- Sắp theo thứ tự các năm và được làm thành từng tập ngoài có dán nhãn năm và danh sách của các cá nhân trong tổ. - Trong các năm sắp theo thứ tự ABC tên của các cá nhân[r]
(1)HƯỚNG DẪN CÁCH SẮP XẾP MINH CHỨNG
1 Cách xếp tài liệu thuộc minh chứng: VD: Báo cáo tổng kết năm học
Được xếp theo thứ tự năm gần , năm học kế trước, cặp lại thành tập, phía trước có dán nhãn ghi ký hiệu minh chứng góc bên phải
Lưu ý: Có thể sử dụng minh chứng cho nhiều tiêu chí (minh chứng ghi ký hiệu – ký hiệu thuộc lần sử dụng đầu tiên) VD: Minh chứng “Báo cáo tổng kết năm học” sử dụng lần Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn ký hiệu H1.2.02.03; Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn có sử dụng minh chứng phần mơ tả trạng Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn ghi ký hiệu H1.2.02.03
2 Cách xếp minh chứng thuộc tiêu chuẩn, tiêu chí:
- Các minh chứng theo thứ tự ký hiệu số nhỏ trước, lớn sau theo tiêu chí
- Các minh chứng thuộc tiêu chí thuộc hộp (1 hộp có nhiều tiêu chí)
- Các minh chứng thuộc tiêu chí theo tiêu chuẩn - Mỗi tiêu chuẩn có nhiều hộp minh chứng
- Ngồi hộp có nhãn hộp, có số tiêu chuẩn, có số tiêu chí, có danh mục minh chứng thuộc hộp
3 Cách xếp minh chứng thuộc tổ chuyên môn: VD: Sổ dự GV
- Sắp theo thứ tự năm làm thành tập ngồi có dán nhãn năm danh sách cá nhân tổ
- Trong năm theo thứ tự ABC tên cá nhân