MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

Đánh giá kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex Từ ngày thành lập tới nay, Intimex luôn phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển khẳng định u

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

3.1 Đánh giá kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex

Từ ngày thành lập tới nay, Intimex luôn phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển khẳng định uy tín và vị thế trong các lĩnh vực hoạt động Đặc biệt trong công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá, Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể

3.1.1 Ưu điểm

Kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex được thực hiện khá hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty và tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành Có được kết quả này trước tiên là nhờ sự nhiệt tình nỗ lực của

bộ máy kế toán trong công ty

Về bộ máy quản lý của Công ty: Là một Công ty hoạt động với quy mô lớn,

với địa bàn hoạt động trải dài khắp nơi trên toàn quốc, để phù hợp với xu thế phát triển kinh tế, trong những năm gần đây, Intimex đang dần chuyển sang mô hình Công ty Cổ phần nhằm thu hút thêm nguồn vốn dồi dào từ đại bộ phận dân chúng,

mở rộng hơn nữa quy mô doanh nghiệp Tính đến thời điểm hiện nay, Intimex đã

Cổ phần hoá thành công ba Công ty và tiến tới Cổ phần hoá toàn bộ Công ty trong thời gian tới Do đó, Công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị có trách nhiệm đề bạt ra Ban Giám đốc, thay mình điều hành Công ty, đồng thời gáim sát hoạt động của Ban Giám đốc

để đảm bảo lợi ích của mình Ban Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của toàn công ty Bên cạnh Ban Giám đốc là các phòng ban chức năng

có nhiệm vụ trợ giúp Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành Công ty Mỗi

phòng ban đều được giao nhiệm vụ riêng do ban lãnh đạo giao phó, tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc và hiệu quả công việc cao Giữa Ban lãnh đạo và các phòng ban được bố trí tập trung tạo thuận lợi trong công tác quản lý và thống nhất ý kiến So với các Công ty khác trong cùng ngành, thì Intimex là một Công ty

có đội ngũ nhân viên khá trẻ và đồng đều, điều đó tạo thuận lợi trong việc trao đổi

ý kiến, năng suất công việc cũng được nâng cao rõ rệt Đồng thời, việc thường xuyên luân chuyển cử nhân viên biệt phái xuống các chi nhánh cũng góp phần kiểm soát tốt hơn hoạt động của Công ty, chủ động trong công tác quản lý và có các quyết định kịp thời khi cần thiết, thúc đẩy việc trao đổi kinh nghiệm giữa các

bộ phận với nhau, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đơn vị

Về bộ máy kế toán của Công ty: Tại văn phòng Công ty hiện nay có 14 nhân

viên kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người chịu trách nhiệm một phần hành nhất định hoặc tuỳ theo mật độ giao dịch, như phần hành tiền mặt, do khối lượng giao dịch lớn mà được phân cho 3 nhân viên phụ trách như kế toán tiền gửi ngoại tệ, Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng, Kế toán tiền gửi Việt Nam đồng; hay như phần hành Kế toán tài sản cố định do mật độ công việc ít mà được phân công cho kế toán phần hành thuế kiêm nhiệm Trang thiết bị của văn phòng cũng được thường xuyên cập nhật, tạo điều kiên tốt nhất cho các nhân viên làm việc Đồng thời với đội ngũ nhân viên khá trẻ, năng động nhiệt tình trong công việc, có

ý thức trách nhệm cao, trình độ chuyên môn vững, trình độ máy tính thành thạo sẽ

là nền tảng giúp Công ty tăng năng suất lao động, nhanh chóng vượt qua thời kì khó khăn chung hiện nay Kế toán trưởng của Công ty là người có trình độ học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt là có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương, đã góp phần tạo nên hiệu quả cao, luôn tổ chức tốt hoạt động

kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý chung của Công ty Đối với các chi nhánh và các

đơn vị trực thuộc, việc hạch toán độc lập kết hợp với thường xuyên kiểm tra đôn đốc đã góp phần tạo nên hiệu quả chung của toàn bộ Công ty

Về hệ thống chứng từ và lân chuyển chứng từ: Các chứng từ được sử dụng phù

hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành Những thông tin kinh

tế về nội dung các nghiệp vụ được ghi đầy đủ và chính xác vào chứng từ Chứng từ sau khi được lập sẽ chuyển ngay tới phòng kế toán tài chính của Công ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục tài sản, nguồn vốn Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ

Về hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex sử dụng hệ

thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất,

kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Intimex đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá Đồng thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời

Về tổ chức hệ thống sổ kế toán: Phù hợp với công tác kế toán, hình thức Nhật

kí chung kết hợp với việc đưa máy tính vào công tác quản lý tài chính được áp dụng tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hoá công tác kế toán Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được những sai sót trong quá trình ghi chép bị trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một

lần vào máy tính từ các chứng từ gốc Hơn nữa, mạng máy vi tính trong phòng kế toán kết nối các máy tính với nhau nên việc theo dõi, kiểm tra công tác kế toán được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ tài liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán

Bên cạnh những kết quả trong tổ chức hạch toán kế toán mà Công ty Xuất nhập khẩu Intimex đã đạt được còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý tại công ty

3.1.2 Tồn tại

Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá còn có những tồn tại cần khắc phục

3.1.2.1 Về công tác kế toán tại công ty

Công ty đã áp dụng kế toán máy trong việc tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tuy nhiên, do có sự phân công lao động kế toán nên mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận phần hành kế toán của mình Mỗi kế toán viên phải cập nhật số liệu và không biết quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác nên Kế toán viên không có đủ điều kiện nắm bắt được tình hình kế toán của các phần hành khác Mỗi kế toán viên chỉ chịu trách nhiệm duy nhất một phần hành,

quản lý phần hành đó theo cách của mỗi người đã tạo khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các kế toán viên Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo ngoại ngữ chưa nhiều Đặc biệt đối với một Công ty xuất nhập khẩu như Intimex, hoạt động ngoại thương diễn ra thường xuyên sẽ gây nhiều khó khăn cho Công ty, hạn chế hiệu quả hoạt động của công ty

Bên cạnh đó, hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong Công ty được thực hiện một cách riêng biệt, không có sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban

trong Công ty, gây ra bất lợi trong việc giao dịch, tốn thời gian đi lại cũng như giấy

tờ, thủ tục

3.1.2.2 Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá

Là một đợn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên Công ty không chỉ chuyên kinh doanh một mặt hàng nhất định Hàng hoá xuất khẩu của công ty đều là hàng nông sản thu mua trong nước Đối với các khách hàng đặt mua với khối lượng nhiều, Công ty thường gặp khó khăn trong công tác thu mua, do phải có thời gian để thu gom hàng hoá, có đôi lúc hợp đồng bị chậm chễ, ảnh hưởng tới chất lượng hàng xuất khẩu và ảnh hưởng tới kết quả xuất khẩu của Công ty

Đối với hàng hoá thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho, Kế toán vẫn lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, đồng thời việc hạch toán như hàng đã nhập kho Bởi vậy số liệu theo dõi chỉ là số nhập- xuất - tồn của kho ảo trên sổ sách, gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Kế toán và thủ kho Điều đó sẽ khiến cho công tác quản lý hàng hoá trở nên khó khăn vì không biết được số thực nhập

và thực xuất

3.1.2.3 Về thời gian hoàn thành thủ tục Xuất khẩu hàng hoá

Trên thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex hay xảy ra trường hợp hàng

đã chuẩn bị xuất khẩu xong nhưng vì thủ tục xuất khẩu chưa hoàn thành nên hàng hoá vẫn bị tồn đọng tại các bến cảng Đây là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng nếu đó

là những lô hàng có giá trị lớn dẫn tới các khoản chi phí phát sinh không nhỏ khác như chi phí lưu kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí quản lý… Điều này gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty, vì vây việc thực hiện tốt các thủ tục hành chính trong kinh doanh là một vấn đề hết sức quan

trọng đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nâng cao trình độ chuyên môn, kho bãi phải được duy trì trong điều kiện tốt nhất mới đảm bảo chất lượng hàng hoá

3.1.2.4 Về khoản thu do bán hàng hoá Xuất khẩu

Chính vì công tác thu mua hàng hoá diễn ra không thuận lợi nên việc giao hàng của Công ty cho khách hàng đôi khi còn chậm trễ làm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán của khách hàng Đồng thời, với việc giao dịch với các tổ chức nước ngoài phải thông qua các tổ chức trung gian khiến cho quá trình thanh toán càng kéo dài và phải mất thêm một khoản chi phí không nhỏ cho khâu thanh toán

3.1.2.5 Về việc phân bổ các khoàn chi phí

Việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ mỗi tháng dường như gây khó khăn cho Công ty vì không thể dự đoán chính xác nhu cầu tiêu thụ hàng hoá, kế toán không thể phân bổ chính xác chi phí cho từng đơn hàng Việc phân bổ theo giá trị hợp đồng dường như cũng không chính xác, do đó có thể xảy ra trường hợp chi phí phân bổ khác với chi phí thực sự phát sinh, do đó đến cuối kì phải tiến hành điều chỉnh số liệu cho phù hợp với con

số thực tế phát sinh.Bên cạnh đó, việc xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng cụ thể là rất quan trọng, bởi từ kết quả đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp Bên cạnh đó, mặc dù Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể về tiêu thức phân bổ nhưng việc thực hiện vẫn bị chồng chéo, chưa khoa học dẫn tới bình quân hoá thành tích giữa các bộ phận

3.1.2.6 Về kế toán xuất khẩu uỷ thác

Trong quá trình hoạt động xuất khẩu uỷ thác, kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Intimex không mở sổ theo dõi hàng nhận uỷ thác dẫn đến không phản ánh kịp thời trị giá hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán Xuất khẩu hàng hoá tại Công

ty Xuất nhập khẩu Intimex

3.2.1 Sự cần thiết của nguyên tắc hoàn thiện kế toán Xuất khẩu hàng hoá tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

Kế toán là một trong những công cụ quan trọng đối với quản lý Nhà nước và

là công cụ quản lý đắc lực cho quản lý doanh nghiệp nắm chắc tình hình tài chính của đơn vị, tính toán hiệu quả, lập và thực hiện kế hoạch sao cho có hiệu quả nhất Trong giai đoạn hiện nay, trước những biến động của môi trường kinh doanh về chính sách pháp luật, đường lối ngoại giao của Nhà nước, hoạt động xuất khẩu có nhiều cải thiện Trước một xu thế mới là hợp tác kinh tế và toàn cầu hoá thì kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu hàng hoá nói riêng cần có bước tiến mới để bổ sung hoàn thiện Đặc biệt, Công ty Xuất nhập khẩu Intimex là một doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu tổng hợp quy mô lớn nên hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hoá sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh lại càng trở nên cần thiết hơn

Xuất khẩu hàng hoá là công việc hết sức phức tạp vì không chỉ là hoạt động bán hàng thông thường mà còn liên quan tới nhiều mối quan hệ giữa các quốc gia Chính vì vậy, việc xác định nghĩa vụ của mỗi bên là hết sức quan trọng Trên cơ sở

đó, kế toán tiến hành ghi chép, theo dõi và đôn đốc quá trình thực hiện hợp đồng Đồng thời, kế toán phản ánh mối quan hệ thanh toán một cách chính xác, rõ ràng

và kịp thời Mặt khác, hoạt động xuất khẩu làm nảy sinh rất nhiều loại chứng từ khác nhau Do vậy, cần xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán với một quy trình hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Các thông tin được cung cấp kịp thời cho mục tiêu quản lý

Trên thực tế hiện nay, công tác kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex còn có một số tồn tại, vướng mắc Mặc dù Công ty đã có một số sửa đổi bổ sung theo các quy định của Bộ Tài chính nhưng việc sử dụng các loại chứng

từ trong xuất khẩu hàng hoá còn chưa thực sự hợp lý Quá trình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào hạch toán xuất khẩu còn chưa đầy đủ làm cho các thông tin tài chính bị sai lệch Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và ghi chép không hợp

lý cũng là một trong các nguyên nhân gây ra sự trùng lắp và không cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp

Chính vì những lý do trên, kế toán xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex cần được hoàn thiện cả về mặt lý luận và thực tiễn Đồng thời trong quá trình sửa đổi, bổ sung hoàn thiện kế toán xuất khẩu cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

Hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải tuân thủ các thông lệ kế toán quốc tế và các quy định của Bộ Tài chính ban hành Kế toán không chỉ là công cụ hữu hiệu trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là công cụ quản lý kinh tế sắc bén của Nhà nước Bởi vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu nói riêng tại công ty cần phải biết vận dụng, cải tiến trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng các chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành

Hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải đảm bảo tính thống nhất về chính sách kế toán mà biểu hiện là sự thống nhất về đơn vị tiền tệ được sử dụng, các chính sách

về giá cả, các phương pháp hạch toán và số liệu được trình bày trên báo cáo kế toán

Kế toán xuất khẩu phải được hoàn thiện dựa trên nguyên tắc phù hợp với đặc điểm hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức tại Công ty Do mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm và điều kiện kinh tế khác nhau nên không có

mô hình tổ chức chung cho tất cả các doanh nghiệp Bởi vậy để tổ chức tốt công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá thì việc hoàn thiện phải căn cứ vào chức năng,

nhiệm vụ, quy mô, tính chất của doanh nghiệp, trình đọ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý và nhân viên

Hoàn thiện kế toán xuất khẩu cần phải được thực hiện trên cơ sở tiết kiệm, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp Đồng thời việc hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị doanh nghiệp

3.2.2 Các ý kiến đề xuất

3.2.2.1 Về công tác kế toán tại công ty

Ngày nay, khi xã hội ngày càng phát triển và đang trên đà hội nhập thì việc trang bị cho mình một kiến thức nhất định về ngoại ngữ, tin học là một điều cần thiết Đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là xuất khẩu như Intimex thì vấn đề này kại càng trở nên quan trọng hơn Chính vì vậy, đồng thời với việc không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ nhân viên kế toán công ty cần phải nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học của mình Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các kế toán viên trong quá trình giao dịch với các đối tác nước ngoài và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy

kế toán của Công ty

3.2.2.2 Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá

Để rút ngắn thời gian thu mua hàng hoá tại thị trường nội địa phục vụ xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex cần quan tâm đến một số nét chính sau:

Phải có đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm và năng lực thị trường trong lĩnh vực này để tiết cận với các nhà cung ứng một cách lợi nhất

Chú ý tới khâu tổ chức công tác thu mua kể cả phương tiện vận tải, lựa chọn nguồn cung ứng kịp thời nhất, quy mô phù hợp nhất

Thiết lập và duy trì các mối quan hệ theo hợp đồng với các nhà cung cấp để thuận tiện và chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh thương mại

Đối với hàng hoá mua xuất khẩu thẳng không qua kho, kế toán phản ánh các nghiệp vụ sau:

+ Xuất bán hàng hoá, kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi bán

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đươc khấu trừ

Có TK 331 - Phải trả người bán

Có Tk 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hang

+ Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 157 – Hàng gửi bán

3.2.2.3 Về thời gian hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hoá

Để đảm bảo cho công tác xuất khẩu hàng hoá được thực hiện đúng tiến độ cần phải rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá Muốn vậy công ty cần đào tạo các cán bộ có chuyên môn cao để đảm bảo cho việc lập thủ tục xuất khẩu được chính xác và nhanh chóng

3.2.2.4 Về khoàn thu do bán hàng hoá xuất khẩu

Công ty có thể sử dụng các hình thức ưu đãi về giá, điều kiện vận chuyển nhằm khuyến khích đẩy nhanh quá trình thanh toán Đồng thời phải tổ chức tốt công tác làm thủ tục xuất khẩu, vận chuyển bốc dỡ và giao hàng đúng hợp đồng đã

ký kết để thuận tiện trong việc yêu cầu thanh toán Để làm được điều này, Công ty