Xây dựng bản chức năng nhiệm vụ theo kpis cho ba bộ phận kinh doanh, hành chánh nhân sự tổng hợp và kế toán tài chính tại công ty tnhh địa ốc phúc đức

ðại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA TRẦN THỊ PHƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ THEO KPIs CHO BA BỘ PHẬN KINH DOANH, HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ TỔNG HỢP VÀ KẾ TỐN – TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH ðỊA ỐC PHÚC ðỨC Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH KHĨA LUẬN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH, tháng 04 năm 2011 CƠNG TRÌNH ðƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA ðẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán hướng dẫn khoa học : Trương Thị Lan Anh, Tiến sĩ (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Cán chấm nhận xét : Vũ Thế Dũng, Tiến sĩ (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Cán chấm nhận xét : Nguyễn Hồng Chí ðức, Tiến sĩ (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) ðẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM ðộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -oOo Tp HCM, ngày 18 tháng 04 năm 2011 NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ Họ tên học viên: Trần Thị Phước – Ms: 09170766 Giới tính : Nam / Nữ Ngày, tháng, năm sinh : 08-12-1986 Nơi sinh : Quảng ðiền, Thừa Thiên Huế Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Khoá (Năm trúng tuyển) : 2009 1- TÊN ðỀ TÀI: Xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế tốn – Tài cơng ty TNHH ñịa ốc Phúc ðức 2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN: Xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế tốn – Tài cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức ðề xuất KPIs cho ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế tốn – Tài cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức ðề xuất áp dụng bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPI ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế toán – Tài cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức 3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 13 – 12 - 2010 4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 18 – 04 - 2011 5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Ghi ñầy ñủ học hàm, học vị ): Trương Thị Lan Anh, Tiến sĩ Nội dung đề cương Khóa luận thạc sĩ Hội ðồng Chun Ngành thơng qua CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN (Họ tên chữ ký) QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH (Họ tên chữ ký) LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô giáo khoa Quản lý công nghiệp, trường ðại học Bách khoa thành phố Hồ Chí Minh đem đến cho tơi kiến thức tảng kinh tế quản trị nguồn lực nhân ba học kỳ vừa qua Tôi xin gửi lời tri ân sâu sắc đến giáo - Tiến sĩ Trương Thị Lan Anh, khoa quản lý công nghiệp, trường ðại học Bách khoa thành phố Hồ Chí Minh tận tình hướng dẫn dẫn dắt tơi bước q trình thực khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn anh Nguyễn Cao Tùng – giám ñốc công ty TNHH Phúc ðức, chi nhánh Quận anh chị nhân viên ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp, Kế toán – Tài chi nhánh quận quận ñã ñồng ý cho ñược thực ñề tài khóa luận cơng ty tạo điều kiện thuận lợi việc chia sẻ thông tin công ty, giúp tơi hồn thành tốt khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn anh Nguyễn Tuấn Anh ñã tạo điều kiện cho tơi tiếp cận với cơng ty TNHH Phúc ðức; đồng thời ln động viên, giúp đỡ tơi q trình thực khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn Anh Hoàng Mạnh Thắng – Chuyên viên tư vấn, trưởng phòng phát triển kinh doanh, công ty Ernst & Young Việt Nam; Cô giáo – Tiến sĩ Trần Kim Dung – trường ðại học Kinh tế; Chị Nguyễn Thị Ngọc Hằng – trưởng phòng nhân sự, cơng ty KPMG Việt Nam; Chị Thi Thị Hồng San – trưởng phịng nhân sự, cơng ty Chartis Việt Nam; Anh Trần Quốc Thịnh – giám ñốc dự án phát triển nguồn nhân lực, công ty cổ phần Long Hậu; Chị Trần Thị Hồng Diễm – giám ñốc nhân sự, công ty Windsor Plaza Hotel; Chị Trần Thị Thu Hằng – trưởng phịng nhân sự, cơng ty Savills Việt Nam; Cùng nhiều anh chị khác cộng ñồng nhân VNHR (http://vnhr.vn) cho tơi góp ý chia sẻ tài liệu vô quý báu, thiết thực thực tế liên quan ñến ñề tài, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành tốt khóa luận Rất mong nhận góp ý chia sẻ q thầy hội đồng để khóa luận hồn thiện Xin chân thành cảm ơn Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14-04-2011 Học viên thực Trần Thị Phước TÓM TẮT KHÓA LUẬN Mục tiêu khóa luận ứng dụng kiến thức lý thuyết ñã học ñược từ trường lớp, cộng với kinh nghiệm thực tiễn lĩnh vực quản lý nguồn lực nhân áp dụng vào giải tình thực tế cụ thể ðó vấn đề cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức Tuy thành lập từ năm 2003, cho ñến công ty chưa trọng xây dựng quy trình, hệ thống, bảng biểu thống ðặc biệt lĩnh vực quản lý nguồn lực nhân Chính lẽ đó, đề tài thực tập trung vào “Xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs cho ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp, Kế tốn – Tài cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức” Bằng phương pháp vấn có cấu trúc với bảng câu hỏi thiết kế cách cẩn thận, chi tiết, thông tin thu thập, phân tích tổng hợp từ thực tế Kết ñề tài xây dựng ñược bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs cho ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế tốn – Tài cơng ty TNHH ñịa ốc Phúc ðức ðồng thời ñề xuất KPIs cho phận LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam đoan khóa luận cao học “Xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs cho ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế tốn – Tài cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức” cơng trình thực riêng than tơi Các thơng tin đề tài thu thập sử dụng trung thực Kết thực chưa trình bày, cơng bố nghiên cứu hay tài liệu trước Tp Hồ Chí Minh, 18-04-2011 Người thực Trần Thị Phước ABSTRACT The Thesis’ objective is application of theories in university and experiences in Human resources management to solve a specific situation in fact This is problem in Phuc Duc Real Estate Limited Company Although this company was established in 2003, but until now, they don’t focused to build up processes, systems, tables consistently, especially, in Human resources management Therefore, I chose this topic for my thesis It is “Building up Table of Function – Task within KPIs for Sales, General administration – human resources and Accounting – Finance Department in Phuc Duc Real Estate Limited Company.” I used the method of Structured Interview with questionnaires which are carefully, detail designed By the way, I collected information, analyzed and synthesized these real databases The Thesis’s results: I built up successfully the Table of Function – Task within KPIs for Sales, General administration – Human resources and Accounting – Finance Department in Phuc Duc Real Estate Limited Company Additionally, I suggest the KPIs for each of Department Học viên: Trần Thị Phước GVHD: TS Trương Thị Lan Anh MỤC LỤC MỤC LỤC - Chương TỔNG QUAN - 1.1 Lý hình thành đề tài - 1.2 Phạm vi thực - 1.3 Mục tiêu khóa luận - 1.4 Phương pháp thực - 1.4.1 Nhu cầu thông tin 1.4.2 Phương pháp lấy thông tin 1.5 Giá trị thực tiễn khóa luận - 1.6 Bố cục dự kiến báo cáo Chương CƠ SỞ KHOA HỌC 10 2.1 Cơ sở lý thuyết -10 2.1.1 Các khái niệm -10 2.1.1.1 Bảng Chức - Nhiệm vụ - 10 2.1.1.2 Vùng trách nhiệm chủ yếu (KRA) - 10 2.1.1.3 Chỉ số kết thực chủ yếu (KPI) - 10 2.1.1.4 Phân tích cơng việc 11 2.1.2 Tầm quan trọng ý nghĩa việc xây dựng bảng Chức - Nhiệm vụ phận theo KPI -11 2.2 Cơ sở thực tiễn -12 2.2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH ñịa ốc Phúc ðức -12 2.2.2 Các văn ñã ban hành theo quy định cơng ty -12 2.2.2.1 Số tay nhân viên 12 2.2.2.2 Thỏa ước lao ñộng tập thể - 13 2.2.2.3 Các văn khác ñã ban hành 13 2.3 Cơng cụ phân tích 13 2.3.1 Quy trình xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPI -13 2.3.1.1 Quy trình phân tích Chức – Nhiệm vụ phận - 13 2.3.1.2 Nguyên tắc xác ñịnh KPIs - 14 Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước GVHD: TS Trương Thị Lan Anh 2.3.2 Nội dung bảng Chức - Nhiệm vụ phận 15 2.3.2.1 Mơ hình kim tự tháp ngược Dacum 15 2.3.2.2 Các khái niệm chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn - 15 2.3.2.3 Nội dung bảng Chức – Nhiệm vụ phận 16 Chương PHÂN TÍCH BẢNG CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ BA BỘ PHẬN 17 3.1 Tổng quan công ty Phúc ðức -17 3.1.1 Lịch sử hình thành phát triển -17 3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 18 3.1.3 Giới thiệu chi nhánh quận 18 3.2 Quy trình thực chi tiết -19 3.3 Nội dung bảng câu hỏi vấn có cấu trúc 21 3.4 Những lưu ý trình thực 22 3.4.1 Phỏng vấn có cấu trúc 22 3.4.2 Bảng câu hỏi kèm vấn có cấu trúc -23 3.5 Kết tổng hợp thông tin cho việc xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp, Kế toán – Tài -23 3.5.1 Tổng hợp lần -23 3.5.2 Tổng hợp lần -25 3.5.2.1 Nguyên nhân - 25 3.5.2.2 Kết 26 Chương ðỀ XUẤT -27 4.1 Cơ sở ñề xuất 27 4.2 Các ñề xuất cho công ty TNHH ñịa ốc Phúc ðức 28 4.2.1 Bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs cho phận Kinh doanh 28 4.2.1.1 Bảng Chức – Nhiệm vụ 28 4.2.1.2 KPIs cho phận Kinh doanh - 33 4.2.2 Bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs phận Hành chánh nhân tổng hợp 37 4.2.2.1 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Hành chánh nhân tổng hợp - 37 Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước GVHD: TS Trương Thị Lan Anh 4.2.2.2 KPIs cho phận Hành chánh nhân tổng hợp 40 4.2.3 Bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs phận Kế toán – Tài chính-43 4.2.3.1 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Kế tốn – Tài 43 4.2.3.2 KPIs cho phận Kế toán – Tài 47 Chương KẾT LUẬN -50 5.1 Kết ñạt ñược ñề tài -50 5.2 Hạn chế học kinh nghiệm -51 5.3 Hướng phát triển ñề tài -52 PHỤ LỤC 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước GVHD: TS Trương Thị Lan Anh DANH SÁCH HÌNH VÀ BẢNG BIỂU Hình 2.1 Mơ hình kim tự tháp ngược Dacum 15 Bảng 3.1 Những ñiểm chưa thống nhân viên trưởng phận Kinh doanh 24 Bảng 3.2 Những ñiểm chưa thống nhân viên trưởng phận Hành chánh nhân tổng hợp 24 Bảng 4.1 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Kinh doanh 29 Bảng 4.2 KPIs cho phận Kinh doanh 33 Bảng 4.3 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Hành chánh nhân tổng hợp 37 Bảng 4.4 KPIs cho phận Hành chánh nhân tổng hợp 41 Bảng 4.5 Chức – Nhiệm vụ phận Kế tốn – Tài 43 Bảng 4.6 KPIs cho phận Kế tốn – Tài 47 Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 66 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Kiểm tra, đơn đốc việc thực sách thủ tục nguồn nhân lực Chức khác (vui lòng ghi rõ): Trách nhiệm phịng HCNSTH gì? Liên quan đến bên ngồi: Chính quyền STT Trách nhiệm Tìm hiểu thơng tin pháp lý, làm theo pháp luật Xây dựng mối quan hệ lành mạnh Có Trách nhiệm khác (vui lịng ghi rõ): Cơng chúng STT Trách nhiệm Xây dựng kế hoạch hoạt ñộng cộng ñồng Xây dựng hình ảnh đẹp cơng ty Có Trách nhiệm khác (vui lịng ghi rõ): Liên quan đến bên trong: Ban giám ñốc STT Trách nhiệm Báo cáo công việc hàng tháng Chịu trách nhiệm hoạt động HCNSTH Có Trách nhiệm khác (vui lịng ghi rõ): Các phòng ban khác STT Trách nhiệm Phối hợp việc ñịnh hướng, tuyển dụng, ñánh giá, trả lương, đào tạo, trì, phát triển nhân lực cho công ty Phối hợp việc triển khai hoạt ñộng liên quan Trách nhiệm khác (vui lòng ghi rõ): Nhiệm vụ phịng HCNSTH gì? Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Có Học viên: Trần Thị Phước 67 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Quản lý cơng việc văn phịng tình hình nhân Cơng ty Hỗ trợ Ban Giám đốc thực các sách quản lý nhân Cơng ty, đại diện Cơng ty chăm lo ñời sống tinh thần sức khỏe cho thành viên Cụ thể: STT Nhiệm vụ Hoạch định nguồn nhân lực Phân tích cơng việc Mô tả công việc Phỏng vấn, trắc nghiệm Lưu trữ hồ sơ nhân viên, văn ñã ban hành theo quy định ðịnh hướng cơng việc ðào tạo, huấn luyện nhân viên Bình bầu, ñánh giá thi ñua Bồi dưỡng, nâng cao trình ñộ cho cán chuyên môn quản lý 10 Quản trị tiền lương, tiền thưởng 11 Quản trị vấn đề phúc lợi 12 Cơng đồn Thực ghi nhận giải thắc mắc, kiến nghị 13 đóng góp xây dựng mặt hành chánh từ thành viên cho Công ty 14 ðịnh giá cơng việc 15 Ký kết hợp đồng lao động 16 Giải khiếu tố lao ñộng 17 Giao tiếp nhân sự, quan hệ lao ñộng 18 Thực thủ tục cho nhân viên thuyên chuyển, nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép, nghỉ không lương… 19 Kỷ luật nhân viên 20 Tổ chức chương trình thúc đẩy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật 21 ðại diện Công ty chăm lo ñời sống tinh thần sức khỏe cho Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Có Học viên: Trần Thị Phước 68 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh thành viên (bảo hiểm, y tế…) 22 Tổ chức chương trình hoạt động cộng ñồng, vui chơi, giải trí cho nhân viên 23 Khảo sát, ñiều tra quan ñiểm, thái ñộ, ñộng nhân viên 24 Báo cáo hàng tháng cho ban giám ñốc 25 Tham mưu, tư vấn cho ban giám ñốc phịng ban khác vấn đề liên quan ñến nhân Theo Anh/Chị, phần công việc (nhiệm vụ) quan trọng Phịng HCNSTH gì? Vì chúng quan trọng? STT Tên nhiệm vụ Vì quan trọng ðề xuất KPIs Phát triển đội ngũ nhân viên mạnh Duy trì cơng nội tạo hội phát triển cho người có tiềm lớn Khuyến khích nhân viên sáng tạo tăng khả tự ñịnh cách linh hoạt Giảm tỉ lệ nhân viên nghỉ việc tăng khả trì nguồn nhân lực Tăng kỹ xếp, bố trí ổn ñịnh lực lượng lao ñộng Tạo quy trình tuyển dụng hiệu để tăng sức hút tuyển dụng vị trí chủ chốt Quản lý quy mô tổ chức chức nhân Loại trừ người có lực thấp Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 69 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh mà tránh ñược sút giảm hiệu suất lao ñộng Nhiệm vụ quan trọng khác (vui lịng ghi rõ): Theo anh/chị, Phịng HCNSTH có quyền hạn tài chính, thơng tin, ñịnh, nhân giá trị khác? (ðánh dấu X vào thích hợp) STT Quyền hạn Tài Có Nội dung Tự duyệt khoản chi phí phục vụ cho cơng tác HCNSTH … đồng - ðược tổng giám ñốc ủy quyền thu chi khoản có giá trị … đồng Thơng tin ðược cung cấp tất thông tin liên quan ñến hoạt ñộng HCNSTH công ty - ðược ñại diện cho công ty làm việc với quan truyền thông phạm vi chức Ra ñịnh Giám ñốc phòng HCNSTH ñược ñịnh trực tiếp vấn ñề phát sinh lĩnh vực HCNSTH (tuyển dụng, ñào tạo, khen thưởng, kỷ luật…) - Tham gia vào q trình định có liên quan đến hoạt động chung cơng ty Nhân ðề xuất khen thưởng, kỷ luật cán nhân viên phận tồn cơng ty - Ra ñịnh tuyển dụng nhân cho công ty Quyền hạn khác (vui lòng ghi rõ): Những thách thức/yếu tố rủi ro mà phịng phải tìm hiểu kỹ gì? Phương án dự phịng cho tình nào? (ðánh dấu X vào thích hợp) ST T Yếu tố Có Phương án dự Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận phòng/giải Học viên: Trần Thị Phước 70 Chảy máu chất xám Khan lao động có trình độ cao Giữ chân nhân viên giỏi GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Các yếu tố khác (Vui lòng ghi rõ): ðiều kiện làm việc phòng HCNSTH nào? STT ðiều kiện Có Thường xuyên ngồi văn phịng Thường xun làm việc với máy vi tính Môi trường làm việc thân thiện ðiều kiện vật chất thoải mái ðiều kiện khác (Vui lòng ghi rõ): Theo anh/chị phương tiện làm việc thường sử dụng cơng việc Phịng HCNSTH? (ðánh dấu X vào thích hợp) STT Phương tiện làm việc Có Máy tính để bàn Máy tính xách tay ðiện thoại di động Máy in Máy photocoppy Máy Fax Phương tiện ñi lại (Xe máy/thẻ taxi) Phần mềm (vui lòng rõ tên phần mềm phục vụ công việc cơng dụng): Phương tiện làm việc khác (Vui lịng ghi rõ): Nội dung bảng câu hỏi phận Kế toán – Tài Nguồn thơng tin vào phục vụ cho cơng việc phịng lấy từ đâu? Lấy thơng tin gì? STT Nguồn thơng tin vào Có Nguồn thông tin cần lấy Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Có Học viên: Trần Thị Phước Ban giám đốc Phịng kinh doanh Phịng HCNSTH Chính quyền Nhà đầu tư 71 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Chiến lược, sách tổng cơng ty Thơng tin doanh thu, chi phí, lợi nhuận Thông tin Thuế, chi trả lương, thưởng Các văn bản, ñịnh liên quan ñến thuế, báo cáo tài Nhu cầu tài nhà đầu tư Nguồn thơng tin khác (Vui lịng rõ): Nguồn thơng tin phịng phục vụ cho ai/bộ phận nào? Thơng tin gì? STT Nguồn thơng tin vào Có Nguồn thơng tin cung cấp Ban giám đốc Phịng kinh doanh Phịng HCNSTH Các vấn đề tốn thuế Chính quyền Báo cáo thuế, chi trả bảo hiểm Nhà ñầu tư Báo cáo tài Có Các báo cáo tài chính, báo cáo thuế Quyết định khoản tốn, thu chi Nguồn thơng tin khác (Vui lịng rõ): Những chức phịng KTTC gì? (ðánh dấu X vào thích hợp) STT Chức Thực cơng việc nghiệp vụ chun mơn tài kế tốn theo qui định Nhà nước chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán … Theo dõi, phản ánh vận ñộng vốn kinh doanh Cơng ty hình thái cố vấn cho Ban lãnh ñạo vấn ñề liên quan Tham mưu cho Ban Giám ñốc (BGð) chế ñộ kế toán thay ñổi chế ñộ qua thời kỳ hoạt ñộng kinh doanh Chức khác (vui lịng ghi rõ): Trách nhiệm phịng KTTC gì? (ðánh dấu X vào thích hợp) Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Có Học viên: Trần Thị Phước 72 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Liên quan ñến bên ngồi: Chính quyền STT Trách nhiệm Tìm hiểu thơng tin pháp lý, làm ñúng theo pháp luật Xây dựng mối quan hệ lành mạnh Có Trách nhiệm khác (vui lịng ghi rõ): Nhà đầu tư STT Trách nhiệm Báo cáo tài minh bạch Xây dựng hình ảnh đẹp cơng ty Có Trách nhiệm khác (vui lịng ghi rõ): Liên quan đến bên trong: Ban giám đốc STT Trách nhiệm Báo cáo cơng việc hàng tháng Chịu trách nhiệm hoạt ñộng KTTC Có Trách nhiệm khác (vui lịng ghi rõ): Các phịng ban khác STT Trách nhiệm Có Phối hợp việc hạch toán, toán khoản thu chi Phối hợp việc triển khai hoạt ñộng liên quan Trách nhiệm khác (vui lòng ghi rõ): Nhiệm vụ phịng KTTC gì? (ðánh dấu X vào thích hợp) Quản lý hoạt động tài kế tốn nội báo cáo với quan thuế nhà nước Cụ thể: STT Nhiệm vụ Ghi chép, tính tốn, phản ánh số có, tình hình ln chuyển Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Có Học viên: Trần Thị Phước 73 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; trình kết hoạt ñộng sản xuất kinh doanh sử dụng vốn Cơng ty Kiểm tra tình hình thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài việc thu, nộp, tốn, kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát ngăn ngừa kịp thời tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định Cơng ty Phổ biến sách chế độ quản lý tài nhà nước với phận liên quan cần thiết Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng tác lập theo dõi kế hoạch Cung cấp số liệu báo cáo cho quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế tốn hành Báo cáo kết hoạt ñộng kinh doanh cho BGð Công ty Theo Anh/Chị, phần công việc (nhiệm vụ) quan trọng Phịng KTTC gì? Vì chúng quan trọng? STT Tên nhiệm vụ Vì quan trọng ðề xuất KPIs Báo cáo tài minh bạch Kê khai, tốn thuế ñúng theo pháp luật Tăng hiệu quy trình tài kế tốn Tăng hiệu chi phí Quản lý rủi ro vận hành Nhiệm vụ quan trọng khác (vui lòng ghi rõ): Theo anh/chị, Phòng KTTC có quyền hạn tài chính, thơng tin, ñịnh, nhân giá trị khác? (ðánh dấu X vào thích hợp) Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước STT Quyền hạn 74 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Nội dung Có - Tự duyệt khoản chi phí phục vụ cho cơng tác Tài KTTC … đồng - ðược tổng giám đốc ủy quyền thu chi khoản có giá trị … đồng - ðược cung cấp tất thơng tin liên quan đến Thơng tin hoạt động KTTC cơng ty - ðược đại diện cho cơng ty làm việc với quan quyền phạm vi chức - Giám đốc phịng KTTC/Kế tốn trưởng ñược Ra ñịnh ñịnh trực tiếp vấn ñề phát sinh lĩnh vực KTTC - Tham gia vào q trình định có liên quan ñến hoạt ñộng chung công ty - ðề xuất khen thưởng, kỷ luật cán nhân viên Nhân phận - Ra ñề xuất tuyển dụng nhân cho phận Quyền hạn khác (vui lòng ghi rõ): Những thách thức/yếu tố rủi ro mà phịng phải tìm hiểu kỹ gì? Phương án dự phịng cho tình nào? STT Yếu tố Có Phương án dự phịng/giải Tốc ñộ cập nhật văn pháp luật liên quan Sự trùng khớp việc ghi chép khoản thu chi thực tế Chứng từ, hóa đơn tốn cho hoạt động cơng ty Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 75 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh Nhân viên cố ý lách luật, làm sai luật, khai báo khơng rõ ràng, hóa đơn khống… Các yếu tố khác (Vui lòng ghi rõ): ðiều kiện làm việc phòng KTTC nào? STT ðiều kiện Thường xuyên ngồi văn phòng Thường xun làm việc với máy vi tính Mơi trường làm việc thân thiện ðiều kiện vật chất thoải mái Có ðiều kiện khác (Vui lịng ghi rõ): 10 Theo anh/chị phương tiện làm việc thường ñược sử dụng cơng việc Phịng KTTC? (ðánh dấu X vào thích hợp) STT Phương tiện làm việc Máy tính để bàn Máy tính xách tay ðiện thoại di ñộng Máy in Máy photocoppy Máy Fax Phương tiện ñi lại (Xe máy/thẻ taxi) Phần mềm (vui lòng rõ tên phần mềm phục vụ công việc công dụng nó): Phương tiện làm việc khác (Vui lịng ghi rõ): Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Có Học viên: Trần Thị Phước 76 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh TÀI LIỆU THAM KHẢO A Tài liệu tiếng Việt Cao Hoàng Long (2008) “Quản lý chiến lược sử dụng balanced scorecard” Phòng tư vấn Chất luợng – VPC Công ty KPMG (2008) Balanced Scorecard Review Công ty Chartis Việt Nam (2010) Hệ thống KPI cho phịng ban Cơng ty cổ phần 565 (2010) “Bảng Chức – Nhiệm vụ phòng Kế hoạch – Kinh doanh” Công ty cổ phần dịch vụ tư vấn bất ñộng sản Phúc ðức (2011) “Bản mơ tả cơng việc giám đốc sàn” Cơng ty cổ phần dịch vụ tư vấn bất ñộng sản Phúc ðức (2011) “Bản mô tả công việc lễ tân” Cơng ty cổ phần dịch vụ tư vấn bất động sản Phúc ðức (2011) “Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh” Công ty cổ phần dịch vụ tư vấn bất ñộng sản Phúc ðức (2011) Sơ ñồ cấu trúc tổ chức Công ty cổ phần dịch vụ tư vấn bất ñộng sản Phúc ðức (2011) Sổ tay nhân viên 10 Công ty cổ phần dịch vụ tư vấn bất ñộng sản Phúc ðức (2011) Thỏa ước lao động tập thể 11 Cơng ty cổ phần ðức Khải (2008) Bảng quy ñịnh trách nhiệm quyền hạn 12 Công ty cổ phần Long Hậu (2010) Hệ thống KPI cho phịng ban 13 Cơng ty Dai-ichi Life Việt Nam (2010) KPIs cho phận nhân Khóa học Giám đốc đào tạo & phát triển 14 Cơng ty Dai-ichi Life Việt Nam (2010) KPIs cho phòng ban 15 Công ty TNHH thành viên Xuất Nhập Khẩu ðầu tư Chợ Lớn (2010) “Bảng Chức – Nhiệm vụ phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu” Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 77 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh 16 Cơng ty TNHH kiểm tốn ASCO (2009) Sổ tay nhân viên 17 Công ty TNHH Phúc ðức (2010) Hồ sơ lực công ty 18 Công ty TNHH Phúc ðức (2011) “Các thành viên chủ chốt” 19 Cơng ty Vàng bạc đá q Phú Nhuận (PNJ) (2010) Kỹ cốt lõi 20 Công ty Windsor Plaza Hotel (2010) “Bản mô tả Chức – Nhiệm vụ phòng Kinh doanh” 21 David Parmenter (2009) Các số ño lường hiệu suất (Dịch) Nhà xuất tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 22 Diễn đàn Trường ðH Tây Bắc, Câu lạc Kinh tế (2010) “Bản Chức – Nhiệm vụ mơ tả cơng việc phịng Kế hoạch kinh doanh” 23 ðoàn Gia Dũng (2008) Bàn tích hợp chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược công ty Trường ðại học Kinh tế ðà Nẵng 24 MBA Bùi Mạnh Thắng (2010) “Phương pháp quản lý mục tiêu doanh nghiệp” 25 Navigos Group (2008) Hệ thống quản trị phát triển lực 26 Ngân hàng MHB (2010) “Bản Chức - Nhiệm vụ - tảng chức Quản trị nhân ñại” 27 Nguyễn Quốc Việt (2008) Phát triển hệ thống thẻ cân ñiểm (balanced scorecard) cho phận kinh doanh may xuất nhập – tổng công ty dệt may Hòa Thọ Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 28 Sàn giao dịch bất ñộng sản Bưu ñiện (2010) Tổ chức hoạt ñộng 29 Savills Việt Nam (2010) KPIs cho phịng ban 30 Tổng cơng ty giấy Việt Nam (2011) “Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kinh doanh” 31 Tổng công ty muối Việt Nam (2010) “Chức phòng Kế hoạch kinh doanh” 32 Trần Kim Dung (2009) Quản trị nguồn nhân lực Nhà xuất thống kê Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 78 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh 33 Vneconomy (2008) “Quản lý chiến lược nguồn nhân lực” 34 Word Press (2008) “Balances scorecard gì? Ứng dụng vào doanh nghiệp vừa nhỏ” 35 Word Press (2008) “ðánh giá công việc theo KPI” B Tài liệu tiếng Anh 36 Alan C Maltz, Aaron J Shenhar and Richard R Reilly (2003) Beyond the Balancedand Using Winning KPIs John Wiley & Sons, Inc 37 August-Wilhelm Scheer, Wolfram Jost · Helge Heß, Andreas Kronz (2005) Corporate Performance Management - ARIS in Practice Springer 38 Cal Hackeman (2010) Key performance indicators prepare for a public debut Grant Thornton 39 Corporate Leadership Council (2010) Using Metrics to Improve HR’s Business Impact 40 David Parmenter (2010) Key Performance Indicators - Developing, Implementing, 41 F John Reh (2010) “Key Performance Indicators (KPI) – How an organization defines and measures progress toward its goals” About.com Guide 42 Jack Alexander (2007) Performance Dashboards and Analysis for Value Creation John Wiley & Sons, Inc 43 Marshall W Meyer (2002) Rethinking Performance Measurement Beyond the Balanced Scorecard The Wharton School, University of Pennsylvania Cambridge University Press 44 Mohan Nair (2004) Essentials of Balanced Scorecard John Wiley & Sons, Inc 45 Navigos Group (2008) Performance Management Review Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 46 Pam Jones (2000) 79 The GVHD: TS Trương Thị Lan Anh performance management pocketbook Management Pocketbooks Ltd 47 Paul R Niven (2002) Balanced scorecard step-by-step John Wiley & Sons, Inc 48 Robert S Kaplan and David P Norton (2000) “The Balance Scorecard – Meassures that drive performance” Harvard Business Review 49 Robert S Kaplan and David P Norton (2001) The strategy – focused organization – How balanced scoredcard companies thrive in the new business – environment Harvard Business School Publishing Corporation 50 Scorecard: Refining the Search for Organizational Success Measures Long Range Planning 51 Terry Wireman (2005) “Developing performance indicators for managing Maintenance” 52 The CIO Executive Board ‘s (2010) Business Metrics Selection Tool 53 The KPI Working Group (2000) KPI Report for The Minister for Construction Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận Học viên: Trần Thị Phước 80 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh LÝ LỊCH TRÍCH NGANG Họ tên: Trần Thị Phước Ngày tháng năm sinh: 08 – 12 – 1986 Nơi sinh: Thừa Thiên Huế ðịa liên lạc: 348/9/11 Cách mạng tháng 8, P.14, Q.3, Tp Hồ Chí Minh Q trình ñào tạo: 2004 – 2008: Sinh viên khoa Hóa học, Trường ðại học Sư phạm Huế 2009 – nay: Học viên cao học khoa Quản lý công nghiệp – ðại học Bách khoa Tp Hồ Chí Minh Q trình cơng tác: 2008 – 2010: Giáo viên Hóa học trường THPT DL Nguyễn Bỉnh Khiêm, Tp Hồ Chí Minh 2010 – 08/2011: Công tác Hội Nhân Việt Nam – VNHR, Tp Hồ Chí Minh 09/2011 – nay: Cơng tác phịng Nhân sự, cơng ty TNHH điện tử SamSung Việt Nam Bảng Chức - Nhiệm vụ theo KPIs phận ... VỤ KHÓA LUẬN: Xây dựng bảng Chức – Nhiệm vụ ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp Kế toán – Tài cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức ðề xuất KPIs cho ba phận Kinh doanh, Hành chánh nhân tổng hợp. .. 4.2.2 Bảng Chức – Nhiệm vụ theo KPIs phận Hành chánh nhân tổng hợp 4.2.2.1 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Hành chánh nhân tổng hợp Bảng 4.3 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Hành chánh nhân tổng hợp TNHH ðỊA ỐC. .. Bảng 4.2 KPIs cho phận Kinh doanh 33 Bảng 4.3 Bảng Chức – Nhiệm vụ phận Hành chánh nhân tổng hợp 37 Bảng 4.4 KPIs cho phận Hành chánh nhân tổng hợp 41 Bảng 4.5 Chức – Nhiệm vụ phận Kế tốn – Tài