Thực tập phòng tổ chức hành chính tại công ty TNHH liên doanh antraco

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH LIÊN DOANH ANTRACO SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ BÍCH VÂN MSSV: DQT141876 LỚP: DH15QT NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH An Giang, Ngày 10 Tháng 04 Năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH LIÊN DOANH ANTRACO SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ BÍCH VÂN MSSV: DQT141876 LỚP: DH15QT NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: TRẦN THỊ TUYẾT NHI An Giang, Ngày 10 Tháng 04 Năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC Trang DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Thông tin ……3 2.2 Lịch sử hình thành trình phát triển 2.3 Lĩnh vực hoạt động 2.4 Đặc điểm sản phẩm thị trường tiêu thụ 2.5 Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty 2.5.1 Chức năng, nhiệm vụ phận 2.5.2 Cơ cấu tổ chức máy BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Các nguồn lực đơn vị thực tập 3.1.1 Máy móc thiết bị 3.1.2 Năng lực cung cấp 3.2 Hiện trạng hoạt động quản trị nhân đơn vị thực tập 3.3 Môi trường làm việc đơn vị 3.3.1 Văn hóa doanh nghiệp 3.3.2 Định hướng phát triển công ty 3.3.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty 10 3.3.3.1 Qui trình sản xuất sản phẩm 10 3.3.3.2 Tình hình sản xuất kinh doanh 11 3.3.3.3 Đối thủ cạnh tranh 11 3.4 Tìm hiểu vị trí cơng việc thực tập 11 3.4.1 Khái quát phịng Tổ chức – Hành 11 3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể 12 3.4.3 Các hoạt động chủ yếu phòng Tổ chức – Hành 13 3.4.3.1 Tuyển dụng lao động 13 3.4.3.2 Hoạt động đào tạo 13 3.4.3.3 Kỷ luật an toàn lao động 13 ii 3.4.3.4 Tiền lương, tiền thưởng 14 3.4.4 Nhận xét 14 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 14 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 16 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP 18 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố 19 6.2 Những kỹ học hỏi công ty 19 6.3 Những kinh nghiệm học tích lũy 20 6.4 Chi tiết kết đóng góp cho cơng ty 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 PHỤ LỤC 22 iii DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Bảng 2: Máy móc thiết bị cơng ty Hình 1: Sơ đồ máy tổ chức quản lý Công ty TNHH LD Antraco Sơ đồ 1: Sơ đồ qui trình sản xuất sản phẩm công ty iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ 01 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 02 LD Liên doanh 03 P.TC – KT Phịng Tài – Kế tốn 04 P.KH – KD Phịng Kế hoạch – Kinh doanh 05 P.TC – HC Phòng Tổ chức – Hành 06 B.ATLĐ Ban An tồn Lao động 07 P.KTVT Phòng Kỹ thuật – Vật tư 08 PXNS Phân xưởng Nghiền sàng 09 PXSC Phân xưởng Sửa chữa 10 Đội CG Đội Cơ giới 11 PXKT Phân xưởng Khai thác 12 GĐ.ĐHM Giám đốc Điều hành mỏ 13 KT.Trưởng Kế tốn trưởng v LỊCH LÀM VIỆC CĨ NHẬN XÉT VÀ KÝ NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN Khi thực tập cơng ty, trưởng phịng phận Tổ chức – Hành đưa lịch thực tập cụ thể cho sinh viên sau: - Làm việc tuần 03 ngày 04 ngày 01 tuần 02 buổi/ngày - Thời gian bắt đầu làm việc buổi sáng từ 07 - 11 buổi chiều từ 13 - 17 Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Tuần 01 Thời gian Nội dung công việc 22/01/2018 Làm quen với người phịng Tổ chức, trao đổi thơng tin, tìm hiểu qui chế, nội qui, máy tổ chức công ty phòng Tổ chức đến 28/01/2018 Trao đổi nội dung công việc thực tập, giấc, đồng phục, số buổi thực tập làm quen với công việc phịng Nghiên cứu danh sách nhân cơng ty 29/01/2018 02 đến 04/02/2018 Làm quen công việc nhân viên phịng, hỗ trợ cơng tác viết thơ mời dự tất niên cuối năm; tham mưu cách xử lý vi phạm công nhân viên công ty; học cách quản lý công văn đến, công văn Tham gia tiệc tất niên cuối năm công ty 05/02/2018 03 đến 11/02/2018 Viết báo cáo rút kết luận cách thức tổ chức kiện công ty qua tiệc cuối năm tuần vừa qua Hỗ trợ thống kê ngày nghỉ công nhân viên công ty; tham gia hội trại; viết thơ mời dự khai trương công ty sau Tết Nhận xét chữ ký giáo viên hướng dẫn Nguyên Đán; Lập danh sách trực Tết đóng thành cuốn; tạo mẫu niêm phong tài sản; hỗ trợ khiêng quà Tết tặng người dân vùng cận nghèo; tập đóng dấu cơng ty 26/02/2018 04 đến 04/03/2018 05/03/2018 05 đến Kiểm tra bảng chấm công; thống kê ngày nghỉ; tham mưu cách hạn chế ngày nghỉ công nhân viên; Học cách photo tài liệu, giấy tờ; đọc nội qui, qui chế, thỏa ước lao động, tra luật Đọc nghiên cứu qui chế lao động, luật lao động; xếp giấy tờ, văn 11/03/2018 12/03/2018 06 đến 18/03/2018 Đọc nghiên cứu luật Lao động sửa đổi, tìm điểm tham mưu trưởng phòng; xếp hồ sơ lý lịch Làm báo cáo thực tập 19/03/2018 07 đến Tiếp tục công việc tuần 06 25/03/2018 26/03/2018 08 đến Hoàn thành báo cáo tốt nghiệp 01/04/2018 2 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Thông tin Tên công ty: Công ty TNHH Liên Doanh Antraco Địa chỉ: ấp Rò Leng, xã Châu Lăng, huyện Tri Tôn, tỉnh An Giang Mã số thuế: 1600175162 Giám đốc: Quách Kim Long Điện thoại: 0913972274 Fax: 02963 772 249 Website: www.antraco.com.vn Mail: phongkinhdoanhantraco@gmail.com 2.2 Lịch sử hình thành trình phát triển Nắm bắt nhu cầu đá xây dựng dùng cho cơng trình giao thơng, xây dựng cơng nghiệp dân dụng Đồng sông Cửu Long ngày tăng cao Công ty đầu tư phát triển Giao thông Vận tải (Công ty Tracodi) thuộc Bộ Giao thông Vận tải Cơng ty Cơ khí An Giang tiến hành bàn bạc, khảo sát, xin chủ trương Bộ Giao thông Vận tải Uỷ ban Nhân dân tỉnh An Giang, sở Công nghiệp An Giang, đồng thời lập dự án đầu tư, điều lệ kinh doanh, hợp đồng liên doanh để làm sở cho việc thành lập công ty TNHH Liên Doanh Antraco (Antraco tên ghép An Giang Tracodi) Ngày 07/09/1994, Công ty TNHH Liên Doanh Antraco thức thành lập theo giấy phép số 005346 GP/TLDN-02 Uỷ ban Nhân dân tỉnh An Giang với thời hạn 30 năm giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0508818 ngày 20/09/1994 Ủy ban Kế hoạch An Giang Nguồn vốn kinh doanh ban đầu đơn vị mẹ đóng góp là: 12.399.684.246 VND Kinh doanh ngành nghề chính: khai thác đá; chế biến đá xây dựng, đá trang trí xuất khẩu; sản xuất vật liệu xây dựng; vận tải hàng hóa đường bộ; vận tải hàng hóa đường thủy nội địa; bốc xếp hàng hóa Trải qua chặn đường 20 năm hoạt động ngành khai thác chế biến đá xây dựng, công ty Antraco biết đến địa cung cấp đá uy tín chất lượng, đá Antraco dần khẳng định thương hiệu khu vực Đồng sông Cửu Long với nhiều mẫu mã đa dạng, độ cứng cao, đáp ứng thông số kỹ thuật cho cơng trình lớn, trọng điểm Trong q trình hoạt động, cơng ty Antraco tạo niềm tin nơi khách hàng, sản phẩm đá Antraco có mặt hầu hết cơng trình trọng điểm Đồng sông Cửu Long Tiêu biểu như: công trình cầu Cần Thơ, cầu Vàm Cống, cơng trình sân bay Cần Thơ, cơng trình sân bay Phú Quốc, cơng trình khí điện đạm Cà Mau, Quốc lộ 91, Quốc lộ 63,… 2.3 Lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Liên Doanh Antraco hoạt động lĩnh vực sau: - Khai thác đá; - Chế biến đá xây dựng, đá trang trí xuất khẩu; cơng ty Antraco ln nổ lực hồn thiện sản phẩm thơng qua việc không ngừng nâng cao suất lao động cải tiến công nghệ Trong năm qua, công ty Antraco tiến hành đầu tư nâng cấp máy móc thiết bị, đó, việc mạnh dạng đưa cơng nghệ nghiền đá ly tâm vào sản xuất thực mang lại hiệu tích cực Các sản phẩm đá mang thương hiệu Antraco ngày khách hàng ưa chuộng có mặt hầu hết cơng trình trọng điểm Đồng sơng Cửu Long Với quan điểm, lấy khách hàng làm trọng tâm, công ty Antraco phấn đấu nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng Cơng ty lấy tín nhiệm khách hàng làm phương châm để hoạt động cam kết sản phẩm chất lượng, đủ khối lượng thời gian Luôn động sáng tạo, môi trường cạnh tranh liệt, để tồn phát triển, công ty phải động sáng tạo Trong công ty, tạo môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp để cá nhân tự phát huy hết khả Ngồi ra, cơng ty Antraco sử dụng sách ứng biến linh hoạt biến động thị trường để tận dụng hết hội tìm phương án vượt qua khó khăn thách thức 3.3.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty 3.3.3.1 Qui trình sản xuất sản phẩm Phân xưởng khai thác khoan bắn đá cung cấp đá 20x30 cho giới 01 (thiết bị: máy khoan đá máy nén khí) Phân xưởng giới 01 vận chuyển đá từ khai trường đến nơi chế biến (thiết bị: xe bóc dở xe bene) Phân xưởng nghiền sàng nhận đá, xay đá nguyên liệu cho sản phẩm betong (thiết bị: dây chuyền máy nghiền sàng) Phân xưởng giới 02 xúc đá thành phẩm lên xe tải (thiết bị: xe xúc Kawasaki) Phòng kinh doanh nhận đơn hàng từ người mua hàng phân phối sản phẩm Bộ phận bến cảng nhận đá từ xe tải giao cho sà lan vận chuyển đến nơi sử dụng Sơ đồ 1: Sơ đồ qui trình sản xuất sản phẩm cơng ty (Nguồn: phịng Kỹ thuật – Vật tư cơng ty) 10 3.3.3.2 Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Liên Doanh Antraco (Tracodi nắm 51%) xem đơn vị hoạt động hiệu Tracodi với hoạt động kinh doanh tăng trưởng ổn định năm 2015 lãi ròng 37 tỷ đồng năm 2016 lên tới 58 tỷ đồng, vượt tới 107% kế hoạch Đặc biệt, Antraco có lợi khơng vay vốn từ bên ngồi mà sử dụng vốn tự có để hoạt động sản xuất kinh doanh nên khơng phải tốn chi phí lãi vay Thêm điểm đáng ý, soi báo cáo lưu chuyển tiền tệ Antraco qua năm có điểm chung lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh dương cho thấy khả tạo dịng tiền cơng ty ổn định, nhờ chủ động việc mở rộng sản xuất phát triển bền vững Nhờ cẩn trọng việc dùng địn bẩy tài chính, tiết gảm mạnh loại chi phí, phát huy tối đa vốn tự có, Antraco đạt số đáng ngưỡng mộ với doanh nghiệp mà vốn chủ sở hữu 25 tỷ đồng Hiệu hoạt động kinh doanh thuộc nhóm tốt ngành 3.3.3.3 Đối thủ cạnh tranh Công ty TNHH Liên Doanh Antraco chuyên ngành khai thác chế biến vật liệu xây dựng với bề dày kinh nghiệm 20 năm lĩnh vực khai thác đá lớn khu vực Đồng sông Cửu Long, vị trí mỏ đá Antraco lợi đặc biệt khu vực, chất lượng đá cường độ kháng nén cao tốt để cung cấp cho dự án xây dựng đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật cao Hơn nữa, số lượng mỏ đá khu vực Nam Bộ ít, kèm theo chi phí vận chuyển cực lớn di chuyển đá từ mỏ khác đến khu vực nên hoạt động Antraco khơng có cạnh tranh Doanh thu Antraco tăng trưởng mạnh mẽ thời gian gần khi vực Nam Bộ đầu tư mạnh mẽ hạ tầng nhằm đối phó với tượng xâm nhập mặn (ảnh hưởng từ elnino) nhu cầu đá xây dựng lớn Phú Quốc 3.4 Tìm hiểu vị trí cơng việc thực tập 3.4.1 Khái qt phịng Tổ chức – Hành Chức năng: Là đơn vị nghiệp vụ tổng hợp có chức vừa tham mưu giúp Giám đốc, thực nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản trị nhân sự, chế độ sách liên quan đến người lao động, bảo vệ tài sản, quản trị hành tồn cơng ty, trực tiếp thực quản trị tài sản, hành trụ sở văn phịng cơng ty Nhiệm vụ: - Tham mưu cho Giám đốc phương án kiện toàn tổ chức, máy quản lý theo hướng tinh gọn hoạt động có hiệu quả; - Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn thực quy định, định mức công ty quản trị nhân sự, tài sản hành chính; 11 - Phục vụ dịch vụ cần thiết công ty dịp lễ, tết, hội nghị, tiếp khách,…; - Quản lý toàn hồ sơ phạm vi phụ trách liên quan đến công ty hồ sơ lý lịch cán bộ, công nhân viên; - Soạn thảo văn liên quan đến hành chánh; - Quản lý chặt chẽ dấu công ty theo yêu cầu Giám đốc; - Bảo đảm trật tự an ninh khu vực quan quản lý; - Thực nhiệm vụ khác theo yêu cầu Giám đốc 3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể Trưởng phòng: - Chức năng: người Giám đốc ký hợp đồng lao động tuyển dụng bổ nhiệm, miễn nhiệm, trả lương, khen thưởng, kỷ luật Là người giúp việc cho Giám đốc theo lĩnh vực, chức - Nhiệm vụ: chấp hành tuyệt đối mệnh lệnh cấp trên; xây dựng nội qui, qui chế hoạt động đơn vị; có trách nhiệm tổ chức thực nhiệm vụ quyền hạn giao đơn vị chịu trách nhiệm trước Giám đốc hoạt động đơn vị phụ trách Phó phịng: - Chức năng: người Giám đốc ký hợp đồng lao động tuyển dụng bổ nhiệm, miễn nhiệm, trả lương, khen thưởng, kỷ luật sau tham khảo ý kiến trưởng phịng Phó phịng người giúp việc cho trưởng phòng theo lĩnh vực công việc phân công - Nhiệm vụ: tổ chức, triển khai, điều hành thực có hiệu cao khối lượng công việc phân công chịu trách nhiệm trước trưởng phòng Thực nhiệm vụ khác theo yêu cầu trưởng phòng Bộ phận văn thư, lưu trữ: - Chức năng: quản lý thống việc ban hành văn công ty; quản lý, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ hành; tham mưu cho lãnh đạo công tác hành chính, văn thư theo quy định pháp luật - Nhiệm vụ: quản lý, xếp, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ, xếp lưu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Quản lý cấp phát công lệnh giấy giới thiệu, giấy đường, cho cán công nhân viên công ty Bộ phận tạp vụ: - Chức năng: tổ chức thực cơng tác giữ gìn vệ sinh cảnh quan chung cho tồn cơng ty - Nhiệm vụ: giữ gìn mơi trường xanh – – đẹp phạm vi khuôn viên công ty Tổ chức quản lý phát triển cảnh quan góp phần tạo mơi trường làm việc văn minh, lịch sự, lành mạnh thoải mái, góp phần nâng cao chất lượng làm việc cho công nhân viên công ty 12 Bộ phận bảo vệ: - Chức năng: giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản công ty; tuần tra, canh gác 24/24 ngày - Nhiệm vụ: thực công tác bảo vệ an ninh trật tự cho công ty; tổ chức, thực tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản phương tiện vào công ty theo nội quy, qui định; trực tiếp đón hướng dẫn khách vào phòng ban nơi cần gặp trao đổi 3.4.3 Các hoạt động chủ yếu phòng Tổ chức – hành 3.4.3.1 Tuyển dụng lao động Cơng tác tuyển dụng nhân lên kế hoạch, xét duyệt kỹ ban Giám đốc phòng Tổ chức Hành phối hợp thực Căn vào khối lượng công việc, nhu cầu sản xuất công ty, ban Giám đốc cán chủ chốt họp xem xét tuyển dụng cho phù hợp với mục đích 3.4.3.2 Hoạt động đào tạo Đào tạo phát triển bao gồm hoạt động nhằm mục đích nâng cao tay nghề kỹ thuật cá nhân với công việc hành, chuẩn bị cho người lao động theo kịp vưới cấu tổ chức có thay đổi phát triển Công ty chuyên lĩnh vực khai thác đá, mang tính chất cơng việc đặc thù nên cơng ty thực hoạt động đào tạo, chủ yếu mang tính chất nghề dạy nghề, dẫn cơng việc Người có kinh nghiệm công việc tốt dày dặn truyền đạt lại cho người vào làm việc theo lĩnh vực chuyên môn tự học hỏi lẫn để trao dồi tay nghề Dù vậy, năm qua điều kiện cơng ty cịn khó khăn, ban Giam đốc tổ chức Cơng đồn cơng ty nổ lực để chăm lo cho người lao động Điều thể thông qua việc năm cơng ty có tạo điều kiện cho cán cơng nhân viên tham dự khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chun mơn, tay nghề 3.4.3.3 Kỷ luật an toàn lao động - Kỷ luật: tất cán bộ, công nhân viên giao nhiệm vụ phải làm tròn nhiệm vụ, vơ trách nhiệm hay ngun nhân khác gây mát thiệt hại cho công ty đưa Hội đồng kỹ luật xét xử, buộc phải bồi thường số tiền thiệt hại gây nên - Khen thưởng: hàng q cá nhân, đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tập thể công nhận Giám đốc xem xét khen thưởng sau cân đối từ nguồn lợi nhuận cơng ty - An tồn lao động: trang bị đầy đủ dụng cụ thiết bị bảo hộ, ln có cán giám sát theo dõi; ban hành quy định an tồn, vệ sinh lao động cơng trường cho người lao động; thực cơng tác phịng cháy chữa cháy, phòng chống bệnh nghề nghiệp, tai nạn nghề nghiệp cho toàn thể người lao động 13 3.4.3.4 Tiền lương, tiền thưởng Tiền lương, tiền thưởng yếu tố quan trọng thu hút, tuyển chọn người có lực cho đơn vị Nhằm tạo động lực, trách nhiệm cán bộ, công nhân viên, chăm lo đời sống họ, khuyến khích nhân viên khơng ngừng học tập, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ để hoạt động có hiệu Nguyên tắc trả lương vào hệ số bậc lương theo danh sách, trả trực tiếp cho cán bộ, công nhân viên Tiền lương cán bộ, công nhân viên bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền lương làm tăng ca, tăng giờ, phụ cấp làm đêm, tiền tàu xe nghỉ phép 3.4.4 Nhận xét Về chất lượng cán bộ, công nhân viên cơng ty cịn nhiều lao động phổ thơng chưa giải được, thường người gắn bó với cơng ty, kinh nghiệm lâu năm cơng việc yếu tố khó nan giải cơng tác quản lý nhân công ty Về vai trị phịng Tổ chức – Hành nhận thấy phận quan trọng, quan hệ với ban Giám đốc mà gắn chặt với phịng ban Cơng ty nhân lực yếu tố tiên quyết định hoạt động công ty, điều hành hoạt động công ty, giúp công ty hoạt động, phát triển Phịng Tổ chức – Hành cơng ty có 06 người bố trí chức năng, nhiệm vụ cụ thể phối hợp với thực tốt công việc Tuy nhiên cấu tổ chức phòng thiếu nhân viên chuyên phụ trách mảng tiền lương, khen thưởng, phúc lợi cho người lao động cần bổ sung để kích thích, tạo động lực cho người lao động làm việc suất hiệu Nhìn chung cách tổng quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển cao vượt bậc, suất đạt hiệu cao, đảm bảo chất lượng đầu vào, đầu sản phẩm Doanh thu bán hàng cung cấp dịng sản phẩm đá cơng ty tăng đặn qua năm Tuy nhiên, mảng nhân công ty cần nâng cao chất lượng nhân lực, hiệu công tác quản trị nhân góp phần vào phát triển tồn diện cơng ty NỘI DUNG CƠNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG Làm quen với đơn vị thực tập Tìm hiểu sơ công ty: - Trao đổi thông tin cá nhân; Chào hỏi làm quen với người; Lịch làm việc, giấc, đồng phục; Cơ cấu máy tổ chức cơng ty; Chức phịng Tổ chức – Hành 14 Nghiên cứu danh sách nhân Tham khảo danh sách nhân chi tiết phận tồn cơng ty bảng excel để nắm rõ tình hình nhân đưa nhận xét tình hình lao động chung Đề xuất phương pháp xử lý vi phạm cán cơng nhân viên cơng ty Trưởng phịng đưa nhiều trường hợp vi phạm nghỉ vô kỷ luật, chơi làm việc, trễ sớm, mẫu thuẫn công việc, đề nghị đưa biện pháp xử lý hợp lý tham mưu lại Sắp xếp giấy tờ, hồ sơ Sắp xếp giấy tờ, định, phiếu thông tin cá nhân theo thứ tự theo phận công ty Sắp xếp lại số hồ sơ lý lịch người xin việc theo thứ tự qua năm, để ngăn nắp vào tủ tài liệu Tham gia tiệc tất niên viết báo cáo rút kết luận, đánh giá cách thức tổ chức kiện công ty Được mời dự tất niên cuối năm cơng ty song song quan sát cách thức tổ chức kiện công ty thông qua buổi tiệc Viết báo cáo nhận xét, đánh giá mặt hạn chế điểm mạnh, sau đề xuất phương hướng Kiểm tra bảng chấm công Thống kê ngày nghỉ trường hợp cán bộ, công nhân viên công ty, tham mưu phương pháp hạn chế người lao động lạm dụng ngày phép Cuối tháng, phận gửi bảng chấm công, giao nhiệm vụ kiểm tra số công, ngày cơng, tổng số làm việc tính xác chưa trước gửi ba Giám đốc phê duyệt nộp lại phịng kế tốn Dựa vào bảng chấm công, lập bảng thống kê trường hợp nghỉ cán bộ, công nhân viên tháng qua, sau đề xuất, tham mưu biện pháp khắc phục việc lạm dụng ngày nghỉ phép người lao động có hiệu Các cơng việc cuối năm Trưởng phịng đưa danh sách khách mời, giao công việc viết tay tên khách mời dự tất niên cuối năm dự khai trương đầu năm công ty Hỗ trợ khiêng quà tết cho người dân vùng nghèo ăn Tết, giúp di chuyển quà xe kiểm soát số lượng mang Lập danh sách đăng ký trực Tết, tạo bìa in đóng thành nhiều phân phát cho phận Tạo biểu mẫu niêm phong tài sản dựa mẫu có sẵn in 15 Đọc, nghiên cứu nội qui, qui chế lao động, thảo ước lao động tập thể, tra luật Dựa vào hai qui chế lao động thỏa ước lao động tập thể công ty, đọc nghiên cứu, ghi chép lại ý cần thiết cho trình làm báo cáo thực tập Tra luật Lao động số 10 luật sửa đổi ban hành, tìm điểm cần bổ sung vào qui chế lao động công ty, hay tra qui định cần thiết cần áp dụng vào thực tiễn lao động sản xuất, sau đề xuất điểm luật, điểm chưa hợp lý qui chế công ty nên thay đổi hay thêm vào cho đầy đủ hơn, tham mưu lại với trưởng phòng PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG Làm quen với đơn vị thực tập Tuần đầu thực tập bắt đầu làm quen với người công việc phịng, chào hỏi trao đổi thơng tin cá nhân để tiện việc xưng hô, trao đổi trình làm việc Thời gian làm việc buổi sáng từ 07 đến 11 giờ, buổi chiều từ 13 đến 17 giờ, tuần sinh viên làm từ 03 đến 04 ngày 02 buổi/ngày Đồng phục tự phải đảm bảo lịch lịch nơi làm việc Công ty thường họp giao ban vào buổi chiều thứ hai tuần họp phận vào chiều thứ bảy tuần Trưởng phòng giới thiệu sơ lược cấu máy tổ chức cơng ty, giải thích chức phòng chức cụ thể phòng Tổ chức – Hành chính, phận giữ vị trí quan trọng công ty việc vận hành, điều phối công việc Nghiên cứu danh sách nhân Trước bắt đầu làm quen cơng việc phịng, trưởng phòng cho tham khảo qua bảng danh sách nhân chi tiết phận công ty Trong bảng dánh sách nhân bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, địa sinh sống, trình độ học vấn, thời gian vào làm, hệ số lương, bậc lương, phụ cấp chức vụ, xem qua, nghiên cứu đưa kết luận tình hình lao động cơng ty tại, đánh giá trình độ lao động nhận xét cách thiết kế bảng nhân đầy đủ chưa, chưa cần bổ sung phần Sau đề xuất chi tiết cách sửa đổi lại với trưởng phòng Đề xuất phương pháp xử lý vi phạm cán công nhân viên công ty Trưởng phòng đưa trường hợp vi phạm nghỉ vô kỷ luật, chơi làm việc, bỏ ngồi cịn làm việc, mâu thuẫn công việc,đi sớm trễ… đề nghị viết đề xuất biện pháp xử lý hợp tình, hợp lý trường hợp vi phạm Tôi tự đặt người quản lý, sau đưa biện pháp xử lý thỏa đáng trước tiên phải xem xét lý do, nguyên nhân xảy vi phạm có đáng hay khơng, sau tiếp tục đưa phương hướng xử lý tùy vào mức độ nặng nhẹ vi phạm, cuối đề xuất biện pháp khắc phục răn đe người vi phạm Cuối làm việc gửi lại cho Trưởng phịng xem xét, sau trị chuyện, trao đổi xung quanh vấn đề đến kết luận, đánh giá mức độ hiểu biết quản lý nhân 16 Sắp xếp giấy tờ, hồ sơ Sắp xếp giấy tờ, định, phiếu thông tin cá nhân người lao động theo thứ tự, theo phận công ty phiếu thông tin cá nhân nhân viên phận nào, theo phận theo thứ tự trưởng phịng dài xuống cấp bậc phía dưới,… Hồ sơ lý lịch người nộp đơn xin việc năm, xếp chúng theo trình từ từu năm 2013 đến xếp ngăn nắp vào tủ tài liệu phòng Tham gia tiệc tất niên viết báo cáo rút kết luận, đánh giá cách thức tổ chức kiện công ty Dự tiệc tất niên cuối năm công ty, đồng thời quan sát qui trình, cách thức tổ chức kiện diễn ngày hơm Theo đề nghị trưởng phịng, viết báo cáo đánh giá, nhận xét q trình thực cơng việc, cơng tác tổ chức trước ngày tất niên, ngày tất niên sau tất niên Qua quan sát, nhận thấy công tác tổ chức cơng việc phịng Tổ chức cịn nhiều thiếu sót chưa chỉnh chu, nhanh chóng, phần cán công ty nam chiếm phần lớn, đặc biệt công việc tổ chức kiện cần nhiều tỉ mỉ, khéo léo, chỉnh chu, chi tiết nam khơng hiệu nữ Dù đưa nhiều mặt hạn chế báo cáo, trưởng phòng đưa nhiều lời khen ngợi cho báo cáo cảm thấy tâm đắc lời nhận xét Kiểm tra bảng chấm công Thống kê ngày nghỉ trường hợp cán công nhân viên công ty, tham mưu phương pháp hạn chế người lao động lạm dụng ngày phép Cuối tháng, phận gửi bảng chấm cơng phịng Tổ chức – Hành tổng hợp Nhiệm vụ kiểm tra lại số công, ngày công, ngày làm thêm, làm thêm, tổng số cơng tính xác chưa Đồng thời thống kê lại ngày nghỉ, lập sổ riêng để theo dõi tình hình chun cần cán bộ, cơng nhân viên cơng ty Qua đó, nhận xét tình trạng người lao động lạm dụng nhiều ngày phép năm, rút kết luận đề xuất biện pháp hạn chế tối đa tình trạng lên giấy a4 trình lại trưởng phịng để tham mưu Các cơng việc cuối năm Dựa vào danh sách khách mời dự tất niên cuối năm tiệc khai trương đầu năm cơng ty, lúc đầu cắt dán giấy có tên khách mời lên phong bì, tơi cảm thấy làm tốn nhiều thời gian nên đề xuất việc viết tay để thể tôn trọng đẹp mắt, lại tốn thời gian, tín nhiệm nên Trưởng phịng đồng ý cho tơi đảm nhận việc viết tay tên khách mời lên phong bì, bỏ thơ mời vào dán kín lại Các tổ đội, phận, phòng ban gửi phòng Tổ chức – Hành danh sách đăng ký trực Tết Nguyên Đán, nhiệm vụ lập thành bảng excel tổng hợp toàn lại thành bảng danh sách, sau tạo bìa ghi tên phận, in đóng thành nhiều cuốn, phân phát cho phận theo dõi Tạo mẫu niêm phong tài sản word dựa vào biểu mẫu có sẵn, chỉnh sửa form chữ, định dạng phù hợp in nhiều để phát cho phận niêm phong tài sản nghỉ tết 17 Đọc, nghiên cứu nội qui, qui chế lao động, thảo ước lao động tập thể, tra luật Dựa vào hai qui chế lao động, thỏa ước lao động tạp thể cơng ty, đọc, tìm hiểu nghiên cứu nội dung, ghi chép lại nội dung cần thiết cho trình làm báo cáo ghi chép lại chức năng, nhiệm vụ phận, sơ đồ máy tổ chức, qui định thời gian làm việc, khen thưởng, kỷ luật, Đồng thời, giúp nắm rõ văn hóa cơng ty, qui tắc làm việc Tra luật Lao động số 10 luật sửa đổi hành trang web, đọc hiểu nắm luật lao động để biết cách quản lý nhân sự, tìm đọc điểm trong luật sửa đổi, so sánh với qui chế lao động cơng ty, đề xuất với trưởng phịng điểm hay mà qui chế chưa có, hay chưa cập nhật KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP Qua rèn luyện, trau dồi kiến thức thời gian thực tập công ty Antraco nhận thấy bênh cạnh việc học tập, nghiên cứu việc sâu tìm hiểu thực tế giai đoạn vơ quan trọng Trong thời gian thực tập, ngồi việc tìm hiểu, thu thập thơng tin để hồn thành báo cáo, tơi có hội tìm hiểu hoạt động thực tế doanh nghiệp, qua vận dụng kiến thức học vào thực tiễn Thuận lợi: Đợt thực tập này, cán hướng dẫn trưởng phịng phịng Tổ chức Hành giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình viết báo cáo thực tập, giúp học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ có nhìn tổng qt cơng tác hành quan, đơn vị Cán bộ, công nhân viên cơng ty hịa đồng, thân thiện vui vẻ, nhiệt tình cơng việc Ln tận tình chia sẻ, hướng dẫn cặn kẽ tơi có vấn đề thắc mắc cần giải đáp Công ty tạo điều kiện tốt khơng có rào cản thực tập đơn vị Mặc dù thời gian đầu thực tập, tơi gặp số bỡ ngỡ q trình tiếp cận với mơi trường làm việc phịng, với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn với tinh thần ham học hỏi mình, tơi bước đầu thích ứng với mơi trường làm việc Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu đơn vị thực tập giúp tơi phần hình dung cách thức làm việc nhân viên văn phịng thực thụ Khó khăn: Do thiếu kiến thức thực tế nên tơi gặp chút khó khăn q trình thực tập: khơng biết sử dụng loại máy móc thiết bị văn phịng máy in, photo, Thời gian thực tập ngắn nên chưa hiểu biết cụ thể cơng việc qui trình làm việc phòng ban Vẫn chênh lệch lý thuyết thực tiễn 18 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố Trong trình thực tập giao cơng việc, tơi có hội vận dụng số kiến thức học trường vào công việc như: - Kiến thức quản trị nhân sự: vận dụng vào công việc xử lý vi phạm cán công nhân viên, giải tranh chấp lao động, đánh giá hiệu cơng việc,tính lương bổng, khen thưởng Qua đó, giúp hiểu thêm công việc cụ thể người quản lý nhân công ty - Kiến thức tin học: áp dụng vào công việc lập excel, soạn thảo word lập danh sách trực, hay tạo biểu mẫu, in ấn giúp củng cố phần kiến thức tin học học trường - Kiến thức quản trị chất lượng: dù không giao công việc liên quan nhiều đến lĩnh vực kinh doanh công ty sau q trình tìm hiểu, học hỏi tơi vận dụng kiến thức học trường vào việc đánh giá chất lượng sản phẩm, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, chi phí chất lượng sản xuất kinh doanh công ty 6.2 Những kỹ học hỏi cơng ty Ngồi kiến thức học trường vận dụng vào thực tiễn, kỹ mềm tơi tích lũy học hỏi nhiều sau trình thực tập cơng ty như: - Kỹ truyền thơng: soạn thảo báo cáo, kế hoạch công việc chuẩn mực; khả thuyết trình trước nhóm người cách mạch lạc, thuyết phục tự tin; khả lắng nghe hỗ trợ, chia sẻ thông tin với người khác - Tư sáng tạo: tập thói quen suy nghĩ nhiều khía cạnh vấn đề ngữ cảnh khác nhau; khả phác thảo, đề xuất nhiều phương án để giải vấn đề hầu hết trường hợp thực tiễn - Kỹ lắng nghe, quan sát: đồng nghiệp cơng ty sẵn sàng giúp đỡ họ cịn cơng việc mình, khơng thể dành tồn thời gian cho tơi nên việc lắng nghe quan sát vô quan trọng, lắng nghe lúc dẫn, quan sát lúc người khác làm việc để học hỏi kinh nghiệm - Kỹ làm việc chuyên nghiệp: thể qua việc làm giờ, trang phục gọn gàng, chỉnh tề, tác phong nhanh nhẹn, lời nói lịch lễ phép với người khác Trong làm việc nghiêm túc lắng nghe hướng dẫn không làm việc riêng làm việc - Kỹ giao tiếp: học phương pháp giao tiếp với người khác tốt có tư phản biện tốt, hay học cách tạo thiện cảm nói chuyện, thể lịch ,kính trọng, tự tin lời nói giao tiếp với đồng nghiệp hay cấp - Kỹ sử dụng máy tính: thực nhiều cơng việc máy tính, tiếp xúc với máy tính nhiều nên phần giúp tơi học thêm nhiều tính khác phần mềm word, excel mà trước chưa sử dụng tới, rèn luyện thao tác đánh chữ nhanh chuẩn xác hơn, cách soạn thảo văn hành chính, cách thống kê tổng hợp, 19 6.3 Những kinh nghiệm học tích lũy Trong thời gian thực tập phòng Tổ chức – Hành cơng ty, tơi nhận thấy cơng việc phịng khơng đơn giản mà phải địi hỏi nhiều kỹ năng, kinh nghiệm nhận thấy phịng có vị trí quan trọng cơng ty Ở tất vị trí phịng, tất cơng việc địi hỏi tinh tế, nhạy bén, tính kỹ lưỡng tinh thần trách nhiệm, kỷ luật cao Chính vậy, để trở thành nhân viên văn phịng tốt, cần có am hiểu pháp luật, có tinh thần trách nhiệm cao phải biết tự trao dồi, học hỏi không ngừng để bổ sung kiến thức Nhờ vào hướng dẫn tận tình cán hướng dẫn, tơi phần hiểu thêm cách quản lý nhân hợp tình hợp lý môi trường làm việc thực tế Dù không trực tiếp tiếp xúc với cơng việc phịng thơng qua việc trị chuyện, trao đổi với cán hướng dẫn, đứng quan sát qui trình làm việc học hỏi nhiều kinh nghiệm như: cách lưu văn thư đến văn thư đi, qui tắc đóng dấu quản lý dấu, kinh nghiệm quản lý nhân sự, điêu hành, tổ chức công việc Sau đợt thực tập này, đúc kết kinh nghiệm để bổ trợ cho công việc sau sở để phấn đấu để trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp sau trường 6.4 Chi tiết kết đóng góp cho công ty Mặc dù thời gian thực tập không dài với hướng dẫn nhiệt tình người, tơi đóng góp số cơng việc nhỏ giúp hiểu biết thêm học hỏi nhiều kinh nghiệm: - Viết tay tên khách mời vào phong thơ mời dự hội nghị; - Hỗ trợ người cơng ty trang trí trại: cắm hoa, trang trí cổng trại, trưng bày trái v v trại công ty đoạt giải khuyến khích; - Giúp kiểm tra bảng chấm cơng làm việc cán bộ, công nhân viên công ty; - Thống kê ngày nghỉ cán bộ, công nhân viên tháng; - Lập bảng excel trực Tết Nguyên Đán, lập sổ trực đóng thành phát cho phận; - Tạo mẫu niêm phong tài sản; - Giúp tham mưu điểm luật lao động để công ty cập nhật bổ sung kịp thời; - Giúp đề xuất cách xử lý vi phạm hiệu quả; - Đề xuất phương hướng khắc phục mặt hạn chế việc tổ chức kiện công ty, đề giải pháp hay trưởng phòng khen 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty (2010) Qui chế lao động Tri Tôn: Công ty TNHH Liên Doanh Antraco Môi trường làm việc đơn vị (2010) Thỏa ước lao động tập thể Tri Tôn: Công ty TNHH Liên Doanh Antraco Giới thiệu công ty (2018, Ngày 20 tháng 03) Truy cập từ http://www.antraco.com.vn Tình hình sản xuất kinh doanh (2018, Ngày 20 tháng 03) Truy cập từ http://www.bamboocap.com.vn/events/tiem-nang-mo-da-antraco 21 PHỤ LỤC Lịch làm việc cụ thể từ ngày 22/01/2018 – 31/03/2018: Tuần Thời gian làm việc 22/01/2018 23/01/2018 24/01/2018 01 Nội dung công việc Gặp Giám đốc, trao đổi vài thông tin thời gian thực tập cơng ty Gặp trưởng phịng Tổ chức Hành trao đổi cơng việc thực tập thơng tin cá nhân Gặp trưởng phịng, tiếp tục trao đổi cơng việc mục đích, nội dung thực tập Trò chuyện, trao đổi giấc, đồng phục số buổi thực tập Đọc ghi chép nội dung cần thiết qui chế cơng ty Tìm hiểu sơ lược phịng Tổ chức Hành máy tổ chức công ty Tham khảo nghiên cứu danh sách nhân công ty 25/01/2018 Trao đổi với trưởng phịng tình hình chung nhân công ty Học cách quản lý dấu, cách đóng dấu qui tắc đóng dấu Cách lưu trư văn thư, công văn đến, công văn Đọc luật lao động Tham khảo nội qui lao động công ty 26/01/2018 Tiếp tục học cách quản lý công văn đến công văn Làm bảng thống kê ngày công nhân viên, số ngày nghỉ phép lý nghỉ Học cách quản lý công nhân viên 29/01/2018 02 31/01/2018 Trưởng phịng giao cơng việc : viết tên khách mời dự hội nghị cuối năm cơng ty lên phong thơ Trưởng phịng giao cơng việc lập kế hoạch mô tả công tác quản lý nhân theo tư suy nghĩ cá nhân, cách xử lý hành vi vi phạm nội qui công nhân viên công ty Cuối trao đổi phân tích vấn đề liên quan đến cơng việc giao trước 01/02/2018 Đọc luật sửa đổi để tham mưu với trưởng phòng Tiếp tục làm phần cịn lại kế hoạch mơ tả công tác 22 quản lý nhân ngày trước Đứng quan sát cách làm việc văn thư, cách viết lưu công văn đến đi, cách đóng dấu Hỗ trợ cơng tác chuẩn bị cho buổi hội nghị ngày hôm sau 02/02/2018 Dự hội tiệc cuối năm công ty Viết báo cáo nhận xét, đánh giá rút kết luận công tác tổ chức kiện công ty 05/02/2018 Thống kê ngày nghỉ công nhân viên Xây dựng lập kế hoạch quản trị nhân nhằm hạn chế ngày nghỉ công nhân viên 06/02/2018 03 Tham gia hội trại đồng nghiệp công ty huyện Tri Tôn tổ chức Hỗ trợ công việc : trang trí trại, trưng dĩa trái cây, trang trí đĩa thức ăn, cắm hoa, 07/02/2018 Viết tay thiệp mời dự khai trương công ty 08/02/2018 Lập danh sách trực tết cho cơng nhân viên cơng ty Tập đóng dấu cơng ty Hỗ trợ khiêng quà tết kiểm soát số lượng mang xe giúp hộ nghèo 09/02/2018 Chỉnh sửa lại danh sách trực tết Tạo mẫu niêm phong tài sản, tạo bìa sổ trực tết, in tài liệu 10/02/2018 Làm đóng sổ trực tết cho phận 28/02/2018 Đọc nội qui, qui chế lao động công ty Tham mưu cách hạn chế ngày nghỉ phép công nhân Học cách photo tài liệu 04 01/03/2018 Đọc thỏa ước lao động, tìm điểm để tham mưu bổ sung Kiểm tra bảng chấm công phận Tiếp tục kiểm tra bảng chấm công 02/03/2018 Thống kê trường hợp nghỉ công nhân viên công ty Tra luật lao động, tham mưu điểm 05/03/2018 Đọc nghiên cứu qui chế lao động công ty Kiểm tra lại bảng chấm công lần 05 07/03/2018 Sắp xếp giấy tờ, tài liệu Đọc nội dung thỏa ước lao động tập thể 08/03/2018 Đọc Bộ luật Lao động 2012 tìm điểm luật sửa đổi 23 06 12/03/2018 Đọc nghiên cứu luật lao động 14/03/2018 Quan sát qui trình làm việc phận văn thư 15/03/2018 Làm báo cáo thực tập 16/03/2018 Sắp xếp giấy tờ, phiếu thông tin cá nhân, hồ sơ xin việc theo năm Làm báo cáo thực tập 19/03/2018 07 22/03/2018 Tiếp tục cơng việc tuần 06 23/03/2018 26/03/2018 08 đến Hồn thành báo cáo tốt nghiệp 31/03/2018 24 ... dân tỉnh An Giang, sở Công nghiệp An Giang, đồng thời lập dự án đầu tư, điều lệ kinh doanh, hợp đồng liên doanh để làm sở cho việc thành lập công ty TNHH Liên Doanh Antraco (Antraco tên ghép An... KT.TRƯỞNG P.GIÁM ĐỐC TC - KD TỔ ĐIỆN Hình 1: Sơ đồ máy tổ chức quản lý Công ty TNHH LD Antraco (Nguồn: Công ty TNHH Liên Doanh Antraco) BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ MÔI... việc tổ chức kiện công ty, đề giải pháp hay trưởng phòng khen 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty (2010) Qui chế lao động Tri Tôn: Công ty TNHH Liên Doanh Antraco Môi trường