65 Tìm hiểu và đánh giá Kế toán hàng tồn kho của phần mềm Kế toán Aspft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp

65 Tìm hiểu và đánh giá Kế toán hàng tồn kho của phần mềm Kế toán Aspft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM :

Trung Tâm Xúc Tiến và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp (VSDC) được thành lập theo QĐ 1952/2000/PT-TCCB ngày 30 tháng 10 năm 2000 của Chủ Tịch Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam Là một trung tâm xúc tiến phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

VSDC cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho các doanh nghiệp Việt Nam và các tổ chức khác Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp và các tổ chức khác

VSDC tư vấn, hỗ trợ phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại Việt Nam Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp đã tư vấn, hỗ trợ cho nhiều doanh nghiệp và tin học hoá công tác quản lý doanh nghiệp với hiệu quả cao và thực sự được sự tín nhiệm của nhiều doanh nghiệp trong cả nước

Với mạng lưới văn phòng và các chi nhánh trên cả nước gồm:Trụ sở chính ở Hà Nội và các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, năng động, chuyên nghiệp, VSDC có khả năng đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và các tổ chức khác của giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp trên khắp cả nước.

Với sự kết hợp thế mạnh và bề dày kinh nghiệm của một nhà cung cấp giải pháp phần mềm, khách hàng của trung tâm VSDC rất đa dạng, gồm các liên doanh, các tổng công ty và các doanh nghiệp nhà nước, các công ty cổ phần, công ty thương mại, dịch vụ, công ty sản xuất công nghiệp, xây lắp, các ban quản lý dự án đầu tư ,….

II ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM:

1.1 Cung cấp các giải pháp phần mềm doanh nghiệp

 Phần mềm kế toán ACsoft được xây dựng phù hợp theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC

 Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ACsoftME được thiết kế phù hợp chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định 144/2001/ QĐ-BTC

 Phần mềm kế toán chủ đầu tư ACPsoft xây dựng phù hợp theo quyết định 214/2000/QĐ-BTC

 Và các phần mềm quản lý khác về nhân sự, kho, bán hàng,tính giá thành…

1.2 Tư vấn, đào tạo và hỗ trợ ứng dụng các giải pháp tối ưu nhằm tin học hoá công tác quản lý tài chính –kế toán

 Thiết kế hệ thống kế toán theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin

 Tư vấn tổ chức luân chuyển, xử lý và kiểm tra chứng từ kế toán.

 Hướng dẫn làm kế toán bằng phần mềm chuyên nghiệp.

1.3 Cung cấp các dịch vụ về kế toán–tài chính-thuế.

 Hỗ trợ làm sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính.

 Lập báo cáo thuế, hồ sơ hoàn thuế, lập quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN.

 Tư vấn về phân tích tài chính và hoặt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.

 Hỗ trợ lập các dự án đầu tư , giám sát và đánh giá hiệu quả hoặt động của dự án.

1.4 Cung cấp văn bản, quy định mới về quản lý tài chính, kế toán thuế

1.5 Đào tạo cán bộ quản lý doanh nghiệp

VSDC thường xuyên mở các lớp đào tạo, cập nhật kiến thức với các chuyên đề về :

 Chính sách và quy định mới về thuế.

 Các chuẩn mực mới về kế toán và kiểm toán, thực hành kế toán, kiểm toán

 Lập kế hoạch, phân tích và hoạch định về tài chính doanh nghiệp.

 Các chuyên đề khác nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng quản lý doanh nghiệp

1.6 Hội thảo

VSDC đã tổ chức thành công các buổi hội thảo, diễn đàn trao đổi kiến thức chuyênmôn, nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp, với các chuyên gia trong và ngoài nước Tạo cầunối để thu nhận ý kiến góp ý của các doanh nghiệp về chính sách , chế độ quản lý tài chínhkế toán với cơ quan quản lý nhà nước

III SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

CÁC UỶ BAN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN

TRỊ

Uỷ ban về quan hệ lao động

Hội đồng doanh nhân nữ

Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Đông Aâu

, Nga

Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Châu Mĩ

Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Nhật

Bản, Đông Bắc Á

Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, ASEAN,

Nam Á,và Châu Phi

Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Trung

Quốc, Newzealand, và Uùc.

CÁC TỔ CHỨC BÊN CẠNH 1.Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam

2 Ban phân bổ tổn thất chung

ĐẠI HỘI

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN THƯỜNG TRỰC

BAN KIỂM TRA

CÁC UỶ BAN

CỦA HỘI ĐỒNG

QUẢN TRỊ

Ban quan hệ quốc tế,

trung tâm hội chợ triển

lãm

Ban hội viên và đào tạo

Văn phòng sử dụng lao

động

Ban pháp chế trọng tài

Ban tài chính

Ban tổ chức các bộ

Trung tâm hỗ trợ doanh

nghiệp Nhỏ và vừa

Văn phòng

CÁC CHI NHÁNH VÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN 1) Chi nhánh TPHCM 2) Chi nhánh Đà Nẵng tại Khánh Hoà

3) Chi nhánh Hải Phòng 4) Chi nhánh Cần Thơ 5)Chi nhánh Vũng Tàu 6)Văn phòng đại diện tại Thành Phố Vinh

7)Văn phòng đại diện tại Thành Phố Thanh Hoá

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Công ty Dịch Vụ Và Thương Mại Công ty Dịch Vụ Kỹ Thuật và XNK(Techsimex)

Công ty Tư Vấn Sở Hữu Công nghiệp và Chuyển Giao Công Nghệ Công ty Đầu Tư Và Thương Maiï Quốc Tế

Công ty phát triển thông tin Công ty TNHH tổ chức triển lãm VCCI

Trường cán bộ quản lý công nghiệp Báo diễn đàn doanh nghiệp Tạp chí Việt Nam Business Forum Trung tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm

Trung tâm Thông Tin Kinh Tế(BIZIC) Trung tâm Văn Hoá Doanh Nhân

IV CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TÓAN:

Ban tài chính quản lý tất cả các vấn đề về kế tóan, tài chính của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam Cơ cấu ban tài chính như sau:

Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam là cơ quan cấp bộ nên không thành lập phòng kế toán mà mọi công tác kế toán, tài chính sẽ do Ban tài chính quản lý

 Các đơn vị cơ sở (bao gồm: các chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vịtrực thuộc) hạch toán phụ thuộc nhưng do khối lượng phát sinh khá lớn nên các đơn vị nàycũng hạch toán doanh thu và và chi phí theo đúng Luật kế toán, tức là các đơn vị cơ sở nàycũng lập Báo Cáo tài chính nhưng ( BCTC) nộp lên cấp trên theo hàng tháng, nửa năm, vàbáo cáo năm nhưng không được trích lập các quỹ mà toàn bộ lãi, lỗ sẽ chuyển vào tài khoảnphải thu nội bộ -136 và chuyển lên cấp trên

 Về chứng từ, các đơn vị cơ sở không đăng ký với cục thuế địa phương, chỉ cóvăn phòng chính ở Hà Nội mới đăng ký thuế và có hóa đơn, các hóa đơn và chứng từ sẽđược phân phối cho các đơn vị cơ sở Hóa đơn của Phòng Thương Mại là hóa đơn tự in Địnhkỳ, các đơn vị cơ sở sẽ gởi tòan bộ chứng từ cùng báo cáo ra văn phòng chính Riêng chinhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, vì khối lượng nghiệp vụ phát sinh quá lớn nên khối lượngchứng từ cũng rất lớn, chi phí và nhân lực để vận chuyển và kiểm tra số chứng từ này cũngrất tốn kém; do đó chi nhánh này xin được giữ các chứng từ, nhưng văn phòng chính có thểthu hồi và kiểm tra bất kì lúc nào

TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH

PHÓ BAN TÀI CHÍNH

PHÒNG TỔNG

HỢP

PHÒNG THANH TÓAN THỦ

QUỸPHÒNG DỰ ÁN

CÁC CHI NHÁNH VÀ PHÒNG ĐẠI DIỆN

Chi nhánh TP.HCM

Chi nhánh Đà Nẵng

Văn phòng đại diện tại Khánh Hòa(trực thuộc

chi nhánh Đà Nẵng)

Chi nhánh Hải Phòng

Chi nhánh Cần thơ

Chi nhánh Vũng Tàu

Văn phòng đại diện tại TP Vinh

Văn phòng đại diện tại Thanh Hóa

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Công Ty Dịch Vụ Thương Mại(TSC) Công Ty Dịch Vụ Kỹ Thuật & XNK( Techsimex) Công Ty Tư Vấn Sở Hữu Công Nghiệp Và Chuyển Giao Công Nghệ(P &TP)

Công Ty Đầu Tư Và Thương Mại Quốc Tế Công Ty Phát Triển Thông Tin

Công Ty TNHH Tổ Chức Triển Lãm VCCI Trường Cán Bộ Quản Lý Công Nghiệp Báo Diễn Đàn Doanh Nghiệp

Tạp Chí Việt Nam Business Forum Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp

 Cơ cấu ban tài chính: đứng đầu ban tài chính là Trưởng ban tài chính, kếtiếp là Phó ban tài chính Chức vụ Trưởng và Phó ban tài chính là do chủ tịch phòng thươngmại bổ nhiệm

Trưởng ban tài chính sẽ quản lý tất cả các bộ phận giúp việc và các đơn vị cơ sở

Phó ban tài chính quản lý 2 bộ phận giúp việc là Phòng tổng hợp và Phòng thanh tóan( 2 phòng phụ trách chính về kế tóan của Phòng thương mại và Công Nghiệp Việt Nam)

 Ban tài chính có bộ phận giúp việc bao gồm 3 phòng: Phòng tổng hợp, phòng thanhtoán, Phòng dự án, và một bộ phận làm công tác thủ quỹ

Chức năng của từng bộ phận giúp việc:

 Phòng tổng hợp: làm công việc hạch toán kế toán tổng hợp là tổng hợp dữliệu của các đơn vị cơ sở ( các chi nhánh, văn phòng đại diện, các đơn vị trực thộc) Phòngnày sẽ làm công việc cân đối lãi lỗ giữa các đơn vị cơ sở, tổng hợp số liệu và lập báo cáoquyết toán phòng thương mại và nộp cho thuế đồng thời trích nộp thuế thu nhập dựa trênbáo cáo này Cơ cấu phòng này gồm có Trưởng phòng và các nhân viên Kế toán thống kêvà Kế toán tổng hợp

 Phòng thanh toán: phòng này làm nhiệm vụ của kế toán chi tiết: tức là hạchtoán các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý công nợ, tính lương cho cáccán bộ nhân viên… Phòng này còn làm nhiệm vụ là căn cứ vào các dự án được duyệt vàphân phối ngân sách cho các đơn vị cơ sở trong phạm vi dự án Cơ cấu này bao gồm Trưởngphòng và các nhân viên kế toán thanh toán

 Phòng dự án: phòng này sẽ thống kê và hạch toán các dự án xúc tiến thươngmại của quốc tế, của quốc gia và của VCCI,nộp các dự án này lên cấp trên chờ duyệt vàtriển khai dự án được duyệt cho các đơn vị cấp dưới

 Thủ quỹ: bộ phận này không được thành lập phòng như 3 bộ phận trênnhưng khối lượng công việc và nhân viên của bộ phận này cũng khá lớn, vì VCCI là cơ quancấp bộ, có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị trực thuộc nên lượng tiền ravào VCCI rất lớn: do đó, bộ phận thủ quỹ này được tổ chức khá lớn và có nhiều nhân viên

 Nơi em đang thực tập là Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh của Trung Tâm XúcTiến Phần Mềm Doanh Nghiệp, cơ cấu chi nhánh này như sau:

 Phòng tổng hợp chi nhánh: làm tất cả công việc hành chánh, quản trị nội bộ,tổ chức và kế toán chi nhánh

 Phòng tư vấn – phát triển ứng dụng phần mềm doanh nghiệp: cung cấp phầnmền kế tóan Acsfy, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp về phần mềm

 Phòng cơ sở dữ liệu và thương mại điện tử,quản lý cơ sở dữ liệu và thông tinthương mại điện tử

Ngoại trừ Phòng tổng hợp, 2 phòng còn lại chính là phòng nghiệp vụ, là nơi khaithác doanh thu và chăm sóc khách hàng

Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh Của Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp

Phòng Cơ Sở Dữ Liệu Và Thương Mại Điện Tử

Phòng Tư Vấn – Phát Triển Ưùng Dụng Phần Mềm DNPhòng Tổng Hợp

Chi Nhánh

V ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ VỐN:

Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam có tài sản và ngân hàng riêng, họat động theo chế độ tự chủ về tài chính.

Ngân sách của phòng hình thành từ các nguồn sau:

 Phí gia nhập và hội phí do hội viên đóng góp

 Các khoản thu từ hoặt động của phòng và các tổ chức trực thuộc và bên cạnh phòng

 Ngân sách nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được nhà nước giao

 Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của hiệp hội, doanh nghiệp, các tổ chứckhác và cá nhân trong và ngoài nứơc

Phòng sử dụng ngân sách của mình cho những việc:

 Chi hoạt động của phòng

 Chi tiền lương, các chi phí về cơ sở vật chất và hoạt động của các cơ quan chuyêntrách, các tổ chức trực thuộc và bên cạnh phòng

 Đầu tư mở rộng hoạt động trong và ngoài nước phù hợp với chức năng và nhiệm vụcủa phòng theo quy định của pháp luật

Chủ tịch Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệmquản lý tài sản và ngân sách của phòng

CHƯƠNG II

CƠ SỞ LÝ LUẬN

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:

Để làm rõ sự cần thiết này ta cần xem xét các khía cạnh sau: so sánh sơ bộ giữaviệc làm kế toán bằng tay và làm kế toán bằng máy dẫn đến nhu cầu ứng dụng tin học vàocông tác kế toán, khi sử dụng máy tính để phục vụ công tác kế toán thì vì sao xuất hiện nhucầu sử dụng phần mềm kế toán

So sánh kế toán bằng tay và bằng máy tính:

 Chi phí cơ hội khi làm kế tóan thủ công rất lớn: người kế toán làm kế toántruyền thống thủ công thì hàng ngày phải thu thập chứng từ, ghi nhận vào các sổ liên quan,sau đó tổng hợp các số liệu để ra báo cáo, tất cả những công việc này mất thời gian khánhiều, thời gian này chính là chi phí cơ hội mà doanh nghệp bị mất Nếu như sử dụng máy tínhđể làm kế toán thì sẽ tiết kiệm được chi phí cơ hội này vì người kế tóan sẽ không mất thờigian nhiều cho việc ghi sổ, và thời gian đó sẽ dành cho việc hoạch định các chính sách tàichính, làm công việc kế toán quản trị…

 Công việc kế tóan ghi sổ truyền thống sẽ làm giảm khả năng tư duy củangười kế toán Một nhân viên kế toán trong 4 năm Đại học được học tất cả các phần hành kếtoán, học về tài chính, kế toán Mỹ, kế toán quản trị … nhưng khi đi làm việc thực tế chỉ làmmột phần nhỏ như kế toán thanh toán, kế toán giá thành và sau nhiều năm ghi sổ họ chỉ biếtvề công việc kế toán mà họ đang làm, khả năng tư duy về những phần khác dần dần mất đi.Còn khi dùng máy tính làm kế toán làm máy tính điều đó khác hẳn, máy tính sẽ làm giảm thờigian để gia tăng kiến thức, học thêm, học thêm để nâng cao bản thân, từ đó khả năng tư duycủa họ không bị mai một mà ngày càng gia tăng

 Thông tin cung cấp cho nhà quản trị từ kế toán trong môi trường khác nhaucũng hoàn toàn khác nhau Thông tin cung cấp từ kế toán cho nhà quản trị là những thông tintổng hợp, chi tiết, thông tin phải kịp thời và có độ tin cậy cao Công việc kế tóan thủ công chỉcó thể cung cấp tông tin tổng hợp và hơn nữa công việc tổng hợp số liệu thường chỉ được thựchiện vào cuối tháng, điều này làm chậm đi quá trình cung cấp thông tin Còn nếu dùng máytính thì không những có thể cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết mà còn có thể truy xuấtthông tin vào bất cứ lúc nào theo yêu cầu của nhà quản trị Ví dụ như việc tính lãi lỗ chi tiếtcho từng mặt hàng, nếu chỉ có vài mặt hàng thì kế toán thủ công có thể theo dõi được nhữngnếu số mặt hàng lên tới con số hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng thì việc theo dõi và lấy thôngtin sẽ trở thành rất khó khăn, nhưng với máy tính thì việc này trở nên dễ dàng và nhanhchóng

Mặc dù kế toán sử dụng máy tính có nhiều lợi ích nhưng việc kiểm soát lại khó khăn hơn

so với kế toán thủ công Tuy vậy vẫn xuất hiện nhu cầu ứng tin học trong công tác kế toán vànhu cầu này ngày càng tăng cao khi trình độ tin học của tòan cầu phát triển nhanh chóng nhưhiện nay

Và theo nhu cầu này thì các doanh nghiệp dùng Excel phục vụ cho công tác kế tóan,nhưng việc lấy thông tin từ Excel cũng phải mất thời gian vì phải lọc dữ liệu để truy xuấtthông tin, nhu cầu sử dụng phần mềm kế tóan xuất hiện và ngày càng trở nên bức xúc hơn.Khi có cầu thì tất yếu phải có cung từ nhu cầu đó các nhà lập trình có kiến thức về kế tóan đãbắt tay vào viết các phần mềm kế tóan trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kếtóan trong và ngoài nước như: Quickbook, PeachTree, Solomon, Acsoft, SSP, Lạc Việt…; cácphần mềm đều có những điểm chưa hoàn thiện, hơn nữa như đã nêu ở trên vấn đề kiểm sóattrong phần mềm thực sự là vấn đề rất khó khăn, do đó theo em việc tìm hiểu và đánh giáphần mềm kế tóan là thực sự cần thiết

II.YÊU CẦU ĐỐI VỚI KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO:

2.1 Yêu cầu về hạch tóan kế tóan:

Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chấtbao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa Nguyêntắc hạch tóan hàng tồn kho;

 Hàng tồn kho được tính theo giá gốc: Trường hợp giá trị thuần có thể thựchiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

 Kế tóan hàng tồn kho phải đồng thời kế tóan chi tiết cả về giá trị lẫn hiệnvật Luôn luôn phải đảm sự khớp đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế với sổ kế tóantổng hợp và sổ kế tóan chi tiết

 Kế tóan được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ khigiá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc Số dự phòng giảm giá hàng tồn khođược lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiệnđược

Do phần mềm được viết theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giáxuất kho là bình quân gia quyền nên phần sau chỉ nêu cơ sở lý luận đối với hàng tồn khotheo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá xuất kho bình quân giaquyền như sau:

 Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: đây làphương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập khođược dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa Vìvậy giá trị vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế tóan được xác định ở bất kỳ thời điểm nàotrong kỳ kế tóan

Cuối kỳ kế tóan, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng tồn kho, đốichiếu với số liệu vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ sách Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế vàsố tồn kho trên sổ sách khớp đúng với nhau, nếu trong quá trình đối chiếu phát hiện sựchênh lệch thì phải tìm nguyên nhân của sự chênh lệch này và có biện pháp xử lý

Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền liên hòan thì giá vốnhàng tồn kho phải được tính lại sau mỗi lần nhập xuất hàng, đối với phương pháp bình quângia quyền một lần cuối kỳ thì giá vốn phải được tính một lần vào cuối kỳ và áp dụng giátính được cho tất cả các lần xuất hàng trong kỳ

2.2 Yêu cầu về kiểm sóat ứng dụng trong hệ thống kế tóan bằng máy:

2.2.1 Kiểm soát nhập liệu: Gồm có kiểm sóat nguồn dữ liệu và kiểm tra quátrình nhập liệu

a) Kiểm sóat nguồn dữ liệu: là công việc kiểm tra chứng từ phát sinh về đúngmẫu qui định, có đầy đủ chữ ký và các thủ tục kiểm sóat về việc phê duyệt và đánh số trước

… để đảm bảo việc nhập dữ liệu vào là hợp lệ Đây là công việc của kế toán trước khi nhậpliệu vào phần mềm sẽ không kiểm tra được phần này

b) Kiểm tra quá trình nhập liệu: phần mềm phải cài các thủ tục kiểm soát đểđảm bảo quá trình kiểm tra này Kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm:

 Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệuphải được nhập theo thứ tự nhất định Hệ thống sẽ báo lỗi hay thông báo nhắc nhở nếungười dùng không đúng thứ thự đã định sẵn

 Kiểm tra vùng dữ liệu: tức là hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập theo đúngloại đã khai báo Ví dụ khi nhập số tiền hay sốlượng thì không được nhập số liệu bằng kiểuchữ

 Kiểm tra dấu (>0 hay <0): qui định một số dữ liệu phải luôn luôn là sốdương hay số âm Ví dụ: đơn giá của mặt hàng phải luôn luôn là số dương

 Kiểm tra tính hợp lý: Khi nhập các nghiệp vụ, số chứng từ, ngày nhập liệu…phải được kiểm tra tính hợp lý Ví dụ: số hoá đơn không được trùng lắp giữa các nghiệp vụbán hàng khác nhau.

 Kiểm tra tính có thực cuả nghiệp vụ: kiểm tra tính có thực cuả các đối tượngtham gia vào nghiệp vụ nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệthống chuyển thông tin không có thật vào tập tin chính, đồng thời cũng cung cấp khả năngsửa sai và nhập lại dữ liệu Ví dụ kiểm tra tính có thực cuả mã số thuế nhà cung cấp trongdoanh mục

 Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhậpliệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập Ví dụ: số ngày trong tháng khôngđược vượt quá 30, 31 ngày và tháng 2 không quá 29 ngày

 Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo các mẫu tin quan trọng điều được nhập vào,không có mẫu tin quan trọng nào được để trống

 Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: phục vụ việc nhập liệu nhanh chóng vàchính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống

 Kiểm tra dung lượng vùng nhập dữ liệu: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký tựthì không thể nhập dữ liệu dài 9 ký tự trở lên

 Số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác và đầy đủ cuả dữ liệunhập

 Định dạng trước khi nhập liệu: các ô dữ liệu kiểu số, kiểu chữ… phải được tổchức theo cùng kiểu định dạng

 Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: các nghiệp vụ có cùng nội dungkinh tế sẽ được tạo các giá trị mặc định phục vụ cho việc nhập liệu được nhanh chóng

 Thông báo lỗi và hướng dẫm đầy đủ

2.2.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin:

 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tintrong quá trình xử lý Kiểm soát bảo trì tập tinnhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt vàkhông bị mất tập tin dữ liệu

Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảo bảo sự chính xác cuả việc sử lýsố liệu, đối vớikế toán hàng tồn kho thì kiểm soát này là so sánh với phần yêu cầu ở trên

III TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:

3.1 Tiêu chuẩn pháp lý:

Quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tuân theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam, các nghị định, Quyết định, các Thông tư hướng dẫn và các văn bản pháp luật có liên quan do nhà nước phát hành.

3.2 Tiêu chuẩn chất lượng phần mềm:

3.2.1 Đáp ứng nhu cầu thông tin cuả doanh nghiệp:

 Phân tích tài chính báo cáo:

Khả năng phân tích phần mềm là dựa trên khả năng phân tích dữ liệu để tạo ra cácBOTC hữu ích theo mẫu của kế toán VN và theo yêu cầu của người sử dụng, cung cấpthông tin phục vụ cho việc ra quyết định cuả nhà quản trị

Thông tin có thể là thông tin về giá thành, công nợ phải thu phải trả, tài sản cố địnhquản lý tiền tệ…

 Quản lý tồn kho:

Đưa ra những kết xuất của hàng tồn kho một cách nhanh chóng, kịp thơì chính xácvề số lượng, loại hàng, giá trị hàng nhập, xuất, tồn, và có khả năng dự báo trước được nhucầu tồn kho và thơì gian cần thiết cho việc đặt trước mua hàng

 Hoạch định và quản lý sản xuất:

Có thể lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa vào các đơn hàng đã nhậnđược và dự báo về các đơn hàng trong tương lai Và có khả năng thông báo về việc hoànthành các giai đoạn nhất định nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể.

 Quản lý bán hàng và phân phối:

Có khả năng báo cáo các dữ liệu khác nhau về một khách hàng nhất định, báocác nhóm khách hàng theo một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp yêu cầu, giúp doanh nghiệpxác định thị trường, thị phần từ đó đưa ra được chiến lược kinh doanh

 Quản lý nhân sự:

Gồm quản lý tiền lương, dữ liệu về nhân viên và các thông tin đào tạo Phần mềmphải tính được các khoản lương, trợ cấp, tiền thưởng, khoản chi trả theo qui định của Nhànước… để đưa ra các báo cáo lương, giấy tính lương

Ngoài ra, phần mềm cung cấp thông tin phục vụ cho việc đào tạo, tái đào tạo chonhân viên trong doanh nghiệp

3.2.2.Đảm bảo tính kiểm soát:

 Có khả năng bảo mật cho các doanh nghiệp

Phần mềm phải có khả năng ngăn cản các truy cập từ bên ngoài vào chương trình và cơ sởdữ liệu của chương trình, bởi vì việc này có thể phá hoại dữ liệu hoặc công bố ra ngoài dữliệu mật của doanh nghiệp

 Lưu lại dấu vết truy cập:

Phần mềm phải ghi lại tất cả thông tin về người sử dụng hệ thống, thời gian truycập, hành động và kể cả lỗi thao tác Ngoài người quản lý hệ thống ra không có bất kỳngười sử dụng nào biết và sửa đổi dấu vết này

 Bản sao dự phòng:

Phần mềm phải có hệ thống lưu trữ tất cả tập tin trên ổ đĩa cứng dự phòng hoặc thiết bịlưu trữ truyền thông khác nhằm bảo vệ việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm cấp máy tínhhoặc các tai nạn bất ngờ hay hỏa hoạn gây ra

 Khả năng cho phép người sử dụng truy cập:

Phần mềm có khả năng cho phép người sử dụng khác nhau chỉ có thể truy cập những chứcnăng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của họ mà thôi

3.2.3 Tốc độ và sử lý nhanh:

Ơû đây chúng ta so sánh tốc độ xử lý thông tin giữa các phần mềm khác nhau

3.2.4 Tương thích với thiết bị và các phần mềm khác:

Người sử dụng cần xem xét, lựa chọn phần mềm có phù hợp, tương thích vớithiết bị, phần cứng hiện tại ở doanh nghiệp, không cần phải có sự thay đổi lớn về các thiết

bị máy móc, nếu không sẽ dẫn đến phí tổn cao, từ đó ảnh hưởng đến tiêu chuẩn chi phí củadoanh nghiệp

3.2.5 Dễ dàng thuận lợi sử dụng:

Phần mềm phải thân thiện vớingười sử dụng, nghĩa là dễ học và dễ sử dụng Đối với tiêu chuẩn này thì các phần mềm trong nước có lợi thế hơn, bởi vì chúng đơn giản và phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam.

Ngoài ra phần mềm này có khả năng cảnh báo cho người sử dụng biết các lỗi có thể xảy ra do việc nhập liệu sai, hoặc căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh đưa ra cảnh báo, chẳng hạn, báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống tới mức an toàn, hoặc cảnh báo một khách hàng đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.

3.2.6 Khả năng cho phép người điều chỉnh phần mềm:

Ví dụ: Thiết kế loại mẫu báo cáo sửa đơn vị tiền tệ…

Bản địa hoá ( localization) cũng là một vấn đề đáng quan tâm Một số phần mềm nước ngoài chỉ có bảng tiếng anh và đây có thể là một vấn đề gây khó khăn cho Doanh nghiệp.

3.2.7.Đáp ứng các khả năng cập nhật khi thay đổi:

 Về chuẩn mực kế toán, các thay đổi về chính sách thuế, phươngpháp hoạch toán thuế

 Về qui mô doanh nghiệp, cơ cấu về hoạt động nội bộ của doanhnghiệp Chương trình phải có thể phát triển một cách dễ dàng về cả số lượng dữ liệu vàngười sử dụng khi công ty phát triển

 Có khả năng hổ trợ cho các cải tiến trong tương lai

3.2.7 Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn và trợ giúp trực tuyến:

 Chất lượng và sự đầy đủ các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người dùng đểhọ có thể sử dụng chương trình một cách hữu hiệu Những tài liệu hướng dẫn bao gồm:

 Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng màphần mềm đó có thể cung cấp

 Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt chương trình: hướng dẫn chi tiết vềviệc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng

 Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụngchương trình, cũng như những thông tin về việc khắc phục những sai sót

 Sách tra cứu: liệt kê các thông tin lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi vàhướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó

 Tài liệu dành cho người quản lý mạng: cung cấp những thông tin vềviệc sử lý những sự cố

3.3 Tiêu chuẩn chi phí:

Các loại chi phí phát sinh gồm có chi phí để được sở hữu phần mềm, chi phí huấn luyện, hai loại chi phí này phát sinh ban đầu vào lúc DN mới mua phần mềm, ngoài ra còn có những chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.

 Chi phí sở hữu gồm có:

 Chi phí bản quyền: là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sửdụng phần mềm Thông thường các phần mềm được thiết kế sẵn rẽ hơn nhiều so với cácphần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng vì chi phí này có thể san sẻ cho hàng trăm hoặc hàngngàn người sử dụng

 Chi phí triển khai: bao gồm chi phí phải trả cho nhà phân phối vàthời gian mà các nhân viên của công ty phải tham gia vào quá trình triển khai phần mềm,quá trình chạy thử

 Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng của công nghệ thông tin: là các chiphí khác phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cuả công ty như phíbản quyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu , phần mềm ứng dụng cuả máy chủ, tăng độ băngthông , thiết bị mạng và các máy vi tính hay máy chủ mới Các chi phí này tùy thuộc vàonhu cầu của công ty

 Chi phí tư vấn: chi phí này là chi phí trả cho nhân viên tư vấn giúpcho công ty chọn được phần mềm phù hợp , đem đến cho công ty giải pháp tốt nhất và giámsát quá trình triển khai thực hiện của nhà cung cấp

 Chi phí huấn luyện là chi phí phải trả cho huấn luyện đào tạo nhân viêncủa công ty cách sử dụng phần mềm

 Chi phí phát sinh thừơng xuyên trong quá trình sử dụng phần mềm: bao gồmcác chi phí bảo trì, nâng cấp sửa chữa…chi phí bảo trì bao gồm chi phí phải trả hàng năm cho

đơn vị viết phần mềm và chi phí cho các nhân viên trong công ty chịu trách nhiệm bảo trì.Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khỏang từ 8% đến 20% chi phí bản quyền

Các lọai chi phí này phải được đánh giá so với lợi ích phần mềm mang lại thì mới có thể xác định được tiêu chuẩn này có được thỏa mãn hay không.

3.4 Tiêu chuẩn hỗ trợ phần mềm

DN phải xem xét nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ bảo trì , nâng cấp , hội nghị khách hàng … với chất lượng cao hay không.

Đối với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, một rủi ro rất lớn là các nhân viên phát triển phần mềm đó chuyển sang một công ty khác hoặc không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó thì sẽ dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng cho doanh nghiệp Đối với những phần mềm được thiết kế sẵn, phải quan tâm đến khả năng các công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất và bán phần mềm này bởi vì chất lượng và tính sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ khách hàng hiện hữu cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ ngừng hoặt động

3.5 Tiêu chuẩn về người cung cấp

Chúng ta phải xem xét đến nhà cung cấp có ý định hoặt động lâu dài hay không, uy tín trên thương trừơng như thế nào,mức chuyên nghiệp của họ đến đâu Do trên thực tế có nhiều công ty sản xuất phần mềm hiện đang bị lỗ nên có thể các công ty này sẽ không còn tiếp tục hoặt động trong tương lai Do đó, DN cần phải quan tâm đến những nhà cung cấp vẫn còn tiếp tục hoặt động kinh doanh trong một vài năm tới.

3.6 Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm:

Tìm hiểu số lượng khách hàng sử dụng phần mềm giúp chúng ta đánh giá phần nào chất lượng phần mềm và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho khách hàng của phần mềm đó.

CHƯƠNG III TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO CỦA PHẦN MỀM

KẾ TÓAN ACSOFT

A GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT MÀ PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM PHỤC VỤ CHO KHÁCH HÀNG

I.Giới Thiệu Chung

Phần mềm quản lý tài chính kế tóan ACSoft do Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp thuộc Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam(VCCI-VSDC)xây dựng ngày 29/04/1999 theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT,hệ thống báo cáo theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC và được viết theo ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 6.0

Đặc biệt , ACSoft thường xuyên cập nhật và hòan chỉnh phù hợp với các quy định mới nhất về Thuế và Kế Tóan của Bộ Tài Chính như Hệ Thống Tài Khỏan,Phương Pháp Hạch Tóan,Chế Độ Báo Cáo Tài Chính và phần mềm đã được cập nhật theo 16 chuẩn mực kế tóan mới theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC,TT89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của BTC, QĐ165/2002/QĐ- BTC,TT105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003,các biểu mẫu kê khai thuế GTGT bổ sung theo thông tư số 82/2000/TT-BTC ngày 18/9/2002,thông tư số 120/2003/TT- BTC ngày 12/12/2003, thông tư số 84/2004/TT-BTC ngày 18/8/2004 của BTC, QĐ 206/2003/QĐ-BTC về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

Với hai phiên bản theo hai hình thức kế tóan Nhật Kí chung và Nhật Kí chứng từ , phiên bản tiếng Việt và phiên bản tiếng Anh,phần mềm kế tóan ACSoft phù hợp và đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp Cho đến nay đã có trên 5000 doanh nghiệp Việt Nam trên tòan quốc đánh giá cao và sử dụng ACSoft như một giải pháp hữu hiệu cho công tác kế tóan của mình

II.Một Số Ưu Điểm Nổi Bật Của Acsoft

Hạch tóan doanh thu, chi phí, lãi lỗ

 Tính giá thành và theo dõi doanh thu chi tiết đến từng mặt hàng , loại dịch vụ, hợp đồng…theo yêu cầu quản lý của đơn vị

 Theo dõi chi phí cho từng bộ phận sản xuất,từng dự án theo từng khoản mục riêng biệt

 Hạch toán riêng tiền lương, tự động tính các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

 Tự động trích khấu hao tài sản cố định ,kết chuyển và phân bổ các chi phí theo yêu cầu đơn vị.

Quản lý hàng hóa, vật tư

 Quản lý chi tiết số lượng, giá trị hàng hóa, thành phẩm, vật tư theo yêu cầu đơn vị.

 Công cụ lao động, phân bổ nhiều lần có thể xem chi tiết số tháng phân bổ, giá trị còn lại…

 Quản lý hàng xuất gởi bán cho từng đại lý và tình hình thanh tóan của đại lý.

Quản lý tài sản, vốn , công nợ

 Theo dõi chi tiết từng lọai công nợ , khách hàng, hợp đồng mua bán…hoặc theo các tiêu thức quản trị.

 Quản lý tài sản theo chủng lọai, bộ phận quản lý, nguồn hình thành tài sản

 Hạch tóan chi tiết tiền mặt, tiền gởi theo từng ngân hàng,tình hình góp vốn của doanh nghiệp

 Theo dõi công nợ,tiền…theo nhiều lọai ngọai tệ khác nhau và xử lý chênh lệch tỷ giá linh họat.

Các báo cáo kế tóan

 Lập đầy đủ các báo cáo kế tóan,báo cáo tài chính: bảng cân đối kế tóan, Báo cáo kết quả họat động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Hệ thống báo cáo VAT theo TT 120/2003/TT-BTC và TT số 84/2004/TT-BTC ngày 18/08/2004 của Bộ Tài Chính.

 Cung cấp các báo cáo và sổ sách kế tóan quản trị chi tiết theo yêu cầu quản lý.

 Báo cáo từ Acsoft có thể chuyển sang Excel để sửa đổi phù hợp với yêu cầu từng d0ơn vị.

 Khóa sổ kế tóan theo từng thời điểm sau khi đã hòan tất sổ sách.

 Acsoft có thể tự điều chỉnh, mở rộng chương trình theo nhu cầu phát triển kinh doanh.

III Danh sách khách hàng của acsoft

BAO BÌ- GIẤY

 Cty TNHH SX TM Bao Bì Phương Nam

 Cty Cp Giấy Rạng Đông

 Cty Cp Mai Lan

 Xn Bao Bì Tây Ninh

GIAO NHẬN-VẬN TẢI

 Cty Giao Nhận Vận Tải Công Thành

 Cty TNHH TM DV Đại Dương

 Cty TNHH Giao Nhận QT APS

 Cty TNHH TM DV GN VTGT Trường Giang

 Cty CP Đầu Tư PT Vận Tải Mê Công

 Cty CP Giao Nhận Và Thương Mại KL

CƠ KHÍ

 Cty Chế Tạo Động Cơ VINAPRO

 Cty Sản Xuất Cơ Khí An Bình Cơ

 Nhà Máy Cơ Khí Lâm Nghiệp Sài Gòn

 Cty Máy Nông Nghiệp Miền Nam(VIKYNO)

DỆT MAY

 Cty TNHH May Mặc Thăng Long

 DNTN May Mặc Cao Minh

 Cty tnhh XNK May Mặc Sai Gon

 Cty TNHH Hikoti Vina

DA GIẦY

 Cty Giày An Giang

 Cty Giày Sài Gòn

 Cty SX Giày Khải Hoàn

BÁNH KẸO, THỰC PHẨM , HẢI SẢN

 Cty Mía Đường Sóc Trăng

 Cty TNHH TM CB Thực Phẩm Vĩnh Lộc

 Cty CP Chế Biến Thuỷ Sản Xk Minh Hải

 Cty Bánh Kẹo Phạm Nguyên

 Thương mại, xuất nhập khẩu,sản xuất

 Cty TNHH Thương Mại Nguyên Hà

 Cty TNHH TM DV An Nhơn

 Cty TNHH SX Tcông MNghe Và Tm Tỉ Cơ

 Cty TNHH SX TM Mỹ Phẩm Sam Sa Ra

 Cty TNHH DV TM Tiếp Thị Thể Thao QVT

 Cty XNK Vĩnh Long

 Cty XNK Nông Lâm Sản Sai Gòn

 Cty SX XNK Diện Điện Máy Phú Yên

 Htx Thủ Công Mĩ Nghệ Xk Vĩnh Long

 Cty TV XD TM Đông Nam

 Cty Muối Miền Nam

 Cty CP Bê Tông Ly Tâm An Giang

 Cty TNHH Gốm Sứ Cường Phát

 Cty Thiết Bị Hàn Phong Dủ

Cơ

DU LỊCH

 Cty Đầu Tư Du Lịch Vũng Tàu

 Cty SX XNK và DL Hacota DƯỢC PHẨM

 Cty CP Dược Phẩm Nam Hà

 Cty CP SXHD Dược Và Trang TBYT Việt Mỹ

 Cty TNHH TM Dựơc Phẩm Bình Nguyên LINH KIỆN –MÁY VI TÍNH

 Cty TNHH TM Khánh Bình

 Cty TNHH TM DV Era

 Cty Máy Tính Rôbô

 Cty TNHH TM DV VT và Tin Học Vt

 Cty TNHH TV XD và TH lĩnh phong conic DẦU KHÍ, GAS

 Cty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn

 Cty TNHH Khí Đốt Vịnh Phát

 Cty Gas Thái Bình Dương

 Cty TNHH Gas Bình Dương

 Cn CTY CP ĐT và Vt Dầu Khí Vinashin

 Cty Universal Petrolfeum Việt Nam THIẾT BỊ ĐIỆN

 HTX Điện Quang

 Cty SX XNK Điện Máy Phú Yên

 Cty TNHH Điện Mạnh Phương

 Cty TNHH Thiết Bị Điện Trường Phú

 Cty TNHH Cơ Điện Lạnh Đông Sapa

IN ẤN- BÁO CHÍ –QUẢNG CÁO

 Nhà In Thông Tấn Xã

 Xn In Hồ Văn Tẩu

 Nhà In Thanh Niên

 Cty Quảng Cáo Kì Sơn

 Cty Quảng Caó Sài Gòn

 Cty TNHH TMDV Quảng Cáo Chung Trí Tuệ

 Cty Saachi And Saachivn XÂY DỰNG – CẦU ĐƯỜNG

 Cty Vật Liệu Xây Dựng Và Khí Đốt

 Cty TNHH XD TM An Tâm

 Cty TNHH XD Cầu Đường Tây Ninh

 CTY TNHH XD An Cư

 Cty TNHH XD TM DV Ích Minh Phương

 Cty TNHH XD DV MINH KHÔI

 Cty TNHH Xây Dựng Bách Khoa

 Cty CP Vật Tư Và Xây Dựng Daklak

 Cty XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN NHÀ VĨNH LONG

 Cty Cổ Phần Đầu Tư Việt Kiều

 Cty TNHH TM XD Điện Việt Nhật

IV.ĐẶC ĐIỂM ÁP DỤNG CỦA PHIÊN BẢN ĐANG NGHIÊN CỨU:

 Hình thức sổ kế tóan: Nhật ký chung

 Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: bình quân gia quyền



B GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT NHẬT KÝ CHUNG:

I Khởi Tạo Và Quản Lý Dữ Liệu:

1.1 Cài đặt phần mềm:

a) Yêu cầu về máy tính: phần mềm được chạy trong chương trình Window9x trở lên: tốc độ máy tối thiểu CPU>=233MZ, RAM >=64MB, đĩa cứng trống tối thiểu 200MB.

b) Cài đặt chương trình kế tóan Acsoft: khởi động máy tính, vào Window: đưa đĩa CD có chương trình kế tóan ACsoft vào ổ đĩa: chọn file Setup.exe ,

vì phần mềm dược thiết kế cài đặt dưới dạng Wizard nên chỉ cần thực hiện theo yêu cầu, chỉ lưu số serial của phần mềm thì doanh nghiệp sẽ gõ số thuế vào.

1.2 Màn hình khởi động ban đầu:

Sau khi cài đặt xong, ta double click vào Shortcut Acsoft trên màn hình để vào chương trình, màn hình xuất hiện

Máy chủ, máy trạm là dùng cho chương trình Acsoft mạng, tức là có nhiều kế toán sử dụng chung cơ sỡ dữ liệu Acsoft của máy chủ Biệt lập là dùng cho chương trình Acsoft máy đơn cho 1 kế tóan sử dụng phần mềm

Sau khi chọn máy chủ máy tram hay biệt lập xong màn hình xuất hiện:

Họ và tên: họ tên người sử dụng chương trình, được đặt ngay từ đầu khi khởi động máy đối với chương trình biệt lập và được khai báo phân quuyền làm việc với chương trình mạng.

Chức vụ: tương tự Họ và Tên.

Mật kẩu: đối với chương trình biệt lập thì do người sử dụng đặt khi sử dụng phần mềm, đối với chương trình mạng thì được khai báo chung với phần Họ và Tên và chức vụ khi phân quuyền làm việc cho mỗi nhân viên.

Niên độ: niên độ kế tóan khi sử dụng phần mềm.

Sau khi nhập các thông tin cần thiết, click Xác Nhận để vào chương trình.

II CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ PHẦN MỀM:

Sau khi vào chương trình, ta thấy thanh thực đơn chính và phụ:

Thanh thực đơn chính bao gồm tất cả các chức năng quản trị phần mềm, còn thanh thực đơn phụ là hệ thống các nút nhấn để thao tác nhanh 1 số các chức năng thường dùng trong thanh thực đơn chính.

2.1 Sơ lược các chức năng trên thanh thực đơn chính

2.1.1 Kế tóan chi tiết:

Đối với phần tiền vay là để xử lý các nghiệp vụ vay tiền không nhập quỹ tiền mặt cũng không nhập vào ngân hàng như vay trả tiền ngay cho người bán vay trả thẳng cho người lao động…

Trong mỗi from nhập của phần này, trước khi lưu nghiệp vụ phần mềm hỏi tính chất thu chi để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp.

 Kế tóan hàng hóa nguyên vật liệu: bao gồm Hàng hóa, Thành phẩm,Nguyên vật liệu, Công cụ, theo đồng Việt Nam và Ngọai tệ

Trong phần này người sử dụng sẽ lập và in các Phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT và Phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT và in Hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ Tài Chính Riêng đối với Thành phẩm không có phần nhập khẩu và thành phẩm được nhập kho theo giá tạm tính, sau khi tính giá thành đơn vị ở phần kế tóan tổng hợp thì sẽ bổ sung phần chênh lệch của giá thành nhập kho.

Ngòai ra trong mỗi phần đều có Nhập khác, Xuất khác: đây chính là phần mở cho phép ta nhập tất cả nghiệp vụ có liên quan đến số lượng.

 Kế tóan hàng đại lý:trong phần này ta sử dụng các bút tóan xuất kho hànghóa, thành phẩm gởi đại lý, đại lý xuất hàng bán và nhập hàng đại lý trả lại; in phiếu xuất

kho hàng gởi đại lý theo mẫu số 04/ XKĐL-3LL của bộ tài chính, in hóa đơn GTGT khi đạilý xuất bán hàng.

 Kế tóan tài sản cố định: ở phần này ta có thể xem và sửa các thông tin trênThẻ tài sản cố định Tuy nhiên xem và sửa là 2 from khác nhau, thời gian xem phụ thuộcvào ngày tính khấu hao trên thẻ, ta có thể xem theo Lọai tài sản và Bộ phận quản lý Ta chỉsửa được tài sản khi ta biết chính xác tài sản đó được nhập vào ngày nào, điều này cũng là

1 thủ tục kiểm sóat ngăn ngừa những người không có thẩm quyền sửa thông tin trên thẻ

 Kế tóan khác: phục vụ các nghiệp vụ hòan ứng của nhân viên, ghi nhậndoanh thu dịch vụ, và các nghiệp vụ còn lại, phần này cho phép nhập tất cả các nghiệp vụtrừ các nghiệp vụ có chất lượng

 Kế tóan tài sản ngòai bảng: nhập số dư đầu kỳ tài khỏan ngoài bảng và cácnghiệp vụ có liên quan

 Nhập hàng trả lại: ghi nhận bút tóan nhập kho, giảm nợ, Tăng hàng bán bịtrả lại, đồng thời kết chuyển làm giảm doanh thu

 Xuất điều chuyển nội bộ: thực hiện bút tóan chuyển kho và in phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu 03/VT-3LL

Trong tất cả các from nhập các phần hành có ngoại tệ đều có ô nhập tỷ giá và tự động tính chênh lệch tỷ giá.

2.1.2 Kế tóan tổng hợp:

 Phân bổ công cụ dụng cụ: phần này sẽ thực hiện kết chuyển chi phí công cụdụng cụ được treo trên tài khỏang Chi phí trả trước-1421, chi phí trả trước dài hạn-242 vàocác tài khỏan chi phí liên quan

 Trích khấu hao tài sản cố định: tại phần này phần mềm sẽ trích khấu hao tàisản cố định vào chi phí kiên quan theo từng tháng và in các Bảng tính khấu hao tổng hợphay theo loại tài sản, bộ phận quản lý

 Bảng phân bổ chi phí mua hàng: phần này sẽ phân bổ chi phí mua hàng treo

ở tài khỏang 1562 vào Giá vốn hàng bán theo nhiều tiêu thức và tỷ trọng phân bổ

 Xác định giá vốn: đây là phần xác định lại giá vốn các lần xuất hàng theophương pháp bình quân gia quyền một lần cuối kỳ

 Kết chuyển khác: thực hiện các bút tóan kết chuyển làm giảm doanh thu nhưchiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

 Tính lương và bảo hiểm xã hội: thực hiện bút tóan kết chuyển lương và tínhBảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đòan vào các lọai chi phi

Chỉ thực hiện kết chuyển lương khi doanh nghiệp đã có bút tóan chi lương trước đó, và phải theo đúng tài khỏan 3341: lương công nhân trực tiếp, 3342: lương quản lý phân xưởng, 3343: lương nhân viên bán hàng, 3344: lương nhân viên quản lý vì khi kết chuyển phần mềm sẽ căn cứ vào đó kết chuyển vào chi phí tương ứng Nếu doanh nghiệp không có bút tóan chi lương trước thì sẽ vào phần Kế tóan khác thực hiện bút tóan kết chuyển lương, sau đó vào phần này tính Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế, Kinh Phí Công Đòan Đồng thời thực hiện bút tóan kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào chi phí` sản xuất dở dang.

 Tổng hợp giá thành: phần này sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển các chi phínguyên vật liệu trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang, và phân bổ chi phí sản xuất chungvào chi phí sản xuất dở dang theo tiêu thức do người dùng tùy chọn Đồng thời tính giá thànhđơn vị của sản phẩm theo các trường hợp sản phẩm qua nhiều công đọan sản xuất, sản phẩmchỉ có 1 công đọan sản xuất, bổ sung giá thành nhập kho, bổ sung giá thành vào giá vốnhàng bán ra

 Xác định kết quả: đây là phần cuối của công việc tổng hợp dữ liệu, phầnnày sẽ kết chuyển giá vốn hàng bán, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp vào tài khỏan Xác định kết quả, xác định kết quả họat động tài chính và họat độngkhác sau đó kết chuyển lãi, lỗ vào Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.

Tất cả các phần này trong kế tóan tổng hợp đều thực hiện tự động.

2.1.3 Sổ chi tiết

 Các báo cáo chi tiết:

 Sổ quỹ tiền mặt

 Sổ tiền gởi ngân hàng.

 Sổ chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

 Sổ chi tiết các tài khỏan: in tất các sổ chi tiết tài khỏan theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính.

 Sổ chi tiết theo nhiệm vụ: in Sổ chi tiết theo vụ việc đã khai báo trong phần Hệ Thống.

 Nhật ký hàng hóa:

Nhật ký mua hàng: liệt kê các chứng từ mua hàng theo từng mặt hàng.

Nhật ký bán hàng: liệt kê các chứng từ bán hàng theo từng mặt hàng và các mặt hàng 1 khách hàng đã mua trong kỳ, đồng thời cũng có thể xem theo nhóm khách hàng.

Sổ đối chiếu công nợ phải thu: cung cấp thông tin về số dư nợ, các chứng từ thanh tóan của tất cả các khách hàngvà chi tiết từng khách hàng

Sổ đối chiếu công nợ phải trả: cung cấp thông tin về số tiền doanh nghiệp nợ, các chứng từ thanh tóan của tất cả các người bán ra và chi tiết từng người bán

Báo cáo chi tiết xuất hàng: liệt kê từng chứng từ xuất hàng theo số lượng, đơn giá các khoảng chiết khấu, thuế GTGT.

Báo cáo tổng hợp xuất hàng:liệt kê số lượng giá trị hàng xuất không theo chứng từ mà theo từng mặt hàng.

Sổ chi tiết bán hàng: ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng theo từng chứng từ Sổ chi tiết lợi nhuận: cho biết doanh thu giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng, từng nhóm hàng.

Thẻ kho: là Sổ chi tiết tài khỏan khác nhưng in theo tài khỏan 1561 do phần mềm đề xuất nhưng cũng có thể in theo tài khỏan khác.

Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung cấp nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số chứng từ hoặc theo cả hai, xem chi tiết cho từng mã cấp tài khỏan, theo số lượng, ngọai tệ, tiêu thức quản lý, và có thể sửa tiêu đề báo cáo theo nhu cầu sử dụng.

Sổ chi tiết tài khỏang 131: sổ này liệt kê chi tiết từng khách hàng nợ, số phát sinh của họ theo chứng từ và những lần thanh tóan nợ, đồng thời cho biết số dư nợ của từng khách hàng.

Biên bản đối chiếu công nợ: lập và in Biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng,nhà cung cấp

 Sổ tổng hợp chi tiết:

Sổ tổng hợp chi tiết công nợ:liệt kê công nợ theo từng mã cấp, từng đối tượng chi tiết

Sổ tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa:liệt kê hàng tồn kho theo từng mã cấp,từng đối tượng chi tiết,theo tiêu thức quản lý nhưng không có số lượng

Sổ tổng hợp chi tiết khác: xem sổ tổng hợp chi tiết các tất cả các tài khỏan , mỗi tài khỏan liệt kê theo đối tượng chi tiết,có thể xem theo số lượng ,tiêu thức quản lý,ngọai tệ, theo tài khỏan đối ứng và có thể sửa tiêu đề báo cáo Tại đây ta có thể

in Bảng kê nhập xuất tồn hàng , vật tư

Bảng kiểm kê cuối kỳ: in tồn kho theo sổ sách của từng đối tượng phục vụ cho việc kiểm kê cuối kỳ

 Báo cáo thuế giá trị gia tăng:

Tờ khai thuế GTGT:xem và in tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01-GTGT của Bộ Tài Chính

Thuế giá trị gia tăng đầu vào: chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào,bảng này có thể in theo mẫu hóa đơn 03/GTGT,04/GTGT,05/GTGT

Thuế giá trị gia tăng đầu ra:chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa,dịch vụ bán ra

 Tài khỏan ngòai bảng:xem và in Báo cáo các tài khoản ngoài bảng

 Báo cáo tình hình tài sản: xem và in bảng khấu hao tài sản tổng hợp hay cóthể in theo loại tài sản của bộ phận quản lý

 Sổ chi tiết hàng phải trả, gửi đại lý: in bảng kê hàng trả lại, hàng gửi đại lýtheo từng chứng từ phát sinh

2.1.4 Sổ tổng hợp

 Báo cáo chi tiết doanh thu:liệt kê chi tiết doanh thu, các khoản giảm trừ,thuếGTGT theo từng chứng từ

 Báo cáo tổng hợp doanh thu:liệt kê doanh thu, các khoản giảm trừ và doanhthu thuần hoặt động sản xuất kinh doanh và chi tiết từng mặt hàng

 Báo cáo tiêu thụ hàng hoá:lợi nhuận gộp của từng mặt hàng và nhóm mặthàng kinh doanh

 Báo cáo chi phí theo khoản mục: bao gồm Báo cáo chi tiết chi phí theokhoản mục và báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục, báo cáo chi tiết liệt kê khoản mụcphí theo từng chứng từ,còn báo cáo tổng hợp liệt kê tất cả các khoản mục phí cho mỗi bộphận

 Báo cáo giá thành phân xưởng: cung cấp thông tin về các chi phí cấu thànhtừng sản phẩm

 Báo cáo giá thành đơn vị:cung cấp thông tin về từng loại chi phí cho tất cảcác mặt hàng, dịch vụ, đồng thời cũng có thể xem riêng từng loại hàng, dịch vụ

 Báo cáo chi tiết lãi lỗ: chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng đã bán trong kỳ

 Sổ cái kế toán: theo mẫu của Bộ Tài Chính cho tất cả các tài khoản

 Nhật ký chung :theo đúng mẫu sổ của Bộ Tài Chính, liệt kê tất cả cácnghiệp vụ phát sinh trong khoảng thời gian người dùng tự chọn

 Bảng cân đối số phát sinh: cho ngừơi dùng xem và in bảng cân đối số phátsinh theo tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2

 Bảng cân đối kế toán: theo mẫu 01-DN ban hành theo QĐ số BTC ngày 25/10/2000, bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-BTC này 09/10/2000 và Thông tưsố 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

167/2000/QĐ- Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu B02-DN của Bộ Tài Chính, và báocáo này có thể cho chúng ta nhập số liệu và in trực tiếp

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập theo phương pháp trực tiếp căn cứ vàotính chất thu chi mà chúng ta đã chọn khi nhập các nghiệp vụ thu chi tiền

 Thuyết minh báo cáo tài chính: ở phần này phần mềm chỉ lấy một số thôngtin về số liệu, các phần còn lại chúng ta nhập thông tin vào và in ra.

 Các bảng phân bổ: gồm tính tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vậtliệu, bảng phân bổ chi phí chung- nhân công , bảng phân bổ chi phí quản lý và bán hàng,bảng tính khấu hao

 Có một điểm lưu ý là tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra Excel được

 Tìm kiếm và xoá số liệu: tìm kiếm dữ liệu phát sinh và có thể xoá nghiệp vụđó

 Sửa VAT đầu vào: phần này giúp sửa, xóa hóa đơn VAT đầu vào để lênbảng kê VAT đầu vào và lên tờ khai thuế GTGT

 Sửa tính chất thu chi: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai tính chất thuchi thì ta sửa trong phần này, do đó phần này phục vụ cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiềntệ được chính xác

 Sửa khoản mục phí: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai khoản mục phíthì phần này sẽ cho phép ta chọn lại mục phí Phần này chỉ thực hiện được khi Khai báokhoản mục phí trong phần Hệ thống

 Sửa giá kế hoạch: đối với những doanh nghiệp có sử dụng giá kế hoạch đểhạch toán thì phần này cho phép ta sửa lại giá đó

2.1.6 Hệ thống

Đây là phần thiết kế ban đầu cho từng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm, do ACSoft làphần mềm đóng gói nên phần này sẽ giúp các doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khácnhau có thể sử dụng phần mềm Do đó đây là phần quan trọng nhất của chương trình nên emtách ra mô tả chi tiết ở phần sau

2.1.7 Trợ giúp

Đây chính là phần hướng dẫn ngắn gọn cách sử dụng từng phần hành

2.2 Mô tả chi tiết phần hệ thống

Hệ thống gồm hai phần chính là quản lý hệ thống và khai báo hệ thống 2.2.1 Khai báo hệ thống:

Đây là phần quan trọng trong hệ thống, phần này được xây dựng theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp và nhu cầu thông tin của họ Sau đây là chi tiết các bộ phận:

 Khai báo chi tiết các tài khoản: đây chính là phần mở sổ kế toán trên phầnmềm, số lượng sổ được mở và mở chi tiết đến đâu là tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp vàsự thoả mãn của chứng từ đầu vào

Form nhập như sau:

Loại tài khoản: dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài sản trong bảng hay ngoài bảng, bởi vì hai loại tài khoản này có chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau

Nhập tài khoản: nhập mã tài khoản cần khai báo, và xác nhận nếu tài khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình sẽ liệt kê tất cả các sổ chi tiết của tài khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp chúng ta thuận tiện hơn trong vấn đề khai báo thêm hay xoá sửa sổ chi tiết

Khai báo kèm theo: đối với các tài khoản khác nhau thì các tiêu thức đi kèm theo cũng khác nhau

Ví dụ:các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như địa chỉ , mã số thuế.

Số lượng cấp: cấp của tài khoản, tối đa được 5 cấp

Sau khi chọn tài khoản cần khai báo thì ta vào phần khai báo:

Các cấp trong phần mềm được thiết lập theo dạng thư mục hình cây, cấp

5 là con cấp 4, cấp 4 là con cấp 3… mỗi mã cấp có độ rộng kí tự là 4 ký tự, tương ứng với 9999 sổ chi tiết có thể được mở ở mỗi cấp

Còn phần đơn vị tính và sử dụng tiêu thức quản lý chỉ xuất hiện khi khai báo tài khoản có đơn vị tính và có khai báo tiêu thứcquản lý

 Khai báo khoản mục phí: khoản mục phí dùn để theo dõi các bút toán phátsinh liên quan đến các tài khoản chi phí gián tiếp(các tài khoản có đầu 6, ngoại trừ tàikhoản Giá vốn hàng bán) Thao tác và form nhập của phần này giống khai báo chi tiết tàikhoản nhưng số cấp chỉ tối đa là 3 cấp

 Khai báo loại ngoại tệ: phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn

vị sử dụng

Lưu ý tỷ giá trong trường hợp này chính là tỷ giá hạch toán, tỷ giá này sẽ được phầnmềm đề xuất mỗi khi nhập nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng khi nhập nghiệp vụngười sử dụng có thể thay đổi tỷ giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng tại thờiđiểm ghi nhận ngoại tệ

 Khai báo vụ việc: phần này cho người sử dụng thiết lập danh mục vụ việcthông thường dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước, vụ việc có nhiều phát sinh, phát sinhtrong khoản thời gian dài, khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ

Ví dụ: một khế ước vay ngân hàng 1 tỷ đồng, ngân hàng giải ngân nhiều lần vàonhiều thời điểm khác nhau Vào một thời điểm bất kỳ, nhà quản trị muốn xem xét rằng phátsinh của khế ước đã thực hiện được bao nhiêu thì phần vụ việc này sẽ giải quyết vấn đề đó Form nhập của phần này như sau :

 Phương pháp tính thuế VAT: phần này cho ngừơi sử dụng chọn giá bán đã cóthuế giá trị gia tăng(GTGT) hay chưa

 Khai báo tài sản cố định:

Nguyên tắc theo dõi tài sản cố định là theo dõi đơn chiếc và theo dõi theo nguyêngiá, việc theo dõi này đã được khai báo trong phần khai báo chi tiết tài khoản Phần khaibáo tài sản cố định này là để khai báo loại tài sản và bộ phận quản lý và theo dõi việc táchnguồn tài sản (nếu tài sản được hình thành từ nhiều nguồn như nguồn tự có, nguồn vay,nguồn ngân sách cấp…nhằm cung cấp thông tin tổng hợp cho nhà quản trị và phục vụ việclên thẻ tài sản

Form nhập liệu như sau (trong quá trình nhập thì có hệ thống các phím tắt để hướngdẫn phía dưới để hỗ trợ người dùng nhập):

 Các vận hành đặc thù khác: trong phần này có 3 thẻ là thẻ Tài khoản đồngcấp, chế độ hiển thị và sử dụng vận hành nhập

Tài khoản đồng cấp:

Tài khoản đồng cấp là những tài khoản có theo dõi chi tiết các đối tượng, hay cóphần mở sổ chi tiết giống nhau

Tác dụng của việc chọn nhóm đồng cấp: có 2 tác dụng chính

Làm cho phần khai báo sổ chi tiết tài khoản được nhanh hơn Ví dụ: nếu đặt các tàikhoản 155,1561,157 vào nhóm đồng cấp, khi khai báo chi tiết cho tài khoản 155 thì tàikhoản 1561,157 sẽ được tự động khai báo chi tiết hệt như tài khoản 155 cả mã số chi tiết lẫntên sổ chi tiết Bên cạnh đó, khi sửa , xoá một sổ chi tiết trong 1 tài khoản thuộc nhóm đồngcấp thì tất cả các tài khoản trong nhóm đồng cấp đó sẽ được sửa, xoá theo tài khoản bị sửa,xoá

Tác dụng của nhóm tài khoản đồng cấp trong việc phục vụ tốt công tác tổng hợp:quá trình tổng hợp bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm tàikhoản đồng cấp phục vụ đắc lực Ví dụ: nếu tài khoản 154 và tài khoản 622 trong cùng mộtnhóm đồng cấp thì khi tập hợp chi phí từ tài khoản 622 sang tài khoản 154 ta chỉ cần tíchvào lựa chọn kết chuyển, mọi chi phí đã được tập hợp trong kỳ của tài khoản 622 sẽ được tựđộng đưa sang tài khoản 154 theo từng đối tượng đã được khai báo trong sổ chi tiết Quátrình kết chuyển giá vốn,doanh thu để xác định kết quả cũng được chương trình thực hiện tựđộng để xác định kết quả của từng hoặt động , từng mặt hàng chi tiết

Tài khoản nguồn: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc danh mục tài khoản của nhà

nước quy định và không bao gồm các tài khoản nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khaibáo Danh mục tài khoản nguồn giúp chúng ta lựa chọn các tài khoản có thể đưa vào nhómtài khoản đồng cấp mà chúng ta cần khai báo

Tài khoản đích: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm

việc Nếu chúng ta không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút