Bút toán trùng
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ có trường hợp cả hai kế toán của 2 phần hành khác nhau sẽ định khoản cùng một bút toán như nhau
Ví dụ: mua hàng trả tiền ngay, kế toán hàng hoá định khoản:
Nợ 1561:X Có 1111:X
Và kế toán tiền mặt cũng sẽ định khoản tương tự
Nếu làm kế toán bằng thủ công, công việc lên báo cáo là rất dễ dàng bởi vì người thực hiện có thể bóc tách phần trùng nhau này. Nhưng khi làm bằng chương trình kế toán thì khác, khi khai thác báo cáo kế toán thì chương trình chỉ lấy số liệu trên các tài khoản và tài khoản đối ứng. Như vậy là số tiền trong sổ quỹ tiền mặt sẽ bị gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết tài khoản 1561 cũng sẽ gấp đôi tương tự
Các nghiệp có thể phát sinh bút toán trùng
Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng,rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt Mua, bán ngoại tệ
Mua hàng hoá, nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ trả tiền ngay Bán hàng hoá, thành phẩm thu tiền ngay
Đối với phần mô tả kế toán hàng tồn kho thì ta chỉ cần quan tâm đến hai nghiệp vụ phát sinh bút toán trùng sau
Phương pháp xử lý bút toán trùng
Xử lý qua tài khoản trung gian: nghĩa là các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tài khoản chung để cả hai kế toán thuộc 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập
Với ví dụ trên , cách xử lý qua tài khoản trung gian như sau: sử dụng tài khoản 331: phải trả người bán làm tài khoản trung gian
Kế toán hàng hoá định khoản ( theo dõi cả số lượng và giá trị) Nợ 1561:X
Có 331:X
Kế toán tiền mặt định khoản: Nợ 331:X
Có 1111:X
Tương tự khi xuất bán hàng hoá thành phẩm thì sử dụng tài khoản 131:phải thu khách hàng làm tài khoản trung gian
Ưu tiên nhập chứng từ: nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta ưu tiên hạch toán qua một định khoản của 1 trong 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau
Cũng với ví dụ bút toán trùng trên, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hoá bởi vì kế toán hàng hoá theo dõi được số lượng
Kế toán hàng hóa sẽ định khoản Nợ 1561:X
Có1111:X
Và kế toán tiền mặt không làm gì trong nghiệp vụ này
Vì mỗi cách xử lý bút toán trùng trong phần mềm đều có ưu và nhược điểm nhất định nên việc chọn cách xử lý nào là tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, riêng phần mềm được thiết kế có thể ứng dụng cách xử lý nào cũng được