Nhân viên hành chính văn phòng tại công ty TNHH lương thực gạo việt

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH LƢƠNG THỰC GẠO VIỆT SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN HÀ MINH TRÚC MSSV: DQT141872 LỚP: DH15QT NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH An Giang, Ngày 09 Tháng 04 Năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH LƢƠNG THỰC GẠO VIỆT SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN HÀ MINH TRÚC MSSV: DQT141872 LỚP: DH15QT NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN: THS TRẦN THỊ TUYẾT NHI An Giang, Ngày 09 Tháng 04 Năm 2018 LỜI CẢM ƠN Trong suốt phần tư kỷ phát triển, ngành gạo Việt Nam đạt thành tựu đáng kể, nước xuất gạo nhiều so với nước khác Việt Nam xác định gạo mặt hàng xuất mũi nhọn, tạo nguồn thu nhập ngoại tệ lớn vào ngân sách nhà nước để phát triển đất nước mà cịn nguồn thu nhập hầu hết hộ gia đình nơng thơn Việt Nam nguồn lương thực chủ yếu tồn xã hội Do đó, phát triển nông nghiệp ưu tiên nước ta, đẩy mạnh việc áp dụng khoa học – kỹ thuật tăng suất chất lượng sản phẩm Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt số cơng ty xuất gạo có uy tín khu vực Đồng Sơng Cửu Long, đặc biệt mặt hàng gạo cao cấp Được sinh lớn lên vùng đất Cần Thơ gạo trắng nước trong, với mong muốn tìm hiểu thêm ngành gạo nên xin thực tập Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt Trong thời gian thực tập, học hỏi số kiến thức ngành gạo, nhận thấy để làm sản phẩm gạo thành phẩm phải trải qua nhiều công đoạn xử lý công sức nhiều người Từ đó, tơi cảm thấy trân trọng hạt gạo Việt Nam Tôi xin gửi lời tri ân đến Ban Giám hiệu nhà trường, quý Thầy, Cô trường Đại học An Giang, đặc biệt quý Thầy, Cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh tận tâm truyền dạy cho kiến thức chuyên môn suốt thời gian qua Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Trần Thị Tuyết Nhi Trong suốt q trình thực tập, Cơ tận tình hướng dẫn để tơi hồn thành tốt Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt Anh, Chị phịng ban nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi có hội tìm hiểu hoạt động Cơng ty, có thêm kiến thức, tích lũy kinh nghiệm làm quen với mơi trường làm việc Cơng ty Kính chúc Quý Công ty ngày thành công phát triển vững mạnh An Giang, ngày 09 tháng 04 năm 2018 Sinh viên thực Nguyễn Hà Minh Trúc i ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP ii MỤC LỤC  Trang LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC BẢNG v DANH MỤC SƠ ĐỒ vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GVHD MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LƢƠNG THỰC GẠO VIỆT 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt 2.2 Lịch sử hình thành trình phát triển 2.2.1 Lịch sử hình thành Cơng ty TNHH Lương thực Gạo Việt 2.2.2 Q trình phát triển Cơng ty TNHH Lương thực Gạo Việt 2.3 Cơ cấu tổ chức nhân 2.3.1 Cơ cấu tổ chức 2.3.2 Nhân BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY TNHH LƢƠNG THỰC GẠO VIỆT 3.1 Hiện trạng hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt 3.1.1 Khái quát chức nhiệm vụ công ty 3.1.2 Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh thị trường tiêu thụ công ty 3.2 Sơ lược hoạt động phịng Hành – Nhân Cơng ty TNHH Lương thực Gạo Việt 10 3.3 Môi trường làm việc Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt 12 3.3.1 Cơ sở vật chất 12 3.3.2 Chính sách nhân 12 3.3.3 Văn hóa doanh nghiệp 13 3.4 Nhận xét 13 iii NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 14 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CƠNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG 14 5.1 Quy trình đón tiếp khách đến cơng ty: 14 5.2 Quy trình trực điện thoại 15 5.3 Quy trình quản lý thư, cơng văn đến gửi 15 5.4 Photo văn quy trình nhận fax văn 15 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 16 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố 16 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi được………… 16 6.2.1 Kỹ chuyên môn nghiệp vụ 16 6.2.2 Kỹ cá nhân 16 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 17 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 iv DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Bảng 2: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn v DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ĐKKD GVHD SXKD TNHH TNHH MTV : Đăng kí kinh doanh : Giảng viên hướng dẫn : Sản xuất kinh doanh : Trách nhiệm hữu hạn : Trách nhiệm hữu hạn thành viên vii NỘI DUNG BÁO CÁO LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GVHD MỖI TUẦN Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần THỜI GIAN NỘI DUNG CƠNG VIỆC Tìm hiểu đơn vị thực tập -Đến đơn vị thực tập trình diện với Giám Đốc cơng ty Sau đó, Giám Đốc giới thiệu gặp người hướng dẫn để trao đổi công Tuần việc thực tập -Làm quen xây dựng mối quan hệ với (Từ 22/1/2018 anh, chị cơng ty đến 26/1/2018) -Tìm hiểu nội quy văn hóa cơng ty -Tìm hiểu chức hoạt động, trình hình thành phát triển, cấu tổ chức, sở vật chất cơng ty Tìm hiểu học hỏi cơng việc phịng Hành – Nhân -Quan sát, học hỏi cơng việc phịng Hành – Nhân Tuần -Nghiên cứu bảng mơ tả cơng việc -Tìm hiểu nhiệm vụ nhân viên hành (Từ 29/1/2018 văn phòng đến 2/2/2018) -Học cách sử dụng loại thiết bị văn phịng -Giúp phịng Hành – Nhân soạn thảo thiệp chúc Tết, chuẩn bị tặng quà Tết cho cán nhân viên công ty Thực hành công việc văn thƣ -Photo văn theo yêu cầu phòng ban -Nhận fax văn chuyển cho Tuần phịng ban -Gửi thư, cơng văn theo yêu cầu (Từ 5/2/2018 phòng ban đến 9/2/2018) -Nhận bưu phẩm, báo chí từ bưu điện, sau chuyển đến tận tay cá nhân cơng ty -Giúp dọn vệ sinh trang trí khu vực văn phịng cơng ty -Tham dự buổi tiệc tất niên công ty NHẬN XÉT VÀ CHỮ KÝ CỦA GVHD ThS Trần Thị Tuyết Nhi ThS Trần Thị Tuyết Nhi ThS Trần Thị Tuyết Nhi viên công ty liên kết Từ năm 2010 đến nay, Gentraco đứng top 10 doanh nghiệp xuất gạo hàng đầu Việt Nam, nhà cung cấp gạo uy tín đáng tin cậy, ln khẳng định tên tuổi thị trường nước Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Gentraco Tên tiếng Anh: Gentraco Corporation Tên viết tắt: GENTRACO Địa chỉ: 121 Nguyễn Thái Học Phường Thốt Nốt, Quận Thốt Nốt, Thành phố Cần Thơ Vốn điều lệ: 115.343.040.000 đồng Logo: Điện thoại: 029203851246 Fax: 029203852118 Website: www.gentraco.com.vn Email: info@gentraco.com.vn Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 1800241743 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Cần Thơ cấp Lĩnh vực kinh doanh: + Xay xát chế biến lương thực xuất + Xuất nông, lâm, thủy sản, xuất gạo trực tiếp + Kinh doanh xăng, dầu, gas, nhớt gỗ loại + Nhập máy móc, vật tư nơng nghiệp, vật liệu xây dựng + Kinh doanh bất động sản, cho th văn phịng 2.2.2 Q trình phát triển Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt - Sau năm thành lập vào hoạt động, Gạo Việt có bước phát triển đáng kể Cơng ty xây dựng cấu tổ chức đáp ứng mơ hình cơng ty độc lập, chủ động tất hoạt động mua hàng, gia cơng, chế biến xuất hàng hóa, số lượng hàng hóa tăng qua năm, tình hình hoạt động kinh doanh có bước tiến khả quan - Về cơng tác điều hành có nhiều cải tiến cụ thể công tác tổ chức xây dựng phòng ban phận sản xuất xếp lại theo hướng tinh gọn ngày hiệu - Hệ thống ISO, KPIs triển khai đến phận quản lý sản xuất giúp cho công tác điều hành công ty xác hiệu - Về khâu mua bán dự trữ hàng hóa, nắm bắt thơng tin xác, dự báo tình hình thị trường, sách giá phù hợp nên hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty có hiệu - Công ty đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh gạo không đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng lương thực nước mà quan trọng xuất gạo sang nước giới Trung Quốc, Ấn Độ, Malaysia, Philippines, Singapore, Hồng Kông,… đặc biệt sản phẩm gạo cao cấp, cơng ty thu nguồn ngoại tệ lớn phục vụ cho nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước Do công ty tập trung vào công nghệ - kỹ thuật cao nên việc xuất mặt hàng gạo cao cấp đẩy mạnh, đáp ứng nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng phát triển phong phú chủng loại gạo cao cấp 2.3 Cơ cấu tổ chức nhân 2.3.1 Cơ cấu tổ chức Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Sản xuất Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phân xưởng sản xuất Phịng Hành - Nhân Phịng Bảo vệ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Lƣơng thực Gạo Việt (Nguồn: Phịng Hành – Nhân sự)  Chức phận Cơ cấu tổ chức công ty xếp cách hợp lý linh hoạt bao gồm phịng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp hoạt động kinh doanh công ty đạt hiệu tối ưu Các phòng ban phân định theo quyền hạn trách nhiệm cụ thể sau: - Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, có tư cách pháp nhân đại diện cho cơng ty mặt trước pháp luật Là người trực tiếp đạo, kiểm tra, giám sát, điều hành hoạt động công ty hoạch định chiến lược kinh doanh cho cơng ty Giám đốc có quyền đưa định cuối việc liên quan đến cơng ty - Phịng Kế tốn: Trực thuộc Giám đốc, phận chịu trách nhiệm hạch tốn kinh tế, hạch tốn q trình sản xuất kinh doanh, tập hợp, phân loại hệ thống chứng từ, phân tích hoạt động kinh tế đánh giá kết hoạt động SXKD Thực báo cáo tài định kỳ theo quy định Đề phương án tài theo kế hoạch kinh doanh cơng ty Tham mưu cho Giám đốc kế hoạch tài cơng ty Thực đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với quan Nhà nước - Phòng Sản xuất: Là phận trực thuộc Giám đốc có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất để thực hợp đồng ký kết với khách hàng Chỉ đạo phân xưởng, phòng kỹ thuật sản xuất chế biến loại gạo thành phẩm số lượng chất lượng hợp đồng ký kết - Phòng Kỹ thuật: Trực thuộc phịng Sản xuất, có chức ứng dụng khoa học – công nghệ mới, nâng cấp thay máy móc đại mang lại hiệu kinh tế cao, theo dõi giám sát thường xuyên kiểm tra hoạt động máy móc để kịp thời xử lý - Bộ phận phân xƣởng: Trực thuộc phòng Sản xuất, nơi mua gạo nguyên liệu để gia công, chế biến, dự trữ, bảo quản gạo loại phụ phẩm Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào thành phẩm đầu để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn quy định - Phịng Kinh doanh: Trực thuộc Giám đốc có chức xây dựng thực kế hoạch mua bán hàng hóa, soạn thảo quản lý hợp đồng kinh tế, thống kê phân tích tình hình thị trường, đề xuất giá phù hợp theo thời điểm Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn vốn điều chỉnh kế hoạch phù hợp theo thời điểm, tham mưu cho Giám đốc để định hướng kinh doanh kịp thời - Phòng Hành - Nhân sự: Chịu đạo trực tiếp Giám đốc, có chức tham mưu chịu trách nhiệm công tác tổ chức nhân sự, tiền lương, văn thư, bảo vệ,… theo quy định Nhà nước nội quy, quy chế công ty 2.3.2 Nhân Nguồn nhân lực yếu tố quan trọng q trình phát triển cơng ty, việc bồi dưỡng nguồn nhân lực chăm lo đời sống cho người lao động công ty đặc biệt quan tâm Số lượng cán nhân viên tồn cơng ty tính đến đầu năm 2018 40 người Bảng 2: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn Trình độ Số lƣợng lao động (ngƣời) Tỷ lệ (%) Đại học 14 35% Cao đẳng 5% Trung cấp 17 42.5% Trình độ THPT 17.5% Tổng cộng 40 100% (Nguồn: Phịng Hành – Nhân sự) Hàng năm, cơng ty ln mở khóa đào tạo để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên công ty nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực trình độ cao tình hình Đối với khóa đào tạo ngắn hạn, công ty mời chuyên gia, giảng viên có uy tín kinh nghiệm đến trụ sở cơng ty để bồi dưỡng cho cán nhân viên nhằm tiết kiệm thời gian chi phí Ngồi ra, cơng ty cử số cán nhân viên có tiềm học lớp nâng cao nghiệp vụ để trau dồi kiến thức, nắm bắt tình hình kinh tế thời kỳ hội nhập, nhằm quản lý tốt kinh doanh có hiệu quả, góp phần thúc đẩy phát triển công ty BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUN NGÀNH VÀ MƠI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY TNHH LƢƠNG THỰC GẠO VIỆT 3.1 Hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Lƣơng thực Gạo Việt 3.1.1 Khái quát chức nhiệm vụ công ty  Chức Cơng ty TNHH Lương thực Gạo Việt có đầy đủ tư cách pháp nhân, phương thức hạch toán độc lập, có dấu riêng có chức sau: - Mua lúa gạo để gia công, chế biến gạo thành phẩm cung ứng nước xuất - Ủy thác mua bán, xuất hàng hóa, chủ yếu mặt hàng gạo  Nhiệm vụ - Kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty xây dựng dựa sở lực công ty theo nhu cầu thị trường - Ký kết, thực hợp đồng kinh tế phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cơng ty - Tích cực mở rộng hợp tác nước, nỗ lực hoàn thiện nâng cao hiệu kinh doanh - Sử dụng quản lý nguồn vốn cách có hiệu - Chấp hành theo quy định pháp luật Bộ tài việc hạch tốn, lập báo cáo tài - Thực nghiêm túc nghĩa vụ nộp thuế Nhà nước - Thực đầy đủ sách người lao động - Bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn cán nhân viên Tích cực chăm lo đời sống cho đội ngũ nhân viên cơng ty 3.1.2 Khái qt tình hình sản xuất kinh doanh thị trường tiêu thụ cơng ty  Tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty TNHH Lương thực Gạo Việt cơng ty kinh doanh, xuất gạo uy tín khu vực Đồng Sông Cửu Long Trong nhiều năm qua, ngồi thị trường tiêu thụ nước, cơng ty xuất gạo sang nhiều nước giới Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu công ty sản xuất, gia công, chế biến lúa gạo Về khâu mua hàng, công ty mua lúa, gạo nguyên liệu kho, điểm thu mua, nhà máy xay xát hộ nông dân địa bàn Cần Thơ, An Giang, Sóc Trăng,… Lúa gạo sau chuyển kho công ty gia công chế biến thành gạo thành phẩm 5%, 10%, 15%, 25% Các chủng loại gạo công ty gồm: gạo Jasmine, gạo Japonica, gạo ST21, gạo Thơm Lài, gạo Lứt, gạo Lứt Huyết Rồng,… số sản phẩm khác từ gạo tấm, cám,… Gạo thành phẩm đóng gói loại kích cỡ bao bì khác gồm: túi kg, kg, 10 kg, 25 kg, 50 kg Gạo vận chuyển sà lan từ 500 - 1000 đến tàu cảng Mỹ Thới, cảng Cần Thơ, cảng Thành phố Hồ Chí Minh để xuất sang nước ngồi Ngồi ra, cơng ty có đóng hàng trực tiếp container kho cơng ty  Thị trƣờng tiêu thụ Thị trường tiêu thụ gạo công ty gồm nước xuất Đối với thị trường nước, công ty đưa sản phẩm vào siêu thị lớn Cần Thơ Thành phố Hồ Chí Minh như: Co.opmart, Big C,… Các sản phẩm gạo đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định theo tiêu chuẩn HACCP (tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng trình sản xuất chế biến thực phẩm) Ngồi ra, cơng ty có hệ thống cửa hàng bán lẻ gạo Cần Thơ để phục vụ người tiêu dùng khu vực Công ty xuất gạo sang nước như: Malaysia, Hồng Kông, Singapore, nước Châu Phi, Ấn Độ, Trung Quốc, Philippines,… Chiến lược công ty phát triển thị trường xuất gạo ổn định, bền vững hiệu quả, củng cố thị trường xuất truyền thống, trọng điểm, khai thác phát triển thị trường xuất mới, tiềm năng, tăng cường liên kết, gắn sản xuất với nhu cầu thị trường, đảm bảo chất lượng gạo xuất khẩu, nâng cao giá trị hạt gạo Việt Nam thị trường quốc tế, mang lại hiệu kinh tế cao cho công ty 3.2 Sơ lƣợc hoạt động phịng Hành – Nhân Cơng ty TNHH Lƣơng thực Gạo Việt Phịng Hành – Nhân phận quan trọng công ty, thực chức xây dựng, tuyển dụng phát triển nguồn nhân lực cho công ty, tham mưu cho Giám đốc kế hoạch hành – nhân Bộ phận hành – nhân công ty thực nhiệm vụ sau: 10 - Hành chính: + Quản lý dấu đóng dấu + Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ văn pháp lý công ty + Tiếp nhận công văn, văn bản, thư từ chuyển đến đi, ghi nhận vào sổ công văn đến Phân loại công văn chuyển đến phận, cá nhân có liên quan công ty + Xây dựng hệ thống nội quy công ty theo dõi, giám sát việc thực nội quy cán nhân viên công ty + Soạn thảo văn bản, photo, fax loại giấy tờ, công văn + Thực đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho ban lãnh đạo cán nhân viên công ty công tác + Lập kế hoạch mua sắm loại văn phòng phẩm, thực việc đặt báo chí cho cơng ty - Công tác nhân sự: + Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực để phù hợp với chiến lược phát triển công ty, đảm bảo theo yêu cầu số lượng chất lượng + Lập ngân sách nhân theo giai đoạn công ty + Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân tồn cơng ty Theo dõi tình hình sử dụng lao động công ty + Đề sách nhân đảm bảo an tồn lao động, chăm sóc sức khỏe cho đội ngũ cán nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kì + Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá lực, thành tích cán nhân viên Theo dõi kết làm việc thực đánh giá thành tích theo quy định Đưa phương án khen thưởng kịp thời cá nhân đạt thành tích xuất sắc cơng việc + Lập kế hoạch tuyển dụng theo yêu cầu lãnh đạo Dự trù ngân sách tuyển dụng, thực sách, quy trình tuyển dụng Tổ chức ký kết thỏa thuận, hợp đồng lao đồng theo quy định pháp luật + Hoạch địch sách đào tạo phát triển nguồn nhân lực cho công ty Lập dự trù chi phí đào tạo Đánh giá chất lượng nhân lực sau đào tạo + Mỗi tháng, lập bảng lương, tính lương, thưởng cho nhân viên trình lên lãnh đạo duyệt 11 - Công tác lễ tân: + Trực điện thoại + Đón tiếp khách đến văn phịng công ty hướng dẫn khách đến phận công ty để giải công việc + Tổ chức họp kiện công ty - Quản lý việc sử dụng bảo vệ sở vật chất, trang thiết bị công ty, đảm bảo tình hình an ninh trật tự, phịng chống cháy nổ, an toàn lao động: + Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc sử dụng máy móc, thiết bị cơng ty Kiểm tra kiểm kê định kì trang thiết bị để đảm bảo số lượng chất lượng + Lập kế hoạch bảo trì máy móc Có kế hoạch mua sắm để bổ sung thay thiết bị + Thực công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy, an tồn lao động cơng ty 3.3 Mơi trƣờng làm việc Công ty TNHH Lƣơng thực Gạo Việt 3.3.1 Cơ sở vật chất Trụ sở làm việc cơng ty gồm có: phịng Giám đốc, phịng Kế tốn, phịng Kinh doanh, phịng Sản xuất, phịng Hành – Nhân Cơng ty có đầy đủ trang thiết bị văn phòng như: máy photocopy, máy fax, máy scan, máy in, máy vi tính, máy phát điện Cơng ty có 02 kho chứa hàng 01 phân xưởng sản xuất gạo cao cấp bao gồm nhiều máy móc để phục vụ sản xuất như: máy đánh bóng gạo, máy Sortex, máy xay xát, máy dò kim loại, máy đóng gói bao bì, máy may miệng bao nhiều dây chuyền vận chuyển gạo từ kho xuống phương tiện chở hàng 3.3.2 Chính sách nhân Yếu tố người xem hàng đầu người tài sản quý công ty, tảng để xây dựng phát triển Công ty có sách chăm sóc sức khỏe (mỗi năm cơng ty tổ chức khám sức khỏe định kì cho cán nhân viên), đãi ngộ cho nhân viên, tạo hội giúp nhân viên phát triển cách tồn diện, an tâm cống hiến cho cơng ty Hàng năm, cán nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ tăng lương Khi cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cơng ty có chế độ khen thưởng kịp thời để động viên khuyến khích Vào dịp lễ, Tết hàng năm, công ty có tổ chức tặng q tiền thưởng cho tồn thể nhân viên cơng ty 12 Ngồi ra, cơng ty thường xuyên tổ chức chuyến du lịch dã ngoại hình thức team building nhằm gắn kết tinh thần đoàn kết, thân thiện nhân viên, giúp nhân viên có khoảng thời gian sinh hoạt chung với nhau, từ thành viên có gắn kết, hỗ trợ tốt công việc 3.3.3 Văn hóa doanh nghiệp Đây yếu tố có vai trị vơ quan trọng, ln tạo niềm tin cho người làm việc mơi trường Văn hóa doanh nghiệp sợi dây liên kết thành viên cơng ty, tạo tiếng nói chung, nâng cao lực cạnh tranh doanh nghiệp Những yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp cho cơng ty bao gồm: - Cơng ty có mục tiêu phát triển ngắn hạn dài hạn cách rõ ràng điều giúp cho nhân viên an tâm cống hiến gắn bó lâu dài, đồng thời sản phẩm cơng ty ln chất lượng để có uy tín thị trường - Mối quan hệ lãnh đạo với nhân viên đồng nghiệp với thân thiện cơng ty xây dựng quy định rõ ràng quyền lợi, trách nhiệm người Có chế độ thưởng phạt rõ ràng - Ban lãnh đạo cơng ty vừa có tài, vừa có tâm Đội ngũ lãnh đạo đầu làm gương, dám chịu trách nhiệm công việc, hỗ trợ cấp ln nhận tin tưởng noi theo nhân viên, từ nhân viên ln cố gắng để hồn thành tốt cơng việc giao, cống hiến cho cơng ty, giúp cơng ty phát triển vững mạnh 3.4 Nhận xét Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt công ty sản xuất, chế biến xuất gạo có uy tín chất lượng gạo thị trường Môi trường làm việc công ty chuyên nghiệp, động thân thiện Công ty tạo điều kiện để nhân viên phát huy khả làm việc, bên cạnh đó, cơng ty có chế độ đãi ngộ tốt để nhân viên gắn bó lâu dài cơng ty phát triển bền vững Nhân viên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề, công tác quản lý không xảy rủi ro nhằm nâng cao hiệu cho cơng ty Cơng ty có chiến lược kinh doanh cụ thể theo thời điểm, có sách giá phù hợp thị trường, ln linh động nhạy bén xử lý công việc 13 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG Trong thời gian thực tập vị trí nhân viên hành văn phịng Cơng ty TNHH Lương thực Gạo Việt, đã công ty phân công thực công việc sau: - Công việc lễ tân: Nghe, trả lời điện thoại chuyển tiếp gọi theo yêu cầu từ khách hàng đối tác công ty đến cá nhân, phận công ty Tiếp nhận hẹn khách hàng báo lịch khách hàng đăng kí ngày đến giao dịch với cá nhân phận công ty Khi khách hàng đến văn phịng cơng ty, đón tiếp khách hướng dẫn khách đến phận làm việc theo yêu cầu khách hàng - Công việc văn thư: Nhận thư, công văn gửi đến công ty, phân loại chuyển đến phận, cá nhân cơng ty Nhận bưu phẩm, báo chí từ bưu điện, sau chuyển đến tận tay cá nhân công ty Gửi hồ sơ, chứng từ, công văn theo u cầu phịng ban cơng ty Photo văn bản, scan hợp đồng, soạn thảo văn Nhận fax chuyển cho phận công ty - Những công việc khác: Đem mẫu gạo công ty giao cho khách hàng (chào mẫu), lấy mẫu gạo theo yêu cầu phòng Kinh doanh - Những công việc hậu cần vào dịp lễ, Tết như: Giúp phịng Hành – Nhân chuẩn bị tặng quà vào dịp Tết Quốc tế phụ nữ 8/3 Giúp dọn vệ sinh trang trí văn phịng cơng ty để chuẩn bị đón Tết Ngồi cơng việc phân cơng, tơi có hội tham quan khảo sát với phòng Kinh doanh xuống kho phân xưởng sản xuất để học hỏi quy trình sản xuất gạo cách đóng hàng PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 5.1 Quy trình đón tiếp khách đến cơng ty: - Bước 1: Chào hỏi khách với thái độ tôn trọng lịch - Bước 2: Thể quan tâm đến khách: Chủ động hỏi yêu cầu khách đến công ty - Bước 3: Kiểm tra lịch hẹn để xem khách có hẹn trước hay khơng - Bước 4: Mời khách vào khu vực ngồi chờ, rót nước mời khách, sau liên hệ với cá nhân phận mà khách cần gặp để tiếp khách - Bước 5: Trong trường hợp cá nhân phận mà khách cần gặp liên hệ có việc bận khơng thể gặp phải thơng báo cho khách biết, sau ghi nhận lại thông tin khách vào sổ thông báo lại cá nhân phận biết 14 5.2 Quy trình trực điện thoại - Bước 1: Khi có gọi đến, nhấc ống nghe sớm tốt - Bước 2: Gửi lời chào đến người gọi đến hỏi yêu cầu họ - Bước 3: Chuyển tiếp gọi khách đến cá nhân phận mà khách yêu cầu gặp - Bước 4: Trong trường hợp khách gọi đến để đặt lịch hẹn ghi rõ thông tin hẹn gặp khách vào sổ thông báo lại cho cá nhân phận mà khách hẹn gặp 5.3 Quy trình quản lý thƣ, cơng văn đến gửi - Quy trình quản lý thư, công văn đến: + Bước 1: Tiếp nhận thư, công văn gửi đến công ty + Bước 2: Ký nhận với người giao + Bước 3: Ghi nhận vào sổ để lưu công văn đến + Bước 4: Chuyển thư, công văn đến tận tay người nhận (cá nhân phận) công ty + Bước 5: Người nhận ký xác nhận sổ công văn đến - Quy trình gửi thư, cơng văn + Bước 1: Kiểm tra hình thức văn + Bước 2: Ghi số văn ngày, tháng, năm vào sổ công văn + Bước 3: Đóng dấu quan Nếu cơng văn gửi cơng văn khẩn đóng thêm dấu mộc khẩn + Bước 4: Tiến hành làm thủ tục để chuyển phát văn 5.4 Photo văn quy trình nhận fax văn - Vận dụng khả sử dụng loại thiết bị văn phòng máy photocopy máy fax để thực công việc photo giấy tờ, tài liệu nhận fax - Quy trình nhận fax: + Bước 1: Nhận fax văn từ khách hàng + Bước 2: Lưu văn vào file riêng máy tính + Bước 3: Chuyển file in văn đến phận có liên quan 15 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Trong q trình thực tập, tơi có hội rèn luyện kỹ củng cố kiến thức học từ môn học mà học trường như: Quản trị hành văn phịng: Do vị trí thực tập tơi nhân viên hành văn phịng nên mơn học giúp ích cho tơi nhiều q trình thực tập Tơi áp dụng kiến thức môn học để thực công việc đươc phân công như: kiến thức công tác lễ tân để thực cơng việc đón tiếp khách đến công ty, cách nghe, trả lời điện thoại chuyển tiếp gọi, kiến thức công tác văn thư, lưu trữ văn đến Kỹ truyền thông: Khi học môn học này, trang bị nhiều kiến thức kỹ kỹ nói, kỹ viết, kỹ ứng xử, kỹ nghe, kỹ làm việc nhóm quan trọng kỹ giao tiếp nơi công sở Những kỹ hỗ trợ nhiều thực tập công ty, vận dụng kỹ giao tiếp, ứng xử để thực cơng việc đón tiếp khách, trực điện thoại làm quen hòa nhập với anh, chị đồng nghiệp công ty Tin học đại cương Tin học ứng dụng quản trị: Những kiến thức học sử dụng Word, Excel vận dụng thực công việc đánh máy, soạn thảo văn 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 6.2.1 Kỹ chuyên môn nghiệp vụ Đây kỹ quan trọng đòi hỏi người nhân viên hành văn phịng phải có am hiểu sâu sắc kiến thức chuyên môn, nắm rõ quy chế, quy định công ty, bảng mơ tả cơng việc nhân viên hành văn phòng để thực nhiệm vụ giao Kỹ tin học sử dụng loại thiết bị văn phòng: Học cách sử dụng loại thiết bị văn phòng máy photocopy, máy fax để thực công việc photo văn bản, gửi nhận fax loại công văn, giấy tờ theo u cầu phịng ban Ngồi ra, thân rèn luyện số kỹ tin học Word, Excel thực soạn thảo văn 6.2.2 Kỹ cá nhân Kỹ quản lý thời gian để xếp tổ chức công việc: Học hỏi cách tổ chức công việc phối hợp thực với phịng ban cơng ty Biết cách quản lý phân bổ thời gian hợp lý để xếp công việc hiệu 16 Kỹ làm việc nhóm: Học cách hợp tác, hỗ trợ cơng việc phịng ban Kỹ giao tiếp: Tính chất cơng việc nhân việc hành văn phịng địi hỏi phải tiếp xúc với nhiều người khách hàng, đối tác công ty, nhân viên phịng ban Vì thế, cần phải có khả giao tiếp tốt, giọng nói lưu lốt, phong thái tự tin có sức thuyết phục người nghe Bên cạnh đó, phải ln có thái độ lịch sự, thân thiện, nhã nhặn với người Kỹ xử lý tình huống: Học cách xử lý tình nhanh nhẹn khéo léo, tránh ảnh hưởng đến cơng việc có tình bất ngờ xảy Kỹ quan sát, lắng nghe, ghi chép nhanh: Quan sát, lắng nghe dẫn thực công việc người hướng dẫn công ty Học hỏi kinh nghiệm từ anh chị đồng nghiệp qua việc trao đổi trị chuyện, từ rút học thực tế cho thân 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc Thực tập Công ty Gạo Việt hội quý báu để học hỏi nhiều học bổ ích kinh nghiệm cần thiết cho thân Do môi trường làm việc công ty động chun nghiệp nên tơi có hội rèn luyện khả chủ động việc, tinh thần trách nhiệm cao, chấp hành nội quy công ty, làm giờ, giải cơng việc nhanh chóng, học hỏi tinh thần hợp tác, hỗ trợ công việc anh, chị cơng ty Trong q trình thực tập vị trí nhân viên hành văn phịng, tơi học hỏi quy trình làm việc phịng Hành – Nhân sự, biết quy định hợp đồng lao động, học cách sử dụng loại thiết bị văn phịng Trước đây, tơi người nói nhút nhát, trải qua q trình thực tập, tính chất cơng việc phải tiếp xúc với nhiều khách hàng phòng ban công ty nên giúp nâng cao khả giao tiếp, tơi tự tin nói chuyện trước đám đơng, động, cởi mở hịa đồng với người, giúp mở rộng nhiều mối quan hệ Bên cạnh đó, tơi phân cơng thực cơng việc có liên quan đến giấy tờ, công văn công ty photo, nhận fax, gửi nhận thư, công văn,… cơng việc địi hỏi độ xác cao xảy sai sót, nhầm lẫn cơng văn, giấy tờ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động công ty Do vậy, thực công việc phải thật cẩn thận, tỉ mỉ nghiêm túc Ngồi ra, tơi có hội khảo sát với phòng Kinh doanh xuống kho để xem tiến độ mua hàng kiểm tra chất lượng gạo, tham quan phân xưởng sản xuất gạo cao cấp, tham quan, tìm hiểu cách đóng hàng vơ container cơng ty, qua tơi học hỏi quy trình sản xuất gạo thành phẩm, cách 17 đóng hàng, tìm hiểu tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng gạo cách phân biệt loại gạo công ty, tơi tích lũy số kiến thức lĩnh vực kinh doanh gạo 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho đơn vị thực tập Trong thời gian thực tập, phân công công ty với công việc nhân viên hành văn phịng, cơng việc mẻ, tơi cố gắng để hồn thành nhiệm vụ giao, đồng thời, thân học hỏi số kinh nghiệm quý báu Khi thực công tác lễ tân với thái độ lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách hàng, tạo thiện cảm hài lịng khách hàng, từ góp phần nâng cao nét văn hóa uy tín công ty Đối với công việc văn thư, thực nhiệm vụ giao ln xác, nhanh chóng khơng để xảy sai sót, giúp phịng ban giải cơng việc kịp thời cho khách hàng Ngoài ra, vào dịp lễ 8/3 Tết, tơi giúp cho phịng Hành – Nhân chuẩn bị tặng quà cho cán nhân viên công ty, giúp dọn vệ sinh trang trí khu vực văn phịng cơng ty để chuẩn bị đón Tết Bên cạnh đó, ngồi cơng việc giao, tơi giúp phịng Kinh doanh đem mẫu gạo công ty giao cho khách hàng lấy mẫu gạo từ khách hàng công ty, nhằm giúp cơng việc phịng Kinh doanh diễn nhanh chóng Trong q trình thực tập, tơi ln làm việc với thái độ nhiệt tình, vui vẻ thân thiện với người, tơi nhận quý mến hỗ trợ công việc anh, chị công ty 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Chức - Nhiệm vụ phòng HCNS (k.n.) Truy cập từ: http://hamadeco.com.vn/gioi-thieu/phong-ban-cong-ty/phong-hanh-chinhnhan-su.html Đỗ Minh Đạt (2014) Kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh (Chuyên đề tốt nghiệp khơng xuất bản) Khoa Kế tốn, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Cần Thơ, Cần Thơ, Việt Nam Nguyễn Thị Ngọc Linh (2014) Kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Công ty TNHH MTV Gạo Việt (Luận văn tốt nghiệp Cử nhân Kế tốn khơng xuất bản) Khoa Kinh tế - QTKD, Trường Đại học An Giang, An Giang, Việt Nam 19 ... gọi Công ty TNHH MTV Gạo Việt - Ngày 31/8/2016, Công ty TNHH MTV Gạo Việt đổi tên thành Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt theo giấy phép ĐKKD số 1800744183 - Từ tháng 9/2016 đến nay, Công ty TNHH. .. tách công ty, sở hợp cụm xí nghiệp sản xuất phân xưởng gạo cao cấp, Công ty Cổ phần Gentraco cho đời Công ty TNHH MTV Gạo Việt - Từ tháng 3/2009 đến hết tháng 8/2016, Gạo Việt công ty Công ty Cổ... cơng ty, giúp công ty phát triển vững mạnh 3.4 Nhận xét Công ty TNHH Lương thực Gạo Việt công ty sản xuất, chế biến xuất gạo có uy tín chất lượng gạo thị trường Môi trường làm việc công ty chuyên