THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP I. Các đặc diểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu tại XN Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sỏ vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Thông thường, công tác XDCB do các đơn vị xây lắp nhận thầu tiến hành. Vì vậy, ngành sản xuất này có các đặc điểm sau: - Sản phẩm xây lắp là các công trình, kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài . Do vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kế, thi công. Mỗi công trình từ khi khởi công xây dựng đến khi bàn giao đều được theo dõi kiểm soát chặt chẽ, mở sổ và các tờ kê chi tiết tổng hợp riêng biệt về tình hình nguyên vật liệu sử dụng tập hợp để tính chi phí sản xuất nói chung và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nói riêng. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Điều này thể hiện rõ ở các kho bãi NVL được đặt tại chân mỗi công trình. Việc tính giá NVL cũng thể hiện được điều đó: Giá nhập kho tính theo giá thực tế và xuất kho theo giá đích danh. Tức là công trình đó tại thời điểm nhất định cần nhập bao nhiêu NVL thì cũng xuất bấy nhiêu để sử dụng. - Tổ chức sản xuất trong XN cũng như nhiều DN xây lắp ở nước ta hiện nay phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lượng công trình hoặc công việc trong các đơn vị trong nội bộ DN ( đội, xí nghiệp .) - Tiền lương - CFNVL, CCDC thi công - CF chung của bộ phận nhận khoán Phương pháp HTVL 1. Phân loại vật liệu Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh với yêu cầu quản lý của DN, vật liệu được chia thành các nhóm sau: - Vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phế liệu - Phụ tùng thay thế - Thiết bị xây dựng Ở XN xây dựng số 2, vật liêu được chia thành 2 nhóm: - Vật liệu chính: Xi măng, cát, đá, gạch , sắt, thép, gỗ, các loại gạch ốp lát. Những loại vật liệu này tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất cuả sản phẩm xây lắp. - Vật liệu phụ: Xăng các loại, dầu nhớt, phụ gia bêtông . Những vật liệu mà tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với các loại vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm xây lắp cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật và trình độ lao động Việc phân loại vật liệu như trên đã giúp phần nào cho việc quản lý và hạch toán vật liệu tại XN đựơc nhất quán và có hệ thống. 2.Tính giá Tính giá vật liệu là 1 vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị theo quy định hiện hành kế toán nhập - xuất- tồn vật liệu phải phản ánh theo giá trị kinh tế. Tuy nhiên trong không ít DN để đơn giản và giảm bớt số lượng ghi chép tính toán hang ngày có thể sử dụng giá hạch toán tình hình nhập- xuất- tồn. Tại XN, do mang đặc điểm của ngành XDCB nên việc tính giá vật liệu được tính theo giá thực tế đích danh. * Giá vật liệu nhập kho tính theo giá thực tế vật liệu mua vào: Công thức: Giá thực tế = giá ghi trên HĐ + các chi phí - các khoản chiết VLNK (thuế nhập khẩu .) mua thực tế khấu, giảm giá. XN mua cát vàng Điện Biên ngày 1-5-2002 Giá mua có thuế GTGT 3%: 123. 600 đ/ m3 ( Căn cứ vào HĐ GTGT số 01810 của công ty TNHH TM và xây dựng Hải Minh ) --> Giá nhập thực tế : 123 600 x 979 = 119 892 Đ/ m3 100 Giá vật liệu kho tính theo giá đích danh nhằm phản ánh sự biến động về vật liệu của thị trường Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh. Khi xuất VL nào sẽ tính theo giá thực tế của VL đó. 1-5-2002 XN cần 1 m3 theo giá nhập : 119 892 Đ/m3 3. Phương pháp hạch toán NVL tại XN 3.1. Kế toán tổng hợp : là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát ở XNXD số 2 do vật liệu rất đa dạng phong phú tình hình nhập - xuất diễn ra thường xuyên. Do vậy kế toán tổng hợp nhập -xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên a. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu XNXD số 2 là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vật liệu chủ yếu do mua ngoài vì vậy việc sử dụng hoá đơn là hết sức cần thiết và quan trọng. XNXD số 2 thường tiến hành mua vật liệu tại các địa điểm gần công trình thi công để tiết kiệm các chi phí làm ảnh hưởng đến giá thành công trình. Do đó không có trường hợp hoá đơn về mà vật liệu chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán được đơn giản hơn nhiều + Trả tiền ngay căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK111 + Chưa trả tiền: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 + Công ty trả hộ: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK336.2 b. Kế toán tổng hợp xuất vật liêu Trong các DN thuộc ngành xây dựng nói chung và XNXD số 2 nói riêng vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc xây lắp các công trình hạng mục công trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công công trình đó. Vì vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí ( công trình, hạng mục công trình ) Kế toán ghi rõ sổ Nhật ký chung. - Căn cứ vào số liệu xuất vật liệu phục vụ xây dựng thi công: Nợ TK621 Có TK152 - Căn cứ vào số liệu xuất vật liệu phục vụ quản lý đội: Nợ TK627.2 Có TK152 Kế toán ghi sổ các TK152 và TK621 3.2. Kế toán chi tiết NVL Trong DN, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận tham gia. Nhưng việc quản lý tình hình nhập- xuất- tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phong kế toán của DN thực hiện. Do vậy giữa phòng kho và phòng kế toán cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để sử dụng các chứng từ kế toán trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán đồng thời tránh sự ghi chép trùng lặp không cần thiết. Từ đó, tiết kiệm hao phí lao động trong hạch toán. Ở XN xây dựng số 2, hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song nhằm đơn giản việc theo dõi tình hình NVL để đối chiêú, kiểm tra trong quản lý. Phương pháp này được thực hiện như sau: - Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất- tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập -xuất- vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số thực nhập - xuất vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ) kế toán ghi chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập -xuất- tồn, theo chi tiết hiện vật và giá trị. Cơ sở ghi sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập - xuất do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra hoàn thành đầy đủ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. * Hạch toán quá trình mua: (tăng vật liệu) Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, và biên bản kiểm nghiệm vật tư ( nếu có). Thủ kho lập phiếu nhập kho có chữ ký của phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu (thành 3 liên) Căn cứ vào phiếu nhập ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên. Thủ kho giữ lại 1 liên ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu; 1 liên có kèm chứng từ gốc ( hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán ; 1 liên được kế toán đưa vào sổ các TK331 ( phải trả cho người bán) trong trường hợp chưa thanh toán. Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị : XNXD số 2 Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT 242 Minh Khai Ngày 1-6-2002 QĐsố: 1141 TC/CĐ KT ngày 1-11-1995 của BTC Họ và tên người nhận hàng: Anh Bình Số 01 Theo HĐGTGT số 018088 ngày 10-6-2002 Nợ TK152 của công ty TN HH TM và XD Hải Minh Có TK 331 Nhập tại kho: CT TT TH Vĩnh Yên STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất đầu tư ( sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bút Sơn PC B 30 kg 20000 20000 661818 13236360 Cộng thành tiền (bằng chữ ): Mười ba triệu hai trăm ba mươi sáu ngàn ba trăm sáu mươi đồng chẵn Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GT KT - 3LL Liên 2 ( Giao khách hàng) DQ/ 01- B Ngày 10 tháng 6 năm 2002 N 018088 Đơn vị bán hàng : Công ty TN HH TM XD Hải Minh Địa chỉ : Số tài khoản: Điện thoại: MS Họ và tên người mua hàng: Anh Bình Đơn vị: XN XD số 2 _ Công ty XD số 1 Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Xi măng Bút Sơn PCB 30 Kg 20 000 661, 818 13.236.360 Cộng tiền hàng: 13.236.360 Tiền thuế GTGT: 661.818 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.898.178 Cộng tiền hàng: 13.236.360 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 661.818 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.898.178 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu tám trăm chín tám ngàn một trăm bảy tám đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu) Từ phiếu nhập kho kế toán ghi sổ chi tiết vật liêu (vào cuối tháng) Mẫu sổ: Công ty xây dựng số 1 Tờ Xí nghiệp xây dựng số 2 CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Tháng 6 năm 2002 Công trình: Trung tâm thu phát truyền hình qua vệ tinh - Vĩnh Yên ST T Tên vật tư Đơn vi Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi co TK 111 331 141 1 2 8 TK 152 Xi măng Bút Sơn Xi măng Bút Sơn . Đinh vít Fi3 + nở nhựa . Kg Kg Bộ 20 000 900 . 700 661,82 661,82 . 106,70 13.236.360 595.636 . 74.690 . 74.690 13.236.360 595.636 . Cộng TK 152 . . . . 28.633.222 . 240.560 . 28.392.662 Hà Nôị, ngày… tháng……năm Kế toán lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp Từ tờ sổ chi tiết kế toán lập tổng hợp nhập Mẫu Công ty xây dựng số 1 TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ Xí nghiệp xây dựng số 2 Tháng 6 năm 2002 Công trình Trung tâm thu phát truyền hình qua vệ tinh tỉnh Vĩnh Yên STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi có TK 111 311 141 1 2 TK 152 Xi măng đen Cát vàng Cộng TK 152 Kg m3 20.900 75,00 661.818 28453.333 13.831996 2134000 13.831.996 2.134.000 28.633222 240560 28.292.662 Hà Nội ngày Kế toán lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp Từ các tờ sổ chi tiết, tổng hợp nhập tại mỗi công trình kế toán lập tờ sổ tổng hợp nhập của toàn đơn vị Mẫu sổ Công ty xây dựng số 1 Xí nghiệp xây dựng số 2 TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ Tháng 6 năm 2002 Kho: Xí nghiệp xây dựng số 2 ST T Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi nợ TK 152 ghi có TK 111 331 141 336 1 2 7 TK 152 Xi măng đen Cát vàng Đá sỏi Vật liệu khác Cộng Tk 152 Kg M M Đ 24400 85 6 662,079 37.088 785700 16154722 3152500 785700 10641915 35283895 186240 240560 16154722 3152500 785700 10455675 36043335 [...].. .Kế toán lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp Các trường hợp thanh toán: Xí nghiệp trả tiền mua vật tư bằng: + Tiền mặt : Kế toán sử dụng phiếu chi theo mẫu số : 02 TT ( QĐ số: 1141 TC/CĐ KT ngày 1-11-1995 của bộ TC) +Tiền tạm ứng: Mẫu Công ty xây dựng số 1 Xí nghiệp xây dựng số 2 Mẫu số 04- TT QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 31/5/2002 của BTC Họ và tên người thanh toán. .. Hạch toán quá trình xuất vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và yêu cầu sản xuất thủ kho lập phiếu xuất kho NVL: Xí nghiệp XD số 2 PHIẾU XUẤT KHO Số 1 Mẫu số :02- VT 242 Minh Khai 2/6/2002 Nợ 621 QĐ số 1141 TC/CĐK Có 152 Ngày 1/11/1995 BTC Họ tên người nhận hàng Tổ Ba địa chỉ ( bộ phận) Lý do xuất kho: xây tường tầng 3 Xuất tại kho TTTH Vĩnh Yên ST T A 1 2 3 Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư... tiền người bán là nghiệp vụ xảy ra thường xuyên chủ yếu ở XN (do đặc điểm sản phẩm xây lắp cần số lượng lớn vật liệu, hoàn thành và bàn giao mất nhiều thời gian tiền mặt dùng để luân chuyển ít) Vì vậy kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua TK 331 bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với người bán, mỗi người bán XN phải mở 1 sổ chi tiết để tránh tình trạng nhầm lẫn giữa... Ngân hàng Chi tiết của bản đề nghị vay vốn số Chi tiết của bản đề nghị cấp vốn số Lý do sử dụng Người nhận sec CM nhân dân số Do công an cấp ngày Hà Nội ngày KẾ TOÁN tháng GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP Công ty duyệt Cán bộ chuyên quản Xí nghiệp XD số 2 - CC1 Kế toán trưởng Giám đốc công ty TÀI KHOẢN : 336.2 năm Phải trả giá trị KLXL nhận khoán nội bộ Từ ngày 1/6/2002 đến ngày SCT Ngày CT Nội dung chứng từ TK ĐƯ Nợ... ứng được thanh toán theo bảng sau đây Diễn giải I Số tiền tạm ứng 1 Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 2 Số tạm ứng kỳ này Phiếu chi số ngày Phiếu chi số ngày II Số tiền đã chi Có: 141.2 Số tiền 1 Chứng từ số 1 ngày III Chênh lệch 1 Số tạm ứng chi không hết (I- II) 2 Chi quá số tạm ứng (II- I) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách thanh toán Người thanh toán Xí nghiệp chưa thanh toán cho người... ty xây dựng số 1 Xí nghiệp xây dựng số 2 28633222 28565322 67900 TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ Tháng 6 năm 2002 Công trình Trung tâm thu phát truyền hình qua vệ tinh Vĩnh Yên ST T Tên vật tư Đơn Đơn giá vị Số lượng Thành tiền Ghi nợ TK 13831996 13831996 621 627 TK 152 1 Xi măng đen Kg 20900 661,818 2 Cát vàng M 75 28.453,333 2134000 2134000 3 Gạch xây Viên 5000 268,180 1340900 1340900 7 Vật liệu khác đồng 28565222... Yêu Thực cầu xuất Đơn giá Thành tiền D 1 2 Viên 5000 5000 Kg 800 800 M 3 3 3 268,18 661,818 29,1 4 1340900 529454 87300 Cộng 1957654 Cộng thành tiền (bằng chữ) Một triệu chín trăm năm bảy ngàn sáu trăm năm tư đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Cuối tháng kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho ghi vào sổ chi tiết của từng công trình Công ty xây dựng số 1 Xí. .. bán, mỗi người bán XN phải mở 1 sổ chi tiết để tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các chủ hàng, kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho người bán tránh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát nợ phải trả Từ đó, có biện pháp cân đối tài chính Công ty xây dựng số 1 Xí nghiệp xây dựng số 2 TỔNG HỢP TK 331 Tháng 6 năm 2002 Công trình: Trung tâm truyền hình Vĩnh Yên STT Công ty XD... Công ty TM và SX Ata 26909000 3 XN đá hoa Granito HN 88550200 Tổng cộng Xí nghiệp xây dựng số 2 1329796513 26909000 30000000 1299896513 SỔ THEO DÕI CHI TIẾT TK 331 Tên chủ hàng: Công ty XD số 34 Chứng từ NT TK Đứ Nội dung Tháng 6 Nhập số dư SD Nợ SH Phát sinh Nợ Có Có 80300000 Công ty xây dựng số 1 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Xí nghiệp xây dựng số 2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY XIN CẤP SÉC... Người nhận Thủ kho Cuối tháng kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho ghi vào sổ chi tiết của từng công trình Công ty xây dựng số 1 Xí nghiệp xây dựng số 2 CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ, DỤNG CỤ Tháng 6 năm 2002 Công trình: Trung tâm thu phát truyền hình qua vệ tinh Vĩnh Yên ST T Tên vật tư, dụng cụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi nợ TK 142 621 627 TK152 1 Gạch 2 lỗ Viên 5000 268,18 1340900 1340900 2 Xi măng . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP I. Các đặc diểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu tại XN Xây. ngày… tháng……năm Kế toán lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp Từ tờ sổ chi tiết kế toán lập tổng hợp nhập Mẫu Công ty xây dựng số 1 TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ Xí nghiệp