HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

Ngoài số liệu mà phòng kế toán cung cấp cho công ty, phòng kế toán còn đưa ra những phương hướng và đánh giá tình hình tài chính cũng như phương hướng kinh doanh của công ty xuất nhập kh

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG

TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

I Ưu điểm

Công ty xuất nhập khẩu Intimex là một công ty có quy mô lớn gồm nhiều chi nhánh trên toàn quốc Vì vậy đã áp dụng hình thức kế toán phân tán, mỗi một chi nhánh có một tổ chức hạhc toán kế toán riêng, hoạt động độc lập và thống nhất

1 Dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc, công tác lãnh đạo tổ chức kế toán của công ty phân bổ một cách đồng đều có khoa học Đội ngũ cán bộ nhân viên trong phòng kế toán có trình độ đại học, trung học và phổ thông có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong ngành các cán bộ phòng kế toán đều sử dụng thành thạo máy tính có khả năng phục vụ tốt cho công tác kế toán của công ty Kế toán trưởng là người năng động, có học vấn cao kinh nghiệp không chỉ trong lĩnh vực kế toán mà còn trong cả lĩnh vực ngoại giao Đó cũng là một lợi thế ban đầu cho công nhằm tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán của công ty chính xác và kịp thời

Ngoài ra công việc hạch toán của công ty được phân công cho từng kế tóan viên có trình độ, có năng lực về phần hành đó Điều này tạo nên sự chuyển môn hóa cho tưng kế toán viên Đồng thời còn có sự đoàn kết thông nhất hỗ trợ các cán

bộ trong phòng để thực hiện tốt công việc của mình Ngoài số liệu mà phòng kế toán cung cấp cho công ty, phòng kế toán còn đưa ra những phương hướng và đánh giá tình hình tài chính cũng như phương hướng kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu Intirmex trong thời gian tới làm sao đạt hiệu quả kinh doanh nhất, đẩy mạnh quá trình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu

2 Tổ chức về công tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

- Tổ chức chứng từ: Kế toán của công ty thực hiện tốt các phần hành kế toán, các chứng từ công ty sử dụng đúng với quy định mới của bộ tài chính ban hành, đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với thông lệ quốc tế đối với các chứng từ giao dịch nước ngoài

Các nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh trên các chứng từ, là cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu kế toán thực tế, đó cũng là căn cứ cho nhà quản

lý có thông tin chính xác và đầy đủ

Quy trình luân chuyển chứng từ rất chặt chẽ được tổ chức hợp lý phát huy được các chứng năng của mình như: Thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo cho kế toán tiến hành ghi sổ, mã hóa thông tin, lập báo cáo kế toán

Các chứng từ liên quan sau khi lập được chuyển đến các bộ phận kế toán có liên quan để theo dõi, phản ánh kịp thời các biến động tăng, biến động giảm của tài sản

và nguồn vốn Sau đó đưa vào lưu trữ, bảo quản tốt

Công ty xây dựng một chu trình luân chuyển chứng từ hợp lý Chứng từ sau khi đã được lập chuyển tới toàn bộ phận kế toán để bảo đảm theo dõi và phải ánh kịp thời trước khi đưa số liệu vào máy vi tính Các chứng từ được tập hợp Phản ánh vào các sổ bảng kê có liên quan tới từng nghiệp vụ Sau khi đã sắp xếp dữ liệu song, các chứng từ được đóng thành từng bộ theo từng nhóm sau đó sắp xếp theo từng quý, từng tháng khi cần có thể sử dụng ngay

3 Tổ chức hệ thống tài khoản công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản khá linh hoạt trong công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu Các tài khoản

mà công ty sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình công ty xuất nhập khẩu Intirmex đã mở thêm một số tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết hơn về mặt nội dung kinh tế

Ta lấy một ví dụ để minh họa như sau: Trong việc kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu xảy ra với nhiều nước trên thế giới, việc mở L/C thực hiện ở nhiều ngân hàng, vì thế kế toán của công ty đã mở chi tiết tài khoản 112 theo từng ngân hàng

để tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu khi có những sai sót xảy ra

Đối với các tài khoản như: tài khoản công nợ phải thu tài khoản công nợ phải trả TK 131, 331… Ngoài những việc chi tiết theo từng phòng nhập khẩu còn được chi tiết theo từng khách hàng và theo từng nhà cung cấ được ghi chép thường

xuyên nhằm bảo đảm thực hiện công tác thanh toán cho khách hàng bao đảm và có

uy tín

VD: Chi tiết TK144 ký qũy, ký cược thành 2 tài khoản cấp 2

TK 1441 Ký quỹ, ký cược ngắn hạn VNĐ TK1442 Ký quỹ ký cược ngắn hạn bằng ngoại tệ

Để tạo điều kiện cho kế toán theo dõi cụ thể cho từng loại tài sản và VNĐ hay là ngoại tệ, tách biệt ký quỹ thông thường và ký quỹ để mở L/C cho hoạt động nhập khẩu

(+) Tổ chức hạch toác của công ty: Quá trình hạch toán từ khi tiến hành nhập khẩu cho đến khi hoàn thanh tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu Intirmex là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời trên sổ chi tiết hay sổ tổng hợp các tài khoản liên quan

Công ty sử dụng 2 luật thuế mới do bộ tài chính ban hành đó là thuế GTGT

và thuế thu nhập doanh nghiệp Công ty sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, công dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong quá trình hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu là phù hợp nhất, cung cấp đầy

đủ các thông tin chính xác về lượng hàng tồn kho Sử dụng phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày

Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp bụ phát sinh với các tài khoản tiền và ngoại tế, nợ phải thu, nợ phải thu, nợ phải trả nợ vay có gốc ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá hạch toán

6 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán của công ty xuất nhập khẩu Intimex

- Phòng kế toán tài chính của công ty sử dụng hình thức ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ đây là một trong những hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy trong công

ty cũng như việc cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ khi ghi sổ kế toán

Việc ghi chép chứng từ theo trình tự thời gian được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi theo nội dung kinh tế và ghi vào sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ

sở chứng từ gốc các biên bản tập hợp các chứng từ gốc có liên quan đến từng nội dung kinh tế Chứng từ gốc được đánh số liệu trong từng tháng, cả năm Chứng từ gốc được kế toán trưởng phê duyệt trước ghi sổ kế toán

Áp dụng hình thức này, hệ thống sổ sách kế toán được mở một cách thích hợp, phục vụ yêu cầu quản lý của công ty

II Nhược điểm.

1) Chứng từ kế toán sử dụng của công ty: các chứng từ kế toán và quá trình luân chuyển chứng từ chưa rõ ràng, cồng kềnh Chứng từ kế toán là những mình chứng bằng giấy về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán và mọi thông tin kinh tế của công ty

2) Tổ chức hệ thống tài khoản

Đây là công ty xuất nhập khẩu hoạt động kinh doanh diễn ra với nhiều nước trên thế giới, cho nên tình hình ngoại tệ luôn luôn biến động Công ty theo dõi tình hình biến động ngoại tệ trên tài khoản 1122 chứ không theo dõi từng ngoại tệ, gây khó dễ cho việc kiểm tra ngoại tệ

Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp hoạt động ngoại thương với nước ngoài khi giao dịch sử dụng ngoại tệ kế toán phải theo dõi phát sinh tăng, phát sinh giảm số dư nguyên tệ của tài khoản 007 Công ty không sử dụng tài khoản 007 để hạch toán nguyên tệ trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến nhập khẩu

Khi mua hàng nhập khẩu có phát sinh chi phí công ty không hạch toán vào tài khoản 1562 – chi phí mua hàng , mà phải hạch toán vào tài khoản 641- chi phí quản lý doanh nghiệp Như vậy sẽ làm sai so với chế độ kế toán làm cho việc xác định giá vốn hàng hóa nhập khẩu bán ra không chính xác Không đúng kết quả kinh doanh

Hoạt động nhập khẩu là thời gian lưu chuyển theo tương đối dài, khi hàng hóa được xác nhận đang trên đường vận chuyển thì phản ánh vào tài khoản 151 hàng mua đang đi đường Phòng kế toán tài chính của công ty ghi nhận khi nhận

đủ một bộ chứng từ hàng nhập khẩu và thông báo cán bộ phòng kinh doanh là đã nhận hàng thì kế toán hạch toán vào tài khoản 1561 – giá mua hàng hóa

Khi tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu kế toán công ty không sử dụng tài khoản

157 – hàng gửi bán vì không phân biệt đâu là hàng giao chuyển chưa tới kho

3 Tổ chức quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu: khi hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái công ty sử dụng tài khoản 143 để hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái

Quá trình tính giá vốn hàng hóa kế toán chưa tính chính xác đó là do việc phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong quá trình bán hàng nhập khẩu đúng tài khoản sử dụng

Quá trình sử dụng tỷ giá hạch toán còn có rất nhiều ưu điểm gây ra nhiều khó khăn cho công tác kế toán của công ty như tỷ giá hạch toán không phản ánh đúng công nợ bằng ngoại tệ tại bất vứ thời điểm nào Sự biến động về tỷ giá kế toán không nhanh nhạy trong việc thay đổi tỷ giá Chính sách áp dụng giảm giá, chiết khấu thương mại sử dụng một cách linh hoạt và phù hợp cho từng thời điểm bán hàng nhập khẩu Vì vậy trong điều kiện kinh tế thị trườg hiện nay để thu hút được nhiều khách hàng công ty xuất nhập khẩu Intimex phải đưa ra các biện pháp cần thiết để tạo thêm nhiều khách hàng mới cho mình Bên cạnh đó phòng kế toán tài chính của công ty phải tính toán chính xác phần trăm chiết khấu cho khách hàng được hưởng

4 Việc ghi sổ kế toán của công ty: Công ty xuất nhập khẩu Intirmex sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ cũng còn tồn tại nhiều bất cập cho kế toán như làm tăng khối lượng của công việc, ghi chép trùng phải sửa chữa có lúc còn sai sót

Công ty xuất nhập khẩu Intirmex có mối quan hệ buôn bán với nhiều nước trên thế giới, sử dụng ngoại tệ của nhiều nước, tỷ giá hối đoái luôn luôn biến động Công ty không mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu cho hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp nhập khẩu ủy thác bên cạnh những ưu điểm mà phòng tài chính kế toán vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục như trên Trên đây là một số đánh giá của em về tính hình hạch toán kế toán và tổ chức bộ máy tại công ty xuất nhập khẩu Intirmex

III Một số kiến nghị nhằm hoàn hiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã có rất nhiều cố gắng nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý cũng như bộ máy kế toán của công ty, nhưng cũng gặp rất nhiều khó khắn còn tồn tại những kiến nghị Sau đây là một số biện pháp mà em đưa ra nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty xuất nhập khẩu Intirmex

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu.

Hoàn thiện là nhu cầu tất yếu của mọi sự phát triển Hoàn thiện là quá trình nhận thức thực tiễn, cải thiện các thực tế nhằm làm cho nó trở nên tốt hơn Bất cứ mọi sự vật hiện tượng nào muốn phát triển đều phải qua quá trình hoàn thiện, kế toán cũng không nằm ngoài quy luật ấy Ra đời từ lâu nhưng có được sự phát triển như ngày nay thì cũng phải hoàn thiện và trải qua một quá trình lâu dài và phát triển

Trong nền KTTT, hoạt đông giao lưu thương mại là xu hướng tất yếu Hoạt động xuất nhập khẩu cùng với sự tăng trưởng với phát triển kinh tế đã có những đóng góp trong kim ngạch xuất nhập khẩu cũng như đóng góp một vai trò trong công cuộc xây dựng đất nước Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là một hoạt động kinh tế phức tạp có nhiều đặc điểm và thời gian lưu chuyển hàng hóa

Phương thức thanh toán, ngoại tệ CHính vì thế kế toán hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng còn nảy sinh nhiều vướng mắc lựa chọn chứng từ, hệ thống tài khoản cũng như việc hạch toán, ghi chép sổ sách chưa thống nhất và phù hợp với chuẩn mực kế toán “Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế”

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu cần được tiến hành tiền mặt thực tiễn Việc thực hiện được tổ chức một cách khoa học từ khâu hạch toán ban đầu đến quá trình hạch toán và ghi sổ Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và tìm ra các biện pháp giải quyết nếu có sai sót và hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu liên tục có chất lượng

2 Các nguyên tắc hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng nhập.

- Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển là việc tổ chức lạo bộ máy kế toán nhằm làm cho công tác kế toán diễn ra nhanh hơn, chính xác và cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý Vì vậy kho hoàn thiện kế toán có các nguyên tắc sau đây:

- Hoàn thiện bộ máy kế toán, công tác kế toán của công ty được nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu Nắm vững các kiến thức về kế toán nói chung và kế tóan nhập khẩu nói riêng

- Hoàn thiện là xuất phát từ các đặc điểm của họat động kinh doanh của doanh nghiệp Hạch toán kế toán nhập khẩu là phản ánh giám đốc và quá trình lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu tiêu thụ Do đó, các doanh nghiệp phải lựa chọn các phương án thanh toán thích hợp Phương thức hạch tóan phù hợp với từng doanh nghiệp về đặc điểm kinh doanh cũng như các hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty

- Phải kết hợp các yêu cầu đảm bảo tính thống nhất và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng linh hoạt các thông tin thị trường

- Phải đảm bảo tiết kiệm, có lợi trong công tác kế toán, vận dụng tốt những tiềm năng sẵn có của doanh nghiệp Áp dụng các khoa học kỹ thuật tiên tiến vào công tác hạch toán kế toán

- Xây dựng một đội ngũ cán bộ kế toán có kinh nghiệp chăm chỉ, yêu thích công việc, có tinh thần học hỏi, có tinh thần hoàn thành trách hiện công việc Đặc biệt, phải có khả năng xảy ra các tình huống Có khả năng phân tích bao quát công việc các công nhân viên phải thành thạo tiếng anh Vì hoạt động nhập khẩu này đòi hỏi sự giao tiếp với nhà cung cấp nước ngoài Phải am hiểu các thông tin trên hợp động, phản ánh các nghiệp vụ một cách chính xác đầy đủ, đồng thời các thao tác

xử lý trên máy tính cũng như các phần mềm kế toán của công ty

B Một số kiến nghị hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty cần quán triệt nguyên tắc bất kiêm nhiệm, bởi việc áp dụng nguyên tắc này sẽ dẫn đến nhiều nguy cơ cho công ty Việc phần công trong bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc này, điều này không có nghĩa là một kế toán phải đảm bảo nguyên tắc này, điều này không có nghĩa là một kế toán kiêm nhiệm luôn chức năng thủ quỹ biện pháp này sẽ giúp cho công ty tạo lập được sự kiểm soát lẫn nha giữa các nhân viên kế toán và nâng trình độ chuyên môn hóa nâng cao nghiệp

vụ của kế toán

Công ty cần có chính sách là nâng cao tay nghề cho nhân viên kế toán để đáp ứng nhu cầu công tác kế toán trong nền KTTT hiện nay Bên cạnh các nghiệp

vụ chuyên môn các kế toán viên vần tích lũy thêm kiến thức về tin học và ngoại ngữ để phục vụ cho việc tin học hóa kế toán của công ty

Đối với một doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng thì tổ chức bộ máy kế toán thông nhất và hợp lý đó là một điều hết sức cần

thiết cho công ty Vì vậy công ty xuất nhập khẩu Intimex cần chú ý đến việc xây dựng bộ máy kế toán trong sạch và có hiệu quả

2 Tổ chức công tác kế toán

2.1 Tổ chức chứng từ luân chuyển

Chứng từ kế toán và những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành Về cơ bản chứng từ kế toán là căn cứ phát lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán và cho mọi thông tin kinh tế cho công ty tùy từng nghiệp vụ mà số lượng chứng từ, hình thức sẽ được lập khác nhau như: Chứng từ thanh toán trong nước do bộ tài chính quy định như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho kiêm hóa đơn Vì vậy việc hoàn thiện chứng từ, luân chuyển chứng

từ hoàn thiện chứng từ phải dựa trên quy mô, đặc điểm kinh doanh của từng công

ty sao cho việc luân chuyển chứng từ được nhanh nhất mà vẫn phải bảo đảm được nguyên tắc tài chính Các chứng từ khi hoàn tất cần được bảo quản lưu trữ, phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan

2.2 Việc sử dụng tài khoản hạch toán

Đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu có quan hệ ngoại thương với nhiều nước trên thế giới, việc sử dụng TK 007 ngoại tệ là rất cần thiết TK này được phản ánh tình hình biến động nguyên tệ trong khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu việc sử dụng tài khoản này nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý nguyên tệ theo đơn vị nguyên tê, điều chỉnh tỷ giá kịp thời chính xác tạo điều kiện thuận lợi kiểm tra khi cần thiết

TK007

Có

Ngoại tệ chi ra

Nợ

Ngoại tệ thu vào

Dư nợ ngoại tệ hiện có ở công ty

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại ngoại tệ nơi quản lý ngoại tệ (quy định tại ngân hàng)

- Khi ngoại tệ tăng kế toán ghi như sau :

Nợ TK 007: Số ngoại thu vào theo nguyên tệ

- Khi ngoại tệ giảm kế toán ghi như sau:

Có TK 007: Số ngoại tệ chi ra theo nguyên tệ

- Kế toán hạch toán các khoản mục chi phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng nhập khẩu vào tài khoản 1562- chi phí thu mua

- Kế toán sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường khi hàng hóa thuộc hànghoá thuộcquyền sở hữu của công ty nhưng chưa nhập kho mà đang đi trên đường

- Quá trình tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK157 – Hàng gửi bán để phản ánh hàng được vận chuyển đến kho người mua để làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát và xác định kết quả kinh doanh trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá Việc sửn dụng TK 157hạch toán bên cạnh TK 156 Giảm bớt số lượng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khống Đồng thời đơn giản hoá việc theo dõi chi tiết từng loại hàng hoá ở trong kho hàng hoá đã gửi đi

Theo quy định của nhà nước, TK 157 sử dụng để phản ánh trị giá vốn của lô hàng hoá đã xuất kho và trị giá lô hàng mua gửi đi bán không qua kho

2.3 Trình tự hạch toán