HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

Về công tác quản lý Công ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu do đó đã tạo được cho mình những ưu thế nhất định, tạo được uy tín và tín n

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG

TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex

3.1.1 Ưu điểm

3.1.1.1 Về công tác quản lý

Công ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu do đó đã tạo được cho mình những ưu thế nhất định, tạo được uy tín và tín nhiệm đối với khách hàng, kết quả kinh doanh của Công ty không ngừng tăng qua các năm đó là nhờ một phần vào công tác quản lý, sự nỗ lực phấn đấu của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức một cách khoa học, các phòng ban được tổ chức phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo hiệu quả công việc cao Đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kinh doanh có trình độ chuyên môn có trách nhiệm với công việc, việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa luôn sát sao, kịp thời, Công ty đã tạo được mối quan hệ lâu năm với khách hàng trong nước và nước ngoài do đó việc thực hiện các hợp đồng xuất khẩu luôn được diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng

Công ty tuân thủ đầy đủ thủ tục mà pháp luật đã quy định cũng như các tập quán thông lệ trong thương mại quốc tế, tạo được sự tin tưởng của các bạn hàng, đối tác trong và ngoài nước Quy trình xuất khẩu hàng hoá được tổ chức một cách hợp lý và chặt chẽ đầu tiên các phòng nghiệp vụ trình phương án kinh doanh xuất khẩu lên kế toán trưởng và Ban giám đốc, khi phương án kinh doanh được duyệt, các phòng nghiệp vụ sẽ được tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng, kế toán tiến hành kiểm tra việc mua hàng hoá, xuất bán hàng hoá, theo dõi các khoản chi phí phát sinh, thanh toán tiền cho khách hàng và ghi sổ kế toán Khi hợp đồng đã thực

hiện xong, phải có biên bản thanh lý hợp đồng, hạch toán kết quả kinh doanh, kiểm tra và lưu trữ chứng từ

Áp dụng cơ chế khoán trong hoạt động kinh doanh của Công ty tạo ra tinh thần, trách nhiệm làm việc của cán bộ công nhân viên khuyến khích cán bộ công nhân viên làm việc nỗ lực hết mình

Tất cả các phòng ban trong Công ty đều được trang bị phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động của Công ty Hệ thống máy tính được nối mạng Internet và mạng nội bộ giúp cho công việc giao dịch với các đối tác một cách thuận lợi và nhanh chóng, giúp cán bộ giữa các phòng ban trao đổi thông tin kịp thời với nhau

3.1.1.2 Về công tác kế toán

* Bộ máy kế toán

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, đây là mô hình tối ưu và phù hợp với Công ty vì:

- Công ty là một đơn vị hoạt động có quy mô lớn, địa bàn phân tán từ Bắc vào Nam

- Công ty chỉ đạo tập trung công tác kế toán phù hợp với cơ chế khoán mà Công ty đang áp dụng hiện nay

- Các đơn vị phụ thuộc chủ động trong các hoạt động sản xuất kinh doanh nhạy bén, kịp thời

- Thuận tiện cho việc kê khai thuế và hoàn thuế (vì mỗi đơn vị đều có mã số thuế riêng, con dấu riêng)

Đội ngũ nhân viên kế toán tại văn phòng Công ty có 20 cán bộ nhân viên đều có trình đội đại học, sử dụng thành thạo máy vi tính…., thể hiện sự coi trọng công tác kế toán của Công ty Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý khoa học có sự

phân công, phân nhiệm rõ ràng phù hợp với năng lực của từng người Đội ngũ cán

bộ nhân viên phòng kế toán là những người có năng lực chuyên môn và trách nhiệm với công việc Hoạt động chủ yếu của Công ty là xuất nhập khẩu do vậy số lượng nghiệp vụ xuất, nhập khẩu hàng hoá là rất nhiều, do đó Công ty đã bố trí 2 nhân viên chuyên phụ trách phần hành kế toán nhập khẩu, họ đều là những nhân viên có năng lực chuyên môn, có trách nhiệm và lòng nhiệt huyết; Các phần hành

kế toán khác đều được bố trí nhân viên một cách hợp lý, chính sự phù hợp đó đã đảm bảo cho bộ máy kế toán của văn phòng Công ty hoạt động hiệu quả nhất

Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast do đó việc nhập nhật các chứng từ

sổ sách rất nhanh, thuận lợi và dễ dàng trong công tác kiểm tra theo tiến độ công việc của từng nhân viên kế toán, chính sự tiện lợi nhờ áp dụng kế toán máy, công việc kế toán của các nhân viên trở nên nhanh gọn và hiệu quả hơn

* Các chính sách kế toán Công ty áp dụng

Hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng đều theo mẫu quy định của Bộ tài chính, quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng, khoa học

và hiệu quả Các chứng từ liên quan đến hiệu quả xuất khẩu đều được lập theo quy định của Bộ Tài chính và thông lệ quốc tế, được sắp xếp theo từng phòng nghiệp

vụ kinh doanh, theo thời gian để thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi Những chững

từ được sử dụng trong một nghiệp vụ xuất khẩu sẽ được liệt kê thành một danh sách, chứng từ kèm theo các chứng từ cụ thể và đóng thành tập…, căn cứ vào bộ chứng từ kế toán tiến hành cập nhật số liệu

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản doanh nghiệp do Bộ Tài chính quy định, trên cơ sở hệ thống tài khoản đó Công ty đã chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán Cụ thể các tài khoản tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng Ngân hàng tham gia

giao dịch, các tài khoản công Nợ chi tiết theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh và từng khách hàng, Công ty áp dụng hệ thống tài khoản tương đối linh hoạt chi tiết

Trong các loại hình thức sổ kế toán mà Nhà nước đã quy định Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ vì đây là hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty đồng thời cũng thuận lợi cho việc ứng dụng kế toán máy, đặc biệt là việc mở hệ thống sổ chi tiết sẽ được dễ dàng, việc đối chiếu số liệu kế toán trên các sổ sách sẽ được thuận lợi hơn

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc hạch toán hàng tồn kho và đánh giá hàng tồn kho theo giá đích danh Phương pháp này cho phép kế toán theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày của tài sản, hàng hoá biết được chính xác giá trị của lô hàng Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu là giá thực tế đích danh, các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng xuất khẩu được hạch toán vào chi phí bán hàng Công ty xuất khẩu chủ yếu mua hàng xuất thẳng

do đó không lập phiếu nhập kho mà thay vào đó là Biên bản giao nhận hàng hoá

Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi mà Công ty có được vẫn còn những tồn tại, hạn chế

3.1.2 Hạn chế

3.1.2.1 Về công tác quản lý

Do quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty lớn, hoạt động trong nhiều lĩnh vực do đó bộ máy quản lý còn hơi cồng kềnh nên công việc chỉ đạo quản lý còn gặp khó khăn, chưa được sát sao Công ty chưa có nhân viên chuyên trách trong công tác khai thác thị trường nên việc khai thác và thâm nhập thị trường mới còn hạn chế Tuy nhiên đã được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị nhưng hiệu quả sử dụng chưa cao, việc thực hiện giao dịch và tìm kiếm khách hàng qua Internet còn hạn chế

3.1.2.2 Về công tác kế toán

Xuất phát từ đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn nhiều ngành nghề với quy mô lớn nhiều ngành nghề với mạng lưới chi nhánh ở nhiều nơi do đó

tổ chức bộ máy kế toán của Công ty phân tán làm hạn chế việc chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán

Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, lượng ngoại tệ phát sinh rất nhiều nhưng Công ty không sử dụng TK 007-nguyên tệ để theo dõi tình hình ngoại tệ, mà chỉ theo dõi trên TK 1112,TK 1122, chi tiết theo từng nguyên tệ, từng ngân hàng nên gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình ngoại tệ, không sử dụng

TK 003-hàng hoá nhận giữ hộ ký gửi trong nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu uỷ thác Tất cả các chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu Công ty không hạch toán vào TK 1562-Chi phí mua hàng mà tập hợp trên TK 641-Chi phí bán hàng

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán nhưng trong thực tế, cả trên máy tính đều không thực hiện theo hình thức này, không có chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên không thể hiện được bản chất của hình thức sổ này

Việc xác định giá vốn hàng xuất khẩu của Công ty là theo giá thực tế mua hàng ghi trên hoá đơn, nhưng các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng hoá không tính vào giá vốn, do đó trị giá vốn hàng xuất khẩu chưa được phản ánh đúng

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lưu chuyển Hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex

Sau một thời gian thực tập tại Công ty em đã tìm hiểu và đã thấy được những thành tựu, kết quả mà Công ty đã đạt được đó là nhờ sự nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty, đặc biệt sự không ngừng hoàn thiện hệ thống kế toán để thực sự là một công cụ quản lý đắc lực của Công ty Tuy nhiên trong hoạt

động kinh doanh nhất là trong kinh doanh xuất nhập khẩu luôn có sự biến động cần

có sự đổi mới và hoàn thiện, sau đây em xin đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán của Công ty

- Công ty nên có một bộ phận chuyên trách trong công tác khai thác thị trường, nhằm mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty Khai thác triệt để thị trường cũ, duy trì các mặt hàng kinh doanh hiện tại đồng thời mở rộng khai thác xuất khẩu các mặt hàng mới nhằm đa dạng hoá và phong phú các mặt hàng xuất khẩu

- Đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác các trang thiết bị máy móc trong Công ty Phát huy chức năng của bộ phận nghiên cứu thị trường ngoại, phải nắm vững luật, các chính sách kinh tế của các đối tác nhằm tránh những tranh chấp thương mại, ép giá…

- Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là chủ yếu nên lương ngoại tệ phát sinh trong một kỳ kế toán là rất lớn, ngoài việc theo dõi lượng ngoại tệ trên TK 1112; TK 1122 theo từng Ngân hàng Công ty nên sử dụng TK 007-Ngoại tệ để theo dõi nguyên tệ và chi tiết theo từng loại

Khi ngoại tệ tăng, kế toán định khoản thêm bút toán:

Nợ TK 007-Nguyên tệ (chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

Khi ngoại tệ giảm, thêm bút toán

Có TK 007-Nguyên tệ (chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

Tỷ giá ngoại tệ luôn biến động, do đó chênh lệch ngoại tệ Công ty không cần theo dõi trên TK 413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái mà hạch toán vào TK 635, 515 trong năm báo cáo

Đối với hoạt động xuất khẩu uỷ thác, Công ty phải theo dõi lô hàng trên TK 003-Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi:

Khi nhận xuất khẩu uỷ thác, kế toán ghi:

Nợ TK 003 Khi hoàn thành thủ tục xuất khẩu, kế toán ghi:

Có TK 003 Ngoài ra Công ty nên tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu trên TK 1562 để từ đó xác định được đúng trị giá hàng xuất khẩu

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán nhưng trong thực tế cả trên máy tính đều không thực hiện theo hình thức này, không có chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên không thể hiện được bản chất của hình thức sổ này Công ty nên bổ sung thêm Chứng tư- chi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ch sổ theo mẫu:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Mẫu số: S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

CHỨNG TỪ- GHI SỔ

Số:

Ngày… Tháng…năm….

Kèm theo… chứng từ gốc

Ngày… tháng….năm

Người lập Kế toán trưởng

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Biểu 3.1 Mẫu Chứng từ- Ghi sổ

Đơn vị:

Địa chỉ:

Mẫu số: S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm:…

tháng

Số hiệu Ngày tháng

-Cộng tháng

-Cộng lũy kế từ đầu quý

-Cộng tháng -Cộng lũy kế từ đầu quý

Sổ này có….trang, đánh số trang từ 01 đến…

Ngày mở sổ:…

Ngày….tháng….năm

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Biểu 3.2 Mẫu sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast.Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 có quy định trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính, do đó Công ty nên hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ kinh tế liên quan theo đúng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Chøng tõ kÕ to¸n PhÇn mÒm kÕ to¸n

Sæ kÕ to¸n

- Sæ tæng hîp

- Sæ chi tiÕt M¸y vi tÝnh B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 3.1 Quy trình hạch toán kế toán trên máy vi tínhKẾT LUẬN

Nước ta đang từ một nước nông nghiệp chậm phát triển, sản xuất nhỏ là chủ yếu, trang thiết bị, máy móc và công nghệ còn lạc hậu thì yêu cầu để phát triển công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước là phải nhanh chóng hội nhập vào nền kinh

tế thế giới Vì vậy với những lợi ích mà xuất khẩu mang lại, việc chú trọng phát triển xuất khẩu là một định hướng đúng đắn Kinh doanh xuất khẩu là hoạt động trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân Việt Nam với các tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thông qua mua bán

Đối với các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty xuất nhập khẩu Intimex nói riêng, lưu chuyển hàng xuất khẩu là một phần quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, do đó công tác kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu không ngừng hoàn thiện được tổ chức khoa học, hợp lý, đúng chế

độ, phù hợp với khả năng của doanh nghiệp

Qua thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex em đã tìm hiểu nghiên cứu thực tế hạch toán kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu và so sánh với những lý luận về công tác kế toán xuất khẩu để từ đó đưa ra những ý kiến nhằm góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trương Anh Dũng cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế toán Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

Hà Nội, tháng 4 năm 2007

Sinh viên

Trần Thị Thi