GIỚI THIỆU NHỮNG NÉT CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY INTIMEX

Ngày 22/10/1985, do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ Nội thương thông qua Nghị định số 225/HĐBT đã chuyển Công ty xuất nhập khẩu nội thương thành Tổng công ty xuất nh

GIỚI THIỆU NHỮNG NÉT CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẢN

XUẤT KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

INTIMEX.

I TÌNH HÌNH THỰC TẾ ĐƠN VỊ THỰC TẬP.

1 Khái quát lịch sử phát triển của đơn vị.

Công tác xuất nhập khẩu dịch vụ thương mại với tên giao dịch là Intimex được thành lập vào ngày 10/8/1979 với tên gọi đầu tiên là Công ty xuất nhập khẩu Nội thương Đây là trung tâm xuất nhập khẩu của ngành nội thương, có nhiệm vụ thông qua xuất nhập khẩu cải thiện cơ cấu của quỹ hàng hoá do ngành nội thương quản lý đồng thời góp phần đẩy mạnh xuất khẩu

Ngày 22/10/1985, do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ Nội thương thông qua Nghị định số 225/HĐBT đã chuyển Công ty xuất nhập khẩu nội thương thành Tổng công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã

Theo quyết định số 496/TM - TCCB của Bộ trưởng Bộ Thương mại ngày 20/3/1995, Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và hợp tác xã Hà Nội được đổi tên

là Công ty xuất nhập khẩu dịch vụ thương mại

Cùng với thành tựu phát triển của đất nước để đáp ứng yêu cầu, công ty đã từng bước hoà nhập với cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước Phạm vị kinh doanh của công ty được mở rộng hơn trên toàn lãnh thổ Việt Nam và tất cả các nước trên thế giới

Công ty Intimex được hình thành từ 3 công ty (công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nội, công ty Hữu Nghị thuộc Tổng công ty Bách hoá tổng hợp, công ty Kiều hối Genevia) đều trực thuộc Bộ Thương mại Sự hợp nhất này được hình thành theo Nghị định 338

Năm 1995, theo quyết định số 540 TNM ngày 24/6/1995 của Bộ Thương mại quyết định lấy tên giao dịch đối ngoại là:

FOREIGN TRADE ENTERPRISE, INTIMEX Viết tắt là: INTIMEX

Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước, có quy mô vừa, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính được mở tài khoản tại ngân hàng Ngoại thương Việt nam và được sử dụng con dấu riêng theo mẫu của Nhà nước quy định Công ty Intimex có trụ sở chính đặt tại số 96 Trần Hưng Đạo Hoàn Kiếm

-Hà Nội Công ty chịu sự quản lý của Nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất khẩu, kinh doanh thương mại, dịch vụ phục vụ việt kiều, kinh doanh khách sạn du lịch và

tổ chức gia công hàng xuất khẩu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển kinh tế đất nước

2 Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị.

Nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường mà Đảng ta xây dựng từ Đại hội VI đến nay đã bắt đầu khởi sắc Cũng như các ngành kinh tế khác, thương mại là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong nền kinh tế, là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu thụ, với chức năng là mua bán, trao đổi hàng hoá cho phục vụ sản xuất và đời sống

Từ các chức năng nói trên, công ty có các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, gia công lắp ráp, kinh doanh thương mại, dịch vụ khách sạn du lịch, liên doanh đầu tư trong và ngoài nước phục vụ người Việt nam định cư ở nước ngoài theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn

Bộ Thương mại

- Xây dựng các phương án kinh doanh sản xuất dịch vụ phát triển theo mục tiêu chiến lược của công ty

- Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹ thuật, cải thiện công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng

- Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước

- Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật tư tài sản, nguồn lực Thực hiện hạch toán kinh tế bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa

vụ đối với Nhà nước

- Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo chính sách của Nhà nước và sự phân cấp quản lý của Bộ để thực hiện nhiệm

vụ sản xuất kinh doanh của công ty Chăm lo và tạo điều kiện phát huy hết khả năng của đội ngũ cán bộ, thực hiện phân phối công bằng

- Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của công ty

Với chức năng và nhiệm vụ như vậy, công ty đã hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh Song nền kinh tế thị trường vừa có tính hợp tác, vừa có tính cạnh tranh gay gắt Đây cũng chính là yếu tố quan trọng đòi hỏi công ty không ngừng phấn đấu nâng cao chất lượng mặt hàng kinh doanh cùng với nhu cầu tiêu dùng về số lượng, chất lượng và giá cả Để thực hiện được điều đó thì công ty cần đi sâu vào nghiên cứu thị trường, khả năng sản xuất kinh doanh đồng thời phải hoàn thiện các công

cụ quản lý và bộ máy công cụ quản lý cho phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm

vụ của công ty để làm sao công ty đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất

Trong nhiều năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế của đất nước, công ty cũng từng bước hoà nhập theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của nền kinh tế mới Phạm vi hoạt động của công

ty ngày càng được mở rộng kể cả trong và ngoài nước Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty được thực hiện theo giấy phép số 1.161.085/GP ngày 31/11/1995 của Bộ Thương mại cấp và tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty Intimex là: 30.800.000USD Trong đó, kim ngạch xuất khẩu đạt: 10.200.000 USD

và kim ngạch nhập khẩu đạt: 20.600.000USD

Có thể nói, để đạt được những thành tựu như vậy chính là sự đồng tâm hợp lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty và đường đi đúng đắn của Ban lãnh đạo, bộ máy quản lý của công ty

Hiện nay, công ty hoạt động với số vốn điều lệ: 25.040.229.868 VNĐ

Vốn cố định: 4.713.927.284 VNĐ Vốn lưu động: 20.326.302.584 VNĐ

Và trên các lĩnh vực chủ yếu sau:

- Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông lâm hải sản, thực phẩm chế biến, tạp phẩm, thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng khác do công ty sản xuất, gia công, chế biến hoặc liên doanh, liên kết tạo ra

- Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư nguyên liệu tiêu dùng, phương tiện vận tải và cả chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất

- Tổ chức sản xuất, lắp ráp, gia công ty liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức trong và ngoài nước để sản xuất hàng xuất khẩu tiêu dùng

- Dịch vụ phục vụ người Việt nam định cư ở nước ngoài (chi trả kiều hối) kinh doanh nhà hàng, khách sạn và du lịch, bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty kinh doanh, gia công, lắp ráp

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty XNK Intimex - Hà Nội.

Là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa bao gồm 8 đơn vị trực thuộc

và 10 đơn vị phòng ban với tổng số lao động của công ty là 387 người

Công ty Intimex thực hiện chế độ quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ

sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty gồm có:

Đứng đầu là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc là người đại diện duy nhất về tư cách pháp nhân của doanh nghiệp trước pháp luật, có quyền quyết định nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cấp trên và toàn

bộ cán bộ công nhân viên của công ty Giám đốc là người lãnh đạo toàn diện, phụ trách chung các công tác tổ chức, quản lý tài chính của công ty

Ngoài ra, giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và một kế toán trưởng Các phó giám đốc công ty do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm

Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, có trách nhiệm giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm:

Các phòng ban

1 Phòng Kinh tế tổng hợp.

2 Phòng Tài chính kế toán

3 Phòng Tổ chức lao động tiền lương

4 Phòng Hành chính

5 Phòng Quản trị

6 Phòng xuất nhập khẩu

Có 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh: 1, 2, 3, 6, 8

Các đơn vị trực thuộc

1 Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp - Siêu thị

32 Lê Thái Tổ - Hà Nội

2 Xí nghiệp thương mại dịch vụ lắp ráp xe máy

11B Láng Hạ - Hà Nội

3 Xí nghiệp thương mại dịch vụ XNK

Số 2 Lê Phụng Hiểu - Hà Nội

4 Xí nghiệp may

Văn Điển - Hà Nội

5 Chi nhánh Intimex Thành phố Hồ Chí Minh

6 Chi nhánh Intimex Thành phố Đà Nẵng

7 Chi nhánh Intimex Thành phố Hải Phòng

8 Chi nhánh Intimex Thành phố Đồng Nai

Các đơn vị thành viên của công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên được giám đốc

công ty quy định cụ thể phù hợp với phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Bộ Thương mại Thủ trưởng các đơn vị thành viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công

ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức, hoạt động của công ty và pháp luật Nhà nước

Nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc quy định cụ thể:

Phòng kinh tế tổng hợp có chức năng tham mưu, hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý như: Kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận

và một số việc chung của công ty Nhiệm vụ cụ thể của phòng là nghiên cứu, đề xuất định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo phát triển kinh doanh hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu Tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch của công ty tham dự đấu thầu, hội chợ triển lãm và quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác đối ngoại

Phòng kế toán tài chính thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước, theo định kỳ chế độ kế toán tài chính Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán thống

kê, bảng biểu theo quy định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ Chủ trương đề xuất với cấp trên về các chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty kinh doanh có hiệu quả hơn

Phòng Hành chính, Quản trị và Tổ chức lao động tiền lương: Quản lý các loại công văn, giấy tờ hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài sản, đồ dùng văn phòng của công ty, liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan tổ chức lao động để giải quyết các chính sách về lương, về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp

vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ

và giấy phép kinh doanh của công ty Nhiệm vụ cụ thể của phòng là: Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được công ty phê duyệt Được phép uỷ thác và nhận làm

uỷ thác xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, nhận làm đại

lý tiêu thụ hàng hoá và bán hàng ký gửi Tổ chức liên doanh, liên kết trong kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm thực hiện kế hoạch được giao

Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán tài chính để phòng có thể kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP.

1 Áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán kế toán

ở công ty XNK Intimex.

Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, công ty sử dụng các chứng từ sau:

- Hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói

- Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, tờ khai hải quan, biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, giấy thông báo thuế, hoá đơn GTGT, tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, các hợp đồng kinh

tế, hợp đồng ngoại, các bảng kê, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng

2 Hệ thống tài khoản kế toán.

Để hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, công ty sử dụng các tài khoản có trong Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - đã sửa đổi, bổ sung) Vận dụng vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty lựa chọn chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4 tuỳ theo mục đích và nhu cầu sử dụng (do công ty tự quy ước)

Tài khoản 111 - tiền mặt

1111 - Tiền VNĐ (11111, 11112 - Chi tiết các ngân hàng)

1112 - Tiền mặt ngoại tệ (11121, 11122 - chi tiết các ngân hàng) Tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng

1121 - Tiền gửi VNĐ (11211, 11212 - chi tiết các ngân hàng)

1122 - Tiền gửi ngoại tệ (11221, 11222 - chi tiết các ngân hàng) Tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Tài khoản 151, 156, 157

Tài khoản 311 - Vay ngắn hạn

Tài khoản 331 - Phải trả người bán (chi tiết theo đối tượng)

3312 - Hàng nhập khẩu Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách

33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

3333 - Thuế xuất, nhập khẩu Tài khoản 3388 - Phải trả khác

Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá

Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng

Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán

Tài khoản 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản ghi đơn 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi

Tài khoản ghi đơn 007 - Nguyên tệ các loại

3 Hình thức kế toán áp dụng

Công ty Intimex có nhiều đơn vị trực thuộc và có nhiều nghiệp vụ phát sinh, dùng nhiều loại chứng từ nên công ty sử dụng hình thức kế toán là hình thức chứng

từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ Các chứng từ gốc cần ghi chi tiết đồng thời ghi vào sổ

kế toán chi tiết

Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quĩ cuối ngày, chuyển cho kế toán quỹ

Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái

Cuối tháng căn cứ vào các sổ chứng từ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu, chi tiết căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các khoản với số đăng ký chứng từ ghi sổ

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính

Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

8

7

Báo cáo t i chính ài chính 9

9

Ghi h ng ng y ài chính ài chính

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối

chiếu

Ghi h ng ng y ài chính ài chính

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối

chiếu

Ghi h ng ng y ài chính ài chính

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối

chiếu

1

1

Báo cáo kế toán chung của toàn công tyBáo cáo kế toán tại các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp

Báo cáo kế toán riêng của văn phòng công ty

Ghi sổ Kiểm tra Chứng Kiểm tra Chứng Các nghiệp vụ

=

Sơ đồ tổ chức công tác kế toán.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp một cách riêng rẽ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ, sổ

đã lập theo thứ tự thời gian, tác dụng của nó là quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi

sổ tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót không ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ được sử dụng

để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh