Thực tập vị trí tư vấn viên tại công ty trách nhiệm hữu hạn anh ngữ vietop

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ TƢ VẤN VIÊN TẠI CƠNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ THỊ NGỌC BÍCH MSSV: DKQ141944 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ An Giang, tháng 04 năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ TƢ VẤN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ THỊ NGỌC BÍCH MSSV: DKQ141944 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS NGUYỄN THỊ PHƢỢNG An Giang, tháng 04 năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG i DANH MỤC HÌNH i CHƢƠNG 1: KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP 2.1 Thông tin chung 2.2 Khái quát trình hình thành phát triển 2.2.1 Lịch sử hình thành Cơng ty 2.2.2 Q trình phát triển Cơng ty 2.3 Sơ đồ cấu tổ chức 2.4 Chức nhiệm vụ phòng ban CHƢƠNG 3: HOẠT ĐỘNG TƢ VẤN KHÁCH HÀNG VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐỘI NGŨ TƢ VẤN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP 3.1 Hoạt động tƣ vấn khách hàng Công ty 3.1.1 Giới thiệu khóa học Công ty 3.1.2 Hoạt động tuyển sinh tổ chức lớp học 14 3.1.3 Thông tin đối thủ cạnh tranh 15 3.1.4 Thông tin khách hàng 17 3.2 Môi trƣờng làm việc đội ngũ tƣ vấn viên 17 3.2.1 Cơ cấu hoạt động đội ngũ tƣ vấn viên 17 3.2.3 Môi trƣờng làm việc tƣ vấn viên 18 3.2.2 Kết hoạt động kinh doanh đội ngũ tƣ vấn viên 19 CHƢƠNG 4: CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO 22 CHƢƠNG 5: PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 24 CHƢƠNG 6: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC TRONG ĐỢT THỰC TẬP 27 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 27 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 27 6.2.1 Kỹ cá nhân 27 6.2.2 Kỹ cá nhân 28 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 28 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 28 6.4 Kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Kế hoạch thực tập Bảng 2: So sánh đối thủ cạnh tranh 16 Bảng 3: Doanh thu Công ty TNHH Anh ngữ Viettop 20 Bảng 4: So sánh doanh thu Công ty TNHH Anh ngữ Viettop 20 Bảng 5: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao 22 Bảng 6: Phƣơng pháp thực công việc đƣợc giao 24 DANH MỤC HÌNH Hình 1: Sơ đồ cấu đồ tổ chức Công ty TNHH Anh ngữ Vietop Hình 2: Các khóa học Cơng ty TTHH Anh ngữ Viettop i CHƢƠNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP Họ tên sinh viên: Lê Thị Ngọc Bích Mã số SV: DKQ141944 Ngành: Kinh tế quốc tế Tên đơi vị thực tập: Công ty TNHH Anh ngữ Vietop Địa chỉ: 70 Hoa Cúc, phƣờng 7, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh Vị trí thực tập: Nhân viên tƣ vấn khách hàng Ngƣời hƣớng dẫn: Phan Thị Cẩm Nhung Chức danh: Trƣởng sở Thời gian thực tập: Từ 22/01/2018 đến 01/04/2018 Bảng 1: Kế hoạch thực tập Tuần Mục tiêu Công việc Thời gian Ghi - Gặp quản lý đƣợc Thứ Ngƣời phân công công việc thực hƣớng tập dẫn - Hƣớng dẫn công việc Thứ Ngƣời thực tập hƣớng dẫn - Quan sát công việc - Làm quen cán quản lý Bắt đầu thực tập: nhân đơn - Chuẩn bị phòng học, vị thực tập điểm danh học viên, gọi (Từ ngày - Tìm hiểu điện thoại học viên 22/01 – thông tin nghỉ hỗ trợ kiểm tra 28/01/2018) chung đơn đầu vào cho học viên vị thực tập - Phân loại kiểm tra công việc đƣợc sách học giao - Photo tài liệu Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ Thứ - Tìm hiểu thơng tin Thứ http://ielts chung đơn vị thực tập vietop.vn/ Ngƣời hƣớng dẫn cung cấp - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi điện thoại học viên nghỉ hỗ trợ kiểm tra - Làm quen đầu vào cho học viên công việc thực - Phân loại kiểm tra (Từ ngày tập sách học 29/01 – - Tìm hiểu 04/02/2018) - Photo tài liệu cấu nhân - Tìm hiểu cấu nhân Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ Thứ - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi điện thoại học viên nghỉ hỗ trợ kiểm tra đầu vào cho học viên Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi điện thoại học viên nghỉ hỗ trợ kiểm tra đầu vào cho học viên Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ (Từ ngày 5/2 – 11/2/2018) Thứ Thứ Thứ Ngƣời hƣớng dẫn cung cấp Thứ - Làm công - Phân loại kiểm tra Thứ việc thực tập sách học Thứ - Tìm hiểu - Photo tài liệu khóa học - Tìm hiểu khóa học Thứ http://ielts Công ty Công ty vietop.vn/ chuongtrinh-hoc Thứ - Làm công - Phân loại kiểm tra Thứ việc thực tập sách học (Từ ngày Thứ - Tìm hiểu tình 26/2 – Photo tài liệu hình hoạt động 04/03/2018) Cơng ty - Tìm hiểu tình hình hoạt Thứ Ngƣời động Công ty hƣớng dẫn - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi điện thoại học viên nghỉ hỗ trợ kiểm tra đầu vào cho học viên Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi điện thoại học viên nghỉ hỗ trợ kiểm tra đầu vào cho học viên Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ Thứ - Làm công - Phân loại kiểm tra Thứ việc thực tập (Từ ngày sách học Thứ - Tiếp tục tìm 05/03 – Photo tài liệu 11/03/2018) hiểu tình hình hoạt động Cơng ty - Tiếp tục tìm hiểu tình Thứ Ngƣời hình hoạt động Công ty hƣớng dẫn Thứ - Phân loại kiểm tra Thứ sách học Thứ - Photo tài liệu - Làm công việc phân cơng thực tập - Tìm hiểu - Tìm hiểu đối thủ Thứ (Từ ngày đối thủ cạnh cạnh tranh Công ty 12/03 – 18/03/2018) tranh Công ty https://an hvandoan hnghiep.c om/cactrungtamluyen-thiielts-taitphcmuy-tin - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi - Làm công điện thoại học viên việc phân công nghỉ hỗ trợ kiểm tra đầu vào cho học viên thực tập - Tìm hiểu - Phân loại kiểm tra sách ƣu sách học Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ - Chuẩn bị phòng học, điểm danh học viên, gọi - Làm công điện thoại học viên việc phân công nghỉ hỗ trợ kiểm tra đầu vào cho học viên thực tập - Hoàn thành - Phân loại kiểm tra (Từ ngày báo cáo thực sách học 26/03 – 01/04/2018) tập gửi đến - Photo tài liệu Công ty - Hồn thành báo cáo thực tập gửi đến Cơng ty Thứ Ngƣời Thứ hƣớng dẫn Thứ Thứ Thứ (Từ ngày 19/03 – Thứ 25/03/2018) đãi cho nhân - Photo tài liệu viên - Tìm hiểu sách Thứ Ngƣời ƣu đãi cho nhân viên hƣớng dẫn Thứ Thứ Thứ Thứ Giáo viên hƣớng dẫn thực tập Long Xuyên, ngày 02 tháng 04 năm 2018 Giảng viên hƣớng dẫn Sinh viên thực tập Bảng 2: So sánh đối thủ cạnh tranh STT Tên trung tâm Ƣu điểm Nhƣợc điểm - Đội ngũ giáo viên giỏi - Học phí luyện thi nhiều kinh nghiệm cao - Trung tâm có chất lƣợng, IELTS 4.5- 5.0: sở vật chất tốt 7,600.000đ/ khóa/13 - Có nhiều chi nhánh khắp tuần/ 78 VUS thành phố Hồ Chí Minh, thuận IELTS tiện cho việc lại cho học viên 8,200.000đ/ đến học tuần/ 78 5.5-6.0: khóa/13 IELTS 9,200.000đ/ tuần/ 84 6.5-7.0: khóa/14 - Chất lƣợng giảng dạy hiệu - Học phí cao luyện thi IELTS Khóa luyện IELTS: - Nơi tổ chức thi IELTS 9,850.000 VNĐ Khóa luyện IELTS Pre-Intermediate: 9,250.000 VNĐ British Council - Với hai chi nhánh nên khó khăn cho việc lựa chọn nơi học gần nơi học viên EFC - Đội ngũ giáo viên xứ, tận - Học phí cao tâm, trình độ chuyên môn cao - Với chi nhánh - Phƣơng pháp giảng dạy nên khó khăn cho việc đại liên tục đƣợc cập nhật lựa chọn nơi học gần - Chƣơng trình luyện thi biên nơi học viên soạn công phu dành riêng cho IETLS - Đội ngũ giáo viên xứ, tận - Học phí luyện thi tâm, trình độ chun mơn cao IELTS - Phƣơng pháp giảng dạy cao đại liên tục đƣợc cập nhật ILA - Chƣơng trình luyện thi biên soạn cơng phu - Cơ sở đại bậc thành phố Hồ Chí Minh 16 3.1.4 Thông tin khách hàng Do nhu cầu cần học để lấy chứng IELTS ngày cao trƣờng đại học, nơi làm việc du học nên học viên đăng ký ngày đông Vietop Đặc điểm khách hàng Đối tượng: Học sinh, ngƣời làm nhiều sinh viên Mục đích học IELTS: Lấy chứng IELTS để phục vụ cho việc trƣờng, cho nơi làm việc du học Yêu cầu học viên - Chất lƣợng giảng dạy cho học viên - Giáo viên phải có trình độ chun mơn cao - Rút ngắn tối đa thời gian học cho học viên - Phải có hợp đồng cam kết trung tâm Hiện trạng đăng kí học học viên - Hơn 60% học viên đăng kí học sinh viên, cịn lại học sinh ngƣời làm - 60% học viên học IELTS nhằm mục đích du học chủ yếu du học Canada, Úc, Anh, Mỹ, lại phục vụ cho việc tốt nghiệp đại học công việc - Thời gian học viên đăng kí học nhiều tháng thời gian nghỉ hè nên học viên có nhiều thời gian để học đăng kí học tháng 12 3.2 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐỘI NGŨ TƢ VẤN VIÊN 3.2.1 Cơ cấu hoạt động đội ngũ tƣ vấn viên - Gồm trƣởng sở nhân viên tƣ vấn Trƣởng sở - Tƣ vấn khách hàng khóa học, lịch khai giảng, học phí - Báo cáo tình hình hoạt động trung tâm đến Ban giám đốc hàng tháng: Số lƣợng học viên đăng kí khóa, học phí học viên, kết kiểm tra học viên, đánh giá giáo viên trợ giảng dạy - Quản lý nhân viên: Sắp xếp ca trực theo dõi nhân viên làm việc - Sắp xếp lớp học cho giáo viên, trợ giảng học viên 17 Nhân viên tƣ vấn - Tƣ vấn viên học viên cung cấp thơng tin khóa học, học phí trƣởng sở vắng mặt - Chuẩn bị kiểm tra phòng học: Kiểm tra bàn, ghế, ti vi, loa, bảng, bút lơng,… - Sắp xếp phịng học cho học viên - Quản lý học viên: Điểm danh học viên, thu phí học viên, xếp lịch học cho học viên - Quản lý báo cáo thu, chi trung tâm đến Ban giám đốc 3.2.2 Môi trƣờng làm việc tƣ vấn viên Yêu cầu trình độ, lực, phẩm chất - Nữ từ 21 - 26 tuổi, tốt nghiệp đại học trở lên, ƣu tiên ứng viên học chuyên ngành Tiếng Anh - Có kỹ tƣ vấn tuyển sinh, chăm sóc bán hàng - Trung thực, thân thiện, có khả giao tiếp, thuyết phục - Có khả làm việc độc lập có tinh thần trách nhiệm cao Chế độ làm việc - Thời gian làm việc: 8giờ/ngày từ thứ đến thứ 7, chủ nhật làm đến 30 phút - Ca 1: Từ - 12 - Ca 2: Từ 13 - 17 - Ca 3: Từ 17 - 21 30 phút - Nghỉ trƣa:1 - Chủ nhật: Từ - 12 30 phút Đƣợc tính thêm tiền làm ngồi - Bố trí khơng gian làm việc tƣ vấn viên: Có bàn riêng, trang bị máy tính, lịch khai giảng, báo giá, phần mềm quản lý khách hàng, văn phịng phẩm cần thiết phục vụ cơng việc việc nhƣ: phiếu thu, viết,… Văn hóa giao tiếp ứng xử nội - Cấp cấp dƣới: Cởi mở, hịa đồng, ln quan tâm đến thông tin phản hồi nhân viên, đến sống nhân viên Hỗ trợ, xử lý số tình căng thẳng nội nhân viên trình tiếp xúc với khách hàng 18 - Cấp dƣới cấp trên: Tôn trọng cƣ xử mực, thể lực, hoàn thành tốt hạn công việc đƣợc giao - Giữa đồng nghiệp: Tôn trọng cƣ xử mực, cởi mở, giúp đỡ lẫn nhau, xây dựng tình đồng nghiệp nhƣ hỗ trợ hợp tác với để hồn thành tốt cơng việc chung - Trong công việc: Thực quy định Công ty tác phong, trang phục môi trƣờng công sở Công việc đƣợc thực thời hạn, đạt chất lƣợng, biết lắng nghe, chia sẻ chăm công việc Đề cao tinh thần tập thể Quy trình tuyển dụng, đạo tạo, đãi ngộ tƣ vấn viên Tuyển dụng: Thông qua việc đăng trang Wed, Facebook học viên cũ giới thiệu Đào tạo: Cho nghiên cứu tài liệu, mở lớp huấn luyện có ngƣời kèm cặp Chế độ đãi ngộ + Lƣơng cao + Đƣợc du lịch hai lần năm + Khen thƣởng nhân viên, giáo viên làm tốt ngày lễ năm + Có sách hỗ trợ cho trợ giảng nhân viên thử việc + Đƣợc làm việc tập huấn với đối tác lớn nhƣ IDP, BC + Môi trƣờng làm việc động nhƣng hoà đồng thoải mái 3.2.3 Kết hoạt động kinh doanh đội ngũ tƣ vấn viên - Học viên tham gia học IELTS Vietop: Trên 3000 học viên - Chinh phục điểm IELTS mục tiêu thành công: 90% - Điểm số IELTS trung bình học viên Vietop: 6.5 - Số lƣợng học viên đăng ký doanh thu thể qua bảng sau: 19 Bảng 3: Doanh thu Công ty TNHH Anh ngữ Viettop Đơn vị tính: Ngàn đồng Tháng 01 Khóa học Tháng 02 Tháng 03 Số lƣợng Doanh thu Số lƣợng Doanh thu Số lƣợng Doanh thu Ielts 1:1 20,000 - - 19,000 Ielts Nhóm 63,350 16,250 28,500 Pre Ielts 9,200 3,600 - - Ielts 1 4,160 - - - - Ielts - - 2,600 - - Giao tiếp 2,000 - - - - Tổng cộng 15 98,710 22,450 47,500 (Nguồn: Phịng kế hoạch Tài Công ty TNHH Anh ngữ Viettop) Bảng 4: So sánh doanh thu Cơng ty TNHH Anh ngữ Viettop Khóa học Chênh lệch tháng với tháng Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Chênh lệch tháng với tháng Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Ielts 1:1 -20,000 -100% 19,000 Ielts Nhóm -47,100 -74% 12,250 75% Pre Ielts -5,600 -61% -3,600 75% Ielts -4,160 - 100% Ielts 2,600 Anh văn giao tiếp -2,000 -100% Tổng -76,260 -76,260% 25,050 -2,600 -100% 112% Nhận xét - Số lƣợng học viên đăng kí có chênh lệch qua ba tháng Trong đó:  Tháng có 15 học viên đăng kí, chủ yếu đăng kí học lớp nhóm pre IELTS Doanh thu đạt 98,710 ngàn đồng  Tháng giảm xuống cịn học viên đăng kí, chủ yếu đăng kí lớp nhóm Doanh thu đạt 22,450 ngàn đồng  Tháng lại giảm học viên đăng kí, chủ yếu đăng kí lớp nhóm Doanh thu tăng lên 47,500 ngàn đồng 20 - Doanh thu Công ty tháng giảm so với tháng 1: 76,260 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 77% nguyên nhân giảm tháng dƣơng lịch trùng với dịp nghỉ Tết nên số lƣợng học viên đăng ký khóa học khơng cao, cụ thể, doanh thu sụt giảm tất khóa học từ 61% đến 100% Bên cạnh đó, khóa học Ielts 1:1 khóa học tƣơng đối kén học viên, học phí cao (20 triệu đồng/học viên), dành cho học viên đặc biệt yêu cầu nâng cao trình độ thời gian ngắn, có học viên đăng ký học vào tháng tháng 3, điều góp phần làm cho tổng doanh thu sụt giảm tháng - Sang tháng 3, kết thúc kỳ nghỉ Tết, sinh viên trƣờng đại học trở lại học bình thƣờng nên lƣợng học viên đăng ký khóa học Ngoại ngữ tăng dần Doanh thu tháng tăng so với tháng đạt 25,050 ngàn đồng, tƣơng đƣơng 112%, doanh thu tăng 21 CHƢƠNG CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO Trong suốt q trình thực tập Cơng ty TNHH Anh ngữ Viettop, sinh viên thực tập nhận đƣợc hỗ trợ, giúp đỡ nhiệt tình từ phía lãnh đạo, anh, chị em tƣ vấn viên Công ty đƣợc giao công việc cụ thể sau Bảng 5: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao STT Cơng việc Giải thích Ghi Chuẩn bị phịng - Kiểm tra xếp bảng, bàn, ghế Trƣớc học ngắn, Kiểm tra bút học viên vào viết, loa, tivi, đèn máy lạnh lớp - Mở đèn máy lạnh cho phòng học trƣớc học viên đến Điểm danh học viên chấm công giáo viên, trợ giảng - Điểm danh học viên có học đầy Trong đủ khơng giáo viên, trợ giảng làm việc dạy Phải cố gắng nhớ tên tất học viên, giáo viên trợ giảng Gọi nghe - Gọi điện thoại học viên nghỉ điện thoại học, giáo viên bận nên thông báo học viên nghỉ học, hay cần thông báo thông tin đến phụ huynh… - Nghe điện thoại điện thoại đến Chăm sóc học - Hỏi thăm học viên tình hình học Trong viên tập làm việc - Hỏi thăm tình hình học tập học viên với giáo viên trợ giảng - Hỗ trợ học viên gặp khó khăn q trình học tập - Lắng nghe phản hồi từ học viên phụ huynh - Gửi mail chúc mừng sinh nhật cho học viên - Thơng báo chƣơng trình ƣu đãi dành cho học viên nhƣ giảm học phí, tặng miễm phí đề thi cho học viên,… 22 Cho học viên làm kiểm tra đầu vào kiểm tra hàng tháng cho học viên - Học viên phải làm kiểm tra Trong miễn phí IELTS với bốn kỹ năng: làm việc nghe, nói, đọc, viết tƣ vấn miễn phí trƣớc đăng kí học - Kỹ nghe, đọc, viết làm giấy đƣợc tính làm - Kỹ nói: Học viên đƣợc giáo viên trung tâm kiểm tra - Kiểm tra hàng tháng cho học viên để đánh giá học viên có học tiến khơng qua kỹ nghe đọc Cịn hai kỹ nói viết đƣợc giáo viên thƣờng xuyên kiểm tra Nếu kết khơng cải thiện thêm buổi học với trợ giảng để đƣợc thực hành ôn tập lại Sắp xếp lịch - Sắp xếp phòng học cho lớp Trƣớc phòng học cho dựa thời gian học để đảm bảo ngày học viên lớp có phịng học đầy đủ Thống kê - Thông kế số lƣợng loại sách Trong kiểm tra sách sử dụng, để biết đƣợc số làm việc In photo tài lƣợng nhiều hay để kịp thời bổ liệu, xếp tài sung sách liệu - In photo tài liệu giáo viên học sinh cần - Sắp xếp tài liệu phân loại vị trí để loại tài liệu cho hợp lý dễ nhìn thấy 23 CHƢƠNG PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Bảng 6: Phƣơng pháp thực cơng việc đƣợc giao STT Công việc Phƣơng pháp Chuẩn bị phòng học Quan sát Ghi Ngƣời hƣớng dẫn Phỏng vấn Thực hành Điểm danh học viên Quan sát Gọi nghe điện thoại Phỏng vấn Chăm sóc học viên Ngƣời hƣớng dẫn Thực hành Quan sát Ngƣời hƣớng dẫn Phỏng vấn Thực hành Cho học viên làm kiểm tra đầu vào kiểm tra hàng tháng Sắp xếp lịch phòng học cho học viên Quan sát Ngƣời hƣớng dẫn Phỏng vấn Thực hành Quan sát Ngƣời hƣớng dẫn Phỏng vấn Thực hành Thống kê kiểm tra sách In photo tài liệu, xếp tài liệu Quan sát Ngƣời hƣớng dẫn Ghi chép Phỏng vấn Thực hành Lên kế hoạch Chuẩn bị phòng học  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn kiểm tra xếp bàn ghế hợp lý, bảng lao sạch, bút viết sử dụng tivi, loa máy lạnh hoạt động  Hỏi ngƣời hƣớng dẫn cách giải bàn, ghế, tivi, loa bị hƣ,…  Thực hành cơng việc chuẩn bị phịng học 24 Điểm danh học viên  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn cách điểm danh học viên học với giáo viên trợ giảng điều lƣu ý cần phải nhớ tên xác học viên, giáo viên, trợ giảng  Hỏi ngƣời hƣớng dẫn vấn đề xảy điểm danh nhƣ: Lớp học có hai ca mà học viên học ca thỉ phải điểm danh nào,…  Thực hành điểm danh học viên Gọi nghe điện thoại  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn cách giao tiếp gọi nghe điện thoại  Thực hành gọi nghe điện thoại đến Chăm sóc học viên  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn chăm sóc học viên nhƣ hỏi thăm tình hình học tập học viên, lắng nghe phản hồi từ học viên phụ huynh, giải thắc mắc, cập nhật chƣơng trình ƣu đãi cho học viên nhƣ giảm học phí, đƣợc nhận đề thi Facebook  Hỏi ngƣời hƣớng dẫn cách giải vấn đề q trình chăm sóc học viên nhƣ: Cách đăng ký dự thi cho học viên, đăng ký thi đâu, phí đăng kí nhƣ nào,  Thực hành chăm sóc học viên Cho học viên làm kiểm tra đầu vào kiểm tra hàng tháng  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn chuẩn bị đề cho học viên kiểm tra với thời gian làm kỹ khác  Hỏi ngƣời hƣớng dẫn cách xử lý vấn đề gặp phải q trình kiểm tra nhƣ nghe máy tính bảng hết pin file nghe bị lỗi,…  Thực hành quy trình kiểm tra đầu vào kiểm tra nghe - đọc - viết - nói, thay đổi vị trí kiểm tra gặp phải cố ý muốn để phù hợp Kiểm tra hàng tháng chủ yếu kiểm tra nghe đọc, viết nói đƣợc giáo viên kiểm tra thƣờng xuyên Sắp xếp lịch phòng học cho học viên  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn cách xếp lịch phòng học: Lớp học, giáo viên, phòng học thời gian học  Hỏi ngƣời hƣớng dẫn cách ghi xếp phòng học hƣớng giải gặp cố nhƣ lớp muốn thay đổi phòng học,…  Thực hành ghi xếp lịch phòng học hàng ngày 25 Thống kê kiểm tra sách  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn cách xếp sách, cách thống kê kiểm tra loại sách  Thực hành việc thống kê kiểm tra sách hàng tuần, thông báo kịp thời có loại sách hết để bổ sung đầy đủ In photo tài liệu, xếp tài liệu  Quan sát ngƣời hƣớng dẫn photo mẫu vài tài liệu gồm: Photo mặt, photo mặt, photo thủ công, tự động, chia trang…  Ghi chép thao tác máy photo: Chức phím hình điều khiển, cách đặt giấy (photo mặt, mặt, photo phóng to, thu nhỏ, phơ tô khổ giấy A4), cách đƣa giấy vô khay hết giấy), cách đóng loại tài liệu…  Hỏi ngƣời hƣớng dẫn cách xử lý số cố máy photo: kẹt giấy, hết giấy, hết mực, máy hỏng, ngƣời hỗ trợ cố kỹ thuật khó xửa lý…  Thực hành thao tác thử máy photo  Khi thành thạo cách sử dụng máy photo, thực photo khối lƣợng tài liệu tƣơng ứng với số lƣợng học viên, nội dung buổi học, yêu cầu giáo viên, thời hạn hoàn thiện; xếp tài liệu: để tài liệu vào nơi quy định trung tâm cho dễ lấy, dễ thấy, báo cáo tình trạng sử dụng giấy photo cho quản lý để có kế hoạch gọi giấy hết 26 CHƢƠNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC TRONG ĐỢT THỰC TẬP 6.1 NHỮNG NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƢỢC CỦNG CỐ Kiến thức dịch vụ: Hiểu rõ dịch vụ đào tạo Anh ngữ học thuật uy tín & chất lƣợng Vietop cách thức đào tạo hoạt động chăm sóc khách hàng trung tâm Kiến thức chuyên môn: Vận dụng kiến thức học để áp dụng vào (hay số) nội dung liên quan đến công việc cụ thể đơn vị thực tập + Môn kỹ truyền thông: Đƣợc rèn luyện học hỏi từ anh chị đơn vị thực tập kỹ nhƣ kỹ giao tiếp với khách hàng, với đồng nghiệp cấp Kỹ tác phong môi trƣờng cơng sở Kỹ làm việc nhóm quản lý thời gian đơn vị thực tập + Quản trị hành văn phịng: Áp dụng cách thức trình bày văn đƣợc học để gửi văn đến ban Giám đốc phòng ban khác + Tin học đại cƣơng: Áp dụng cách làm Word để làm văn báo cáo Excel cho việc thống kê số lƣợng học viên đăng kí học, doanh thu hàng tháng trung tâm 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, GIỮA CÁC CÁ NHÂN VÀ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐÃ HỌC HỎI ĐƢỢC 6.2.1 Kỹ cá nhân - Kỹ giao tiếp rõ ràng: Cách diễn đạt ngắn gọn, xúc tích nhƣng đảm bảo đầy đủ thơng tin đến khách hàng - Kỹ thuyết phục khách hàng: Đƣa lợi ích khách hàng đăng ký khóa học quyền lợi có đƣợc trờ thành học viên trung tâm - Kỹ hiểu tâm lý khách hàng: Phải nắm bắt tâm lý khách hàng đến trung tâm đề tƣ vấn phù hợp với mong muốn khách hàng - Kỹ lắng nghe: Luôn lắng nghe khách hàng, lắng nghe đồng nghiệp để hiểu biết họ nhiều - Kỹ lập kế hoạch: Lập kế hoạch thực tập chi tiết công việc cần làm tuần thời gian thực để đề kế hoạch đƣợc khả thi - Kỹ xử lý tình bất ngờ: Tình ngồi tầm kiểm sốt nhân viên, phải khéo léo giải ví dụ nhƣ phụ huynh gây khó khăn thấy học không tiến bộ, ngƣời tƣ vấn phải trao đổi để phụ huynh hiểu 27 nắm tình hình học tập mình, báo cáo tình hình thƣờng xuyên để phụ huynh với trung tâm phối hợp để giúp học viên học tốt - Kỹ làm việc độc lập: Làm việc qua phân công việc đơn vị thực tập, rèn luyện khả tự giải vấn đề trình thực tập chịu trách nhiệm định đƣa - Kỹ quản lý thời gian: Cách xếp thời gian linh hoạt để làm nhiều việc nhƣng đảm bảo chất lƣợng 6.2.2 Kỹ cá nhân - Kỹ làm việc nhóm: Hỗ trợ giúp đỡ để hồn thành cơng việc ln đề cao tinh thần tập thể - Kỹ giao tiếp nhóm với quản lý, với nhân viên đơn vị thực tập: Giao tiếp qua văn bản, qua họp hàng tháng 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp - Hiểu, quan sát thực hành công việc đƣợc phân công đơn vị - Làm việc có trách nhiệm trung thực, chủ động lên kế hoạch cho công việc Đối với đồng nghiệp hợp tác, chia sẻ kiến thức kinh nghiệm sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ Đề cao tinh thần tập thể 6.3 NHỮNG KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC THỰC TIỄN ĐÃ TÍCH LŨY Qua q trình thực tập đơn vị, học viên có hội đƣợc trải nghiệm thực tế, học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nhận đƣợc chia kinh nghiệm anh chị đơn vị thực tập Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy qua đợt thực tập hành trang giúp thực tập viên hoàn thiện thân đƣờng nghiệp sau Một số học kinh nghiệm thực tiễn tích lũy gồm: - Rèn luyện khả chịu áp lực cao công việc: Trong q trình thực tập khơng tránh khỏi khó khăn bỡ ngỡ ban đầu, đơi phải hồn thành khối lƣợng công việc khoảng thời gian ngắn, xảy sai sót chậm trễ bị coi khơng hồn thành nhiệm vụ đánh giá khơng tốt lực làm việc, thực tập viên dễ rơi vào trạng thái tâm lý lo âu, mệt mỏi, căng thẳng, tự tin phải đối diện với quản lý Gặp tình đó, thực tập viên cần bình tĩnh xử lý cách lập kế hoạch làm việc cách khoa học, chia công việc lớn thành công việc nhỏ, từ đơn giản đến phức tạp phân bổ thời gian cho công việc cách hợp lý, tùy vào mức độ quan trọng gấp rút cơng việc để ƣu tiên hồn thành cơng việc trƣớc - Rèn luyện kỹ thích nghi cao với môi trƣờng làm việc: Khi bắt đầu đợt 28 thực tập, thực tập viên chuyển từ môi trƣờng học tập trƣờng học sang môi trƣờng làm việc quan, chuyển từ việc học tập chủ động thời gian, khơng gian, lên lớp hồn thành kiểm tra sang việc chấm công, giao nhiệm vụ, hoàn thành báo cáo kết thực hiện, thực tập viên cần nhanh chóng thích nghi, hịa nhập môi trƣờng mới, thay đổi phong cách trang phục, thận trọng giao tiếp ứng xử nơi công sở, thay đổi thái độ làm việc thái độ nghề nghiệp - Rèn luyện kỹ lắng nghe: Trong q trình học việc, ngồi việc lắng nghe trao đổi, dẫn, chia sẻ kinh nghiệm từ ngƣời hƣớng dẫn, thực tập viên cần biết cách lắng nghe: q trình lắng nghe phải có tƣơng tác để ngƣời nói cảm thấy hào hứng thấy đƣợc ý theo dõi, thiện chí học viên Bất kể chia sẻ ngƣời trƣớc nhiều thông tin quan trọng, thực tập viên cần ghi nhớ, chọn lọc, xếp, phân loại thông tin biết cách đặt câu hỏi gợi mở để ngƣời nói giải thích rõ thơng tin thân muốn tìm hiểu 6.4 KẾT QUẢ CƠNG VIỆC ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO ĐƠN VỊ THỰC TẬP - Hồn thành tốt công việc đƣợc giao nhƣ:  Luôn chuẩn bị kiểm tra phòng học để đảm bảo phòng học đầy đủ vật dụng nhƣ bút lơng, bơng bảng…  Ln điểm danh xác học viên học, lúc đầu gặp nhiều khó khăn phải nhớ tên hết tất học viên giáo viên, trợ giảng  Luôn nhớ gọi điện thoại học viên nghi gọi thơng báo có thay đổi lịch học  Hoạt động chăm sóc học viên đƣợc quan tâm nhiều nhƣ ln quan tâm hỏi thăm tình hình học tập học viên, lắng nghe phản hồi giải đáp thắc mắc học viên phụ huynh,…  Kiểm tra đầu vào cho học viên khoảng hai mƣơi lần kiểm tra hàng tháng cho năm lớp học  Sắp xếp vị trí thống kế xác số lƣợng sách loại Kịp thời báo cáo loại sách hết để bổ sung 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các trung tâm luyện Thi IELTS TPHCM uy tín Truy cập từ https://anhvandoanhnghiep.com/cac-trung-tam-luyen-thi-ielts-tai-tphcmuy-tin (Ngày 13/03/2018) Chương trình học Truy cập từ http://ieltsvietop.vn/chuong-trinh-hoc (Ngày 06/02/2018) 30 ... 2.1 THƠNG TIN CHUNG - Tên Cơng ty: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Anh ngữ Vietop (Công ty TNHH Anh ngữ Vietop) - Tên viết tắt: Vietop English Co LTD - Tên tiếng Anh: Vietop Company English Limited... TTHH Anh ngữ Viettop i CHƢƠNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP Họ tên sinh viên: Lê Thị Ngọc Bích Mã số SV: DKQ141944 Ngành: Kinh tế quốc tế Tên đơi vị thực tập: Công ty TNHH... HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ TƢ VẤN VIÊN TẠI CƠNG TY TNHH ANH NGỮ VIETOP SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ THỊ NGỌC BÍCH MSSV: DKQ141944 LỚP: