TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGHỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRỰC TUYẾN ePMIS

Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRỰC TUYẾN ePMIS Hà Nội , Tháng 07/2015 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS I CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Để sử dụng tốt phần mềm này, yêu cầu máy tính phải đảm bảo tối thiểu cấu sau: Cấu hình Tối thiểu Khuyến cáo CPU: Pentium IV Gh Pentium 2.6Mh RAM: 512MB GB HDD trống: 500 MB Windows XP, GB Hệ điều hành: Windows Windows trở lên Ngoài ra, máy tính nhà trường cần kết nối Internet 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Các bước cài đặt Để sử dụng phần mềm này, NSD phải cài đặt chương trình lên máy tính Thứ tự bước cài đặt tiến hành sau: Bước 1: Máy tính phải kết nối Internet Chạy Bước 2: Cài đặt chức phần mềm quản lý trường học cách truy cập vào địa Sở/Phòng cung cấp để tải cài đặt máy tính: Nếu máy tính chưa có Windown Intaller Microsoft NET Framework chương trình tự động cài thư viện Windows Intaller 3.1 Microsoft NET Framework Nếu máy tính cài thư viện Bước 3: Chọn “Install” (nếu dùng Firefox hệ thống tải tập tin “setup.exe” máy) tiến hành cài đặt Bước 4: Cài đặt chương trình cách nhấn đúp chuột vào biểu tượng Setup để hiển thị hình bên Chọn "Install" để tiến hành cài đặt Với Windows xuất hình bên NSD chọn Lưu ý: Để làm việc với ePMIS chọn vào biểu tượng hình máy tính Hệ thống kiểm phiên trước đăng nhập Nếu có nâng cấp hệ thống yêu 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS cầu nâng câp xuất giao diện sau: Người sử dụng phải chọn “OK”để tiến hành nâng cấp hệ thống Nếu chọn “Skip” hệ thống bỏ phần nâng cấp q trình sử dụng gặp lỗi Trường hợp chọn “SKIP” thực bước sau: Bước 1: Gỡ bỏ - Start => Control Panel\All Control Panel Items\ Windows 7: chọn “Programs and Features” Windows XP: chọn “Add or Remove programs” - Chọn phải chuột “ePMIS” chọn Uninstall/Change - Chọn “Remove the application from this computer” chọn OK để tiến hành gỡ bỏ Bước 2: Tiến hành cài lại theo bước “hướng dẫn cài đặt” II ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Sau cài đặt, hình máy tính có biểu tượng chương trình , bấm đúp chuột vào biểu tượng để khởi động chương trình 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Đăng nhập Bước 1: Khởi động cách chọn biểu tượng chương trình để khởi động chương trình ePMIS Bước 2: Trên hình xuất thơng báo yêu cầu nhập thông tin đăng nhập mật Lưu ý: Tên đăng nhập mật cấp quản lý cung cấp - : Người sử dụng tích chọn mật lưu trữ, lần sau khai báo lại Ngược lại, lần đăng nhập phải khai báo tên đăng nhập mật Trường hợp máy tính nhiều người sử dụng khơng nên chọn tuỳ chọn để bảo vệ quyền sử dụng chương trình Nhấn nút Nhấn nút để hệ thống kiểm tra thông tin để kết thúc làm việc với phần mềm Lưu ý: Trong mở chương trình ePMIS, NSD thay đổi tài khoản đăng nhập cách sử dụng mục menu Hệ thống Việc hữu ích cho việc đảm bảo an tồn liệu Màn hình chương trình: 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Giao diện chương trình ePMIS Giao diện chia làm 02 phần chính: menu chương trình, cơng cụ trạng thái a Trên Menu chứa module chương trình: + Chức hệ thống : gồm chức đăng nhập kết thúc làm việc với chương trình + Chức chương trình: + Báo cáo: + Tiện ích: 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS b Dưới hình trạng thái: cung cấp số thông tin trạng thái chương trình tên đăng nhập đơn vị sử dụng Đổi mật Mỗi người sử dụng thay đổi mật để đảm bảo tính an tồn Các bước thực hiện: Chọn Chức hệ thống, Chọn xuất hình bên: Bước 1: Nhập vào mật cũ Bước 2: Nhập vào mật Bước 3: Gõ lại mật vừa nhập Bước 4: Nhấn nút để thực Nhấn nút để hủy thao tác đổi III HƯỚNG DẪN NHẬP THÔNG TIN HỒ SƠ CÁN BỘ Chức giúp quản lý tất thông tin đội ngũ cán bộ, giáo viên đơn vị cho phép NSD: • • • • Thêm hồ sơ cán bộ, giáo viên Xem cập nhật thơng tin cán bộ, giáo viên Xóa bỏ hồ sơ cán bộ, giáo viên tồn hệ thống Ngồi cịn bổ sung thêm chức Sắp xếp theo điều kiện, tùy chỉnh vị trí cán 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Cấu trúc Chức Hồ sơ nhân bao gồm phần : o Phần 1: Thanh Menu công cụ lọc tìm kiếm theo trường phịng ban Chức Tìm kiếm theo hai tiêu chí “Đơn vị” “Phịng ban” có Sở Phịng tùy chọn đơn vị nó, cịn đơn vị cấp Phòng-Sở xem thơng tin Đơn vị o Phần 2: Bảng danh sách cán đơn vị chọn cán Bấm chuột phải, NSD dùng thêm chức chọn : Nghỉ hưu/Thôi việc/Chuyển đơn vị/Sắp xếp danh sách o Phần 3: Thông tin chi tiết cán Đường dẫn: Trang chủ/Chức chương trình/Hồ sơ cán cửa sổ hình sau xuất giúp NSD xem cập nhật hồ sơ cho cán bộ, giáo viên có đơn vị Thêm mới/Sửa hồ sơ công chức, viên chức Bước 1: Chọn (Thêm) (Sửa) để cập nhật thông tin Cán Bước 2: Cập nhật thông tin sau: 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Chú ý: Những thông tin có gắn dấu (*) thơng tin bắt buộc khơng phép để trống Tuy nhiên để có số liệu báo cáo xác sử dụng đơn vị cần nhập xác đầy đủ o Số hiệu: Nhập trực tiếp từ bàn phím giá trị kiểu số chữ theo qui định đánh mã Cán Đơn vị o Họ tên: Nhập trực tiếp từ bàn phím tên đầy đủ Cán theo giấy khai sinh o Tên gọi khác: Nhập bí danh nhân o Giới tính: Chọn hai giá trị Nam Nữ hiển thị danh sách sau nhấn chuột vào trường o Ngày sinh: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau nhấn chuột vào trường o Dân tộc: Chọn dân tộc theo Quốc tịch từ danh sách hiển thị o Tôn giáo: Chọn tôn giáo hiển thị danh sách o Quốc tịch: Chọn từ danh sách hiển thị quốc tịch, giá trị mặc định Việt nam Thông tin cá nhân o o o Số CMND: Nhập số Chứng minh thư nhân dân Ngày cấp: Nhập kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân cấp CMND Nơi cấp : Chọn từ danh sách tên tỉnh để xác định nơi cấp chứng minh thư nhân dân nhân o Quê quán: Nhập quê quán theo CMND, nhập từ bàn phím o Nơi sinh: Nhập nơi sinh theo giấy khai sinh o Địa chỉ: Nhập địa thường trú o Điện thoại: Nhập từ bàn phím số điện thoại nhà riêng, số di động nhân có o Email: Nhập thơng tin Email từ bàn phím nhân o Ghi chú: Nhập từ bàn phím thơng tin khác( có) 4C | VI TIỆN ÍCH Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Thơng tin tuyển dụng-Đồn-Đảng: Thơng tin tuyển dụng o o Số HĐ: Nhập xác số Hợp đồng nhân Loại HĐ/BC: Cho phép lựa chọn giá trị loại hợp đồng/biên chế Bấm vào trường o o Ngày kí HĐ: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau nhấn chuột vào trường Ngày hết hạn HĐ: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau nhấn chuột vào trường o Trong ngân sách, Thỉnh giảng: Cho phép tích chọn Bấm vào ô vuông nhỏ bên cạnh trường o Đơn vị công tác: o Ngày quan: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau nhấn chuột vào trường o CQ tuyển dụng: Nhập tên quan tuyển dụng từ bàn phím o Cơng việc nay: o Thi tuyển: Cho phép tích chọn Bấm vào ô vuông nhỏ bên cạnh trường 4C | VI TIỆN ÍCH 10 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Bước 2: Màn hình làm việc Hình Cho phép NSD tạo câu lệnh để tìm kiếm nâng cao dựa thuộc tính có sẵn danh sách Chọn để bắt đầu thêm câu lệnh tìm kiếm Người dùng chọn thuộc tính tìm kiếm có danh sách Bước 3: Chọn phép tốn câu lệnh tìm kiếm • Phép tốn: chọn phép tốn có danh sách • Giá trị : Lưu ý: Muốn thêm phép toán ta bấm , bấm muốn hủy câu lệnh vừa tạo Nếu câu lệnh có dịng lệnh trường Và/Hoặc cho phép nối câu lệnh với 4C | VI TIỆN ÍCH 43 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Bước 4: Sau hoàn tất việc tạo câu lệnh, bấm theo yêu cầu Bước 5: Bấm chọn dùng cho mục đích khác Chọn để thực tìm kiếm để xuất kết dạng Excel để tiện theo dõi để hiển thị thông tin cần kết xuất Phiếu kê khai Công cụ giúp người phụ trách công tác Quản lý hồ sơ giảm thời gian nhập liệu cách: 4C | VI TIỆN ÍCH 44 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Xem lại hướng dẫn nhập vào từ Excel phần Thêm hồ sơ cán Các bước thực sau có sẵn File Mẫu hồ sơ nhân sự: Lưu ý: Nhập thông tin hồ sơ xong lưu lại Sau nhập q trình lương chọn lại 4C | VI TIỆN ÍCH 45 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS phiếu kê khai để cập nhật thông tin lương Nhập ảnh hồ sơ Đường dẫn: Trang chủ/Tiện ích/Nhập ảnh hồ sơ Bước 1: Chọn thư mục chứa ảnh cán trông máy tính Bước 2: Nhấn nút "Thực hiện" Lưu ý: Tiện ích cho phép nhập nhiều ảnh lúc Tên ảnh phải đặt trùng với "số hiệu hồ sơ" Đồng liệu từ PMIS Đường dẫn: Trang chủ/Tiện ích/Đồng liệu từ PMIS Bước 1: Bấm chọn đơn vị muốn đồng cấp Phòng - Sơ Bước 2: Tích vào "Đã đọc chấp nhận điều khoản" 4C | VI TIỆN ÍCH 46 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Sẽ có lựa chọn "Đồng từ SQL" "Từ file XML" - Đồng từSQL B1 Nhập tên máy chủ chứa SQL B2 Tên đăng nhập B2 Mật (Khi cài PMIS có phần này) B4 Bấm nút "Truy cập" - Từ file XML B1 Chọn đường dẫn chứa file XML Bước 3: Chọn "Thực hiện" để tiến hành đồng Hệ thống xóa tất liệu đơn vị sau đồng lại 4C | VI TIỆN ÍCH 47 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Khuyến cáo: Nên đồng từ SQL trước đồng nên chuẩn hóa q trình PMIS liệu trùng lặp PMIS lớn Đồng từ file XML tượng ngày tháng lùi ngày (PMIS gặp nhiều) VII HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG NGƯỜI SỬ DỤNG Chức cho phép người dùng quản lý Username truy cập vào phần mềm Đường dẫn: Trang chủ/Chức hệ thống/Người sử dụng Màn hình làm việc với chức Người sử dụng 4C | VI TIỆN ÍCH 48 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Thêm /Sửa Username Bước 1: Chọn (Thêm) (Sửa) để cập nhật thông tin Username Với chức Sửa, NSD chọn User cần chỉnh sửa theo điều kiện lọc Menu cơng cụ Sau chọn để sửa Bước 2: Màn hình bên cạnh cho phép người dùng Thêm/Sửa thông tin Username Những trường có dấu (*) trường bắt buộc không phép để trống Chú ý: Với trường Đơn vị sử dụng có cấp Phịng-Sở chọn danh sách đơn vị Người dùng cấp trường khơng có chức chọn mà mặc định trường tên trường dùng phần mềm Khi bấm bảng danh sách đơn vị hình bên Chọn “Đồng ý” để tạo User cho đơn vị Chọn “Hủy” để bỏ qua 4C | VI TIỆN ÍCH 49 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Bước 3: Sau hoàn thành việc thêm chỉnh sửa Chọn để ghi lại liệu vừa thao tác Xóa Username có hệ thống từ trước Bước 1: Chọn Username muốn xóa Bấm chọn để xóa Bước 2: Hộp thoại thơng báo để nhắc NSD có muốn chắn xóa tên người dùng vừa chọn Bấm “Yes” đồng ý Bấm “No” để bỏ qua thao tác 4C | VI TIỆN ÍCH 50 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS VIII XÂY DỰNG CHỈ SỐ PHÁT TRIỂN GIÁO VIÊN (TDI) Để thực xây dựng số TDI, chức năng, chọn mục “Báo cáo”, chọn chức “Chỉ số TDI” Giao diện chức TDI thị 4C | VI TIỆN ÍCH 51 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Tìm hiểu chức TDI Bên trái giáo diện TDI bảng số, (1) Là biểu đồ tổng hợp kết tính tốn TDI (2) Bảng tổng hợp số TDI (3) Bảng tiêu (I1) Bảng tổng hợp số theo trình độ chuyên môn (I2) Bảng tổng hợp số tài (I3) Bảng tổng hợp số theo độ tuổi (I4) Bảng tổng hợp số xếp loại giáo viên Tính số TDI Có cách thức để thiết lập số TDI Cách thứ sử dụng liệu tổng hợp từ hệ thống ePMIS, cách thứ nhập trực tiếp số liệu sau thu thập vào biểu số TDI 2.1 Tổng hợp liệu từ ePMIS Bước 1: chọn năm tính TDI (ngầm định năm làm việc tại) Bước 2: Chọn cấp học 4C | VI TIỆN ÍCH 52 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Bước 3: Chọn nút “Tổng hợp lại” Nhận xét: với cách thức này, đòi hỏi hệ thống ePMIS phải cung cấp thông tin cách đầy đủ Tuy nhiên, với số liệu tài số tổng hợp từ lương theo hệ số lương giáo viên Điều chưa xác 2.2 Nhập trực tiếp liệu vào TDI Bước 1: chọn năm tính TDI (ngầm định năm làm việc tại) Bước 2: Chọn cấp học Bước 3: Nhập trực tiếp số liệu vào biểu số bao gồm biểu: “Chỉ số trình độ chun mơn”, “Chỉ số tài chính”, “Chỉ số độ tuổi” “Chỉ số xếp loại giáo viên” Cách nhập: Chọn biểu “Chỉ số trình độ chuyên môn”, nhập số liệu vào đơn đơn vị theo dòng Sau nhập xong, nháy chuột phải chọn mục chọn “Tổng hợp lại số” Lặp lại với biểu cịn lại 4C | VI TIỆN ÍCH 53 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Nhận xét: cách nhập thực trường hợp liệu ePMIS khơng đảm bảo tính đầy đủ, liệu phải có thời gian thu thập từ đơn vị Với cách số tài xác Có thể sử dụng số liệu thống kê giáo dục - từ EMIS - để nhập vào cho số TDI 2.3 Kinh nghiệm với TDI Cách thức tính TDI tốt sử dụng kết hợp cách Lý là: - ePMIS cung cấp xác số liệu số “Chỉ số trình độ chuyên môn”, “Chỉ số độ tuổi” “Chỉ số xếp loại giáo viên” - Tuy nhiên “Chỉ số tài chính” cần thu thập nhập trực tiếp vào TDI tổng hợp từ bảng lương giáo viên chưa đủ, thu thập từ “Tổng chi thường xuyên nghiệp giáo dục năm” - số có báo cáo số liệu giáo dục đơn vị Cách thức lập TDI sau: Bước 1: sử dụng cách – tự tổng hợp số TDI từ ePMIS Bước 2: biểu tài chính, điều trỉnh lại số liệu cho đơn vị theo cách Kết biểu đồ trả 4C | VI TIỆN ÍCH 54 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS 4C | VI TIỆN ÍCH 55 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Kiểm tra lại số tổng hợp Bảng tổng hợp số Bảng tổng hợp số theo trình độ chun mơn 4C | VI TIỆN ÍCH 56 Hệ thống quản lý nhân trực tuyến ePMIS Bảng tổng hợp số theo tài Bảng tổng hợp số theo độ tuổi Bảng tổng hợp số theo xếp loại giáo viên 4C | VI TIỆN ÍCH 57