KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R

1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R, trụ sở chính đặt tại 282 Hoàng Văn Thái, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Công ty được thành lập vào ngày 15/05/2006. Mới đầu chỉ có vài chục xe sau đó phát triển dần lên tới hàng vài trăm xe đi vào hoạt động hàng ngày. Mặc dù Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R ra đời muộn nhưng đã nhanh chóng được khách hàng biết đến và thường gọi đến. Hãng taxi có số cho khách hàng gọi đến rất dễ nhớ là (04) 2.26.26.26 và (04) 2.53.53.53. Dưới sự lãnh đạo của ban Giám đốc công ty và cán bộ của công ty đã đào tạo hàng loạt anh em công nhân lái xe có trình độ về tay lái cũng như phong cách phục vụ khách hàng rất chu đáo, nhiệt tình của lái xe đã làm cho hãng taxi ngày một phát triển nhanh chóng. Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã thu hút được rất nhiều khách đem lại nguồn doanh thu lớn cho Công ty. Hoạt động kinh doanh về taxi nên công ty có rất nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc của công ty, các phòng ban phải liên kết với nhau tạo nên một công ty hoạt động mạnh làm cho công ty phát triển nhanh chóng thu hút được nhiều khách hàng sử dụng taxi của hãng mình ngày càng nhiều. Về nhân sự tại công ty, từ khi thành lập công ty mới chỉ có hơn 20 nhân viên, do sự phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh cho nên số nhân viên trong công ty cũng tăng lên cho phù hợp với quy mô kinh doanh. Trình độ của nhân viên cũng được công ty tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng, tạo mọi điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ. 1 2 II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R là Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại ngân hàng, hoạt đông theo luật doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính là đưa đón khách xa gần đi lại thuận tiện một cách nhanh nhất, để đảm bảo công việc khi mà khách hàng cần. Khách hàng luôn luôn đặt vào vị trí là thượng đế, người trực tiếp mang lại doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. III. THỊ TRƯỜNG TIÊU THỤ Nhằm thúc đẩy kinh doanh, mở rộng thị trường, công ty thường xuyên tổ chức quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về phương tiện đi lại thuận lợi của mình. Công ty không ngừng mở rộng thị trường, đưa khách hàng xích lại gần mình hơn và luôn phục vụ khách hàng tận tình. Đón trả khách tận nơi, có nhiều chế độ ưu đãi khách hàng đi đường dài, đi hai chiều như chiều về giảm giá tới 80%, tặng quà. Thường xuyên quảng cáo, phát tờ dơi, đa dạng các hình thức phục vụ như đi nội hạt, đường dài, vé tháng. Nhằm từng bước khảng định thương hiệu Phú Hưng taxi trên thị trường. 2 3 IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R. 1. CT.HĐQT 2. Giám đốc P.Giám đốc KT trưởng 5. P.Tổ chức hành chính 4. P.TC-kế toán 3. P.ĐIều hành trung tâm 6. P.Marketing 7. P.Quản lý của gara 8. Ban thanh tra 3 4 Bước vào nền kinh tế thị trường hiện nay thì hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả là tiêu chí đánh giá hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Một trong những điều kiện để đánh giá đó là sự sắp xếp hợp lý và mang tính khoa học của cơ cấu bộ máy tổ chức. Nó thể hiện ở tính gọn nhẹ, đơn giản mà vẫn có tầm bao quát lớn. Tạo nên thành công và chỗ đứng của Công ty trên thương trường như ngày nay một phần không nhỏ là do có sự bố trí sắp xếp một cách khoa học của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy hoạt động của công ty được chia thành các phòng dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc thông qua các trưởng phòng. Các phòng lại được chia nhỏ thành các tổ chức hoạt động do trưởng phòng quản lý; mỗi phòng đều có quy chế làm việc riêng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng mình nhằm đảm bảo cho công việc đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, các phòng còn duy trì mối quan hệ cộng đồng chặt chẽ, cùng nhau chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty. V. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN.V 1. Chủ tịch hội đồng quản trị Là người có thẩm quyền cao nhất tại công ty, do các thành viên bầu ra 2. Giám đốc, P.Giám đốc và kế toán trưởng 2.1 Giám đốc 4 5 Là người chịu trách nhiệm chính tại Công ty, có quyền quyết định mọi mặt hoạt động của Công ty trong phạm vi cho phép. Giám đốc có nhiệm vụ giao kế hoạch kinh doanh trực tiếp đến các phòng ban. Có chức năng giám sát và chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các chính sách, chiến lược của Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật. 2.2 Phó giám đốc và kế toán trưởng Là những người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý kinh tế, nhân viên và tổ chức điều hành kinh doanh. 3. Phòng điều hành, trung tâm Trung tâm điều hành là bộ phận quản lý toàn bộ quá trình SXKD của Công ty. Là nơi điều phối, giao tiếp với khách hàng thông qua điện thoại, đồng thời quản lý lái xe thông qua hành trình sơ bộ và bộ đàm. Trưởng trung tâm điều hành có trách nhiệm sau: Đôn đốc nhân viên của mình làm việc theo đúng quy chế và chỉ đạo của Giám đốc. Tổng hợp báo cáo Giám đốc hàng ngày về doanh thu và các sự cố lớn nếu có, giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, các vấn đề có liên quan đến chính sách giá, kiểm tra và ký xác nhận lệnh đi đường của lái xe, có nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới, giảng quy chế cho công nhân lái xe mới, phối hợp các phòng ban có liên quan để giải quyết các sự vụ xảy ra (nếu có). Tổng hợp báo cáo Giám đốc và Chủ tịch hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh hàng tháng. Xúc tiến gặp gỡ với khách hàng lớn để tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết thâm nhập các tiếp thị lớn. 5 6 Nghành nghề kinh doanh dịch vụ Taxi là ngành mang tính đặc thù cao. Chính vì vậy về phương tịên quản lý cũng mang tính đặc thù riêng và tương đối phức tạp. Vì vậy để đảm bảo quá trình được tốt và mang lại hiệu quả kinh tế cao, vững chắc chiếm lĩnh được thị trường và từng bước nâng cao thương hiệu của Công ty thì toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty phải am hiểu dịch vụ mà mình cung ứng cho thị trường đặc biệt là bộ phận điều hành. Phải coi khách hàng là thượng đế người mang lại doanh thu lớn cho Công ty. Trung tâm điều hành làm hài lòng khách hàng ngay từ khi tiếp xúc ban đầu. Nắm vững quy trình điều hành các cuốc khách, xử lý các thông tin và báo cáo trưởng trung tâm những vấn đề lớn có liên quan đến khách hàng và những vấn đề xảy ra ngoài ý muốn trong ca làm việc, hết ca làm việc nhân viên điều hành phải ghi nhật ký đầy đủ để ca sau tiếp tục nắm bắt và giải quyết. 4. Phòng tài chính- kế toán 4.1. Chức năng Thu tiền doanh thu hàng ngày của anh em lái xe khi hết ca làm việc họ về nộp cho Công ty. Các chứng từ nộp kèm theo khi nộp doanh thu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận. Hàng ngày, hàng tháng phải kiểm tra đối chiếu đầy dủ doanh thu, công nợ, tiền xăng, phiếu xăng, tiền vé hợp đồng với bộ phận thu tiền. Hàng ngày, hàng tháng cấp phát và đối chiếu số lượng lệnh đi đường, số lượng phiếu xăng đã sử dụng, còn tồn với bộ phận thu tiền. 6 7 Theo dõi công nợ đối chiếu với trung tâm điều hành đảm bảo kịp thời thuận tiện khi thanh toán tiền vé hợp đồng với khách hàng. Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và lập hoá đơn thanh toán, làm tất cả các công việc hạch toán, thu chi và theo dõi hoạt động tài chính của Công ty. 4.2. Nhiệm vụ Thu tiền theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng Chi tiền tạm ứng cho bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Thanh toán các chi phí văn phòng, điện nước, các chi phí liên quan đến Marketing. Cung cấp các loại tiền lương, tiền thưởng tới các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Tổng kết doanh thu và chi phí định kỳ theo tháng, quý, năm và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 5. Phòng tố chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý nhân sự trong Công ty, lập ra các kế hoạch, triển khai các chính sách do công ty vạch ra, có những hoạt động đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên như: các chế độ nghỉ hưu-ốm-thai sản, tổ chức tham quan hàng năm. 7 8 Tuyển chọn nhân viên mới, tuyển nhân viên lái xe liên tục để đảm bảo liên tục đào tào và lựa chọn anh em lái xe có tay nghề vững và phục vụ khách hàng nhiệt tình, luôn coi khách hàng là thượng đế. Chăm chỉ lái mang lại doanh thu cao cho Công ty cung như là mang lại lợi ích cho chính mình. 6. Phòng marketing Phòng marketing có nhiệm vụ khai thác khách hàng nghiên cứu thị trường, kiểm tra lệnh đi đường hàng ngày của lái xe, kiểm tra khách môi giới hàng ngày, thống kê các địa chỉ thường xuyên gọi xe, lên kế hoạch tiếp thị, nghiên cứu đối tượng cạnh tranh, có hướng đề xuất để thâm nhập các thị trường có trọng điểm, ký hợp đồng khách hàng đi vé tháng, thanh toán công nợ hàng tháng, báo cáo trưởng trung tâm các vấn đề vướng mắc tham mưu cho trưởng trung tâm và Giám đốc các chính sách giá cả thị trường lớn. Nhân viên tiếp thị phải nắm chắc quy trình điều hành và hỗ trợ trung tâm trong các trường hợp đông khách, lễ tết và các trường hợp khác dưới sự điều động của trưởng trung tâm và Giám đốc. Các phòng của công ty phải có trách nhiệm tạo điều kiện cho các phòng khác hoạt động thuận lợi, cùng nhau hoạt động vì lợi ích chung của Công ty. 7. Quản lý của Gara: Trước tiên Gara là nơi cung cấp, chịu trách nhiệm về phương tiện cho công nhân lái xe, bộ phận điều động và bố trí nhân lực, kết hợp cùng với trung tâm, thanh tra và các bộ phận khác để giải quyết vấn đề của Công ty, trách 8 9 nhiệm của từng bộ phận gara rất quan trọng như về công việc kỹ thuật, nhân lực, an toàn trong đó chú trọng nhất là khâu nhân lực, chúng ta đều biết con người luôn đứng ở vị trí hàng đầu nếu không biết phát huy triệt để nguồn công nhân thì tính hiệu qủa sẽ không cao. Gara là bộ phận giao xe cho công nhân lái xe nên cần am hiểu về vận tải, kỹ thuật để luôn đảm bảo xe luôn trong tình trạng tốt nhất. Công nhân lái xe có xu hướng thay đổi thường xuyên vì vậy để tiện cho công tác quản lý thì cần quản lý lái xe theo mã số thẻ, và có biện pháp để giữ lái xe như áp dụng chế độ đãi ngộ đối với những người có thâm niên. Có nhiệm vụ triển khai lắp mắt thần đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như thường xuyên nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác quản lý đồng hồ tính tiền góp phần quản lý doanh thu cho Công ty. Kết hợp với trung tâm điều hành thông báo, hướng dẫn quy trình thực hiện cụ thể với từng công nhân lái xe theo quy chế quản lý và thanh toán các chuyến đi đường dài theo quy trình quản lý của Công ty. Xắp xếp lịch trực cho tổ chốt số liệu đảm bảo kiểm tra được đầy đủ, chính xác tất cả các trường hợp đi đường dài. Có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cách thức chốt số liệu kiểm tra đối với các nhân viên trong tổ chốt số liệu, đảm bảo các nhân viên này thông thạo về nghiệp vụ sử dụng đồng hồ tính tiền. 8. Ban Thanh tra: Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm sẽ được xử lý theo đúng quy chế ban hành. 9 10 Luôn theo sát hành trình của anh em lái xe. Xử lý các vụ vi phạm do va chạm đi lại của anh em lái xe. Luôn giữ liên lạc với mọi bộ phận phòng ban trong Công ty. Ngoài ra còn xử lý các vụ lái xe do xô sát với khách hàng hay là giải quyết các vụ quên đồ của khách hàng. Họ luôn tiếp xúc trực tiếp với anh em lái xe gặp gỡ khuyên giải các tình huống mà anh em lái xe không làm vừa lòng khách hàng. Kinh doanh phải luôn lấy chữ tín làm đầu. Cán bộ công nhân viên vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ xử lý kỷ luật từ hạ mức xếp loại lao động hàng tháng đến cắt thưởng hàng tháng, gây hậu quả nghiêm trọng sẽ bị bồi thường thiệt hại và sẽ bị sa thải trước hạn. 10 . KH I QU T V CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU T V THƯƠNG M I V. I. S. T. A. R I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH V PH T TRIỂN Công ty cổ phần đầu t v thương m i V. I. S. T. A. R, trụ. 3 IV. CƠ CẤU T CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ C A CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU T V THƯƠNG M I V. I. S. T. A. R S ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ C A CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU T V THƯƠNG M I V. I. S. T. A. R.