II- Định dạng đoạn văn bản
u Cĩ thể dùng phím tắt để thực hiện các thao tác định dạng đoạn mà khơng cần phải chọn các nút trên thanh định dạng.
phải chọn các nút trên thanh định dạng.
Phím tắt Tác dụng
Ctrl + L Căn thẳng lề trái
Ctrl + E Căn đều giữa trang
Ctrl + R Căn thẳng lề phải
Ctrl + J Căn thẳng hai lề
Ctrl + M Tăng lề trái một khoảng nhất định
Ctrl + Shift + M Tăng lề phải một khoảng nhất định
Ctrl + T Từ dịng thứ 2 của đoạn thụt vào
Ctrl + 1 Khoảng cách giữa các dịng là 1 dịng
Ctrl + 2 Khoảng cách giữa các dịng là 2 dịng
Ctrl + 5 Khoảng cách giữa các dịng là 1,5 dịng
2. Định dạng đoạn bằng thực đơn
Ngồi cách định dạng đoạn văn bản bằng thanh cơng cụ định dạng. Chúng ta cịn cĩ thể định dạng đoạn văn bản với nhiều lựa chọn về hình thức định dạng bằng cách sử dụng thực đơn.
- Bớc 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
- Bớc 2: Vào thực đơn Format Paragraph...(Đoạn văn)
- Bớc 3: Hiện cửa sổ, cĩ 2 thẻ chọn chứa các khuân mẫu định dạng đoạn.
Chọn thẻ (Thụt lề và khoảng cách ) với các lựa chọn sau:
Căn thẳng lề trái
Tăng lề trái một khoảng
Căn đều giữa trang
Khoảng cách các dịng
Căn thẳng hai lề
Căn thẳng lề phải
Điền số trớc đoạn Điền hoa thị trớc đoạn Giảm lề trái một khoảng
Khung Alignment (Căn chỉnh): Chọn kiểu căn đoạn văn bản Left (Trái): Căn đoạn văn bản thẳng lề trái
Centered (Căn giữa): Căn đoạn văn bản vào giữa trng Right (Phải): Căn đoạn văn bản thẳng lề phải
Justified (Hợp lý): Căn thẳng 2 lề.
Khung Indentation (Thụt lề): Chọn khoảng cách lề của đoạn văn bản.
Left: Chọn khoảng cách lề trái đoạn văn bản Right: Chọn khoảng cách lề phải đoạn văn bản
Khung Special (Đặc biệt): Chọn một số định dạng đặc biệt cho đoạn văn bản.
None (Khơng cĩ): Đoạn văn bản khơng cĩ gì thay đổi.
First line (Dịng thứ nhất): Dịng đầu tiên của đoạn văn bản thụt vào Hanging (Treo): Từ dịng thứ 2 của đoạn thụt vào (Treo).
Khung Spacing (Khoảng cáh): Chọn khoảng cách giữa đoạn văn bản trớc và sau.
Căn chỉnh đoạn văn bản Các định dạng đặcbiệt Khoảng cách lề Trái-Phải
Khoảng cách đoạn Trớc-Sau
Khoảng cách các dịng trong đoạn
Before (Trớc): Chọn khoảng cách đoạn văn bản hiện tại và đoạn phía trớc. After (Sau): Chọn khoảng cách đoạn văn bản hiện tại và đoạn phía sau. Khung Line spacing (Khoảng cách dịng): Chọn khoảng cách giữa các dịng trong đoạn văn bản.
Single (Đơn lẻ): Khoảng cách từ dịng đến dịng trong đoạn văn bản là một dịng (Đơn).
1.5 lines (Một dịng dỡi): Khoảng cách từ dịng đến dịng trong đoạn văn bản là một dịng dỡi.
At least (ít nhất): Khoảng cách ít nhất từ dịng đến dịng trong đoạn văn bản. Exactly (Chính xác): Khoảng cách chính xác từ dịng đến dịng trong đoạn văn bản, chọn khoảng cách trong ơ At.
Multiple (Nhiều): Khoảng cách từ dịng đến dịng trong đoạn văn bản cho phép nhiều dịng (Tuỳ ý), bằng cách nhập số dịng trong ơ At (Vào) .
III- Các hình thức định dạng đoạn văn bản khác 1. Tạo chữ cái lớn (Chữ thụt cấp) đầu đoạn văn bản.
Tạo chữa thụt cấp đầu dịng đoạn văn bản sử dụng nhiều trên các tờ báo, ấn phẩm, tạp chí và các sách...Đực thể hiện dới 2 kiểu thụt cấp là (Trong lề) và (Ngồi lề).
- Bớc 1: Đa con trỏ vào vị trí bất kỳ trong bảng.
- Bớc 3: Hiện cửa sổ
Khung Position (Vị trí): Chọn vị trí trình bày chữ hoa thụt cấp.
None (Khơng cĩ): Khơng tạo chữ hoa thụt cấp.
Dropped (Thả xuống): Chữ hoa thụt cấp thả xuống và nằm trong lề đoạn văn bản. In Margin (Tại lề trang): Chữ hoa thụt cấp nằm tại lề đoạn văn bản (Nằm ngồi đoạn).
Trong khung Options (Các lựa chọn): Cĩ các lựa chọn sau:
Hộp danh sách Font: Chọn phơng chữ cho chữ to thụt cấp.
Trong ơ Lines to drop (Số dịng thả xuống): Chọn số dịng that xuống (Bên phải) chữ thụt cấp.
Trong ơ Distance from text (Khoảng cách từ văn bản): Chọn khoảng cách từ đầu dịng văn bản thả xuống đến chữ hoa thụt cấp.
- Bớc 4: Nhấn nút OK để kết thúc. 2. Tạo văn bản dạng cột
Một hoặc nhiều đoạn văn bản cĩ thể tạo thành nhiều cột khác nhau (Dạng cột báo). Ta cĩ thể thực hiện nh sau:
- Bớc 1: Chọn đoạn hoặc các đoạn văn bản cần tạo cột báo. - Bớc 2: vào thực đơn Format Columns (Cột)
- Bớc 3: Hiện cửa sổ
Trong khung Presets (Định sẵn): Chọn các hình thức tạo cột đã định sẵn.
One (Một): Khơng tạo tạo cột báo. Two (Hai): Tạo 2 cột báo
Left (Trái): Tạo 2 cột báo, cột trái nhỏ hơn cột phải. Right (Phải): Tạo 2 cột, cột phải nhỏ hơn cột trái.
Trong ơ Number of columns chọn số cột báo tuỳ ý.
Trong khung Width and spacing (Chiều rộng và khoảng cách): Chọn độ rộng và khoảng cách giữa các cột báo.
Trong ơ Width: Chọn chiều rộng cho các cột. Trong ơ Spacing: Chọn khoảng cách giữa các cột. Chọn chiều rộng các cột bằng nhau. Chọn giữa hai cột cĩ thêm 1 đờng kẻ dọc. - Nhấn nút OK kết thúc.
3. Điền kí hiệu và đánh số thứ tự đầu đoạn văn bản
Các đoạn văn bản cĩ tính chất liệt kê dới dạng danh sách các khoản mục. Ta cĩ thể điền tự động cho các khoản mục các dấu chấm trịn, dấu sao, mũi tên, điền số thứ tự, số La mã, chữ cái hoa, chữ thờng...vào đầu mỗi đoạn.
Ví dụ:
Điền kí hiệu Đánh số thứ tự
Bộ phần mềm Tin học văn phịng gồm: Các ngày làm việc trong tuần
• Microsoft Word 1. Thứ 2
• Microsoft Excel 2. Thứ 3
• Microsoft Acces 3. Thứ 4
• Microsoft Power Point 4. Thứ 5
• Microsoft Outlook 5. Thứ 6
3.1. Dùng thanh định dạng
Để tạo nhanh các kí hiệu, đánh số thứ tự cho các đoạn ta làm nh sau: - Bớc 1: Chọn đoạn cần tạo kí hiệu hoặc điền số thứ tự.
- Bớc 2: Cĩ 2 lựa chọn:
+ Nếu điền kí hiệu nhấn chuột vào biểu tợng trên thanh định dạng. + Nếu điền số thứ tự nhấn chuột vào biểu tợng trên thanh định dạng.
3.1. Dùng thực đơn
- Bớc 1: Chọn đoạn cần tạo kí hiệu hoặc điền số thứ tự. - Bớc 2: Vào thực đơn Format Bullets and Numberung...
- Bớc 3: Hiện cửa sổ
Nếu tạo kí hiệu trớc đoạn chọn thẻ và lựa chọn: Nhấn chuột chọn kí hiệu muốn điền trớc đoạn.
Chọn ơ None sẽ khơng điền kí hiệu trớc đoạn.
Thẻ tạo kí hiệu trớc đoạnThẻ tạo kí hiệu tr- Các hiệu ứng văn bản ớc đoạn Thẻ đánh số thứ tự trớc đoạn
Muốn thay đổi các kí hiệu khác với kí hiệu hiện cĩ, nhấn (Tùy chọn), hiện cửa sổ:
Cĩ 3 nút để chọn kiểu kí hiệu:
Nút (Phơng chữ) Các kí hiệu đợc tạo ra từ các phơng chữ. Nút (Kí tự) Các kí hiệu đợc tạo ra từ các kí tự (thờng dùng). Nút (Hình ảnh) Các kí hiệu đợc tạo ra từ các hình ảnh.
Trong 3 nút chọn sẽ cĩ 3 cửa sổ chứa các kí hiệu khác nhau, chọn kí hiệu cần thay đổi, nhấn nút OK.
Nhấn chuột chọn kiểu số thứ tự muốn điền trớc đoạn. Chọn ơ None sẽ khơng điền số thứ tự trớc đoạn.
Muốn thay đổi kiểu số thứ tự khác với kiểu số thứ tự hiện cĩ, nhấn hiện cửa sổ:
Trong khung Number style (Kiểu số): Chọn kiểu số thứ tự
Trong ơ chọn số bắt đầu điền số thứ tự.
Trong ơ cĩ thể đa thêm các kí hiệu nh . , - : sau số thứ tự.
Trong khung Number position: Chọn cách căn chỉnh và vị trí cho số thứ tự, sau đĩ nhấn OK.