MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 MỞ ĐẦU 2 Tính cấp thiết của đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 Phương pháp nghiên cứu 3 Kết cấu tiểu luận 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ PHÒNG LÀM VIỆC 4 1.1. Khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng làm việc 4 1.1.2. Khái niệm màu sắc trong thiết kế phòng làm việc 4 1.2. Vai trò của văn phòng làm việc 4 1.3. Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng 5 1.3.1. Cải thiện sự hợp tác 5 1.3.2. Tăng cường thương hiệu 5 1.3.3. Tăng tinh thần nhân viên 5 1.3.4. Nâng cao niềm tin của khách hàng 6 1.3.5. Một văn phòng để thưởng thức 6 1.4. Tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc 6 1.5. Những điều cần lưu ý khi chọn màu sắc trong thiết kế văn phòng 7 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 8 CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM, MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN THƯ, CHỨC NĂNG PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ 9 2.1. Khái niệm nhân viên Văn thư 9 2.2. Bảng mô tả công việc của nhân viên Văn thư 9 2.2.1. Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu 9 2.2.2. Quản lý tài sản của công ty 10 2.2.3. Làm nhiệm vụ lễ tân 10 2.2.4. Quản lý hồ sơ nhân sự 11 2.2.5. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng 11 2.3. Chức năng phòng làm việc của Văn thư 11 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 12 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ MẶT CẮT VÀ TRANG BỊ CHO PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC TOPICA ENGLISH 13 3.1. Thông tin Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English 13 3.2. Thiết kế mặt cắt phòng làm việc của nhân viên văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English 14 3.3. Trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English 14 3.3.1. Bàn làm việc 14 3.3.2. Ghế văn thư 16 3.3.3. Tủ đựng tài liệu 17 3.3.4. Giá tài liệu 3 tầng bằng sắt Deli 9181 18 3.3.5. Ánh sáng 19 3.3.6. Cửa sổ và rèm 20 3.3.7. Vách ngăn 22 3.3.8. Máy in HP LaserJet Pro 400 M404n 23 3.3.9. Máy photocopy RICOH AFICIO MP 2851 24 3.3.10. Máy hủy tài liệu Deli 9929 25 3.3.11. Laptop Dell Inspiron N3493 i3 1005G1 27 3.3.12. Cây xanh 27 3.3.13. Trần nhà và sàn nhà 29 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 30 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Topica Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Khó có thể nhốt mình trên 8 tiếng trong 4 bức tường bức bối, chật chội để làm việc hiệu quả. Với ảnh hưởng của cả phong cách phương Đông lẫn phương Tây, nội thất văn phòng ngày nay được bố trí đơn giản mà vẫn hiện đại. Nếu biết kết hợp tốt màu sắc, chất liệu giữa sàn nhà, trần nhà và tường ngăn chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả tối ưu trong công việc. Sử dụng màu sắc thích hợp sẽ đem lại hứng thú cho quá trình làm việc, kích thích khả năng tập trung giải quyết công việc hiệu quả. Một thiết kế văn phòng hay thiết kế lại văn phòng có thể làm mới và hiện đại hóa một không gian làm việc đã lỗi thời, nhưng nó thường ít thuộc danh mục ưu tiên của một chủ doanh nghiệp. Mặc dù thiết kế văn phòng có vẻ thẩm mỹ nghiêm ngặt, nó ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên, niềm tin của khách hàng, tính liên tục của thương hiệu và hơn thế nữa. Mọi chi tiết ở văn phòng từ màu sơn đến ánh sáng, nội thất văn phòng và sự bày trí văn phòng đều ảnh hưởng đến tâm trạng của nhân viên và đặc biệt đem lại ấn tượng đối với khách hàng. Điều này có nghĩa là thiết kế văn phòng chắc chắn phải là một trong những nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu khi setup một văn phòng làm việc, hay khi muốn thiết kế lại một văn phòng. Vì vậy, thiết kế lại văn phòng Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English là công việc cần thiết. Em quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận của mình là “Bố trí và thiết kế phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English”. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua quá trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ 3 mục tiêu sau: Mục tiêu 1: Làm rõ cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phòng làm việc của cơ quan, tổ chức. Mục tiêu 2: Làm rõ khái niệm, mô tả công việc của nhân viên Văn thư, chức năng phòng làm việc của Văn thư. Mục tiêu 3: Từ cơ sở lý luận đưa ra phương án thiết kế mặt cắt và trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English. Phạm vi nghiên cứu: Thiết kế mặt cắt và trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English. Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu về đề tài, tiểu luận này sử dụng phương pháp mô tả, lập luận, phân tích. Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phòng làm việc Chương 2: Khái niệm, mô tả công việc của nhân viên Văn thư, chức năng phòng làm việc của Văn thư Chương 3: Thiết kế mặt cắt và trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ PHÒNG LÀM VIỆC 1.1. Khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc 1.1.1. Khái niệm văn phòng làm việc Văn phòng là thuật ngữ chỉ về một khu vực, vị trí hoặc một phòng, toà nhà mà trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau. Ngoài ra những cuộc hội họp, tổ chức của doanh nghiệp, gặp đối tác cũng có thể tổ chức trong văn phòng. Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường gọi là văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng các nhân viên sẽ tiến hành làm các công tác như đối nội, đối ngoại quản lý khách hàng, ngân sách và nguồn nhân lực. Ngoài ra thì có thể hiểu văn phòng theo một khía cạnh khác. Văn phòng là phòng làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó. Được bố trí, sắp xếp và cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc. 1.1.2. Khái niệm màu sắc trong thiết kế phòng làm việc Màu sắc trong thiết kế phòng làm việc là tổng hợp từ các yếu tố nội thất văn phòng. Đó chính là: màu sơn tưởng, trần nhà, sàn nhà… cho đến nội thất, vách ngăn, vật trang trí… 1.2. Vai trò của văn phòng làm việc Văn phòng là vị trí để chúng ta trực tiếp thực hiện công tác điều hành quản lý trong một bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Công tác mang tính chất đối nội. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động như làm việc hằng ngày, tổ chức những cuộc hội họp. Gặp khách hàng, đối tác và những công tác mang tính chất đối ngoại. Các công tác bên ngoài như lễ tân, tiếp nhận thư từ, văn bản. 1.3. Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng 1.3.1. Cải thiện sự hợp tác Thiết kế văn phòng nên chú ý điểm này để tăng tính đoàn kết, cải thiện làm việc nhóm giữa các thành viên trong công ty, cần có thêm các khu để trao đổi công việc tốt hơn. Đây có thể là một phòng họp hiện đại cách âm bên ngoài để trao đổi dễ hơn, hoặc một phòng nghỉ hấp dẫn với chỗ ngồi thoải mái và bàn để thưởng thức một bữa ăn nhẹ. Những khu vực này nên linh hoạt, để cho phép đồ đạc được di chuyển xung quanh khi cần thiết. 1.3.2. Tăng cường thương hiệu Thương hiệu bao gồm tất cả các khía cạnh có thể nhìn thấy trong văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, từ thiết kế trang web và danh thiếp đến vị trí và thiết kế văn phòng. Nếu doanh nghiệp chiếu hình ảnh trực tuyến về một doanh nghiệp hiện đại, sôi động nhưng thực hiện các hoạt động hàng ngày trong một văn phòng khắc nghiệt đầy hình khối, điều đó mâu thuẫn với thương hiệu của doanh nghiệp. Cần cập nhật thiết kế văn phòng của doanh nghiệp để phù hợp liên tục với thương hiệu. 1.3.3. Tăng tinh thần nhân viên Với rất nhiều thời gian ở văn phòng, nhân viên luôn muốn có một không gian làm việc mà họ có thể cảm thấy thoải mái. Đồ cũ, không thoải mái có thể khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái khi làm việc. Với thiết kế lại không gian văn phòng, có thể nghĩ ra cách quản lý không gian hiệu quả đồng thời tăng thêm sự thoải mái và tiện nghi cho nhân viên của mình. Một văn phòng đẹp chắc chắn khiến nhân viên muốn làm việc hơn và làm việc hiệu quả hơn. 1.3.4. Nâng cao niềm tin của khách hàng Nội thất văn phòng và thiết kế văn phòng của doanh nghiệp nói lên rất nhiều cho khách hàng rằng doanh nghiệp đó như nào, có đáng tin không. Đôi khi một lần vào văn phòng là đủ để khách hàng đoán chất lượng công việc họ có thể mong đợi. Điều quan trọng là tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng tiềm năng và duy trì hình ảnh thành công cho khách hàng hiện tại. Khách hàng rút ra một số kết luận về công việc của nhân viên từ diện mạo văn phòng, chính vì thế cần tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ với thiết kế văn phòng đến với khách hàng. 1.3.5. Một văn phòng để thưởng thức Nhân viên thích đến văn phòng vì sự hài lòng đó sẽ thể hiện qua cách họ tiến hành công việc và cách họ tương tác với khách hàng. Nếu không chắc những gì nhân viên mong muốn một thiết kế văn phòng như nào thì nên tổ chức một cuộc họp công ty để đánh giá nhu cầu và mong muốn của nhân viên, sau đó đưa danh sách đó để làm việc với bên thiết kế văn phòng và lập kế hoạch không gian chuyên nghiệp. 1.4. Tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc Màu sắc là một trong những yếu tố quan trọng cần quan tâm trong thiết kế nội thất văn phòng. Màu sắc trong thiết kế văn phòng phải theo một xu hướng chủ đạo. Để khi nhìn vào người ta có thể đánh giá được gam màu chung của tổng thể căn phòng. Màu sắc cũng góp phần quan trọng trong hình thành phong cách của văn phòng. Theo nhiều nghiên cứu đã cho thấy màu sắc và ánh sáng ảnh hưởng đến trực tiếp đến sự tập trung, tư duy cũng như năng suất làm việc của con người. Do đó, thiết kế văn phòng thường sử dụng các màu sắc để tạo phong cách riêng của văn phòng với ý nghĩa làm cho không khí làm việc vui tươi và năng suất hơn. Màu sắc đối với nhiều doanh nghiệp còn mang yếu tố nhận diện thương hiệu của công ty. Bởi thông thường trong thiết kế nội thất văn phòng, người ta thường thiết kế văn phòng theo gam màu chủ đạo của logo công ty, nhất là tại các phòng giao dịch. Màu sắc cũng có thể được coi là một yếu tố dùng để quảng bá thương hiệu rất hữu ích. Các công trình nghiên cứu tâm lý và sinh lý học hiện đại cho rằng con người thu nhận được một khối lượng các ấn tượng nhiều nhất thông qua thị giác. Mặc dù sử dụng cả năm giác quan, thậm chí con người còn sử dụng thêm giác quan thứ 6 là cảm giác nhưng chỉ riêng thị giác tiếp nhận tới hơn 90% lượng thông tin mà con người thu nhận. Chưa kể, thị giác có khả năng tiếp nhận trong một đơn vị thời gian lượng thông tin lớn hơn và xử lý chúng nhanh hơn rất nhiều lần so với các giác quan còn lại. Nếu môi trường xung quanh có sự phối màu hợp lý sẽ tạo ra tâm lý tốt thông qua tiếp nhận của thị giác. Trên thực tế, sử dụng màu sắc thích hợp sẽ đem lại hứng thú cho quá trình làm việc, kích thích khả năng tập trung giải quyết công việc hiệu quả, năng suất lao động có thể tăng khoảng 20%, thậm chí hơn thế. Thiết kế màu sắc cho phòng làm việc của văn thư hợp lý sẽ giúp giảm căng thẳng trong khi làm việc, tạo cảm giác thoải mái trong quá trình xử lý công việc. 1.5. Những điều cần lưu ý khi chọn màu sắc trong thiết kế văn phòng – Tránh dùng quá 3 màu trong thiết kế nội thất văn phòng Chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu trong thiết kế nội thất của một không gian văn phòng làm việc chung. Nếu sử dụng quá nhiều màu sẽ khiến căn phòng trở lên rối mắt, đánh mất tính thẩm mỹ của văn phòng. – Chọn màu sắc phù hợp với tính chất công việc Tuỳ vào công việc cụ thể của mỗi phòng ban, mỗi nhân viên mà bố trí màu sơn tường hợp lý. Đối với những công ty chuyên hoạt động về lĩnh vực thiết kế nội thất, cần không gian làm việc sáng tạo thì nên dùng màu sơn tươi sáng, sinh động nhằm kích thích tư duy, sáng tạo. Bàn ghế cũng có thể tùy chọn cho từng vị trí sao cho người ngồi làm việc cảm giác thoải mái nhất để thỏa sức sáng tạo. Màu sắc trong thiết kế văn phòng còn phụ thuộc rất lớn về không gian và diện tích văn phòng. Những văn phòng có diện tích lớn và nhiều không gian thì màu sắc có thể vận dụng tối đa theo nhu cầu. Còn đối với các không gian nội thất văn phòng nhỏ, diện tích khiêm tốn thì phải cân nhắc bố trí màu sắc cho phù hợp, nên sử dụng các màu lạnh trắng, gam màu sáng để tạo cảm giác thoáng mát cho không gian chung. Phòng làm việc nhân viên nên chọn thiết kế với gam màu sáng, trẻ trung. Tốt nhất nên lấy màu trên logo của công ty làm màu chủ đạo để thiết kế nội thất cho doanh nghiệp. Màu sơn tường phải đồng bộ với màu nội thất từ bàn, ghế đến hệ thống tủ tài liệu, vách ngăn. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Tóm lại, chương 1 đã làm rõ cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phòng làm việc. Cụ thể đưa ra khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc, vai trò của văn phòng làm việc, tầm quan trọng của thiết kế văn phòng, tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc và những điều cần lưu ý khi chọn màu sắc trong thiết kế văn phòng. Đây là cơ sở cho việc thiết kế phòng làm việc cho văn thư trong chương 3. CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM, MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN THƯ, CHỨC NĂNG PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ 2.1. Khái niệm nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư (văn thư hành chính, văn thư lưu trữ) là người sẽ tiếp nhận, quản lý, lưu trữ những văn bản đến và đi trong đơn vị hành chính. Họ sẽ nhận những thư từ, văn bản và hồ sơ để xử lý những giấy tờ đó, báo cáo lên cấp trên, họ cũng đảm nhiệm những công tác khác có liên quan đến văn phòng hành chính khác. 2.2. Bảng mô tả công việc của nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu mà còn được phân công thêm những nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao cho tùy theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan làm việc. Dưới đây là thống kê công việc cá nhân của văn thư. 2.2.1. Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt độnghệ thống lưu trữ và theo dõi. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ hệ thống lưu trữ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại. Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty. Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng. Trong nhiều trường hợp sẽ cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến những phòng ban, bộ phận ở công ty, doanh nghiệp. Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên. 2.2.2. Quản lý tài sản của công ty Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng. Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn. 2.2.3. Làm nhiệm vụ lễ tân Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan. Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty. 2.2.4. Quản lý hồ sơ nhân sự Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới. Cuối mỗi tháng họ sẽ có những báo cáo và nhận xét nhân sự tới cho lãnh đạo. Về hồ sơ nhân sự, họ sẽ phải cập nhật hồ sơ nhân sự đầy đủ trong mỗi tháng. 2.2.5. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Do các yêu cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc. Và người ta có thể hay gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính. Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngoài ra công việc có nhiệm vụ làm lễ tân đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty. 2.3. Chức năng phòng làm việc của Văn thư Là nơi làm việc của nhân viên văn thư, là nơi văn thư quản lý, lưu giữ hồ sơ tài liệu, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ nhân sự, hàng tháng tính toán lương, thưởng cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Yêu cầu: Phòng làm việc phải được thiết kế và bố trí nội thất đáp ứng đầy đủ công năng cho hoạt động của nhân viên văn thư. Ðó là có đầy đủ bộ bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy in, máy hủy tài liệu. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên văn thư làm việc. Phòng làm việc phải gọn gàng, thông thoáng, không gian màu sắc hài hòa, kích thích khả năng tập trung. Vị trí của phòng, không gian, màu sắc, bố trí nội thất phải đảm bảo được sự tập trung cao độ cho nhân viên văn thư trong quá trình làm việc. Công việc của nhân viên văn thư đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, chắc chắn, đồng thời thường xuyên chịu một sức ép lớn từ cả cấp trên và đồng nghiệp. Do đó, phòng làm việc phải là nơi mà nhân viên văn thư có thể làm việc hiệu quả, giảm bớt căng thẳng. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Tóm lại, chương 2 đã làm rõ khái niệm, mô tả công việc của nhân viên văn thư, chức năng phòng làm việc của văn thư. Với mỗi một phòng ban khác nhau thì việc thiết kế và bố trí phòng làm việc cũng khác nhau. Đây là cơ sở cho việc thiết kế phòng làm việc cho văn thư trong chương 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ MẶT CẮT VÀ TRANG BỊ CHO PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC TOPICA ENGLISH 3.1. Thông tin Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC TOPICA ENGLISH Tên giao dịch: TOPICA ENGLISH., CORP Tên quốc tế: TOPICA ENGLISH EDUCATION CORPORATION Loại hình hoạt động: Công ty Cổ Phần Mã số thuế: 0106291976 Địa chỉ: Tầng 2, Số 75 phố Phương Mai, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật: Dương Hữu Quang Ngày cấp giấy phép: 27082013 Ngày hoạt động: 27082013 (Đã hoạt động 7 năm) Điện thoại: 0422606332098227921 Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English thuộc Tổ hợp Công nghệ Giáo dục TOPICA là đơn vị đào tạo trực tuyến hàng đầu Đông Nam Á, và là tổ chức Việt Nam đầu tiên xuất khẩu công nghệ giáo dục ra nước ngoài. TOPICA Native triển khai chương trình luyện nói tiếng Anh trực tuyến cho học viên tại Thái Lan, Indonesia và Việt Nam, và là đơn vị đầu tiên trên thế giới phát triển ứng dụng luyện nói qua Augmented Reality (thực tế ảo) từ năm 2013. Edumall là nền tảng học tập trực tuyến với hàng ngàn khóa học video đa dạng, thiết thực, từ các giảng viên uy tín. Edumall đã thu hút hàng triệu học viên Việt Nam và Thailand theo học. Kidtopi là chương trình học tiếng Anh cao cấp 11 trực tuyến, với các giáo viên Mỹ hàng đầu, và công nghệ AI theo dõi hứng thú và tiến bộ của học sinh. TOPICA Founder Institute là vườn ươm khởi nghiệp duy nhất tại Việt Nam đã có các startup nhận đầu tư tổng cộng gần 30 triệu USD. Một dự án giai đoạn đầu của TOPICA do đích thân cựu Chủ tịch Microsoft Bill Gates khởi động. TOPICA hiện có hơn 1400+ nhân viên toàn thời gian, 1000+ giảng viên bán thời gian ở các văn phòng Singapore, Bangkok, Hà Nội, TP. HCM và Đà Nẵng. 3.2. Thiết kế mặt cắt phòng làm việc của nhân viên văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English Có thể thấy, Topica có số lao động trên 1500 người và có trụ sở chính nằm tại trung tâm thành phố Hà Nội, trong tòa nhà tương đối lớn với thiết kế hiện đại và sáng tạo. Phòng làm việc của nhân viên văn thư rộng tầm 15 m2, nằm ở những tầng giữa của tòa nhà. Topica có trụ sở nằm ở tầng 2 của tòa nhà thì phòng làm việc của nhân viên văn thư sẽ nằm ở tầng 2. Phòng văn thư sẽ nằm xa cầu thang lên xuống, nằm ở vị trí tương đối kín, nhằm hạn chế đến mức tối thiểu lượng âm thanh ở bên ngoài tác động vào, bên cạnh phòng văn thư là phòng kế toán khách hàng, kế toán thanh toán và phòng kế hoạch. 3.3. Trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English 3.3.1. Bàn làm việc Hình dáng, kích thước: Kích thước: To, lớn, với diện tích phòng 15 m2 thì bàn dài tầm 1,2m, rộng 0,6 m và cao 0,75m, đủ cho 1 nhân viên văn thư ngồi. Bàn dài, rộng vừa phải, đủ để laptop, máy in, tài liệu, giá để giấy tờ chờ đóng dấugiấy tờ bàn giao. Hình dáng: Bàn được thiết kế hình chữ U, mặt bàn hình chữ nhật. Chất liệu, màu sắc: Màu sắc: Kết hợp hài hòa của màu vàng sáng có vân và màu trắng của chân bàn tạo cảm giác trang trọng. Chất liệu: Mặt bàn làm bằng gỗ ván dăm MFC phủ Melamine với nhiều mã vân khác nhau đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ cao, phủ Melamine giúp chống trầy xước và ẩm mốc. Chân bàn làm từ chất liệu sắt sơn tĩnh điện, chống rỉ. Vị trí đặt bàn làm việc: Đặt ở sát vách ngăn tạo sự chắc chắn cho bàn, không kê ở giữa phòng. Bàn làm việc không kê đối thẳng với cửa ra vào để tránh không bị những tạp âm bên ngoài quấy nhiễu. Kị bày đặt bàn đối diện với cửa và khi ngồi làm việc quay lưng ra cửa. Phong thuỷ cho rằng, cửa là khí khẩu vừa nạp sinh khí mà đồng thời cũng nạp sát khí. Cả tạp âm từ ngoài truyền vào sẽ kích thích sống lưng làm cho đại não không yên, người ngồi ở vị trí này luôn ở trạng thái căng thẳng, tâm trí sẽ rối loạn, dễ mắc sai lầm khi làm việc. Sau lưng văn thư ngồi có “chỗ dựa” như tủ tài liệu đặt sát tường. Khoảng cách giữa lưng người ngồi tủ không được quá lớn. Làm như vậy sẽ tăng thêm tính tự tin cho người ngồi làm việc, tránh không có cảm giác trống trải, lấy tài liệu dễ dàng hơn. Ngồi quay lưng ra cửa thì sau lưng không có “chỗ dựa”, thường xuyên thấy cột sống bị ớn lạnh vì sát khí. Không gian phía trước bàn làm việc của văn thư là lối đi đủ cho nhân viên đứng giaonộpnhận tài liệu. Có lỗ trống hình tròn đủ để đưa tài liệu qua, tránh tiếng ồn, tạo ra không gian rộng và thoáng.
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Topica Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Khó nhốt tiếng tường bối, chật chội để làm việc hiệu Với ảnh hưởng phong cách phương Đông lẫn phương Tây, nội thất văn phịng ngày bố trí đơn giản mà đại Nếu biết kết hợp tốt màu sắc, chất liệu sàn nhà, trần nhà tường ngăn chắn mang lại hiệu tối ưu cơng việc Sử dụng màu sắc thích hợp đem lại hứng thú cho q trình làm việc, kích thích khả tập trung giải công việc hiệu Một thiết kế văn phòng hay thiết kế lại văn phịng làm đại hóa khơng gian làm việc lỗi thời, thường thuộc danh mục ưu tiên chủ doanh nghiệp Mặc dù thiết kế văn phịng thẩm mỹ nghiêm ngặt, ảnh hưởng đến hài lịng nhân viên, niềm tin khách hàng, tính liên tục thương hiệu Mọi chi tiết văn phòng từ màu sơn đến ánh sáng, nội thất văn phịng bày trí văn phịng ảnh hưởng đến tâm trạng nhân viên đặc biệt đem lại ấn tượng khách hàng Điều có nghĩa thiết kế văn phịng chắn phải nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu setup văn phòng làm việc, hay muốn thiết kế lại văn phịng Vì vậy, thiết kế lại văn phịng Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English công việc cần thiết Em định chọn đề tài cho tiểu luận “Bố trí thiết kế phịng làm việc văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English” Mục tiêu nghiên cứu Thơng qua q trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ mục tiêu sau: - Mục tiêu 1: Làm rõ sở lý luận bố trí thiết kế phịng làm việc quan, tổ chức - Mục tiêu 2: Làm rõ khái niệm, mô tả công việc nhân viên Văn thư, chức phòng làm việc Văn thư - Mục tiêu 3: Từ sở lý luận đưa phương án thiết kế mặt cắt trang bị cho phịng làm việc văn thư Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Phịng làm việc văn thư Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English - Phạm vi nghiên cứu: Thiết kế mặt cắt trang bị cho phòng làm việc văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài, tiểu luận sử dụng phương pháp mô tả, lập luận, phân tích Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận bố trí thiết kế phịng làm việc Chương 2: Khái niệm, mơ tả cơng việc nhân viên Văn thư, chức phòng làm việc Văn thư Chương 3: Thiết kế mặt cắt trang bị cho phòng làm việc văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ PHỊNG LÀM VIỆC 1.1 Khái niệm văn phịng làm việc màu sắc thiết kế phòng làm việc 1.1.1 Khái niệm văn phòng làm việc Văn phòng thuật ngữ khu vực, vị trí phịng, tồ nhà mà người làm việc Ngoài hội họp, tổ chức doanh nghiệp, gặp đối tác tổ chức văn phịng Văn phịng phần doanh nghiệp, thường gọi văn phòng đại diện chi nhánh văn phòng Trong văn phòng nhân viên tiến hành làm công tác đối nội, đối ngoại quản lý khách hàng, ngân sách nguồn nhân lực Ngoài hiểu văn phịng theo khía cạnh khác Văn phòng phòng làm việc cá nhân tập thể Được bố trí, xếp cung cấp đầy đủ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc 1.1.2 Khái niệm màu sắc thiết kế phòng làm việc Màu sắc thiết kế phòng làm việc tổng hợp từ yếu tố nội thất văn phịng Đó là: màu sơn tưởng, trần nhà, sàn nhà… nội thất, vách ngăn, vật trang trí… 1.2 Vai trị văn phịng làm việc Văn phịng vị trí để trực tiếp thực công tác điều hành quản lý máy hoạt động doanh nghiệp Cơng tác mang tính chất đối nội Văn phịng nơi thực hoạt động làm việc ngày, tổ chức hội họp Gặp khách hàng, đối tác cơng tác mang tính chất đối ngoại Các cơng tác bên ngồi lễ tân, tiếp nhận thư từ, văn 1.3 Tầm quan trọng thiết kế văn phòng 1.3.1 Cải thiện hợp tác Thiết kế văn phòng nên ý điểm để tăng tính đồn kết, cải thiện làm việc nhóm thành viên cơng ty, cần có thêm khu để trao đổi công việc tốt Đây phịng họp đại cách âm bên để trao đổi dễ hơn, phòng nghỉ hấp dẫn với chỗ ngồi thoải mái bàn để thưởng thức bữa ăn nhẹ Những khu vực nên linh hoạt, phép đồ đạc di chuyển xung quanh cần thiết 1.3.2 Tăng cường thương hiệu Thương hiệu bao gồm tất khía cạnh nhìn thấy văn hóa kinh doanh doanh nghiệp, từ thiết kế trang web danh thiếp đến vị trí thiết kế văn phịng Nếu doanh nghiệp chiếu hình ảnh trực tuyến doanh nghiệp đại, sôi động thực hoạt động hàng ngày văn phòng khắc nghiệt đầy hình khối, điều mâu thuẫn với thương hiệu doanh nghiệp Cần cập nhật thiết kế văn phòng doanh nghiệp để phù hợp liên tục với thương hiệu 1.3.3 Tăng tinh thần nhân viên Với nhiều thời gian văn phịng, nhân viên ln muốn có khơng gian làm việc mà họ cảm thấy thoải mái Đồ cũ, khơng thoải mái khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái làm việc Với thiết kế lại khơng gian văn phịng, nghĩ cách quản lý không gian hiệu đồng thời tăng thêm thoải mái tiện nghi cho nhân viên Một văn phịng đẹp chắn khiến nhân viên muốn làm việc làm việc hiệu 1.3.4 Nâng cao niềm tin khách hàng Nội thất văn phòng thiết kế văn phịng doanh nghiệp nói lên nhiều cho khách hàng doanh nghiệp nào, có đáng tin khơng Đơi lần vào văn phịng đủ để khách hàng đốn chất lượng cơng việc họ mong đợi Điều quan trọng tạo ấn tượng tốt cho khách hàng tiềm trì hình ảnh thành cơng cho khách hàng Khách hàng rút số kết luận cơng việc nhân viên từ diện mạo văn phịng, cần tạo ấn tượng mạnh mẽ với thiết kế văn phòng đến với khách hàng 1.3.5 Một văn phịng để thưởng thức Nhân viên thích đến văn phịng hài lịng thể qua cách họ tiến hành công việc cách họ tương tác với khách hàng Nếu nhân viên mong muốn thiết kế văn phịng nên tổ chức họp cơng ty để đánh giá nhu cầu mong muốn nhân viên, sau đưa danh sách để làm việc với bên thiết kế văn phòng lập kế hoạch không gian chuyên nghiệp 1.4 Tầm quan trọng màu sắc thiết kế phòng làm việc Màu sắc yếu tố quan trọng cần quan tâm thiết kế nội thất văn phòng Màu sắc thiết kế văn phòng phải theo xu hướng chủ đạo Để nhìn vào người ta đánh giá gam màu chung tổng thể phịng Màu sắc góp phần quan trọng hình thành phong cách văn phòng Theo nhiều nghiên cứu cho thấy màu sắc ánh sáng ảnh hưởng đến trực tiếp đến tập trung, tư suất làm việc người Do đó, thiết kế văn phòng thường sử dụng màu sắc để tạo phong cách riêng văn phòng với ý nghĩa làm cho khơng khí làm việc vui tươi suất Màu sắc nhiều doanh nghiệp mang yếu tố nhận diện thương hiệu công ty Bởi thông thường thiết kế nội thất văn phòng, người ta thường thiết kế văn phòng theo gam màu chủ đạo logo công ty, phịng giao dịch Màu sắc coi yếu tố dùng để quảng bá thương hiệu hữu ích Các cơng trình nghiên cứu tâm lý sinh lý học đại cho người thu nhận khối lượng ấn tượng nhiều thông qua thị giác Mặc dù sử dụng năm giác quan, chí người cịn sử dụng thêm giác quan thứ cảm giác riêng thị giác tiếp nhận tới 90% lượng thông tin mà người thu nhận Chưa kể, thị giác có khả tiếp nhận đơn vị thời gian lượng thông tin lớn xử lý chúng nhanh nhiều lần so với giác quan cịn lại Nếu mơi trường xung quanh có phối màu hợp lý tạo tâm lý tốt thông qua tiếp nhận thị giác Trên thực tế, sử dụng màu sắc thích hợp đem lại hứng thú cho q trình làm việc, kích thích khả tập trung giải công việc hiệu quả, suất lao động tăng khoảng 20%, chí Thiết kế màu sắc cho phòng làm việc văn thư hợp lý giúp giảm căng thẳng làm việc, tạo cảm giác thoải mái q trình xử lý cơng việc 1.5 Những điều cần lưu ý chọn màu sắc thiết kế văn phòng – Tránh dùng màu thiết kế nội thất văn phòng Chỉ nên sử dụng tối đa màu thiết kế nội thất không gian văn phòng làm việc chung Nếu sử dụng nhiều màu khiến phòng trở lên rối mắt, đánh tính thẩm mỹ văn phịng – Chọn màu sắc phù hợp với tính chất cơng việc Tuỳ vào cơng việc cụ thể phịng ban, nhân viên mà bố trí màu sơn tường hợp lý Đối với công ty chuyên hoạt động lĩnh vực thiết kế nội thất, cần không gian làm việc sáng tạo nên dùng màu sơn tươi sáng, sinh động nhằm kích thích tư duy, sáng tạo Bàn ghế tùy chọn cho vị trí cho người ngồi làm việc cảm giác thoải mái để thỏa sức sáng tạo Màu sắc thiết kế văn phịng cịn phụ thuộc lớn khơng gian diện tích văn phịng Những văn phịng có diện tích lớn nhiều khơng gian màu sắc vận dụng tối đa theo nhu cầu Cịn khơng gian nội thất văn phịng nhỏ, diện tích khiêm tốn phải cân nhắc bố trí màu sắc cho phù hợp, nên sử dụng màu lạnh trắng, gam màu sáng để tạo cảm giác thoáng mát cho khơng gian chung Phịng làm việc nhân viên nên chọn thiết kế với gam màu sáng, trẻ trung Tốt nên lấy màu logo công ty làm màu chủ đạo để thiết kế nội thất cho doanh nghiệp Màu sơn tường phải đồng với màu nội thất từ bàn, ghế đến hệ thống tủ tài liệu, vách ngăn KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, chương làm rõ sở lý luận bố trí thiết kế phịng làm việc Cụ thể đưa khái niệm văn phòng làm việc màu sắc thiết kế phòng làm việc, vai trò văn phòng làm việc, tầm quan trọng thiết kế văn phòng, tầm quan trọng màu sắc thiết kế phòng làm việc điều cần lưu ý chọn màu sắc thiết kế văn phòng Đây sở cho việc thiết kế phòng làm việc cho văn thư chương CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM, MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN THƯ, CHỨC NĂNG PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ 2.1 Khái niệm nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư (văn thư hành chính, văn thư lưu trữ) người tiếp nhận, quản lý, lưu trữ văn đến đơn vị hành Họ nhận thư từ, văn hồ sơ để xử lý giấy tờ đó, báo cáo lên cấp trên, họ đảm nhiệm cơng tác khác có liên quan đến văn phịng hành khác 2.2 Bảng mơ tả công việc nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư lưu trữ khơng gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu mà cịn phân cơng thêm nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao cho tùy theo công ty, doanh nghiệp, quan làm việc Dưới thống kê công việc cá nhân văn thư 2.2.1 Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu Nhiệm vụ nhiệm vụ quan trọng chủ yếu chuyên môn người làm văn thư việc quản lý hồ sơ cho công ty Hàng ngày họ tiếp nhận văn bản, thư từ, hồ sơ chuyển đến cho quan, doanh nghiệp, công ty quản lý giấy tờ, hồ sơ văn gửi từ quan Họ có quyền hạn xử lý nhanh giấy tờ cần thiết mở sổ hoạt động/hệ thống lưu trữ theo dõi Sau tiếp nhận hồ sơ họ cần phải lưu thông tin nhập vào sổ/ hệ thống lưu trữ, đóng dấu lại gắn thêm mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến loại văn Tất văn gửi hay chuyển đến, văn lưu hành nội văn thư cần quản lý tổng hợp lại Trong tổ chức xử lý công văn báo cáo hồ sơ văn thư theo dõi giám sát tới hoàn tất văn hồ sơ Các văn thư lên kế hoạch tổ chức lưu trữ văn bản, liệu thơng tin, giấy tờ tài 10 có khả chịu lực tốt Các chi tiết mài nhẵn, khơng có góc cạnh sắc nhọn, đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ Bề mặt khay có khe hở, giúp lưu thơng khơng khí, tránh tình trạng ẩm mốc Thao tác lắp đặt, tháo rời đơn giản, không nhiều thời gian, công sức Nhân viên văn thư phân loại tài liệu để lên giá cho phù hợp Ví dụ: • • • tầng để giấy tờ cần đóng dấu, ghi sổ, lấy số tầng để giấy tờ hoàn thành, chờ bàn giao cho phòng ban tầng để giấy tờ chưa thể đóng dấu thiếu/sai sót thơng tin, note lại lỗi sai gửi email cho người nộp để nhận lại sửa chữa 3.3.5 Ánh sáng Đối với ánh sáng tổng thể, tận dụng ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ Để chủ động việc điều tiết ánh sáng hợp lý, nên sử dụng mành (rèm) cửa có dây kéo tạo thuận tiện sử dụng Bên cạnh việc lấy sáng tổng thể từ ánh sáng tự nhiên, cần bố trí thêm nguồn sáng từ đèn trần, ánh sáng nhẹ dịu lan toả từ bóng đèn trần giảm bớt cảm giác chói mắt làm việc Sử dụng giàn đèn led, đèn có cường độ nhẹ khơng lóa mắt, ánh sáng ánh sáng trắng phù hợp với sàn trần làm tăng độ phản chiếu phòng, giúp dàn lượng ánh sáng giảm chói Ánh sáng cần kết hợp hài hòa nguồn sáng tự nhiên nguồn sáng nhân tạo 20 Đèn led văn phòng nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc văn phịng cơng ty Vì vậy, công ty trọng đến đầu tư hệ thống chiếu sáng cho văn phòng Trước tiên, cần tính số lượng bóng thích hợp, đủ sáng cho văn phịng Phịng văn thư rộng tầm 15m2 cần thiết kế bóng đèn led panel Loại đèn led văn phịng số cho trần nhựa đèn led panel Bởi tính thẩm mỹ, độ chiếu sáng cao, dễ dàng lắp đặt tiết kiệm số lượng bóng Loại đèn led panel tháo lắp thay đơn giản Vì kích thước tương ứng với ô trần nhựa nên khoét lỗ trần nhà 3.3.6 Cửa sổ rèm Cửa sổ Phịng văn thư có cửa sổ Cửa sổ nơi nạp sinh khí sát khí Cửa sổ sử dụng kính cách âm, khơng màu, có rèm che để điều chỉnh ánh sáng vào phòng cho phù hợp Cửa kính thuận tiện cho việc lau chùi Cửa sổ có kích thước tương đối lớn, nhìn nhìn khoảng khơng rộng lớn, tạo khơng gian thư thái cho văn thư Rèm cửa 21 Rèm nội thất quan trọng khơng gian làm việc chốn văn phịng Thiết kế đơn giản, trang trọng, mang dáng vẽ đại mà tinh tế, thường lắp cho mặt dựng kính lớn văn phịng làm việc đại Rèm văn phòng hoạt động theo cách lên, xả xuống nên rèm có tính che cản nắng tốt Bên cạnh đó, thiết kế rèm văn phịng có độ bền cao, gọn gàng q trình sử dụng Với tính chống nắng cách nhiệt tuyệt đối từ rèm Chất liệu 100% polyester không hạn chế bám bụi mà chất liệu mang đến khả chống nắng hoàn hảo Điều tạo nên yếu tố cản sáng hiệu giá thành phù hợp mà nhiều khách hàng u cầu Rèm văn phịng có tác dụng chắn sáng tốt, hạn chế khói bụi, dễ dàng vệ sinh hay giúp phòng hạ nhiệt ngày nắng nóng (vì rèm khơng hấp thụ nhiệt) Nên sử dụng rèm tự động (dùng remote để điều chỉnh) để đứng lên ngồi xuống điều hỉnh rèm nhiều, tiết kiệm thời gian Màu hồng nhạt sử dụng tạo khơng gian hài hịa, thống đãng rộng lớn Tạo cảm giác nhẹ nhõm, thư thái Đây màu sang trọng có tác dụng trang trí hiệu 22 3.3.7 Vách ngăn Vách ngăn văn phòng xu hướng áp dụng nhiều doanh nghiệp, công ty, quan Đây vật dụng trang trí nội thất khơng thể thiếu khơng gian văn phịng làm việc đại Vách ngăn văn phòng vách ngăn sử dụng để ngăn cách khơng gian văn phịng làm việc Cũng vị trí ngồi bàn làm việc nhân viên Ở công ty, quan, văn phịng, mơi trường cơng sở đại Thì vách ngăn văn phịng sử dụng phổ biến Giúp tạo không gian làm việc riêng tư, thoải mái, tiện nghi Và giúp phòng tránh bệnh văn phịng hiệu Lợi ích việc thi cơng làm vách ngăn văn phòng: Tạo linh hoạt cho khơng gian văn phịng làm việc: Với kết cấu đơn giản, thuận lợi cho việc vận chuyển, tháo dỡ, lắp đặt Do vách ngăn văn phịng giúp thiết kế khơng gian văn phịng linh hoạt So với tường kiên cố Khi sử dụng vách ngăn văn phịng Khơng gian làm việc thay đổi phù hợp với tình huống, điều kiện thực tế Để đáp ứng toàn tiêu chí diện tích làm việc, cơng sử dụng văn phịng Tăng tính kết nối văn phòng làm việc: So với việc xây dựng tường kiên cố Thì vách ngăn văn phịng sản phẩm có đặc tính nhẹ, bền, 23 linh hoạt nhiều Vì việc sử dụng vách ngăn cho phép tạo liên kết chặt chẽ Giữa khu vực văn phịng làm việc khác Từ góp phần nâng cao tương tác, đoàn kết nhân viên Mang đến hiệu cao công việc chung tập thể Tạo không gian làm việc riêng tư: Đối với khơng gian làm việc địi hỏi riêng tư cao vách ngăn văn phịng ln phát huy tốt cơng dụng Thiết kế vách ngăn văn phịng mang đến khơng gian làm việc độc lập, yên tĩnh, riêng tư Khi bạn thoải sức sáng tạo, phát triển ý tưởng cho công việc Thay cho bảng di động: Nhân viên văn thư viết kế hoạch tuần lên vách ngăn để dễ theo dõi Cuộc họp phịng dùng bút lơng viết ý lên, xóa để viết tiếp Vừa tiết kiệm chi phí mua bảng lại tiết kiệm không gian 3.3.8 Máy in HP LaserJet Pro 400 M404n Nhân viên văn thư cần sử dụng máy in Do đó, việc trang bị máy in chất lượng điều cần thiết Với máy in HP LaserJet Pro 400 M404n, lợi ích kể đến là: In màu chất lượng cao với giá phải 24 Hệ thống tiếp mực chống tràn độc đáo Chất lượng laser huyền thoại In scan di động dễ dàng với ứng dụng HP Smart Thiết kế nhỏ gọn, khơng chiếm nhiều diện tích Trang bị hình LCD giúp dễ dàng quan sát Khay chứa giấy chờ in lên tới tới 100 tờ Tích hợp sẵn hộp mực in hãng tự động mở seal Hệ thống bảo mật mã PIN, bảo vệ tuyệt đối cho liệu Vị trí đặt máy in: bàn làm việc nhân viên, thuận tiện cho việc lấy tài liệu sau in 3.3.9 Máy photocopy RICOH AFICIO MP 2851 Bên cạnh máy in, máy photocopy cần trang bị Bởi trường hợp máy in gặp cố dùng máy photocopy Hoặc cần scan màu, in khổ A3 chẳng hạn máy photocopy làm điều Máy photocopy văn phịng model Aficio MP 2851 Ricoh dòng máy photo, scan màu đa chức đại Kết hợp đặc điểm tiết kiệm nhiên liệu hiệu vận hành cao, với khả scan tốc độ cao nhân tài liệu tự động, máy giúp quản lý tài liệu hiệu quả, nâng cao hiệu suất hoạt động Aficio MP 2851 có tốc độ 50 bản/ phút in màu đơn sắc (khổ A4) hoạt động liên tục tới tận 4,400 trang lúc Tích hợp đầy đủ 25 tính photo, scan, fax, model máy photo màu đáp ứng tốt nhu cầu người dùng Máy photocopy đặt góc tường, bên cạnh tủ dựng tài liệu Tiết kiệm không gian 3.3.10 Máy hủy tài liệu Deli 9929 Trong văn phịng cơng ty ngồi máy in, máy scan, máy chấm cơng, cịn có thêm loại máy quan trọng khơng máy hủy giấy Máy hủy giấy thiết bị dùng để xử lý tờ giấy thành sợi, mảnh vụn siêu vụn Máy cấu tạo từ phận chính, là: Hệ thống dao cắt, lưỡi dao, bánh răng, thùng chứa đầu máy Ngoài chức hủy giấy, máy cịn hủy đĩa CD, hủy gim, hủy thẻ nhớ, USB card visit 26 Hiện máy hủy giấy nhiều công ty sử dụng gọn nhẹ, tích hợp nhiều tính tiện dụng giá hợp lý Máy hủy giấy có nhiều ưu điểm vượt trội là: Bảo mật thông tin: Đối với công ty viêc bảo mật thơng tin, liệu việc vô cần thiết Khi sử dụng máy hủy giấy bạn hồn tồn n tâm khơng bị đánh cắp liệu quan trọng hay bí mật cơng ty Bảo vệ mơi trường: Ngồi chức bảo vệ thông tin quan trọng, máy hủy giấy cịn có tác dụng việc bảo vệ mơi trường Những giấy vụn từ máy hủy giấy thu gom lại tái chế vật phẩm hữu ích khác Văn phịng ngăn nắp, gọn gàng: Thơng thường văn phịng có nhiều giấy tờ để q nhiều khó tìm kiếm giấy tờ cần thiết Vì bạn cần chọn giấy tờ không quan trọng mang hủy để giúp văn phòng bạn gọn gàng rộng rãi Tiết kiệm chi phí thời gian: Nếu cơng ty bạn có nhiều giấy tờ bỏ phải mua nhiều thùng rác để bỏ thường xuyên đổ rác Tuy nhiên, sử dụng máy hủy giấy khác, bạn hạn chế số lượng thùng rác số lần đổ rác giúp tiết kiệm chi phí thời gian bạn Máy hủy tài liệu Deli 9929 có dung tích 16L giúp lưu trữ nhiều giấy hủy phù hợp với văn phịng Máy có cơng suất hoạt động cao lên đến 70W, công suất huỷ: tờ / 70gsm, hủy tài liệu cách nhanh chóng Với thiết kế gọn gàng dễ dàng bố trí văn phịng, hoạt động mạnh mẽ với khả hủy tài liệu, CD, thẻ tín dụng, tự khởi động dừng khỉ hủy tài liệu xong 27 3.3.11 Laptop Dell Inspiron N3493 i3 1005G1 Dell sản phẩm laptop có độ bền cao, độ xác ổn định, cấu hình mạnh mẽ giúp thực thao tác cơng việc nhanh chóng Cơng việc văn thư chiếm phần lớn soạn thảo văn tính office máy tính word, exel hay powerpoint, phần mềm kế tốn, phân tích nhập liệu,… chọn dịng máy có cấu hình bình thường đơn giản Laptop Dell Inspiron N3493 i3 1005G1 phù hợp cho văn thư vẻ ngồi có nét bóng bẩy, trang nhã lại vô cứng cáp bền bỉ, thiết kế vng góc cạnh, bề mặt máy mịn màng đem đến cảm giác dễ chịu chạm vào Màn hình Dell Inspiron N3493 i3 1005G1 độ phân giải full HD, vi xử lý tích hợp sẵn nên phù hợp với nhu cầu làm việc lúc nơi 28 3.3.12 Cây xanh Cây xanh đặt góc tường bên cạnh bàn làm việc tạo cảm giác thư thái gần gũi với thiên nhiên, có khả hút bụi, làm khơng khí, giảm chứng “bệnh công sở”, đặc biệt bệnh đường hơ hấp, vừa giúp khơng khí lành vừa giúp giải tỏa căng thẳng Màu xanh giúp cho đầu óc nhân viên thư thái muốn tạm dừng công việc Màu xanh làm tăng tính kiên nhẫn người, giúp nhân viên bình tĩnh giải công việc cách hợp lý Trí nhớ nhân viên tăng 20%, tập trung tăng thêm 15% lợi ích tuyệt vời mà cảnh văn phòng mang lại Theo nghiên cứu, khơng gian văn phịng có xanh, bố trí hợp lý bí giúp cải thiện tâm trạng suất làm việc nhân viên lên gấp lần Khoa học phong thủy đại thừa nhận mối liên quan chặt chẽ người thiên nhiên (như cách mà cổ nhân quan niệm: Thiên – Địa – Nhân) Theo đó, ngồi việc trang trí, xanh cịn dùng để củng cố, phát huy điểm tốt hóa giải điểm xấu không gian Nhân viên lựa chọn để bàn tùy thuộc vào sở thích mệnh người Bên cạnh đó, cơng ty nên th để trang trí cho văn phịng, điều hịa khơng khí 29 Các Loại Cây Văn Phòng Dễ Trồng như: Cây Đa Búp Đỏ: biểu tượng trường tồn, sức sống dẻo dai, nơi chứa đựng thần quyền tâm linh người Cây Phú Quý: Màu đỏ màu may mắn, Phú Quý phong thủy biểu tượng cho điều tốt lành Cây Kim Tiền: Tượng trưng cho mạnh mẽ, kiên cường, tiếp thêm mạnh mẽ cho chủ nhân trước khó khăn sống Cây Kim Ngân: Cây mang lại lượng tích cực, thu hút nhiều vận may vượng khí Cây Lưỡi Hổ: Cây tượng trưng cho sức mạnh loài hổ giúp xua đuổi ma quỷ, trừ tà ma Lá lưỡi hổ mọc thẳng đứng từ gốc tượng trưng cho sức mạnh cá nhân Cây Vạn Niên Thanh: Tượng trưng cho cát tường, trường tồn, bền vững 30 3.3.13 Trần nhà sàn nhà Trần nhà: Màu trắng với hệ số phản chiếu cao kết hợp với ánh sáng đèn ánh sáng tự nhiên làm không gian sáng lên thơng thống Sàn nhà: Ốp gạch hoa màu kem, họa tiết đơn giản Có thể sử dụng thảm trải sàn, giúp không gian làm việc đẹp, đại chuyên nghiệp Nếu có lớp thảm dịu mát, êm tính khơng dẫn điện, khơng dẫn lửa chẳng cần lo ngại nhiều an tồn Việc trải lớp thảm lên bề mặt sàn giúp hạn chế tiếng ồn hoạt động lại, xê dịch đồ đạc diễn văn phòng Từ đó, khơng gian trở nên n tĩnh dễ chịu Sử dụng thảm ghi màu, màu sắc bao trùm không gian sàn nhà lại tạo ấn tượng đồng nhất, từ cho thấy tính chun nghiệp mơi trường cơng sở Thảm màu xanh giúp đầu óc thư thái, nhờ mà hiệu làm việc sức sáng tạo tăng lên đáng kể 31 KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, chương dựa sở lý luận hai chương đầu, đề xuất cách thiết kế bố trí phịng làm việc văn thư Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English Cụ thể thiết kế mặt cắt phòng làm việc, trang bị cho phịng làm việc văn thư Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English gồm: bàn, ghế, tủ, kệ để tài liệu, máy in, máy photocopy, laptop, máy hủy tài liệu, đèn, rèm, thảm trải sàn, vách ngăn, laptop, xanh Tạo môi trường điều kiện làm việc tốt cho nhân viên văn thư 32 KẾT LUẬN Văn phịng làm việc đóng vai trị quan trọng, mặt công ty Khi khách hàng, đối tác đến tham quan hay làm việc, điều gây ấn tượng với họ văn phịng làm việc cơng ty Phịng làm việc văn thư thiết kế hợp lý, bố trí phù hợp giúp văn thư làm việc có hiệu thoải mái Việc thiết kế, trang trí nội thất trang thiết bị cho phòng làm việc văn thư phải tuân theo quy tắc định, đặc biệt vấn đề thiết kế màu sắc Bài tiểu luận đưa cách thiết kế bố trí phịng làm việc văn thư Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English Đây gợi ý cho phận thiết kế cơng ty có thêm phương án thiết kế phòng làm việc cho văn thư hiệu chất lượng thời gian tới 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO https://dplusvn.com/kien-thuc-hay/loi-ich-cua-van-phong-hien-dai.html https://timviec365.com/blog/mo-ta-cong-viec-van-thu-new1448.html 3.https://drhouse.com.vn/tam-quan-trong-cua-noi-that-trong-thiet-ke-van-phongtieu-chuan/ https://noithatvanphongok.vn/tai-sao-phai-thiet-ke-van-phong.htm 34 ... bố trí phịng làm việc văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English Cụ thể thiết kế mặt cắt phòng làm việc, trang bị cho phòng làm việc văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English gồm:... trí phòng làm việc khác Đây sở cho việc thiết kế phòng làm việc cho văn thư chương 13 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ MẶT CẮT VÀ TRANG BỊ CHO PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ CƠNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC TOPICA ENGLISH. .. phịng làm việc văn thư Cơng ty Cổ phần Giáo dục Topica English CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ PHỊNG LÀM VIỆC 1.1 Khái niệm văn phòng làm việc màu sắc thiết kế phòng làm việc 1.1.1