sơ bổ sung Nhận kết xử lý 10 Trả hồ sơ: 11 5.1 Trả hồ sơ bổ sung 12 Danh sách hồ sơ chưa giao xử lý: 13 In sổ nhật ký: 15 Báo cáo: 19 III – Quyền lãnh đạo phường: 20 Màn hình đăng nhập thành cơng: .20 Báo cáo: 22 IV – Quyền chuyên viên phòng ban: .23 Màn hình đăng nhập thành công: .23 Nhận hồ sơ từ cửa: 23 Hồ sơ xử lý: .23 Tìm kiếm hồ sơ: .24 Báo cáo: 26 i HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA” Xà PHƯỜNG THỊ TRẤN Giới thiệu Quy trình quản lý phần mềm cấp xã phường thị trấn bé phËn c ưa x · ph ê ng thÞtrÊn c ô ng dân phận thụ lý hồ sơ là nh đạ o duyệt kq n ộ p h sơ h ng d ẫ n ho n th iƯn hs phiÕu biªn n hË n hs KIểM TRAHồ SƠ c huyển h sơ thụ l ý phiếu nhận danh sá c h nhận thụ hẹn l ý hồ sơ trả kq THụ Lý Và KIĨM TRA Né I DUNG Hå S¥ ph iÕu h í n g d É n bæ sun g hs tr ả ph iếu yêu c ầu bổ sun g hồ sơ phiếu yêu sung hs tr ả kết q uả hs c ho c ửa trả kq l ập xá c nhận tr ì n h ký kết q uả c ầu bổ tr ả kết q uả đà ký d uyệt danh sá c h nhận kết q uả hồ sơ Hng dn kt ni vo hệ thống phần mềm xã phường thị trấn địa để kết nối với phần mềm http://motcuaxa.hanoi.gov.vn/tenquanhuyen/ (ví dụ http://motcuaxa.hanoi.gov.vn/caugiay/ http://motcuaxa.hanoi.gov.vn/bavi/) Màn hình phần mềm bên Đăng nhập hệ thống: Để đăng nhập hệ thống người dùng phải nhập vào tên đăng nhập mật vào tương ứng hình Mỗi cán có riêng tên đăng nhập Họ tên viết không dấu tên viết tắt đơn vị VD Cán Hồng Văn Nam thuộc phường Hàng Bột tên đăng nhập là: hoangvannamphb, cán Nguyễn Thị Thủy thị trấn Phùng tên đăng nhập nguyenthithuyttp, Cán Ngô Mạnh Cường xã Yên Viên tên đăng nhập ngomanhcuongxyv Mật mặc định ban đầu tạo cho cán “1234” Đổi mật khẩu: Khi mật mặc định ban đầu cấp cho người dùng chưa đổi đăng nhập thành cơng, hệ thống bắt người dùng phải đổi mật khác Người dùng phải điền vào thông tin mật cũ mật Mật cũ mật mặc định cung cấp lần đầu, Mật mật người sử dụng đặt để thực thiết lập đăng nhập lần sau II – Quyền chuyên viên cửa: Màn hình đăng nhập thành cơng: Khi đăng nhập thành cơng hình hiển thị hình bên dưới: Nhập hồ sơ mới: Người dùng chọn vào mục nhập hồ sơ menu - Những mục (*) mục người dùng bắt buộc phải nhập vào Người dùng chọn tên lĩnh vực chọn thủ tục tương ứng Khi chọn thủ tục hệ thống hiển thị tài liệu cần có cho hồ sơ mà cơng dân phải nộp Hạn trả : ngày tháng phải số VD: 06/08/2012 - - o Trường hợp nhập : 6/8/2012 – Không  hệ thống báo lỗi yêu cầu nhập khuôn dạng Người dùng tích vào chọn cho tài liệu cơng dân có nộp Sau người dùng điền thơng tin hồ sơ vào tương ứng Có tình trạng trả: o Bộ phận cửa giải :  Là hồ sơ trả ngay, phận cửa trả cho công dân mục người ký phải chọn phận cửa o Chuyển sang phận khác giải quyết:  Mục người ký bỏ qua Sau điền đầy đủ thông tin người dùng ấn vào nút Lưu hồ sơ Hình thơng tin hồ sơ vừa nhập: Người dùng muốn sửa lại thông tin hồ sơ ấn vào mục Sửa hồ sơ, thơng tin hiển thị hình dưới: - Người dùng khơng sửa tên thủ tục, kết hồ sơ Người dùng sửa thơng tên hồ sơ, thông tin chủ hồ sơ ghi Sau sửa lại thông tin hồ sơ, người dùng ấn vào nút Cập nhật đề hoàn tất việc sửa thông tin 2.1 In biên nhận: Để in phiếu biên nhận với công dân ta chọn vào mục In biên nhận với công dân bàn giao hồ sơ, hình hình dưới: Hệ thống có loại phiếu biên nhận cơng dân phịng ban Mẫu ngang (1 trang) Mẫu dọc (2 trang) Cán bộ phận cửa lựa chọn mẫu phiếu phù hợp để in hẹn công dân chuyển cho phận thụ lý Hệ thống cho phép quản lý theo 02 mã số hồ sơ Mã HS: 001000343060051200002 mã số nội đơn vị tc3 Cán cơng dân dùng mã để tìm kiếm thơng tin hồ sơ Phiếu biên nhận với công dân phiếu chuyển hồ sơ cho phòng thụ lý Nhập hồ sơ chứng thực: Đối với thủ tục chứng thực từ người dùng cửa có thêm lựa chọn khác nhập chọn vào mục nhập hồ sơ chứng thực - - Lý để chọn mục nhập hồ sơ chứng thực là: o Một công dân đến chứng thực thường mang nhiều tài liệu để chứng thực, nhập thủ tục khác người dùng phải thao tác nhiều, in nhiều giấy biên nhận với công dân Những mục * mục người dùng bắt buộc phải nhập vào Để thêm tài liệu ta nhấn vào nút Thêm tài liệu chứng thực khác Mỗi tài liệu tích chọn lưu hồ sơ đầu hồ sơ hệ thống tạo mã hồ sơ khác Khi người dùng điền đầy đủ thông tin vào bảng nhập hồ sơ nhấn vào nút Lưu hồ sơ hình thị thơng tin hồ sơ vừa nhập hình dưới: - Người dùng muốn in biên nhận cơng dân chọn mục In biên nhận công dân Phiếu biên nhận với công dân hồ sơ chứng thực 3.1 Nhập hồ sơ bổ sung - Sau tìm kiếm hồ sơ bổ sung theo Mã hồ sơ, người dùng ấn vào Nhận bổ sung để cập nhật thông tin hình dưới: 5.1 Trả hồ sơ bổ sung Người dùng nhập mã hồ sơ Thông tin chi tiết hồ sơ bổ sung hình dưới: - Người dùng kiểm trả lại thông tin hồ sơ, lệ phí, ghi kết trả sau ấn nút Trả cơng dân để hồn tất 12 Danh sách hồ sơ chưa giao xử lý: - Những hồ sơ không trả vào danh sách hồ sơ chưa giao xử lý Người dùng lọc hồ sơ theo tiêu chí tìm kiếm hồ sơ VD: o Mã hồ sơ, tên thủ tục, người hồ sơ … Người chuyên viên cửa phải chuyển hồ sơ cho cán chuyên môn xử lý cách chọn vào mục Cán xử lý sau chọn tên cán chuyên môn ấn Cập nhật 13 Tìm kiếm: Mục Tìm kiếm hồ sơ: - Người dùng lọc hồ sơ theo nhiều tiêu chí mục Tìm kiếm hồ sơ Sau tìm kiếm hồ sơ Để xem thông tin chi tiết hồ sơ ta kích chuột vào dãy mã số hồ sơ tương ứng VD: bd23 Thông tin hồ sơ hiển thị sau: 14 - Tại người dùng in phiếu biên nhận mục 2.1 Nếu tình trạng xử lý hồ sơ có kết trả cơng dân, người dùng ấn nút Trả hồ sơ để xác nhận trả kết cho công dân In sổ nhật ký: Người dùng có lựa chọn - Có thể in trực tiếp máy in cách thiết lập chế độ in trình duyệt - Có thể lưu sổ nhật ký file excel cách tích chọn vào ô Xuất file Excel - Người dùng xem danh sách hồ sơ cách chọn chức hình Chọn tiêu chí tìm kiếm nhấn nút Tìm kiếm hệ thống cho kết hình bên dưới: 15 - Tại người dùng ấn tổ hợp phím Ctrl + P để thiết lập trang in Đây mục thiết lập trang in trình duyệt Google chrome Người dùng tùy chỉnh thông số chọn máy in, bố cục, màu … sau ấn nút In để hồn tất Đây mục thiết lập trang in trình duyệt firefox Người dùng kích chọn nút Thiết lập trang để tùy chỉnh thông số trước in 16 - Thiết lập trang gồm tùy chỉnh định dạng, lề … Sau thiết lập xong thơng số tùy chỉnh, người dùng kích chọn nút In để tiến hành in: 17 - Người dùng chọn tên máy in mục Name, số trang … sau ấn nút OK để hồn tất Nếu người dùng chọn xuất file excel hiển thị hình 18 Báo cáo: Hình thơng tin báo cáo tiếp nhận trả hồ sơ cho công dân Để chọn mục người dụng chọn vào Báo cáo menu Người dùng xem chi tiết danh sách hồ sơ theo mục thống kê cách ấn vào số hồ sơ VD: 4HS – Danh sách hồ sơ xử lý - Danh sách hồ sơ xử lý Người dùng in báo cáo xuất Excel tương tự mục 19 III – Quyền lãnh đạo phường: Màn hình đăng nhập thành cơng: Khi người lãnh đạo đăng nhập thành cơng hình hiển thị hình Tìm kiếm: Chọn chức tìm kiếm menu Người dùng chọn theo nhiều tiêu chí tìm kiếm hình bên dưới: Để xem chi tiết hồ sơ ta kích chuột vào dãy mã hồ sơ tương ứng Hình thông tin chi tiết hồ sơ 20 Chi tiết hồ sơ: Trong chi tiết hồ sơ, người dùng hủy hồ sơ, bổ sung ý kiến cho hồ sơ đưa lý hồ sơ chậm, muộn Giao diện hiển thị sau người dùng chọn Hủy hồ sơ Muốn hủy hồ sơ, người dùng nhập lý hủy hồ sơ, sau click vào “Cập nhật” Trong trường hợp lý khách quan khiến hồ sơ bị chậm, muộn, người dùng bổ sung lý chậm, muộn cho hồ sơ 21 Báo cáo: Chọn chức hình bên 22 IV – Quyền chuyên viên phòng ban: Màn hình đăng nhập thành cơng: Nhận hồ sơ từ cửa: - Để nhận hồ sơ từ cửa, chuyên viên phải nhập vào mã hồ sơ ấn vào nút Tìm kiếm - Sau nhập mã hồ sơ thông tin hồ sơ giao nhận - Ấn nút Cập nhật bên để nhận hồ sơ Hồ sơ xử lý: 23 Là hồ sơ cho ý kiến xử lý, hồ sơ trình lãnh đạo lãnh đạo khơng duyệt trả lại - - Tại mục Danh sách hồ sơ : o Người dùng thay đổi trang thái tình trạng hồ sơ o Người dùng chọn lãnh đạo ký Hoàn tất mục người dùng ấn nút Cập nhật thay đổi để hồn tất Tìm kiếm hồ sơ: - Người dùng tìm kiếm hồ sơ theo mục Mã hồ sơ, Tên thủ tục … Để xem chi tiết hồ sơ ta kích chuột vào dãy mã hồ sơ tương ứng.VD: bd20, thơng tin hồ sơ hiển thị hình dưới: 24 - Tại mục chi tiết hồ sơ : o Người dùng nhập ý kiến sau ấn nút Lưu ý kiến o Nếu muốn bổ sung thông tin cho hồ sơ người dùng ấn nút Cập nhật phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ ấn nút Cập nhật hình dưới: o Người dùng cập nhật công văn thông báo tạm dừng không xử lý hồ sơ cách ấn chọn nút Cập nhật công văn thông báo tạm dừng không xử lý hồ sơ • Người dùng chọn tiêu đề thơng báo gồm khơng xử lý tạm dùng • Chọn người ký • Ghi lý • Sau ấn nút Thêm để cập nhật 25 Báo cáo: Chọn chức báo cáo hình bên dưới: 26