Cẩm nang thiết yếu cho nhà quản trị robert heller, tim hindle; phương anh và những người khác biên dịch

ROBERT HELLER TIM HINDLE 'S s ^ u an Q uản Q uản Q uản lý lý lý ly nhóm th i g ia n cá c cu ộc họp th a ý đổi earn nanff th iế t y ê u THU VIEN DH NHA TRANG 0 0 * * 3000015289 cho nhà NHÂ xuất Bản lao Động xẫ hội C o ổ b ẹ r t HelỊẹr ^ Tim Hindĩe - Biên dịch Phương Anh-Minh Châu-Ngọc DÚng Hoàng Mai-Thu Hương-Ngọc Huyền Cẩm nang thiết yếu I , c h o n h ỊJẠN TRỊ ♦ ♦ ♦ ♦ Quản Quản Quản Quản lý ly ly ly nhóm thời gian họp thaỹ đổi NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG XÃ HỘI cKVẫn nhập BẮT KịP NHỮNG THAY ĐỔI Trong bối cảnh thương trường biến động không ngừng, doanh nghiệp liên tục phát triển, vai trò nhà quản trị trở nên khác biệt so với trước Nhiều doanh nghiệp phải trải qua thay đổi cơ, thường chi phối áp lực kinh tế hai nhu cầu đôi với tăng hiệu suất sản xuất, đồng thời công nghệ thông tin ngày cho phép thực cơng việc vịng vài giây đồng hồ thay phải nhiều ngày trước Khi thị ưường động mang tính cạnh tranh cao, doanh nghiệp thường bị đặt áp lực lớn: phải phân phôi tốt đạt kết tốt nữa, hiển nhiên nhà quản trị đặt lên hàng đầu Cùng lúc đó, hình thành tập đồn liên doanh nhu cầu tất yếu dẫn đến việc phải tiến hành tổ chức lại hợp lý hóa cấu, bắt buộc nhiều người phải thay đổi phương cách làm việc, chí thay đổi ln nghề nghiệp, phải chịu huấn luyện lại công tác Sự phân biệt giai cấp doanh nghiệp giảm đáng kể, tạo nhiều hội thăng tiến cho người thực xứng đáng cho cá nhân có thâm niên cơng tác Trong xu đó, nhà quản trị thành cơng người biết nhận tính tất yếu thay đổi thích nghi với cách hên tục tự kiểm tra lại cách làm việc mình, cách phát triển nhiều kỹ tốt giữ cho kỹ có khơng bị tụt hậu GIÚP CHO NHUNG NHÀ QUẢN TRỊ Cuốn “Cẩm nang thiết yếu cho nhà quản trị” hướng dẫn bao quát lĩnh vực quan trọng hàng đầu sống doanh nhân, bao gồm từ giao tiếp cá nhân với đến kỹ chuyên môn quan trọng cho có hay muốn học kỹ đó, cho vị trí quản trị tổ chức nào, lớn hay nhỏ, nhà nước hay tư nhân Nó thật cần thiết đáng nghiên cứu cho nhà quản trị thuộc cấp độ nào, cho dù họ người vào nghề muốn rèn luyện kỹ từ bản, hay người có nhiều năm kinh nghiệm muốn có tư liệu giúp họ nhắc lại kiến thức cũ để phục vụ công việc tại, người tự điều hành doanh nghiệp họ M ột vài phần cẩm nang, kỹ giao tiếp, sử dụng thời gian, đối đầu với áp lực, bao hàm lời khun có giá trị thực tiễn vượt ngồi mơi trường văn phịng thơng thường, đó, hữu ích cho sinh viên, người làm, người làm nghề tự phải đương đầu với tình cơng việc khơng quen thuộc với họ c ẩ m nang cung cấp thông tin ngành công nghệ đại ứng dụng văn phòng - ngành công nghệ năm gần tạo nên cách mạng công việc hàng trăm triệu người ưên toàn giới QUẢN TRI NGÀY NAY Sự phát triển mở rộng vai trò cá c nhà quản trị tất nhiên phải phụ thuộc vào ngành nghề tổ chức mà họ làm việc, phụ thuộc vào thâm niên công tác Tuy vậy, hầu hết cá c nhà quản trị phải giám sát công việc nhân viên quyền, đảm bảo họ làm việc có hiệu Hiểu biết đầy đủ yếu tố giúp nhân viên làm v iệc hiệu trục trặc làm ảnh hưởng đến hoạt động cơng v iệc họ, đó, trở thành kiến thức quan trọng nhà quản trị Người làm cơng tác quản trị phải tìm cách đạt hiểu b iết rộng nhiều lĩnh vực, giao tiếp cá nhân kiến thức chuyên mơn, để ứng phó với vấn đề Trong ngày làm việc, nhà quản trị phải chủ tọa buổi họp để xem xét đường lôi phát triển sản xuất, lắng nghe nhận định cấc nhân viên đưa tác vụ cụ thể cho người Cũng nhà quản trị nhiều phải sử dụng kỹ đặc biệt để tiến hành cơng việc giám sát cấp trên, ví dụ lúc trình bày báo cáo hay thành viên nhóm đàm phán, thương thuyết Trong ngày, nhà quản trị phải thực nhận điện thoại, gửi hay nhận thư từ fax, thư điện tử, giao tiếp với nhiều người, từ khách hàng nhà cung cấp, đại diện bán hàng Ngồi ra, tất nhiên cịn phải giao tiếp nội công ty RỀN LUYỆN KỸ NĂNG Mục tiêu cẩm nang giúp người đọc hoàn thiện kỹ thuật quản lý lĩnh vực then chốt, bao hàm từ việc thu thập kỹ nâng cao kỹ sẵn có cẩm nang đưa hướng dẫn hồn chỉnh từ bước rèn luyện bản, đem lại tự tin cho người muốn tham gia vào lĩnh vực quản trị nhà quản trị để họ xử lí tốt gặp tình thích hợp, đồng thời giúp nhà quản lý già dặn kinh nghiệm tự đánh giá lực mài giũa lại kỹ Sách trình bày ngắn gọn, chương mục rõ ràng để giúp doanh nhân bận rộn dễ dàng, nhanh chóng tìm thơng tin cụ thể Độc giả tập trung vào chi tiết chương mục đặc biệt đó, chương mục có lời khuyên cụ thể cho tình cụ thể, giúp họ nghiên cứu vấn đề đề chiến lược thực tiễn, giúp giải vân để mà họ thường gặp, đạt đến mục đích cách hiệu •:* Lời giới thiệu CẢI TIẾN HIỆU QUẢ TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG NHĨM ❖ ❖ ❖ ❖ Điều tạo nên nhóm hiệu quả? Phân cơng thích hợp cho nhóm Phân tích vai trồ nhóm Câ n bằ ng kỹ nă ng nhóm THÀNHLẬPNHĨM ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ Đề mục tiêu Cung cấp hỗ trợ cho nhóm Thiết lập tin tưởng nhóm Tối ưu hóa thành tích Tạo nhóm tự quản Đảm nhận nhóm hoạt động ❖ •:* ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ •:* Phân tích động lực nhóm Giao tiếp hiệu Điều khiển họp Xây dựng mạng lưới cho nhóm Chia sẻ thơng tin bên ngồi nhóm Suy nghĩ sáng tạo Giải vấn đề Cải tiến tiêu chuẩn nhóm Đánh giá khả lãnh đạo nhóm HÀNH ĐỘNG VÌ TƯƠNG LAI ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ *:• ❖ Đánh giá hiệu làm việc Theo dõi tiến trình nhóm Tập huấn cho nhóm Đặt mục tiêu Khen thưởng thành tích Thích nghi với thay đổi Dự tính m ục tiêu tương lai cho nhóm L àm v iệc nhóm , dù với tư cá ch trưởng nhóm hay nhà quản lý cửa nhiều nhóm, phần khơng thể thiếu vai trị giám đốc Lùm việc nhóm nhanh chóng trở thành hoạt độn g yêu thích nhiều tổ ch ứ c mơ hình cấp bậc truyền thông c c cô n g ty n hường ch ỗ cho phương thức làm việc đa kỹ ngang Chương cung cấp dẫn thực tế không th ể thiếu đ ể quản lý nhóm có chun mơn, bao gồm chủ đề định nghĩa kỹ cần thiết đ ể hồn thành dự án, thiết lập lịng tin cá nhân với tồn nhóm, tối ưu hiệu nhóm Việc đọc chương cần thiết dơi với băt kỳ phải làm việc nhóm, dù n gườ i lãnh đạo nhóm thiếu kinh nghiệm hay n g ợ c lại M ột tập tự đánh giá cho phép bạn nhận xét khả nũng lãnh đạo tiềm thân, 101 m ẹo nhó s ẽ cu n g c ấ p n h ữ n g lời khun thực tê TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG NHĨM Làm việc nhóm n ền tảng đ ể quản trị thành cơng Tổ chức nhóm nhịp nhàng thử thách thú vị đối t)ới giám đốc nào, từ người vào nghề cho đ ến người có thâm n iên Đ IỀ U G Ì T Ạ O N Ê N M Ộ T N H Ó M H IỆ U Q U Ả ? ột nhóm nghĩa nhóm nũng động, nhanh nhạy, ln thay đổi mà nhóm người đến đ ể làm việc với Những thành viên nhóm thảo luận mục tiêu cửa họ, đánh giá ý kiến, định hướng mục tiêu M Làm việc Tất nhóm thành cơng biểu đặc điểm giống nhau: khả lãnh đạo mạnh h iệu q u ả; đề xuâ't mục tiêu xác; đưa định có hiểu b iế t; khả thực h iện nhanh chóng định; giao tiếp thoải mái; làm chủ kỹ kỹ thuật cần thiết để hoàn thành dự án tay; cung cấp định hướng rõ ràng cho thành viên; trôn hết IIỄ Ỉ^ Thành viên nghĩ ý tưởng từ cách trình bày Trưởng nhóm đánh giá ý kiến - tìm cân thích hợp người vào làm việc lợi ích chung tồn nhóm Phân tích cơng việc nhóm Những nhóm thành cơng tạo từ đến 25 người h ơn , qu an trọ n g sổ' lượng hình thức - cách làm v iệc Nhớ m ỗi thành viên đền có p h ầ n đ ể đón g góp cho nhóm mà thành viên nhóm chọn để thực h iệ n côn g v iệ c g iao Có ba phương phấp để hồn thành m ột g v iệc: o Cẩn thận đ ề m ục tiêu cho nhóm lnôn trọng chúng HỢP TÁC TỐT VỚI NHAU Một nhóm nhà quản tri thảo luận dự án vừa thành viên đề xuất T ất thành viên khác tự thảo luận Sau đó, trưởng nhóm đánh giá ý kiến Đồng nghiệp đề xuất ý tưởng cho nhóm Một thành viên nghe quan sát phản ứng nhóm trước phát biểu V kiến Một thành viên nhóm chất vấn tất ý kiến 11 • Những n hiệm vụ lặp lặp lại công v iệc giống đồi hỏi m ỗi thành v iên có m ột vai trồ cơ" định, cần hoàn thành m ột c c h độc lập, dây chuyền sản xuất; • Những dự án y cầu sáng tạo địi hỏi thành viên có vai trị cá ch thức làm việc c ố định hợp tác, chẳng hạn c h ế tạo sản phẩm mới; • C ơng v iệ c u cầu sáng tạo tận tụy từ thân thường xu yên đ òi h ỏ i người ph ải làm v iệ c m ột c c h m ật th iế t đối tá c K iể u m v iệ c n ày thịnh hành đôi với c c nhà quản lý cấp cao Đạt đến tiềm K h ơn g có g iớ i hạn đốì với tiềm n ă n g c ủ a m ộ t n h ó m tơ"t ĐỐỊ vđ i cô n g v iệ c “ k h ô n g t h ể ”, Nhớ thành viên phải hỗ trợ nhan th n h v iê n n h ó m củng c ố tự tin lúc tìm cá ch biến điều thành thực Khả sáng tạo tập thể Chia n h ữ n g mục tiên lâu dài thành d ự án ngắn hạn m ạnh cá nhân, bở i sức m ạnh hợp củ a kh i óc nhóm, dù nhỏ sơ" lượng, cũ ng có khả n ăng vượt qua bâ"t người n B ằ n g cách khai thác sức m ạnh này, m ột nhóm vượt qua tiến đơn giản, hữu ích để đạt thành tựu thật V í dụ như, m ột g ty, m ột nhóm khí y cầu nhân đơi độ tin cậy m áy Họ nghĩ chuyện không thể, tiếp để nâng cao hiệu lên gâ"p ba Làm việc tập thể Đ ể khai th ác tận dụng triệt để sức m ạnh củ a nhóm , tư cá tính liê n quan c c cá nhân cần phải khích lệ hợp tác Quá trình cần thiết v iệc tạo k ết ý, hỗn Joan - thay hợp tác - điều tất yếu Vì cá c kê hoạch chồng chéo nhau, nên kết không tôt đẹp H ãy việc thường xuyên lướt qua giai đoạn thực k ế hoạch bạn cố đánh giá dựa quan điểm thời, lòng hcăng say dành cho sáng kiến thay đổi Sử dụng việc đánh gìá khả măng phát triển thê giúp thay đổi cách giải khơnc cịn phù hựp Xem Ịạỉ thái độ , T ấ t c c k ế hoạch i tổ đòi hỏi thay đổi từ hành vi, hình thành thái độ Hãy nỗ lực thật nhiều để thuyết phục người hỗ trợ k ế hoạch bạn, bộc lộ, thái độ ảnh hưởng b i kinh nghiệm làm v iệ c , biến chuyển, thành công thất bại toàn thể nhân viên Dù hành vi củ a người có phù hợp với thay đổi, đừng cho tất tốt: thái độ trở nên tiêu cực, cuối cùng, hủy hoại tinh thần B ố trí người đáng tin cậy khu vực thu thập thông tin, xếp gặp gỡ vấn chủ đề tự do, sau chỉnh sửa lại chương trình thay đổi khích lệ lần nữa, gắn kết điều thiết yếu để đảm bảo rằng, người hỗ trỢ cho chương trình thay đổi mục tiêu nó, đặc biệt mục tiêu sửa đổi thay Tránh ỉự mãn Thành côn g mang lạ i m ột nguy tiềm ẩn Khi đạt thành tựu xuất sắc nhờ thay đổi hiệu quả, tổ chức dễ dàng rơi vào tự mãn Đ iều giúp giải thích phải cải tổ vào thời điểm thay đổi mạnh mẽ đưa cơng ty khỏi ,4 iÊ ầ khủng h o ản g để tồn tạ i b ề n vững, v ì thường sau ch ú n g dần Sơ" m ệnh tương tự thường nhằm vào tranh giành quyền k iểm sốt lợi tứ c c n g ty , n m m ộ t đ ộ i ngũ quản lý b ắ t đầu th ể h iện hành động b ản , g iảm bớt tranh chấp m ột lợi nhuận thu Chương trình thay đổi tốt hướng tđi hai h oặc ba năm sau: để xây dựng thành cơng tránh thất bại tính tự m ãn, tự hỏi thân bước k ế tiếp nên làm M ục tiêu m ới gì, làm th ế n để có chúng? B n làm sai điều làm th ế để i th iện? Hãy hỏi câu để giữ tỉnh táo cản h g iác THEODẤUsự THAY Đổl o Biểu đồ cho thấy cá c đường tích cực tiêu cực mà mật chiến lược thay đổi theo Cơng việc khởi đầu tốt, vói thảo luận nhóm vù lập k ế hoạch hướng tới yêu cầu hệ thống Việc thực ý tưởng tổt hơn, khơng có đánh giá chỉnh sửa thường xuyên, hệ thống vận hành thất hại Tuy nhiên, khắc phục vù giám sát thường xuyên, thành công nhiệm vụ tầm tay \ 351 •Kế h ị c h bắt đầu tốt, có trao đổi lập k ế hoạch ăn ý Trong k ế t phân tích, đừng nhập nhằng ảnh hưởng thay đổi lâu d ài phương pháp làm v iệc hiệu kiện có m ột khơng hai (như tinh giảm biên chế) d iễn tiến b ên Trong mùa hè nóng nực, a i cũ n g có th ể m tăn g doanh sô" b án kem , vân đề quan trọng liệu khách hàng thị trường tiêu thụ kem Kế hoạch thay dổi cẩn xe xét cập nhật thường xuyên ũ đảm bảo thành công chúm ! trì ! ❖ Người quân lý đổi hlệư nỗn hỏi để họ nhắc lại thành cơng chưdng trình thay đổi lẩn gẩn ♦ > Tốt chuyển người lãnh đạo: ; cấc kế hoạch thành cơng sang dự án trước khỉ năng; •' lượng cá nhân dần cạn kiệt ❖ Sự theo đuổi kế hoạch dổi ; ■ tạo ưu tiên quản lý không ngừng ; bạn có tăng thành a * V' í * đổi đổi thốn Chương trình xem lại vào thời chương' trình tiếp ' - điểm kiện cũ vừa qua kiện tổ chức đ ể xử lý tục không yêu cầu phát sinh thời / cải thiện, / suy yếu dần tích b ạn th ế so với đối thủ nặng ký Tương tự, câu h ỏi không - v iệ c giảm b iên c h ế m ang lại b a o n h iêu tiề n m n ăng su ất cò n lạ i củ a quan N ếu bạn cảm nhận tốt phân tích nhạy b én , tiêu ch u ẩn ca o có th ể đ ạt H ãy tập trung v v iệ c c ả i th iện đ iểm y ếu ca ngợi sức m ạnh nhóm Khơng ngừng đổi M ộ t chương trình đ ổ i m ới hồn tất khơng có nghĩa thân thay đ ổ i ch ấ m h ế t D o c c k ế hoạch thường ấn định thời gian b ắ t đầu k ế t thúc, n ên có xu hướng Tận dụng tối đa n g i đ ó n g vai trị then chốt thành cống chương trình đổi x ế p lạ i c c thay đổi dự án qua V í dụ, nhóm đánh giá cao tạo c c sản phẩm đột phá, họ thường bị làm phiền c c thành v iên “tan đàn x ẻ n g h é ” K iể m tra sản phẩm tiến trình m nhóm th eo đuổi cù ng v i v iệ c x en c c nhận x é t v ề n é t đ ặ c trưng hoạt động thành viên líu tú nhóm cho tổ chức b iế t m ang lạ i n hiều lợi ích Hãy phát huy n h iệt huyết đổi m ới tìm k iếm c c k ế hoạch ấp dụng c c b i học thành cô n g H ãy đối ch iếu k ế h o ạch v i kinh n g h iệm n ó i chung v ề p h át triể n khơn g ngừng trê n tồn cơng ty, chuẩn bị quản lý thay đổi thích hợp với “phương thức tiến hành quanh đ â y ” DUY TRÌ ĐÀ PHÁT TRIỂN C hương trình thay đổi khơng phải lèi nước xô bờ Chúng thay đổi tiến trình, ngừng hẳn bắt đầu lại Sức đẩy cửa thay đổi tổ chức cuối khơng có đổi định kỳ, cho k ế hoạch riêng việc thực chúng H ãy tán thành mục tiêu p h át triển người ghi lại Chuyển hướng tập trung vào thay đổi khác M ột chương trình thay đổi mà khơng tự làm mđi điều trái khốy, Hãy nghĩ chi tiết cách xử lý Dù giữ chức vụ tổ chức, bạn nhận lợi ích việc hồn thiện kỹ sấn có chẳng khác đồng nghiệp Hãy trì sức bật cho sựphát triển cá nhân với người khác toàn thể tổ chức, song hành với phát triển lĩnh vực giúp bạn đầu thay đổi kế tiếp, Hãy đặt yêu cầu hình thành kỹ mở rộng tầm hiểu biết qua việc đọc sách, nghe radio, xem T V dùng Internet để khai thác nguồn thông tin ý tưởng sâu sắc, xếp để tham gia vào khóa huân luyện khơng liên quan trực tiếp đến cơng việc bạn (như khóa học ngồi chun mơn để phát triển kỹ nhóm), học hỏi từcơng việc (thơng qua thử nghiệm sai sót) thể quan tâm bao quát vào cơng việc có liên quan đến tổ chức bạn Hãy ln cập nhật kiến thức, tìmkiếm ý tưởng mới, phát triển sáng kiến bạn, hứng khởi thay đổi thực nhiều thay đổi ĐI XA LĨNH Vực T h n h th o c c k ỹ n ă n g k h ô n g liê n q u a n , n h l i c a n , c ó t h ể m a n g l i l ợ i íc h t iề m t n g c h o c ô n g v iệ c C h ẳ n g h n , n ó c ó t h ề p h t t r i ể n k ỹ n ă n g l ã n h đ o , s ự t ự t in v x â y d ự n g t i n h t h ầ n đ n g đ ộ i thay đổi củ a b ạn ch u y ển hưđng thực h iệ n n ếu b n c ả m thây có trì trệ M ộ t c c h đ ể ch u y ển hướng b ắ t đầu lạ i chương trình thay củ n g cố phát triển thành tích bạn đổi năm , với phát biểu n hiệm vụ m ới m ẻ H ãy xem x é t v iệ c chọn chủ đề củ a năm , chẳng hạn nâng cao ch ất lượng hay c ả i th iện nhịp độ, để thu hút quan tâm vào vấn đề quan trọng đổi m ới cách công vào thay đổi Cải thiện ngân sách N ếu m ộ t k ế h oạch c ả i tổ không t r a n p trả t r ả ii cch h ii n h í ccó ó đ ó ssai a i lầm tự trang phí, lẩm n g h iê m trọ n g V i ệ c đầu tư v o c ả i th iện n ên gia tăn g lợ i nhuận, từ /p t Hãy đặt mục tiên huấn luyện cho ngitời bao gồm bạn v iệ c phân định đầu tư v iệ c hỗ trợ tiế p tụ c thay đ ổi phần quan trọng củ a chủ trương n h ấ t qu án H ãy thường x u y ên x em lạ i phân b ổ tiề n c c n gu ồn lự c k h c , đ ồng th i ch ỉn h sử a ch ú n g đ iều th iế t y ếu nhằm tập trung vào thay đổi nơi m ang lạ i nhiều lợ i ích Phát triển người C ác k ế h oạch thay đổi làm biến đổi người Những quen thực h iện theo ch ỉ dẫn phát triển động lực m v iệ c v iệ c hướng đến làm trịn phận sự; người quản lý dù không bàn b ạc với nhân viên, cải th iệ n kỹ n ăn g củ a họ b ằn g v iệ c “chỉ tr ỏ ” H ãy hình thành kỹ m ới cho m ỗi cá nhân v iệ c giúp họ b iết đánh g iá , khích lệ bước tiến , h oặc m rộng chúng Hãy để m ọi người đưa sáng kiến thay đổi - điều n ày phát triển họ Đào tạo người Sự h ọ c h ỏ i huấn luyện từ lúc b ắ t đầu đ ến k ế t thúc nhân tố ch ín h g iú p trì sứ c m ạn h hoằn thành thay đổi V iệ c h ọc ca 'c ph ơn g ca 'ch cư xử t c 135 H ãy c h ắ c rằn g m ọi chương trình thay đổi tiếp tục đ ể m ang lại nhiều lơi nhuân phong m v iệ c m ới làm công v iệ c củ a m ọi người tốt k h iế n thái độ củ a họ thay đổi V i vấn đề huấn lu y ện y cầu chuyên m ôn, điều có liên quan đến n h iệ m vụ h o ặ c c c kỹ th u ật ch u y ên b iệ t cầ n th iế t cho cô n g v iệ c - chẳng h ạn, thành thạo phương pháp thống kê phần m ềm m áy tính m ới Nhưng nhớ người ta c ầ n rèn kỳ liên cá nhân k h ác, lãnh đạo h o ặ c gắn k ế t nhóm Dù bạn truyền đạt điều m ột khóa h ọ c n o , h ã y k h ấ c sâu v h ọ c v iên nguyên tấ c bẩn sử dụng mà m ọi người cần b iế t hay kỹ vào thời đ iểm n nghiệp họ Hãy làm cho lối suy nghĩ n y thành m ột phần k ế h oạch nghiệp củ a cá n h ân , nhận rằn g k ế hoạch làm theo TẠO NÊN Sự THAY Đ ổi t hay đổi đòi hỏi nỗ lực lớn Nỗ lực Áp dụng tiêu chuẩn lãng phí thay đổi bị xếp x c nghiêm xó bị biến đổi hồn tồn, túc đánh giá thành khơng hình thành tảng cho tích đội bước tiến sau Người quản lý giỏi v đặt kế hoạch cho tương lai tại, làm cho việc thay đổi thành phần nét văn hóa tơ chức Lợi ích khơng ngừng M ộ t chương trình thay đổi dù c ấ p độ n o thường liê n quan đ ến m người lãnh đạo thay đổi tài ba, không nên dựa vào m ột họ V C h ỉ đ ề bạt n h ữ n g người đ ã cố n g h iến cho s ự đổi môi H ãy gắn c c thay đ ổ i tích cự c vào m ọ i m ặt củ a h ệ thơng văn hóa quan cách thực t ế lâu dài _ sau nghiên cứu lập k ế hoạch cẩn thận _ nhờ đó, chương trình thay đổi tiếp tục dù người Đ ể thành công, lập k ế hoạ ch , th ực h iệ n , k iểm tra, b ổ sung phát triển thay đổi lãnh đạo ban đầu chuyển sang dự án khác Tuy nhiên m ột vài trường hợp, áp dụng m ột cá ch thức m ới, th ế sẩn sàng vđi khả m ới, đừng để thành công làm bạn chôn vùi thân vào phương pháp giá trị thay đổi m thực •> Tom bắt tay vào dự án câ'p dộ giới với tham vọng lớn Anh nhắc nhở thành viên họ khơng ngừng thích ứng với biến dổi, họ ĩ lợi lẫn vị thê' cạnh tranh khống làm hài lòng khách hàng ị ❖ Tom dã cơng dề bạt nhóm khác người tiếp bước anh ỉ quản lý công việc với tinh thán Thực tê' nhóm trì lịng hăng -Ị say mà Tom tạo - nhờ có giáo hiểu rõ vể tính chất cơng I việc, tình đồn kết phát triển khơng ngừng vể lực nhóm tiển ị thưởng phụ thêm *> Nhiều nhóm bắt tay hồn tất chương trình thay đổi nhờ sử dụng sấng ị kiến họ -I ❖ VI người dã hiểu rõ mục tiẽu biết chinh xác nhóm tiến hành cơng việc l nào, mục đích Tom dã dạt được: thành tích "tám cỡ giới” trở ị thành phương châm sống ì o TIN VÀO THÀNH CƠNG Tom, người huy nhóm xá c định cách tốt đ ể thành công thương trường không ngừng thay đổi nhấn mạnh điều với nhóm Sau anh đi, nhóm vãn làm theo phương pháp áp dụng sáng kiến chinh họ đ ể tiếp tục vươn tới thành tích đĩnh cao Sử dụng kỹ ỉự phê bình Dù th n h cổ n g (3 m ức nào, bạn tiến xa Hãy ghi dấu th àn h cô n g tận hưởng ch ú n g , đừ ng q u ên phát triển khả tự phê bình - khổng ỏ tổ chức mà cịn cá nhân ❖ ;■ ; ; f •> ❖ L iều thuốc giải độc tốt cho thói tự mãn chấp nhận vấ thực hệ thống •❖ ; tự đánh giá tổ chức Hãy thiết k ế m ột bảng với cấc đề ❖ Nên yêu cầu nhân viên đề xuất ì ý kiến - thể hiện: họ ị chia sẻ giá trị điểu họ I hiểu biết j Tự phê bình cần song hành với tự Ị tin để tạo nên sức mạnh tổng hợp j Nếu hỗ trợ hết íịng cho thay J dổi, người trở thành người lính nhiệt thành Đơi lúc, việc tổ chức “kỳ kiểm tra theo kiểu quân đội" hữu ích để “thử thách" tính sẵn sàng hành \ động bạn Bất kỳ cấu nên ■ xem xét lại định kỳ cải tiến m ục “sự h ài lòng k h c h h n g ”, “khả n ăn g khai thác nguồn lự c”, “sự đổi m ới”, đồng thời phân thang điểm 100 theo mức quan trọng đề mục bạn T iếp đến, thưởng điểm cho đơn vị hay tổ chức bạn (chẳng hạn, 15 số’ 20 điểm ) bên dưđi đề mục cộng điểm tổng: thấp điểm 100 Sau đó, nhờ m ột người xem nghiêm khắc - người quẩn lý bạn - chất vấn khiêu khích vào điểm sơ’ vừa đạt Giai đoạn làm lộ thiếu sót giúp nỗ lực đổi ngày tốt Thông nhâ't thay đổi Hãy hợp tâ’t thay đổi chương trình thành m ột thể thơng nhất, để bước - tiến xa người tiền nhiệm làm Chẳng hạn, m ột k ế hoạch tiếp thị mà phụ thuộc vào v iệc phân phối hàng hóa vào ngày k ế tiếp phải thông với việc thay đổi sản xuâ’t để đảm bảo đơn hàng đặt trước hồn tâ't thường lệ H ãy k h ô n g ngừng ch ấp n h ậ n tiế n độ ch un g củ a to àn th ể cô n g ty đ ể giúp trì th ay đ ổ i h o t động - cu ố i cù n g , tấ t c ấ u tổ c h ứ c đ ề u tồ n tạ i lâu n ăng suâ't tố t n h ất củ a Đ ể n găn thay đổi k h ỏ i tình trạng trì tr ệ , h ãy thay đ ổ i v trò c ủ a n h ữ n g n g i tro n g m ột phồng ban T iế n lên p h ía trư c x â y dựng k ế h oạch thay đổi đến cùng, cá ch n ày, lợ i ích từ thay đ ổi tiếp tụ c phát huy c nhân, cũ ng to n th ể tổ chức ĐÁNH GIÁ K Ỹ NĂNG QUẢN L Ý S ự TH AY ĐỔI CỦA BẠN Ỵ T ù y tự đánh giá bạn giải í Ẳ yêu cầu thay đổi tốt đến mức việc trả lời phát biểu sau đây, đánh dấu vào lựa chọn gần với kỉnh nghiệm cửa bạn Nếu câu trả lời bạn “không bao g iờ ”, đánh vào s ố 1; câu trả lời bạn “luôn lu ô n ”, đánh vào s ố ; c ứ tiếp tục Hãy cộng tất âiểm lại, chuyển đến bảng phân tích đ ể tìm hiểu ý nghĩa điểm sơ' đạt Hãy ịệầíw K h ô n g h a o g i Đ ô i k h i Thưởng xuyên Luân dùng đáp án đ ể xá c định vấn đề cần cải thiện nơi bạn 362 ■■{ I Tôi cô'đánh giá thuyết phục thay đổi quan Tơi tận dụng tối đa tlùmli cửa công nghệ thông tin m Tôi thực nghiềm túc hất kỳ thay đổi mang tính cạnh tranh, cơng nghệ thị trường Tơi tìm kiếm hội đ ể thay đổi triệt để, khổng ngừng Tơi thích khác hiệt, tìm kiếm cách thức tạo khúc biệt phong phú Tơi có cách tiếp cận cởi mở với ý tưởng khả [TI [gl [3] [4 I Tơi thực phương chăm thay đổi đơn giản xác Tơi xâu chuỗi thay đổi cho phù hợp với nhu cầu cửa khách hàng Tôi tạo môi quan hệ khách hàng nhà cung cấp k ế hoạch thay đổi [31 14 E 10 Tơi chuẩn bị k ế hoạch dự háo chi phí lợi tức cho kế hoạch đặc hiệt kéo dài n h iều năm cá c chương trình thay đổi cấn thận, đầy V 11 Tơi phân tích chương trĩnh thay đổi thành nhân tố kiểm sốt 12 Tơi nghiên cứu kỹ lưỡng trình định chiến lược lứmli động oQ r ~| Ĩ1 15 , Tôi người châp thuận có lối cư x họ yêu cầu [81 ĨSị 17 Tôi cẩn thận không tạo ^ mong đợi lạc quan hay thất vọng thái I M 2X 16 18 Tơi tìm kiếm hội đ ể khen thưởng, ăn m ừng khích lệ thay đổi thành cơng Tơi ln sấn có k ế ^ 1 hoạch ứng phó thích hợp hiệu 3 Tôi biết đánh giá cá c phản ứng bất lợi VCI lập k ế hoạch đ ể giải chúng Tôi d ự đốn đ ợ c lợi ích lâu dài củ a s ự thay đổi Tôi chắn người biết lời đáp cho câu hỏi “Điều chương trình dành cho tơi?" Tôi sớm sử dụng thay đổi nhanh cho cá c kết tức chương trình thay đoi 14 Tơi sử dụng phát triển cá c nhóm thành c c đơn vị sở việc quản lý thay đổi Tôi sử dụng người hướng dãn chuyên nghiệp trải nghiệm d ễ kiểm tra k ế hoạch thay đổi 4 V Tơi chia sẻ thơng tin có ý n g h ĩa x ã h ộ i v i đ n g nghiệp VÌI cấp 364; _ Tơi gắn bó cơng việc với Ẩ L người chí hướng •nhiệt tình với thay đổi E 'IU ® [1 Cách c x tơi lình động thích ứng cao với yêu cẩu thay đổi & V ~ ^ ị Tôi giải trở ngại chống lại thay đổi nhanh chóng, cơng mạnh a n i Tơi khích lệ người hi thẳng thắn nói lên điều ì nghĩ giãi bày mối qui tâm họ n E ® ® s " ! E @ m S B I - a ' Tôi đảm bảo rang thông qim 1 huấn luyện giúp người cập nhật thay đổi E Tôi bắt đầu kế hoạch thay đổi k ế tiếp hoàn tất trước ® _ y - Tôi xem lại chỉnh sửa g iả định làm c sở n ền tảng cho k ế hoạch thay đổi > Tôi sử dụng thang đo / S s ố lượng d ể đạt kết mong đợi Tơi sử dụng dụ việc tự đánh ‘kiểm tra băn thân to chức àứ8 j fỹ jểl 3^ [4 ' B ây l) h.m dù hồn lất bàng tựdánh giá, lũ\ tộng lòng dicni \.'1 kiúm u:i \crn k> hạn càp độ thịng qua ÚĨI d.iv LỈ:inli g:ú tiíirti" ú íy ohdiũú.-.s.' dai dtMc Du k) nâng Ljuân lý sư thay dôi c ỉu bạn 1-0 s.íc s.io dơn diMn.' diou I quan Uọngld ln nhd lung vùn có whỗ cầiii-ả] lluộn Ilùy xác J;:ihdicm )õu , hướng tđi mục liên quan đến điều để tun lời khuyên Ị I'và m ẹo thiếl thực dó, nhằm hình thành mài giũa kỹ cịn thiếu sót ; 32-64: B ạn chống lạ i thay đổi không chắn lợi ích I 'tiềm H â y vượt qua nỗi học cách lập kô' hoạch thay dổi : 65-95: Bạn hiểu biết nhu cầu thay đổi - bạn phải phát triển kỹ đạt đưực cách thành cơng 96-128: Bạn lù thành viên quản lý thay đổi sác sảo, nhớ thay đổi inộl tiến trình khơng ngừng, dự đốn điều xảy đến ’ MỤC LỤC Dần nhập QUẢN LÝ N H Ó M - Lời giới thiệu Tìm hiểu hoạt động nhóm 10 Thành lập nhóm .28 Cải tiến hiệu .44 Hành động tương la i 74 QUẢN LÝ THỜI GIAN Lời giới thiệu 94 Hiểu thời g ian Hoạch định để thành cô n g .107 Thực thay đổi tức th i 127 Quản lý thời gian người khác 172 QUẢN LÝ CÁC CUỘC H Ọ P Lời giới thiệu 184 Sử dụng họp cách hiệu q u ả .185 Chuẩn bị h ọ p 204 Tham dự h ọ p 224 Chủ trì h ọ p 240 QUẢN LÝ Sự THAY Đ Ổ I 272 Lời giới thiệu 273 Hiểu thay đổi 274 Kế hoạch thay d ổ i 289 Thực thay d ổ i 327 Củng cố thay đ ổ i 183 CẨM NANG TH IẾT YẾU CHO NHÀ QUẢN TRỊ Robert Heller - Tim Hindle -NHÀ XU Ấ T BẢN LAO DỘNG XÃ HỘI Ngõ Hịa Bình 4, Phố Minh Khai, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội ĐT : 04.2147072 - 04.6246917 Fax : 04.6246915 -Chịu trách nhiệm xuất : HÀ T Ấ T THẮNG Biên tâp : Vũ Huệ Trình bày : Thanh Lan Vẽ bìa : Hs Quốc Ẩn Sửa in : Vũ Huệ CƠNG T Y CỔ PIIẦN VĂN HĨA VẰN LANG - NS VĂN LANG 40 -42 Nguyen Thị Minh Khai, Q.I, TP.HCM Đ T : 8.242157 - 8.233022 - Fax : 84.8.235079 In 1000 khổ 13.5x21cm Cơng ty Cổ Phần Văn Hóa Vạn Xn Số đăng ký KHXB 47 - 2008/CXB/56 - 236/LĐXH ngày 4/1/2008 Quyết định xuất bân số: 12/QĐ-NXB LĐXH cấp ngày 18/1/2008 In xong nộp lưu chiểu quý năm 2008 ... r t HelỊẹr ^ Tim Hindĩe - Biên dịch Phương Anh- Minh Châu-Ngọc DÚng Hoàng Mai-Thu Hương-Ngọc Huyền Cẩm nang thiết yếu I , c h o n h ỊJẠN TRỊ ♦ ♦ ♦ ♦ Quản Quản Quản Quản lý ly ly... triển nhiều kỹ tốt giữ cho kỹ có khơng bị tụt hậu GIÚP CHO NHUNG NHÀ QUẢN TRỊ Cuốn ? ?Cẩm nang thiết yếu cho nhà quản trị? ?? hướng dẫn bao quát lĩnh vực quan trọng hàng đầu sống doanh nhân, bao gồm từ... trọng cho có hay muốn học kỹ đó, cho vị trí quản trị tổ chức nào, lớn hay nhỏ, nhà nước hay tư nhân Nó thật cần thiết đáng nghiên cứu cho nhà quản trị thuộc cấp độ nào, cho dù họ người vào nghề