4.1. Đánh giá về tính bảo mật của phần mềm và khả năng đáp ứng các nhu cầu cập nhật khi có sự thay đổi
4.4.1. Tính bảo mật
a) quản lý người sử dụng
phần mềm bảo mật nghiêm ngặt đối với người sử dụng, tổ chức phân quyền sử dụng chặt chẽ đến từng chức năng. Người sử dụng khi đã được máy chủ cấp họ tên, chức vụ, mật khẩu, và quyền sử dụng đến chức năng nào thì người đó chỉ đăng nhập vào phần mềm theo đúng họ tên , chức vụ và mật khẩu được cấp và khi vào được chương trình thì chỉ vào những chức năng được cấp quyền
Tuy nhiên, phần mềm chưa có hộp lưu để lưu lại ngày giờ truy cập vào hệ thống của mỗi nhân viên. Phần mềm chỉ cần phải thêm phần này trong phần quản lý hệ thống
b) Bảo mật dữ liệu bên trong
Do ACSoft được viết bằng ngôn ngữ Visual FoxPro nên cũng bị hạn chế của chính ngôn ngữ này. Đối với ngôn ngữ bên trong FoxPro thì không có kiểm soát cũng không có chế độ mật khẩu, nghĩa là chỉ cần có kiến thức về FoxPro
là có thể vào sửa hay xoá dữ liệu. Để chứng minh cho điều này, em xin trình bày cấu trúc dữ liệu bên trong phần mềm.
Khi vào thư mục Acsoft thì màn hình xuất hiện:
Thư mục Data: đây chính là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng nhập vào chương trình
TCKT liên quan đến khả năng thay đổi chương trình, file này là file chạy chương trình , các báo cáo và các hạch toán cũng như cấu trúc quan trọng của phần mềm đều được ẩn trong file này
File có phần mở rộng .dll là file hệ thống
Ngoài ra còn có những file có phần mở rộng là .dbf, những file này được sinh ra khi chạy chương trình ACSoft, nếu ta xoá hết những file này và vào chương trình ACSoft thì màn hình sẽ trở lại như lần đầu tiên vào chương trình , tức là cho ta chọn lại chế độ máy chủ, máy trạm biệt lập.
Trong thư mục data có các thư mục năm mang tên n2004.n2005…các thư mục này xuất hiện khi ta chọn niên độ làm việc khi lần đầu tiên chạy chương trình và sau này khi tạo năm làm việc. Trong các thư mục năm có thư mục tên acsoft02, thư mục acsoft02 này chứa các file lưu dữ liệu kế toán.
Các file chính:
Dudauky.dbf: file này sẽ lưu số dư đầu kì các tài khoản
Kbaomsc3.dbf: file này lưu phần khai báo chi tiết tài khoản
Taisancd.dbf: file này lưu các tài sản cố định và phần mềm căn cứ vào file này mà trích khấu hao.
Tkchung.dbf: file này lưu toàn bộ bút toán phát sinh đã nhập vào phần mềm trong phần kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Tính bảo mật không chặt chẽ ở chỗ khi máy tính đã được cài chương trình Visual FoxPro thì có thể mở các file này ra và sửa, xoá dữ liệu.
Tuy nhiên việc vào được cơ sở dữ liệu bên trong này chỉ có thể thực hiện được ở máy chủ vì trong chương trình mạng thì tất cả dữ lịêu được lưu ở máy chủ, máy trạm không lưu dữ liệu. Do đó, cách khắc phục nhược điểm này là phải bố trí vị trí máy chủ ở nơi có người có thẩm quyền mới được vào và phải giới hạn quyền truy nhập vào máy chủ
4.4.2 . Khả năng đáp ứng các nhu cầu cập nhật khi có sự thay đổi
Phần mềm có thể thay đổi bao nhiêu và thay đổi tới mức độ nào là phụ thuộc vào quan điểm của nhà lập trình. ACSoft đựơc viết trên quan điểm là cho đa số các doanh nghiệp có thể sử dụng được, do đó khi đi triển khai phần mềm cho doanh nghiệp, nhân viên triển khai sẽ tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp và hướng nhu cầu đó tích hợp với các tính năng của phần mềm. Với quan điểm này thì người sử dụng ACSoft không nhất thiết phải có kiến thức nhiều về tin học mà chỉ cần có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng và đọc tài liệu hướng dẫn là có thể sử dụng được phần mềm. Đây là ưu một ưu điểm của ACSoft vì đa số các nhân viên kế toán của các doanh nghiệp chỉ có kiến thức về tin học văn phòng chứ không có kiến thức sâu về lĩnh vực tin học. Do đó, phần mềm chỉ cho sửa những điểm rất nhỏ như tiêu đề báo cáo, tiêu đề trên các chứng từ…
Nếu muốn thêm tài khoản vào phần mềm thì vẫn có thể thêm được nhưng khi nhập dữ liệu cho tài khoản mới này thì chỉ xuất hiện số kiệut rên bảng cân đối số phát sinh còn các báo cáo khác thì không lấy được. Vì các chỉ tiêu trên báo cáo được lấy dựa theo tài khoản, do đó, khi thêm một tài khoản mới thì tài khoản đó phải được định nghĩa thành một chỉ tiêu trên báo cáo, và công việc này chỉ có người lập trình mới có thể làm được. Do đó, khi có sự thay đổi về chế độ kế toán, về hệ thống tài khoản, về các thông tin trên báo cáo thì nhà lập trình sẽ dịch file tckt.exe ra thành các file riêng và sửa đổi, cập nhật theo chế độ, sau đó lại dịch các file riêng này thành file tckt.exe để chạy chương trình đã cập nhật
Một quan điểm khác khi thiết kế phần mềm: ví dụ như phần mềm FAST Accounting và phần mềm Bravo Accounting( 2 phần mềm này cũng được viết bằng ngôn ngữ visual FoxPro) thì người thiết kế có quan điểm ngược lại với quan điểm trên. Nhân viên triển khai phần mềm sẽ tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp và sẽ sửa đổi phần mềm theo nhu cầu đó, do đó, phần mềm được sửa đổi cho doanh nghiệp này không thể áp dụng cho nhu cầu của doanh nghiệp khác. Với quan điểm này thì người kế toán doanh nghiệp không chỉ phải có kiến thức về tin học văn phòng mà còn phải có kiến thức sâu hơn về tin học mới có thể sử dụng được. Tuy nhiên , việc sửa đổi theo nhu cầu này cũng có giới hạn như thêm hah bớt thông tin trên báo cáo, sửa đổi các định dạng … còn trong trường hợp có sự thay đổi lớn về chế độ kế toán, về tài khoản, phương pháp hạch toán thì vẫn phải cần đến nhân viên lập trình sửa đổi đồng loạt dòng sản phẩm đó cho các doanh nghiệp. Hơn nữa, một vấn đề ở đây là chi phí cho phần mềm loại này sẽ cao hơn phần mềm ACSoft nhiều.
4.2. các ưu điểm của ACSoft đối với kế toán hàng tồn kho
ACSoft được thiết kế hoàn chỉnh về khâu nhập liệu , người sử dụng có thể nhập được tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh, không có nghiệp vụ nào là không nhập được vào phần mềm.
ACSoft nhìn chung đáp ứng các nhu cầu đối với kế toán hàng tồn kho, hàng tồn kho được hạch toán theo giá gốc và được theo doa( về cả hiện vật và cả giá trị. Phần mềm đáp ứng được nhu cầu kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cho viện in bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá phục vụ cho việc kiểm kê thực tế tại bất kỳ thời điểm nào. Phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền cũng được phần mềm xử lý tốt.
4.4.2. khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán a) Tiêu chuẩn pháp lý :
Phần mềm được phòng thương mại và công nghiệp việt nam kết hợp với vụ chế độ kế toán viết nên về khía cạnh nhập liệu trong các phần hành, các mẫu báo biễu được in ra đều đúng theo luật định và các chuẩn mực kế toán
b) Tiêu chuẩn chất lượng phần mềm
Đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp: Về kết xuất các chứng từ và báo cáo liên quan:
Chứng từ: phần mềm kế toán ACSoft cung cấp đầy đủ hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ Tài Chính và có thể in trực tiếp chứng từ từ phần mềm khi nhập liệu
Hệ thống báo cáo: phần mềm cung cấp đầy đủ hệ thống báo cáo theo yêu cầu của Bộ Tài Chính và cơ quan thuế, đồng thời còn cung cấp hệ thống báo cáo quản trị rất phong phú, cung cấp rất nhiều thông tin cho nhà quản lý, báo cáo có thể xem nhiều chỉ tiêu và truy xuất nhanh nên thông tin cung cấp vừa chính xác lại kịp thời giải quyết được bức xúc của công việc kế toán là cung cấp thông tin.
Điểm nổi bật của ACSoft là tính đựơc lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng thông qua nhóm tài khoản đồng cấp. Tài khoản đồng cấp thật sự là một công cụ rất hữu ích cho nhà quản trị trong việc tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng mà ở các phần mềm khác thì không tìm thấy phần này. Việc tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt hàng rất hữu ích cho nhà quản trị trong việc ra quyết định nện kinh doanh mặt hàng nào, quyết định về cơ cấu mặt hàng kinh doanh nhằm đáp ứng mục tiêu lợi nhuận, một trong hai mục tiêu chính trong kinh doanh
Đảm bảo tính kiểm soát
Phần kế toán ACSoft có khá đủ các thủ tục kiểm soát trong quá trình nhập liệu như kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu, kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ, kiểm tra giới hạn,kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu, kiểm tra dung lượng vùng nhập liệu, số tổng kiểm soát.
Đặc biệt phần quản lý thời gian sử dụng trong phần mềm là công cụ rất hữu ích , nếu như ở máy chủ đã khoá thời gian sử dụng này rồi thì các máy trạm sẽ không thể nhập liệu trứơc ngày đã khoá, điều này sẽ tránh trường hợp các kế toán máy trạm nhập chèn chứng từ các tháng trước vào. Phần phân quyền sử dụng cho từng nhân viên cũng được thiết kế khá tốt.
Tính thân thiện và dễ sử dụng
Thiết kế của phần mềm cho phép sử dụng linh hoạt hệ thống phím tắt giúp người dùng thao tác nhanh trong quá trình nhập liệu
Giao diện phần mềm được thiết kế có màu sắc trang nhã, dễ nhìn
Những form thiết kế giao diện theo dạng biểu đồ tạo sự trực quan sinh động, dễ suy luận và nắm đựơc thao tác xử lý nghiệp vụ
Menu thiết kế và gom nhóm hợp lý tạo sự rõ ràng khi khai thác
Các form nhập được thiết kế khá giống nhau nên ngừơi sử dụng nắm bắt được thao tác nhập liệu khá nhanh chóng và dễ dàng, chỉ cần nắm rõ thao tác của một số form chính là có thể hiểu và thao tác các form còn lại.
Thao tác nhập liệu: người dùng đối thoại trực tiếp với phần mềm nên ngừơi dùng rất dễ sử dụng.
Trong phần chế độ hiển thị cho phép người dùng sử dụng các tuỳ chọn thể hiện tính linh hoạt của phần mềm.
c)Tiêu chuẩn chi phí
ACSoft là phần mềm đóng gói nên chi phí bản quyền đã được san sẻ cho các khách hàng sử dụng phần mềm nên chi phí mà khách hàng bỏ ra cho việc sử dụng phần mềm không cao, bao gồm:
Chi phí bản quyền: 5.000.000đ
Chi phí cài đặt trong trường hợp sử dụng mạng nội bộ:1.500.000đ
Chi phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm:1.000.000đ. Thời gian bảo hành phần mềm là 1 năm.
Chi phí bảo trì 2.000.000đ/năm khi hết thời hạn bảo hành.
Tổng chi phí để sử dụng tốt phần mềm là 7.500.000đ, khoản chi này có thể chấp nhận được đối với các doanh nghiệp. Và các doanh nghiệp chọn ACSoft như một giải pháp cho công tác kế toán của mình cũng một phần là do chi phí cho phần mềm hợp lý.
d) Tiêu chuẩn hỗ trợ phần mềm
Dịch vụ hỗ trợ Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam(gọi tắt là Phòng) cung cấp cho khách hàng tốt nhất trong thời gian bảo hành hoặc bảo trì thì khách hàng sẽ được tư vấn miễn phí về kế toán, tài chính, trong quá trình sử dụng thì nhân viên giải đáp thắc mắc luôn trực ở Phòng để giải đáp trực tiếp cho khách hàng qua điện thoại, và nếu khách hàng sử dụng có vấn đề, gì thì luôn có nhân viên trực tiếp xuống doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng. Đặc biệt trong thời gian bảo trì, hàng tháng Phòng còn cung cấp các văn bản pháp luật mới nhất miễn phí cho khách hàng
e) Tiêu chuẩn nhà cung cấp
Nhà cung cấp phần mềm là Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam, cụ thể là Trung tâm xúc tiến và phát triển phần mềm doanh nghiệp thoả mãn các tiêu chuẩn về nhà cung cấp khi chọn phần mềm.
4.3. Những điểm chưa hoàn thiện
4.3.1. Về nhập liệu
Ngôn ngữ không nhất quán
Không có phần định dạng cho vùng nhập liệu như số chứng từ phần mềm chỉ nhảy số liên tục, nếu muốn số chứng từ có định dạng theo ý người dùng như 01/PT thì mỗi lần nhập liệu phải gõ vào, việc này làm chậm đi thao tác của người dùng.
Hệ thống nút lệnh để thao tác không nhất quán, ví dụ: khi muốn thoát form nhập lúc thì dùng phín Esc lúc nhấn nút thoát, lúc dùng phím tắt Ctrl + E.
Trong quá trình nhập liệu ô họ tên phần mềm mặc định là tên đơn vị nên khi nhập người dùng phải sửa lại vào ô đơn vị nhập tên đơn vị, điều này làm chậm thao tác của người nhập.
Trong form nhập khẩu ngoại tệ, không có phần cho nhập thuế tiêu thụ đặc biệt.
Xuất gửi đại lý và hàng gửi đại lý form nhập giống nhau chỉ khác số tài khoản có mà trong mỗi form số tài khoản này lại có thể thay đổi được, nên phần này bị thừa và dễ gây nhầm lần cho người dùng, họ không phân biệt được trường hợp nào nên dùng xuất gửi đại lý, trường hợp nào nên dùng hàng gửi đại lý mà hai phần này thực chất là 1
Tất cả các form bán nội bộ, tài khoản doanh thu đều mặc định là 5122 doanh thu bán thành phẩm nội bộ. Như thế, trong lúc nhập liệu bán nội bộ hàng hoá, khi thao tác nhanh ngừơi dùng sẽ dễ nhầm tài khoản doanh thu.
Khi xuất hàng gửi đại lý có 2 trừơng hợp: xem đại lý là một khách hàng, không cần biết đại lý có bán được hàng hay không thì công ty vẫn thu tiền số hàng gửi cho đại lý, trường hợp 2 là chỉ khi nào đại lý bán được hàng thì mới phải thu tiền của đại lý. Phần mềm mặc định khi xuất đại lý xem đại lý như một khách hàng thì chỉ thoả mãn có trừơng hợp 1, không thoả mãn trường hợp 2. Hơn nữa, trên báo cáo tài khoản phải thu khách hàng 131 không có dữ liệu của đại lý mặc dù lúc nhập liệu đã chọn.
4.3.2. Về kết xuất
Hệ thống báo cáo đầy đủ nhưng do không phân loại theo sổ, báo cáo tài chínhm báo cáo quản trị nên người dùng lúc đầu không quen sẽ khó khăn trong việc xem báo cáo
Khi in chứng từ nhập hàng trả bằng tiền mặt, tiêu đề Phiếu chi được in ra bị nhầm là tiêu đề phiếu thu, để sửa phần này thì nhân viên phần mềm sẽ sửa nếu khách hàng có yêu cầu, điều này sẽ gây bất tiện cho khách hàng
Nếu muốn in chứng từ mà không in ngay sau khi nhập nghiệp vụ thì phải vào phần tìm kiếm để tìm chứng từ đó ra mới in được
4.3.3. về kiểm soát ứng dụng
Thiếu thủ tục kiểm soát dấu, đối với tài khoản số lượng phần mềm chỉ kiểm soát khác 0 chứ không kiểm soát số âm, dương.
Số lượng trong kho đã hết, khi xuất phần mềm có thông báo nhưng vẫn cho xuất
Có bảng thông báo nhưng khi nhấn OK thì vẫn xuất được
4.4. Đề xuất cải tiến
4.4.1. Về kết xuất
Nên phân loại hệ thống báo cáo thành báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và hệ thống sổ như sau:
Menu sổ kế toán sẽ cung cấp hệ thống tất cả các cửa sổ. Báo cáo tài chính sẽ là hệ thống báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính và hệ thống Báo Cáo quản trị