THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO 2.1. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO 2.1.1. Chứng từ sử dụng * Chứng từ sử dụng Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho NLĐ được thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Các chứng từ kế toán bao gồm: - Bảng chấm công (mẫu số 01a- LĐTL). - Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu số 01b- LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02- LĐTL). - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 05- LĐTL). - Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL). Ngoài ra công ty cổ phần EMECO còn sử dụng thêm một số chứng từ sau: - Bảng tổng hợp hệ số lương: Do phòng kế toán tài chính lập và theo dõi tình hình nhân sự của công ty, tình hình thay đổi bậc lương và hệ số lương của CNV. Đồng thời là cơ sở để kế toán tính lương, tính thưởng và các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương của CNV trong công ty. Bảng 2.1. Bảng tổng hợp hệ số lương tháng 02/2010 của công ty EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO BẢNG TỔNG HỢP HỆ SỐ LƯƠNG Tháng 02 năm 2010 TT Họ và tên Giới tính Chức vụ Trình độ Hệ số lương Nam Nữ I. Phòng kế toán tài chính 1 Tô Kim Phượng Nữ Kế toán vật tư Đại học 3,27 2 Ngô Thúy Vinh Nữ Thủ quỹ Đại học 3,27 … … … … … … … II. TT dịch vụ & bảo hành thiết bị 1 Phạm Văn Mạnh Nam Kỹ sư Đại học 3,58 … … … …. … … Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Cán bộ LĐ- TL Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Danh sách ứng lương từng kỳ: Công ty không trả lương tháng thành nhiều kỳ mà chỉ trả một lần vào ngày 5 tháng sau, do đó xảy ra trường hợp nhân viên trong công ty tạm ứng trước tiền lương khi có nhu cầu riêng. Số nhân viên xin tạm ứng lương cũng như số lương xin tạm ứng từng tháng là không giống nhau, do đó kế toán lập ra bảng danh sách tạm ứng lương hàng tháng để tạm ứng lương phục vụ cho việc tính toán tiền lương còn phải trả cũng như thực hiện việc thanh toán lương cho CNV của công ty trong tháng. Khi muốn tạm ứng, người xin tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của người phụ trách bộ phận. Trong giấy đề nghị tạm ứng phải nêu rõ số tiền và lý do tạm ứng. Sau đó, giấy tạm ứng này sẽ được chuyển cho KTT xem xét và ghi ý kiến đề nghị TGĐ duyệt chi. Sau khi được duyệt, kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi và chuyển chứng từ cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Bảng 2.2. Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị: Công ty EMECO Bộ phận: TT DV và BH thiết bị GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 12 tháng 02 năm 2010 Kính gửi: Ban giám đốc công ty cổ phần EMECO. Tên tôi là: Nguyễn Văn Thành Địa chỉ: TT dịch vụ và bảo hành thiết bị Đề nghị cho ứng số tiền: 1.000.000 (Viết bằng chữ) Một triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Việc riêng Thời gian thanh toán: ngày 28 tháng 02 năm 2010 Cam đoan chịu trách nhiệm: Nếu không đảm bảo thời hạn thanh toán, tôi xin chịu trách nhiệm - Nếu không sử dụng: Nộp trả công ty 100% số tiền tạm ứng. - Nếu sử dụng mà không đảm bảo thời gian thanh toán thì sẽ thu qua lương. Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Quy trình luân chuyển chứng từ - Luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng: Mỗi phòng ban sẽ có một người chịu trách nhiệm chấm công cho CBCNV trong phòng vào bảng chấm công (bảng 2.3). Sau đó chuyển sang cho phòng tài chính kế toán. Tại đây kế toán tiền lương sẽ tổng hợp, tính toán và lập bảng thanh toán lương (bảng 2.4). Bảng thanh toán lương sau khi được lập sẽ chuyển qua cho TGĐ, cán bộ LĐ- TL và KTT ký duyệt. Sau đó, kế toán tiền lương sẽ phôtô làm 2 bản: Một bản thủ quỹ sẽ chi tiền để trả cho CNV, một bản kế toán làm căn cứ ghi sổ. Bảng 2.3: Bảng chấm công tại TT hành chính- tổng hợp của công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ BẢNG CHẤM CÔNG VÀ MÔI TRƯỜNG EMECO Đơn vị: TT Hành chính- Tổng hợp Từ ngày: 01 đến ngày 28 tháng 02 năm 2010 T T HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 19 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 C T N B Ô V R R 0 P/ L VRC L Côn g 1 Đỗ Mạnh Hà 1 1 1 1 1 \ 1 1 1 1 1 p \ \ L L L 1 p \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5 16,0 2 Phạm Thị Ngân 1 1 0, 5 1 1 \ \ 1 1 1 1 p \ \ L L L L 0,5 / p0, 5 \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5,5 14 3 Phạm Hữu Chữ 1 1 1 1 1 \ \ 1 1 1 1 p \ \ L L L L 0,5 / p0, 5 \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5,5 14,5 … … Chấm công thêm giờ (từ 01 đến 28/02/2010) T T HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 19 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 Ngày thường Chủ nhật 1 Đỗ Mạnh Hà 3 8 6 20 2 3 Đề nghị chấm theo ký hiệu Tổng giám đốc duyệt Trưởng đơn vị, cán bộ LĐ- TL duyệt Người chấm công CT: Đi công tác NB: Nghỉ bù L/P: Nghỉ lễ, phép Ô: Nghỉ ốm Ro: Nghỉ không lý do VR: Việc riêng VRCL: Nghỉ việc riêng có lương Bảng 2.4: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 của công ty cổ phần EMECO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 02 NĂM 2010 Đơn vị tính: Nghìn đồng T T Họ và tên Chức danh, nghề nghiệp Lương thu nhập Lươn g BQ ngày Côn g Số tiền Phép lễ Thêm giờ Lương công trình Tổng cộng lương Phụ cấp Thu 8,5% BHXH , BHYT Số tiền lĩnh Gh i ch ú Côn g Tiền Côn g Tiề n Côn g Số tiền Côn g Số tiền 1 Phạm Hữu Chữ Phó TGĐ 7.000 318,1 8 14,5 4.614 5,5 865 5.478 200 294 5.385 2 Phạm Thị Ngân KT trưởng 7.000 318,1 9 14,0 4.455 6,0 1.909 6.364 200 - 6.564 3 Đỗ Mạnh Hà Lái xe 2.400 109,0 9 16,0 1.745 5,0 408 2,5 273 2.426 400 152 2.673 4 Phạm Văn Mạnh Kỹ sư điện 3.600 163,6 4 6,0 982 13,0 2.127 3.109 450 - 3.559 5 Phạm Văn Mến CN điện 2.400 109,0 9 - 6,0 480 15,0 1.636 2.117 340 150 2.307 … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 156.90 0 184 42.09 1 305 34.61 4 3 273 504 62.87 0 139.84 8 23 14.69 5 8.296 146.24 7 Hà Nội, ngày 04 tháng 3 năm 2010 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG CÁN BỘ LAO ĐỘNG- TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Luân chuyển chứng từ tại đội: Các đội trưởng sẽ chấm công cho nhân viên thuộc bộ phận mình trên báo cáo ngày (bảng 2.5). Cuối mỗi ngày đội trưởng sẽ chuyển báo cáo ngày lên phòng tài chính kế toán. Tại đây sẽ tập hợp các báo cáo ngày do các bộ phận gửi lên. Sau đó thực hiện chấm công trên phần mềm kế toán MISA phân hệ tiền lương. Đặc biệt, tiền lương đối với các CBCNV làm việc tại các đội, các trung tâm kỹ thuật, trung tâm bảo hành, bảo trì thiết bị… ngoài bảng thanh toán lương tổng hợp còn được hạch toán chi tiết theo từng công trình, từng hạng mục thi công (bảng 2.6). Điều đó đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn, dễ theo dõi, không chỉ có ý nghĩa to lớn đối với nhà quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho bản thân CBCNV trong việc đối chiếu kết quả lao động với tiền lương nhận được trong tháng. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán lương tại các đội sau đó cũng giống như quy trình luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Trên bảng thanh toán lương phải có đầy đủ chữ ký của kế toán tiền lương, cán bộ LĐ-TL, KTT và TGĐ công ty. Bảng 2.5: Báo cáo ngày tại TT dịch vụ- bảo hành thiết bị công ty EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO BÁO CÁO NGÀY Đơn vị: TT dịch vụ- bảo hành thiết bị Ngày: 22/02/2010 Tổng số người: 09 Người có mặt làm việc: 08 Người nghỉ: (Ghi rõ họ tên, lý do nghỉ) Nguyễn Huy Chương- Nghỉ phép ………………………………………………. ST T Tên công trình/ Công việc Nội dung Người tham gia Đơn vị tính Khối lượng Ghi chú 1 Hải Dương Hệ ĐHKK ngân hàng NT Hải Dương Mến, Xuân 02 người 2 VPTW- 1A Hùng Vương Xử lý sự cố ĐHKK tại A5- 95 Việt Hùng, Đại 02 người 3 Hội trường A1 trung ương Bảo trì hệ ĐHHKK Tuyến, Hiệp, Đức Hoàng 03 người 4 C6 Thanh xuân Tổng hợp tại trung tâm Huy Hoàng 01 người Người báo cáo (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.6: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 chi tiết theo công trình của công ty EMECO CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 02 NĂM 2010 CHI TIẾT THEO CÔNG TRÌNH Đơn vị tính: VNĐ TT Họ và tên Chức danh, nghề nghiệp Tổng số lương Lương BQ ngày Công Số tiền Phép, lễ Thêm giờ Tổng cộng Phụ cấp Lương ốm Thu 8,5% BHXH Số tiền lĩnh Ghi chú Công Tiền Số giờ Tiền Công Công Tiền Công Tiền DỊCH VỤ 1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 0.5 55 6 480 535 300 835 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … NGÂN HÀNG NT HẢI DƯƠNG 1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 1 109 109 40 149 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … HỘI TRƯỜNG A1VPTƯ ĐẢNG 1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 1 109 109 109 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … TỔNG CỘNG 362700 505 63007 226.5 24090 - - - 87097 69 9295 - - 383 96392 Hà nội, ngày 04 tháng 3 năm 2010 Kế toán tiền lương Cán bộ LĐ- TL Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho NLĐ theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan như: Giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo được yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho NLĐ được chia làm hai kỳ: Kỳ một lĩnh lương tạm ứng, kỳ hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập nhưng tại công ty EMECO thì không áp dụng hình thức trả lương đó mà tập trung trả lương một lần vào ngày 5 hàng tháng. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra 2.1.2. Phương pháp tính lương tại công ty cổ phần EMECO * Hạch toán số lượng lao động Trước hết chỉ tiêu số lượng lao động của công ty được phản ánh trên “Sổ danh sách lao động” của công ty do phòng LĐ- TL lập dựa trên số lao động hiện có của công ty bao gồm cả lao động dài hạn, lao động thời vụ và lao động khoán. “Sổ danh sách lao động” không chỉ lập chung cho toàn công ty mà còn được lập riêng cho từng bộ phận trong công ty nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của từng bộ phận. Cơ sở số liệu để ghi “Sổ danh sách lao động” là các chứng từ tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, cho thôi việc, hưu trí… Các chứng từ trên được phòng LĐ- TL lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, cho thôi việc. [...]... trình kế toán Phần mềm kế toán mà công ty EMECO đang sử dụng là phần mềm kế toán MISA- SME Express Version 7.9 Việc tính lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV trong công ty sẽ được kế toán tiền lương tiến hành trên phân hệ tiền lương Phân hệ tiền lương gồm một số tính năng hỗ trợ cho công tác kế toán tiền lương tại công ty như: Lập bảng thanh toán tiền lương, tự động ghi sổ kế toán các khoản lương, ... BHYT và 1% BHTN Tổng cộng, NLĐ phải đóng 8,5% trên tổng lương cơ bản trừ vào lương Dưới đây là bảng kê trích nộp các khoản theo lương tại công ty EMECO trong tháng 02/2010: Chuyên đề thực tập chuyên ngành Kế toán 48A Bảng 2.20: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tại công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, Mẫu số 10- LĐTL CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO (Ban hành theo. .. mức lương cố định mỗi tháng là: 1.500.000 đồng Hàng tháng, căn cứ vào số tiền ghi trong hợp đồng dưới đây, kế toán tiền lương trả lương cho ông Nguyễn Quốc Việt số tiền là 1.500.000 đồng Bảng 2.7 Hợp đồng lao động tại công ty cổ phần EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Ngày 02 tháng 11 năm 2008 Chúng tôi gồm: Ông Phạm Hữu Chữ- Phó tổng giám đốc công ty. .. tính lương và kiểm tra bảng lương của đơn vị, kế toán tiến hành trả lương cho CBCNV bằng cách nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trong giao diện: “Trả lương nhân viên” Bảng 2.8: Giao diện”Trả lương nhân viên” tháng 02 năm 2010 tại công ty cổ phần EMECO Sau khi nhấn nút “Đồng ý”, do công ty trả lương bằng tiền mặt nên phần mềm tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt Kế toán tiền lương vào “Phiếu chi” của phần. .. tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Căn cứ vào “Chứng từ ghi sổ” và “Danh sách chứng từ ghi sổ”, các số liệu đăng nhập sẽ tự động kết xuất sang sổ cái tài khoản 334 Khi cần, kế toán có thể thực hiện in sổ cái của tài khoản 334 như sau: Bảng 2.19: Sổ cái tài khoản “Phải trả công nhân viên” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO Mẫu số S02c1- DN (Ban hành theo. .. dụng phần mềm kế toán MISA đã giúp giảm bớt công việc của kế toán trong việc ghi chép sổ sách Tuy nhiên, phân hệ kế toán tiền lương lại chưa phù hợp với cách tính lương khoán của công ty, do vậy việc tính lương vẫn phải thực hiện thủ công và chỉ được hỗ trợ bằng máy tính thông qua phần mềm Excel khiến cho khối lượng công việc của kế toán tiền lương tương đối phức tạp và dễ xảy ra sai sót 2.2 KẾ TOÁN CÁC... Vì công ty EMECO áp dụng tính công theo thời gian Do đó, cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công do các phòng ban gửi lên, kế toán tiền lương sẽ vào mục chấm công để thực hiện chấm công cho nhân viên Bảng chấm công khi in ra sẽ có dạng như bảng 2.3- trang 19 * Tính lương: Sau khi thực hiện chấm công cho CNV trong toàn công ty, kế toán tiền lương chọn danh sách CBCNV cần tính lương rồi nhấn nút: “Tính lương ... với các CBCNV đang làm việc tại công ty thì cuối tháng kế toán tiền lương sẽ tiến hành chấm công và thực hiện tính lương Tuy nhiên, với những CBCNV mới vào làm việc trong tháng thì quá trình tính lương và các khoản trích theo lương sẽ phải thêm bước công việc khai báo các thông tin ban đầu như: Khai báo phòng ban, khai báo nhân viên giúp theo dõi chi tiết nhân viên theo phòng ban và tính lương theo. .. trích theo lương: + BHXH (6 %): + BHYT (1,5 %): + BHTN (1%): 6 % x LCB 1,5 % x LCB 1 % x LCB Tổng các khoản trích theo lương là 8,5 % tính trên LCB của CBCNV Vậy thu nhập thực lĩnh của CBCNV trong công ty EMECO được tính theo công thức sau: Thu nhập thực lĩnh = Lương thời gian + Lương lễ, phép + Lương thêm giờ + Phụ cấp - Các khoản trích theo lương Ví dụ: Tính lương tháng 02 năm 2010 của CBCNV công ty EMECO. .. lương để thực hiện thao tác tính lương * Bảng lương: Sau khi thực hiện thao tác tính lương, kế toán vào phần bảng lương sẽ thấy xuất hiện bảng thanh toán tiền lương Tại đây, kế toán có thể xem xét chi tiết hoặc tính lại bảng lương cho chính xác và in được ra bảng thanh toán lương (bảng 2.4- trang 20) Sau đó, chuyển số liệu tiền lương của các CBCNV vào sổ sách báo cáo bằng nút: “Ghi sổ” * Trả lương: Sau . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO 2.1. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG. có lương Bảng 2.4: Bảng thanh toán lương tháng 02 năm 2010 của công ty cổ phần EMECO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG THANH TOÁN LƯƠNG