XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM” Giảng viên hướng dẫn: ThS. Ngô Cao Định Sinh viên thực hiện: Nguyễn Vũ Nhật Linh K114061007 Phạm Thị Quỳnh Như K114061024 Phạm Thị Như Quỳnh K114061036 Nguyễn Hữu Tài K114061038 Nguyễn Trọng Thức K114061052 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2014 A. Mục lục A. Mục lục 1 B. Nội dung đề tài 3 Phần 1. Giới thiệu 3 1.1. Lý do khởi tạo dự án 3 1.2. Đối tượng dự án 3 1.3. Mục tiêu và kết quả dự kiến 4 Phần 2. Khởi động 5 2.1. Kịch bản 5 2.2. Lựa chọn nhân lực 6 2.3. Phân tích tài chính 9 2.4. Tôn chỉ dự án (Project charter) 12 2.5. Đánh giá tiềm năng dự án 13 Phần 3. Lập kế hoạch 15 3.1. Giới thiệu 15 3.2. Mô tả giải pháp 15 3.3. Kế hoạch quản lý 16 3.4. Phần đánh giá khả thi 18 3.5. Phạm vi dự án (Scope statement) 20 3.6. Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS) 21 3.7. Sơ đồ Grantt – Lịch biểu dự án 23 3.8. Danh sách mức độ rủi ro 24 Phần 4. Thực hiện 30 4.1. Kịch bản 30 4.2. Báo cáo các cột mốc 31 4.3. Ghi nhận thay đổi dự án 31 Phần 5. Kiểm soát và điều khiển 32 Phần 6. Kết thúc 32 6.1. Tổng kết dự án 32 6.2. Bài học kinh nghiệm 33 C. TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 B. Nội dung đề tài Phần 1. Giới thiệu 1.1. Lý do khởi tạo dự án Mặt hạn chế của ứng dụng trước đó Ứng dụng quản lý rủi ro khi triển khai ERP trước đó chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng.Các chức năng còn sơ sài, không có các template sẵn có cho người dùng. Quy trình triển khai chưa sát với thực tế. Bổ sung chức năng mới Phầm mềm còn thiếu các chức năng cần thiết: các template có sẵn, chi tiết rủi ro cho từng giai đoạn, xuất báo cáo chi tiết. Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro Mong muốn được hiểu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro trong dự án phần mềm nói chung và rủi ro trong triển khai dự án ERP nói riêng 1.2. Đối tượng dự án - Ứng dụng quản lý rủi ro trong triển khai ERP đã có trước đó. - Quá trình triển khai dự án ERP cho một doanh nghiệp. - Các quy trình quản lý rủi ro dự án triển khai dự án phần mềm ERP. - Các biểu mẫu và dữ liệu liên quan đến quản lý rủi ro dự án triển khai dự án ERP. - Các phương pháp, kỹ thuật và công cụ quản lý rủi ro dự án triển khai dự án phần mềm ERP. - Kỹ thuật xử lý, lập trình Window Form trong Microsoft Visual Studio C# 2010. 1.3. Mục tiêu và kết quả dự kiến Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết quản lý rủi ro Hiểu rõ hơn quy trình triển khai ERP cũng như quy trình quản lý rủi ro ( các bước, thời điểm, đo lường…) Tinh chỉnh và hoàn thiện một số chức năng mới Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm quản lý rui ro trong triển khai dự án ERP với đầy đủ các chức năng cần thiết:  Dự đoán và đưa ra những rủi ro cần thiết và quan trọng trong thời điểm hiện tại.  Quản lý các giai đoạn triển khai và các rủi ro đi kèm.  Đưa ra template sẵn có cho người dùng. Phần 2. Khởi động 2.1. Kịch bản 2.1.1. Hiện trạng ứng dụng trước Phần mềm tạo ra ở môn Đồ Án Ngành đã phần nào giải quyết được những yêu cầu cơ bản việc quản lý rủi ro trong triển khai dự án ERP tại Việt Nam. Phần mềm cung cấp các chức năng: cho phép người dùng tạo một dự án mới, đưa ra quy trình triển trai hệ thống ERP, tích hợp sẵn hệ thống các rủi ro thường gặp đồng thời phân mức, định lượng được mức độ quan trọng của rủi ro trong từng giai đoạn triển khai. Ngoài ra, phần mềm còn linh động, cho phép người dùng có thể thao tác thêm, xóa, sửa trực tiếp trên dự án vừa tạo để đảm bảo tính phù hợp cho từng dự án riêng biệt. Nhưng hiện nay thị trường phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức đang ngày càng tăng nhanh, thực tế việc triển khai hệ thống ERP đang dần có những thay đổi nhất định. Bên cạnh đó, các phần mềm về quản lý rủi ro trong triển khai dự án ERP khác của đối thủ cũng đang dần được nâng cấp lên để theo kịp xu hướng. Vì vậy, đối với phần mềm đã triển khai trước đó, phần mềm của nhóm cũng cần được nâng cấp, để đảm bảo tính phù hợp theo thời gian và cung cấp nhiều chức năng tối ưu hơn, hỗ trợ các doanh nghiệp, phòng tránh sát sao những rủi ro trong ERP 2.1.2. Nâng cấp ứng dụng Về giao diện: chỉnh sửa giao diện,màu sắc dễ nhìn: (phần này bổ sung sau khi hoàn thiện phần mềm) - Thêm vào các chức năng mới: người dùng có thể tạo mới một dự án dựa trên một template có sẵn, được tích hợp trong hệ thống. Mở rộng lĩnh vực quản lý rủi ro (có thể là dự án kinh doanh, dự án đầu tư, dự án xây dựng,…). ERP là chỉ là một trong những template được tích hợp trong phần mềm - Bên cạnh các quy trình triển khai ERP tích hợp sẵn trong phần mềm, ở từng giai đoạn triển khai, những quy trình con sẽ được kiệt kê chi tiết hơn, ứng với mỗi quy trình cha và quy trình con là các rủi ro có thể xảy ra, theo từng thời điểm cụ thể, và người dùng có thể linh hoạt thêm, xóa, sửa những chỗ chưa hợp lý. Sau đó những chỉnh sửa sẽ được lưu vào hệ thống 2.2. Lựa chọn nhân lực Sử dụng mô hình trọng số Weighted Scoring Model (WSM) để lựa chọn người quản lý dự án cho phù hợp. TIÊU CHÍ LỰA CHỌN TRƯỞNG DỰ ÁN (PM) Ngày lập: 20/07/2014 Người lập: Nguyễn Trọng Thức Tiêu chí Tỷ lệ Nguyễn Vũ Nhật Linh Phạm Thị Quỳnh Như Phạm Thị Như Quỳnh Nguyễn Hữu Tài Nguyễn Trọng Thức Nhanh nhẹn, năng động 10% 7% 5% 6% 7% 8% Kinh nghiệm làm việc và quản lý nhóm 20% 15% 15% 15% 15% 15% Kỹ năng giao tiếp 15% 10.5% 10% 10% 10% 11% Hiểu biết các công nghệ và kỹ thuật lập trình 15% 11% 6% 7% 12% 10% Có khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề 10% 7.5% 10% 8% 8% 9% Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức, sắp xếp công việc 15% 11.5% 10% 12% 12% 12% Tính chịu trách nhiệm cao 10% 7.5% 9% 8.5% 9% 8% Có khả năng hỗ trợ và kết hợp với các thành viên 5% 3.5% 5% 5% 5% 5% Tổng 100% 73.5% 70% 71.5% 77% 78% Mô hình cho điểm có trọng số chọn vị trí Project Manager Ngoài ra dựa trên kết quả trắc nghiệp đánh giá tính cách của mỗi cá nhân theo nguồn http://www.humanmetrics.com/cgi-win/JTypes2.asp. Ta thống kê được kết quả như sau: 1. Nguyễn Vũ Nhật Linh Hướng nội Trực quan Tình cảm Nguyên tắc 33 12 50 22 Bạn là người có xu hướng nội tâm, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cô lập với thế giới bên ngoài. Bạn nhìn nhận và đánh giá mọi thứa trên sự quan sát và cảm nhận, trực quan cũng góp một phần quan trọng. Tuy nhiên, với mẫu người như bạn thì cảm giác vẫn là chính yếu, cảm giác của bạn được xem là một điều đặc biệt với tỷ lệ đúng khá cao và đương nhiên đánh giá của bạn cũng rất chính xác. 2. Phạm Thị Quỳnh Như Hướng ngoại Trực quan Tình cảm Nguyên tắc 22 38 1 11 Bạn nhiệt tình, sôi động, bạn nhìn nhận mọi thứ thông qua giác quan của chính mình. Tuy nhiên sự nhiệt tình sôi động đó lại quên mất sự hiện diện của mọi người sung quanh, đó là sự vô tư hồn nhiên của bạn. Điều đó cho thấy bạn khá hòa đồng và suy nghĩ cũng rất đơn giản và thoải mái, vì vậy bạn nhập cuộc với mọi người rất nhanh. Sự đánh giá của bạn cũng giống với tính cách, thoáng qua mà không xem xét kỹ lưỡng, chi tiết. 3. Phạm Thị Như Quỳnh Hướng nội Trực quan Tư duy Linh hoạt 22 25 12 11 Bạn thường rất nhút nhát và miễn cưỡng khi nói đến gặp gỡ những người lạ. Tuy nhiên, rất thân thiện và tự tin khi tương tác với những người mà bạn biết rõ hoặc nói về những điều mà bạn quan tâm. Bạn là người rất thông minh, kết hợp với năng lực sáng tạo và suy nghĩ độc đáo, tạo nên một hỗn hợp rất mạnh mẽ. 4. Nguyễn Hữu Tài Hướng ngoại Cảm xúc Tư duy Nguyên tắc 1 6 12 11 Bạn không ưu sầu nhưng bạn cũng không gò bó mình trong một góc. Thế nhưng cảm xúc của bạn lại có vấn đề. Bạn nhìn nhận mọi thứ quá hời hợt, không một phản ứng gì khiến mọi người dễ lầm tưởng con người bạn. Thế nhưng nếu ai đã biết bạn thì họ sẽ chắc chắn ở bạn một điều là bạn rất nghiêm túc trong suy nghĩ và bạn khá cầu toàn trong mọi việc. Bạn là tuýp người làm việc trên lý trý và có sự đúng đắn. Bạn là mẫu người khoa học. 5. Nguyễn Trọng Thức Hướng nội Trực quan Tư duy Linh hoạt 22 25 12 11 Bạn thường rất nhút nhát và miễn cưỡng khi nói đến gặp gỡ những người lạ. Tuy nhiên, rất thân thiện và tự tin khi tương tác với những người mà bạn biết rõ hoặc nói về những điều mà bạn quan tâm. Bạn là người rất thông minh, kết hợp với năng lực sáng tạo và suy nghĩ độc đáo, tạo nên một hỗn hợp rất mạnh mẽ. Kết luận: Nguyễn Trọng Thức Trưởng dự án Nguyễn Hữu Tài Phó trưởng dự án – Trưởng kỹ thuật Phạm Thị Như Quỳnh Business Analysis Phạm Thị Quỳnh Như Test Prime Nguyễn Vũ Nhật Linh Testing 2.3. Phân tích tài chính Prepared by: Phạm Thị Như Quỳnh Date: 21/07/2014 BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ CHI TIẾT CHO DỰ ÁN (Chi phí thực thiện dự án, không bao gồm chi phí nhân lực) Đơn vị: VNĐ STT CÁC CÔNG VIỆC CHI PHÍ 1. Tìm hiểu thị trường ERP và cập nhật thông tin về các rủi ro trong triển khai ERP ở thời điểm hiện tại 100.000 2. Khảo sát các dự án ERP đã được nâng cấp 100.000 3. Phỏng vấn khách hàng tiềm năng 100.000 4. Nhân công 50.000 5. Phương tiện đi lại 30.000 6. Phương tiện phỏng vấn 20.000 7. Tạo bộ phỏng vấn, bảng khảo sát 80.000 8. Nhân lực 50.000 9. Bút mực, giấy tờ, máy móc… 30.000 10. Tổng hợp tài liệu khảo sát 50.000 [...]... trong triển khai ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam 2 Yêu cầu dự án Ứng dụng sau khi tinh chỉnh sẽ hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong quá trình triển khai dự án ERP như sau:  Đưa ra template cho người sử dụng lựa chọn  Giúp người dùng quản lý được giai đoạn triển khai ERP hiện tại  Quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự án ERP tại một thời điểm  Quản lý rủi ro quan trọng nhất của dự án ERP. .. rủi ro triển khai phần mềm nói chung và ERP nói riêng  Nêu ra những phương án phòng ngừa và giải quyết rủi ro  Tinh chỉnh, xây dựng thêm một số chức năng cho phần mềm quản lý rủi ro ERP tại Việt Nam dựa trên một phần mềm đã có sẵn trước đó  Ứng dụng kiến thức tìm hiểu vào xây dựng ứng dụng quản lý rủi ro dự án triển khai ERP trong doanh nghiệp trên thực tế 3.1.2 Phương Pháp nghiên cứu và tiếp cận... đánh giá mức độ, độ nghiêm trọng đối với từng rủi ro cho dự án triển khai  Ảnh hưởng, tác động của rủi ro đối với dự án triển khai ERP  Đưa ra cách giải quyết cho từng loại rủi ro (các phương pháp, phương án) 3 Phương pháp thực hiện dự án  Khảo sát thực nghiệm, tài liệu quản lý rủi ro dự án và quản lý rủi ro ERP  Dựa trên phần mềm quản lý ERP đã xây dựng được trước đó, tính chỉnh, nghiên cứu và. .. đến dựa án, lựa chọn các giai đoạn triển khai, rủi ro trong từng giai đoạn, mức độ nghiêm trọng của rủi ro, cho phép người dùng thêm xóa sửa thông tin và xuất ra kết quả cuối cùng Hợp đồng pháp lý cho dự án bao gồm các điều khoản và các chức năng phần mềm được yêu cầu như trên 3.5 Phạm vi dự án (Scope statement) Tên dự án: XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO CHO DỰ ÁN TRIỂN KHAI ERP TẠI VIỆT... phẩm tạo ra cho phép người dùng đăng nhập (đối với người quản trị dự án) , tạo một dự án mới, nhập các giai đoạn và quản lý tiến trình triển khai (giai đoạn, rủi ro, giải pháp) Trong phần mềm tích hợp sẵn các template về từng lĩnh vực cụ thể cần quản lý rủi ro ( ví dụ dự án xây dựng, dự án đầu tư, ) Với template quản lý rủi ro cho dự án triển khai ERP chương trình tích hợp sẵn các quy trình ở mức chi tiết... TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM Ngày bắt đầu (Project Start Day): 20/7/2014 Ngày kết thúc (Project Finish Day): 14/8/2014 Thông tin về kinh phí (Budget Information):  Tổng kinh phí dự toán: 3.660.000VNĐ Trưởng dự án (Project Manager)  Họ tên: Nguyễn Trọng Thức  Điện thoại: (+84) 169.769.5713  Email: thucnguyen512@gmail.com 1 Mục tiêu dự án Tinh chỉnh ứng dụng quản trị rủi ro trong. .. Chia dự án thành 2 giai đoạn là chỉnh sửa và nâng cấp 2.5 Đánh giá tiềm năng dự án 2.5.1 Khả năng thành công dự án Xây dựng ứng dụng quản lý rủi ro ERP Trước khi làm đề tài này, nhóm đã xây dựng được một Ứng dung như thế và hiện nay nhóm đang điều chỉnh lại ứng dụng để làm cho ứng dụng này thích nghi, phù hợp hơn với các doanh nghiệp, bên cạnh đó thêm một số chức năng mà doanh nghiệp đang yêu cầu Ứng dụng. .. TẠI VIỆT NAM Ngày: 22/07/2014 Người viết: Nguyễn Trọng Thức Mục tiêu dự án: Mục tiêu dự án là xây dựng và tinh chỉnh một ứng dụng phần mềm mô phỏng được các quy trình triển khai ERP, đồng thời cũng kiểm soát được các yếu tố rủi ro xáy ra trong từng bước triển khai (đánh giá, định lượng rủi ro) Bên cạnh đó ứng dụng cung cấp cho người dùng những giải pháp để khác phục những rủi ro này Tính chất và yêu... liệu quản lý rủi ro dự án và quản lý rủi ro ERP  Nghiên cứu và mô phỏng phần mềm quản lý rủi ro  Dựa trên phần mềm quản lý ERP đã xây dựng được trước đó, tính chỉnh, nghiên cứu và bổ sung thêm một số chức năng  Khảo sát ý kiến chuyên gia 3.2 Mô tả giải pháp Các Phương Án  Phương án 1: chia thành 2 nhóm nhỏ Nhóm 1 chịu trách nhiệm chỉnh sửa ứng dụng cũ Nhóm 2 chịu trách nhiệm nâng cấp  Phương án. .. phí vào những công việc không dự kiến trước được hay phát sinh bất ngờ một cách hiệu quả nhất Phần 3 Lập kế hoạch 3.1 Giới thiệu 3.1.1 Mục tiêu và kết quả dự kiến  Bổ sung và hoàn chỉnh những rủi ro trong quá trình triển khai dự án ERP  Phân tích rủi ro đồng thời đưa ra tiêu chí đánh giá mức độ, độ nghiêm trọng đối với từng rủi ro cho dự án triển khai  Đề ra được những phương pháp quản lý rủi ro triển . 2.4. Tôn chỉ dự án (Project charter) Tên dự án (Project Title): XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM Ngày bắt đầu (Project Start Day):. HỆ THỐNG THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG VÀ TINH CHỈNH ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM Giảng viên hướng. Mục tiêu dự án Tinh chỉnh ứng dụng quản trị rủi ro trong triển khai ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. 2. Yêu cầu dự án Ứng dụng sau khi tinh chỉnh sẽ hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong quá