Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộ[r]
(1)MỤC LỤC
A TÊN ĐỀ TÀI Trang B ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 1 Lý chọn đề tài Trang Mục đích nghiên cứu Trang Nội dung nghiên cứu Trang Phạm vi đối tượng nghiên cứu Trang Phương pháp thời gian nghiên cứu Trang Điểm kết nghiên cứu Trang C GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trang I Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên sáng kiến Trang II Các văn đạo, hướng dẫn thực vấn đề SKKN Trang III Thực trạng vấn đề Trang Cơ sở lý luận Trang Cơ sở thực tiễn Trang IV PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP Trang Xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn thực
công tác văn thư, lưu trữ Trang 1.1 Soạn thảo văn Trang 1.2 Quản lí cơng văn Trang 1.3 Quản lí cơng văn đến Trang 1.4 Quản lí hồ sơ giáo viên Trang 10 1.5 Quản lí hồ sơ học sinh Trang 10 1.6 Quản lí sử dụng dấu Trang 11 1.7 Quản lí văn lưu trữ Trang 12 Tăng cường công tác văn thư,lưu trữ cho đội ngũ cán
giáo viên, nhân viên nhà trường Trang 16 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trang 16 Tăng cường đầu tư trang thiết bị sở vật chất Trang 17 Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới
(2)A TÊN ĐỀ TÀI:
“Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Trường THPT Lưu Hoàng”.
B ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài.
Ngày trước tình hình phát triển, đổi ngày sâu rộng, mạnh mẽ đất nước, thông tin ngày phát triển, trao đổi thông tin, công văn, văn bản, thị quan, đơn vị, ngành ngày nhiều, riêng ngành Giáo dục Đào tạo số lượng văn quan ngành lớn nên cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải có kiến thức định để xử lý tốt thông tin, công việc cách kịp thời hiệu
Là đơn vị trường học, dù lĩnh vực cần phải có phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo ) cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, đồn thể nhà trường có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo thông tin ) trình thực hiện, hoạt động đơn vị cấp trên, quan đơn vị chủ quản
Công tác văn thư, lưu trữ phận thực chức giúp việc, phục vụ cho nhà trường, nơi giao thoa, đầu mối thực hoạt động khác nhà trường, lưu trữ nhớ, lọc thủ trưởng quan Các vấn đề thông tin nhân viên văn thư, lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Ngoài văn thư cầu nối nhà trường với nhà trường, nhà trường với quan ban ngành khác, đặc biệt đơn vị chủ quản cấp Làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu quản lý nhà trường
Qua năm làm việc thực tế vốn kiến thức học mạnh dạn viết sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Lưu Hoàng” nhằm trao đổi với với đồng nghiệp kinh nghiệm mà tơi rút
2 Mục đích nghiên cứu.
(3)Thu thập thông tin văn đổi đưa công tác văn thư lưu trữ trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, xếp khoa học
3 Nội dung nghiên cứu.
Trong q trình làm việc tơi xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư lưu trữ Từ tơi nghiên cứu SKKN “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường THPT Lưu Hoàng”
4 Phạm vi đối tượng nghiên cứu.
Bất kì đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực cần phải có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn thuần, giấy tờ, khơng quan trọng nên khơng người đánh giá không với người làm công tác văn thư, lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin người làm cơng tác ln nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng người thiệt thòi quan, tổ chức, khen thưởng ít, khiển trách nhiều
Đề tài nghiên cứu phạm vi Trường THPT Lưu Hoàng, thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư trường học hồn thành tốt nhiệm vụ
5 Phương pháp thời gian nghiên cứu
Nghiên cứu thực tiễn qua sách vở, qua thông tư quy định Bộ nội vụ ban hành qua q trình làm việc cơng tác trường
+ Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp phân tích minh họa lý luận số liệu
+ Phương pháp quan sát thực tế trình hoạt động quan + Phương pháp thống kê
+ Phương pháp tổng hợp
Thời gian nghiên cứu từ: 15/8/2016 đến 31/12/2018 (Từ năm học 2016-2017, năm học 2017-2018 đến hết học kỳ năm học 2018 – 2019)
6 Điểm kết nghiên cứu:
Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phịng cơng tác văn thư lưu trữ
(4)Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, nơi, khơng địi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao
C GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên vấn đề sáng kiến kinh nghiệm (SKKN).
Biện pháp: Là cách giải vấn đề cụ thể.
Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, soạn thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan
Công tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội
“Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Lưu Hoàng” kinh nghiệm rút trình thực công tác văn thư, lưu trữ nhà trường nhằm khắc phục khó khăn điều kiện sở vật chất, người đơn vị nhà trường
II Các văn đạo, hướng dẫn thực vấn đề sáng kiến.
Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học cấp lãnh đạo cấp quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành
- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lí văn đi, văn đến
- Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
(5)- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan
III THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 1 Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị
2 Cơ sở thực tiễn.
Công tác văn thư, lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết
Công tác văn thư, lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu giữ hồ sơ Đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên
Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan đơn vị
Ý thức đầy đủ vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường nên trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công việc
(6)a Thuận lợi:
- Nhà trường có nhân viên văn thư chuyên phụ trách công tác văn thư trường, công việc chuyển giao văn văn đến giải kịp thời cấp đưa Có hệ thống mạng internet ổn định để phục vụ công việc truy cập thông tin, lấy thông tin làm báo cáo
- Các văn đến làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc
- Trường trang bị đầy đủ thiết bị văn phịng máy phơ tơ, máy in phục vụ cho cơng tác văn thư
b Khó khăn:
- Những năm trước nhà trường chưa có văn thư chuyên trách, chủ yếu kiêm nhiệm chưa có chun mơn, nghiệp vụ hồ sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1990 không lập bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất thoát, bị rách nhiều
- Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù công việc số giáo viên làm công tác giảng dạy kiêm nhiệm công tác Đồn niên, cơng đồn Để thực cơng việc kiêm nhiệm họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo số văn để giải công việc Công tác văn thư trường chưa quan tâm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trường văn quy định việc soạn thảo ban hành văn cịn Vì văn ban hành cịn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày chí nhiều văn ban hành thiếu số thành phần thể thức văn nơi nhận, tên loại trích yếu nội dung
- Nhà trường chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nên việc để hồ sơ nằm rải rác phòng ban, tổ chuyên mơn
- Về quản lí cơng văn đến: Những năm trước nhà trường chưa chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho quan nên quy trình quản lý cơng tác văn thư cịn bị bất cập
+ Đăng kí văn đến viết tắt ghi số bị trùng bỏ sót số ký hiệu văn nên khó khăn nghiên cứu, tìm hiểu kiểm tra
+ Công văn lưu văn thư cịn thiếu chí nhiều cơng văn cịn lưu phô tô không với quy định
- Về quản lý hồ sơ giáo viên học sinh:
(7)trường nhiều Sổ đăng không cập nhật rõ học sinh chuyển đi, chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn
c Nguyên nhân:
- Những năm trước công tác văn thư nhà trường chưa thực quan tâm, nhân viên phụ trách cơng việc văn thư kiêm nhiệm chưa có chun môn, nghiệp vụ công tác văn thư
- Trang thiết bị văn phịng phục vụ cơng tác văn thư hay xảy trục trặc, hư hỏng máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư cơng việc văn thư hay bị trì trệ Kinh phí đầu tư trang thiết bị dụng cụ văn phịng máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định hạn chế
- Văn thư trường thực nhiều công việc như: Quản lí cơng văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý cấp phát học bạ, tốt nghiệp, tiếp dân, giải thủ tục hành chính, làm công tác thi Công việc nhiều mà lại kiêm nhiệm công việc khác nên ảnh hưởng đến công việc chế độ đãi ngộ
IV PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP
Trường THPT Lưu Hoàng thành lập hoạt động 35 năm Để tránh tình trạng thất văn bản, giấy tờ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu, để nâng cao công tác văn thư lưu trữ nhà trường xin đưa số biện pháp sau:
1 Xây dựng, ban hành văn đạo hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ.
Văn hiểu theo nghĩa rộng vật mang tin ghi kí hiệu ngơn ngữ Với nghĩa hẹp văn khái niệm dùng để cơng văn giấy tờ hình thành hoạt động quan Chính để hoạt động quan, đơn vị thực xuyên suốt, nhanh chóng với quy định nhà nước phải xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn để giải công việc
Nhà trường ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế trường giúp cho việc thực hiện, quản lý kiểm tra tốt Trong quy chế nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện, quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường, quản lý sử dụng dấu
Quy trình thực sau: 1.1 Soạn thảo văn bản:
(8)Tên loại văn bản Số lượng văn năm 2017
Số lượng văn năm 2018
Quyết định 78 56
Công văn 45 54
Kế hoạch 25 31
Thông báo, báo cáo 40 60
Tờ trình 17 20
Để soạn thảo ban hành văn phận chuyên môn, cá nhân văn thư phải xác định vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích văn dự định soạn:
+ Cán soạn văn bắt đầu xây dựng dự thảo văn xác định ban hành văn để giải vấn đề
+ Xác định đối tượng nhân văn bản: văn soạn để gửi cho ai, gửi cho cấp hay cấp
+ Xác định thời gian ban hành văn
- Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo nhanh chóng, xác với loại văn Vì loại văn có cách thức soạn khác cơng văn soạn khác định
- Thu thập xử lí thơng tin: Phải thu thập đầy đủ thơng tin, liệu như văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ cấp thông tin từ thực tế
- Xây dựng đề cương văn viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn làm thủ tục phát hành.
Cán nhân viên soạn thảo văn chuyển văn cho văn thư thông qua hệ thống mail nhà trường Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định cảu Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành
1.2 Quản lý cơng văn đi.
a Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm văn
b Đăng ký văn
c Nhân bản, đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật Mẫu sổ đăng kí văn đi:
(9)Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
d Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn
Nhà trường chuyển phát văn theo đường bưu điện, mail,và trực tiếp Đa số công văn thường gửi hình thức qua địa mail công vụ info@123doc.org, giảm công văn giấy tờ tiết kiệm thời gian Chuyển phát theo hình thức bưu điện trực tiếp phải lựa chọn bì thư gấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn cho vào bì Khi gấp văn khơng để trang nội dung văn bên ngồi tránh để lộ thông tin văn Ghi đầy đủ tên địa quan cá nhân nhận văn Bảng thống kê công văn trường THPT Lưu Hoàng năm 2017, năm 2018 ban hành chuyển phát sau:
Năm Số lượng văn chuyển bằng mail công vụ
Số lượng văn chuyển trực tiếp bưu điện
2017 297 60
2018 268 89
e Lưu văn
Các văn nhà trường ban hành phải lưu hai chính, lưu văn thư phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn để lập hồ sơ công việc Tất văn công văn cuối năm văn thư xếp lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn để đưa vào kho lưu trữ Việc lưu trữ công văn nhà trường khơng lưu văn giấy mà cịn lưu file word excel máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn tài liệu nhanh chóng
1.3 Quản lý công văn đến.
- Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn , tài liệu Sở giáo dục Đào tạo, Cơng đồn ngành, UBND Huyện gửi tới để đạo thực kế hoạch chủ trương, nhiệm vụ công việc nhà trường nhận nhiều văn quan cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc Nhà trường nhận văn đến chủ yếu hình thức mail đường bưu điện
- Quy trình quản lý văn đến
(10)b Phân loại đăng ký văn đến: * Phân loại văn đến:
- Văn gửi đến hệ thống mail công vụ trường, văn thư tiến hành in văn bản, trường hợp công văn gửi đường bưu điện phân loại bóc bì văn
- Đóng dấu đến, ghi số ngày đến: Tất văn tài liệu cảu quan, cá nhân khác gửi tới trường tập trung văn thư trường để đóng dấu ghi số ngày tháng đến Dấu đến văn thư đóng dấu phần số ký hiệu văn bản, sau ghi nội dung cần thiết dấu đến
Mẫu dấu đến trường THPT Lưu Hoàng.
* Đăng ký văn đến:
Tất văn đến văn thư nhập thông tin văn vào sổ đăng ký công văn đến
* Mẫu sổ đăng ký văn đến:
+ Tờ nội dung: Trình bày trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theo mẫu sau:
Ngày đến
Số đến
Tác giả
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người
nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
c Trình, chuyển giao văn đến
- Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận
- Căn vào ý kiến giải người có thẩm quyền, nhân viên văn thư đăng ký tiếp chuyển văn đến nơi đạo
- Việc chuyển giao văn phải xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn
d Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG
(11)- Sau nhận văn đến, phận, cá nhân có trách nhiệm đạo giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu lãnh đạo quan, đơn vị; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật
- Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, đơn vị
- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải để báo cáo lãnh đạo Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định
- Văn thư có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo quan, đơn vị tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan
1.4 Quản lí hồ sơ giáo viên:
- Hồ sơ giáo viên loại hồ sơ nhân Trong hồ sơ tập hợp tất văn tài liệu liên quan đến q trình cơng tác làm việc giáo viên
- Hồ sơ giáo viên lưu giữ bìa bao cứng Được xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn dễ tìm kiếm cất tủ khóa cẩn thận
1.5 Quản lí hồ sơ học sinh:
Trường THPT Lưu Hoàng thực nhiệm vụ cơng tác giảng dạy học sinh q trình hoạt động hồ sơ học sinh hình thành nhiều phục vụ cho cơng tác quản lý q trình học tập phấn đấu học sinh hồ sơ sau: sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ trả tốt nghiệp
- Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học viết đầy đủ thông tin lý lịch học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường Hằng năm thường xuyên cập nhật học sinh chuyển đi, chuyển đến nghỉ học vào sổ đăng đến cuối năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng dấu lưu cẩn thận tủ hồ sơ
- Học bạ học sinh: Là loại hồ sơ phản ánh kết q trình học tập học sinh Học bạ xếp theo khối, lớp để tủ khóa cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết học tập học sinh Sau Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bàn giao học bạ văn thư kiểm tra đóng dấu bảo quản tủ đựng hồ sơ Học bạ học sinh cấp phát nhà trường lập sổ ký nhận đầy đủ
(12)- Sổ cấp phát tốt nghiệp: Sau lấy tốt nghiệp THPT từ Sở giáo dục đào tạo Hà Nội văn thư có trách nhiệm vào số học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả học sinh đến nhận phải có giấy tờ CMND CCCD sổ hộ ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận phải ghi rõ họ tên đầy đủ Sổ cấp phát tốt nghiệp năm lập lưu vĩnh viễn
1.6 Quản lý sử dụng dấu * Quản lý dấu:
- Cán văn thư chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, đơn vị việc quản lý, sử dụng dấu quan, đơn vị Lãnh đạo phận chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, đơn vị việc quản lý sử dụng dấu phận (đối với phận có dấu riêng)
- Các dấu quan, đơn vị giao cho nhân viên văn thư quản lý sử dụng Nhân viên văn thư giao bảo quản, sử dụng dấu phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan, đơn vị việc bảo quản, sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau:
+ Con dấu phải bảo quản phòng làm việc nhân viên văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, đơn vị, phải đồng ý người đứng đầu quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu mục đích Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc
+ Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền
- Khi nét dấu bị mòn biến dạng, nhân viên văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan đơn vị làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan đơn vị phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu để lập biên
- Khi đơn vị có định chia tách sáp nhập, phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu
* Sử dụng dấu:
+ Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, đơn vị
+ Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền
(13)đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền, đóng dấu treo giáp lai văn quan, đơn vị ban hành
1.7 Quản lý văn lưu trữ: a Công tác thu thập , bổ sung tài liệu:
* Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
+ Phối hợp với phòng ban, cán nhân viên xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan, đơn vị
+ Hướng dẫn phận, cán nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
+ Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu * Chỉnh lý tài liệu
+ Nguyên tắc chỉnh lý
+ Không phân tán phông lưu trữ
+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc
+ Hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, đơn vị
- Hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: + Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu + Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
+ Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị * Xác định giá trị tài liệu
- Bộ phận lưu trữ quan, đơn vị có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo quan, đơn vị ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền
- Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn - Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan
(14)chọn tài liệu lưu trữ đơn vị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (nếu có); lựa chọn loại hủy tài liệu hết giá trị
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trưởng phòng định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm:
- Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ - Chủ tịch Hội đồng - Văn thư - Thư ký Hội đồng
- Các TTCM, chủ tịch Cơng đồn - Ủy viên
- Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị tài liệu mời thêm người am hiểu chuyên môn lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làm ủy viên
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Lãnh đạo định
- Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Trưởng phòng định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ đơn vị, lưu trữ quan, đơn vị lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị
* Hủy tài liệu hết giá trị
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo quy định Luật Lưu trữ theo hướng dẫn Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
- Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị - Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị
- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền (nếu có)
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị - Biên bàn giao tài liệu hết giá trị - Biên hủy tài liệu hết giá trị
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản lưu trữ đơn vị 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu
(15)* Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ * Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ đơn vị, phận cán nhân viên tự bảo quản, phải bảo đảm an toàn cho hồ sơ, tài liệu
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ đơn vị bảo quản kho lưu trữ nhà trường Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an toàn cho tài liệu
- Tổ trưởng Văn phịng có trách nhiệm thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ
- Nhân viên văn thư, lưu trữ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu kho để hộp, cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kho lưu trữ để nắm tình hình số lượng, chất lượng tài liệu
* Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tất cán bộ, nhân viên trong, quan, đơn vị cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng
- Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu mục đích riêng, phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư hộ chiếu, phải Thủ trưởng quan đồng ý
* Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, đơn vị - Sử dụng phục vụ u cầu cơng tác
- Cấp tài liệu lưu trữ
* Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Người đứng đầu quan, đơn vị quy định Luật Lưu trữ quy định khác pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, đơn vị
Người đứng đầu quan, đơn vị định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ khỏi quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích cơng vụ
(16)- Lưu trữ quan, đơn vị phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng đọc
- Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phịng đọc cần có quy định sau: + Thời gian phục vụ
+ Các giấy tờ, thủ tục người sử dụng tài liệu cần xuất trình đến khai thác tài liệu
+ Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc + Những quy định phải thực nghiên cứu, khai thác tài liệu
+ Nhân viên lưu trữ quan, đơn vị phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký người sử dụng tài liệu, để quản lý phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ
2 Tăng cường triển khai công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên trường.
Thực công tác văn thư, lưu trữ tốt không yêu cầu nhân viên văn thư phải nắm vững kiến thức lý luận, phương pháp nghiệp vụ tiến hành mà đòi hỏi tất cán bộ, giáo viên, nhân viên phải biết nắm rõ quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ Chính tất cán bộ, giáo viên, nhân viên nắm rõ nhân viên văn thư phải tham mưu kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp phổ biến, hướng dẫn văn mới, quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ
Nhân viên văn thư hướng dẫn quý thầy kiêm nhiệm cơng tác Đồn niên, cơng đồn cách trình bày thể thức văn cách lập hồ sơ công việc để lưu hồ sơ
3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
“Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại Chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” Trong thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa với chủ trương cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ trở thành yêu cầu cần thiết
Ứng dụng công nghệ thông tin tạo mơi trường làm việc khoa học, hợp lí phận, phịng ban chun mơn nhằm giải cơng việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi
(17)dục nhà trường số sổ sách nhà trường khơng cịn ghi tay mà thay vào dùng máy tính nhập liệu để công tác lưu trữ, bảo quản, tra cứu cách nhanh đặc biệt hạn chế sổ sách, tiết kiệm chi phí thời gian Sau ứng dụng công nghệ thông tin mà nhà trường áp dụng:
- Soạn thảo văn phần mềm word tập hợp lưu vào file cơng văn theo năm, ví dụ: folder CƠNG VĂN ĐI NĂM 2017, folder CÔNG VĂN ĐI NĂM 2018
- Gửi văn từ trường qua quan khác sử dụng mail công vụ: info@123doc.org thông tin hoạt động nhà trường đăng website: upload.123doc.net
- Hồ sơ học sinh: Nhà trường sử dụng phần mềm quản lí học sinh esams, phần mềm tiện ích để quản lí hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học sinh, trình học tập học sinh trường Sổ điểm học sinh cuối học kỳ văn thư in giáo viên môn kiểm tra, ký xác nhận điểm xong Trước giáo viên phải viết cột điểm vào sổ dễ bị sai nhầm lẫn, việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian Hệ thống giúp nhà trường phối hợp với phụ huynh học sinh dễ tiện lợi, giúp phụ huynh nhà biết kết học tập
- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Sử dụng phần mềm Pmis, Thống kê Phần mềm thể thơng tin q trình cơng tác tất cán bộ, giáo viên nhân viên trường
Cần tăng cường đầu tư trang thiết bị sở vật chất phục vụ cho công việc văn thư, lưu trữ.
- Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa việc trang bị nâng cấp trang thiết bị sở vật chất cần thiết Bởi có nguồn nhân lực mà khơng có trang thiết bị hỗ trợ cơng việc hay bị trì trệ, thực khơng thơng suốt bị ứ đọng Vì cần tăng cường mua sắm trang bị thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu cơng việc Hiện nay, nhà trường chưa có kho đựng tài liệu lưu trữ Hàng năm chưa chỉnh lí tài liệu lưu trữ, khơng có nhân viên lưu trữ
5 Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các cán giáo viên, nhân viên, học sinh phụ huynh học sinh nhà trường.
(18)Việc thực dịch vụ công trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc nhiều Để cấp lại văn chứng học sinh không cần thiết phải tận Sở, cần ngồi trước hình máy tính có kết nối mạng vài thao tác giải xong cơng việc
V Kết sáng kiến kinh nghiệm.
Áp dụng sáng kiến vào trình làm việc thân, thu số kết sau:
- Trong công việc hàng ngày giải chủ động, thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bỡ ngỡ
- Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, vệ sinh thường xun khơng để tình trạng mối mọt
- Bài thi lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp theo đợt kiểm tra - Bảo quản tốt hồ sơ lưu
BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Stt Nội dung Trước thực đề
tài Sau thực đề tài
1 Quản lí hồ sơ học sinh
+ Học bạ: Chưa xếp cẩn thận, bị rách, bong tờ giữa, xếp chưa khoa học Chưa ghi số, kí hiệu đầy đủ
+ Sổ đăng bộ: chưa cập nhật đầy đủ số học sinh chuyển trường đi, đến, tốt nghiệp trường
+ Sổ gọi tên ghi điểm: Cịn chưa đóng dấu, chưa hoàn thiện đủ chữ ký trước cất lưu
+ Bằng tốt nghiệp: Còn tồn đọng nhiều tốt nghiệp năm trước
+ Học bạ: xếp cẩn thận, khoa học, bọc bìa, đóng dấu đầy đủ Ghi số, ký hiệu trang bìa đầu năm học đầy đủ
+ Sổ đăng bộ: Ghi chép đầy đủ, sẽ, cập nhật đủ học sinh chuyển đến, chuyển học sinh tốt nghiệp
+ Sổ gọi tên ghi điểm: Sắp xếp theo lớp từ thấp đến cao, hoàn thiện đầy đủ dấu, chữ ký trước cất lưu
(19)2 Quản lí hồ sơ Giáo viên
Hồ sơ giáo viên chưa lưu, thất lạc,
Cuối năm thu đầy đủ hồ sơ giáo viên, xếp theo tổ, hoàn thiện đầy đủ cất lưu
3 Quản lí cơng văn
Chưa ghi số rõ ràng, cụ thể năm, lộn xộn việc xếp cơng văn đi, khơng có sổ theo dõi chuyển phát,
Ghi số đầy đủ, xếp khoa học Có sổ theo dõi việc chuyển giao văn
4 Quản lí cơng văn đến
Cịn để thất lạc văn bản, chưa chuyển kịp thời, chưa có sổ theo dõi giải cơng việc
Chuyển giao văn đến cá nhân kịp thời, nhanh chóng, có sổ theo dõi giải cơng việc
5 Quản lí dấu
Mẫu dấu đến chưa chuẩn theo quy định Dấu đến chưa ghi phần chuyển hồ sơ, Bảo quản dấu chưa tốt, dấu bị tràn mực, dấu bị nhòe
Con dấu đổi theo quy định quan có thẩm quyền Bảo quản tốt, vệ sinh loại dấu Đóng dấu quy định
6 Ứng dụng công nghệ thông tin
Chưa lưu văn đến, máy tính, chưa có trang web trường, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ văn đi, đến
Lưu trữ văn đi, đến quan cấp khoa học folder cụ thể theo tên loại, theo đơn vị theo năm Cập nhật đầy đủ thủ tục hành chính, cơng văn, văn hướng dẫn lên trang website trường Dịch vụ
công trực tuyến mức độ 3,
Chưa thực chế độ cửa, chưa áp dụng dịch vụ công
Thực chế độ cửa, triển khai, áp dụng dịch vụ công tới giáo viên, học sinh Thực thủ tục hành nhanh gọn
D KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1 Kết luận
(20)- Các báo cáo làm kịp thời, thời hạn, trình bày thể thức quy định Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tìm kiếm cần thiết
- Tủ đựng hồ sơ cẩn thận, sẽ, phân loại cụ thể hồ sơ công văn đi, công văn đến rõ ràng, khoa học
- Công việc giải hàng ngày, chủ động công việc - Rèn luyện cho thân tính tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm
- Thường xuyên vệ sinh tủ hồ sơ khơng để xảy tình trạng mối mọt - Công tác báo cáo, thống kê thực đầy đủ, thời gian quy định theo u cầu cấp Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động nhà trường, phục vụ cho việc kiểm ra, tra, giám sát
2 Kiến nghị
Để người làm công tác văn thư, lưu trữ an tâm công tác Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý cán làm công tác văn thư, lưu trữ Có định hưởng chế độ phụ cấp độc hại cán làm công tác văn thư, lưu trữ
Cần cung cấp thêm trang thiết bị để cán làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ Xây dựng phịng lưu trữ, mua sắm tủ để phục vụ công tác lưu trữ Phù hợp với tiến khoa học giai đoạn
Cần mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phịng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ phần lớn trường chủ yếu nhân viên làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ
Tôi xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2019
Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung
của người khác
(21)TÀI LIỆU THAM KHẢO
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành
Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lí văn đi, văn đến
Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ
Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ
Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục văn thư lưu trữ hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan