3. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
4.1. Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu
Tuỳ theo từng nguồn nhập, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu như sau: - Mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt
Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua nguyên vật liệu và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Cuối tháng, kế toán ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt mua nguyên vật liệu phát sinh trong tháng vào Nhật ký- chứng từ số 1 (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111). Sau đó, lấy tổng phát sinh Có TK 111, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào “Sổ cái TK 152” (biểu số 15).
- Mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng
Các nghiệp vụ thanh toán với người nhận tạm ứng, thanh toán phải thu phải trả các khoản mua nguyên vật liệu, cần mở sổ chi tiết để theo dõi từ khi nghiệp vụ phát sinh đến khi thanh toán xong. Nhật ký- chứng từ số 10, kế toán ghi Nợ TK
152, ghi Có TK 141, sau đó xác định tổng phát sinh Có TK 141 đối ứng với Nợ TK 152 để ghi Sổ cái TK 152 (biểu số 16).
- Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán
Cuối tháng, các nghiệp vụ mua chưa thanh toán được theo dõi tổng hợp trên “Nhật ký- chứng từ số 5”(Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152). Công ty có nhiều nhà cung cấp quan trọng, nhưng công ty không mở “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” mà tất cả các nhà cung cấp được theo dõi chung trên “Nhật ký- chứng từ số 5”. Khi toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng đều đã được ghi, kế toán khóa sổ “Nhật ký- chứng từ số 5”, xác định số phát sinh bên Có TK 331, đối ứng với bên Nợ TK 152 để ghi vào “Sổ Cái TK 152”(biểu số 17).
- Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán tiền mua nguyên vật liệu
Nếu vật liệu được mua trong nước thì chỉ thanh toán bằng các hình thức vừa kể trên. Tuy nhiên, khi nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài thì hình thức thanh toán chủ yếu là bằng ngoại tệ chuyển khoản. Công ty rượu Hà Nội hiện đang phải nhập khẩu nút chai rượu và một số dịch hoa quả từ Pháp, Inđônêxia và Hàn Quốc theo phương thức nhập khẩu trực tiếp, hàng nhận tại cảng Hải Phòng. Nguyên vật liệu dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán được ghi trên Nhật ký- chứng từ số 2 (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112)(biểu số 18)
Biểu số 15
NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 1 năm 2002
STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 112.1 152.4 .. 1 2/1 163.893.478 2 6/1 25.891.456 3 9/1 391.183.000 4 … 78.584.008 5 26/1 6.870.000 45.812.667 …
Tổng cộng 1.258.155.00 0 10.876.500 .. 1.987.156.448 Biểu số 18 NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 1 năm 2002 T T Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng có TK 112 SH NT 111 152.4
1 Trả tiền mua hương cốm
2 3
4 Thanh toán phụ tùng nồi hơi 10.452.000 …
Cộng 10.452.000 …