Hạch toán Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty

Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Hạch toán Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty I.đặc điểm và phân loại 1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá trị tổng sản lợng (70% - 75%). Do đó đặt ra cho công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lývà hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Vấn đề đầu tiên mà công ty quan tâm tới trong việc quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã cho xây dựng những kho tàng kiên cố tại chung tâm điều hành của công ty nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các t, đội sản xuất. Những kho tàng này thờng đợc sử dụng trong thời gian từ 10 - 20 năm. Bên cạnh các tổ đội sản xuất còn sây dựng các kho vừa và nhỏ đặt ở công trình hoặc gần nơi thi coong cuả công trình. Dù hệ thống kho tàng là lớn hay nhỏ đều đợc công ty bố trí một mạng lới bảo vệ nghiêm nghặt, chặt chẽ suốt ngày đêm. Bộ phận quản lý vật t là phòng vật t có trách nhiệm quản lý vật t và làm theo lệnh của giám đốc tiến hành nhập, xuất vật t trong tháng định kỳ tiến hành kiểm kê để tham mu cho giám đốc những chủng loạivật tu cần dùng cho sản xuất, những vật t kém phẩm chấ,chất lợng, những loại vật t còn tồn đọng nhiều để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ có biện pháp hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứa đọng vốn do vật t tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng vật t , thủ kho là ngời trực thuộc quản lý của phòng vật t, có trách nhiệm nhập, xuất vật t theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục mà công ty quy định. Hàng tháng. Hàng quý lên thẻ kho đồng thời kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thừa thiếu trong táng, quý. Kế toán nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật t và thủ kho để tiến hành hạch toán, đối chiếu, ghi bổ sung nguyên vật liệu . 2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty. Khoa kinh tế pháp chế 1 1 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loạicũng nh tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sản phẩm, kế toán cần phải phân loại nguyên vật liệu. Dựa trên cơ sở nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại nguyên vật liệu, tại công ty hiện nay nguyên vật liệu gồm những loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Đối với vật liệu, công ty không phân thành NVL chính, NVL phụ mà gọi chung là NVL chính. Đây là đối tợng chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm. Thuộc về NVL chính gồm hầu hết các loại NVL mà công ty sử dụng nh: Xi măng, sắt thép, gạch ngói + Nhiên liệu: Là loại NVL khi sử dụng cung cấp nhiệt lợng cho các loại máy móc, xe cộ nhiên liệu tại công ty là xăng, dầu, Công ty có đội xe máy thi công riêng , chi phí cho các loại nhiên liệu phục vụ đội xe này phát sinh thờng xuyên, do vậy kế toán phải phân loại nhằm tiện lợi cho việc theo dõi chúng. + Phụ tùng thay thế: Là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dỡng các loại máy móc thiết bị, nh mũi khoan, xăm lốp ôtô + Vật liệu khác : ở công ty đó là thuốc men, văn phòng phẩm II.phơng pháp chứng từ và tập hợp chi phí NVL 1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Tại Công ty, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài và tất cả các loại nguyên vật liệu dù có khối lợng ít hay nhiều đều đợc nhập kho. Hệ thống kho Công ty bao gồm: Kho của Công ty và các kho bải tại các công trình, tại các phân xởng cũng có kho riêng. Khoa kinh tế pháp chế 2 2 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho tại công trình, kế toán Công ty tính giá thực tế của nguyên vật liệu theo công thức sau: Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá mua ghi trên hoá đơn. Do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản, nên nguyên vật liệu nhập kho tại công trình thờng có khối lợng lớn, cồng kềnh nh đá, cát sỏi, xi măng Những tr ờng hợp nh thế này, khi mua Công ty thờng thoả thuận với ngời bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn ngời bán và ngời bán có trách nhiệm vận chuyển bảo quản vật t đến kho công trình. Do vậy, giá thực tế vật t mua trong trờng hợp này bao gồm cả chi phí thu mua. Còn đối với các loại vật t có khối lợng không lớn lắm nh các nguyên liệu sử dụng trực tiếp taị các công trình hay một số vật việu phụ khác thì do Công ty vận chuyển, bảo quản, gía thực tế vật liệu vẫn đợc tính theo công thức trên. Tuy nhiên, mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, bảo quản Công ty không tính vào giá trị thực tế vật liệu nhập kho mà hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài của công trình đó (TK6277). Những vật liệu mua về nhập tại kho Công ty nếu phát sinh chi phí thu mua thì chi phí này đợc nhập vào TK6277, sau đó kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào nguyên vật liệu đã sử dụng cho công trình đó. 2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho. Đối với các loại vật t xuất dùng tại các công trình, kế toán sử dụng phơng pháp thực tế đích danh để xác định giá nguyên vật liệu xuất kho. Phơng pháp này thích hợp với các loại vật t sử dụng tại các công trình do đặc điểm các loại vâtj t này mua về đợc sử dụng ngay không để tồn chữ nhiều. Còn đối với vật t xuất tại kho Công ty giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO) . Công ty tính giá mỗi loại vật t xuất kho trên Bảng kê tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Bảng này đợc mở để tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng. Nó là cơ sở để kế toán ghi đơn giá và phiếu xuất kho. Trị giá tồn kho của mỗi loại nguyên vật liệu cuối tháng là căn cứ để ghi chỉ tiêu tồn kho bằng tiền của vật liệu đó trên Sổ số d III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 1. Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng nguyên vật liệu tại Công ty Khoa kinh tế pháp chế 3 3 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Do đặc điểm của công tác xây dụng cơ bản, nguyên vật liệu mua ngoài là chủ yếu. Số lợng và nguồn cuang cấp vật liệu để thi công công trình đợc thi công trong thiết kế dự toán, Công ty khi nhận thầu công trình chỉ đợc thu mua và dự trử trong giới hạn qua định, đảm bảo mức dự trữ hoá đơn, nguồn cung và thời gian dự trữ. Trờng hợp thiếu một vật t nào đó trong giới hạn qua định bắt buộc phải thu mua từ nơi khác với giá cao hơn, chi phí thu mua lớn hơn phải đợc cơ quan cấp trên cho phép và có sự thoả thuận củađơn vị giao thầu thu mua. Các loại chênh lệch giá này sẽ đợc bên thầu (Bên A) thanh toán ngoài dự toán công trình. Nghiệp vụ thu mua vật liệu đợc bộ phận cung cấp của Công ty thực hiện. Khi Công ty nhận đợc công trình, phòng cung ứng vật t tiến hành lập bảng dự chù vật t cho công trình đó. Kế hoạch dự chù vật t phải tính toán sao cho vật liệu dùng trong sản xuất đảm bảo chất lợng và giá thành hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật t, cán bộ cung ứng vật t hay đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền đi mua vật liệu. Tại Công ty, khi nhận đợc giấy báo nhận hàng gửi đến hay nhân viên tiếp liệu mang về, phòng cung ứng phải kiểm tra đối chiếu để quyết định hay không thanh toán với khách hàng. Vật liệu về đến nơi nếu những loại có giá trị lớn cần phải kiểm nghiệm và lập Biên bảng kiểm nghiệm vật t. Khoa kinh tế pháp chế 4 4 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Đơn vị: . Mẵu số: 05 - VT Bộ phận: . Ban hành theo QĐ số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng 11 năm 2001 của bộ tài chính Biên Bản Kiểm Nghiệm (Vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 .Tháng 1 Năm 2001 Số 782 Căn cứ : Số 011602 Ngày 16 Tháng 1 Năm 2001 Của: Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Nguyễn Văn An - Đại diện phòng cung tiêu Trởng ban Ông : Trần Trọng Mai - Đại diện phòng kĩ thuật Trởng ban Ông : Nguyễn Văn Vinh - Đại diện thủ kho Uỷ viên STT Tên nhãn vật t Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực nhập Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 6 6 6 o Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban Căn cứ vào biên bản này, nếu vật t đủ tiên chuẩn nhập kho, thủ kho của Công ty lập Phiếu nhập kho. Thủ kho không đợc tự ý nhập kho số vật liệu trên nếu cha có ý kiến của bộ phận cung ứng vật t. Tại Công ty để tiện cho việc quản lý, mọi nhu cầu nhập, xuất tại Phòng cung ứng vật t. Vì vậy các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều do phòng cung ứng lập. Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên: Khoa kinh tế pháp chế 5 5 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy - Phòng vật t lu một liên. - Thủ kho lu một liên đó chuyển cho kế toán vật t. - Ngời nhập vật t giữ một liên và chuyển cho kế toán thanh toán để thanh toán. Trờng hợp vật t nhập tại kho công trình thì liên 2 đợc chuyển cho kế toán vật t luôn vì Công ty không ghi thể kho đối với vật t nhập, xuất tại công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật t nhập tại kho Công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật t do đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, Phòng cung cấp còn phải căn cứ vào Bản kê nhận hàng đã có dầy đủ chữ ký của hai bên: nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho. Thông thờng, khi vật liệu đến công trình, trên cơ sở giấy báo nhận hàng, hoá đơn bán hàng phụ trách đội tiến hành kiểm tra khối lợng, chất lợng vật liệu đồng thời ghi số thực nhập vào bảng kê nhận hàng. Tại phòng tài vụ Công ty, căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức: Thành tiền = Số lợng * Đơn giá Khi đã tính ra tổng số tiền trên mỗi phiếu nhập, tuỳ theo tình hình thanh toán của Công ty đối với nhà cung cấp, kế toán định khoản và ghi vào các sổ sách liên quan. Ví dụ: Ngày 12 - 1 - 2001, Công ty mua vật liệu xây dựng của Công ty trách nhiệm hữu hạn kim khí Hồng Hà và nhận đợc chứng từ sau: Khoa kinh tế pháp chế 6 6 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/01 - B Ngày 12/1/2001 N 0 : 1023 Đơn vị bán hàng: Vật liệu số 27B Địa chỉ: 482 Minh Khai - Hà Nội Số TK : 431130000496 - NHCP Quốc tế Việt nam Điện thoại: 048628785 MS: Khoa kinh tế pháp chế 3620950 010 7 7 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Fax: 048622459 Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Toản Đơn vị: Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Số TK: 730A008B Hình thức thanh toán: Mua chịu MS: ST T Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền A 1 2 3 4 B Thép 1 ly Thép 6 iD Thép 8 ID Thép 18 TN C Kg Kg Kg Kg 1 280 975 9576 1170 2 6190 4428 4428 4285 3 = 1 * 2 1.733.312 4.317.855 42.407.98 6 5.014.286 Cộng 53.473.4 33 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 2.673.671 Tổng cộng tiền thanh toán 56.147.10 4 Số tiền viết bằng chữ: Năm mơi sáu triệu một trăm bốn bảy nghìn một trăm linh t đồng Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Khi vật liệu về đến Công ty, Ban KNVT căn cứ vào hoá đơn để ghi phiếu nhập kho: Khoa kinh tế pháp chế 0 260101 40 6 8 8 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Mẫu số 03 Đơn vị: Phiếu nhập kho (Liên 2: Giao co khách hàng) Ngày 12/1/2001 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Toản Theo hoá đơn số: 01 4732 Của : Công ty TNHH kim khí Hồng Hà Nhập tại kho : Ông Nguyễn Xuân Hải ST T Tên quy cách sản Mã Phẩm, hàng hoá Số Đơ n vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 3 4 Thép 1 ly Thép 6 iD Thép 8 ID Thép 18 TN Kg Kg Kg Kg 280 975 9576 1170 280 975 9576 1170 6190 4428 4428 4285 1.733.3 12 4.317.8 55 42.407. 986 5.014.2 86 Cộng 53.473. 433 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Năm mơi ba triệu bốn trăm bảy ba nghìn bốn trăm ba mơi ba đồng Ngời mua hàng Ngờiviết hoá đơn Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Khoa kinh tế pháp chế 9 9 Báo cáo tổng hợp ***** ***** lu ngọc huy Với phiếu nhập kho này, do Công ty thanh toán với ngời bán dới hình thức mua chịu nên căn cứ vào đó kế toán ghi: Nợ TK 152 (Vật liệu chính) : 53.473.433 Nợ TK 133 (1331) : 2.673.671 Có TK 331 : 56.147.104 Cũng có những trờng hợp Công ty thanh toán với ngời bán bằng tiền tạm ứng hoặc thanh toán bằng chuyển khoản. Cụ thể căn cứ vào hoá đơn số 01 1602 và phiếu nhập kho ngày 16/1/2001 về việc nhập xi măng, kế toán ghi: Nợ TK 152 (Vật liệu chính) : 4.363.636 Nợ TK 133 (131) : 436.363 Có TK 331 : 4.799.999 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/01 - B Ngày 12/1/2001 N 0 : 01 1602 Đơn vị bán hàng: Công ty xây dựng Hà Nội Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: MS: Fax : Họ và tên ngời mua hàng: Anh Bình Đơn vị: Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Số TK: 730A008B Hình thức thanh toán:Chuyển khoản MS: ST T Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 Khoa kinh tế pháp chế 10 10 [...]... việc hạch toán này chỉ đợc thực hiện tại kho của Công ty, tại các công trình cũng nh tại phòng tài vụ không tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Các đội chỉ mở các Bảng kê theo dõi số lợng nguyên vật liệu Công ty giao và số nguyên vật liệu do đội tự mua Sổ số d đợc dùng để theo dõi tổng hợp số lợng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu tại kho Công ty, nó không đợc dùng để đối chiếu với phần hạch toán. .. dùng và bảng kê xuất nhiên liệu, kế toán Tổng hợp số lợng vật liệu đã sử dụng cho từng công trình, từng mục đích khác nhau chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu để vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu toàn Công ty Bảng phân bổ nguyên vật liệu đợc mở cho từng tháng để theo dõi lợng nguyên vật liệu mỗi loại đã xuất kho cho từng công trinhf, từng phân xởng trong tháng đó Sau đó kế toán lấy số tổng cộng trên... hay phần hạch toán chi tiết Đó là vì Sổ số d cuối tháng của vật liệu trên Sổ số d không trùng với số d TK 152 bên phần hạch toán tổng hợp vì tại các công trình tuy nhập đến đâu xuất dùng đến đó nhng vẫn xảy ra trờng hợp tồn cuối tháng do vật liệu đợc nhập vào cuối tháng, trong khi Sổ số d chỉ dùng để theo dõi tồn tại kho của công ty Do Công ty không hạch toán chi tiết vật liệu nên không có số liệu để... khoản kế toán riêng của từng hoá đơn này đợc thể hiện trên các bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng Bảng này đợc mở cho từng tháng Khoa kinh tế pháp chế 16 16 Báo cáo tổng hợp ***** lu ngọc huy ***** nhằm theo dõi lợng nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng cho các mục đích khác nhau ở Công ty Công ty mở hai bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng - Bảng dùng cho: nguyên vật liệu chính, phụ tùng và vật liệu khác... trên Trên đây là các trờng hợp hạch toán chủ yếu nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và xây lắp số 13 đối với cả vật t nhập xuất tại kho của Công ty cũng nh nhập xuất tại kho công trình, do đặc điểm của Công ty là tất cả các loại vật liệu đều đợc viết phiếu nhập, xuất kho Khoa kinh tế pháp chế 19 19 Báo cáo tổng hợp ***** lu ngọc huy ***** Bảng kê xuất kho nhiên liệu Tháng 1/2001 Ghi nợ các... Nhật ký chung cụ thể: Nếu là nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất trực tiếp tại các công trìng hay nhiên liệu xuất cho các xe phục vụ trực tiếp tại công trình, trên sổ Nhật ký chung cụ thể trong tháng 1/01 sau khi phân bổ số nguyên vật liệu chính sử dụng cho các công trình, kế toán ghi: Khoa kinh tế pháp chế 18 18 Báo cáo tổng hợp ***** lu ngọc huy ***** Nợ TK 621 : 359.632.000 ( Chi tiết công trình... ty Cơ giới và xây lắp số 13 Nh ta biết nguyên vật liệu là một thứ rất dễ dẫn đến việc gian lận Do vậy việc kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi lẽ đây là khâu cuối cùng tr ớc khi nguyên vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá thành sản phẩm sản xuất ra Vệc tổ chức khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác và đầy đủ giá thành sản... 15.000.000 Trờng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ quản lý nh: xuất nhiên liệu, thuốc men, văn phòng phẩm tại Công ty cũng nh tại các tổ đội sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422) Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : : Cụ thể theo phiếu xút kho số 57 ngày 15/01/01 về việc xuất xăng cho xe Uóat, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422) Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : 350.000 : 350.000 Dựa trên Bảng kê vật liệu xuất dùng và... thì Công ty vẫn sử dụng Phiếu xuất kho thông thờng Phiếu xuất vật t có thể lập riêng cho từng thứ nguyên vật liệu hoặc chung cho nhiều nguyên vật liệu cùng loại ngng phải có cùng kho và sử dụng cho từng công trình, trờng hợp vật t xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải đợc sự đồng ý của giám đốc Công ty Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên: - Một liên kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật. .. công trình Tại các đội công trình, vật t phần lớn là do đội tự mua và số còn lại là nhận ở Công ty Đối với phần vật t nhận ở tại kho của Công ty thì khi nhận, ngời nhận kiểm tra số lợng, chất lợng vật t sau đó ký vào Phiếu và giữ Phiếu làm chứng từ thanh toán Đội trởng đội xây dựng tập hợp các Phiếu xuất vật t này thành một quyển riêng, cuối tháng lập Bảng kê vật t nhận từ kho của Công ty Bảng kê vật . huy Hạch toán Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty I.đặc điểm và phân loại 1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu tại Công. của từng loại nguyên vật liệu, tại công ty hiện nay nguyên vật liệu gồm những loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Đối với vật liệu, công ty không phân thành