THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA ĐỘI MAY CÔNG TY THÁNG 8

Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA ĐỘI MAY CÔNG TY THÁNG 8 I. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu ở đội may Công ty 1. Đặc điểm vật liệu: Công ty Tháng 8 là doanh nghiệp tham gia nhiều lĩnh vực sản xuất, sản phẩm khác nhau và mẫu mã khác nhau tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản phẩm có nhiều loại khác nhau, nhiều mẫu mã khác nhau tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng. Nguyên vật liệu được cung cấp theo mỗi đơn đặt hàng có đặc điểm khác nhau. Vì vậy, quy trình hạch toán kế toán phải đảm bảo phản ánh chính xác sự lưu thông, biến động của nguyên vật liệu. Đặc điểm của nguyên vật liệu tuỳ theo đặc điểm của ngành sản xuất. Tuy nhiên, Công ty vẫn phải đảm bảo các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên liệu đúng chế độ tài chính kế toán. Nguyên vật liệu ngành may Đơn đặt hàng của Công an Thành phố là hình thức chủ yếu chiếm 70 % giá trị sản xuất trong ngành may. Do sản xuất gia công theo đơn đặt hàng nên vật liệu chính sản xuất sản phẩm đa số là được cung cấp từ Công an Thành phố. Nguyên liệu và phụ liệu đơn đặt hàng cung cấp, kế toán nguyên vật liệu không đánh giá giá trị nguyên vật liệu, không hạch toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng, quá trình xuất dùng. Phần nguyên vật liệu này không hạch toán vào giá thành sản phẩm. Ngoài việc nhận đơn đặt hàng gia công, công ty cũng nhận đơn đặt hàng may sản phẩm. Với những đơn đặt hàng này, việc lên kế hoạch mua vật liệu, phụ liệu do đội trưởng xưởng may và phòng kế hoạch phối hợp thực hiện và được giám đốc ký duyệt. Nguyên vật liệu loại này được theo dõi cả về số lượng và giá trị, kiểm soát chất lượng trong quá trình sử dụng. Với những vật liệu, phụ liệu thu lại sau mỗi đơn đặt hàng do tiết kiệm trong sản xuất được nhập kho luôn được đánh giá giá trị cẩn thận để tránh làm chệnh lệch - 1 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C giá thành đơn đặt hàng hiện tại và những đơn đặt hàng tiếp sử dụng vật liệu, phụ liệu này. Trong ngành may, trong sản xuất luôn thu được phế liệu, phế liệu được nhập kho và dồn tích đến khi thanh lý. Phế liệu được theo dõi với đơn vị tính chủ yếu là kg và giá trị thường là nhỏ. Nguyên vật liệu ngành in Sau khi công ty nhận đơn đặt hàng kèm bản mẫu in của Công an thành phố, phòng kế hoạch cùng đội trưởng đội in lên kế hoạch vật tư cần dùng chủ yếu là giấy, mực in, bản kẽm. Nếu vật liệu tồn không đủ thì được duyệt mua thêm. Hạch toán nguyên vật liệu ngành in luôn chú trọng tới giá trị thực của vật liệu bởi đặc điểm của nó là thường bị mốc, ngả màu theo thời gian. Việc đánh giá giá trị thực đảm bảo sổ sách phù hợp thực tế. Nguyên vật liệu xây dựng Mỗi công trình xây dựng được phòng kế hoạch và đội xưởng đội xây dựng lập kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu thường gồm gạch, đá, xi măng, sắt thép… Đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng thường là không nhập kho, mua theo nhu cầu sử dụng ngắn hạn, ký hợp đồng với nhà cung cấp giao hàng theo đợt. Nguyên vật liệu xây dựng luôn được nhân viên thống kê theo dõi và báo cáo. Dựa trên báo cáo này, kế toán vật tư xác định số lượng giá trị nguyên vật liệu dùng cho mỗi công trình. Vật liệu trong công ty được phân loại theo công dụng, tính năng, phẩm cấp để quản quản lý và sử dụng. Vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì, phế liệu thu hồi. 2. Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong Công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp, chất lượng. Bên cạnh đó, vật liệu thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được vật liệu vần phải tiến hành phân loại vật liệu có tính năng, vai trò khác nhau với những biện pháp quản lý và hạch toán khác nhau. - 2 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Căn cứ vào nguồn thu nhập, vật liệu được chia thành: Vật liệu do bên gia công chuyển sang Vật liệu do mua ngoài Vật liệu do tiết kiệm sản xuất nhập kho Phế liệu thu hồi. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm như các loại vải chính, vải lót, mếch… Vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất như tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm như các loại cúc khóa, nhãn mác, đệm vai… Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như điện thắp sáng, điện để là, dầu mỡ máy khâu… Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết phục vụ thay thế sửa chữa máy vá các thiết bị từng loại như kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt và các vật liệu khác. Bao bì: Là loại vật liệu dung để đóng gói, làm đẹp bảo quản sản phẩm hoàn thành như bìa cứng, túi nilon… Phế liệu thu hồi: Vải thừa, vải vụn, bông vụn… 3. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất. Đối với số lượng vật liệu gia công kế toán của Công ty theo dõi về mặt số lượng, không đánh giá về mặt giá trị. Đối với vật liệu mua ngoài của Công ty, các nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, số lượng và giá trị không lớn, do đó Công ty sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu gia công nhập kho: - 3 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Như ở trên đã trình bày, Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau vào các thời điểm khác nhau nên giá thu mua, chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu cũng khác nhau. Có hai loại để hạch toán vật liệu song trong thực tế Công ty chỉ sử dụng một loại giá thực tế để hạch toán vật liệu: Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí vật liệu mua = ghi trên + nhập khẩu + thu mua ngoài nhập kho hóa đơn (nếu có) (theo chứng từ) Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế vật liệu nhập kho chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT. Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. 3.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Giá thực tế vật liệu gia công xuất kho: Khi xuất kho hàng gia công, kế toán vật liệu chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, khi nào hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển những chi phí vận chuyển vào chi phí gia công và không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất kho vât liệu. Giá thực tế vật liệu mua ngoài xuất kho: Doanh nghiệp tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. VD: Tài liệu của Công ty - 4 - Ngày N – X Tên vật tư Mã hàng Số lượng Đơn giá Ngày 01/3/09 nhập Vải thun 1.000 8.000 Ngày 08/3/09 nhập Vải thun 200 8.100 Ngày 15/3/09 xuất kho Vải thun 900 8.000 Ngày 23/3/09 xuất kho Vải thun 100 200 8.000 8.100 Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C II. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công: Sau khi hợp đồng gia công sản xuất được ký kết giữa Công ty và Công an Thành phố Hà Nội, toàn bộ vật liệu do Công an Thành phố chuyển sang cho Công ty. Các nhân viên hoàn tất thủ tục giao nhận và vận chuyển vật tư về kho của Công ty. Tại đây, khi tiến hành thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: - Một liên giao cho người vận chuyển đến - Một liên giữ tại kho - Một liên gửi lên phòng kế toán theo sổ Biểu số 1: - 5 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm 2009 - Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Chính - Theo … số …… ngày … tháng … năm 2009 - Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin K1,4 m 3.300 2 Vải Bay K1,4 m 3.600 3 Vải lót K0,8 m 1.200 Cộng 8.100 Thủ tục nhập vật liệu mua ngoài về: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức cho cán bộ đi mua. Tất cả nguyên vật liệu sau khi mua về đều phải tiến hành thủ tục nhập kho đầu tiên. Thủ kho ghi đơn giá vật tư và ghi phiếu nhập kho theo số thực nhập, phiếu nhập được thủ kho lập thành 3 liên. Một liên kèm biên bản kiểm kê thừa, thiếu (nếu có) về phòng kế hoạch Một liên kèm theo chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán - 6 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 - B Ngày 01 tháng 3 năm 2009 BC: 033629 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0100101108 Họ tên người mua hàng: Công ty tháng 8 Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0100110581 Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vải thun K1,6 Mét 1.000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng: 8.000.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.800.000 Số tiền viết bằng chữ: (Tám triệu tám trăm nghìn đồng chẵn) Biểu số 3: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO - 7 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Ngày 01 tháng 3 năm 2009 Số: 12 Họ và tên người giao hàng: Trần Thị Hoài Theo … số … ngày …. tháng … năm 2009 của Nhập tại kho: Số 4 ngõ Ngô Văn Sở - Hà Nội Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K1,6 m 1.000 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 8.000.000 Cộng thành tiền (viết băng chữ): (tám triệu đồng chẵn). Biểu số 4: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 – B Ngày 08 tháng 3 năm 2009 BC: 033640 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0100101108 Họ tên người mua hàng: Công ty Tháng 8 Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0100110581 Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vải thun K 1,6 mét 200 8.100 1.620.000 Cộng tiền hàng: 1.620.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.782.000 Số tiền viết bằng chữ: (bảy triệu một trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn) Biểu số 5: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ: 119 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 3 năm 2009 - 8 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Số: 20 Họ và tên người giao hàng: Đinh Văn Hiếu Theo … số……ngày……tháng… năm 2009 của Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở - Hà Nội Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000 Cộng 1.620.000 Thủ tục nhập kho vật liệu tiết kiệm được: Bộ phận cung tiêu cùng thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, lập 2 liên phiếu nhập kho và cùng thủ kho ký vào. Sau đó gửi cho thủ kho một liên phiếu nhập kho. Đối với vật liệu tiết kiệm được trong quá trình sản xuất, các nhân viên hạch toán ở Công ty theo dõi được số lượng của các loại vật liệu đó. Cuối tháng, các nhân viên này gửi bản báo cáo lên phòng kế toán vật liệu theo dõi Thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: Một liên gửi thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế toán Một liên phân xưởng giữ 2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Thủ tục xuất kho vật liệu gia công: Theo định mức vật tư sản xuất hàng gia công giữa Công ty và bên bán hàng ký kết, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng. Thủ tục tiến hành xuất vật liệu theo số lượng trên, thủ kho lập bốn liên phiếu xuất kho: Một liên do thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế hoạch - 9 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Một liên phân xưởng giữ Một liên gửi lên phòng kế toán - 10 - [...]... sự biến động của nhiều loại nguyên vật liệu và công việc thường dồn vào cuối tháng 4 Tổ chức công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình kế toán nguyên vật liệu vì nó đóng vai trò cung cấp số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh Do đặc điểm vật liệu của Công ty đa dạng nên Công ty đã áp dụng... kiểm toán 48C 4.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Đối với vật liệu gia công: Như đã trình bày, do 70% sản phẩm của Công ty là hàng gia công nên nguyên vật liệu là do Công an Thành phố cung cấp Kế toán vật liệu chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và không sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để xác định giá trị thực tế vật liệu nhập kho Đối với vật liệu mua ngoài:  Nếu Công ty thanh... giá thực tế của vật liệu xuất kho Sau khi xác định được giá trị thực tế cảu vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành vào Bảng kê xuất vật liệu Vì đặc thù của ngành may mặc nên kế toán phải tách vật liệu chính riêng và vật liệu phụ riêng Biểu số 22 : BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 3/2009 Phiếu xuất 10 15 Đơn vị nhận VL Loại vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Vải may gia công Vải may gia công. .. TT 8. 100 5.400 2.700 8. 100 8. 100 250 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng kế toán vật liệu và thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của việc xuất nguyên vật liệu, đối chiếu số liệu trên thẻ kho xem có đúng khớp số liệu ghi trên sổ chi tiết của kế toán Nếu đúng kế toán dựa vào số liệu lấy từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật. .. kho gửi chứng từ nhập xuất nguyên liệu của từng kho lên phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư được mở chi tiết cho từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho Căn cứ vào chứng từ do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu sẽ phân loại vật liệu và ghi sổ chi tiết theo từng loại vật liệu Vì đây là loại vật liệu do bên Công an Thành phố cung cấp nên... Biểu số 23: BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU PHỤ Tháng 3/2009 - 29 - Lưu Phương Mai Lớp kiểm toán 48C Tại các phân xưởng: Nhân viên thống kê sẽ lập báo cáo, nhập vật  liệu của phân xưởng trong tháng, xác định số lượng từng loại vật liệu thực nhập Trong tháng, lập báo cáo chế biến, báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên liệu Cuối tháng gửi báo cáo lên phòng kế toán của Công ty và khi kế toán vật liệu nhận được các báo... này, Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc thực hiện nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép của kế toán Trên cơ sở đó, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng và giá trị của vật liệu PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Phiếu nhập kho - 14 - Lưu Phương Mai Thẻ kho Lớp kiểm toán 48C < ->Thẻ kế toán. .. hợp nhập – xuất – tồn vật liệu của Công an thành phố cấp để may gia công theo yêu cầu Biểu số 12: BẢNG TỔNG HỢP XUẤT – NHẬP – TỒN KHO VẬT LIỆU May quần áo cảnh trang tháng 3/2009 Stt 1 Nguyên vật liệu Vải may gia công Đơn vị m Tồn đầu kỳ 250 Nhập trong kỳ 8. 100 Xuất trong kỳ 8. 100 Người ghi sổ 250 Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Tồn cuối kỳ (ký, họ tên) Đối với vật liệu do Công ty mua ngoài: Ở kho: Thủ... gia công sản phẩm Số lượng nguyên vật liệu bên Công an Thành phố có trách nhiệm chuyển sang cho Công ty dựa trên cơ sở sản lượng sản phẩm yêu cầu và định mức tiêu hao của từng loại nguyên vật liệu cho từng sản phẩm Định mức này được cả hai bên Công ty và Công an Thành phố cùng nghiên cứu và xây dựng trên điều kiện của hai bên Đối với vật liệu do Công ty mua ngoài: Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của. .. sản phẩm Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như đối tượng tập hợp chi phí  Tại phòng kế toán: Đối với hàng gia công: Khi xuất kho vật liệu kế toán không tính toán thực tế vật liệu gia công mà chỉ theo dõi về mặt số lượng có nghĩa là không phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho . Lớp kiểm toán 48C THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA ĐỘI MAY CÔNG TY THÁNG 8 I. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu ở đội may Công ty 1 Lớp kiểm toán 48C II. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công: Sau