45_ Cơ sở lý luận đề tài Tìm hiểu và đánh giá Kế toán hàng tồn kho của phần mềm Kế toán Aspft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp

CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN: Để làm rõ sự cần thiết này ta cần xem xét các khía cạnh sau: so sánh sơ bộ giữa việc làm kế toán bằng tay và làm kế toán bằng máy dẫn đến nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán, khi sử dụng máy tính để phục vụ công tác kế toán thì vì sao xuất hiện nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán . So sánh kế toán bằng tay và bằng máy tính: • Chi phí cơ hội khi làm kế tóan thủ công rất lớn: người kế toán làm kế toán truyền thống thủ công thì hàng ngày phải thu thập chứng từ, ghi nhận vào các sổ liên quan, sau đó tổng hợp các số liệu để ra báo cáo, tất cả những công việc này mất thời gian khá nhiều, thời gian này chính là chi phí cơ hội mà doanh nghệp bò mất. Nếu như sử dụng máy tính để làm kế toán thì sẽ tiết kiệm được chi phí cơ hội này vì người kế tóan sẽ không mất thời gian nhiều cho việc ghi sổ, và thời gian đó sẽ dành cho việc hoạch đònh các chính sách tài chính, làm công việc kế toán quản trò… • Công việc kế tóan ghi sổ truyền thống sẽ làm giảm khả năng tư duy của người kế toán. Một nhân viên kế toán trong 4 năm Đại học được học tất cả các phần hành kế toán, học về tài chính, kế toán Mỹ, kế toán quản trò … nhưng khi đi làm việc thực tế chỉ làm một phần nhỏ như kế toán thanh toán, kế toán giá thành . và sau nhiều năm ghi sổ họ chỉ biết về công việc kế toán mà họ đang làm, khả năng tư duy về những phần khác dần dần mất đi. Còn khi dùng máy tính làm kế toán làm máy tính điều đó khác hẳn, máy tính sẽ làm giảm thời gian để gia tăng kiến thức, học thêm, học thêm để nâng cao bản thân, từ đó khả năng tư duy của họ không bò mai một mà ngày càng gia tăng. • Thông tin cung cấp cho nhà quản trò từ kế toán trong môi trường khác nhau cũng hoàn toàn khác nhau. Thông tin cung cấp từ kế toán cho nhà quản trò là những thông tin tổng hợp, chi tiết, thông tin phải kòp thời và có độ tin cậy cao. Công việc kế tóan thủ công chỉ có thể cung cấp tông tin tổng hợp và hơn nữa công việc tổng hợp số liệu thường chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này làm chậm đi quá trình cung cấp thông tin. Còn nếu dùng máy tính thì không những có thể cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết mà còn có thể truy xuất thông tin vào bất cứ lúc nào theo yêu cầu của nhà quản trò. Ví dụ như việc tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng, nếu chỉ có vài mặt hàng thì kế toán thủ công có thể theo dõi được những nếu số mặt hàng lên tới con số hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng thì việc theo dõi và lấy thông tin sẽ trở thành rất khó khăn, nhưng với máy tính thì việc này trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Mặc dù kế toán sử dụng máy tính có nhiều lợi ích nhưng việc kiểm soát lại khó khăn hơn so với kế toán thủ công. Tuy vậy vẫn xuất hiện nhu cầu ứng tin học trong công tác kế toán và nhu cầu này ngày càng tăng cao khi trình độ tin học của tòan cầu phát triển nhanh chóng như hiện nay. Và theo nhu cầu này thì các doanh nghiệp dùng Excel phục vụ cho công tác kế tóan, nhưng việc lấy thông tin từ Excel cũng phải mất thời gian vì phải lọc dữ liệu để truy xuất thông tin, nhu cầu sử dụng phần mềm kế tóan xuất hiện và ngày càng trở nên bức xúc hơn. Khi có cầu thì tất yếu phải có cung từ nhu cầu đó các nhà lập trình có kiến thức về kế tóan đã bắt tay vào viết các phần mềm kế tóan . trên thò trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế tóan trong và ngoài nước như: Quickbook, PeachTree, Solomon, Acsoft, SSP, Lạc Việt…; các phần mềm đều có những điểm chưa hoàn thiện, hơn nữa như đã nêu ở trên vấn đề kiểm sóat trong phần mềm thực sự là vấn đề rất khó khăn, do đó theo em việc tìm hiểu và đánh giá phần mềm kế tóan là thực sự cần thiết. II.YÊU CẦU ĐỐI VỚI KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO: 2.1. Yêu cầu về hạch tóan kế tóan: Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa. Nguyên tắc hạch tóan hàng tồn kho; • Hàng tồn kho được tính theo giá gốc: Trường hợp giá trò thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trò thuần có thể thực hiện được. • Kế tóan hàng tồn kho phải đồng thời kế tóan chi tiết cả về giá trò lẫn hiện vật. Luôn luôn phải đảm sự khớp đúng cả về giá trò và hiện vật giữa thực tế với sổ kế tóan tổng hợp và sổ kế tóan chi tiết. •Kế tóan được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ khi giá trò thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trò thuần có thể thực hiện được. Do phần mềm được viết theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá xuất kho là bình quân gia quyền nên phần sau chỉ nêu cơ sở lý luận đối với hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền như sau: •Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa. Vì vậy giá trò vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế tóan được xác đònh ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế tóan. Cuối kỳ kế tóan, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ sách. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ sách khớp đúng với nhau, nếu trong quá trình đối chiếu phát hiện sự chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân của sự chênh lệch này và có biện pháp xử lý. • Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền liên hòan thì giá vốn hàng tồn kho phải được tính lại sau mỗi lần nhập xuất hàng, đối với phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối kỳ thì giá vốn phải được tính một lần vào cuối kỳ và áp dụng giá tính được cho tất cả các lần xuất hàng trong kỳ. 2.2 Yêu cầu về kiểm sóat ứng dụng trong hệ thống kế tóan bằng máy: 2.2.1. Kiểm soát nhập liệu: Gồm có kiểm sóat nguồn dữ liệu và kiểm tra quá trình nhập liệu. a) Kiểm sóat nguồn dữ liệu: là công việc kiểm tra chứng từ phát sinh về đúng mẫu qui đònh, có đầy đủ chữ ký và các thủ tục kiểm sóat về việc phê duyệt và đánh số trước … để đảm bảo việc nhập dữ liệu vào là hợp lệ. Đây là công việc của kế toán trước khi nhập liệu vào phần mềm sẽ không kiểm tra được phần này. b) Kiểm tra quá trình nhập liệu: phần mềm phải cài các thủ tục kiểm soát để đảm bảo quá trình kiểm tra này. Kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm: •Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu phải được nhập theo thứ tự nhất đònh. Hệ thống sẽ báo lỗi hay thông báo nhắc nhở nếu người dùng không đúng thứ thự đã đònh sẵn. •Kiểm tra vùng dữ liệu: tức là hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập theo đúng loại đã khai báo. Ví dụ khi nhập số tiền hay sốlượng thì không được nhập số liệu bằng kiểu chữ. •Kiểm tra dấu (>0 hay <0): qui đònh một số dữ liệu phải luôn luôn là số dương hay số âm. Ví dụ: đơn giá của mặt hàng phải luôn luôn là số dương. •Kiểm tra tính hợp lý: Khi nhập các nghiệp vụ, số chứng từ, ngày nhập liệu… phải được kiểm tra tính hợp lý. Ví dụ: số hoá đơn không được trùng lắp giữa các nghiệp vụ bán hàng khác nhau. •Kiểm tra tính có thực cuả nghiệp vụ: kiểm tra tính có thực cuả các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin không có thật vào tập tin chính, đồng thời cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập lại dữ liệu. Ví dụ kiểm tra tính có thực cuả mã số thuế nhà cung cấp trong doanh mục. •Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập. Ví dụ: số ngày trong tháng không được vượt quá 30, 31 ngày và tháng 2 không quá 29 ngày. •Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo các mẫu tin quan trọng điều được nhập vào, không có mẫu tin quan trọng nào được để trống. •Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: phục vụ việc nhập liệu nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống. •Kiểm tra dung lượng vùng nhập dữ liệu: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký tự thì không thể nhập dữ liệu dài 9 ký tự trở lên. •Số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác và đầy đủ cuả dữ liệu nhập. •Đònh dạng trước khi nhập liệu: các ô dữ liệu kiểu số, kiểu chữ… phải được tổ chức theo cùng kiểu đònh dạng. •Sử dụng giá trò mặc đònh và tạo số tự động: các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế sẽ được tạo các giá trò mặc đònh phục vụ cho việc nhập liệu được nhanh chóng. •Thông báo lỗi và hướng dẫm đầy đủ. 2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin: •Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin trong quá trình xử lý. Kiểm soát bảo trì tập tinnhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt và không bò mất tập tin dữ liệu. • Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảo bảo sự chính xác cuả việc sử lýsố liệu, đối với kế toán hàng tồn kho thì kiểm soát này là so sánh với phần yêu cầu ở trên. III. TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN: 3.1. Tiêu chuẩn pháp lý: Quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tuân theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam, các nghò đònh, Quyết đònh, các Thông tư hướng dẫn và các văn bản pháp luật có liên quan do nhà nước phát hành. 3.2. Tiêu chuẩn chất lượng phần mềm: 3.2.1. Đáp ứng nhu cầu thông tin cuả doanh nghiệp: •Phân tích tài chính báo cáo: Khả năng phân tích phần mềm là dựa trên khả năng phân tích dữ liệu để tạo ra các BOTC hữu ích theo mẫu của kế toán VN và theo yêu cầu của người sử dụng, cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết đònh cuả nhà quản trò. Thông tin có thể là thông tin về giá thành, công nợ phải thu phải trả, tài sản cố đònh quản lý tiền tệ… •Quản lý tồn kho: Đưa ra những kết xuất của hàng tồn kho một cách nhanh chóng, kòp thơì chính xác về số lượng, loại hàng, giá trò hàng nhập, xuất, tồn, và có khả năng dự báo trước được nhu cầu tồn kho và thơì gian cần thiết cho việc đặt trước mua hàng. •Hoạch đònh và quản lý sản xuất: Có thể lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa vào các đơn hàng đã nhận được và dự báo về các đơn hàng trong tương lai. Và có khả năng thông báo về việc hoàn thành các giai đoạn nhất đònh nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể. •Quản lý bán hàng và phân phối: Có khả năng báo cáo các dữ liệu khác nhau về một khách hàng nhất đònh, báo các nhóm khách hàng theo một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp yêu cầu, giúp doanh nghiệp xác đònh thò trường, thò phần từ đó đưa ra được chiến lược kinh doanh. •Quản lý nhân sự: Gồm quản lý tiền lương, dữ liệu về nhân viên và các thông tin đào tạo. Phần mềm phải tính được các khoản lương, trợ cấp, tiền thưởng, khoản chi trả theo qui đònh của Nhà nước… để đưa ra các báo cáo lương, giấy tính lương. Ngoài ra, phần mềm cung cấp thông tin phục vụ cho việc đào tạo, tái đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp. 3.2.2.Đảm bảo tính kiểm soát: •Có khả năng bảo mật cho các doanh nghiệp Phần mềm phải có khả năng ngăn cản các truy cập từ bên ngoài vào chương trình và cơ sở dữ liệu của chương trình, bởi vì việc này có thể phá hoại dữ liệu hoặc công bố ra ngoài dữ liệu mật của doanh nghiệp. •Lưu lại dấu vết truy cập: Phần mềm phải ghi lại tất cả thông tin về người sử dụng hệ thống, thời gian truy cập, hành động và kể cả lỗi thao tác. Ngoài người quản lý hệ thống ra không có bất kỳ người sử dụng nào biết và sửa đổi dấu vết này. •Bản sao dự phòng: Phần mềm phải có hệ thống lưu trữ tất cả tập tin trên ổ đóa cứng dự phòng hoặc thiết bò lưu trữ truyền thông khác nhằm bảo vệ việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm cấp máy tính hoặc các tai nạn bất ngờ hay hỏa hoạn gây ra. •Khả năng cho phép người sử dụng truy cập: Phần mềm có khả năng cho phép người sử dụng khác nhau chỉ có thể truy cập những chức năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của họ mà thôi. 3.2.3. Tốc độ và sử lý nhanh: đây chúng ta so sánh tốc độ xử lý thông tin giữa các phần mềm khác nhau. 3.2.4. Tương thích với thiết bò và các phần mềm khác: Người sử dụng cần xem xét, lựa chọn phần mềm có phù hợp, tương thích với thiết bò, phần cứng hiện tại ở doanh nghiệp, không cần phải có sự thay đổi lớn về các thiết bò máy móc, nếu không sẽ dẫn đến phí tổn cao, từ đó ảnh hưởng đến tiêu chuẩn chi phí của doanh nghiệp. 3.2.5. Dễ dàng thuận lợi sử dụng: Phần mềm phải thân thiện vớingười sử dụng, nghóa là dễ học và dễ sử dụng. Đối với tiêu chuẩn này thì các phần mềm trong nước có lợi thế hơn, bởi vì chúng đơn giản và phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam. Ngoài ra phần mềm này có khả năng cảnh báo cho người sử dụng biết các lỗi có thể xảy ra do việc nhập liệu sai, hoặc căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh đưa ra cảnh báo, chẳng hạn, báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống tới mức an toàn, hoặc cảnh báo một khách hàng đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. 3.2.6. Khả năng cho phép người điều chỉnh phần mềm: Ví dụ: Thiết kế loại mẫu báo cáo sửa đơn vò tiền tệ… Bản đòa hoá ( localization) cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Một số phần mềm nước ngoài chỉ có bảng tiếng anh và đây có thể là một vấn đề gây khó khăn cho Doanh nghiệp. 3.2.7.Đáp ứng các khả năng cập nhật khi thay đổi:  Về chuẩn mực kế toán, các thay đổi về chính sách thuế, phương pháp hoạch toán thuế.  Về qui mô doanh nghiệp, cơ cấu về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Chương trình phải có thể phát triển một cách dễ dàng về cả số lượng dữ liệu và người sử dụng khi công ty phát triển.  Có khả năng hổ trợ cho các cải tiến trong tương lai. 3.2.7. Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn và trợ giúp trực tuyến:  Chất lượng và sự đầy đủ các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người dùng để họ có thể sử dụng chương trình một cách hữu hiệu. Những tài liệu hướng dẫn bao gồm: • Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp. • Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt chương trình: hướng dẫn chi tiết về việc cài đặt phần mềm và đònh cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng. • Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng chương trình, cũng như những thông tin về việc khắc phục những sai sót. • Sách tra cứu: liệt kê các thông tin lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó • Tài liệu dành cho người quản lý mạng: cung cấp những thông tin về việc sử lý những sự cố. 3.3. Tiêu chuẩn chi phí: Các loại chi phí phát sinh gồm có chi phí để được sở hữu phần mềm, chi phí huấn luyện, hai loại chi phí này phát sinh ban đầu vào lúc DN mới mua phần mềm, ngoài ra còn có những chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.  Chi phí sở hữu gồm có: • Chi phí bản quyền: là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Thông thường các phần mềm được thiết kế sẵn rẽ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng vì chi phí này có thể san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng. • Chi phí triển khai: bao gồm chi phí phải trả cho nhà phân phối và thời gian mà các nhân viên của công ty phải tham gia vào quá trình triển khai phần mềm, quá trình chạy thử. • Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng của công nghệ thông tin: là các chi phí khác phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cuả công ty như phí bản quyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu , phần mềm ứng dụng cuả máy chủ, tăng độ băng thông , thiết bò mạng và các máy vi tính hay máy chủ mới. Các chi phí này tùy thuộc vào nhu cầu của công ty • Chi phí tư vấn: chi phí này là chi phí trả cho nhân viên tư vấn giúp cho công ty chọn được phần mềm phù hợp , đem đến cho công ty giải pháp tốt nhất và giám sát quá trình triển khai thực hiện của nhà cung cấp  Chi phí huấn luyện là chi phí phải trả cho huấn luyện đào tạo nhân viên của công ty cách sử dụng phần mềm  Chi phí phát sinh thừơng xuyên trong quá trình sử dụng phần mềm: bao gồm các chi phí bảo trì, nâng cấp sửa chữa…chi phí bảo trì bao gồm chi phí phải trả hàng năm cho đơn vò viết phần mềm và chi phí cho các nhân viên trong công ty chòu trách nhiệm bảo trì. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khỏang từ 8% đến 20% chi phí bản quyền Các lọai chi phí này phải được đánh giá so với lợi ích phần mềm mang lại thì mới có thể xác đònh được tiêu chuẩn này có được thỏa mãn hay không. 3.4. Tiêu chuẩn hỗ trợ phần mềm DN phải xem xét nhà cung cấp có dòch vụ hỗ trợ bảo trì , nâng cấp , hội nghò khách hàng … với chất lượng cao hay không. Đối với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, một rủi ro rất lớn là các nhân viên phát triển phần mềm đó chuyển sang một công ty khác hoặc không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó thì sẽ dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Đối với những phần mềm được thiết kế sẵn, phải quan tâm đến khả năng các công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất và bán phần mềm này bởi vì chất lượng và tính sẵn có của các dòch vụ hỗ trợ khách hàng hiện hữu cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ ngừng hoặt động 3.5. Tiêu chuẩn về người cung cấp Chúng ta phải xem xét đến nhà cung cấp có ý đònh hoặt động lâu dài hay không, uy tín trên thương trừơng như thế nào,mức chuyên nghiệp của họ đến đâu. Do trên thực tế có nhiều công ty sản xuất phần mềm hiện đang bò lỗ nên có thể các công ty này sẽ không còn tiếp tục hoặt động trong tương lai. Do đó, DN cần phải quan tâm đến những nhà cung cấp vẫn còn tiếp tục hoặt động kinh doanh trong một vài năm tới. 3.6. Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm: Tìm hiểu số lượng khách hàng sử dụng phần mềm giúp chúng ta đánh giá phần nào chất lượng phần mềm và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho khách hàng của phần mềm đó. . việc tìm hiểu và đánh giá phần mềm kế tóan là thực sự cần thiết. II.YÊU CẦU ĐỐI VỚI KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO: 2.1. Yêu cầu về hạch tóan kế tóan: Hàng tồn kho. sử dụng phần mềm kế toán . So sánh kế toán bằng tay và bằng máy tính: • Chi phí cơ hội khi làm kế tóan thủ công rất lớn: người kế toán làm kế toán truyền