THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 2.1 Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng xuất khẩu tại Intimex 2.1.1 Một số ng

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT

NHẬP KHẨU INTIMEX

2.1 Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng xuất khẩu tại Intimex

2.1.1 Một số nguyên tắc chung trong xuất khẩu hàng hoá

2.1.1.1 Phương thức thanh toán

Hiện nay trong hoạt động xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hầu hết các phương thức thanh toán được chấp nhận rộng rãi trong thương mại quốc tế:

- Phương thức tín dụng

- Phương thức chuyển tiền và nhờ thu

2.1.1.2 Phương thức tính giá mua hàng

Giá mua hàng xuất khẩu Công ty tính là giá mua theo hoá đơn, chi phí thu mua hàng xuất khẩu được tính luôn vào chi phí bán hàng trong kỳ

2.1.1.3 Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu

Cán bộ phòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng xuất khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại Thông thường hàng mua xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex không nhập kho Công ty mà được đưa thẳng đến cảng làm thủ tục xuất khẩu ngay Chính vì vậy giá thực tế đích danh được Công ty sử dụng để tính giá vốn hàng xuất khẩu Cách tính này vừa đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế bỏ ra và doanh thu đạt được, vừa phù hợp với đặc điểm thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty

2.1.1.4 Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu

Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá bán hàng xuất khẩu được sử dụng phổ biến là giá CIF và giá FOB

Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá CIF thì ngoài việc làm thủ tục Hải quan Công ty còn tiến hành thuê phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá nếu hợp đồng yêu cầu, Công ty chịu mọi khoản chi phí này và được tính vào giá bán.

Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá FOB thì Công ty đưa hàng ra cảng

để xuất sau khi thu mua hàng hoá, Công ty chỉ cần làm thủ tục Hải quan và giao hàng lên phương tiện vận chuyển

Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thích ứng hơn với từng thị trường, từng đối tác

2.1.1.5 Phương pháp hạch toán tỷ giá hối đoái và chênh lệch tỷ giá

Do đặc trưng kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu nên số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ của Công ty là rất lớn, do đó để thuận lợi trong công việc thanh toán với đối tác, phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam, Công ty dùng tỷ giá thực

tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ Nghiệp vụ xuất khẩu có các khoản liên quan đến nguồn gốc ngoại tệ như:

Doanh thu xuất khẩu, các khoản phải thu nước ngoài, các loại phí Ngân hàng như phí thanh toán bộ chứng từ, phí chuyển tiền… đều được ghi nhận theo tỷ giá thực tế vào ngày phát sinh

2.2 Kế toán quá trình mua hàng xuất khẩu

2.2.1 Các phương thức mua hàng xuất khẩu và thanh toán mua hàng xuất

Sau khi ký hợp đồng ngoại với đối tác nước ngoài, các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp liên hệ với đối tác trong nước tiến hành thu mua hàng hoá của các đối tác trong nước có ưu thế đối với mặt hàng mà Công ty

Nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu được theo dõi từng phòng xuất nhập khẩu thực hiện hợp đồng đó Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản được Công ty áp dụng trong nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu, có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm…điều đó được quy định

rõ trong hợp đồng mà 2 bên đã ký kết

2.2.2 Chứng từ sử dụng trong mua hàng xuất khẩu

Hợp đồng thu mua hàng Xuất khẩu

Hoá đơn GTGT (Liên 2- giao cho khách hàng) do bên bán cung cấp

Phiếu xuất kho của bên bán

Biên bản giao nhận hàng

Giấy đề nghị tạm ứng

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Phiếu chi

Giấy uỷ nhiệm chi

Giấy báo Nợ của Ngân hàng

2.2.3 Hệ thồng tài khoản sử dụng

TK 1561XK: Hàng hoá xuất khẩu (nếu nhập kho Công ty)

TK 6321: Gía vốn hàng bán (nếu xuất thẳng)

TK 3311: Phải trả nhà cung cấp

TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

TK 151: Hàng mua đang đi đường

TK 1111: Tiền mặt VNĐ

TK 1121: Tiền gửi VNĐ

2.2.4 Trình tự kế toán và ghi sổ kế toán

Hàng ngày từ các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho….kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn kiêm phiếu nhập kho trên máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết các TK 156, 632, 331, 1331, 112…, sổ cái các TK

Ghi sổ chi tiết các TK: 3311, 632, 1331, 112 đối với Công ty xuất nhập khẩu Intimex việc mua hàng xuất khẩu giao tay ba không qua kho của Công

ty nên hàng hoá hạch toán thẳng vào TK 632

Để thấy rõ được trình tự kế toán và ghi sổ kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex ta có ví dụ minh hoạ sau:

Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp số 12-36/06/BR ngày 28 tháng 10 năm

2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn New Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu hàng hoá) là khách hàng thường xuyên của Công ty Để tạo nguồn hàng xuất khẩu cho hợp đồng này Công ty đã ký kết hợp đồng nơi mua hàng xuất khẩu số 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 với Công

ty TNHH Vĩnh Hiệp để mua lô hàng cà phê theo đúng yêu cầu của bên nhập khẩu:

Tên hàng: - Cà phê Robusta R2, 5% TPXH

- Thời gian giao hàng: 12/11/2006

- Hình thức thanh toán: chuyển khoảnChi phí giao hàng do Công ty TNHH Vĩnh Hiệp chịu Công ty Intimex ứng trước 80% trị giá chưa bao gồm thuế VAT số tiền còn lại và GTGT hai bên sẽ quyết toán tại thời điểm thanh lý hợp đồng

Quy trình thực hiện hợp đồng

- Ngày 02/11/2006 Công ty tạm ứng số tiền hàng cho bên bán: 2.081.129.208 đồng

- Ngày 13/11/2006 Hàng giao tại kho ngoại quan Biên Hoà, chi nhánh tiến hành tiếp nhận, kiểm tra chất lượng số lượng là hàng, lập biên bản giao nhận hàng và biên bản thanh lý hợp đồng

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

Hợp đồng số: 560-XKKD3 ngày 02/11/2006

Ngày 13/11/2006Địa điểm giao hàng: Cảng TP Hồ Chí MinhST

T

Danh mục Theo hợp đồng Thực tế giao nhận hàng

1 Tên hàng Cà phê R2 5% Cà phê R2 5%

Chi tiết chất lượng: 2006-2007

Tỷ lệ đen vỡ tối đa: 5%

Độ ẩm: 13%

Tạp chất: 1%

Không có hạt lên men, hạt mốc, tối thiểu 90% trên sàng 13

Biểu 2.1: Biên bản giao nhận hàng

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNGLiên 2: Giao khách hàngNgày 12/11/2006

Mẫu số: 01-GTKT-3LL

TU/2006N 0014308

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vĩnh Hiệp

Địa chỉ: Thôn 1, Chư A-Pleiku, Gia Lai

Số tài khoản:

Điện thoại:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đạt Tân

Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu Intimex

Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 08039

STT

Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị tính Số lượng

Đơn giá (đ) Thành tiền

Robusta

R2, 5%

TPXH hợp đồng số 560

Biểu 2.2 Hoá đơn GTGT hàng mua XK

Nhận được bộ chứng từ do phòng nghiệp vụ kinh doanh cung cấp, kế toán hàng xuất khẩu tiến hành nhập chứng từ vào máy để hạch toán và ghi sổ Kế toán hàng xuất khẩu mở: phân hệ kế toán mua hàng và các khoản phải trả/cập nhật số liệu/hoá đơn mua hàng (dịch vụ )

Hóa đơn mua hàng (dịch vụ)

Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số chứng từ: 14308

Mã khách: HX9011 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Ngày ht:12/11/2006

Địa chỉ: Gia Lai MST 5900315114 Ngày lập ct:12/11/2006

Người giao hàng: Số dư Tỷ giá (VND)

Tk có:33113

Số hóa đơn: 0014308 Sô seri TU/2006 Ngày ht:12/11/2006

TK Nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VND Diễn giải

6321 Giá vồn hàng XK 0107CP3015 2.593.418.800 Xuất giá vồn

114,753 tấn cà phê HĐ 560

Tiền hàng: 2.593.417.088

Tk thuế: 13311 Tiền thuế: 192.670.890

Tổng TT: 2.723.088.690

Biểu 2.3: Hoá đơn tr ên máy vi tính

Công ty XNK Intimex

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND

ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần

cà phê chưa VAT

13/11/06

UN-18

Công ty TNHH Vĩnh Hiệp

Thanh toán số tiền 20% còn lại

Công ty XNK Intimex

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 6321-Giá vốn hàng xuất khẩu

HX.9011

Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 33113-Phải trả cho người bán H/xuất-NV3

TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011

ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần

cà phê chưa VAT

33113 2.074.734.240

12/11/06

PKT-14308

Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011

Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3

6321 2.593.417.800

12/11/06

PKT-14308

Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011

Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3

1331 129.670.890

13/11/06 Công ty

TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011

Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5%

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND

13/11/06 UN-18 Thanh toán số tiền

hàng còn lại + VAT 5% cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp

Công ty XNK Intimex

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tài khoản:6321- Giá vốn hàng XK

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tài khoản:33113-Phải trả người bán H/ xuất – KD3

1121 2.074.734.240

12/11/06

PKT-14308

Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK- KD3

6321

1331

2.593.417.800

129.670.890 13/11/06 UN-18 Thanh toán số tiền

hàng còn lại + VAT 5% cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp

Công ty XNK Intimex

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ

Tài khoản: 33113-Phải trả cho người bán hàng xuất-NV3

Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006

STT Mã khách Tên khách

Dư Nợ đầu kỳ

Dư Có cuối kỳ Phát sinh Nợ Phát sinh Có

Dư Nợ cuối kỳ

Dư Có cuối kỳ

2.3 Kế toán quá trình xuất khẩu hàng hoá

2.3.1 Kế toán xuất khẩu hàng hoá trực tiếp

2.3.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

* Chứng từ sử dụng

- Hợp đồng ngoại

- Hoá đơn thương mại

- Tờ khai hải quan

- Vận đơn đường không hoặc đường biển

- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá

- Hoá đơn GTGT

- Hối phiếu, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng

* Tài khoản sử dụng

TK: 131: Phải thu của khách hàng

TK: 51111: Doanh thu hàng xuất khẩu

TK: 111, 112, 413

2.3.1.2 Trình tự kế toán và ghi sổ

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng nội mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu ngay hoặc nhập kho của Công ty Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công

ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu là mua hàng xuất ngay Khi xuất khẩu hàng hoá phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập hoá đơn xuất khẩu Hoá đơn này được lập thành 03 liên:

Liên 3: Lưu nội bộKhi có đủ bộ chứng từ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi bộ chứng

từ cho Ngân hàng của Công ty, để Ngân hàng sẽ chuyển cho Ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có khi tiền hàng được thanh toán

Khi hợp đồng xuất khẩu đã được thực hiện, phòng kinh doanh sẽ gửi bộ chứng từ sang phòng kế toán để ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi sổ chi tiết các tài khoản TK 131, TK 51111, cuối tháng máy tự động cập nhật số liệu vào các sổ cái TK

Để hiểu rõ quá trình kế toán xuất khẩu trực tiếp ta xem xét ví dụ minh hoạ sau:

Ví dụ thực tế: Tiếp theo ví dụ về hợp đồng xuất khẩu trực tiếp cà phê số 12-36/06/BR ngày 28/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu)

Tên hàng: Cà phê Robusta loại 2

1920 Bags (60 KGS/Bags)

Số lượng: 115,2 tấnĐơn giá nguyên tệ: 1434 (USD)Trị giá nguyên tệ: 165196,80 (USD)Phương thức thanh toán: L/C

Cảng giao hàng: Cảng TP HCMHàng xuất theo giá: FOB

Thời gian giao hàng: 15/11/2006Ngày 15/11/2006 Công ty xuất lô hàng cà phê trị giá 165.196,80 USD theo Hoá đơn số 0098.556 tỷ giá nguyên tệ 16.065 VND/USD

Cùng ngày hải quan đã xác nhận lô hàng xuất khẩu

- Ngày 17/11/2006 Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng VietcomBank Việt Nam về việc khách hàng đã thanh toán.

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNGLiên 3: Nội bộNgày 15/11/2006

Mẫu số: 01-GTKT-3LL

TU/2006B 0098.556

Đơn vị bán hàng: Công ty xuất nhập khẩu Intimex

Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội

Đơn vị tính Số lượng

Đơn giá (USD) Thành tiền

560-6 TKHĐ

số 116/XKKD

MT 114,753 1.434 164.555,8

0

Quy đổi theo tỷ giá

16065 VND/USD

2.643.588

927

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:

Biểu 2.11 Hoá đơn GTGT hàng XK

Khi nhận được đầy đủ chứng từ do phòng nghiệp vụ gửi xuống, kế toán xuất khẩu nhập các chứng từ gốc vào máy:

Hóa đơn dịch vụ

Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số hđ: 0098556

Mã khách: XK6050 Bernhar Rothfos GMBH Số seri: NA/2006

Tk chiết khấu: Tiền chiết khẩu: 0

Tổng TT: 146.555,80 2.643.588.927

Biểu 2.12 Hoá đơn trên máy vi tính

Công ty xuất nhập khẩu Intimex

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 13113-Phải thu của khách hàng H/xuất-NV3Khách hàng: Bernhard Rothyos GMBH (XK6050)

Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006

Số dư đầu kỳ:…Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh ngoại tệ USD Tỷ giá Số phát sinh VND

Công ty xuất nhập khẩu Intimex

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 511113-Doanh thu bán hàng hoá XK-P3

Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006

Số dư đầu kỳChứng từ Khách

hàng Diễn giải TKĐƯ

114,753 tấn cà phê Inv560-HCM HD 12-36/06/BR

Công ty xuất nhập khẩu Intimex

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tài khoản 511113-Phải thu của khách hàng H/xuất-NV3

Biểu 2.15 Sổ cái tài khoản 511113

Công ty xuất nhập khẩu Intimex

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tài khoản 13113-Phải thu của khách hàng H/xuất-NV3

Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006

Số dư đầu kỳ:Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh ngoại tệ (USD) Tỷ giá Số phát sinh VND

2.3.2 Kế toán xuất khẩu hàng hoá uỷ thác

2.3.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

Chứng từ sử dụng

Phương thức kinh doanh hàng xuất khẩu uỷ thác cũng phải có một bộ chứng

từ xuất khẩu đầy đủ theo quy định:

- Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu

- Hợp đồng ngoại

- Tờ khai hải quan

- Hoá đơn GTGT về tiền hoa hồng được nhận từ dịch vụ uỷ thác (liên 2) giao cho bên uỷ thác

- Giấy báo Nợ, giấy báo Có của Ngân hàng

- Uỷ nhiệm chi

Tài khoản sử dụng

+ TK 131 (UT): Phải thu của khách hàng uỷ thác

+ TK 111: Tiền mặt

+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

+ TK 3331: Thuế GTGT của phí uỷ thác

+ TK 51131: Phí uỷ thác nhận được

2.3.2.2 Trình tự kế toán

Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại sau khi đã ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu Công ty sẽ nhận được Hoá đơn bán hàng do bên giao uỷ thác lập (liên 2 giao khách hàng) về số hàng uỷ thác xuất khẩu trình tự thực hiện hoạt động xuất khẩu uỷ thác cũng như xuất khẩu trực tiếp, mọi chi phí liên quan đến lô hàng xuất

đồng, thủ tục trả tiền cho bên giao uỷ thác sẽ được thực hiện sau khi khách hàng ngoại thanh toán tiền hàng đồng thời Công ty thông báo các khoản chi hộ, tiền hoa hồng được hưởng.

Để hiểu rõ về kế toán xuất khẩu uỷ thác ta có ví dụ minh họa sau:

Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 014-06/XKUT-KD2 ngày 12/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên nhận uỷ thác) do đại diện phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 2 ký kết với Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt (bên giao uỷ thác) về việc xuất lô hàng khăn bông

Số lượng: 40.400 chiếcTrị giá: 5.565 USDToàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng do bên giao uỷ thác chịu

Phí xuất khẩu uỷ thác Công ty được hưởng: 451.200 (VND), phí hoa hồng

Phương thức thanh toán CDA

Ngày 27/11/2006 kế toán căn cứ hợp đồng uỷ thác, hợp đồng ngoại kế toán lập hoá đơn GTGT số 0082128 cho số hoa hồng uỷ thác đồng thời cập nhật hoá đơn vào máy

HOÁ ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: (nội bộ) Ngày 27 tháng 11 năm 2006

Mẫu số: 01GTKT-3LL NA/2006 B 0082128

Đơn vị bán hàng: Công ty xuất nhập khẩu Intimex

Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số tài khoản:

Họ tên người mua hàng: Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt

Địa chỉ: Yên Khánh-Ninh Bình

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST:

STT

Tên hàng hoá, dịch vụ

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

xuất khẩu HĐ014-06/XKUT-KD2