45 Tìm hiểu và đánh giá Kế toán hàng tồn kho của phần mềm Kế toán Aspft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp
CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP: TRUNG TÂM XÚC TIẾN VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM DOANH NGHIỆP VSDC-CHI NHÁNH TPHCMTHUỘC VCCI I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM : Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp (VSDC) thành lập theo QĐ 1952/2000/PT-TCCB ngày 30 tháng 10 năm 2000 Chủ Tịch Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam Là trung tâm xúc tiến phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước VSDC cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho doanh nghiệp Việt Nam tổ chức khác Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp tổ chức khác VSDC tư vấn, hỗ trợ phát triển ứng dụng công nghệ thông tin Việt Nam Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp tư vấn, hỗ trợ cho nhiều doanh nghiệp tin học hoá công tác quản lý doanh nghiệp với hiệu cao thực sự tín nhiệm nhiều doanh nghiệp nước Với mạng lưới văn phòng chi nhánh nước gồm:Trụ sở Hà Nội chi nhánh TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, động, chuyên nghiệp, VSDC có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp tổ chức khác giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp khắp nước Với kết hợp mạnh bề dày kinh nghiệm nhà cung cấp giải pháp phần mềm, khách hàng trung tâm VSDC đa dạng, gồm liên doanh, tổng công ty doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty thương mại, dịch vụ, công ty sản xuất công nghiệp, xây lắp, ban quản lý dự án đầu tư ,… II ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM: 1.1 Cung cấp giải pháp phần mềm doanh nghiệp • Phần mềm kế toán ACsoft xây dựng phù hợp theo định 167/2000/QĐ-BTC •Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ ACsoftME thiết kế phù hợp chế độ kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ theo định 144/2001/QĐ-BTC •Phần mềm kế toán chủ đầu tư ACPsoft xây dựng phù hợp theo định 214/2000/QĐ-BTC •Và phần mềm quản lý khác nhân sự, kho, bán hàng,tính giá thành… 1.2 Tư vấn, đào tạo hỗ trợ ứng dụng giải pháp tối ưu nhằm tin học hoá công tác quản lý tài –kế toán • Thiết kế hệ thống kế toán theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin • Tư vấn tổ chức luân chuyển, xử lý kiểm tra chứng từ kế toán • Hướng dẫn làm kế toán phần mềm chuyên nghiệp 1.3 Cung cấp dịch vụ kế toán–tài chính-thuế • Hỗ trợ làm sổ sách kế toán, lập báo cáo tài • Lập báo cáo thuế, hồ sơ hoàn thuế, lập toán thuế GTGT, thuế TNDN • Tư vấn phân tích tài hoặt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Hỗ trợ lập dự án đầu tư , giám sát đánh giá hiệu hoặt động dự án 1.4 Cung cấp văn bản, quy định quản lý tài chính, kế toán thuế 1.5 Đào tạo cán quản lý doanh nghiệp VSDC thường xuyên mở lớp đào tạo, cập nhật kiến thức với chuyên đề : • Chính sách quy định thuế • Các chuẩn mực kế toán kiểm toán, thực hành kế toán, kiểm toán • Lập kế hoạch, phân tích hoạch định tài doanh nghiệp • Các chuyên đề khác nhằm nâng cao trình độ kỹ quản lý doanh nghiệp 1.6 Hội thảo VSDC tổ chức thành công buổi hội thảo, diễn đàn trao đổi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ thực tế doanh nghiệp, với chuyên gia nước Tạo cầu nối để thu nhận ý kiến góp ý doanh nghiệp sách , chế độ quản lý tài kế toán với quan quản lý nhà nước III SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM ĐẠI HỘI HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM TRA BAN THƯỜNG TRỰC CÁC UỶ BAN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Uỷ ban quan hệ lao động Hội đồng doanh nhân nữ Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Đông u , Nga Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Châu Mó Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Nhật Bản, Đông Bắc Á Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, ASEAN, Nam Á,và Châu Phi Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Trung Quốc, Newzealand, c CÁC UỶ BAN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Ban quan hệ quốc tế, trung tâm hội chợ triển lãm Ban hội viên đào tạo Văn phòng sử dụng lao động Ban pháp chế trọng tài Ban tài Ban tổ chức Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp Nhỏ vừa Văn phòng CÁC TỔ CHỨC BÊN CẠNH 1.Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam Ban phân bổ tổn thất chung CÁC CHI NHÁNH VÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN 1) Chi nhánh TPHCM 2) Chi nhánh Đà Nẵng Khánh Hoà 3) Chi nhánh Hải Phòng 4) Chi nhánh Cần Thơ 5)Chi nhánh Vũng Tàu 6)Văn phòng đại diện Thành Phố Vinh 7)Văn phòng đại diện Thành Phố Thanh Hoá CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Công ty Dịch Vụ Và Thương Mại Công ty Dịch Vụ Kỹ Thuật XNK(Techsimex) Công ty Tư Vấn Sở Hữu Công nghiệp Chuyển Giao Công Nghệ Công ty Đầu Tư Và Thương Maiï Quốc Tế Công ty phát triển thông tin Công ty TNHH tổ chức triển lãm VCCI Trường cán quản lý công nghiệp Báo diễn đàn doanh nghiệp Tạp chí Việt Nam Business Forum Trung tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Trung tâm Thông Tin Kinh Tế(BIZIC) Trung tâm Văn Hoá Doanh Nhân IV CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TÓAN: Ban tài quản lý tất vấn đề kế tóan, tài phòng thương mại công nghiệp Việt Nam Cơ cấu ban tài sau: TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH PHÓ BAN TÀI CHÍNH PHÒNG TỔNG HP PHÒNG THANH TÓAN CÁC CHI NHÁNH VÀ PHÒNG ĐẠI DIỆN Chi nhánh TP.HCM Chi nhánh Đà Nẵng Văn phòng đại diện Khánh Hòa(trực thuộc chi nhánh Đà Nẵng) Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Cần thơ Chi nhánh Vũng Tàu Văn phòng đại diện TP Vinh Văn phòng đại diện Thanh Hóa PHÒNG DỰ ÁN THỦ QUỸ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Công Ty Dịch Vụ Thương Mại(TSC) Công Ty Dịch Vụ Kỹ Thuật & XNK( Techsimex) Công Ty Tư Vấn Sở Hữu Công Nghiệp Và Chuyển Giao Công Nghệ(P &TP) Công Ty Đầu Tư Và Thương Mại Quốc Tế Công Ty Phát Triển Thông Tin Công Ty TNHH Tổ Chức Triển Lãm VCCI Trường Cán Bộ Quản Lý Công Nghiệp Báo Diễn Đàn Doanh Nghiệp Tạp Chí Việt Nam Business Forum Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam quan cấp nên không thành lập phòng kế toán mà công tác kế toán, tài Ban tài quản lý • Các đơn vị sở (bao gồm: chi nhánh, văn phòng đại diện đơn vị trực thuộc) hạch toán phụ thuộc khối lượng phát sinh lớn nên đơn vị hạch toán doanh thu và chi phí theo Luật kế toán, tức đơn vị sở lập Báo Cáo tài ( BCTC) nộp lên cấp theo hàng tháng, nửa năm, báo cáo năm không trích lập quỹ mà toàn lãi, lỗ chuyển vào tài khoản phải thu nội -136 chuyển lên cấp • Về chứng từ, đơn vị sở không đăng ký với cục thuế địa phương, có văn phòng Hà Nội đăng ký thuế có hóa đơn, hóa đơn chứng từ phân phối cho đơn vị sở Hóa đơn Phòng Thương Mại hóa đơn tự in Định kỳ, đơn vị sở gởi tòan chứng từ báo cáo văn phòng Riêng chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, khối lượng nghiệp vụ phát sinh lớn nên khối lượng chứng từ lớn, chi phí nhân lực để vận chuyển kiểm tra số chứng từ tốn kém; chi nhánh xin giữ chứng từ, văn phòng thu hồi kiểm tra lúc • Cơ cấu ban tài chính: đứng đầu ban tài Trưởng ban tài chính, Phó ban tài Chức vụ Trưởng Phó ban tài chủ tịch phòng thương mại bổ nhiệm Trưởng ban tài quản lý tất phận giúp việc đơn vị sở Phó ban tài quản lý phận giúp việc Phòng tổng hợp Phòng tóan ( phòng phụ trách kế tóan Phòng thương mại Công Nghiệp Việt Nam) • Ban tài có phận giúp việc bao gồm phòng: Phòng tổng hợp, phòng toán, Phòng dự án, phận làm công tác thủ quỹ Chức phận giúp việc: Phòng tổng hợp: làm công việc hạch toán kế toán tổng hợp tổng hợp liệu đơn vị sở ( chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thộc) Phòng làm công việc cân đối lãi lỗ đơn vị sở, tổng hợp số liệu lập báo cáo toán phòng thương mại nộp cho thuế đồng thời trích nộp thuế thu nhập dựa báo cáo Cơ cấu phòng gồm có Trưởng phòng nhân viên Kế toán thống kê Kế toán tổng hợp Phòng toán: phòng làm nhiệm vụ kế toán chi tiết: tức hạch toán khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý công nợ, tính lương cho cán nhân viên… Phòng làm nhiệm vụ vào dự án duyệt phân phối ngân sách cho đơn vị sở phạm vi dự án Cơ cấu bao gồm Trưởng phòng nhân viên kế toán toán Phòng dự án: phòng thống kê hạch toán dự án xúc tiến thương mại quốc tế, quốc gia VCCI,nộp dự án lên cấp chờ duyệt triển khai dự án duyệt cho đơn vị cấp Thủ quỹ: phận không thành lập phòng phận khối lượng công việc nhân viên phận lớn, VCCI quan cấp bộ, có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện đơn vị trực thuộc nên lượng tiền vào VCCI lớn: đó, phận thủ quỹ tổ chức lớn có nhiều nhân viên • Nơi em thực tập Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh Trung Tâm Xúc Tiến Phần Mềm Doanh Nghiệp, cấu chi nhánh sau: Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh Của Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp Phòng Tổng Hợp Chi Nhánh Phòng Tư Vấn – Phát Triển ng Dụng Phần Mềm DN Phòng Cơ Sở Dữ Liệu Và Thương Mại Điện Tử Phòng tổng hợp chi nhánh: làm tất công việc hành chánh, quản trị nội bộ, tổ chức kế toán chi nhánh Phòng tư vấn – phát triển ứng dụng phần mềm doanh nghiệp: cung cấp phần mền kế tóan Acsfy, tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp phần mềm Phòng sở liệu thương mại điện tử,quản lý sở liệu thông tin thương mại điện tử Ngoại trừ Phòng tổng hợp, phòng lại phòng nghiệp vụ, nơi khai thác doanh thu chăm sóc khách hàng V ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ VỐN: Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam có tài sản ngân hàng riêng, họat động theo chế độ tự chủ tài Ngân sách phòng hình thành từ nguồn sau: • Phí gia nhập hội phí hội viên đóng góp • Các khoản thu từ hoặt động phòng tổ chức trực thuộc bên cạnh phòng • Ngân sách nhà nước hỗ trợ thực nhiệm vụ nhà nước giao • Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp hiệp hội, doanh nghiệp, tổ chức khác cá nhân nứơc Phòng sử dụng ngân sách cho việc: • Chi hoạt động phòng • Chi tiền lương, chi phí sở vật chất hoạt động quan chuyên trách, tổ chức trực thuộc bên cạnh phòng • Đầu tư mở rộng hoạt động nước phù hợp với chức nhiệm vụ phòng theo quy định pháp luật Chủ tịch Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý tài sản ngân sách phòng CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN I SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN: Để làm rõ cần thiết ta cần xem xét khía cạnh sau: so sánh sơ việc làm kế toán tay làm kế toán máy dẫn đến nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán, sử dụng máy tính để phục vụ công tác kế toán xuất nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán So sánh kế toán tay máy tính: • Chi phí hội làm kế tóan thủ công lớn: người kế toán làm kế toán truyền thống thủ công hàng ngày phải thu thập chứng từ, ghi nhận vào sổ liên quan, sau tổng hợp số liệu để báo cáo, tất công việc thời gian nhiều, thời gian chi phí hội mà doanh nghệp bị Nếu sử dụng máy tính để làm kế toán tiết kiệm chi phí hội người kế tóan không thời gian nhiều cho việc ghi sổ, thời gian dành cho việc hoạch định sách tài chính, làm công việc kế toán quản trị… • Công việc kế tóan ghi sổ truyền thống làm giảm khả tư người kế toán Một nhân viên kế toán năm Đại học học tất phần hành kế toán, học tài chính, kế toán Mỹ, kế toán quản trị … làm việc thực tế làm phần nhỏ kế toán toán, kế toán giá thành sau nhiều năm ghi sổ họ biết công việc kế toán mà họ làm, khả tư phần khác Còn dùng máy tính làm kế toán làm máy tính điều khác hẳn, máy tính làm giảm thời gian để gia tăng kiến thức, học thêm, học thêm để nâng cao thân, từ khả tư họ không bị mai mà ngày gia tăng • Thông tin cung cấp cho nhà quản trị từ kế toán môi trường khác hoàn toàn khác Thông tin cung cấp từ kế toán cho nhà quản trị thông tin tổng hợp, chi tiết, thông tin phải kịp thời có độ tin cậy cao Công việc kế tóan thủ công cung cấp tông tin tổng hợp công việc tổng hợp số liệu thường thực vào cuối tháng, điều làm chậm trình cung cấp thông tin Còn dùng máy tính cung cấp thông tin tổng hợp chi tiết mà truy xuất thông tin vào lúc theo yêu cầu nhà quản trị Ví dụ việc tính lãi lỗ chi tiết cho mặt hàng, có vài mặt hàng kế toán thủ công theo dõi số mặt hàng lên tới số hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng việc theo dõi lấy thông tin trở thành khó khăn, với máy tính việc trở nên dễ dàng nhanh chóng Mặc dù kế toán sử dụng máy tính có nhiều lợi ích việc kiểm soát lại khó khăn so với kế toán thủ công Tuy xuất nhu cầu ứng tin học công tác kế toán nhu cầu ngày tăng cao trình độ tin học tòan cầu phát triển nhanh chóng Và theo nhu cầu doanh nghiệp dùng Excel phục vụ cho công tác kế tóan, việc lấy thông tin từ Excel phải thời gian phải lọc liệu để truy xuất thông tin, nhu cầu sử dụng phần mềm kế tóan xuất ngày trở nên xúc Khi có cầu tất yếu phải có cung từ nhu cầu nhà lập trình có kiến thức kế tóan bắt tay vào viết phần mềm kế tóan thị trường có nhiều phần mềm kế tóan nước như: Quickbook, PeachTree, Solomon, Acsoft, SSP, Lạc Việt…; phần mềm có điểm chưa hoàn thiện, nêu vấn đề kiểm sóat phần mềm thực vấn đề khó khăn, theo em việc tìm hiểu đánh giá phần mềm kế tóan thực cần thiết II.YÊU CẦU ĐỐI VỚI KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO: 2.1 Yêu cầu hạch tóan kế tóan: Hàng tồn kho tài sản lưu động doanh nghiệp tồn hình thái vật chất bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa Nguyên tắc hạch tóan hàng tồn kho; • Hàng tồn kho tính theo giá gốc: Trường hợp giá trị thực thấp giá gốc phải tính theo giá trị thực • Kế tóan hàng tồn kho phải đồng thời kế tóan chi tiết giá trị lẫn vật Luôn phải đảm khớp giá trị vật thực tế với sổ kế tóan tổng hợp sổ kế tóan chi tiết • Kế tóan phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ giá trị thực nhỏ giá gốc Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập số chênh lệch giá gốc hàng tồn kho lớn giá trị thực Do phần mềm viết theo phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền nên phần sau nêu sở lý luận hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền sau: • Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập kho dùng để phản ánh số có, tình hình biến động tăng giảm vật tư hàng hóa Vì giá trị vật tư hàng hóa tồn kho sổ kế tóan xác định thời điểm kỳ kế tóan Cuối kỳ kế tóan, vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu vật tư hàng hóa tồn kho sổ sách Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế số tồn kho sổ sách khớp với nhau, trình đối chiếu phát chênh lệch phải tìm nguyên nhân chênh lệch có biện pháp xử lý •Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền liên hòan giá vốn hàng tồn kho phải tính lại sau lần nhập xuất hàng, phương pháp bình quân gia quyền lần cuối kỳ giá vốn phải tính lần vào cuối kỳ áp dụng giá tính cho tất lần xuất hàng kỳ 2.2 Yêu cầu kiểm sóat ứng dụng hệ thống kế tóan máy: 2.2.1 Kiểm soát nhập liệu: Gồm có kiểm sóat nguồn liệu kiểm tra trình nhập liệu a) Kiểm sóat nguồn liệu: công việc kiểm tra chứng từ phát sinh mẫu qui định, có đầy đủ chữ ký thủ tục kiểm sóat việc phê duyệt đánh số trước … để đảm bảo việc nhập liệu vào hợp lệ Đây công việc kế toán trước nhập liệu vào phần mềm không kiểm tra phần b) Kiểm tra trình nhập liệu: phần mềm phải cài thủ tục kiểm soát để đảm bảo trình kiểm tra Kiểm tra trình nhập liệu bao gồm: • Kiểm tra tính nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ nhanh chóng, liệu phải nhập theo thứ tự định Hệ thống báo lỗi hay thông báo nhắc nhở người dùng không thứ thự định sẵn • Kiểm tra vùng liệu: tức hệ thống phải đảm bảo liệu nhập theo loại khai báo Ví dụ nhập số tiền hay sốlượng không nhập số liệu kiểu chữ • Kiểm tra dấu (>0 hay 0,