MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu quan trọng như: báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cũng như nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình quan trọng, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát trong các phòng ban của đơn vị Quá trình này đóng vai trò là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ là quá trình do con người thiết kế và thực hiện, với ban kiểm soát của các đơn vị đóng vai trò chủ chốt Tất cả các hoạt động kiểm soát đều phụ thuộc vào con người, từ việc xây dựng quy trình đến thực hiện các hệ thống kiểm soát.
Kiểm soát nội bộ mang lại sự đảm bảo hợp lý cho tổ chức, không đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu có thể đạt được Chức năng của kiểm soát nội bộ là hạn chế các sai phạm và gian lận có thể xảy ra, giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ là đảm bảo báo cáo tài chính của đơn vị được lập đúng theo các chuẩn mực và quy định hiện hành, tuân thủ pháp luật và không có sai sót trọng yếu.
Theo báo cáo COSO 1992, COSO (Committee of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính, bao gồm các đại diện từ AICPA, IIA, FEI, AAA và IMA Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các luật lệ và quy định, giúp các thành viên trong tổ chức thực hiện công việc theo đúng quy định pháp luật Hơn nữa, kiểm soát nội bộ còn nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, giúp hoạt động diễn ra một cách hữu hiệu và hiệu quả hơn.
Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2004
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2004 bao gồm tám thành phần, và sự khác biệt trong việc áp dụng hệ thống này phụ thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức Để đạt hiệu quả tối ưu, việc tùy chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết.
Các yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: tính chính trực và giá trị đạo đức của bộ phận nhân sự; năng lực làm việc của từng cá nhân; vai trò của hội đồng quản trị; triết lý và phong cách lãnh đạo; cơ cấu tổ chức công ty; cách phân định quyền hạn và trách nhiệm; và chính sách nhân sự.
Nhận thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp là yếu tố then chốt trong việc tổ chức bộ máy hợp lý Việc phân công ủy nhiệm và giao việc rõ ràng, cùng với việc ban hành các nội quy, quy chế và quy trình sản xuất kinh doanh bằng văn bản, sẽ tạo ra một môi trường kiểm soát tốt Điều này chính là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Báo cáo COSO 1992 không xem việc thiết lập mục tiêu là trách nhiệm của kiểm soát nội bộ (KSNB), nhưng báo cáo COSO 2004 lại khẳng định rằng việc này là một phần quan trọng trong quy trình đánh giá rủi ro Việc thiết lập mục tiêu được coi là điều kiện tiên quyết để nhận diện, đánh giá và phản ứng hiệu quả với các rủi ro.
Các mục tiêu được thiết lập ở cấp độ chiến lược, từ đó các đơn vị phát triển các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Các mục tiêu chiến lược là những mục tiêu quan trọng của đơn vị, phù hợp với sứ mạng đã được xác định Chúng thể hiện sự lựa chọn của nhà quản lý trong việc tạo ra giá trị cho các chủ sở hữu.
Các mục tiêu liên quan là những mục tiêu cụ thể hơn so với mục tiêu chiến lược, đảm bảo tính phù hợp với các mục tiêu đã được xác định Mặc dù sự đa dạng trong các mục tiêu của đơn vị là lớn, nhưng các mục tiêu liên quan thường tập trung vào hoạt động, báo cáo và tuân thủ Nội dung của các mục tiêu này tương đồng với các tiêu chí của Kiểm soát nội bộ (KSNB).
1.1.2.3 Nhận dạng sự tiềm tàng:
KSNB xác định sự tiềm tàng là những sự kiện có thể đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Theo COSO 2004, sự kiện tiềm tàng được xem là những yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu, không phân biệt giữa rủi ro và cơ hội COSO 2004 xem xét toàn bộ các tình huống để tối đa hóa giá trị tạo ra cho tất cả các kịch bản tương lai.
Sự kiện tiềm tàng là những biến cố phát sinh từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, có khả năng tác động đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Những sự kiện này có thể mang lại ảnh hưởng tích cực, tiêu cực hoặc cả hai, đòi hỏi sự chú ý và quản lý hiệu quả từ phía đơn vị.
Khi đánh giá các sự kiện tiềm tàng, cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Những yếu tố này bao gồm các yếu tố bên ngoài như môi trường kinh tế, môi trường tự nhiên, và các yếu tố chính trị, xã hội; cùng với các yếu tố bên trong như cơ sở vật chất, nhân sự và quy trình thực hiện của các phòng ban.
Sự tương tác giữa các sự kiện là điều thường thấy, khi các sự kiện liên quan đến đơn vị không xuất hiện độc lập Một sự kiện có thể gây ra hoặc ảnh hưởng đến sự kiện khác, và nhiều sự kiện có thể diễn ra đồng thời.
Cơ hội và rủi ro là hai khái niệm quan trọng mà các đơn vị cần phân biệt rõ Sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực đến mục tiêu của đơn vị Nếu tác động tiêu cực, đơn vị cần đánh giá rủi ro và có phản ứng phù hợp để giảm thiểu nguy cơ Ngược lại, nếu sự kiện mang lại tác động tích cực, đơn vị nên xem xét lại các chiến lược hiện tại để tận dụng tối đa cơ hội và tạo ra giá trị gia tăng.
Mọi tổ chức, bất kể quy mô hay cấu trúc, đều phải đối mặt với rủi ro từ cả yếu tố bên trong và bên ngoài Để kiểm soát và giảm thiểu rủi ro, cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa hiệu quả Nhà quản trị cần xác định rõ mục tiêu của tổ chức và từng bộ phận để đánh giá rủi ro chính xác Việc xây dựng các kế hoạch và chiến lược cụ thể sẽ giúp nhận diện và quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn.
Sau khi nhận diện rủi ro, nhà quản trị cần tiến hành phân tích và đánh giá tác động của rủi ro đó đến tổ chức, bao gồm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đề ra Từ những đánh giá này, nhà quản trị sẽ thiết lập các biện pháp kiểm soát nhằm giảm thiểu tối đa khả năng xảy ra rủi ro đã được xác định.
1.1.2.5 Phản ứng với rủi ro:
COSO 2004 đưa ra nhiều phương pháp phản ứng với rủi ro và khuyến nghị một quy trình để các tổ chức ứng phó hiệu quả Sau khi tiến hành đánh giá các rủi ro liên quan, tổ chức cần xác định các phương án phù hợp để đối phó với những rủi ro đó Các phương án phản ứng với rủi ro bao gồm nhiều chiến lược khác nhau nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động của đơn vị.
Lợi ích và sự cần thiết của hệ thống KSNB
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường gặp phải xung đột quyền lợi giữa chủ doanh nghiệp và người lao động, dẫn đến việc người lao động có thể tập trung vào lợi ích cá nhân, gây ra các hành vi vi phạm và gian lận, ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro này, kiểm soát nội bộ là cần thiết, giúp nhà quản trị phân quyền và ủy nhiệm cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học, thay vì chỉ dựa vào sự tin tưởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho một doanh nghiệp các lợi ích sau:
1.1.3.1 Xác định được mục tiêu, chiến lược hoạt động của một doanh nghiệp
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) theo báo cáo COSO 2004 không chỉ đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, mà còn giúp chủ doanh nghiệp xác định rõ ràng mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cho nhà quản trị xây dựng các chiến lược và kế hoạch cụ thể qua từng giai đoạn, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Xác định mục tiêu và chiến lược cụ thể là rất quan trọng cho doanh nghiệp Điều này giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tập trung vào các kế hoạch đã được lập ra, từ đó thực hiện các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1.1.3.2 Giảm thiểu được rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược
Những rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc sẽ tổn hại cho công ty
Giảm bớt những rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ 3 hoặc nhân viên công ty gây nên
Để giảm thiểu rủi ro vi phạm chính sách, pháp luật và quy trình kinh doanh của công ty, KSNB sẽ thiết lập các thủ tục và quy trình cụ thể, đồng thời thực hiện kiểm tra việc tuân thủ những quy định này.
1.1.3.3 Xây dựng được các biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro
KSNB sẽ áp dụng các phương pháp và chính sách hiệu quả nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Sự phát triển mạnh mẽ của một công ty thường đi kèm với nhiều rủi ro, khiến cho chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giám sát và quản lý những rủi ro này Do đó, kiểm soát nội bộ trở nên cần thiết và hữu ích hơn bao giờ hết, đặc biệt là đối với các công ty đại chúng, nơi có sự tách biệt rõ rệt giữa người quản lý và cổ đông Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ gia tăng sự tin tưởng của cổ đông vào công ty.
Doanh nghiệp thu hút nhà đầu tư không chỉ nhờ vào kết quả hoạt động tốt hiện tại mà còn ở chiến lược kinh doanh và khả năng giảm thiểu rủi ro Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh là yếu tố quan trọng của quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
1.1.3.4 Nâng cao hiệu quả hoạt động
Chính sách, thủ tục và quy trình của KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu gian lận và rủi ro, từ đó bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Đồng thời, việc xây dựng mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cụ thể sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
Giảm thiểu nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh là điều cần thiết, bởi vì những sai sót vô tình có thể gây thiệt hại lớn Các rủi ro này không chỉ làm chậm tiến độ kế hoạch mà còn dẫn đến tăng chi phí và giảm chất lượng sản phẩm.
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp
- Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của chuẩn mực của số liệu kế toán và báo cáo tài chính
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông là yếu tố then chốt trong việc xây dựng lòng tin, đặc biệt đối với các công ty đại chúng Việc đảm bảo quyền lợi này không chỉ giúp tăng cường sự minh bạch mà còn góp phần tạo dựng niềm tin vững chắc từ phía nhà đầu tư.
Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là việc phân công công việc cho nhân viên, mà là một quá trình toàn diện Nó bao gồm việc thiết lập các chính sách, quy trình và hoạt động cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hạn chế của hệ thống KSNB
Mặc dù các tổ chức đầu tư nhiều vào việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng hiệu quả của hệ thống này vẫn phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, đặc biệt là con người, đạo đức, trình độ, nhận thức và khả năng của từng cá nhân trong tổ chức Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ không thể hoàn toàn hiệu quả và vẫn tồn tại những hạn chế nhất định.
Gian lận của người quản lý có thể xảy ra ngay cả khi hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập hoàn hảo, vì hiệu quả của nó phụ thuộc vào năng lực và tính đáng tin cậy của nhân viên Khi muốn gian lận, người quản lý có thể sử dụng quyền lực để ép buộc nhân viên cấp dưới thực hiện theo ý đồ của mình, hoặc trực tiếp bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết, dẫn đến việc hệ thống kiểm soát nội bộ trở nên vô hiệu.
Chi phí xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng mà nhà quản trị cần xem xét Họ thường phải đối chiếu giữa chi phí thiết lập và vận hành hệ thống với lợi ích mà nó mang lại Nếu chi phí vượt quá lợi ích, nhà quản trị sẽ không áp dụng các thủ tục kiểm soát đó.
Năng lực và đạo đức của nhân viên là yếu tố quyết định đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức Dù hệ thống đã được xây dựng, nhưng nếu nhân viên có ý định gian lận, họ sẽ tìm ra những kẽ hở để thực hiện hành vi đó mà hệ thống không thể phát hiện Do đó, việc nâng cao năng lực và ý thức đạo đức của nhân viên là rất quan trọng để bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thường chỉ hiệu quả khi dựa trên các sai sót và gian lận mà nhà quản lý đã lường trước Tuy nhiên, nếu xuất hiện những sai sót không được dự đoán, khả năng hoạt động của hệ thống này sẽ bị suy giảm, dẫn đến việc không thể ngăn chặn các rủi ro tiềm ẩn.
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG KSNB CHO MỘT TỔ CHỨC
Thiết lập mục tiêu của tổ chức, của từng hoạt động trong tổ chức
Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp, việc xác định mục tiêu là điều cần thiết Lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu trong hoạt động kinh doanh, nhưng cách thực hiện mục tiêu này có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của từng ngành.
Mục tiêu chính của các doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định các mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn như 1 năm, 5 năm hay 10 năm Để đảm bảo hiệu quả, các mục tiêu cần được cụ thể hóa và lượng hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng đo lường kết quả thực hiện.
Mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm cả mục tiêu tài chính, như lợi nhuận và khả năng thanh toán, lẫn mục tiêu phi tài chính, bao gồm thị phần, thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp và các hoạt động nhân đạo.
Để xây dựng mục tiêu doanh nghiệp khả thi, cần căn cứ vào nguồn lực thực tế hiện có, bao gồm nhân lực, tài chính, thời gian và các nguồn lực khác.
Đánh giá rủi ro của tổ chức, hoạt động
Rủi ro luôn hiện hữu trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là rất cần thiết Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và nhận diện các rủi ro có thể cản trở quá trình thực hiện mục tiêu đó Nhận diện rủi ro là bước quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống KSNB.
Vì chung lại thì mục đích cuối cùng của hệ thống KSNB cũng làm giảm thiểu rủi ro có thể làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho tổ chức, việc đánh giá rủi ro doanh nghiệp là điều cần thiết Đánh giá này phải dựa trên các mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp, cũng như cho từng bộ phận và chức năng cụ thể Các loại rủi ro bao gồm rủi ro trong kinh doanh, rủi ro hoạt động và rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ pháp luật.
Rủi ro của đơn vị có thể là rủi ro tiềm tàng hoặc rủi ro kiểm soát
- Rủi ro tiềm tàng: Là rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
Rủi ro kiểm soát là những rủi ro vẫn tồn tại sau khi đã thực hiện các hoạt động kiểm soát cần thiết Để quản lý hiệu quả, cần đánh giá các rủi ro này, ước lượng khả năng ảnh hưởng của chúng và xây dựng các thủ tục nhằm hạn chế tối đa tác động của rủi ro đến quá trình đạt được mục tiêu của đơn vị.
Thiết lập thủ tục, nguyên tắc kiểm soát cụ thể là xây dựng quy trình cho từng phòng ban, từng bộ phận trong doanh nghiệp
Tùy thuộc vào đặc thù của từng ngành nghề và doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình, thủ tục và nguyên tắc kiểm soát là rất quan trọng để hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp Đối với phòng kế toán, các quy trình hoạt động và thủ tục kiểm soát cần được thiết lập cho từng phần hành cụ thể nhằm bảo vệ tài sản và đảm bảo hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật Đặc biệt, các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tính chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính, phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của đơn vị.
Thực hiện các hoạt động kiểm soát
Các chính sách và thủ tục đã được thiết lập giúp nhà quản trị thực hiện các hành động cần thiết để quản lý rủi ro đã được nhận diện, từ đó đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị.
Các hoạt động kiểm soát cụ thể gồm:
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc, cần phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên trong mỗi bộ phận Mỗi cá nhân không nên nắm giữ tất cả các chu trình của một nghiệp vụ như xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và kế toán Một số chức năng quan trọng phải được tách biệt và không được kiêm nhiệm để tránh xung đột lợi ích.
Hình 1: Các cặp chức năng bất kiêm nhiệm
Kiểm soát vật chất là một yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc sử dụng các thiết bị như máy tính tiền, camera và hệ thống POS để quản lý tài sản hiệu quả Công ty cần hạn chế quyền tiếp cận tài sản nhằm ngăn chặn lòng tham của cá nhân Để đảm bảo an toàn, việc kiểm kê tài sản định kỳ là cần thiết để phát hiện kịp thời những mất mát hoặc hư hỏng và có biện pháp xử lý thích hợp.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an toàn hệ thống Điều này bao gồm việc kiểm soát toàn bộ hệ thống thông tin, đảm bảo tính ổn định, kiểm soát truy cập, truyền tải dữ liệu, và lưu nhật ký sử dụng phần mềm để quy trách nhiệm đúng người khi cần thiết Bên cạnh đó, cần thực hiện kiểm soát đối với từng ứng dụng cụ thể thông qua việc ủy quyền, xét duyệt và quản lý chứng từ sổ sách.
Ủy quyền trong lĩnh vực bất động sản bao gồm việc áp dụng các chính sách cụ thể như chính sách ưu đãi, chính sách bán chịu và chính sách hỗ trợ khách hàng khi mua nhà Những chính sách này không chỉ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho người mua mà còn thúc đẩy sự phát triển của thị trường.
- Kiểm soát chứng từ, sổ sách như biểu mẫu đầy đủ, dễ hiểu; đánh số trước và liên lục, giáp lai, đánh dấu, luân chuyển chứng từ…
Kiểm tra độc lập việc thực hiện là cần thiết để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Công việc này có thể được thực hiện bởi Ban giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền.
Phân tích rà soát việc thực hiện là một công tác quan trọng nhằm phát hiện những biến động bất thường, xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời Công việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo sự ổn định trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
Bảo quản tài sản & Kế toán
Phê chuẩn nghiệp vụ & Bảo quản tài sản
Thực hiện nghiệp vụ & Kế toán
Việc viết và sử dụng chương trình bao gồm các biện pháp như thực hiện đối chiếu định kỳ, tổng hợp và chi tiết hóa thông tin, so sánh giữa thực tế và kế hoạch, cũng như phân tích kết quả của kỳ này với kỳ trước.
Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông trong công ty được thiết lập để mọi thành viên dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin Điều này đặc biệt quan trọng trong việc truyền đạt thông tin từ lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại Trong bối cảnh phát triển công nghệ hiện nay, hoạt động thông tin truyền thông được hỗ trợ mạnh mẽ từ máy tính và hệ thống mạng, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong tổ chức.
Để xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho một tổ chức, cần thực hiện các bước cơ bản phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp Việc thiết lập hệ thống KSNB cụ thể cho từng doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu những hạn chế tồn tại trong hệ thống.
Giám sát
Đánh giá chất lượng các hoạt động kiểm soát là cần thiết để đưa ra điều chỉnh kịp thời và phù hợp Công tác giám sát có thể diễn ra thường xuyên thông qua việc tiếp nhận thông tin góp ý, giám sát quá trình xử lý nghiệp vụ, hoặc xem xét các báo cáo Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thực hiện giám sát định kỳ như kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập để đảm bảo hiệu quả trong quản lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) thường bao gồm nhiều thành phần, nhưng cần linh hoạt điều chỉnh theo loại hình và từng bộ phận của công ty để đạt hiệu quả cao nhất Việc xây dựng KSNB phải phù hợp với thực tế doanh nghiệp, giúp quản trị viên kiểm soát hoạt động toàn doanh nghiệp một cách hiệu quả Các bước xây dựng hệ thống KSNB có thể được tóm tắt theo trình tự cụ thể để dễ dàng thực hiện.
Sơ đồ 1: Các bước xây dựng hệ thống KSNB cho một tổ chức
Mục tiêu doanh nghiệp Đánh giá rủi ro toàn doanh nghiệp, phòng
Các thủ tục, nguyên tắc, quy trình kiểm soát rủi ro
Giám sát hệ thống KSNB
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Công ty bất động sản
Công ty bất động sản (BĐS) là doanh nghiệp chuyên kinh doanh quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây, đặc biệt tại các thành phố lớn với dân cư đông đúc và diện tích đất hạn chế Công ty đầu tư BĐS sử dụng vốn để tạo ra tài sản, nhằm bán, khai thác, cho thuê và đầu tư, với mục tiêu sinh lời và mang lại lợi ích cho xã hội Đây là lĩnh vực đầu tư đặc thù, có những quy định cụ thể từ nhà nước, với nhiều đặc điểm riêng biệt trong hoạt động đầu tư.
- Phương tiện đầu tư: vốn bằng tiền, loại tài sản, bí quyết kinh doanh, công nghệ, dịch vụ…
Thời gian đầu tư là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu thực hiện dự án cho đến khi kết thúc các hoạt động liên quan Thời gian này còn được gọi là đời sống kinh tế của dự án, phản ánh chu kỳ hoạt động và hiệu quả kinh tế mà dự án mang lại.
- Nguồn vốn thực hiện một dự án thường rất lớn
- Là ngành chịu ảnh hưởng rất lớn từ các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước.
Sự cần thiết ứng dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty bất động sản
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản bao gồm các cơ chế, chính sách và quy trình được thiết lập theo quy định pháp luật nhằm ngăn ngừa rủi ro và phát hiện kịp thời các hành vi gian lận Hệ thống này cũng cung cấp thông tin chính xác để hỗ trợ quyết định quản lý, đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra và tính chính xác của báo cáo tài chính.
Kiểm soát nội bộ thường được thực hiện bởi các thành viên trong ban kiểm soát, nhằm kiểm tra việc thực hiện công việc của từng nhân viên trong đơn vị Các hoạt động này dựa trên quy trình đã được xây dựng và phê duyệt bởi ban giám đốc.
Công việc kiểm soát mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bất động sản, đặc biệt là các công ty niêm yết Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp tạo niềm tin từ các nhà đầu tư Hơn nữa, kiểm soát nội bộ còn đảm bảo an toàn cho tài sản và hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp.
Công ty bất động sản, giống như các doanh nghiệp khác, luôn đối mặt với rủi ro trong hoạt động Kiểm soát nội bộ là yếu tố thiết yếu cho cả doanh nghiệp nhỏ và lớn, giúp nhà quản trị hoạch định mục tiêu và chiến lược hiệu quả Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hỗ trợ nhận diện các rủi ro, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đại chúng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản, với quy trình và thủ tục được thiết lập chặt chẽ từ đầu, sẽ đảm bảo hoạt động an toàn, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Bất động sản hiện đang thu hút sự quan tâm mạnh mẽ từ các nhà đầu tư nước ngoài Để nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập, việc các nhà quản trị trong lĩnh vực bất động sản nghiên cứu và xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là rất cần thiết và hợp lý.
Nghiên cứu lý thuyết kiểm soát nội bộ cho thấy tầm quan trọng và tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức Các bước xây dựng hệ thống này không chỉ giúp đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý mà còn nâng cao khả năng phát hiện và ngăn chặn rủi ro.
Hiện nay, tại Việt Nam, đặc biệt là trong ngành bất động sản tại Tp HCM, kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa được đánh giá đúng mức độ quan trọng của nó Các nhà quản trị vẫn chưa chú trọng và áp dụng KSNB vào công tác quản lý doanh nghiệp Nghiên cứu lý thuyết về KSNB và các bước xây dựng hệ thống KSNB sẽ giúp tác giả hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản, từ đó áp dụng vào thực tiễn để phát triển hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp trong ngành bất động sản tại Tp HCM.
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp, trước hết cần hiểu rõ đặc trưng của ngành và từng doanh nghiệp cụ thể Việc nắm bắt thực trạng chung của ngành tại thời điểm xây dựng hệ thống là rất quan trọng, cùng với việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động Từ đó, có thể thiết lập các thủ tục và quy trình phù hợp với thực tế, mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý.
Dựa trên các nghiên cứu lý thuyết về kiểm soát nội bộ (KSNB) từ chương 1, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các công ty bất động sản (BĐS) ở Thành phố Hồ Chí Minh trong chương 2.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY
BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của một tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa gian lận và hạn chế tổn thất vật chất Đồng thời, nó cũng hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quản trị, nâng cao hiệu quả hoạt động Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc áp dụng các hệ thống quản lý như Hệ thống quản lý chất lượng (Total Quality Management) là rất cần thiết để tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và các phương pháp đảm bảo chất lượng như Kiểm soát chất lượng (QA) và Kiểm tra chất lượng (QC) thường được áp dụng để nâng cao hiệu quả sản xuất Tuy nhiên, đối với các công ty bất động sản, việc áp dụng các hệ thống này gặp khó khăn do đặc thù riêng của ngành Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành giải pháp phù hợp, giúp các doanh nghiệp bất động sản quản lý hiệu quả và hướng tới tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế (ISO).
Trước khi xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) cho doanh nghiệp trong ngành bất động sản, cần nắm rõ các đặc điểm riêng của ngành và tình hình kiểm soát hiện tại mà các doanh nghiệp đang áp dụng.
2.1 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN TẠI ĐỊA BÀN TP HCM
Giai đoạn trước 2006, thị trường bất động sản Việt Nam trải qua sự chuyển mình từ trầm lắng đến đóng băng, với nhiều chuyên gia nhận định đây là thời kỳ tiêu điều Nguyên nhân chủ yếu liên quan đến công tác quản lý và cơ chế chính sách không ổn định, khi thì quá thắt chặt, khi thì buông lỏng Trong những năm đầu thế kỷ XXI, các nhà đầu tư đã có cơ hội thu lợi lớn từ các dự án được Nhà nước giao đất để phát triển hạ tầng và nhà ở Tuy nhiên, sự điều tiết về giá trị chênh lệch tiền sử dụng đất của Nhà nước không kịp thời đã dẫn đến những biến động Sau đó, Nhà nước đã thực hiện nhiều cơ chế chính sách, nổi bật là Nghị định nhằm khắc phục tình hình.
Nghị định 181 đã góp phần điều chỉnh hoạt động tự phát và tự do của thị trường bất động sản, giúp dần đưa thị trường này vào khuôn khổ hoạt động có tổ chức và quy định rõ ràng.
Sơ đồ 2: Hoạt động của các Công ty bất động sản
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN
DỰ ÁN 2 DỰ ÁN … ĐỀN BÙ THEO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐẤT
Sở tài nguyên môi trường Tp HCM
Trình tự hợp tác đầu tư từ khâu khởi đầu đến khi hoàn thành và cấp sổ hồng cho nhà đầu tư được minh họa rõ ràng qua sơ đồ Các bước chi tiết trong quy trình này bao gồm:
Phòng dự án căn cứ vào bản đồ quy hoạch của Sở Tài Nguyên và Môi Trường để soạn thảo văn bản gửi UBND thành phố, nhằm xin chấp thuận địa điểm cho các dự án đầu tư 1 và 2.
Phòng đền bù sẽ dựa vào văn bản chấp thuận địa điểm để tiến hành bồi thường theo diện tích đã được phê duyệt Đồng thời, phòng cũng sẽ thực hiện các nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và tiền sử dụng đất thay cho người dân.
(3) Giai đoạn này công ty BĐS thường hợp tác với các đối tác để thực hiện dự án do chi phí đền bù thường rất lớn
(4) Phòng kỹ thuật: Thiết kế cơ sở hạ tầng, phân lô, phân nền cho từng dự án và trình Sở tài nguyên xin phê duyệt 1/500
(5) Thực hiện xây dựng gồm san lấp; cơ sở hạ tầng (đường, vỉa hè, cây xanh, điện nước…)
Sau khi hoàn tất giai đoạn này, công ty có khả năng ký kết hợp đồng góp vốn đầu tư với khách hàng, chiếm 75% giá trị sản phẩm Đây là một hình thức hợp tác đầu tư phổ biến mà nhiều công ty hiện nay đang áp dụng.
(7) Xây dựng nhà: nhà phố, biệt thự song lập, biệt thự đơn lập
(8) Ra sổ đỏ và hợp đồng bán sản phẩm chính thức.
Đặc điểm của công ty thuộc ngành bất động sản tại Tp HCM
2.2.2.1 Các quy định pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty BĐS
Ngành bất động sản tại TP HCM và Việt Nam còn khá mới mẻ, chỉ phát triển mạnh mẽ trong hơn một thập niên qua, dẫn đến nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, nhà đầu tư và chính quyền trong quá trình hoạt động và quản lý Các chủ đầu tư thường gặp bối rối trong việc tuân thủ các quy định pháp luật, trong khi chính sách nhà nước lại thiếu tính ổn định và thường xuyên thay đổi, gây khó khăn cho doanh nghiệp và nhà đầu tư Quy định pháp lý có tác động lớn đến chính sách, chiến lược và hiệu quả hoạt động của các công ty bất động sản Để làm rõ vấn đề này, tác giả sẽ trình bày một số quy định điển hình ảnh hưởng đến chính sách và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp bất động sản trong thời gian qua.
- Luật đất đai năm 2003: Cấm phân lô bán nền
- Nghị định 181/2004/NĐ-CP thi hành luật đất đai
- Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 05 năm 2007: quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất
Nghị định 69/2009/NĐ-CP ngày 13 tháng 08 năm 2009 quy định rằng giá đất để tính thu tiền sử dụng đất phải được xác định dựa trên giá chuyển nhượng quyền sử dụng đất thực tế trên thị trường trong điều kiện bình thường.
Luật kinh doanh bất động sản, Nghị định 71 và Thông tư 16 quy định về việc ứng tiền trước khi mua bất động sản, cho phép người bán huy động vốn thông qua hình thức đặt cọc, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong ngành Tuy nhiên, cũng tồn tại nhiều quy định hạn chế sự phát triển của lĩnh vực này, như giới hạn hợp đồng góp vốn, cấm bán nền và yêu cầu giao dịch phải thực hiện qua sàn giao dịch bất động sản, cùng với nhiều quy định khác.
Chu kỳ kinh doanh bất động sản thường kéo dài từ giai đoạn xin dự án cho đến khi hoàn thành Sự thay đổi chính sách và quy định từ Nhà nước có ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong ngành này.
2.2.2.2 Các phòng ban và chức năng nhiệm vụ cơ bản
Cơ cấu tổ chức bộ phận trong các doanh nghiệp bất động sản (BĐS) có sự khác biệt tùy thuộc vào quy mô của từng công ty Qua khảo sát thực tế, có thể thấy rằng hầu hết các công ty BĐS thường được tổ chức theo một mô hình chung, phản ánh sự phân chia phòng ban phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của họ.
Sơ đồ 3: các phòng ban:
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: a Ban giám đốc
- Thực hiện công tác đối ngoại
- Lập và quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty
- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tư của công ty
- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên
- Phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm
- Quyết định toàn bộ giá cả đầu vào, ra của doanh nghiệp
- Quyết định ngân sách hoạt động các phòng ban, giai đoạn cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt
- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính
P DỰ ÁN P KỸ THUẬT P KẾ TOÁN P ĐỀN BÙ
- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.(có thể thông qua hệ thống kiểm soát - đối với doanh nghiệp niêm yết) b Phòng dự án
- Lập dự án đầu tư cho từng dự án bao gồm dự án tiền khả thi, khả thi hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, điều hành toàn bộ các dự án của Công ty
- Lập hồ sơ pháp lý xin phê duyệt dự án
Phối hợp với Phòng kỹ thuật để đề xuất các vấn đề liên quan đến đầu tư và xây dựng các công trình mới, cũng như cải tạo những công trình đã có.
Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán để lập tiến độ nhu cầu vốn cho các dự án, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt, đảm bảo thanh toán đúng tiến độ cho từng dự án.
Phòng đền bù, pháp lý là bộ phận quan trọng nhất trong doanh nghiệp bất động sản, có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu liên quan đến các dự án của công ty.
- Thăm dò giá cả từng khu đất trong dự án và các dự án lân cận
- Lập kế hoạch, phương án đền bù cho dự án được chấp thuận địa điểm đầu tư
- Thực hiện thỏa thuận đền bù theo đúng diện tích đã được phê duyệt
- Giải quyết tranh chấp đối với những hồ sơ có vướng mắc thay cho người dân
- Hoàn thiện thủ tục pháp lý cho từng thửa đất để tiến hành đền bù
Cập nhật các quy định mới và thủ tục pháp lý trong lĩnh vực bất động sản là cần thiết để hướng dẫn các phòng ban thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành Phòng kỹ thuật sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định này.
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác thiết kế quy hoạch tổng thể, 1/500 của các dự án
Theo dõi, đôn đốc và giám sát quá trình khảo sát, thiết kế và thi công các công trình thuộc dự án là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần thẩm định các công việc này trước khi trình lên Tổng giám đốc công ty để được phê duyệt theo quy định.
Chuẩn bị hồ sơ cần thiết và hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục liên quan đến thiết kế, xây dựng và hoàn công, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ cho đến khi nhận được sổ đỏ.
- Theo dõi và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về chất lượng của các công trình, dự án e Phòng Sale & marketing
- Lên kế hoạch cụ thể cho việc quảng bá sản phẩm của các dự án
- Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện
- Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống sàn giao dịch BĐS
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kỹ thuật nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ chất lượng nhất cho Khách hàng
- Theo dõi thông tin khách hàng f Phòng kế toán
- Quản lý tài chính – Kế toán cho công ty
- Tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính
- Thực hiện toàn bộ công việc kế toán của công ty như: kế toán các phần hành, kế toán dự án, kế toán đơn vị cơ sở …
- Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty
- Đảm bảo an toàn sài sản của công ty về mặt giá trị
- Tính toán, cân đối tài chính cho công ty nhằm đảm bảo an toàn về mặt tài chính trong hoạt động kinh doanh
- Kết hợp với phòng quản trị thực hiện công tác kiểm kê tài sản trong toàn công ty g Phòng hành chánh nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa ban giám đốc và Người lao động trong công ty
Mục đích của khảo sát các phòng ban là nhằm hỗ trợ tác giả trong việc xây dựng quy trình và thiết lập thủ tục cần thiết cho hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp Trong khuôn khổ đề tài, tác giả chỉ tập trung vào việc xây dựng quy trình và thủ tục cho những phòng ban cơ bản đã được trình bày trước đó.
2.2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động ngành BĐS
Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình hoạt động và đặc điểm riêng, chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố của nhà quản lý, ban giám đốc và chủ doanh nghiệp Qua khảo sát tại một số doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy sự đa dạng trong cách thức vận hành và quản lý.
Tp HCM có thể tóm lược những điểm chung và riêng có về công ty bất động sản như sau:
Các dự án bất động sản thường yêu cầu một khoản vốn lớn, do đó, các công ty thường không thể tự thực hiện dự án một cách độc lập Thay vào đó, việc thực hiện các dự án thường diễn ra thông qua hình thức hợp tác đầu tư giữa các công ty, ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính mạnh Đặc biệt, hợp tác trực tiếp với người mua và sở hữu sản phẩm của công ty thông qua hợp đồng góp vốn đầu tư là một phương thức quan trọng để huy động vốn cho dự án.
Sản phẩm trong ngành này có giá trị vượt trội so với các ngành khác, thu hút sự quan tâm của nhà đầu tư và người mua Họ có thể tham gia góp vốn ngay từ giai đoạn đầu của quá trình tạo ra sản phẩm Hợp đồng góp vốn được xem như hợp đồng mua nhà sản phẩm hình thành trong tương lai.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM
Mục đích và phương pháp khảo sát
Mục đích của khảo sát là đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp, từ đó đưa ra nhận xét và xây dựng một hệ thống KSNB chung cho ngành bất động sản.
Khảo sát giúp tác giả đánh giá mức độ áp dụng Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp, đồng thời phản ánh sự quan tâm và nhận thức của nhà quản trị về tầm quan trọng của KSNB trong quản lý doanh nghiệp.
Bảng câu hỏi không chỉ giúp khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về mô hình hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành bất động sản (BĐS) Qua đó, tác giả có thể hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với thực tiễn của ngành, từ đó nâng cao tính thiết thực của đề tài nghiên cứu.
Để đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) và thiết lập quy trình cho hệ thống KSNB tại các công ty bất động sản ở Tp Hồ Chí Minh, tác giả đã gửi phiếu khảo sát đến một số công ty trong lĩnh vực này Khảo sát chủ yếu được thực hiện với nhân viên từ phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Bảng câu hỏi được thiết kế nhằm khảo sát việc sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các nhà quản trị công ty bất động sản tại Tp HCM Nghiên cứu sẽ đánh giá xem liệu các công ty này có tuân thủ quy trình và thủ tục trong việc áp dụng KSNB hay không, cũng như hiệu quả mà hệ thống này mang lại trong công tác quản trị.
Bảng câu hỏi khảo sát thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các công ty bất động sản tại TP HCM được trình bày chi tiết trong phụ lục 1, trang 9 Kết quả khảo sát này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại của KSNB trong lĩnh vực bất động sản tại khu vực này.
Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty bất động sản
2.3.2.1 Đánh giá chung về những tồn tại của hệ thống KSNB trong các công ty BĐS
Nghiên cứu cho thấy, các doanh nghiệp bất động sản tại Tp HCM đang nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động, tuy nhiên, hầu hết nhà quản lý chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản lý doanh nghiệp Việc thiếu quy định, định hướng và hướng dẫn cụ thể từ Nhà nước đã dẫn đến tình trạng các công ty chưa xây dựng hệ thống KSNB hoàn chỉnh Mặc dù một số phòng ban đã có quy trình thực hiện, nhưng chúng vẫn chưa được ghi thành văn bản.
Một số công ty, đặc biệt là các công ty niêm yết, bắt buộc phải có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), tuy nhiên hệ thống này vẫn chưa phát huy hiệu quả tối đa Hơn nữa, Ban giám đốc nhiều công ty chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của KSNB trong quản lý doanh nghiệp.
Trong hai thập niên qua, sự đổi mới và hoàn thiện các chủ trương chính sách của Nhà nước đã thúc đẩy sự phát triển của ngành bất động sản, giúp doanh nghiệp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và tăng cường quản lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Nhiều doanh nghiệp bất động sản hiện nay chỉ chú trọng đến các rủi ro tuân thủ mà chưa quan tâm đúng mức đến việc xác định, đánh giá và đo lường các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh của họ Việc này có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhiều công ty hiện nay chưa được xây dựng đầy đủ bằng văn bản, với hơn 50% trong số các công ty được khảo sát không có quy định và quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng Công tác kiểm soát nội bộ chủ yếu mang tính hình thức, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp bắt buộc phải có hệ thống này, nhưng hệ thống vẫn chưa hoạt động đúng chức năng và nhiệm vụ của một hệ thống kiểm soát nội bộ thực thụ.
Sự tồn tại của vấn đề trong ngành bất động sản (BĐS) tại Việt Nam, đặc biệt là tại TP HCM, xuất phát từ việc nhà quản lý và nhân viên chưa được đào tạo chuyên sâu về kiểm soát nội bộ (KSNB) Với đặc thù thời gian hoàn thành kéo dài, nhiều công ty BĐS chưa xây dựng được các chiến lược dài hạn phù hợp, dẫn đến tình trạng kinh doanh mang tính đầu cơ cao và chưa đạt hiệu quả thực sự Hơn nữa, các công ty thường tập trung vào việc kiểm tra sai sót sau khi hoàn thành công việc, thay vì chủ động đưa ra các giải pháp và thủ tục kiểm soát để hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.
Dữ liệu kế toán và báo cáo tài chính chủ yếu phụ thuộc vào kiểm toán độc lập Các công ty thường lựa chọn kiểm toán độc lập để đảm bảo tính chính xác của số liệu trong báo cáo tài chính Tuy nhiên, các công ty bất động sản vẫn chưa chú trọng đến kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ.
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp không niêm yết, chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) Trong khi doanh nghiệp niêm yết có ban kiểm soát, chức năng của ban này vẫn chưa được thực hiện đầy đủ, dẫn đến nhiều bất cập trong hệ thống KSNB tại các công ty bất động sản ở Tp HCM.
2.3.2.2 Đánh giá theo từng bộ phận của kiểm soát nội bộ (Xem kết quả khảo sát thực trạng KSNB Phụ lục 2 – Trang 9/PL )
Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các nhà quản trị trong lĩnh vực bất động sản tại Tp HCM quan tâm đến tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên Sự phân bổ nhân sự và trách nhiệm trong các công ty được thực hiện hợp lý Tuy nhiên, vẫn còn một số doanh nghiệp chưa chú trọng đầy đủ đến giá trị đạo đức và phúc lợi cho nhân viên.
Hầu hết các quyết định quan trọng trong doanh nghiệp đều được Hội đồng Quản trị (HĐQT) và Ban Giám đốc (BGĐ) thông qua các cuộc họp để thống nhất ý kiến Các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp theo triết lý riêng, tạo ra một môi trường kiểm soát tốt Điều này tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng một hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) hiệu quả cho doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp
Kết quả khảo sát cho thấy rằng nhiều công ty nhỏ, chưa niêm yết và công ty tư nhân chưa xây dựng mục tiêu, chiến lược và kế hoạch hoạt động Hoạt động nhận dạng và đánh giá rủi ro chủ yếu chỉ được thực hiện bởi các công ty niêm yết, trong khi các công ty còn lại chưa nhận thức được tầm quan trọng của quy trình này.
Tất cả các doanh nghiệp tham gia khảo sát đều nhất trí rằng sự thay đổi chính sách trong ngành bất động sản là vấn đề quan trọng đối với cả nhà quản trị và bộ phận kế toán Thực tế cho thấy, những thay đổi này có ảnh hưởng sâu rộng đến mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận dạng rủi ro là bước quan trọng để doanh nghiệp đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của mình Tuy nhiên, theo khảo sát, nhiều doanh nghiệp bất động sản chưa thực hiện quy trình này một cách thường xuyên, dẫn đến việc thiếu chú trọng trong việc phân tích và đánh giá rủi ro.
Các sự kiện tiềm tàng thường không được các bộ phận cấp dưới đánh giá đầy đủ do nhà quản lý doanh nghiệp BĐS vừa là người điều hành, vừa là doanh nhân, dẫn đến sự tập quyền cao và ít phân quyền cho cấp dưới Hệ quả là nhân viên chỉ tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn mà không tham gia vào quá trình quản lý doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp lớn đã cố gắng định lượng tác động của rủi ro, nhưng vẫn chưa đạt được độ chính xác cần thiết do thiếu các công cụ hỗ trợ Việc đánh giá rủi ro không chính xác và không kịp thời đã dẫn đến việc doanh nghiệp không xây dựng được các biện pháp ứng phó hiệu quả Do đó, để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động, các doanh nghiệp cần cải thiện quy trình đánh giá rủi ro và đầu tư vào các công cụ hỗ trợ phù hợp.
Hoạt động kiểm soát vật chất
Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của các công ty bất động sản trên địa bàn Tp HCM hiện nay
Thông qua việc gửi bảng câu hỏi khảo sát, trao đổi trực tiếp và kinh nghiệm thực tế tại doanh nghiệp, tác giả đã nhận diện nguyên nhân gây ra rủi ro trong ngành bất động sản tại Tp HCM Đây là bước quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho tổ chức Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với rủi ro, ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu Bộ phận kiểm soát cần phân tích và nhận diện các rủi ro này để thiết lập các thủ tục nhằm giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro, từ đó giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Để nhận diện và phân tích các nguyên nhân rủi ro trong doanh nghiệp bất động sản tại Tp HCM, cần xác định rõ các yếu tố gây rủi ro, ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.
Dựa vào nguồn gốc phát sinh có thể chia rủi ro các doanh nghiệp bất động sản làm 3 loại:
2.3.3.1 Rủi ro kinh doanh (rủi ro xuất phát từ môi trường bên ngoài) Đây là rủi ro mà doanh nghiệp rất khó kiểm soát vì nó xuất phát từ bên ngoài
Rủi ro khách quan có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp bất động sản Việc nhận diện những rủi ro này giúp doanh nghiệp áp dụng các biện pháp giảm thiểu tác động tiêu cực đến quá trình hoạt động Các yếu tố bên ngoài như chính trị, môi trường cạnh tranh, thay đổi pháp lý và thị trường tiền tệ, bao gồm chính sách tiền tệ của nhà nước, lãi suất và tỷ giá hối đoái, có thể gây ra rủi ro kinh doanh cho công ty BĐS Một trong những nhóm rủi ro quan trọng là rủi ro từ môi trường vĩ mô.
Rủi ro xuất phát từ nền kinh tế ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp bất động sản (BĐS) Lạm phát dẫn đến việc thắt chặt tín dụng, đặc biệt tại Tp HCM, nơi chứng khoán và BĐS là những lĩnh vực đầu tiên chịu tác động Ngoài ra, nếu thu nhập của người dân giảm, họ sẽ phải ưu tiên chi tiêu cho nhu cầu thiết yếu thay vì đầu tư vào BĐS Lãi suất cao cũng là một rủi ro lớn, vì chi phí vay vốn cho các dự án BĐS thường rất lớn và kéo dài, ảnh hưởng đến khả năng thực hiện dự án Cuối cùng, chu kỳ suy thoái kinh tế thường khiến thị trường BĐS trở nên đóng băng và hoạt động kém hiệu quả.
Rủi ro chính trị trong ngành bất động sản bao gồm sự thay đổi chính sách của nhà nước, ảnh hưởng đến hoạt động đầu tư và phát triển Những thay đổi trong pháp luật, như luật thuế liên quan đến thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản và luật đất đai, có thể tạo ra những bất lợi cho các nhà đầu tư Bên cạnh đó, chính sách khuyến khích đầu tư vào nhà ở thu nhập thấp cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững trong lĩnh vực này.
Rủi ro từ xã hội trong lĩnh vực bất động sản (BĐS) tại TP HCM đang gia tăng, đặc biệt trong giai đoạn "sốt đất" khi đầu tư BĐS trở thành xu hướng phổ biến Nguồn vốn đổ dồn vào BĐS đã dẫn đến việc hình thành bong bóng, tạo ra một môi trường đầu tư đầy nhạy cảm và rủi ro cho các công ty và nhà đầu tư, vì không ai có thể dự đoán thời điểm bong bóng sẽ vỡ Thói quen của người dân cũng góp phần vào rủi ro này; cụ thể, người dân TP HCM và Việt Nam thường ưa chuộng việc sở hữu nhà riêng thay vì căn hộ, điều này tạo ra áp lực cho thị trường BĐS.
Sự ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý của các công ty bất động sản (BĐS) là yếu tố then chốt để duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường ngày càng chuyên nghiệp, đặc biệt là trước sự xuất hiện của các doanh nghiệp trong nước và quốc tế Việc áp dụng các cách quản lý mới không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh Bên cạnh đó, các kênh tiếp cận khách hàng và phân phối sản phẩm cũng cần được tối ưu hóa, bởi với sự gia tăng doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực BĐS, việc không có chiến lược tiếp cận và phân phối hiệu quả sẽ đặt các công ty vào nguy cơ bị loại khỏi thị trường Rủi ro từ môi trường vi mô cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Rủi ro từ đối thủ cạnh tranh trong ngành bất động sản bao gồm số lượng sản phẩm, chất lượng và vị trí dự án Thương hiệu của đối thủ cũng có thể ảnh hưởng đến công ty Khi cùng một sản phẩm được ra mắt tại cùng một vị trí, doanh nghiệp có thương hiệu kém nổi bật sẽ gặp rủi ro lớn hơn Do đó, các doanh nghiệp chưa khẳng định được thương hiệu cần nghiên cứu thời điểm thích hợp để tung sản phẩm ra thị trường, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và thu hồi vốn nhanh nhất, giảm thiểu chi phí sử dụng vốn cho dự án.
- Khách hàng: Khách hàng là người mua nhà ở thực sự, khách hàng là nhà đầu tư (tổ chức, cá nhân)
- Đối tác: nhà thầu, ngân hàng, nhà cung cấp vật tư, dịch vụ…
Nhận diện nguyên nhân gây rủi ro kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản là rất quan trọng, giúp nhà quản trị xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Điều này cho phép họ đề ra các thủ tục và giải pháp nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro đến hoạt động doanh nghiệp.
2.3.3.2 Rủi ro hoạt động (rủi ro xuất phát từ hoạt động bên trong)
Trong 3 loại rủi ro thì rủi ro hoạt động nhiều nhất, khả năng xảy ra là chắc chắn với cường độ cũng nhiều hơn 2 loại rủi ro còn lại Rủi ro này xuất phát từ chính trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bất động sản
Rủi ro trong quản lý có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm đạo đức và năng lực của nhà quản trị, sự cố tình làm sai hoặc thiếu kinh nghiệm của nhân viên quản lý, cũng như những vấn đề liên quan đến đạo đức, năng lực và việc trả lương không đúng của nhân viên thực hiện Những yếu tố này có thể dẫn đến vi phạm quy chế và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc.
Rủi ro hoạt động phát sinh từ sự thiếu hiệu quả trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm quy trình thủ tục không hợp lý và hạn chế về năng lực của cán bộ kiểm soát, hoặc thậm chí là việc không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào.
- Rủi ro vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội qui của doanh nghiệp, cam kết của doanh nghiệp đối với bên ngoài
Trong quá trình hình thành và sử dụng tài sản, doanh nghiệp bất động sản thường gặp phải nhiều rủi ro liên quan đến tài sản và nguồn lực như mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng và phá hoại Những rủi ro này đặc biệt nổi bật trong giai đoạn thiết kế và thi công các công trình, dự án.
Rủi ro trong hoạt động doanh nghiệp có thể phát sinh khi các chính sách của công ty, như chính sách quảng cáo, giá cả và đơn giá xây dựng, không được thiết lập phù hợp.
2.3.3.3 Rủi ro tuân thủ (rủi ro xuất phát từ việc tuân thủ pháp luật)
Rủi ro này xuất phát từ việc nhân viên thiếu hụt kiến thức và năng lực, dẫn đến việc không cập nhật thông tin, không nắm bắt và hiểu rõ các quy định pháp luật cần thiết để thực hiện công việc đúng theo trách nhiệm của mình.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004
Kiểm soát hoạt động toàn tổ chức
Để đảm bảo hiệu quả kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bất động sản, nhà quản trị cần xây dựng nguyên tắc và quy định rõ ràng cho các phòng ban Phòng hành chánh nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban giám đốc, giúp kiểm soát hoạt động của toàn bộ tổ chức Việc thực hiện các vấn đề này sẽ giúp nhà quản trị duy trì sự ổn định và phát triển bền vững cho công ty.
Trong công ty, việc phân nhóm và phân cấp rõ ràng là rất quan trọng, bởi nó liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân Điều này giúp nhà quản trị kiểm soát doanh nghiệp hiệu quả hơn Khi trao quyền cho một cá nhân, cần phải gắn liền với trách nhiệm để họ hiểu rõ quyền hạn của mình và ai là người mà họ phải chịu trách nhiệm Người lãnh đạo cũng cần xác định mức độ sử dụng nhân viên để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Để đạt được mục tiêu chung của công ty, cần xác định rõ mục tiêu chiến lược cụ thể cho từng giai đoạn và lập kế hoạch hoạt động chi tiết Các phòng ban phải được phân công công việc rõ ràng và yêu cầu lập kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn, đảm bảo mọi kế hoạch đều hướng đến mục tiêu chung của công ty.
Để kiểm soát hiệu quả và tránh tình trạng chồng chéo, công tác kiểm soát toàn công ty thường được thực hiện theo chiều dọc từ cấp trên xuống Các công việc sẽ được báo cáo bằng văn bản tới cấp quản lý trực tiếp.
Có thể tóm lược kiểm soát hoạt động toàn công ty như sau:
Hình 3: Quy trình kiểm soát và phân chia trách nhiệm toàn công ty
Ban giám đốc sẽ thiết lập mục tiêu cho đơn vị và xây dựng chiến lược ngắn hạn, dài hạn cụ thể để đạt được những mục tiêu đó Từ những chiến lược này, các công việc của từng bộ phận sẽ được xác định và giao nhiệm vụ cho các trưởng bộ phận Việc giao nhiệm vụ cần được thực hiện bằng văn bản và có giấy ủy quyền (nếu cần) để phân chia trách nhiệm một cách rõ ràng và cụ thể.
Trưởng bộ phận sẽ lập kế hoạch chi tiết sau khi nhận nhiệm vụ, đồng thời phối hợp với trưởng nhóm và nhân viên thực hiện Phiếu giao việc sẽ được sử dụng để ghi rõ các thông tin cần thiết như công việc, quyền hạn, trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.
(3) Nhân viên là người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ thông qua sự quản lý trực tiếp của trưởng nhóm, trưởng bộ phận
(4) Ban kiểm soát lập ra các thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng phòng ban nhằm kiểm soát hoạt động của toàn công ty
Tùy thuộc vào từng phòng ban cụ thể, các rủi ro sẽ được xác định và thủ tục kiểm soát sẽ được thiết lập để giảm thiểu tối đa những rủi ro này, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn công ty.
Các thủ tục kiểm soát cần được quy định rõ ràng bằng văn bản và thông báo cụ thể từ cấp quản lý đến nhân viên thực hiện Để nâng cao hiệu quả kiểm soát, ban giám đốc cần kiểm tra việc thực hiện các quy trình, có thể thực hiện bởi lãnh đạo hoặc bộ phận chuyên trách Hoạt động giám sát chỉ hiệu quả khi người giám sát có năng lực chuyên môn và độc lập, đồng thời được trao đủ thẩm quyền để thực hiện công tác giám sát.
Kiểm soát nội bộ cho các phòng ban theo COSO 2004
Trong bài viết này, tác giả sẽ trình bày việc xây dựng hệ thống kiểm soát cho các phòng ban quan trọng trong một công ty bất động sản Ba bộ phận chính là phòng dự án, phòng đền bù và phòng kế toán, đóng vai trò then chốt trong hoạt động của công ty Các phòng ban còn lại có thể được thiết lập quy trình và thủ tục phù hợp dựa trên tình hình thực tế của từng doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu chung của đơn vị.
3.1.2.1 Bộ phận dự án Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ công ty BĐS nào Từ việc xác định địa điểm xin dự án đến lập dự án đầu tư
Mục tiêu của dự án là xin phê duyệt và thực hiện đầu tư, theo dõi tiến độ từ khởi đầu đến khi hoàn thành, đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, an toàn và tiết kiệm ngân sách Tuy nhiên, giai đoạn lập dự án đối mặt với rủi ro do sự thay đổi chính sách quản lý đất đai của Nhà nước, có thể kéo dài thời gian thực hiện và làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Một rủi ro đáng kể trong quản lý dự án là năng lực của cán bộ lập và quản lý, có thể dẫn đến việc tính toán sai khả thi và hiệu quả kinh tế của dự án, từ đó gây thiệt hại cho lợi ích kinh tế của công ty.
Để giảm thiểu rủi ro cho phòng dự án trong công ty bất động sản, việc xây dựng một quy trình lập dự án đầu tư cụ thể là rất cần thiết cho hệ thống kiểm soát.
Để quản lý hiệu quả dự án đầu tư, nhà quản trị cần thiết lập quy trình lập và quản lý dự án rõ ràng Quy trình này sẽ bao gồm các bước cụ thể, thủ tục cần thiết và phân định trách nhiệm của từng cá nhân Khi triển khai một dự án đầu tư, việc tuân thủ quy trình đã được thiết lập sẽ giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả của dự án.
Hoạt động kiểm soát là quá trình xác định mục tiêu rõ ràng cho từng dự án và phát triển chiến lược cụ thể cho từng giai đoạn, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra
Tất cả các hoạt động kiểm soát đều hướng tới việc đảm bảo mục tiêu của dự án được thực hiện, đồng thời theo dõi tiến độ, chi phí và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Để quản lý hiệu quả hoạt động của công ty, ban giám đốc cần thiết lập các thủ tục kiểm soát như phê duyệt, báo cáo bất thường, kiểm tra và đối chiếu Những thủ tục này nên được ban lãnh đạo ban hành bằng văn bản để đảm bảo việc thực thi kiểm soát diễn ra một cách chính xác và hiệu quả.
Phải có ban chuyên môn trong ban kiểm soát để thẩm định những chỉ tiêu của dự án trước khi thực hiện dự án
Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo đền bù theo diện tích dự án đã được chính quyền phê duyệt, với chi phí hợp lý nhất và thời gian thực hiện ngắn nhất, nhằm thúc đẩy tiến độ triển khai dự án một cách nhanh chóng.
Rủi ro: trong quá trình thực hiện mục tiêu trên của phòng đền bù có rất nhiều rủi ro làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu trên
Rủi ro lớn nhất trong quá trình đền bù là sự thông đồng giữa cán bộ đền bù và chủ đất, dẫn đến việc nâng giá đền bù và gây thiệt hại cho lợi ích kinh tế của công ty Cán bộ đền bù thường là người đại diện doanh nghiệp, trực tiếp thương lượng giá cả với chủ đất nhằm đạt được thỏa thuận hợp lý và có lợi cho công ty Rủi ro này chủ yếu xuất phát từ vấn đề đạo đức và tính trung thực của nhân viên.
Rủi ro tiếp theo liên quan đến sự thay đổi trong chính sách quản lý đất đai của Nhà nước, dẫn đến việc kéo dài thời gian bồi thường và gia tăng chi phí bồi thường Điều này xảy ra do đất đai được coi là hàng hóa đặc biệt, có giá trị ngày càng tăng theo thời gian.
Rủi ro trong thủ tục pháp lý, đặc biệt là quy trình đền bù và chuyển nhượng tại Việt Nam, hiện nay rất phức tạp Việc cán bộ đền bù không nắm rõ hoặc không cập nhật các thủ tục có thể gây ra thiệt hại kinh tế lớn cho doanh nghiệp.
Để kiểm soát hiệu quả rủi ro trong hệ thống kiểm soát doanh nghiệp, cần xây dựng một quy trình cụ thể với các bước thực hiện rõ ràng và minh bạch Đồng thời, các thủ tục cần thiết cũng phải được cập nhật thường xuyên theo sự thay đổi của chính sách Nhà nước.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất trong phòng đền bù là lựa chọn nhân viên có đạo đức, trách nhiệm và trung thực Họ cần phải hiểu biết về pháp luật và có kỹ năng thương lượng hiệu quả với khách hàng.
- Hoạt động kiểm soát: Để tránh rủi ro, gian lận và sai sót trong phòng đền bù nên thực hiện một số hoạt động kiểm soát sau:
Kiểm soát nội bộ cho bộ phận kế toán
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại phòng kế toán của công ty BĐS được xây dựng với các quy trình và thủ tục nhằm ngăn chặn, phát hiện và xử lý kịp thời các gian lận và sai sót, từ đó bảo đảm tính trung thực của báo cáo tài chính và ngăn chặn thất thoát tài sản doanh nghiệp, góp phần bảo vệ mục tiêu chung của công ty.
3.1.3.1 Đánh giá rủi ro của phòng kế toán:
Kế toán trong công ty bất động sản phải đối mặt với ba loại rủi ro chính: rủi ro môi trường bên ngoài, rủi ro hoạt động nội bộ và rủi ro liên quan đến việc tuân thủ pháp luật.
Rủi ro môi trường bên ngoài trong ngành bất động sản (BĐS) chủ yếu đến từ sự thay đổi chính sách và quy định của Nhà nước, cùng với sự biến động trong chính sách tiền tệ Điều này tạo ra áp lực lớn đối với phòng kế toán, bởi vì ngành BĐS thường liên quan đến vốn lớn, chủ yếu là vốn vay, và thời gian đầu tư kéo dài nhiều năm.
Rủi ro hoạt động trong phòng kế toán là những rủi ro phát sinh từ các hoạt động của bộ phận này, nơi có khả năng xảy ra sai sót và gian lận, gây tổn thất lớn cho tài sản công ty Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép tất cả các giao dịch liên quan đến tài sản và nguồn vốn Do đó, việc thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trong phòng kế toán là cực kỳ quan trọng để bảo vệ tài sản công ty.
Rủi ro tuân thủ pháp luật trong phòng kế toán của công ty bất động sản rất cao do phải tuân thủ nhiều quy định pháp lý khác nhau Các luật liên quan đến đất đai, kinh doanh bất động sản, chuẩn mực kế toán và các quy định về thuế đều tác động trực tiếp đến hoạt động kế toán Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định này là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro pháp lý cho công ty.
Những rủi ro cụ thể có thể xảy ra trong phòng kế toán như đã trình bày trong phần trên
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho phòng kế toán là vô cùng cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro Hệ thống này không chỉ đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc công ty mà còn thu hút sự quan tâm của cổ đông và các nhà đầu tư tiềm năng.
3.1.3.2 Xây dựng quy trình, thủ tục phòng kế toán cơ bản trong công ty BĐS từ khi phát sinh nghiệp vụ đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính:
Tùy thuộc vào quy mô và khối lượng công việc của phòng kế toán, bộ phận này sẽ được phân chia thành nhiều phần hành khác nhau Để đảm bảo kiểm soát nội bộ hiệu quả, cần thiết lập quy trình và thủ tục kiểm soát cho từng phần hành kế toán Các quy trình, thủ tục và mẫu biểu cần thiết nên được công bố bằng văn bản để nhân viên công ty hiểu rõ và thực hiện đúng.
Theo khảo sát thực tế, các công ty bất động sản cần thiết lập các thủ tục kiểm soát cho các phần hành trong phòng kế toán để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Kiểm soát tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Kiểm soát quá trình thanh toán, theo dõi công nợ
- Kiểm soát quá trình tạo, luân chuyển, lưu chứng từ tài liệu toàn công ty
- Kiểm soát tình hình góp vốn đầu tư
- Kiểm soát quá trình lập báo cáo tài chính…
Trong bài viết này, tác giả sẽ trình bày chi tiết quy trình thu, chi tiền và thanh toán cho công ty bất động sản Mỗi phần hành trong bộ phận kế toán cần được thiết lập quy trình và thủ tục tương tự Quy trình này sẽ bao gồm đầy đủ các bước và thủ tục thực hiện nghiệp vụ kế toán, giúp người đọc xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia Điều này không chỉ hạn chế sai sót và gian lận mà còn giảm thiểu tình trạng chồng chéo trong công việc.
Ví dụ thiết lập quy trình thu, chi tiền và thanh toán cho công ty BĐS ABC:
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC QUY TRÌNH THU, CHI TIỀN
VÀ THANH TOÁN TIỀN Lần ban hành:
1 Mục đích: Kiểm soát nghiệp vụ thu chi, thanh toán tiền cho khách hàng trong công ty BĐS Quy trình này quy định các nội dung cần thực hiện khi lập phiếu thu, chi tiền, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tạm ứng Bảo đảm việc thực hiện chính xác, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng hoạt động của đơn vị
2 Phạm vi: Áp dụng cho việc lập phiếu thu, chi, thanh toán ngân hàng, tạm ứng
Bước thực hiện Nội dung Trách nhiệm Biểu mẫu
Để thực hiện quy trình thu chi tiền, cần lập giấy đề nghị thu tiền, chi tiền và thanh toán tạm ứng Sau đó, hồ sơ này sẽ được trình lên trưởng hoặc phó phòng để duyệt Cuối cùng, người đề nghị sẽ mang hồ sơ đến phòng Kế toán để hoàn tất thủ tục thanh toán qua ngân hàng.
Nhận bộ chứng từ, kiểm tra, nếu đạt yêu cầu, chuyển KTT, người được ủy quyền, Giám đốc
Sau đó chuyển hồ sơ về phòng kế toán
Lập phiếu thu, chi tiền, thanh toán tạm ứng, ủ nhiệm chi, chuyển KTT, người được ủy quyền, giám đốc Sau đó chuyển hồ sơ thủ quỹ
Nếu thanh toán qua ngân hàng thì chuyển UNC đi ngân hàng
Người đề nghị ký tên nộp hoặc nhận tiền
Thủ quỹ ghi nhận nghiệp vụ thu/chi tiền
Sau khi thu, chi tiền chuyển bộ chứng từ đã có
Kế toán thanh toán, KTT
Ghi chú mẫu biểu cần sử dụng (số thứ tự theo mẫu đính kèm)
10 đầy đủ chữ ký chuyển kế toán chi tiết
Kế toán chi tiết tập hợp chứng từ, phân loại chứng từ
Ghi chép vào sổ chi tiết
Lên bảng cân đối Đối chiếu sổ quỹ
Kiểm kê quỹ định kỳ giữa KTT, kế toán tiền mặt, thủ quỹ Đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng
Báo cáo cần thiết cho KTT, GĐ định kỳ hoặc khi có yêu cầu
Kế toán chi tiết, thủ quỹ
(Ký, ghi họ tên, đóng dấu)
4 Biểu mẫu kèm theo: Ban hành mẫu biểu theo quy định và theo đặc thù riêng của công ty
5 Chứng từ kèm theo: a Chứng từ thu tiền (góp vốn đầu tư, thu mua nhà) o Giấy đề nghị thu tiền (thường bộ phận kinh doanh theo dõi và lập) o Hợp đồng góp vốn, hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng mua nhà, phụ lục (nếu có) o Hóa đơn bán hàng o Phiếu chi (nếu có) b Chứng từ chi tiền, thanh toán tạm ứng, thanh toán qua ngân hàng o Giấy đề nghị chi tiền, đề nghị thanh toán, tạm ứng Nếu chi tiền mặt cho khách hàng phải có giấy giới thiệu, CMND o Thanh toán tiền mua hàng: Hóa đơn tài chính, hợp đồng và các chứng từ khác theo quy định của hợp đồng… o Ứng tiền hàng: hợp đồng có ghi điều khoản tạm ứng… o Chi hoa hồng môi giới: Hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận giữa công ty và người môi giới; hợp đồng môi giới với phòng giao dịch…
Có thể tóm lược quy trình trên bằng sơ đồ sau:
Sơđồ 6: Quy trình phê duyệt thanh toán Phê duyệt nghiệp vụ Thực hiện các Ghi chép các nghiệp vụ và của người có thẩm quyền nghiệp vụ kế toán lập báo cáo tài chính (4a )
NHÂ N VIÊN PH ÒN G K Ế T O ÁN, K Ế TO Á N T R ƯỞ NG
T Ổ NG GI ÁM ĐỐ C TH Ủ QU Ỹ
K Ế T O ÁN TH AN H TOÁN/ K Ế TO ÁN CHI TI Ế T
Ngân Hàng T ậ p h ợ p ch ứ ng t thanh toán S ổ chi ti ế t B ả ng cân đố i Báo cáo tài chính
NHÀ C UNG C Ấ P/KH ÁC H Phi ế u đề ngh ị th anh to án ,Ph i ế u đề xu ấ t, Phi ế u th an h toán , …
3.1.3.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát
Thủ tục KSNB phòng kế toán xây dựng nhằm đảm bảo những yêu cầu sau:
- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận của người có thẩm quyền
Các nghiệp vụ kế toán cần được ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán theo quy định hiện hành.
- Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự chấp thuận của Ban giám đốc
Kiểm soát đối với các dự án hợp tác đầu tư với một cá nhân hay một đơn vị tổ chức khác 61
Trong ngành bất động sản, việc hợp tác giữa công ty và cá nhân hoặc tổ chức khác để triển khai dự án là điều phổ biến, bởi vì các dự án bất động sản thường đòi hỏi nguồn vốn lớn Sự hợp tác này có thể diễn ra trong hai trường hợp khác nhau.
Trong trường hợp 1, báo cáo tài chính được lập dựa trên vốn chủ sở hữu, trong đó công ty thực hiện dự án là bên chủ trì, trong khi đối tác chỉ đóng góp vốn Cuối dự án, lợi nhuận sẽ được phân chia theo tỷ lệ đã thỏa thuận trong hợp đồng hợp tác đầu tư.
- Trường hợp 2: Báo cáo tài chính theo giá gốc Công ty chỉ góp vốn và đối tác là người thực hiện dự án
Kiểm soát doanh thu và chi phí là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án Trong trường hợp đầu tiên, hệ thống kiểm soát chung của công ty sẽ thực hiện kiểm soát như dự án công ty thực hiện, với tất cả giấy tờ và chứng từ được lưu trữ riêng để quyết toán với đối tác sau khi dự án kết thúc Đối với trường hợp thứ hai, công ty có hai phương án để kiểm soát chi phí: một là thống nhất thuê một đơn vị thẩm định để kiểm soát tất cả chi phí phát sinh, hai là thành lập ban kiểm soát do hai bên đồng thuận, sau đó thiết lập quy trình và thủ tục kiểm soát chi phí cho dự án.
Để kiểm soát chi phí dự án đầu tư, các công ty thường lập ngân sách nhằm dự đoán các khoản chi phát sinh, mặc dù ngân sách không phải là căn cứ chính xác để thực hiện Tất cả thanh toán được thực hiện qua ngân hàng, và quỹ tiền mặt được giới hạn ở mức cố định để giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản Hoạt động kiểm soát được thực hiện nhằm hạn chế gian lận trong quá trình thực hiện dự án, từ đó nâng cao hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp trong lĩnh vực bất động sản, giúp nhà quản trị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Để đảm bảo các quy trình và thủ tục đã được thiết lập hoạt động hiệu quả trong doanh nghiệp, cần có giải pháp phù hợp giúp nhà quản trị công ty BĐS áp dụng và nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ (KSNB) Các giải pháp này sẽ được trình bày chi tiết trong phần tiếp theo của bài viết.
GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI THỰC HIỆN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
Mục tiêu của các giải pháp
Khắc phục những tồn tại đã được trình bày ở chương 2 nhằm:
- Triển khai một cách hiệu quả công tác KSNB trong công ty bất động sản
- Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngành, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
- Nâng cao chất lượng của hoạt động kiểm soát
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
Giải pháp triển khai và nâng cao chất lượng KSNB tại các Công ty bất động sản tại Tp HCM dựa trên những tồn tại ở chương 2
3.2.2.1 Các giải pháp chung a Đối với nhà nước, đặc biệt là Ủy Ban Chứng Khoán
- Xây dựng quy định rõ ràng bằng văn bản về việc thiết lập hệ thống KSNB trong các DN đặc biệt là đối với các doanh nghiệp niêm yết
- Có văn bản thông tin hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện các công tác kiểm soát
Các phương tiện truyền thông chuyên ngành đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý nhận thức rõ ràng về sự cần thiết của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong lĩnh vực bất động sản Việc hiểu biết và áp dụng KSNB không chỉ tăng cường hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
- Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp cho công ty
- Ban hành bằng văn bản và công khai trong toàn công ty những quy định về hệ thống kiểm soát c Đối với nhà quản trị
Để quản lý hiệu quả trong ngành bất động sản, nhà quản trị cần nắm vững các chính sách Nhà nước liên quan và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phù hợp với mục tiêu từng giai đoạn của doanh nghiệp Hệ thống KSNB chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi tuân thủ các nguyên tắc như xây dựng môi trường văn hóa chú trọng liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, cùng với quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của các bên liên quan.
Nhà quản trị cần nhận diện các mối đe dọa đối với hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và từ đó thực hiện các biện pháp thích hợp để giảm thiểu tối đa những rủi ro này Một số yếu tố quan trọng mà họ cần chú ý bao gồm việc đánh giá môi trường hoạt động, nhận diện các điểm yếu trong quy trình kiểm soát, và duy trì sự tuân thủ các quy định hiện hành.
Người quản lý lạm quyền thường bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết, dẫn đến việc nhân viên dễ dàng tiếp cận tài sản của đơn vị, như việc rút tiền bằng séc giả chữ ký Để hạn chế tình trạng này, nhà quản trị cần xây dựng chính sách liên kết quyền lợi của nhân viên với lợi ích của tổ chức, nhằm ngăn chặn việc nhân viên vì lợi ích cá nhân mà ảnh hưởng đến lợi ích chung của công ty.
Giải pháp cuối cùng cho nhà quản trị trong lĩnh vực bất động sản là chính bản thân họ Thành công hay thất bại của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phụ thuộc lớn vào môi trường kiểm soát, được hình thành từ triết lý quản lý, phong cách điều hành và cơ cấu tổ chức của nhà quản trị Để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, các nhà quản trị cần nâng cao kiến thức về KSNB và tạo điều kiện đào tạo cho nhân viên những kiến thức cần thiết trước khi triển khai hệ thống KSNB vào quản lý hoạt động toàn công ty.
3.2.2.2 Các giải pháp cụ thể dựa trên những tồn tại của từng bộ phận KSNB
Để tồn tại và phát triển bền vững, mọi doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chiến lược của mình Ban giám đốc sẽ thiết lập các chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban nhằm đạt được những mục tiêu chung Việc xây dựng mục tiêu khả thi chỉ khi chúng dựa trên năng lực thực tế của doanh nghiệp về nhân lực, vật lực và thời gian.
Khi mục tiêu, chiến lược và kế hoạch được xác định rõ ràng, nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Một công ty có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng thể hiện sự quản lý bài bản, góp phần vào sự ổn định và phát triển bền vững trong dài hạn.
Xác định mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cho công ty giúp Ban giám đốc có cái nhìn tổng thể về hoạt động doanh nghiệp, từ đó nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu Điều này cho phép Ban giám đốc thiết lập các thủ tục kiểm soát hiệu quả hơn nhằm phòng ngừa và ngăn chặn những rủi ro đó.
Để đạt được mục tiêu của công ty, việc nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn là rất quan trọng Quản trị viên có thể thực hiện điều này bằng cách trao đổi trực tiếp với nhân viên hoặc ủy quyền cho họ tiến hành khảo sát, từ đó xác định và đo lường các rủi ro có thể xảy ra trong từng bộ phận và nghiệp vụ cụ thể.
Việc xác định rủi ro trong từng bộ phận và nghiệp vụ cần dựa vào mục tiêu, chiến lược và kế hoạch đã đề ra Ban giám đốc có thể nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch Rủi ro có thể phát sinh từ các tác động bên ngoài, gian lận cố ý hoặc sai sót không cố ý, tất cả đều có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu Khi nhận dạng và đo lường được các rủi ro này, ban giám đốc sẽ có cơ sở để đưa ra những thủ tục hợp lý nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực.
Thứ ba, thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết và ban hành bằng văn bản
Tùy thuộc vào tình hình thực tế và mục tiêu quản lý của mỗi doanh nghiệp, nhà quản trị cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) với các thủ tục kiểm soát hiệu quả cho từng bộ phận Mỗi phòng ban phải thiết lập quy trình và thủ tục phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro, góp phần hoàn thành kế hoạch và đạt được mục tiêu của bộ phận Điều này sẽ hỗ trợ thực hiện mục tiêu và chiến lược chung của toàn doanh nghiệp.
Vào thứ tư, doanh nghiệp cần công bố rõ ràng các thủ tục kiểm soát đến toàn thể nhân viên Để đảm bảo mọi quy định về kiểm soát nội bộ, cũng như các văn bản và nội quy khác, được thực hiện nghiêm túc, cần cụ thể hóa chúng bằng văn bản và thông báo đến tất cả nhân viên Việc này giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên trong việc tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
Để đạt được mục tiêu tất cả nhân viên nắm vững các thủ tục kiểm soát, công ty cần ghi nhận những đóng góp của họ, từ đó cải thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) theo thời gian Hệ thống KSNB được thiết lập nhằm kiểm soát toàn bộ hoạt động của nhân viên, đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong quy trình làm việc.
Đào tạo kỹ năng cho nhân viên về kiểm soát nội bộ (KSNB) là vô cùng quan trọng, vì hệ thống KSNB dù hoàn hảo nhưng sẽ trở nên vô nghĩa nếu nhân viên không hiểu rõ về KSNB, mục tiêu và tác dụng của nó Việc trang bị kiến thức cơ bản cho nhân viên giúp họ tham gia hiệu quả hơn vào các quy trình và thủ tục trong hệ thống KSNB đã được xây dựng Do đó, để triển khai thành công và hiệu quả hệ thống KSNB, các doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên.
Vào thứ sáu, Ban giám đốc tiến hành kiểm tra giám sát việc thực hiện các hoạt động kiểm soát, có thể thông qua kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập bên ngoài Mặc dù các thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB) được xây dựng đầy đủ, nhưng trong quá trình thực hiện, một số thủ tục có thể bị bỏ qua do lý do khách quan hoặc chủ quan, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát Do đó, nhà quản trị không chỉ cần xây dựng một hệ thống KSNB hiệu quả mà còn phải thực hiện các hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ để đảm bảo tính đầy đủ và đúng quy trình của hệ thống Qua quá trình giám sát, quản lý cũng có thể phát hiện những yếu kém, khiếm khuyết của hệ thống KSNB và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
Một số kiến nghị chung đối với công ty BĐS nhằm triển khai thành công hệ thống
Ban giám đốc có trách nhiệm thiết lập và quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu tổ chức Để đảm bảo hệ thống này hoạt động hiệu quả, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản.
Xây dựng một môi trường văn hóa doanh nghiệp tập trung vào liêm chính, chính trực và giá trị đạo đức là rất quan trọng Qua khảo sát tại một số công ty bất động sản ở Tp HCM, cho thấy họ đã thực hiện tốt việc phân công trách nhiệm và quyền hạn Tất cả nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên được ghi rõ trong hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm và sổ tay nhân viên, tạo nên sự minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ của công ty được xác định rõ ràng và văn bản hóa, đồng thời được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ Mỗi phòng ban cần xây dựng quy trình riêng phù hợp với chức năng của mình, đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong bộ phận đều nắm rõ và thực hiện đúng quy định.
ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ HỮU HIỆU CỦA HTKSNB ĐÃ ĐƯỢC XÂY DỰNG VỚI CÁC TIÊU CHUẨN CỦA COSO
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) cho các công ty Bất động sản đã được xây dựng phù hợp với báo cáo COSO 2004 Mỗi mục tiêu của hệ thống KSNB được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong hoạt động quản lý.
STT MỤC TIÊU KẾT QUẢ XÂY DỰNG
1 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Các thủ tục đã được thiết lập cho phòng kế toán giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính (BCTC) được lập ra có độ tin cậy cao và đạt mức đảm bảo hợp lý.
2 Tuân thủ Các quy định, thủ tục được các phòng ban tuân thủ
3 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Các quy trình và thủ tục được thiết lập cho các phòng ban trong công ty bất động sản nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tối ưu Mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu suất làm việc của từng phòng ban, từ đó góp phần vào sự hoạt động hiệu quả chung của công ty.
4 Đánh giá rủi ro và phản ứng với rủi ro
Giải pháp này giúp nhà quản trị hiểu rõ tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro, từ đó đưa ra các biện pháp phản ứng hiệu quả với những rủi ro có thể xảy ra.
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được xây dựng cho một số phòng ban trong công ty BĐS đã bao gồm đầy đủ các thành phần theo báo cáo COSO 2004 Tác giả cũng đã đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của các bộ phận này.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho doanh nghiệp bất động sản (BĐS) cần xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp và từng phòng ban Mỗi phòng ban có những mục tiêu riêng nhưng vẫn phải liên kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp Quy mô công ty sẽ quyết định sự khác biệt trong cấu trúc phòng ban, nhưng đối với doanh nghiệp BĐS, phòng đền bù và phòng kế toán đóng vai trò quan trọng Rủi ro và gian lận thường xảy ra ở hai bộ phận này, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh tế của công ty.
Việc xây dựng quy trình thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB) cho hai phòng ban này cần được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể, nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro và gian lận có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Tác giả đã đề xuất một số giải pháp giúp các doanh nghiệp bất động sản tối ưu hóa hiệu quả vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), dựa trên các quy trình và thủ tục đã được xây dựng Những giải pháp này được so sánh với các tiêu chuẩn trong báo cáo COSO về KSNB của tổ chức, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và sự tuân thủ trong quản lý.
Nhu cầu ngày càng tăng về hoạt động Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp hiện nay thúc đẩy việc nghiên cứu lý thuyết KSNB và xây dựng hệ thống KSNB cho các công ty bất động sản tại Tp HCM Đây là một lĩnh vực mới nhưng thu hút sự quan tâm lớn từ nhà đầu tư, doanh nghiệp và cả chính phủ, do đó việc áp dụng KSNB là rất phù hợp với thực tiễn.
Qua nghiên cứu lý thuyết và khảo sát thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại một số doanh nghiệp bất động sản (BĐS) ở TP HCM, luận văn đã đề xuất một hệ thống KSNB hiệu quả cho các công ty BĐS, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý.
Hệ thống lại lý thuyết của KSNB và nêu ra được các bước để xây dựng một hệ thống KSNB cho một tổ chức
Luận văn đã thực hiện khảo sát thực tế để khái quát tình hình hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp bất động sản (BĐS) tại TP HCM Đồng thời, nghiên cứu cũng chỉ ra những rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp BĐS trong khu vực này.
Luận văn đã nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực trạng và đánh giá rủi ro trong ngành BĐS, từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho một số phòng ban cụ thể của doanh nghiệp BĐS Đồng thời, luận văn cũng đề xuất các giải pháp nhằm triển khai hệ thống KSNB một cách hiệu quả nhất.
Mặc dù luận văn đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng vẫn còn một số hạn chế đáng lưu ý Cụ thể, cỡ mẫu chưa đủ lớn để có thể khái quát toàn bộ ngành Hơn nữa, do giới hạn của đề tài, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa được xây dựng một cách chi tiết và đầy đủ cho tất cả các bộ phận trong công ty bất động sản.
Tác giả kỳ vọng rằng kết quả ban đầu của luận văn sẽ là nền tảng cho các nghiên cứu chi tiết hơn, giúp các doanh nghiệp trong ngành bất động sản tại TP HCM xây dựng, hoàn thiện và áp dụng hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ Ngành bất động sản, mặc dù còn mới mẻ, nhưng đã thu hút sự quan tâm lớn từ các doanh nghiệp và nhà đầu tư.
1 Bộ Tài Chính, Một số văn bản pháp lý về kiểm toán hiện hành
2 Sở tài chính, Sở Xây dựng, Bộ Tài Nguyên môi trường, Một số văn bản liên quan đến ngành bất động sản
3 Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Thông tư 16/2011/TT-NHNN ngày 17/08/2011,
Quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
4 Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam
5 Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh Tế Tp HCM, Tài liệu môn học kiểm toán cao cấp (hệ cao học)
6 Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh tế Tp HCM (2011), Kiểm toán, Nhà Xuất Bản Lao động xã hội
7 Trần Công Chính (2007), Phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam trên cơ sở quản trị rủi ro doanh nghiệp, Luận văn thạc sỹ kinh tế
8 Phan Đức Dũng (2006), Kế toán – kiểm toán, Nhà xuất bản ĐHQG Tp HCM
9 Dunn John (2000), Kiểm toán – Lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản thống kê
10 Vũ Hữu Đức (chủ biên), Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội bộ – Khái niệm và quy trình, Nhà xuất bản Thống kê
