Giao trinh WordXP.doc

Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP Chơng trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp Microsoft Word XP Bài 1: Tổng quát chung về Microsoft Word XP 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word XP - Là phần mềm chuyên nghiệp, dùng để soạn thảo, xử lý văn bản nằm trong bộ phần mềm Office XP của hãng phầm mềm nổi tiếng Microsoft của (Mỹ). - Cài đặt Word XP trên hệ điều hành từ Windows 98 trở đi, Word có giao diện đồ hoạ đẹp, dễ sử dụng, thân thiện với mọi ngời, nhằm xử lý hầu hết tất cả các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo một văn bản. - Đặc biệt có thể soạn thảo, hiệu chỉnh, định dạng, chèn và xử lý hình ảnh, tạo ra các biểu đồ, chữ nghệ thuật, chèn công thức toán học, bảng biểu, giao tiếp với các phần mềm khác . 2. Khởi động và thoát khỏi Word XP 2.1. Khởi động Muốn khởi động đợc Microsoft Word XP thì chúng ta phải cài đặt chơng trình Word XP vào máy tính, sau đó chọn 1 trong 3 cách sau: - Cách 1: Nhấn chuột vào biểu tợng Word trên góc phải màn hình nền Windows. - Cách 2: Mở biểu tợng Word trên màn hình nền Windows. - Cách 3: Nhấn chuột vào nút chọn Programs (Chơng trình) --> chọn Microsoft Word. Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP 2.2. Thoát khỏi Word XP Trớc khi thoát khỏi Word cần lu văn bản đã soạn thảo vào ổ đĩa, sau đó thoát khỏi Word XP bằng 1 trong 3 cách sau: - Cách 1: Nhấn chuột vào nút Close (Đóng) trên góc phải cửa sổ Word. - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 - Cách 3: Vào thực đơn File --> chọn Close 3. Màn hình làm việc của Word XP Sau khi khởi động màn hình của Word XP có dạng nh sau: 3.1. Thanh tiêu đề (Title bar) Là thanh đầu tiên màu (Xanh) nằm trên cùng cửa sổ, hiện tên của tập tin văn bản đang mở và một số nút chọn sau: - Nút là biểu tợng của Word, nằm ở góc trái thanh tiêu đề. Nhấn đôi chuột vào nút này sẽ đóng cửa sổ Word hoặc nhấn vào biểu tợng hiện thực đơn. Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh công cụ Thanh định dạng Thanh th- ớc Dọc Và Ngang Thanh Cuốn Dọc Và Ngang Các chế độ hiển thị văn bản khi soạn thảo Thanh công cụ vẽ Thanh trạng tháiĐiểm chèn Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP - Nút (Minimize) thu nhỏ cửa sổ Word thành 1 biểu tợng (Xuống thanh công việc). - Nút thay đổi kích thớc cửa sổ Word có 2 trạng thái: + Nút (Maximize) Phóng tối đại cửa sổ Word. + Nút (Restore) Phục hồi lại kích thớc cũ của cửa sổ Word. - Nút (Close) đóng cửa sổ Word lại và kết thúc chơng trình soạn thảo. 3.2. Thanh thực đơn (Menu bar) Thanh thực đơn chứa các nhóm lệnh của Word. Muốn mở nhóm lệnh nào trong thực đơn thì nhấn chuột vào mục đó hoặc nhấn và giữ phím Alt + với phím (Tơng ứng với chữ cái gạch chân của mục cần mở trong thực đơn). - Thực đơn nào trong 1 nhóm thực đơn có đánh dấu tích thì thực đơn đó đang đợc thực hiện. - Thực đơn nào trong 1 nhóm thực đơn có 3 dấu chấm . ở cuối, khi chọn sẽ mở ra một cửa sổ mới. - Thực đơn nào trong 1 nhóm thực đơn có mũi tên bên phải khi chọn thực đơn đó, sẽ có thêm các thực đơn phụ. - Chọn mũi tên hớng xuống dới ở cuối thực đơn, sẽ mở thêm các thực đơn bị (Che khuất). - Thực đơn nào trong 1 nhóm thực đơn màu chữ không nét (Bị mờ) thì thực đơn đó cha đợc thực hiện. Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP Các nhóm lệnh trong thanh thực đơn File (Tập tin) Các lệnh xử l văn bản nh: Open (mở), Save (lu), Close (đóng) . Edit (Soạn thảo) Các lệnh soạn thảo nh: Copy (sao), Cut (di chuyển), Paste (dán) . View (Hiển thị) Các lệnh hiển thị văn bản nh: Normal (chuẩn), Toolbars (thanh công cụ) . Insert (Chèn) Các lệnh chèn đối tợng vào văn bản: Page Number (số trang), Picture (hình) . Format (Định dạng) Các lệnh định dạng văn bản: Font (phông chữ), Paragraph (đoạn văn) . Tools (Công cụ) Các lệnh thiết đặt trong soạn thảo, in .Options (tùy chọn) . Table (Bảng) Các lệnh chèn bảng biểu: Insert (chèn), Delete (xóa), Sort (sắp xếp) . Window (Cửa sổ) Các lệnh về cửa sổ soạn thảo nh: Split (Ngắt), Arrange (sắp đặt) . Help (Trợ giúp) Các hớng dẫn trợ giúp sử dụng Word XP bằng tiếng Anh 3.3. Thanh công cụ chuẩn (Standard bar) ý nghĩa của các nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn Biểu tợng Tên ý nghĩa New (mới) Tạo tập tin văn bản mới Open (mở) Mở tập tin văn bản đã lu trên đĩa Save (lu) Lu văn bản vào tập tin E-mail (th điện tử) Gửi th điện tử qua mạng Search (tìm kiếm) Tìm kiếm tập tin Print (In) In toàn bộ văn bản đang mở Print Preview (xem trớc khi in) Xem kiểm tra trớc khi in Selling and Grammar Kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh Cut (cắt) Cắt đối tợng đã chọn đa vào vùng đệm Copy (sao) Sao đối tợng đã chọn đa vào vùng đệm Paste (dán) Dán đối tợng đã chọn đa vào vùng đệm Format Painter (định dạng chổi) Định dạng bằng chổi quét Undo Typing (không thực hiện) Không thực hiện thao tác đã làm trớc đó Redo (làm lại) Khôi phục lại thao tác đã loại bỏ trớc đó Insert Hyperlink (Siêu liên kết) Chèn siêu liên kết vào cửa sổ soạn thảo Tables and Borders (viền bảng) ẩn/Hiện thanh công cụ bảng biểu Insert Table (chèn bảng) Chèn bảng biểu vào cửa sổ soạn thảo Insert Excel (chèn bảng tính) Chèn bảng tính Excel vào cửa sổ soạn thảo Columns (cột báo) Định dạng văn bản cột báo cho văn bản Drawing (Công cụ vẽ) ẩn/Hiện thanh công cụ vẽ Document Map (Tài liệu lợc đồ) Hiện tài liệu theo dạng lợc đồ Show/Hide ẩn/Hiện chế độ kiểm tra đoạn văn bản Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP Zoom (phóng đại) Thay đổi tỷ lệ hiển thị văn bản Microsoft word help Trợ giúp của Microsoft word L u ý : Ngoài thanh công cụ chuẩn, tùy thuộc vào việc soạn thảo, xử lý văn bản có thể lấy ra các thanh công cụ khác bằng cách sau: - Vào thực đơn View (Xem)--> chọn Toolbars (Các thanh công cụ) rồi chọn tên thanh công cụ cần lấy ra, thanh công cụ nào đợc đánh dấu tích phía trớc thì thanh công cụ đó đã đợc lấy ra. Không muốn hiện thanh công cụ nào thì nhấn chuột bỏ dấu tích trớc tên thanh công cụ đó. 3.4. Thanh định dạng (Formatting) ý nghĩa của các nút lệnh trên thanh định dạng Biểu tợng Tên ý nghĩa Style (kiểu) Kiểu trình bày khuân mẫu của đoạn Font (phông chữ) Chọn phông chữ cho văn bản Size (cỡ) Chọn cỡ chữ cho văn bản Bold (Đậm) Chọn chữ đậm Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP Italic (Nghiêng) Chọn chữ nghiêng Underline (Đờng gạch dới) Chọn đờng gạch chân cho văn bản Align Left (Canh Trái) Canh văn bản đều bên trái trang Center (Giữa) Canh văn bản vào giữa trang Align Right (Canh Phải) Canh văn bản đều bên phải trang Justyfy (Canh đều) Canh văn bản đều 2 bên trang Distributed (Phân phối) Line spacing (khoảng cách dòng) Chọn khoảng cách giữa các dòng Numbering (Đánh số) Đánh số trớc dòng đầu tiên đoạn Bullets (Đánh dấu) Đánh dấu hoa thị trớc dòng đầu tiên đoạn Decrcease Indent (Giảm lề) Giảm thụt lề của trang Increase Indent (Tăng lề) Tăng thụt lề của trang Outside Border (Viền ngoài) Chọn đờng viên bên ngoài Highlignt (Màu sáng mền) Chọn màu sáng cho nền văn bản Font Color (Màu phông chữ) Chọn màu cho văn bản 3.5. Thanh thớc (Ruler bar) L u ý : - Nếu mất thanh thớc vào thực đơn View --> Ruler (Thớc) để lấy lại. - Nếu muốn thay đổi loại đơn vị đo của thanh thớc (ở Việt Nam thờng dùng đơn vị đo cm) làm nh sau: + Chọn thực đơn + Hiện cửa sổ, chọn thẻ chọn tiếp Centimeters + Nhấn kết thúc Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lề trái trang Chỉnh lề trái đoạn Chỉnh dòng đầu đoạn thụt vào Lề phải trangChỉnh lề phải đoạn Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP 3.6. Thanh cuộn (Scroll bar) - Gồm 2 thanh : + Thanh cuộn Ngang + Thanh cuộn Dọc Dùng để cuộn những nội dung văn bản bị che kín không nhìn thấy trên màn hình. - Nếu mất thanh cuộn Ngang hoặc Dọc lấy lại nh sau: + Chọn thực đơn + Hiện cửa sổ, chọn thẻ đánh dấu tích vào 2 dòng + Nhấn kết thúc 3.7. Thanh công cụ vẽ (Drawing bar) Chứa các nút công cụ cho phép chọn và vẽ ra ngoài cửa sổ soạn thảo. 3.8. Thanh trạng thái (Status bar) Là thanh cuối cùng dới đáy màn hình soạn thảo, nó cho chúng ta biết các trạng thái hiện tại trên cửa số soạn thảo nh: Tổng số trang (Page), Số mục (Sec), điểm chèn ở vị trí (cột) nào và (dòng) nào Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP Bài 2: Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản I- Nhập văn bản 1. Các chế độ hiển thị văn bản trên cửa sổ soạn thảo - Có thể hiển thị văn bản trên màn hình soạn thảo theo các chế độ khác nhau. Vì trong mỗi chế độ, văn bản đợc hiển thị với các chi tiết khác nhau. - Muốn thay đổi chế độ hiển thị văn bản trong cửa sổ soạn thảo, ta làm nh sau: + Vào thực đơn View (Rồi chọn 1 trong 4 chế độ hiển thị cho phù hợp): (Chuẩn) hiển thị văn bản dới dạng đơn giản hóa. (Bí trí dạng trang Web) (Bí trí trang in) (Phác thảo) (Tài liệu lực đồ) 2. Sử dụng chơng trình gõ dấu tiếng Việt Vietkey 2000. Chơng trình Word không hỗ trợ gõ dấu tiếng Việt. Muốn gõ đợc văn bản có dấu tiếng Việt, cần phải cài đặt bổ sung thêm chơng trình gõ dấu tiếng Việt và phông chữ tiếng Việt. Có nhiều chơng trình gõ dấu tiếng Việt nh: VietKey, VNI, VietWare .nhng chơng trình VietKey 2000 đợc dùng phổ biến hiện nay. 2.1. Khởi động VietKey 2000 Sau khi cài đặt, khởi động chơng trình VietKey 2000 bằng 1 trong 2 cách sau: - Cách 1: Mở biểu tợng trên màn hình nền. - Cách 2: Vào Start --> Programs --> VietKey --> VietKey 2000 Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP Sau khi khởi động VietKey 2000 hiện cửa sổ. 2.2. Thiết lập các thông số cần thiết (Bắt buộc) trong cửa sổ VietKey 2000. - Chọn thẻ sau đó chọn các mục sau: + Chọn kiểu gõ + Chọn gõ gõ bàn phím và phím cần gõ - Chọn thẻ sau đó chọn mục sau: + Chọn bảng mã chữ cái để gõ thờng là - Chọn thẻ sau đó chọn các mục sau: Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng Lê Diên Tiến Giáo trình soạn thảo văn bản Microsoft Word XP - Chọn thẻ - Sau khi đã thiết lập xong các thông số trong cửa sổ VietKey 2000, nhấn vào nút để biểu tợng VietKey luân luân thờng chú ở góc trái trên thanh tác vụ. Ta chỉ việc thiết lập các các tham số trong cửa sổ VietKey 1 lần. 3. Cách gõ chữ cái tiếng Việt và dấu 3.1. Cách gõ chữ cái ở Việt Nam hiện đang có 2 cách gõ phím phổ biến đó là kiểu Telex (Ngời miền Bắc hay sử dụng) và kiểu VNI (Ngời miền Nam hay sử dụng). Cách gõ văn bản tiếng Việt theo kiểu Telex nh sau: Chữ cái Thực hiện thao tác trên bàn phiám Thành chữ cái có dấu aa Nhấn phím a hai lần â dd Nhấn phím d hai lần đ ee Nhấn phím e hai lần ê oo Nhấn phím o hai lần ô uw Nhấn phím u sau đó nhấn phím w Hoặc nhấn phím w Hoặc nhấn phím ] ow Nhấn phím o sau đó nhấn phím w hoặc [ ơ aw Nhấn phím o sau đó nhấn phím w ă 3.2. Cách gõ dấu Chữ cái Thực hiện thao tác trên bàn phím Thành dấu f Nhấn phím f Huyền s Nhấn phím s Sắc r Nhấn phím r Hỏi x Nhấn phím x Nặng j Nhấn phím j Ngã z Nhấn phím z Bỏ dấu 3.3. Cách gõ 1 từ Gõ chữ cái trớc, gõ dấu sau cùng (Cách gõ này còn gọi là cách gõ Telex). Muốn gõ chữ in hoa nhấn giữ phím Shift, đồng thời nhấn phím cần soạn thảo chữ hoa. Ví dụ: Gõ nội dung văn bản sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Thực tế khi gõ nh sau: Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieet Nam. 4. Một số nguyên tắc khi soạn thảo văn bản Trung tâm Đào tạo & Hỗ trợ Tin học Diên Hồng 10 . Blank Document (Tài liệu mới còn trống) - Cách 2: Nhấn Ctrl + N - Cách 3: Vào thực đơn File --> New --> OK. Hiện thực đơn, chọn dòng Blank Document. ảnh, tạo ra các biểu đồ, chữ nghệ thuật, chèn công thức toán học, bảng biểu, giao tiếp với các phần mềm khác . 2. Khởi động và thoát khỏi Word XP 2.1. Khởi