Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001: 2008 (và nay là TCVN 9001: 2015) tại các cơ quan, đơn vị đã đem lại những hiệu quả khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các TTHC nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các TTHC cho các tổ chức, công dân.
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐĂK R’LẤP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG, ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 TẠI UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP Họ tên tác giả: Đồng tác giả: Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND-UBND huyện Số điện thoại liên lạc: Đăk R’lấp, tháng 11 năm 2020 MỤC LỤC Đặt vấn đề 2 Nội dung sáng kiến 2.1 Cơ sở lý luận 2.2 Thực trạng vấn đề 2.3 Giải pháp thực 2.4 Hiệu sáng kiến .9 Kết luận kiến nghị, đề xuất 3.1 Kết luận 3.2 Kiến nghị, đề xuất 10 1 Đặt vấn đề Trong năm vừa qua, Chính phủ có nhiều nỗ lực việc đẩy mạnh q trình cải cách hành với mục đích nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan hành nhà nước Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Đến ngày 05/3/2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 19/2014/QĐ-TTg áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước, thay cho Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mơ hình hệ thống quản lý chất lượng (dưới viết tắt HTQLCL) xác định công cụ quan trọng hỗ trợ cho quan hành nhà nước việc chuẩn hóa q trình giải cơng việc, cải tiến phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới hài lịng tổ chức, cơng dân có liên quan; xây dựng HTQLCL vào hoạt động quan để giảm thiểu phiền hà, nhũng nhiễu, minh bạch hóa quy trình giải thủ tục hành Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001: 2008 (và TCVN 9001: 2015) quan, đơn vị đem lại hiệu khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc quản lý hồ sơ công việc cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giải TTHC nhanh chóng, thời gian Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực giải TTHC cho tổ chức, cơng dân Bên cạnh đó, việc xây dựng thực quy trình tác nghiệp giúp cho thủ trưởng quan cán nắm vững nội dung, yêu cầu cách thức xem xét, xử lý cơng việc theo q trình, xác định ranh giới trách nhiệm nội quan quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ xử lý công việc theo quy định pháp luật Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001 phương pháp để giám sát thực tế việc áp dụng văn quy phạm pháp luật Nhà nước HTQLCL công cụ hỗ trợ đáng kể cho phận trách nhiệm cụ thể cán bộ, công chức, viên chức quan Việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải cơng việc theo yêu cầu tổ chức công dân Hồ sơ công việc đơn vị tổ chức thu thập, xếp lưu trữ khoa học Hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ hành cơng nâng cao rõ rệt, bước tạo lòng tin hài lòng người dân tới làm việc đơn vị hành Qua thực tiễn áp dụng ISO 9001 hoạt động quản lý nhà nước UBND huyện Đắk R’lấp mang lại hiệu thiết thực phù hợp với đòi hỏi thực tế xu hành phát triển đại Tuy nhiên, từ năm 2019, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 phải chuyển đổi sang phiên ISO 9001:2015 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phiên Hệ thống quản lý chất lượng, ISO 9001: 2015 nêu bật tầm quan trọng hoạt động quan nhà nước, rủi ro liên quan yếu tố nội bên ảnh hưởng tới hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt công tác giải thủ tục hành phục vụ người dân doanh nghiệp Nhằm nâng cao hiệu xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 UBND huyện, ngày từ đầu năm 2019, thân chủ động tham mưu Ban đạo ISO thực “Một số giải pháp nâng cao hiệu xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 UBND huyện Đắk R’lấp” Nội dung sáng kiến 2.1 Cơ sở lý luận Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước; Thơng tư số 26/2014/TT-BKHCN, ngày 10/10/2014 Bộ Khoa học Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 101/QĐ-BKHCN, ngày 21/01/2019 Bộ Khoa học Công nghệ cơng bố Mơ hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước địa phương; Quyết định số 930/QĐ-UBND, ngày 14/6/2018 UBND tỉnh Đăk Nông việc ban hành Kế hoạch Xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước tỉnh Đắk Nông giai đoạn 20182020 2.2 Thực trạng vấn đề Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 UBND huyện tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu Thông qua áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý; tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo đơn vị điều hành công việc thiết lập chế giải công việc rành mạch thống nhất; cán bộ, công chức phân công trách nhiệm xử lý công việc người, thẩm quyền Nhờ đẩy mạnh hoạt động xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL vào hoạt động quan hành nhà nước địa bàn huyện thời gian qua góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý hành quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng góp phần cải cách hành chính, kiểm sốt việc thực thủ tục hành chính, làm giảm đáng kể tượng nhũng nhiễu, gây phiền hà cán bộ, công chức người dân Chất lượng, hiệu cung cấp dịch vụ hành cơng nâng cao Tuy nhiên, thực tiễn trình triển khai xây dựng HTQLCL cho thấy, cách tiếp cận quản lý công việc quan, đơn vị cịn mang tính vụ, chưa quen với cách tiếp cận giải công việc theo trình, việc xây dựng áp dụng HTQLCL số đơn vị chưa thực gắn kết với hoạt động cải cách hành chính, dẫn đến hiệu việc áp dụng HTQLCL chưa cao Các văn quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đổi, đặc biệt lĩnh vực mơi trường, đất đai, đầu tư… nên khó khăn việc cập nhật, sửa đổi quy trình HTQLCL Bên cạnh đó, việc thay đổi thường xuyên văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chuyên môn thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, đơn vị gây nhiều khó khăn việc xác định phạm vi, đối tượng xây dựng, áp dụng HTQLCL … 2.3 Giải pháp thực a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị cán bộ, cơng chức việc tn thủ quy trình ISO Nâng cao trình độ chun mơn bồi dưỡng kiến thức ISO cho toàn CBCC, người lao động Nhận thức CBCC, người lao động yếu tố đảm bảo lãnh đạo, thành công việc áp dụng HTQLCT theo tiêu chuẩn ISO 9001 Do việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục, nâng cao trình độ chun mơn, bồi dưỡng kiến thức ISO cho toàn CBCC, người lao động điều cần thiết Để áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 UBND huyện, đội ngũ CBCC UBND huyện cần đào tạo chuyên sâu HTQLCL, công chức phụ trách đánh giá nội bộ, CBCC trực tiếp thực việc áp dụng tiêu chuẩn ISO b) Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng UBND huyện, đảm bảo lãnh đạo thống Để đảm bảo Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng thực thống toàn UBND huyện, Ban Lãnh đạo UBND huyện phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát Phịng ban trực thuộc thơng qua việc yêu cầu đơn vị, Ban đạo ISO báo cáo tình hình thực Mục tiêu chất lượng theo quý Thường xuyên đạo Văn Phòng tham mưu cho Lãnh đạo UBND huyện kiểm tra đơn vị việc thực công việc theo quy trình ban hành c) Tổ chức đánh giá nội định kỳ hàng năm để sửa đổi, bổ sung, cập nhật kịp thời văn quy phạm pháp luật, thủ tục hành vào quy trình, tiến hành hành động khắc phục, cải tiến, sách chất lượng Công tác đánh giá chất lượng nội cần thực 01 lần/năm, thực tất phòng ban, phận, quy trình hoạt động UBND huyện nhằm tìm điểm không phù hợp chưa phù hợp với hệ thống văn bản, cách thức quản lý, ý thức trách nhiệm Ban Lãnh đạo, cán công chức, người lao động; phát huy nâng cao tác động hoạt động Đồng thời tìm nguyên nhân trách nhiệm điểm không phù hợp điểm chưa phù hợp, vướng mắc trình hoạt động UBND huyện để có biện pháp khắc phục kịp thời Trong trình đánh giá nội chuyên gia đánh giá cần phân loại mức độ không phù hợp để lãnh đạo UBND huyện dễ dàng nắm bắt tình hình có biện pháp điều chỉnh phù hợp Lãnh đạo xem xét báo cáo kết đánh giá chất lượng nội thực hiện, đồng thời với lãnh đạo phòng ban, đơn vị đánh giá đưa phương hướng để thống thực khắc phục cải tiến d) Hoàn thiện việc chuyển đổi HTQLCL ISO 9001:2008 sang phiên ISO 9001:2015 ISO 9001: 2015 nêu bật tầm quan trọng hoạt động quản lý nhà nước UBND huyện; rủi ro liên quan yếu tố nội bên ảnh hưởng tới hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt công tác giải thủ tục hành phục vụ người dân doanh nghiệp Phiên bắt buộc UBND huyện phải xem xét tình hình cụ thể khơng phải mơ tả "công thức" thiết kế hệ thống quản lý QMS UBND huyện có linh hoạt lớn lựa chọn cách thức áp dụng tài liệu cần thiết Quá trình chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sang phiên 9001:2015 triển khai theo bước đây: Bước 1: Chuẩn bị Tìm hiểu ISO 9001:2015: Tìm hiểu kỹ ISO 9001:2015 khả áp dụng UBND huyện Thành lập ban đạo ISO: Nhằm đảm bảo việc áp dụng ISO 9001:2015 hiệu thông suốt, cần thành lập Ban đạo Ban đạo gồm Lãnh đạo UBND huyện phận nằm phạm vi áp dụng ISO 9001:2015 Phân rõ trách nhiệm thành viên Ban đạo ISO Xác định bối cảnh tổ chức UBND huyện, nhu cầu mong đợi bên liên quan, phạm vi HTQLCL Việc đánh giá cần người có kiến thức ISO 9001:2015 thực Xác định công việc cần thực để xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Lập kế hoạch chuyển đổi: Xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết để thực việc xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Đào tạo: Bao gồm đào tạo nhận thức chung ISO 9001:2015 cho người lao động phương pháp xây dựng hệ thống văn cho cá nhân thực chức vụ quản lý ISO 9001:2015 Bước 2: Lập hệ thống văn chất lượng Xác định hồ sơ, tài liệu cần thiết: Căn thực trạng UBND huyện yêu cầu ISO 9001:2015 việc trì, lưu giữ “thông tin dạng văn bản”, xác định hồ sơ, tài liệu, quy trình phải xây dựng sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu; thiết lập quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm sốt q trình hệ thống Xây dựng hệ thống văn HTQLCL: Xây dựng sách, mục tiêu chất lượng; quy trình cần thiết kèm theo mẫu, biểu mẫu hướng dẫn thực Bước 3: Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Phổ biến, hướng dẫn áp dụng: Cần phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy trình, tài liệu, thay đổi cần thực để áp dụng ISO 9001:2015 cho tất cán bộ, công chức, người lao động Ban hành áp dụng HTQLCL vào thực tế: Chính thức áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động UBND huyện Ban đạo ISO cần giám sát việc áp dụng theo chức năng, nhiệm vụ, thủ tục mô tả HTQLCL Xem xét cải tiến quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm sốt cơng việc cách thuận tiện, hiệu Bước 4: Đánh giá nội Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ: Cử CBCC tham gia đào tạo chuyên gia đánh giá việc thực ISO 9001:2015 Sở Khoa học Công nghệ (đánh giá nội bộ) Đánh giá nội bộ: Tổ chức đánh giá nội để đánh giá phù hợp hệ thống đề hành động khắc phục không phù hợp Đánh giá nội cần trì thường xuyên để đảm bảo tuân theo yêu cầu mà tiêu chuẩn đưa Thực hành động khắc phục, phòng ngừa sau lần đánh giá nội Xem xét lãnh đạo Bước 5: Tiến hành công bố Hệ thống Tổ chức công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Bước 6: Duy trì hệ thống sau cơng bố Hàng năm, xây dựng kế hoạch trì, áp dụng cải tiến để đảm bảo HTQLCL tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ln có hiệu lực 2.4 Hiệu sáng kiến Sau áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Cán bộ, công chức, người lao động tích cực hơn, chủ động cơng việc, phấn đấu mục tiêu chung quan, đơn vị Do có phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng Lãnh đạo, CBCC giải cơng việc chuẩn hóa quy trình, giúp cơng chức hiểu rõ phương thức, cách thức giải công việc từ đầu, kiểm sốt qn q trình cung cấp dịch vụ; đơn giản, công khai, minh bạch TTHC; khắc phục hạn chế, làm theo thói quen, kinh nghiệm Nâng cao nhận thức công chức từ tư “quản lý” sang tư “phục vụ” Chất lượng, hiệu hoạt động tác nghiệp sau áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nâng lên, hoạt động hợp lý hơn, hạn chế tình trạng tồn đọng hồ sơ giải yêu cầu tổ chức, công dân trước đây, trạng sai sót khâu tiếp nhận, trả hồ sơ thấp Thông qua HTQLCL, lãnh đạo đơn vị kiểm sốt tiến trình, hiệu công việc, đánh giá lực công chức; phía cơng chức, nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc, cải thiện thái độ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân thực thi nhiệm vụ theo quy định pháp luật, thông qua công việc lãnh đạo đơn vị đánh giá lực hiệu công việc giao, cải thiện mạnh mẽ mối quan hệ tổ chức, cơng dân quan hành nhà nước Kết luận kiến nghị, đề xuất 3.1 Kết luận Thực tế khẳng định HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 áp dụng UBND huyện Đăk R’lấp mang lại hiệu quản lý thiết thực hoạt động CCHC HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho phép lãnh đạo quan theo dõi khâu, trình hoạt động UBND huyện cách có hệ thống, từ có biện pháp tối ưu hóa quy trình vận hành, đáp ứng ngày cao hài lòng người dân dịch vụ hành cơng UBND huyện cung cấp 3.2 Kiến nghị, đề xuất Đề nghị Sở Khoa học Công nghệ thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, đào tạo HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công cụ cải tiến chất lượng cho cán bộ, công chức Bên cạnh việc đào tạo kiến thức chung HTQLCL cần đào tạo kỹ thực hành cho đối tượng cụ thể (thư ký ISO, đại diện lãnh đạo, chuyên gia đánh giá nội bộ) Đẩy nhanh tiến độ thực ISO 9001:2015 điện tử HTQLCL với ứng dụng CNTT cho hiệu cao dịch vụ hành cơng: Hệ thống ISO cần thiết phải có phần mềm hỗ trợ cho việc theo dõi, cập nhật, thống kê phân tích để đánh giá chất lượng hệ thống; từ số liệu thực tế lãnh đạo định biện pháp để khắc phục thiếu sót, ngăn ngừa tình ảnh hưởng xấu Tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát việc xây dựng áp dụng ISO 9001:2015 UBND huyện./ Ý KIẾN XÁC NHẬN CỦA Đăk R’lấp, ngày 18 tháng 11 năm 2020 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ TM NHÓM TÁC GIẢ Người báo cáo 10 ... đạo ISO thực ? ?Một số giải pháp nâng cao hiệu xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 UBND huyện Đắk R’lấp” Nội dung sáng kiến 2.1 Cơ sở lý luận... Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 UBND huyện tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu Thơng qua áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nâng cao hiệu lực hiệu. .. Kế hoạch Xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước tỉnh Đắk Nơng giai đoạn