THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI

Ngành nghề kinh doanh của công ty: - Sản xuất cổn rượu bia các loại với khối lượng: +Rượu 800 tr lít/năm +Cồn 4000 tr lít/năm - Sản xuất nước giải khát; - Tham gia công tác XNK và kinh

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Rượu Hà Nội được thành lập từ năm 1898 sau 104 năm thành lập vàphát triển, công ty đã trải qua nhiều bước thăng trầm Công ty rượu có tiền thân lànhà máy rượu nằm trong hãng Phongten Đông dương của Pháp Thời kỳ đầu mớithành lập, nhà máy có nhiệm vụ chủ yếu sản xuất rượu phục vụ cho chủ nghĩa thựcdân phong kiến

Từ năm 1945 đến năm 1954, nhà máy ngừng hoạt động do có chiến tranhxảy ra, năm 1954 với sự kiện lịch sử giải phóng thủ đô Nhà máy thuộc về nhândân nhưng phải hai năm sau tức là năm 1956 nhà máy mới được khôi phục hoạtđộng trở lại Tuy ở thời kỳ này đất nước còn có chiến tranh nên cơ sở vật chất cònnghèo nàn, lạc hậu và việc sản xuất rượu được thực hiện theo phương pháp Amylo-một phương pháp sử dụng nguyên liệu chủ yếu là gạo, điều này ảnh hưởng khôngnhỏ tới đời sống nhân dân vì gạo là lương thực chủ yếu, còn nền nông nghiệp thìquá nghèo nàn, lạc hậu

Năm 1957, nhân chuyến đi thăm hỏi động viên cán bộ của công nhân viênnhà máy, Bác Hồ đã chỉ thị việc sản xuất rượu, phải được tiếp tục phát triển nhưthay nguyên liệu bằng sắn Chấp hành chỉ thị của Bác, tập thể cán bộ công nhânviên đã tích cực nghiên cứu và cải tiến qui trình công nghệ Kết quả là một phươngpháp mới ra đời (phương pháp Mycomlte) thay cho phương pháp Amylo ban đầu,đặc biệt là dùng nguyên liệu từ ngô, khoai, sắn thay cho sử dụng gạo

Cho đến năm 1990, do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ trênthế giới, nhà máy đã áp dụng phương pháp lên men trực tiếp thay thế phương phápnấm mốc (phương pháp Mycomlte) Với phương pháp này, nhà máy đã giảm được

lao động nặng nhọc cho người lao động, tiết kiệm chi phí, tạo cho người lao độngmột đời sống ổn định hơn.

Thỏng 7 năm 1993, do yờu cầu của cụng tỏc quản lý, nhà mỏy đó chủ độngcải tiến bộ mỏy quản lý từ mụ hỡnh nhà mỏy với cỏc phõn xưởng thành công tyvới các xí nghiệp thành viờn

Trong thời gian qua, bằng sự nỗ lực phấn đấu của toàn bộ tập thể cụng nhõnviờn trong cụng tỏc quản lý, sản xuất kinh doanh, nắm bắt kịp thời nhu cầu thịtrường, sản xuất ra đến đâu đều được tiêu thụ hết đến đó Cụng ty đó khụng ngừngnõng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí và hạ giá thành, nâng cao uy tín trênthị trường và đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thoả đáng cho cỏn bộ cụng nhõnviờn.Tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty đó đi vào thế ổn định và có chiềuhướng phát triển tương đối thuận lợi

Tên doanh nghiệp : Công ty Rượu Hà Nội

Tên giao dịch : HALICO (Hanoi Liquor company).

Địa chỉ : 94, Lò Đúc, Hai Bà Trưng- Hà nội.

Điện thoại : 9713249- 9719163-8213147.

Fax : ( 84.4 ) 8212662

2 Nhiệm vụ kinh doanh, tổ chức hệ thống kinh doanh và quản lý

2.1 Nhiệm vụ kinh doanh

Hiện nay công ty rượu Hà Nội sản xuất đồ uống với mục đích phục vụ thoả

mãn nhu cầu trên toàn quốc Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh tổng hợp: dịch

vụ bán hàng, uỷ thác xuất nhập khẩu nhằm:

 Tăng thu cho Ngân sách Nhà nước

 Góp phần giải quyết công ăn việc làm và nâng cao đời sống cho cán bộcông nhân

 Góp phần thúc đẩy nền kinh tế thị trường dưới sự điều tiết của Nhànước

Nguyên tắc hoạt động của công ty là:

 Là một doanh nghiệp Nhà nước, công ty hoạt động dưới sự lãnh đạo củaĐảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước

 Quản lý điều hành theo chế độ trực thuộc tổng công ty trên cơ sở quyềnlàm chủ tập thể của CNVC

 Công ty hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh XHCN, giảiquyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích xã hội, lợi ích tập thể và lợi ích người laođộng

Ngành nghề kinh doanh của công ty:

- Sản xuất cổn rượu bia các loại với khối lượng:

+Rượu 800 tr lít/năm

+Cồn 4000 tr lít/năm

- Sản xuất nước giải khát;

- Tham gia công tác XNK và kinh doanh tổng hợp;

- Công ty tổ chức sản xuất và kinh doanh trên cơ sở nguồn vốn hiện có,tham gia liên kết với các thành phần kinh tế để luôn đảm bảo hoạt động của công

ty có lãi

Trải qua hơn 100 năm xây dựng và trưởng thành, công ty Rượu Hà Nội đangngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường với sự lớn mạnh về mọi mặt.Với sự nỗ lực của nhà máy, sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc cũng như sựgắn bó nhiệt tình của cán bộ công nhân viên chức, công ty đã thực hiện chuyển đổithành công từ chế độ hạch toán bao cấp của Nhà nước sang chế độ tự hạch toán,vừa sản xuất vừa kinh doanh đảm bảo có lãi để duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp.Công ty đang từng bước hoàn thiện dây chuyền sản xuất với thiết bị máy móc hiệnđại và đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân lành nghề chosản xuất, nghiên cứu mở rộng mặt hàng kinh doanh mới nhằm thu hút đáp ứng nhucầu tiêu dùng Các sản phẩm của công ty với chất lượng cao, mẫu mã đẹp được

khách hàng tín nhiệm và có khả năng cạnh tranh tốt trên thị trường, đạt nhiều huychương vàng tại các hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt được thể hiện qua một

số chỉ tiêu:

Thực hiện nghĩa vụ sản xuất kinh doanh

Tiếp nối truyền thống của Nhà máy rượu Hà Nội, Công ty rượu Hà Nội ngàyhôm nay đã không ngừng vươn lên về mọi mặt hoàn thành tốt và vượt mọi chỉ tiêucủa Nhà nước giao, là một trong số các doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có lãi.Cùng với mặt hàng rượu Lúa mới, rượu Nếp mới truyền thống có thế mạnh trongnhiều năm qua, công ty đã chú trọng vào việc nghiên cứu sản xuất sản phẩm mớivới các nồng độ khác nhau phù hợp với mọi giới, và các sở thích khác nhau củakhách hàng: Rượu 45 độ, Rượu40 độ, Rượu25 độ, Rượu hoa quả và đặc biệt là cácsản phẩm mới: Rượu nho, Rượu dâu, Vang nổ và Cồn toàn bộ bao gồm cồn tinhchế, cồn xanh rất có uy tín trên thị trường cả về chất lượng và mẫu mã

Đầu tư xây dựng cơ bản:

Công ty đã và đang đầu tư, trang bị cho dây chuyền sản xuất mới với việcnhập các thiết bị hiện đại của nước ngoài: hai lò hơi nấu cồn của Đài Loan, quytrình nấu rượu với hệ thống nồi hơi mới của Pháp Công ty đã đầu tư rất nhiều vàoviệc nghiên cứu sản phẩm mới và khuyến khích các sáng kiến kỹ thuật có lợi chocông ty Trong những năm tới để đáp ứng yêu cầu sản xuất, doanh nghiệp có dựđịnh nâng cấp hệ thống nhà kho như: kho cơ điện, kho bao bì, kho nguyên liệu đểđảm bảo cho chất lượng của nguyên liệu trong kho

Công tác lao động

Tổng số cán bộ công nhân viên chức trong công ty là 710 người, trong đó có

55 kỹ sư và 30 cán bộ trung cấp Công ty rất chú trọng đến việc chăm lo một cáchtốt nhất cho đời sống người lao động, công ty đã bỏ tiền xây dựng khu tập thể Nhàmáy Rượu để phân nhà cho cán bộ CNVC, khu tập thể cho những người độc thân

Hơn nữa, công ty còn có khu trạm xá để khám sức khoẻ định kỳ cho CNVC, muaBHYT Công ty luôn chú trọng công tác an toàn lao động cho công nhân, cung cấpđầy đủ thiết bị lao động cho công nhân khi làm việc và đề ra quy chế làm việc chocông nhân một các an toàn, tránh các bệnh nghề nghiệp, xây dựng nhà trẻ mẫu giáochăm lo cho con em của CBCNVC.

Quan hệ hợp tác

Công ty xây dựng được nhiều mối quan hệ hợp tác tốt với chính quyền địaphương nơi công ty đóng trụ sở với việc tham gia tích cực vào các phát động củachính quyền Ngoài ra, trong hoạt động sản xuất kinh doanh với nỗ lực mở rộng thịtrường tiêu thụ, công ty đã xây dựng quan hệ hợp tác tốt với các công ty rượu kháctrong nước như: công ty Rượu thành phố Hồ Chí Minh… Công ty còn xây dựngcác quan hệ hợp tác với các đơn vị kinh doanh nước ngoài trong việc cung cấpnguyên liệu sản xuất chất lượng cao

2.2 Tổ chức hệ thống kinh doanh và quản lý

Tháng 07 năm 1993, do sự tác động của nền kinh tế thị trường, nhà máyrượu Hà Nội đã chủ động cải tiến bộ máy quản lý, nâng cấp từ nhà máy với cácphân xưởng thành công ty rượu với các thành viên Công ty là đơn vị hạch toánđộc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, là một đơn vị sản xuất kinh doanh bao gồm

cả sản xuất, kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu trực tiếp

Các xí nghiệp thành viên không hạch toán độc lập Mọi công việc hạch toánđều do phòng kế toán của công ty thực hiện, kế toán của xí nghiệp chỉ thực hiệnviệc ghi chép ban đầu, tính giá thành công xưởng của sản phẩm sản xuất Ngoài racác xí nghiệp thành viên không có quan hệ trực tiếp với ngân sách nhà nước cũngnhư với cơ quan tài chính, ngân hàng Các phòng ban của công ty có sự sắp xếpthay đổi thích ứng với nền kinh tế thị trường

Việc nâng cấp quản lý đã mang lại hiệu quả kinh tế to lớn cho công ty, nhất

là trong khâu tiêu thụ sản phẩm Công ty đã có thể xuất khẩu trực tiếp bỏ qua nhiều

khâu trung gian, mở ra nhiều hướng kinh doanh phong phú trong cả lĩnh vực sảnxuất và lĩnh vực thương mại Công ty đã chủ động xắp xếp lại nhân lực thực hiêngiảm biên chế, giảm lao động gián tiếp nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh, tăngnăng xuất lao động và nâng cao hiệu quả kinh tế để đứng vững trên thị trường cạnhtranh

Sơ đồ 11: Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý công ty rượu Hà Nội:

Với cơ cấu bộ máy: mỗi phòng ban, xí nghiệp đều có trách nhiệm, chứcnăng riêng, phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty Giữa cácphòng ban, các xí nghiệp thành viên có quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo quátrình sản xuất tiến hành nhịp nhàng, cân đối có hiệu quả

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty:

Ban lãnh đạo:

Giám đốc: Giám đốc là người chịu trách nhiêm phụ trách chung chỉ đạo toàn

bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và là người đại diện hợp pháp của công ty

Phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, phó giám đốc phụ trách kinhdoanh là người giúp việc, tham mưu cho giám đốc trong mọi lĩnh vực kinh doanh

và hoạt động kinh doanh của công ty

Giỏm đốc

Phú giỏm đốc sản xuất

Phũng kế hoạch vật tư

Phũng thị trường

Phũng kỹ thuật cụng nghệ

Phũng nghiờn cứu phỏt triển

Xớ nghiệp Cồn XN Rượu mùi XN Tổng hợp XN Cơ đIện

Các phòng chức năng

Các phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ chức năng, tham mưu cho giámđốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt, được sự điều hành trực tiếpcủa giám đốc, cụ thể :

+ Phòng tổ chức hành chính:

Tham mưu cho giám đốc về tình hình tổ chức nhân sự, điều hoà, tuyển chọn

và đào tạo lao động đáp ứng nhu cầu và điều kiện lao động sản xuất kinh doanhcủa công ty trong từng thời kỳ; quản lý những khâu liên quan đến công tác hànhchính: Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý con dấu của công ty; phụtrách công tác thi đua, khen thưởng, ,bảo vệ tài sản của công ty

+ Phòng kế toán:

Tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo tàichính, theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn hình thành tài sản, thựchiện chức năng giám sát bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Đây là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, quản lý công ty Đồng thời thammưu cho lãnh đạo công ty trong công tác quản lý tài chính.Thông qua mua sắm,nhập xuất vật tư, tập hợp chi phí, để lập báo cáo kế toán kịp thời, chính xác chỉđạo công tác thống kê các cho xí nghiệp thành viên và toàn công ty

+ Phòng thị trường:

Có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tổ chức mạng lưới Marketing,đồngthời phụ trách các hoạt động kinh doanh tổ chức các hợp đồng mua và bán, vậnchuyển, tìm thị trường tiêu thụ, tổ chức các cửa hàng đại lý,các điểm giới thiệu vàtiêu thụ sản phẩm Với chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty về mặt thịtrường, nhu cầu thị trường, tiếp thị bán hàng, để từ đó có những quyết định sángsuốt trong việc sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường

+ Phòng kỹ thuật :

Chuyên kiểm tra công nghệ sản xuất rượu, kiểm tra chất lương sản xuất sảnphẩm, kiểm tra cấp bậc công nhân cải tiến bao bì mẫu mã phát minh nghiên cứumới những công nghệ sản xuất đem lại hiệu quả cao, chỉ đạo kỹ thuật sản xuấtrượu.

+ Phòng nghiên cứu phát triển :

Quản lý kỹ thuật cơ điện lên các định mức kinh tế kỹ thuật cơ khí, lập kếhoạch sửa chữa, nghiên cứu chế thử thiết bị mới, lập các phương án cải tạo

+ Phòng kế hoạch vật tư:

Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thịtrường, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật tư, điều động sản xuất đảm bảo cung ứngvật tư đầy đủ vật tư phục vụ cho sản xuất, thay mặt giám đốc theo dõi, giám sáttình hình thực hiện kế hoạch toàn công ty và các đơn vị trực thuộc, tham mưu cholãnh đạo về công tác kế hoạch,…

+Các xí nghiệp thành viên :

Với bộ máy đơn giản gọn nhẹ đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lýhoạt động sản xuất kinh doanh Các xí nghiệp phải tự mình đảm nhận kế hoạch vật

tư đặt ra, thực hiện sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao nhất, với chi phí thấp nhất

và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Đồng thời đảm nhận chức năng cung cấpthông tin cần thiết cho các phòng ban liên quan khi có yêu cầu.Nhân viên thống kê

kế toán xí nghiệp tự tính lương cho cán bộ công nhân viên của xí nghiệp mình, lậpcác báo cáo về sản lượng, tình hình tiêu hao nguyên vật liệu tính giá thành côngxưởng, chuyển lên cho phòng kế toán theo dõi và lập báo cáo tổng hợp

- Xớ nghiệp cồn : Là xớ nghiệp sản xuất chớnh cú nhiệm vụ sản xuất cồn

96o.Tổng số cán bộ công nhân viên là 130 người, được chia thành các tổ sản xuấtnhư tổ nấu, tổ vận chuyển, tổ chưng cất, tổ lũ hơi, tổ CO2 Bộ mỏy quản lý cú 4người gồm 1Giám đốc, 1phú giỏm đốc, một nhõn viờn thống kờ và một đốc công

- Xí nghiệp Rượu mùi : Là xí nghiệp sản xuất chính có nhiệm vụ sản xuất

các loại rượu mùi như rượu cam, rượu chanh, rượu nho tổng số cán bộ công nhânviên là 90 người trong đó cú 86 cụng nhõn, được chia thành các tổ sản xuất như tổpha chế, tổ đóng chai, tổ bao bỡ, tổ chọn rượu Bộ máy quản lý gồm 1 Giỏm đốc, 1phú giỏm đốc, một nhõn viờn thống kờ và 1 đốc cụng

- Xí nghiệp tổng hợp: Xí nghiệp này bao gồm hai phân xưởng là phân xưởngbao bỡ và phõn xưởng rượu vang, có nhiệm vụ sản xuất bao bỡ cho cỏc xớ nghiệpkhỏc và sản xuất rượu vang Tổng số cán bộ công nhân viên là 120 người, chiathành các tổ sản xuất Trong phân xưởng rượu vang có tổ lên men, tổ chạymáy.Trong phân xưởng bao bỡ cú tổ in, tổ đóng, tổ cắt Bộ mỏy quản lý bao gồm1giỏm đốc, một phú giỏm đốc, 1 nhõn viờn kế toỏn phụ thuộc và 2 đốc cụng

- Xí nghiệp cơ điện : là một xí nghiệp phụ trợ có nhiệm vụ phục vụ cho các xínghiệp chính như sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị đảm bảo cho quỏ trỡnhsản xuất được nhịp nhàng cân đối, liên tục và có hiệu quả Tổng số cán bộ côngnhân viên là 60 người được chia thành các tổ như tổ điện, tổ nề mộc, tổ nguội Bộphận quản lý gồm 1 Giỏm đốc, 1cỏn bộ kỹ thuật, 1 nhõn viờn thống kờ và một đốccụng

3 Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán

Hạch toỏn kế toỏn là cụng cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý cỏchoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp Do đó tổ chức cụng tỏc kế toỏn khoa học

và hợp lý cú vai trũ hết sức quan trọng trong cụng tỏc quản lý

Cụng ty Rượu Hà nội đó chỳ trọng tới việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn để thựchiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ của kế toỏn đối với quản lý, đảm bảo sự lónh đạotập trung thống nhất của Giỏm đốc, kế toán trưởng tới các nhân viên kế toán, bộmáy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung.(xem sơ đồ 12)

Sơ đồ 12:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Trưởng phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp)

Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tiêu thụ thành phẩm)

Với công tác tổ chức kế toán tập trung đã tạo thuận lợi cho công tác kế toán,phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình tài chính của công ty vàtừng xí nghiệp thành viên Nhìn chung bộ máy kế toán gọn nhẹ, kiểm tra xử lýthông tin kịp thời, chặt chẽ nên đã tiết kiệm được chi phí hạch toán và nâng caohiệu quả công tác kế toán

Sơ đồ 13: Sơ đồ hạch toán tại Công ty Rượu Hà Nội

Kế toán TSCĐ và tiền lương, BHXH

Thủ quỹ

Kế toán tập hợp chi phí

và tính giá thành sản phẩm

Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tiêu thụ thành phẩm)

Ghi chú Ghi hàng ngày:

Đối chiếu :Ghi cuối tháng:

II TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

I Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty

1.1.Phân loại nguyên vật liệu

Tổ chức và quản lý vật liệu trước hết là xác định các loại vật liệu cần dùng vàphân loại chúng một cách thích hợp, để hạch toán, để quản lý vật liệu, sử dụng, dựtrữ tại kho một cách chặt chẽ, chính xác, đầy đủ

Vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của công ty Rượu Hà Nội rấtphong phú và đa dạng Khối lượng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công

ty tương đối lớn chiếm 35% khối lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp với trên

200 loại vật liệu khác nhau Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có chức năng và côngdụng khác nhau nên công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sửdụng nhằm nhận biết được từng loại từng thứ vật liệu tạo điều kiện cho quản lý và

Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của quá trình sản xuất Đối với

2 sản phẩm chính của công ty là rượu và cồn thi nguyên vật liệu chính là: sắn lát,sắn bột, gạo nếp, đường,…

- Nguyên vật liệu phụ: là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sảnxuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính (VDsản xuất bao gói đóng hộp) bao gồm: nút, can nhựa, nhãn, các loại hương liệu vàphẩm màu, axít, giấy các loại, vật liệu điện, vật liệu xây dựng, que hàn, bông lọc,pin, đèn,…

- Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất như: dầu FO, dầuDH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn (sơn chống gỉ, sơn ghi)…

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửachữa các loại máy móc, thiết bị như: long đen, ốc vít…

- Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, hộp giấy…

Trên cơ sở phân loại như trên, công ty hiện đã xây dựng được 5 kho riêng biệt

để bảo quản lưu giữ nguyên vật liệu Bao gồm:

- Kho nguyên liệu: đây là kho bảo quản chủ yếu là sắn lát và hương liệu

- Kho Lĩnh Nam (không nằm trong công ty): kho này bảo quản chủ yếu là sắnbột, sắn lát và một số loại chai như chai vang, sâm panh

- Kho cơ khí: đây là kho chứa nhiều vật liệu khác nhau với số lượng lớn nhấttrong 5 kho Từ axít, vanni, phẩm màu, đến vật liệu điện, sắt thép, công cụ dụng cụnhỏ, một số loại chai, nút cũng được lưu giữ tại đây

- Kho bao bì: đây là kho chuyên bảo quản nút, vỏ hộp, giấy gói, can nhựa,nhãn mác các loại

- Kho chai: được thiết kế để bảo quản các loại chai, lọ tuy nhiên có cũng chứa

cả két gỗ, xi măng, cát, phế liệu

Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán nguyênvật liệu được thuận tiện hơn Tuy nhiên, việc phân loại trên là chưa khoa học, việcsắp xếp nguyên vật liệu ở các kho chưa thống nhất, có một loại vật liệu nhưng lạiđược bảo quản ở nhiều kho khác nhau (ví dụ chai), đặc biệt là chưa có tài khoản đểphản ánh và quản lý phế liệu thu hồi sau quá trình sản xuất Vật liệu thu hồi sausản xuất thường được quản lý tại các phân xưởng và chỉ báo lại cho các kho biết sốlượng phế liệu thu hồi Điều này khiến cho công tác quản lý bị phân tán, dễ xảy ramất mát và nhầm lẫn Hơn nữa, không phải loại vật liệu nào cũng có yêu cầu vềbảo quản như nhau nên công ty cũng cần phải quan tâm đến điều này nhằm giảmbớt lượng nguyên liệu hao hụt và tiết kiệm chi phí.

1.2 Tính giá vật liệu

* Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế Việc đánh giá theo giá thực tếgiúp cho hạch toán chính xác, giảm khối lượng ghi sổ song bên cạnh đó cũng khiếncho việc hạch toán thường chậm và chưa phát huy được vai trò của kế toán trongquản lý

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho thì giá trị nguyên vật liệunhập kho bằng giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng với tất cả các chi phíthực tế phát sinh liên quan đến quá trình thu mua nguyên vật liệu nhập kho (chi phívận chuyển, bốc dỡ, tiền ăn ở đi lại cho cán bộ thu mua…) cộng với tiền thuế nhậpkhẩu (nếu có) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng Trường hợp công

ty mua ngoài các loại vật tư mà được dùng trực tiếp cho việc sản xuất rượu- là mộtmặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt- ví dụ nút rượu thì ngay cả khi trên hoá đơncủa người bán ghi thuế GTGT nhưng khoản tiền này công ty sẽ không được khấutrừ Do đó, khoản thuế này sẽ được tính vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhậpkho

- Đối với nguyên vật liệu tự gia công nhập kho: Trường hợp mua sắn látchuyển cho bộ phận say sát thành sắn bột nhập kho thì giá trị thực tế của nguyênvật liệu là giá trị vật liệu mang đi chế biến (giá sắn lát cộng các chi phí để xay xát,chi phí máy móc, tiền điện và các chi phí bằng tiền khác…)

* Tính giá vật liệu xuất kho: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêuquan trọng làm cơ sở lập bảng phân bổ nguyên vật liệu từ đó tập hợp chi phí vàtính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lãi Do đó, việc lựa chọnphương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biếnđộng của giá cả trên thị trường là rất khó

Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượnglớn như đường, các loại chai, giấy thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuấtkho là phương pháp giá bình quân gia quyền Với phương pháp tính giá như vậy,cuối tháng kế toán mới tính được giá vật liệu xuất kho

Giá bình

quân (PBQ) =

Giá trị NVL tồn ĐK + Giá trị NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ

Giá thực tế NVL xuất dùng = (PBQ) x Số lượng NVL xuất dùng

Còn với nhiều loại nguyên vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời vàđơn giản thì kế toán nguyên vật liệu thường lấy giá xuất chính là giá nhập củanguyên vật liệu đó trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất có thể là giá bình quânnhập vật liệu trong kỳ theo công thức:

Giá thực tế NVL xuất

dùng mỗi loại =

Giá bình quânnhập mỗi loại x

Số lượng NVL xuấtdùng mỗi loại

2 Tổ chức chứng từ kế toán

2.1 Chứng từ kế toán nhập kho

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công ty hiện nay là do mua ngoài Căn cứvào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng xí nghiệp, nhân viên tiếp liệu củaphòng kế hoạch vật tư làm đơn xin tạm ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung

cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt nhất và kịp thời nhất những loại vật tư cần dùng.Ngoài ra, nhân viên ở các xí nghiệp mỗi tháng được tạm ứng 1.000.000 để muanhững vật liệu cần thiết

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Ánh sao

Tổng số tiền viết bằng chữ: bảy triệu hai trăm mười ba ngàn năm trăm đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Lúc này, nguyên vật liệu dù đã nằm trong kho nhưng chưa đủ chứng từ đểđược thanh toán vì chưa có “Phiếu nhập kho” Nguyên vật liệu về đến công ty,trước khi nhập kho sẽ được các nhân viên phòng KCS lập “Biên bản kiểm nghiệmvật tư” để kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất, số lượng thực nhập đúng tiêuchuẩn (biểu số 2)

Biểu số 2

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Căn cứ vào hoá đơn số 20 ngày 26/1/2002 của Công ty TNHH Ánh sao

Theo HĐ số … ngày…tháng…năm

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Nguyễn Văn Tuấn- Trưởng phòng Kế hoạch- Vật tư- Trưởng ban

Bà: Nguyễn Thị Bình- PhòngKCS- uỷ viên

Bà: Nguyễn Thị Lan- PhòngKCS- uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:

Phương thức kiểm nghiệm:

TT Tên, nhãn hiệu, quy

Kết luận của ban kiểm nghiệm: đạt nhập kho

Sau khi có “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” trên, phòng Kế hoạch- Vật tư sẽ viết

“Phiếu nhập kho” theo mẫu dưới đây (biểu số 3)

Biểu số 3

Công ty Rượu Hà Nội

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 26/1/2002

Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH ánh sao

Theo HĐ số 20 ngày 26 tháng 1 năm 2002

Nhập tại kho: Cơ khí

Mẫu số 01 VT

QĐ số 1141TC/CĐKTNgày 1/11/95 của BTCSố: 4/1

Nợ:

Có:

STT Tên, nhãn hiệu,

quy cách phẩm

chất vật tư

Mãsố

Đơ

n vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Viết bằng chữ: bảy triệu hai trăm mười ba ngàn năm trăm đồng

Thủ trưởng KTT Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho

Đối với mỗi nguồn nhập, các chứng từ kế toán ban đầu khác nhau

- Mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt: các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toántrong trường hợp này là: Phiếu nhập kho, giấy báo chi tiền mặt, hoá đơn bán hàngcủa người bán…

Biểu số 4

GIẤY BÁO CHI

Tên cơ quan nhận tiền: Công ty TNHH ánh sao

Người báo chi: Trần Kim Quy

Hình thức chi: Tiền mặt Số tiền: 7.213.500

Viết bằng chữ: bảy triệu hai trăm mười ba ngàn năm trăm đồng

Lý do chi: Trả tiền mua vòng bi 6311 theo phiếu nhập số 20 ngày 26/1/2002

Chi ở quỹ nào: Tiền mặt tại quỹ

Người nhận trả Người báo chi

Ngày 27/1/2002Phụ trách phòng duyệt

- Mua bằng tạm ứng:

Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên tiếp liệu của phòng kếkhoạch vật tư Ngoài ra, xí nghiệp sử dụng cũng được tạm ứng để mua những vậtliệu cần ngay cho sản xuất mà nhân viên phòng kế hoạch vật tư chưa mua được.Nhưng dù dùng ngay hay không vật liệu đã mua về nhất định phải qua kho, viếtphiếu nhập mới được thanh toán Cuối tháng, khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kênhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc giấy biên nhận (mua với giá trị thấphơn 1.000.000), kế toán viết “Giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua (biểu số 5).

Biểu số 5

Công ty rượu Hà Nội Mẫu số 01 vật tư

Ban hành theo QĐ số 186 TC/CĐkế toán

Ngày 14 tháng 3 năm 1995

GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Ngày 30 tháng 1 năm 2002

Họ tên người thanh toán: Trần Kim Quy

Địa chỉ: phòng Kế hoạch- Vật tư

Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

II Số tiền đã chi

Theo giấy biên nhận và phiếu chi số 02/1, HĐ

số 41093, 6959, 565079…

III.Chênh lệch

1 Số tạm ứng chi không hết

(1.554)(1.554)33.053.450

33.054.700

(2.804)(2.804)

Chi quá số tạm ứng

Thủ trưởng đơn

vị

KTT kế toán thanh toán Người thanh toán

Các chứng từ nhập được dùng ghi các loại sổ kế toán- chỉ tiêu nhập

2.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu

Khi các xí nghiệp có nhu cầu vật liệu và được Giám đốc cũng như trưởng phòng

Kế hoạch- Vật tư phê duyệt, phòng Kế hoạch- Vật tư sẽ viết “Phiếu xuất kho”, xínghiệp cầm phiếu xuất kho xuống lĩnh vật tư Thủ kho chỉ được phép xuất kho khi

đã có đủ 2 chữ ký của 2 người trên và ghi số lượng thực xuất trên “Phiếu xuất kho”

Số lượng thực xuất chỉ được nhỏ hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu ghi trên phiếuxuất (biểu số 6)

Biểu số 6

PX: Rượu mùi

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 28/1/2002

Họ tên người nhận hàng: Chị Nga- Rượu mùi

Lý do xuất kho: sản xuất

Xuất tại kho: Cơ khí

Mẫu số 02/ VTNgày 1/11/95 của Bộ Tài chínhSố: 4/1

Đơ

n vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

CT Nhập

CộngTổng số tiền viết bằng chữ:

Thủ trưởng KTT Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho

3 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty Rượu Hà Nội là một điển hình doanh nghiệp có nhiều chủng loạinguyên vật liệu khác nhau Do đó, để có thể theo dõi được chính xác kịp thời tìnhhình biến động của từng thứ (danh điểm) nguyên vật liệu công ty sử dụng phươngpháp hạch toán chi tiết là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phần chứng từ nhập được kê trên các loại sổ

- Bảng kê mua nhập vật tư

- Sổ chi tiết vật liệu (chỉ theo dõi phần nhập mua nguyên vật liệu bằng tiềnmặt và tạm ứng, không theo dõi phần xuất trên sổ chi tiết)

Phần chứng từ xuất được kê trên các loại sổ:

- Báo cáo sử dụng vật tư

- Bảng tính giá vật liệu xuất

- Bảng phân bổ vật liệu

Việc hạch toán được tiến hành ở 2 nơi là kho và phòng kế toán

3.1 Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình

hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng

Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủkho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số lượng thực tế vậtliệu nhâp, xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ Thủ kho mở “Thẻ kho” theo dõitình hình nhập, xuất, và tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và theo từng thứnguyên vật liệu (biểu 7)

Biểu số 7

Công ty Rượu Hà Nội

Tên kho: Cơ khí

Mẫu số 10-VT

Tờ số:3Lập thẻ ngày1 tháng1 năm2002