Nhận xét chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Hà

Đạt được kết quả như vậy một phần quan trọng là nhờ công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý hóa sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế, công

Nhận xét chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Hà

Với lịch sử hơn 40 năm, Công ty đã trải qua nhiều khó khăn thách thức nhưng cũng đạt được nhiều thành công đáng tự hào Trong khi không ít các cơ sở

xí nghiệp không trụ được đã bị giải thể thì công ty bánh kẹo Hải Hà lại thực sự bước vào quyền làm chủ, công ty đã tìm được những biện pháp hữu hiệu vượt qua bao khó khăn về vốn, về thị trường và những cơn lốc cạnh tranh của hàng ngoại nhập bằng nhiều sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá cả phù hợp Đạt được kết quả như vậy một phần quan trọng là nhờ công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý hóa sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

Như vậy, dưới giác độ của một sinh viên thực tập, lầ đầu tiên được làm quen với thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số đánh gía về ưu điểm và tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện trong tổ chức kế toán công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty

* Ưu điểm cần phát huy:

Từ những lý luận đã học và qua một thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán vật liệu, tìm hiểu quá trình quản lý và sử dụng ở công ty bánh kẹo Hải Hà, tôi nhận thấy công tác này có nhiều ưu điểm, đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, là tiền đề cho việc cạnh tranh chiếm lĩnh thị trường Cụ thể:

- Về hệ thống chứng từ:

Việc sử dụng các chứng từ được kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép có cơ sở khoa học: Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho từ phòng kinh doanh chuyển sang bao giờ kế toán nguyên vật liệu cũng tiến hành phân loại và đánh số thứ tự cho hợp lý rồi lưu lại.Rất thuận tiện

cho công tác quản lý vật liệu, giúp cho Ban lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình thu mua và sử dụng vật liệu kịp thời, tiện dụng

- Về khâu thu mua:

Với đội ngũ cán bộ công nhân viên linh hoạt, am hiểu biết chất lượng và thị trường giá cả nên việc thu mua vật liệu tương đối ổn định, nguồn mua chủ yếu là của những cơ sở tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào Đây là

cơ sở góp phần giảm chi phí sản xuất Đồng thời, công ty thường xuyên ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt, chất lượng sản phẩm cao, luôn đảm bảo đúng, đủ, kịp thời chủng loại vật liệu mà Công ty yêu cầu

- Trong việc dự trữ, bảo quản vật liệu:

Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng rộng rãi, thoáng mát, phù hợp với cách phân loại mà công ty áp dụng Công ty sản xuất và chia thành 4 kho: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Nguyên vật liệu chính và phụ được đặt ngay gần các phân xưởng sản xuất giúp cho việc quản lý, cung cấp nguyên vật liệu luôn thuận tiện, việc bảo quản sử dụng dễ dàng hơn Ngoài ra, việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty cũng rất khoa học Do thị trường cung cấp tự do nên vốn dự trữ vật liệu trong công ty không lớn nhưng đảm bảo hạn chế mức vật liệu tối đa và mức tối thiểu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt vật liệu dự trữ tồn kho không cần thiết

- Về khâu sử dụng vật liệu:

Vật liệu mua và được sử dụng đúng mục đích sản xuất Công tác quản lý, sử dụng vật liệu thích hợp tránh ứ đọng vốn hay thiếu vật liệu trong quá trình sản xuất

là nhờ vào việc lập bảng mức vật tư sát với tình hình thực tế của từng loại sản phẩm Do đó góp phần làm giảm chi phí, tiết kiệm vật tư

Để phản ánh sự biến động của vật liệu, công ty đã sử dụng đúng những tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 1141 ngày

1/11/1995 - BTC Những tài khoản nay được chia nhỏ thành TK cấp 2 phù hợp với đặc điểm phân loại vật liệu của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý vật liệu theo mã số

- Về công tác kế toán nguyên vật liệu:

+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán vật liệu:

Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán công ty sử dụng theo đúng chế độ và mẫu biểu mà Nhà nước ban hành

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán NKCT- đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty Bên cạnh đó công

ty còn có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao phù hợp với từng phần hành nên việc theo dõi trên các sổ sách của hình thức kế toán này rất chặt chẽ, thường xuyên, liên tục và có hệ thống, đặc biệt là tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu

Khi vật liệu về nhập kho kế toán sử dụng TK 331- phải trả người bán để phản ánh toàn bộ tình hình thu, mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán(Không kể là thanh toán ngay hay chưa) tất cả vật liệu nhập kho đều phản ánh theo định khoản sau:

Nợ TK 152

Nợ TK133

Có TK 331

Như vậy thông qua TK 331 mà Ban lãnh đạo công ty có thể nắm bắt được tình hình vật tư, công nợ của công ty Dựa vào đó mà Ban lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn, vạch ra kế hoạch sát với thực tế cho kỳ tiếp theo

+ Bộ máy kế toán:

Phòng kế toán của công ty gồm 10 người được bố trí một cách gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên có trình độ, có năng lực và nhiệt tình nên công việc kế toán được tiến hành khẩn trương, đều đặn, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần, phần hành sau kiểm tra phần hành trước tránh được những sai sót chẳng hạn như việc theo dõi thuế GTGT, tại công ty có riêng một nhân viên theo dõi thuế GTGT đầu vào và đầu ra nộp cho cơ quan thuế, bên cạnh đó kế toán vật liệu vừa theo dõi trị giá vật liệu vừa theo dõi thuế GTGT đầu vào Như vậy việc theo dõi thuế sẽ chính xác hơn tránh nhầm lẫn trong việc kê khai thuế, nộp thuế với cơ quan thuế Bên cạnh đội ngũ nhân viên có trình độ thì cong ty mạnh dạn ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán, nên thông tin đưa ra rất nhanh, chính xác

Nhìn chung công tác kế toán ở công ty bánh kẹo Hải Hà đã thực hiện một cách có hiệu quả, nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng, đáp ứng được yêu cầu quản lý, giúp cho công tác kế toán xuất vật liệu ngày càng hoàn thiện

* Những hạn chế cần khắc phục:

Bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt được trong công tác kế toán vật liệu tại công ty còn có những hạn chế mà công ty cần khắc phục và tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán vật liệu để phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay

- Về công tác hạch toán vật liệu:

Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp kế toán chi tiết Thẻ song song

để hạch toán chi tiết vật liệu Theo em thì phương pháp này không thích hợp với công ty vì phương pháp chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tình hình nhập - xuất vật tư hàng ngày không thường xuyên, trình độ chuyên môn của

kế toán còn hạn chế Còn ở công ty việc nhập-xuất vật tư diễn ra liên tục, chủng

loại vật tư rất đa dạng phong phú( tại công ty có hơn 1000 loại vật tư), quy mô của công lại lớn nên việc sử dụng phương pháp này là không thích hợp

- Về phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu:

Ở công ty Bánh kẹo Hải Hà có rất nhiều loại bánh kẹo (khoảng gần 100 loại) Nên công ty phải sử dụng một khối lượng vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại vật liệu với công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp, chất lượng khác nhau Việ phân loại vật tư ở công ty là hợp lý song do trong công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm vật liệu thống nhất nên gây ra rất nhiều khó khăn cho kế toán vật liệu trong việc theo dõi sự biến động của nó.Nhiều khi người ta ký hiệu cho vật liệu theo ý thích chứ không theo một quy tắc nào cả nên mất rất nhiều thời gian trong việc đi tìm tên vật liệu làm cho kế toán nguyên vật liệu kiểm soát rất khó khăn

- Về công tác đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá vật liệu là việ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Cụ thể là kế toán nhập-xuất- tồn kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế song việc hgi chép, tính toán hàng ngày nhằm thực hiện đầy đủ chức năng giám đốc bằng tiền thì có thể sử dụng giá hạch toán song công việc này gây trở ngại cho kế toán vật liệu Vậy phải phản ánh theo nguyên tắc nào? Sao cho vừa phản ánh được sự biến động thường xuyên của vật liệu cũng như biến động của thị trường giá cả vật liệu mà vừa đảm bảo được chức năng giám đốc bằng tiền của kế toán?

Tại công ty vật liệu được đánh giá theo giá thực tế mà không sử dụng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày Nhìn chung cách đánh giá này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi chép cho kế toán song không đáp ứng được yêu cầu phản ánh giám sát thường xuyên kịp thời của kế toán

Tại công ty vật liệu mua về là trọn gói (chi phí mua đã tính trong giá mua vật liệu) nên khi vật liệu mua về nhập kho kế toán tính ngay được trị giá thực tế

của vật liệu đó Vậy việc sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu nhập là phù hợp với tình hình cụ thể của công ty Còn đối với vật liệu xuất kho kế toán áp dụng tính theo trị giá thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định Công việc này chỉ được thực hiện vào cuối tháng sau khi đã tổng hợp được giá thực tế vật liệu nhập kho (trên số tổng hợp nhập-xuất-tồn kho) và tồn đầu kỳ Còn hàng ngày, khi xuất kho kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng mà không theo dõi chỉ tiểu giá trị do vậy không thấy được sự biến động về giá trị của từng loại vật liệu xuất kho để có cách điều chỉnh thích hợp

- Về phương pháp ghi sổ thanh toán với người bán.

Tại công ty, kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 để theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và công nợ với người bán, đồng thời theo dõi luôn cả thuế VAT đầu vào được khấu trừ Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán chưa mở sổ riêng cho từng người điều đó dẫn đến không theo dõi chặt chẽ được tình hình thanh toán với người bán Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi đối với tất cả người bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán vào cuối tháng, sau khi đã tập hợp chứng từ đối với từng người bán do vậy càng làm tăng khối lượng công việc vào cuối tháng trong khi vẫn không theo dõi được thường xuyên kịp thời tình hình thanh toán với từng người bán trong tháng

Về nguyên tắc đối với sổ chi tiết thanh toán với người bán thì mỗi người bán

dù thường xuyên hay không thường xuyên, kế toán cần mở một sổ riêng để tránh nhầm lẫn, khó tập hợp vào cuối tháng

Về cách lập phiếu nhập kho và xuất kho: lập phiếu này do phòng kinh doanh

và thủ kho có trách nhiệm lập Do không biết về nghiệp vụ kế toán nên chỗ ghi nợ

và ghi có họ bỏ trống không ghi tài khoản Đây là thiếu sót công ty cần khắc phục

Bảo toàn vốn đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung và đối với Công ty Bánh kẹo Hải Hà nói riêng là một chủ trương, là yêu cầu khách quan để công ty tồn tại và phát triển Bảo toàn vốn và phát triển vốn là bắt buộc, nó quyết định sự tồn tại hay phá sản của công ty trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường ngày nay Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, giá cả vật liệu không ngừng biến động, khi giá lên xuống thất thường thì việc định giá hàng tồn kho có ảnh hưởng cụ thể trên báo cáo tài chính và liên quan đến việc xác định kết quả

Do vậy công ty phải có biện pháp nhằm hạn chế sự thiệt hại này

Theo em đây là phần hành kế toán còn nhiều tồn tại mà công ty cần quan tâm để điều chỉnh, sửa đổi cho hợp lý, chính xác

2 - Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán vật liệu và tình hình quản

lý sử dụng nguyên vật liêụ ở Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

Trong quá trình thực tập, trên cơ sở kết hợp giữa lý luận được học trong nhà trường với thực tiễn công tác kế toán xuất vật liệu tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán xuất vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc điểm dây chuyền công nghệ, đặc điểm của sản phẩm, yêu cầu quản lý của công ty

- Thứ nhất: Về kế toán chi tiết vật liệu:

Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Như đã trình bày ở trên, phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất không thường xuyên còn ở công ty việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục, chủng loại đa dạng, quy mô hoạt động sản xuất lớn nên công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song là chưa hợp lý Hơn nữa hiện công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song việc ghi chép sẽ trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kế toán, thủ kho và

thống kê xí nghiệp Theo em thì công ty nên sử dụng phương pháp ghi sổ số dư để hạch toán chi tiết vật tư vì phương pháp này có ưu điểm phù hợp với công ty

+ Giảm bớt được khối lượng ghi chép

+ Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho

+ Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư

Với nhiều điều kiện thuận lợi của công ty hiện nay thì áp dụng phương pháp này là rất tiện, công ty chỉ cần khắc phục thêm một điểm nữa là: lập danh điểm cho vật tư thống nhất thì áp dụng phương pháp này càng thuận tiện

- Thứ hai: Lập sổ danh điểm vật liệu tại công ty.

Trước hết phải mã hoá tên các vật liệu theo nguyên tắc nhất định bảo đảm thống nhất, dễ nhớ, dễ làm Mỗi loại vật liệu được gắn cho một mã số , việc mã hoá này bắt đầu từ số liệu tài khoản phản ánh đối tượng đó Trên sổ danh điểm vật liệu, mỗi nhóm vật liệu được ghi tên một hoặc một số trang sổ riêng biệt, tuỳ thuộc vào số lượng vật liệu của nhóm đó Trong mỗi nhóm vật liệu cần ghi đủ các loại vật liệu của nhóm

Việc lập sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho công tác hạch toán vật liệu được dễ dàng thuận tiện và là điều kiện cần thiết để tiến hành hiện đại hoá vật liệu trên máy tính.

Sổ này được sử dụng thống nhất trong toàn công ty bảo đảm cho công tác quản lý

và sử dụng vật liệu tại công ty.

Sổ danh điểm vật liệu:

vật liệu Đơn vị

tính

Nhóm vật

liệu

Mã số

F.01 Vật liệu dùng cho sản xuất F.02 Vật liệu dùng cho hoạt động

khác

- Thứ ba: Về đánh giá nguyên vật liệu:

Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên

để hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cần phải lựa chọn phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập phương pháp này sẽ hạn chế được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

- Thứ tư: Về tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu:

Không ngừng phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao bình quân của nguyên vật liệu Bởi mức tiêu hao bình quân vật liệu là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến khoản chi vật liệu và cũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi theo tỉ lệ thuận

Tiếp đến là giá cả nguyên vật liệu: Đây là nhân tố mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm giá cả như thế nào là hợp lý Lựa chọn giá vật liệu làm sao cho chi phí nguyên vật liệu thấp nhất Điều này đòi hỏi công ty cần lưu ý đến nguồn cung cấp

và phương thức thanh toán, nếu mua nguyên vật liệu tại nơi ổn định, lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp