Quản trị rủi ro trong lưu trữ qua thực tế ở việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 03 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá Luận án Tiến sĩ PGS.TS Vũ Thị Phụng GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Hà Nội - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi, khơng chép từ cơng trình nghiên cứu khác Các số liệu khảo sát trình bày luận án trung thực chưa công bố công trình nghiên cứu khác Các thơng tin tham khảo từ cơng trình học giả ngồi nước trích dẫn nguồn rõ ràng Nếu khơng tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Tác giả luận án Trần Thanh Tùng LỜI CẢM ƠN Trong trình thực luận án “Quản trị rủi ro lưu trữ (qua thực tế Việt Nam), nhận giúp đỡ trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, thành phố: Hà Nội, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lai Châu, Thái Nguyên, Hà Giang, Nam Định, Quảng Ninh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Bình Phước… Tơi xin bày tỏ lời cảm ơn tới giúp đỡ nhiệt tình Quý quan Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng - giảng viên trực tiếp định hướng, hướng dẫn thực luận án Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản tri văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nơi công tác tạo điều kiện thuận lợi cho q trình nghiên cứu, viết luận án Tơi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè động viên khích lệ tơi để tơi hồn thành luận án Tác giả Trần Thanh Tùng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI QTRR Quản trị rủi ro RR Rủi ro TLLT Tài liệu lưu trữ TL Tài liệu TW Trung ương VN Việt Nam VTLT Văn thư lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ luận án Câu hỏi nghiên cứu giả thuyết nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận án Góc độ tiếp cận phương pháp nghiên cứu Tài liệu tham khảo 12 Đóng góp luận án 12 Bố cục luận án 13 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 15 1.1 Nguồn tƣ liệu, tài liệu sử dụng tổng quan 15 1.1.1 Các cơng trình nghiên cứu RR QTRR nói chung 15 1.1.2 Các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến RR QTRR lưu trữ 17 1.2 Những vấn đề đƣợc nghiên cứu 21 1.2.1 Những vấn đề nghiên cứu QTRR nói chung 21 1.2.2 Những nội dung nghiên cứu liên quan đến RR QTRR lưu trữ 27 1.3 Nhận xét chung 37 1.3.1 Những nghiên cứu QTRR nói chung 37 1.3.2 Những nghiên cứu có liên quan đến QTRR lưu trữ 38 1.4 Những vấn đề đặt cho luận án 38 Tiểu kết chương 40 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM 41 2.1 Cơ sở lý luận QTRR lƣu trữ 41 2.1.1 Khái niệm RR QTRR lưu trữ 41 2.1.2 Vai trò QTRR lưu trữ 48 2.1.3 Nguyên tắc QTRR lưu trữ 50 2.1.4 Nội dung QTRR lưu trữ 52 2.2 Cơ sở thực tiễn quản trị rủi ro lƣu trữ 57 2.2.1 Các quy định pháp lý liên quan đến QTRR lưu trữ 57 2.2.2 Một số hoạt động có liên quan QTRR lưu trữ 59 2.3 Nhận xét, đánh giá hoạt động liên quan đến QTRR lƣu trữ VN 68 Tiểu kết chương 73 Chƣơng NHẬN DIỆN, ĐO LƢỜNG RỦI RO VÀ NGUY CƠ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) 75 3.1 Nhận diện RR nguyên nhân RR lƣu trữ 75 3.1.1 RR xảy mơi trường khí hậu bất lợi 75 3.1.2 RR xảy thiên tai 80 3.1.3 RR xảy chiến tranh 81 3.1.4 RR xảy thiếu biện pháp quản lý 82 3.1.5 RR xảy sai sót cán thực nghiệp vụ chuyên môn 85 3.1.6 RR xảy công tác bảo vệ an ninh 88 3.1.7 RR xảy cố trình di chuyển 89 3.1.8 RR xảy cố hỏa hoạn 90 3.2 Nhận diện nguy RR lƣu trữ 91 3.2.1 Nguy RR từ mơi trường pháp luật lưu trữ cịn bất cập 91 3.2.2 Nguy RR từ trình độ chuyên môn đội ngũ cán chưa đạt chuẩn 95 3.2.3 Nguy RR từ sở vật chất hạn chế 97 3.3 Đánh giá, đo lƣờng RR nguy RR 100 3.3.1 Xây dựng thang đo bảng khảo sát đánh giá RR lưu trữ 100 3.3.2 Điều tra thử nghiệm 104 3.3.3 Thu thập liệu khảo sát 104 3.3.4 Phương pháp phân tích xử lý liệu 105 3.3.5 Kết phân tích xử lý liệu 108 Tiểu kết chương 114 Chƣơng GIẢI PHÁP QTRR TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM 115 4.1 Nhóm giải pháp chun mơn để thực QTRR lƣu trữ 115 4.1.1 Triển khai thực biện pháp xây dựng ý thức RR 115 4.1.2 Triển khai, thực biện pháp đánh giá nguy nhận diện RR 118 4.1.3 Triển khai, thực biện pháp phòng ngừa RR 124 4.1.4 Triển khai, thực giải pháp kiểm soát ứng phó RR 142 4.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động QTRR lƣu trữ Việt Nam 145 4.2.1 Kiện toàn chế thực thi pháp luật lưu trữ 145 4.2.2 Kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ 146 4.2.3 Hoàn thiện sở hạ tầng, trang thiết bị 149 4.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 149 Tiểu kết chương 151 KẾT LUẬN 153 DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO 158 PHỤ LỤC 169 Phụ lục 1: Số liệu thống kê tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ bảo quản Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh 170 Phụ lục 2: Thống kê nhân làm công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia năm 2016 172 Phụ lục 3: Thống kê nhân Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh năm 2016 173 Phụ lục 4: Thống kê tình trạng kho lưu trữ tỉnh thành phố trực thuộc TW 178 Phụ lục 5: Bảng hỏi khảo sát nghiên cứu RR lưu trữ 180 Phụ lục 6: Thông tin quan khảo sát, tổng số lượng phiếu điều tra 192 Phụ lục 7: Kiểm định độ tin cậy nhân tố đo lường 195 Phụ lục 8: Các nhân tố hội tụ 200 Phụ lục 9: Tổng giá trị biến đươc giải thích 203 Phụ lục 10: Kết phân tích hồi quy 204 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Thống kê cơng trình nghiên cứu RR QTRR 15 Bảng 1.2 Thống kê cơng trình nghiên cứu có liên quan đên RR QTRR lưu trữ 18 Bảng 2.1 Tổng hợp số liệu thống kê TLLT Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần bảo hiểm 60 Bảng 3.1 Tổng hợp số câu hỏi khảo sát nghiên cứu RR lưu trữ 102 Bảng 3.2 Các tiêu chí đặc trưng hội tụ phân tích nhân tố khám phá 109 Bảng 3.3 Kết mơ hình hồi quy đánh giá tác động nhân tố đại diện tới thiệt hại lưu trữ 111 Bảng 4.1 Trị số nhân tố đại diện Factor 125 Bảng 4.2 Trị số nhân tố đại diện Factor 126 Bảng 4.3 Trị số nhân tố đại diện Factor 126 Bảng 4.4 Trị số nhân tố đại diện Factor 127 Bảng 4.5 Hệ thống lỗi thường gặp RR xảy nghiệp vụ lưu trữ 135 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1 Tài liệu lưu trữ Chi cục Thủy Sản Bắc Giang - Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn bị mối xông 77 Hình 3.2 Tài liệu lưu trữ bị hư hại tình trạng vật 78 Hình 3.3 Tài liệu lưu trữ đưa chỉnh lý Bộ Xây dựng năm 2016 86 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lưu trữ hoạt động có ý nghĩa quan trọng nhằm lưu giữ truyền lại cho muôn đời sau thông tin khứ có giá trị đặc biệt nhiều phương diện Vì vậy, quốc gia có sách, biện pháp khác nhằm hướng tới mục tiêu bảo quản an toàn khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên yếu tố an toàn, gây thiệt hại bất ngờ cho đối tượng lưu trữ thường xảy ra, người ta gọi rủi ro (RR) Thực tế Việt Nam nhiều nước giới cho thấy, RR lưu trữ xảy đến nhiều nguyên nhân Trong nguyên nhân chủ yếu chiến tranh, điều kiện mơi trường khí hậu, thiên tai, hỏa hoạn …Ngoài ra, lưu trữ tiềm ẩn nhiều nguy RR khác đến từ môi trường xã hội như: RR quy chế pháp lý, RR thiếu biện pháp tổ chức quản lý; RR thay đổi cơng nghệ…Những RR nói gây tổn thất lớn, nhiều khắc phục cho TLLT như: mát, thất lạc; tài liệu bị hư hỏng tình trạng vật lý … RR lưu trữ gây hậu xấu cho người làm việc quan, tổ chức lưu trữ như: bị bệnh nghề nghiệp, bị kỷ luật sa thải, uy tín (nếu làm làm lộ tài liệu mật) đơi thiệt hại tính mạng (khơng nhiều); gây thiệt hại sở vật chất cho quan lưu trữ như: cháy, nổ nơi bảo quản tài liệu hư hỏng trang thiết bị… Đối diện với RR trên, năm qua, nhà khoa học, nhà quản lý lĩnh vực lưu trữ giới Việt Nam dành quan tâm nghiên cứu không ngừng đề xuất biện pháp để hướng tới mục tiêu kiểm soát, ngăn ngừa, hạn chế tối đa nguy gây RR khắc phục RR lưu trữ Ở nước phát triển, ban đầu nghiên cứu thường tập trung vào việc giải hậu RR mang lại Nhưng sau, quan tâm giới nghiên cứu nước hướng tới biện pháp chủ động nhằm kiểm soát, ngăn ngừa hạn chế RR Đây cách tiếp cận vấn đề theo hướng quản trị rủi ro (QTRR) cách tiếp cận mang tính khoa học, chủ động hiệu ... khoa học lưu trữ thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam 40 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, lý thuyết QTRR trở nên... ƠN Trong trình thực luận án ? ?Quản trị rủi ro lưu trữ (qua thực tế Việt Nam) , nhận giúp đỡ trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu. .. quản trị rủi ro nói chung quản trị rủi ro lưu trữ nói riêng học giả nước Nội dung chương tập trung làm sáng tỏ quan điểm nghiên cứu về: rủi ro, quản trị rủi ro, nội dung quản trị rủi ro, phương