VẬN DỤNG CHUẨN MỰC 03 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐHH TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG

VẬN DỤNG CHUẨN MỰC 03 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐHH TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG 3.1.NHẬN XÉT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TSCĐHH TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG. Có thể nói cho đến nay công ty đã khẳng định được chỗ đứng và vai trò quan trọng trong ngành Giao thông vận tải. Mặc dù, Vietrans vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong thị trường Giao thông vận tải, là sự cạnh tranh giữa công ty giao nhận vận tải nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân trong nước có cơ chế tài chính linh hoạt hơn doanh nghiệp Nhà nước. Nhưng nhờ sự linh hoạt, sáng tao, công ty đã có những bước đúng đắn, mạnh dạn đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, kho tàng vận tải, tìm mọi cơ hội để mở rộng thị trường ra nước ngoài. Công ty đã không ngừng tăng cường công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH như: bảo dưỡng TSCĐHH, cố gắng đảm bảo hiệu quả sử dụng TSCĐHH ở mức cao nhất. Công ty đã đưa ứng dụng tin học phục vụ cho công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, nhờ đó hiệu quả công việc nâng lên rõ rệt và giảm bớt nhân lực. Sự phân công bố trí nhân lực ở các phòng ban cũng như phòng kế toán khá phù hợp với trình độ quản lý và trình độ kế toán của công ty. Riêng phòng kế toán với 8 nhân viên nhưng làm việc có hiệu quả, phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản, tính toán tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh cũng như quản lý các nguồn vốn của công ty. Trong đó, công tác kế toán đã phục vụ đắc lực cho việc quản lý và sử dụng có hiệu quả TSCĐHH của công ty. Với số lượng TSCĐHH rất lớn của công ty, kế toán TSCĐHH đã phản ánh tương đối đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình biến động tăng, giảm TSCĐHH. 3.1.1.Những đặc điểm nổi bật trong công tác kế toán TSCĐHH tại doanh nghiệp. Công ty đã tạo ra tính chủ động trong quản lý và sử dụng TSCĐHH của các bộ phận, nâng cao tinh thần trách nhiệm của một bộ phận sử dụng (thể hiện ở chỗ các bộ phận tự quản lý, sử dụng và bảo dưỡng máy móc thiết bị) cũng như thông qua chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐHH cho thấy việc quản lý, sử dụng TSCĐHH của công ty trong thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định. Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty vừa tập trung vừa phân tán là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty và với tình hình phân cấp quản lý tài chính nội bộ công ty. Đây là cách tổ chức khoa học và hợp lý, vừa tập trung được thông tin kinh tế phục vụ kịp thời lãnh đạo và quản lý ở đơn vị chính, đồng thời tăng cường việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động kinh tế phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc, đảm bảo việc hạch toán chính xác chặt chẽ và thống nhất từ trên công ty xuống các chi nhánh. Kế toán luôn cập nhật, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình biến động tăng giảm TSCĐHH trong năm lên hệ thống sổ sách của công ty. Đồng thời kế toán cũng nắm chắc TSCĐHH hiện có của công ty cũng như nơi sử dụng và bộ phận quản lý. ở bộ phận sử dụng TSCĐHH luôn theo dõi và quản lý chặt chẽ số lượng hiện đang có ở bộ phận mình thông qua sổ chi tiết riêng. Kế toán tiếp thu nắm vững và vận dụng những thông tư, quyết định của Bộ Tài chính trong công tác hạch toán TSCĐHH đặc biệt là chuẩn mực kế toán số 03 và thông tư 89/2002/TT-BTC để có những thay đổi cho phù hợp. Trong công tác lập và ghi thẻ TSCĐHH, công ty đã tuân thủ đầy đủ đúng theo một mẫu quy định của Bộ Tài chính. Việc tổ chức sổ kế toán chi tiết và việc ghi chép được kế toán viên phản ánh chính xác, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về sự vận động của TSCĐHH tại công ty. Về cơ bản kế toán TSCĐHH đã theo dõi được tình hình tăng giảm, khấu hao TSCĐHH theo đúng quy định và phù hợp yêu cầu thực tiễn của công ty. Công ty đã có một hệ thống chứng từ sổ sách đầy đủ và đúng chế độ, phản ánh một cách chính xác giá trị hao mòn TSCĐHH và phân bổ đúng đối tượng. Tỷ lệ khấu hao được tiến hành theo đúng phương pháp công ty đã lựa chọn là tính theo phương pháp đường thẳng, rất thuận tiện trong quá trình tính toán và kiểm tra chi phí. Định kỳ kế toán tiến hành kiểm kê, đánh giá toàn bộ TSCĐHH của Công ty nhằm phát hiện những TSCĐHH cũ kỹ, lạc hậu để đề xuất lên ban lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác kết quả kiểm kê, đánh giá sẽ giúp cho ban lãnh đạo có quyết định đầu tư đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Kế toán tiến hành phân loại và đánh giá TSCĐHH theo đúng chế độ của Bộ Tài chính. Cách phân loại theo đặc trưng kỹ thuật và nguồn hình thành của TSCĐHH sẽ giúp cho việc quản lý và sử dụng TSCĐHH có hiệu quả cao. Nhìn chung công tác kế toán TSCĐ là có hiệu quả và hợp lý nhưng không phải là không còn những vướng mắc, tồn tại cần giải quyết. 3.1.2.Những tồn tại chủ yếu. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên trong công tác kế toán TSCĐHH của công ty còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác kế toán TSCĐHH. Một là,kế toán tiến hành phân loại TSCĐHH theo nguồn hình thành và đặc trưng kỹ thuật nhưng không phân loại theo mục đích sử dụng. Việc không phân loại theo mục đích sử dụng sẽ gặp rất nhiều khó khăn để xác định chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐHH. Muốn đánh giá, phân tích hiệu quả sử dụng cũng như tỷ trọng đầu tư TSCĐHH vào hoạt động kinh doanh thì phải xem trên sổ chi tiết và cộng từng bộ phận. Tuy nhiên việc làm này rất mất thời gian và cũng không chính xác vì TSCĐHH có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Hai là, trong công tác tổ chức lập và luân chuyển chứng từ, Vietrans đã sử dụng các loại chứng từ theo quy định trong hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên, tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, công ty chưa áp dụng các mẫu sổ theo đúng chế độ kế toán ban hành, đồng thời lại có sự cải tiến đôi chút sang hình thức Nhật ký chung, điều này gây ra một số khó khăn trở ngại nhất định đối với những cơ quan chức năng có liên quan, cụ thể là: + Loại sổ sử dụng - Sổ kế toán chi tiết - Sổ Nhật biên - Sổ chữ T -Sổ cái các tài khoản Việc sử dụng các loại sổ không theo quy định gây ra sự khó hiểu cho những người sử dụng các thông tin trên sổ kế toán. + Kết cấu: Ghi chép của một số loại sổ chưa đầy đủ thông tin, chưa hợp lý. Cụ thể là : Công ty sử dụng sổ chữ T theo thiết kế riêng của mình là không phù hợp với sổ kế toán, nó không phản ánh được số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản. Do đó, khi muốn lấy số dư này kế toán lại phải lấy từ sổ kế toán chi tiết ra hoặc sổ cái các tài khoản. Như vậy sẽ mất thời gian và không thuận tiện cho công việc. + Quy trình hạch toán: Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán lập các phiếu kế toán, sổ kế toán chi tiết và các Nhật biên, đối chiếu với sổ chi tiết rồi vào sổ chữ T. Số liệu trên sổ chữ T được dùng để đưa lên sổ cái. Sau kho so sánh số liệu trên sổ cái với sổ chi tiết, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Với quy trình như vậy thì khối lượng công việc sẽ dồn vào cuối tháng và dễ bị ghi trùng nghiệp vụ. +Kế toán không sử dụng bảng tổng hợp chi tiết để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết mà đưa ngay lên bảng cân đối kế toán, làm như vậy vừa không khoa học vừa thiếu chính xác, không đúng quy trình hạch toán của hính thức chứng từ ghi sổ. Ba là, đối với hạch toán khấu hao TSCĐHH: Phương pháp tính khấu hao đường thẳng là chưa thích hợp với đặc điểm TSCĐHH của công ty. Theo phương pháp này, tỷ lệ khấu hao và mức trích khấu hao không thay đổi theo các năm sử dụng, trong khi đó khả năng kinh doanh của TSCĐHH ở mỗi thời điểm khác nhau là khác nhau. Lúc TSCĐHH còn mới, năng lực sản xuất tốt, lúc TSCĐHH trở nên cũ nát lạc hậu, năng lực sản xuất thấp, nếu áp dụng phương pháp khấu hao như hiện nay hạn chế ở chỗ không phản ánh chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐHH. Bốn là, công ty chưa trích trước chi phí sữa chữa TSCĐHH: thông thường, đối với trường hợp sửa chữa mang tính phục hồi được tiến hành theo kế hoạch thì định kỳ kế toán thường trích trước chi phí sửa chữa, phân bổ vào chi phí kinh doanh trong nhiều kỳ như sau. - Nợ TK 627 Có TK 335 Đến khi tiến hành sửa chữa TSCĐHH kế toán định khoản: Nợ TK 335 Có TK 2413 Tuy nhiên tại công ty Giao nhận kho vận ngoại thương, khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa TSCĐHH, công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Điều này làm cho chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của công ty tăng lên đột ngột, vì thế thông tin do công tác kế toán cung cấp sẽ không mang tính chính xác cao cho người sử dụng. Năm là, công ty chưa áp dụng triệt để tin học vào kế toán. Hiện nay, công tác kế toán tại công ty được thực hiện gần như thủ công nên rất bất lợi khi khối lượng công việc nhiều, giá trị tài sản lớn. ở công ty, mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành cụ thể, nên việc vào sổ và tính toán số liệu liên quan đến mỗi phần hành đều do kế toán đó phụ trách. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nhân viên kế toán lại vào sổ kế toán và định kỳ tiến hành cộng sổ, lập báo cáo. Tuy nhiên, chỉ đến khâu lập báo cáo kế toán mới sử dụng đến máy vi tính. Như vậy với đặc điểm và tổ chức kinh doanh rất lớn, các giao dịch với khách hàng diễn ra thường xuyên nên hàng ngày phòng kế toán phải xử lý rất nhiều chứng từ, trong đó lượng chứng từ liên quan đến TSCĐ cũng chiếm một phần đáng kể. Ngoài ra , do hệ thống sổ sách kế toán đồ sộ cùng nhiều nghiệp vụ phức tạp cần phải hạch toán tỉ mỉ chính xác đến từng con số nên rất khó khăn cho kế toán TSCĐ. 3.2. VẬN DỤNG CHUẨN MỰC 03 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG. Từ những tồn tại và khó khăn hiện nay, công ty cần phải khắc phục dần những mặt hạn chế mà trước hết phải hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán TSCĐHH và quản lý TSCĐHH. Sau đây là một số kiến nghị: - Về phân loại TSCĐHH ở công ty: kế toán nên tiến hành phân loại TSCĐHH theo mục đích sử dụng tức là phân thành 4 loại: + TSCĐHH dùng chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản: là những TSCĐHH sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty. + TSCĐHH dùng ngoài sản xuất kinh doanh cơ bản: là những tài sản sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh phụ trợ, TSCĐHH chờ thanh lý . + TSCĐHH chưa dùng hoặc không cần dùng: là những TSCĐHH dùng để dự trữ hoặc không phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty. Phân loại theo tiêu thức này giúp cho nhà quản lý nắm được một cách tổng quát tình hình cơ cấu TSCĐHH hiện có. Trên cơ sở đó giúp cho công tác quản lý TSCĐHH trong và ngoài kinh doanh, giúp cho việc đánh giá, phân tích tình hình sử dụng TSCĐHH mang lại lợi ích cao nhất, đồng thời có kế hoạch thanh lý để kịp thời thu hồi vốn, tái đầu tư TSCĐHH. - Công ty cần hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán: để đảm bảo tuân thủ theo đúng hình thức Chứng từ ghi sổ mà công ty đăng ký áp dụng. Công ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết theo như quy định của Bộ Tài chính. Mẫu sổ cụ thể như sau: Ví dụ: đội xe mua xe IFA, chưa thanh toán. Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua xe IFA 21132 1331 3388 3388 516,116,072 25,805,804 Cộng 541,921,876 Kèm theo chứng từ gốc: Người ghi sổ KTT Thủ trưởng đơn vị Việc bỏ qua khâu lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có ảnh hưởng nhiều đến quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý chứng từ của công ty. Do đó, công ty nên đưa thêm sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu của Bộ Tài chính vào hệ thống sổ của công ty theo mẫu sau: Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng … … … … … … 169 29/10/2006 541,921,87 6 … … … … … … … … … Cộng Cộng tháng … Luỹ kế từ đầu quý … Ngoài ra công ty nên lập bảng tổng hợp chi tiết trước khi đưa số liệu ở các sổ chi tiết lên báo cáo Tài chính. - Về phương pháp tính khấu hao và trích khấu hao TSCĐHH. Phương pháp tính khấu hao đường thẳng là chưa hợp lý: Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng, mặc dù phương pháp này có nhiều ưu điểm đáng lưu ý nhưng cũng có những hạn chế nhất định đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần đối với những TSCĐHH mà công nghệ kỹ thuật luôn thay đổi như đồ điện tử, máy vi tính, máy in. Theo phương pháp này số khấu hao hàng năm giảm dần trong thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Ta có thể thấy trong những năm đầu tiên mức khấu hao kết tinh vào chi phí sản xuất kinh doanh lớn, công ty sẽ thu hồi được vốn nhanh để có thể đầu tư TSCĐHH mới, hiện đại hơn. Còn đối với nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Như vậy nếu được phép của Bộ Tài chính, công ty nên thay đổi phương pháp tính khấu hao tuỳ theo từng TSCĐHH theo đường thẳng hay phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần. -Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa TSCĐHH đối với nghiệp vụ sửa chữa TSCĐHH nhằm làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không bị tăng lên đột ngột và thông tin kế toán mang lại sẽ chính xác đối với người sử dụng thông tin. Khi có kế hoạch sửa chữa TSCĐHH, công ty cần phân bổ khoản chi phí sửa chữa trong khoảng thời gian kể từ khi có kế hoạch sửa chữa đến khi tiến hành sửa chữa tuỳ theo số tiền trích trước nhiều hay ít và tuỳ theo quy mô kinh doanh của công ty. Sau đây là ví dụ về trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH: Đầu năm 2006 doanh nghiệp thực hiện trích trước, số tiền là 200,000,000đ kế toán định khoản: Nợ TK 627,641,642: 200,000,000 Có Tk 335: 200,000,000 Ngày 20/09/2006 Công ty tiến hành nâng cấp kho số 3 Pháp Vân tổng giá trị là, khi giao nhận công trình kế toán định khoản: Nợ Tk 335 – ( giá thực tế của việc sửa chữa TSCĐHH): 200,750,000đ Có TK 2413 – (Giá thành công trình): 200,750,000đ + Vì chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế lớn hơn số chi phí kế hoạch nên kế toán phải trích thêm: Nợ TK 627,641,642 – (phần chênh lệch): 750,000đ Có TK 335 – (phần trích thêm): 750,000đ Trường hợp nếu chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế nhỏ hơn số chi phí kế hoạch thì kế toán phải trích thêm thì phải tiến hành ghi hoàn lại: Nợ TK 335 Có TK 627,641,642. - Công ty cần áp dụng triệt để tin học vào công tác kế toán: Công ty nên áp dụng hệ thống kế toán máy vào đơn vị sẽ làm giảm bớt công việc tính toán, ghi chép hàng ngày đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức của kế toán viên khi tiến hành lập các báo cáo kế toán vào cuối quý. Việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán cũng đơn giản và thuận tiện hơn nhiều. Thêm vào đó, công ty cần nâng cao trình độ tin học cho nhân viên kế toán bằng cách tổ chức lớp học tại công ty hoặc bố trí thời gian cho nhân viên kế toán học ở bên ngoài. Do hàng ngày, khối lượng chứng từ phát sinh rất lớn, để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết, cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty nên thay đổi hình thức kế toán đang áp dụng từ hình thức sổ “ Chứng từ – Ghi sổ” sang hình thức sổ “ Nhật ký chứng từ”. Mặt khác, hình thức Nhật ký chứng từ còn khắc phục được nhược điểm của hình thức sổ “ Chứng từ- Ghi sổ” là ghi trùng lắp, công việc kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp thông tin và báo cáo kế toán thường bị chậm. Trong điều kiện áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ thì công ty không thể hoàn toàn áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán mà phải sử dụng kết hợp kế toán máy với kế toán thủ công. Điều này hoàn toàn phù hợp với bộ máy kế toán của Công ty bởi số lượng cán bộ kế toán không thay đổi, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Việc kết hợp này vừa thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu. Bên cạnh đó, để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐHH công ty phải lựa chọn đúng đắn phương pháp đầu tư xây dựng và mua sắm TSCĐHH . Công ty cần tăng cường hơn nữa công tác tìm kiếm nguồn vốn đầu tư như: tín dụng thương mại, thuê TSCĐHH - đây là hình thức có nhiều ưu điểm nhưng hiện nay Công ty chưa áp dụng. Công ty cũng cần phải tổ chức phân tích hoạt động kinh tế. Hiện nay, công ty mới đưa TSCĐVH vào với giá trị nhỏ(phần mềm máy vi tính: 20 triệu đồng). Để có sự phát triển mạnh hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình, thi không chỉ vững mạnh về “chuyên môn” mà còn phải nâng cao uy tín thương hiệu của mình. Trong phạm vi đề tài chỉ nghiên cứu TSCĐHH nên không có điều kiện để phân tích kỹ hơn các vấn đề liên quan đến TSCĐVH. . VẬN DỤNG CHUẨN MỰC 03 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐHH TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG 3.1.NHẬN XÉT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN, QUẢN. CHUẨN MỰC 03 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG. Từ những tồn tại và khó khăn hiện nay, công ty cần