TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠICÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG SỐ II - VĨNH
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty :
Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc được thành lập từ năm 1975 (Lúc đó làXí nghiệp cấp thoát nước Mê Linh), trực thuộc Công ty Quản lý đô thị Mê Linh.Năm 1992 Xí nghiệp được tách ra khỏi Công ty Quản lý Đô thị Mê Linh và sátnhập vào Công ty cấp nước Việt Trì - Vĩnh Phúc.
Từ cuối năm 1996 theo Quyết định số 2461/QĐ - UB ngày 25/01/1996 củaUBND tỉnh Vĩnh Phúc Công ty được tách ra khởi Công ty Cấp thoát nước Việt Trìvà lấy tên là : Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc Đơn vị chủ quản là Sở xâydựng Vĩnh Phúc và là Doanh nghiệp hoạt động công ích theo Quyết định số113/QĐ - UB ngày 16/04/1997 Công ty có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân vàcó tài khoản riêng tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Mê Linh.
* Những kết quả đạt được và định hướng của Công ty :
Qua quá trình hoạt động nhờ sự chỉ đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo, sự nỗlực của tập thể cán bộ CNV Công ty đã vượt qua những khó khăn ban đầu và vượtchỉ tiêu kế hoạch Nhà nước giao Từ khi thành lập đến nay Công ty CTN và MT sốII Vĩnh Phúc không ngừng phát triển, địa bàn hoạt động ngày càng được mở rộng.Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Ban Giám đốc và tập thể lao động của Côngty đã khai thác có hiệu quả năng lực của máy móc, không ngừng đổi mới thiết bịphục vụ cho việc sản xuất nước sạch và thi công đường ống dẫn nước Đồng thờiCông ty cũng chú trọng đến việc nâng cao trình độ tay nghề, trình độ quản lý kỹthuật và nghiệp vụ cho cán bộ CNV, cải thiện điều kiện làm việc cho người laođộng đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ ngày càng cao của Công ty cũng như toàn xã
Trang 2hội Nhiều năm qua trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mặc dù gặp không ít khókhăn về vốn, về điều kiện sản xuất, thi công… Nhưng nhờ sự sáng suốt của Banlãnh đạo, sự cố gắng của CBCNV Công ty đã đạt được những kết quả tương đối tốtcó thêm được những kinh nghiệm quý báu trong quản lý và sản xuất đạt được vị tríổn định và phát triển bền vững
1.2 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty :
Nước là một yếu tố quan trọng không thể thiếu được đối với sự sống của conngười và nó cũng rất cần thiết cho một số hoạt động chuyên nghiệp như dây truyềnmạ, làm mát động cơ Từ nhu cầu thực tế trên Công ty được giao nhiệm vụ cungcấp nước sạch phục vụ sản xuất và sinh hoạt trên địa bàn Mê Linh và các vùng lâncận, thi công lắp đặt hệ thống cấp thoát nước từ 800 trở xuống lắp đặt nội thấtcông trình
1.3 Đặc điểm nhân sự của Công ty :
Khi mới thành lập Công ty chỉ có 32 cán bộ CNV Qua quá trình phát triểnquy mô sản xuất ngày càng mở rộng đến nay cán bộ CNV trong Công ty đã lêntới : Người trong trình độ đại học có 09 người, trình độ trung học và bậc thợ 5/7 trởlên có 20 người Còn lại là lao động khác.
1.4 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý điều hành sản xuất kinh doanh củaCông ty :
Để điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh Công ty tổ chức Bộ máy quản lýtheo sơ đồ sau :
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
BAN GIÁM ĐỐC
NM nước Phúc Yên
NM nước Xuân Hoà
Đội thi công lắp đặt
Tổ thu tiền nước
Trang 3* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty :
- Giám đốc : Nắm quyền điều hành chung đến mỗi phòng ban và chịu trách
nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và tậpthể người lao động.
- Phó Giám đốc : Phụ trách về sản xuất kinh doanh, điều phối các hoạt động
tham mưu giúp Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng TCHC - LĐ - TL : Quản lý hồ sơ nhân sự, điều động lao động, giải
quyết các chính sách về lương, hưu trí cho CBCNV và các hoạt động hoàn chỉnhtrong Công ty.
- Phòng KHKT : Quản lý kế hoạch, điều hành sản xuất, lập kế hoạch sản
xuất, lập dự toán kinh tế và luận chứng kinh tế, trực tiếp theo dõi quá trình sảnxuất, ký các hợp đồng cung ứng nước.
- Phòng Kế toán - Tài vụ : Có nhiệm vụ hạch toán kinh tế theo dõi về mặt
tài chính của Công ty theo dõi thực hiện các chế độ về tài chính, phân tích các hoạtđộng sản xuất kinh doanh, theo dõi việc thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước, quảnlý trực tiếp về thu chi tài chính của Công ty.
- Nhà máy nước Phúc Yên - Xuân Hoà : Có nhiệm vụ sản xuất nước sạch
cung cấp cho nhu cầu sinh hoạt và sản xuất kinh doanh trên địa bàn Phúc Yên,Xuân Hoà, khu Du lịch
- Đội thi công sửa chữa : Thực hiện việc thi công lắp đặt và sửa chữa các
công trình đường ống cấp thoát nước.
1.5 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm :
* Sản xuất chính : Sản xuất và cung cấp nước sạch.
- Khai thác nước thô từ giếng lên (trạm bơm cấp 1)- Phun mưa để khử sắt và nem gáu.
- Bể lắng để giảm hàng lượng tạp chất trong nước.- Bể lọc để lọc tạp chất lơ lửng trong nước.
- Khử trùng bằng Clo để diệt trùng.
- Dự trữ trong bể chứa để điều hoà lưu lượng và dự trữ phục vụ cho trạmbơm cấp 2.
Trang 4- Trạm cấp 2 : Bơm nước ra mạng lưới đường ống để cấp nước cho các điểmvới lưu lượng và áp lực cần thiết.
* Sản xuất phụ :
Lắp đặt đường ống 800 trở xuống.- Giải phóng mặt bằng.
- Chuẩn bị NVL
- Định vị, vị trí đường ống trên mặt bằng thi công.- Đào hào chôn ống.
- Vận chuyển ống đến vị trí lắp đặt.
- Lắp đặt đường ống vào vị trí định trước.
- Thử áp lực đường ống với áp lực thử = 1,5 lần áp lực công tác.
1.6 Đặc điểm của bộ máy kế toán, hình thức kế toán của Công ty :
Để thông tin được cung cấp kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý Công ty đã ápdụng hình thức kế toán nhật ký chung theo phương pháp kê khai thường xuyên cóưu điểm ghi chép phản ánh được số liệu thực tế phát sinh hàng ngày.
- Niên độ kế toán Công ty áp dụng là một năm (Từ 01/01 đến 31/12)- Kỳ kế toán của Công ty tính theo quý.
- Việc ghi sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ gồm như : Phiếu thu, chi,phiếu nhập xuất, NVL.
TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Trang 5Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu số liệu
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Với cách bố trí sắp xếp công việc như trên mỗi cán bộ, nhân viên của phòngkế toán có nhiệm vụ riêng như sau :
1 Kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ tại các bộ phận, tình
hình mua mới, thanh lý máy móc thiết bị, tính toán chi phí khấu hao, sửa chữaTSCĐ để phân bổ vào các khoản mục chi phí.
Kế toán NVL CCDC
Kế toán TL và BHXH
KT T.toán tiêu thụ sản phẩm
Kế toán tổng hợp chi
Trang 6nhập xuất vật tư, CCDC, tính lượng tồn kho sau đó đối chiếu với sổ sách có liênquan.
3 Kế toán tiền lương và BHXH :
Thực hiện việc tính lương cho CBCNV, lập bảng phân bổ tiền lương, tínhtrích BHXH, BHYT
4 Kế toán thanh toán :
Thực hiện việc thanh toán thu, chi tiền mặt, TGNH và các khoản vay ngắnhạn, dài hạn, các khoản tạm ứng và giao dịch trực tiếp với NH.
2.1 Tình hình chung về công tác quản lý TSCĐ :
2.1.1 Đặc điểm TSCĐ của Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc.
- TSCĐ của Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc chủ yếu là TSCĐHH màcụ thể là : Nhà cửa, máy bơm nước, hệ thống xử lý nước, các mạng lưới đường ốngdẫn nước, phương tiện vận tải phục vụ công tác quản lý và máy móc phục vụ cholắp đặt đường ống dẫn nước v.v Vì vậy nó mang đầy đủ đặc điểm của TSCĐHHlà :
+ Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên đượchình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ.
+ TSCĐ bị hao mòn dần và đối với những TSCĐ dùng cho hoạt đọng sảnxuất kinh doanh giá trị của chúng chuyển dịch dần dần, từng phần vào chi phí sảnxuất kinh doanh của Doanh nghiệp Những tài sản dùng cho dự án giá trị bị tiêudùng dần trong quá trình sử dụng.
Trang 72.1.2 Phân loại TSCĐ của Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc.
Để thuận lợi cho quản lý, hạch toán thì Công ty phân loại TSCĐ theo ba tieuchuẩn sau :
* Phân loại theo hình thái biểu hiện của TSCĐHH.
- Theo các phân loại này TSCĐ của Công ty năm 2003 được thể hiện quabảng sau :
Trang 82.1.3 Công tác quản lý TSCĐ ở Công ty
Công tác quản lý TSCĐ ở Công ty được thực hiện như sau : Mỗi TSCĐ khimua về đều được lập một hồ sơ gốc bao gồm :
- Hồ sơ kỹ thuật : Do Phòng KHKT quản lý.- Hồ sơ kế toán : Do phòng kế toán quản lý.
Căn cứ vào hồ sơ kế toán, kế toán TSCĐ ghi vào sổ tài sản của Công ty Sauđó theo Quyết định của Ban Giám đốc TSCĐ đó được giao cho các nhà máy, độiđể quản lý và sử dụng Các nhà máy, đội nhận TSCĐ về phải ghi vào sổ tài sản củamình Việc giao nhận TSCĐ giữa Công ty và đội, nhà máy phải có biên bản giaonhận nội bộ Trong biên bản này phải ghi rõ về tên, mã hiệu, giá trị, tính năng kỹthuật của TSCĐ Khi các nhà máy đội sử dụng TSCĐ gây ra mất mát, hư hỏngphải báo ngay cho lãnh đạo Công ty để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịpthời Khi phát hiện hư hỏng nặng bộ phận sử dụng phải báo cho giám đốc xin sửachữa tài sản và có dự toán kèm theo Khi dự toán được duyệt thì mới được sửachữa.
Trang 9Ngày 01/12/2003 Công ty mua 01 máy phát hàn với số tiền ghi trên hoá đơnlà : 37.800.000đ
Trong đó : Tiền hàng : 36.000.000đThuế GTGT : 1.800.000đ- Chi phí vận chuyển : 200.000đKế toán ghi sổ theo nguyên giá : 36.200.000đ Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi:
+Nợ TK 2113: 36.000.000 Nợ TK 1332: 1.800.000
+ Nợ TK 2113: 200.000 Có TK 441: 200.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 441: 36.200.000
Có TK 411: 36.200.000
2.2 Kế toán TSCĐ ở Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc.
2.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ.
Do yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Công ty, kế toán trưởng người phụtrách phần hành kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ như : Biên bản giao nhậnTSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, quyết toán các công trình để ghi vào bảng tănggiảm TSCĐ
Trang 10Trình tự ghi chép có thể khái quát như sau :
Trang 11a Hạch toán ban đầu :
* Để chuẩn bị mua sắm TSCĐ Công ty phải có công văn báo cáo lên Sở xây
dựng Vĩnh Phúc xin phê duyệt
Sau khi được Sở xây dựng Vĩnh Phúc đồng ý và có công văn trả lời Công tymới tiến hành xem xét xem có thể mua sắm bằng nguồn vốn nào (Ngân sách, tự bộsung hay vay ngắn hạn, dài hạn…) Khi đã có nguồn và tìm được người bán Côngty tiến hành ký hợp đồng với bên bán Trong hợp đồng nêu rõ : Tên tài sản, chủngloại, quy cách phẩm chất, thông số kỹ thuật, giá cả phương thức thanh toán Khigiao hàng bên bán sẽ giao cho Công ty một hoá đơn GTGT theo mẫu quy định củaBộ tài chính và lập biên bản bàn giao TSCĐ.
* Thanh lý TSCĐ :
Bộ phận quản lý, sử dụng theo dõi lao động của TSCĐ Nếu thấy năng lựclao động của TSCĐ giảm sút để lại sử dụng cũng không còn hiệu quả thì làm đơnxin thanh lý gửi Ban giám đốc Công ty Sau khi xem xét Ban giám đốc sẽ làmcông văn gửi lên Sở xây dựng và Sở vật giá tỉnh xin phép được nhượng bán tàisản Khi được sự đồng ý cho nhượng bán của các Sở Công ty sẽ tiến hành mở thầuđể bán tài sản.
- Đối với những tài sản có giá trị lớn thì trước khi nhượng bán Công ty tổchức một cuộc họp để đánh giá lại tài sản - Thành viên trong cuộc họp gồm : Giámđốc Công ty, kế toán trưởng, trưởng phòng TCHC… và các thành phần có liênquan.
- Nếu việc nhượng bán không thể mở thầu được thì giá cả sẽ được các thànhviên trong cuộc họp bàn bạc, xem xét và đi đến thống nhất Sau khi chủ tịch cuộchọp tổng kết ý kiến, thống nhất được giá cả sẽ giao cho phòng tài vụ, tổ chức hànhchính, khoa học kỹ thuật làm thủ tục nhượng bán.
- Các chứng từ liên quan gồm :
+ Đơn xin nhượng bán tài sản của bộ phận sử dụng gửi Ban giám đốc.
Trang 12+ Công văn xin giảm TSCĐ của Ban giám đốc Công ty, gửi Sở xây dựng vàSở tài chính vật giá tỉnh.
+ Công văn đồng ý cho giảm TSCĐ của hai Sở.+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ nhượng bán.+ Hợp đồng mua bán.
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi giảm TSCĐ.
b Thủ tục tăng giảm TSCĐ :
Mỗi TSCĐ được lập 01 hồ sơ gốc bao gồm : - Hồ sơ kỹ thuật (Do phòng KHKT giữ) bao gồm :+ Dự toán, thiết kế do bên chủ đầu tư cung cấp.
+ Dự toán thi công do bên trúng thầu tính toán và được bên A chấp nhận.- Hồ sơ kế toán do phòng kế toán giữ gồm :
+ Quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.+ Hợp đồng mua bán TSCĐ.
+ Hoá đơn bán hàng.
+ Biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ (T131)
- Hồ sơ kế toán sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán theo dõi TSCĐ.
2.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ.
Bên cạnh việc hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty Cấp thoát nước và Môitrường số II - Vĩnh Phúc còn tiến hành hạch toán tổng hợp để phản ánh biến độngvề giá trị của TSCĐ Cụ thể như sau :
a- Kế toán tăng tài sản cố định :
TSCĐ của Công ty cũng chủ yếu là do mua sắm và đầu tư xây dựng cơ bảnhoàn thành bàn giao.
* Trường hợp mua sắm mới TSCĐ :
Trang 13Ngày 10/6/2003 Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc cómua một máy phát hàn của Công ty TNHH Thiên Hoà An Với tổng giá thanh toán37.800.000đ; Chi phí vận chuyển : 200.000đ
- Căn cứ vào các chứng từ : Hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao, kế toán ghivào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 211 và các sổ chi tiết.
* Chứng từ gồm :
1 Giấy biên nhận thanh toán :
Tên tôi là : Nguyễn Văn Thành - Lái xe DEAWOOMang biển số : 29…
Hôm nay, ngày 01/12/2003 tôi có nhận chở cho Công ty Cấp thoát nước vàMôi trường số II - Vĩnh Phúc máy phát hàn LX Nhật từ Hà Nội lên Phúc Yên vớicước phí vận chuyển theo thoả thuận là : 200.000đ Tôi đã giao máy cho Công tyvà nhận đủ số tiền theo thoả thuận.
- Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 2113.+ Nợ TK 2113 : 36.000.000đ
Nợ TK 1332 : 1.800.000đCó TK : 37.800.000đ+ Nợ TK 2113 : 200.000đ
Trang 14- Dự toán thiết kế.
- Giấy giao nhiệm vụ sửa chữa.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.- Quyết toán được duyệt.
- Các hoá đơn mua vật liệu.
+ Căn cứ vào phần tổng hợp kinh phí (Sau khi kiểm tra đối chiếu với bảngtriết tính đơn giá) và hoá đơn mua vật liệu kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cáiTK 2114.
Nợ TK 2114 : 43.943.760Nợ TK 1132 : 801.171
Có TK 111 : 44.744.931Đồng thời ghi :
Nợ TK 414 : 43.943.760Có TK 411 : 43.943.760
b- Kế toán giảm TSCĐ
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến nhiệm vụ nhượng bán đểghi sổ kế toán giảm TSCĐ.
Ví dụ : Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc.
Có 1 chiếc xe ô tô DEAWOO đã cũ và xuống cấp, hàng tháng phải sửa chữavà thay thế phụ tùng mới hoạt động được.
Nguyên giá của xe là : 314.0240500đGiá trị hao mòn luỹ kế: 160.483.483đGiá trị còn lại: 153.541.017đ
Sau khi được sự đồng ý của Sở xây dựng Vĩnh Phúc cho Công ty được phépnhượng bán xe ô tô DEAWOO, Giám đốc Công ty cho phép nhượng bán tài sảnnày vào ngày 18/10/2003, Công ty tiến hành nhượng bán xe ô tô cho Công ty pháttriển nhà Mê Linh với số tiền là : 138.000.000đ (Cả thuế GTGT 10%).
Để tiến hành mua bán, Công ty và bên mua lập một hợp đồng kinh tế số 02/CTPNMN - CTCTNML/HĐKT.
Trang 15Căn cứ vào hợp đồng kế toán ngày 18/12/2003, phiếu thu số 702, kế toán ghi:
Bút toán 1 : Ghi giảm TSCĐ.
Nợ TK 214 : 160.483.483Nợ TK 811 : 153.541.017
Có TK 2114 : 314.024.500
Bút toán 2 : Phản ánh thu nhập từ nhượng bán.
Nợ TK 111 : 138.000.000
Có TK 333 (3331) : 12.545.455Có TK 711 : 125.454.545.
Việc nhượng bán xe DEAWOO của Công ty không phát sinh thêm chi phínhượng bán nên kế toán không phản ánh bút toán này trên sổ.
2.2.3 Kế toán khấu hao TSCĐ :
Việc tính khấu hao được thực hiện theo công thức như sau :
Mức khấu hao năm
của TSCĐ=
Nguyên giá TSCĐSố năm sử dụngMức khấu hao
tháng TSCĐ=
Mức trích khấu haonăm
12 tháng
Ví dụ :
- Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng 12/2003
Tháng 12 năm 2003 Công ty mua một máy phát hàn (mới 100%) với nguyêngiá là 36.200.000đ Đồng thời gian sử dụng dự kiến là 10 năm Máy phát hàn đượcbắt đầu đưa vào sử dụng từ tháng 12 năm 2003.
Mức khấu hao TSCĐ 1 năm=36.200.000đ= 3.620.000đ10
Mức khấu hao TSCĐ 1 tháng=36.200.000đ=301.667đ12
